GIỚI THIỆU CHUNG
Giới thiệu chung
CeNM là phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng và sở tư pháp trong việc thực hiện nghiệp vụ hiệu quả Được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, CeNM cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị thông qua Internet mà không cần đầu tư cơ sở hạ tầng Khách hàng chỉ cần trả phí thuê bao phần mềm mà không phải lo lắng về chi phí nâng cấp hay bảo trì Phần mềm luôn cập nhật những tính năng mới nhất theo quy định của nhà nước, giúp người dùng luôn nắm bắt thông tin kịp thời CeNM bao gồm 08 phân hệ, cung cấp giải pháp toàn diện cho công tác quản lý hồ sơ công chứng.
1 Ngăn chặn 2 Quản lý hồ sơ công chứng
5 Hệ thống mã chung 6 Quản lý tài sản
7 Quản lý đương sự 8 Đổi mật khẩu người dùng
HƯỚNG DẪN TỔNG QUAN
Yêu cầu về hệ thống
Trình duyệt: IE 9 trở lên
Bộ mã: Unicode dựng sẵn
Hướng dẫn cấu hình chạy chương trình bằng trình duyệt Internet Explorer
- Bước 1: Xóa cache của trình duyệt
- Bước 2: NSD vào menu của IE chọn ->Tool/ Internet Option Hiện ra màn hình
- Bước 3: Chọn tab: Security -> Click vào Local Intranet -> Chọn Sites xuất hiện màn hình
Chọn Nút -> Advanced, xuất hiện màn hình sau:
Sau đó Add địa chỉ: cenm.vn và nhấn nút Add -> Close
- Bước 4: Vào lại menu IE, chọn Tool -> Click chọn Compatility view settings và add địa chỉ cenm.vn vào, làm như hình bên dưới
- Bước 5: Vào menu IE chọn Tool -> Pop-up Bloker , click chọn Pop-up Bloker Settings và add địa chỉ cenm.vn vào, làm như hình bên dưới
- Sau khi thực hiện xong nhấn close và đăng nhập lại vào chương trình.
Hướng dẫn cấu hình chạy chương trình bằng trình duyệt Internet Chrome
- Bước 1: Vào phần cài đặt ở phía bên phải chrome
- Bước 2: Chọn tab “cài đặt” trong mục menu sổ xuống
- Bước 3: Khi hiện lên 1 bảng lựa chọn => Kéo xuống cuối chọn “Hiển thị cài đặt nâng cao…”
- Bước 4: Chọn vào tab “Bảo mật” và nhấn vào “Cài đặt nội dung”
- Bước 5: Hiện lên 1 bảng cài đặt nhỏ, kéo xuống ở phần tab “Javascript” lựa chọn
“Cho phép tất cả các trang web chạy javascript”
- Bước 6: Kéo xuống phần “cửa sổ bật lên” nhấn vào “Quản lý ngoại lệ”
- Bước 7: Hiện lên 1 bảng nhỏ cài đặt, kéo xuống cuối, ở ô nhập liệu example nhập vào
[*.]cerp.vn theo đúng hình bên dưới và ấn “Hoàn tất”
Quy trình thực hiện công chứng bằng phần mềm
Bước 1: Tra cứu thông tin về đương sự, tài sản
Bước 2: Tạo mới thông tin về đương sự, tài sản nếu chưa có trong hệ thống
Bước 3: Soạn thảo văn bản công chứng
Bước 4: Kiểm tra lại văn bản công chứng, chỉnh sửa (nếu cần thiết)
Bước 5: Ký công chứng trong phần mềm
Bước 6: Lưu văn bản công chứng đã ký vào hệ thống
Bước 7: Cấp số công chứng trong phần mềm
Biểu tượng nút chức năng
Lưu đường dẫn của nghiệp vụ thường dùng (để truy cập nhanh lần sau)
Chuyển dòng thông tin lên hoặc xuống, chèn thêm một dòng thông tin mới, và cắt bỏ dòng thông tin đã chọn Ngoài ra, bạn có thể tạo mới hồ sơ, thông tin tài sản và đương sự Đừng quên lưu lại thông tin hồ sơ, tài sản và đương sự sau khi đã nhập hoàn chỉnh.
Xóa thông tin hồ sơ, tài sản, đương sự tồn tại ra khỏi hệ thống
Liên kết đến màn hình tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, tài sản, đương sự
Chọn đối tượng đưa vào màn hình soạn thảo hồ sơ, màn hình thông tin đương sự, tài sản
Xem lịch sử giao dịch, chỉnh sửa của hồ sơ, tài sản, đương sự Chuyển sang màn hình nhập hồ sơ, đương sự, tài sản để thêm, sửa
- Tất cả các chữ cái được gạch chân đều là phím tắt
- Cách bấm phím tắt: Ấn giữ phí Alt + chữ cái gạch chân
Ví dụ: : Phím tắt của lưu thông tin là L Cách bấm: Ấn phím Alt + L
Phím tắt
- Nhập đủ thông tin đương sự, tài sản (nếu giao dịch có tài sản)
- Dữ liệu khi in ra hợp đồng sẽ giữ nguyên nội dung cũng như format mà người dùng đã nhập vào
Các trường có dấu (*) màu đỏ bắt buộc phải nhập, không được để trống
Nhấn “↵” sau khi nhập xong dữ liệu và để di chuyển giữa các
1.1 Nhập thông tin Phương tiện
Loại: Lựa chọn trong danh mục
Biển số ĐK: viết liền không có dấu cách, ghi chính xác như trong Giấy đăng ký
Ngày cấp: Ngày/Tháng/Năm
Nơi cấp: viết thường, không viết in (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
HƯỚNG DẪN QUY TÁC NHẬP LIỆU VÀ TÌM KIẾM DỮ LIỆU
Quy tắc nhập liệu
- Nhập đủ thông tin đương sự, tài sản (nếu giao dịch có tài sản)
- Dữ liệu khi in ra hợp đồng sẽ giữ nguyên nội dung cũng như format mà người dùng đã nhập vào
Các trường có dấu (*) màu đỏ bắt buộc phải nhập, không được để trống
Nhấn “↵” sau khi nhập xong dữ liệu và để di chuyển giữa các
1.1 Nhập thông tin Phương tiện
Loại: Lựa chọn trong danh mục
Biển số ĐK: viết liền không có dấu cách, ghi chính xác như trong Giấy đăng ký
Ngày cấp: Ngày/Tháng/Năm
Nơi cấp: viết thường, không viết in (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
Số máy: viết liền không có dấu cách, ghi chính xác như trong Giấy đăng ký
Số khung: viết liền không có dấu cách, ghi chính xác như trong Giấy đăng ký
Tên: viết thường, không viết in
Ghi chú: viết thường, không viết in
1.2 Nhập thông tin bất động sản
Loại/ Loại g.tờ : chọn trong ô combo box
Tên: viết thường, không viết in
Số c.nhận cần ghi chính xác theo giấy chứng nhận, không ghi số seri phôi giấy và phải viết liền mạch, không có dấu cách, bao gồm cả phần chữ.
Ngày cấp: chỉ ghi số ngày, tháng, năm, chương trình sẽ tự thêm dấu /
Nơi cấp: viết thường, không viết in (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
Số thửa: viết liền không có dấu cách
Số tờ: viết liền không có dấu cách
Để nhập diện tích, bạn chỉ cần nhập số và chương trình sẽ tự động thêm dấu phân cách: dấu “,” cho hàng nghìn và dấu “.” cho phần thập phân Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, hãy nhấn Enter “↵” để chương trình tiến hành xử lý thông tin.
Tỉnh/ Quận/ Huyện/ Phường/ xã
Khi điền thông tin số nhà, chỉ cần ghi số nhà mà không cần thêm thông tin về đường, phường hay quận Nếu có phần chữ, hãy ghi chính xác theo giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Khi địa chỉ nhà có dấu ‘ (ví dụ: 5B’), ngoài việc ghi địa chỉ chính tại trường địa chỉ, cần ghi thêm dòng số nhà “5B’” ở phần ghi chú để đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
Đường/phố: viết thường, không viết in
Khi điền thông tin về số nhà cũ, chỉ cần ghi số nhà mà không cần thêm thông tin về đường, phường, quận Nếu có phần chữ trong giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, hãy ghi đúng như trong tài liệu đó.
Đường/ phố cũ: viết thường, không viết in
Mô tả/ ghi chú: viết thường, không viết in
1.3 Nhập thông tin Giấy tờ có giá – quyền TS
Loại: chọn trong ô combo box
Số c nhận: viết liền ko có dấu cách
Ngày cấp: chỉ ghi số ngày, tháng, năm, chương trình sẽ tự thêm dấu /
Nơi cấp: viết thường, không viết in (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
Tên sở hữu/ ghi chú: viết thường, không viết in
1.4 Nhập thông tin đương sự cá nhân
Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập
Nhấn “↵” sau khi nhập xong dữ liệu và để di chuyển giữa các ô
Họ và tên: viết thường (Viết hoa chữ cái đầu họ tên, tên lót)
Ngày sinh : ngày/ tháng/ năm -> ( Trường bắt buộc là năm sinh)
Giới tính/ Quốc tịch: chọn trong ô combo box
Số CMT: viết liền không có dấu cách
Ngày cấp: ngày/ tháng / năm
Số HC: viết liền không có dấu cách
Ngày cấp: ngày/ tháng / năm Nơi cấp: viết thường, không viết in (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
Tình trạng hôn nhân: chọn trong ô combo box
Vợ/ chồng: click vào ô vợ/chồng để chọn vợ/chồng trên màn hình tìm kiếm đương sự Nếu chưa có thông tin Vợ/chồng thì nhập mới rồi thêm
Giám hộ: tương tự vợ/ chồng
Tỉnh/ Quận/ Huyện/ Phường/ xã: chọn trong ô combo box
Khi điền thông tin về số nhà, chỉ cần ghi số nhà mà không cần thêm thông tin về đường, phường hay quận Nếu số nhà có phần chữ, hãy ghi đúng như trong giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Khi địa chỉ nhà có dấu nháy như ‘ (ví dụ 5B’), ngoài việc điền địa chỉ tại trường địa chỉ, cần ghi thêm dòng số nhà “5B’” ở phần ghi chú.
Đường/phố: viết thường, không viết in
Ghi chú: viết thường, không viết in
1.5 Nhập thông tin đương sự tổ chức
Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập
Nhấn “↵” sau khi nhập xong dữ liệu và để di chuyển giữa các ô
Tên: Nhập tên đầy đủ của công ty như trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng nhận đầu tư
Phần tên: Nhập tên viết tắt hoặc tên gọi tắt của công ty
Mã thuế: viết liền không có dấu cách
Loại: chọn trong ô combo box
QĐ t.lập: viết liền không có dấu cách
Ngày cấp: ngày/ tháng/ năm
Nơi cấp: viết thường (Viết hoa chữ cái đầu tên tỉnh thành, không viết hoa cả tên)
GP k.doanh: viết liền không có dấu cách
Tỉnh/quận/huyện/phường/xã: chọn trong ô combo box
Khi ghi số nhà, chỉ cần điền số nhà mà không cần thêm thông tin về đường, phường hay quận Nếu có phần chữ, hãy ghi đúng như trong giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Khi địa chỉ nhà có dấu ‘ (ví dụ 5B’), ngoài việc ghi địa chỉ chính xác tại trường địa chỉ, bạn nên bổ sung thêm dòng ghi chú với số nhà là “5B’” để đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
Đường/phố: viết thường, không viết in
Ghi chú: viết thường, không viết in
Quy tắc tìm kiếm
Nhập thông tin cần tìm kiếm và nhấn nút “tìm” để hiển thị các tài sản liên quan đến dữ liệu đã nhập Sau đó, người dùng có thể chọn tài sản mong muốn và nhấn nút “chọn” để xác nhận lựa chọn.
Chương trình tìm kiếm chính xác từ khóa cho phép người dùng nhập các ký tự đặc biệt như “./,-” và dấu cách một cách linh hoạt Ví dụ, khi tìm kiếm biển số xe 51A-12345, người dùng có thể nhập "51A123456" hoặc "51A.12345" mà vẫn nhận được kết quả chính xác Điều này đảm bảo rằng trong cùng một dãy số, không có nhiều hơn 5 dãy số trùng lặp, giúp tối ưu hóa trải nghiệm tìm kiếm.
Tìm kiếm mở rộng bằng cách sử dụng dấu "%" ở đầu, giữa hoặc cuối chuỗi tìm kiếm giúp người dùng linh hoạt hơn khi không nhớ chính xác thông tin cần tìm Tuy nhiên, phương pháp này có thể tạo ra nhiều kết quả, do đó người dùng cần tự lọc và chọn lựa thông tin phù hợp từ danh sách hiển thị.
Nếu người dùng chỉ nhớ 3 số cuối của biển số xe, ví dụ “51A-12345”, họ có thể tìm kiếm bằng cách nhập “%345”, và chương trình sẽ hiển thị tất cả các tài sản có 3 số cuối là 345 Tương tự, nếu chỉ nhớ 3 số đầu, người dùng có thể nhập “51A%”, hoặc nếu nhớ đầu và đuôi nhưng quên đoạn giữa, họ có thể tìm kiếm với “51%345” Đặc biệt, chương trình hỗ trợ tối ưu hóa tìm kiếm bằng cách cho phép nhập ký tự % ở đầu, giữa và cuối, ví dụ “%A%23%”, và vẫn trả về kết quả chính xác.
2.2 Tìm kiếm Bất động sản
Nhập thông tin cần tìm và nhấn nút “tìm” để hiển thị các tài sản liên quan Sau đó, nhấp chuột trái vào tài sản mong muốn và nhấn nút “chọn” để thoát khỏi màn hình tìm kiếm.
Quy tắc tìm kiếm bất động sản:
Chương trình tìm kiếm chính xác cho phép người dùng nhập từ khóa, bao gồm cả ký tự đặc biệt như “./,-” nhưng không có dấu cách Ví dụ, khi tìm kiếm số nhà “1118/30/9”, hệ thống sẽ hiển thị tất cả bất động sản có số nhà tương ứng Người dùng có thể chọn thông tin trên lưới hiển thị hoặc nhập thêm thông tin vào các ô tìm kiếm khác để lọc kết quả.
Tìm kiếm mở rộng với dấu "%" ở đầu, giữa hoặc cuối chuỗi tìm kiếm giúp người dùng linh hoạt hơn khi không nhớ chính xác thông tin Tuy nhiên, phương pháp này có thể mang lại nhiều kết quả, vì vậy người dùng cần tự lọc và chọn lựa từ danh sách hiển thị.
Các trường “Số CN, số nhà, số thửa, số tờ” cho phép tìm kiếm với ký tự “%” ở đầu, giữa và cuối từ khóa Ví dụ, để tìm số nhà “1118/30/9”, người dùng có thể thực hiện tìm kiếm theo nhiều cách khác nhau.
Trường "Số nhà" cho phép người dùng tìm kiếm thông tin bất động sản bằng cách nhập cả số nhà cũ và số nhà mới Thông tin số nhà cũ sẽ được nhập trên màn hình thông tin bất động sản.
Để tìm kiếm địa chỉ, người dùng chỉ cần nhập từ khóa liên quan đến địa chỉ cần tìm Nếu không nhớ đầy đủ, có thể nhập tên phố, phường hoặc quận mà mình nhớ để thu hẹp kết quả tìm kiếm.
Lưu ý không nhập ký tự % vào trường địa chỉ
Khi tìm kiếm thông tin địa chỉ, bạn có thể sử dụng các từ khóa như “Nguyễn Văn Quá”, “Phường Đông Hưng Thuận” hoặc “Quận 12” Chương trình tìm kiếm sẽ không phân biệt chữ hoa và chữ thường, giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết tại địa chỉ “Nguyễn Văn Quá, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Tp Hồ Chí Minh”.
2.3 Tìm kiếm Giấy tờ có giá – quyền TS
Để tìm kiếm tài sản, người dùng cần nhập thông tin vào ô tìm kiếm và nhấn nút “tìm” Các tài sản liên quan sẽ xuất hiện trên màn hình, từ đó người dùng có thể lựa chọn Sau khi nhấp chuột trái vào tài sản mong muốn, hãy nhấn nút “chọn” để xác nhận lựa chọn.
- Trường Số CN cho phép tìm kiếm chính xác hoặc tìm kiếm mở rộng theo quy tắc như sau:
Chương trình tìm kiếm chính xác từ khóa mà người dùng nhập, cho phép linh hoạt trong việc xử lý các ký tự đặc biệt như “./,-” và dấu cách Ví dụ, khi người dùng tìm số CN “123/456-789” nhưng không nhớ ký tự phân cách, họ có thể nhập “123456789” và vẫn nhận được kết quả chính xác Ngay cả khi nhập sai như “123.456.789”, chương trình vẫn cho ra kết quả đúng là “123/456-789”.
Tìm kiếm mở rộng là một phương pháp hữu ích cho người dùng khi không nhớ chính xác thông tin cần tìm, bằng cách thêm dấu “%” ở đầu, giữa hoặc cuối chuỗi tìm kiếm Tuy nhiên, phương pháp này có thể tạo ra nhiều kết quả, vì vậy người dùng cần tự lọc và chọn lựa từ danh sách hiển thị.
Nếu người dùng chỉ nhớ 3 số cuối của tài sản với số CN là “123/456-789”, họ có thể tìm kiếm bằng cách nhập “%789”, và chương trình sẽ hiển thị tất cả tài sản có 3 số cuối là 789 Tương tự, nếu người dùng nhớ 3 số đầu “123%” hoặc nhớ đầu và đuôi mà không nhớ đoạn giữa “123%789”, chương trình vẫn sẽ cho ra kết quả chính xác Đặc biệt, chương trình hỗ trợ tìm kiếm tối ưu bằng cách cho phép nhập ký tự % ở cả đầu, giữa và cuối như “%23%67%”, vẫn cho ra kết quả mong muốn.
- Trường “Tên, mô tả” : Nhập từ khóa (1 hoặc 1 chuỗi từ liên tiếp) có trong thông tin tài sản cần tìm ( nơi cấp, tên sở hữu, ghi chú)
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Đăng nhập
Đường dẫn: http://[tên Tỉnh].cenm.vn/login.aspx
Nhập tên đăng nhập được cung cấp vào ô [Mã NSD]
Nhập mật khẩu đã được cung cấp vào ô [Password] (lưu ý gõ đúng chữ hoa, chữ thường, chữ số)
Tra cứu
2.1 Tra cứu thông tin tài sản
- Sử dụng khi đã có ít nhất 02 thông tin về tài sản (loại tài sản/số giấy chứng nhận/địa chỉ nhà, đất/số máy/số khung/)
- Dùng để tìm xem có giao dịch nào liên quan đến tài sản hay không (kể cả các giao dịch mới thụ lý, chưa công chứng)
Bước 1: NSD click theo đường link sau: Tra cứu\Tài sản
Bước 2: Chọn nhóm tài sản trong ô [Nhóm]
Bước 3: Chọn loại tài sản trong ô [Loại]
Để hoàn tất bước 4, bạn cần nhập ít nhất một thông tin về tài sản vào các ô tương ứng, bao gồm Giấy chứng nhận, số nhà, số thửa, số tờ, biển số xe, số khung, hoặc số máy.
Kết quả tìm kiếm sẽ thể hiện phía trên màn hình
2.2 Tra cứu thông tin đương sự
Để sử dụng dịch vụ, bạn cần cung cấp ít nhất hai thông tin quan trọng về đương sự, bao gồm cá nhân hoặc tổ chức, như số CMND, hộ chiếu, năm sinh, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh.
Dịch vụ này được sử dụng để xác minh xem cá nhân đã từng tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch nào hay không, cũng như thu thập các thông tin mà cá nhân đó đã cung cấp trong các giao dịch trước Qua đó, việc này giúp xác định tính xác thực của thông tin và phát hiện các dữ liệu giả mạo.
Bước 1: Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Tra cứu], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 2: Nhấn vào thẻ [Đương sự] tại màn hình phụ
- Bước 3a: Tra cứu đương sự là cá nhân:
Tại ô [Nhóm] chọn [Cá nhân]
Nhập thêm ít nhất 01 thông tin về đương sự trong các ô tương ứng (Số CMND/Hộ chiếu/năm sinh/địa chỉ)
Kết quả tìm kiếm sẽ thể hiện phía trên màn hình
- Bước 3b: Tra cứu đương sự là tổ chức:
Tại ô [Nhóm] chọn [Tổ chức]
Để hoàn thiện hồ sơ, bạn cần nhập ít nhất một thông tin về đương sự vào các ô tương ứng, bao gồm người đại diện, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký kinh doanh.
Kết quả tìm kiếm sẽ thể hiện phía trên màn hình
2.3 Tra cứu thông tin hồ sơ
Sử dụng số công chứng để tra cứu và xác minh tính xác thực của văn bản công chứng, cũng như tìm kiếm các thông tin cơ bản liên quan đến văn bản đó.
Bước 1: NSD click theo đường link sau Tra cứu\Hồ sơ công chứng
Bước 2: Nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các ô tương ứng
- Các hồ sơ tương ứng với tiêu chí tìm kiếm sẽ xuất hiện trong bảng phía dưới
Để xem thông tin chi tiết về từng hồ sơ, hãy nhấn vào dòng tương ứng với hồ sơ bạn muốn xem Thông tin chi tiết sẽ hiển thị trong phần [Nhãn hồ sơ].
Tạo mới đương sự cá nhân
(Lưu ý: chỉ tạo mới khi đã thực hiện tra cứu và đương sự chưa có trong hệ thống)
Bước 1: NSD truy cập theo đường dẫn sau: Quản lý đương sự\Đương sự cá nhân
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin về đương sự, chú ý thực hiện theo Hướng dẫn nhập thông tin trong PMCC Đảm bảo điền tất cả các trường có dấu “*” để hoàn tất quy trình.
- Sau khi đã [Lưu], thông tin đã nhập vẫn còn hiển thị trên màn hình, để nhập thông tin về đương sự cá nhân khác: nhấn nút [Mới]
3.3 Giao dịch có vợ/chồng cùng tham gia
- Trong trường hợp giao dịch công chứng có vợ/chồng cùng tham gia giao thì:
3.3.1 Trường hợp thông tin về cả vợ và chồng chưa có trong hệ thống
Bước 1 Nhập thông tin của người đầu tiên như đã hướng dẫn ở phần trên Lưu ý tại ô [Hôn nhân] phải chọn [Kết hôn]
Để thêm thông tin về đương sự mới, bạn cần giữ phím shift và nhấn nút "Mới" Khi đó, màn hình nhập dữ liệu sẽ hiển thị, đồng thời thông tin của người vợ hoặc chồng đã nhập trước đó vẫn được lưu giữ.
Bước 4 Nhập thông tin của người Vợ/ Chồng còn lại như hướng dẫn bên trên
Bước 5: nhấn nút “Lưu” Lúc này thông tin đương sự có vợ lẫn chồng giao dịch đã được thực hiện
3.3.2 Trường hợp thông tin về một người đã có trong hệ thống, người còn lại chưa có trong hệ thống
Bước 1 Nhập thông tin của người chưa có trong hệ thống Lưu ý tại ô [Hôn nhân] phải chọn [Kết hôn]
Bước 2 Nhấn vào ô [Vợ/Chồng], màn hình [Tìm đương sự] sẽ xuất hiện
Bước 3 Thực hiện tìm đương sự là cá nhân như đã hướng dẫn tại phần Tra cứu
Bước 4: Khi đã tìm thấy đương sự phù hợp (nếu có nhiều đương sự), hãy nhấn nút [Chọn] để tự động đưa thông tin về người vợ/chồng vào màn hình.
Bước 5 Tiếp tục nhập các thông tin còn lại của người chưa có trong hệ thống, sau đó nhấn lưu [Lưu]
3.4 Bỏ liên kết vợ/chồng
Trong trường hợp thông tin về vợ/chồng đã có trong hồ sơ đương sự nhưng không còn liên quan, bạn có thể sử dụng để loại bỏ thông tin này Điều này thường áp dụng khi giao dịch chỉ có một người tham gia hoặc khi người đó đã ly hôn và đang tham gia giao dịch mới.
- Thao tác: rê chuột đến ô Vợ/chồng, nhấn shift + nhấp chuột trái
3.5 Giao dịch có người giám hộ tham gia
- Nhấn vào ô [Giám hộ] và thực hiện tương tự như trường hợp có vợ/chồng cùng tham gia giao dịch
Tạo mới đương sự tổ chức
Lưu ý: chỉ tạo mới khi đã thực hiện tra cứu và đương sự chưa có trong hệ thống
Bước 1: Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý đương sự], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 2: Nhấn vào thẻ [Đương sự tổ chức] trong màn hình phụ
Bước 3: Nhập các thông tin về đương sự (Lưu ý: nhập theo Hướng dẫn về cách nhập thông tin trong PMCC)
4.2 Tạo đại diện cho tổ chức
4.1.1 Đại diện có sẵn trong hệ thống
Để bắt đầu, tại màn hình Đương sự tổ chức, bạn cần nhấn vào thẻ [Đại diện] Tiếp theo, trên màn hình [Đại diện], hãy nhấn nút [Tìm đ.diện] để hiển thị màn hình tìm kiếm đương sự.
Bước 2: thực hiện tra cứu đương sự là cá nhân như đã hướng dẫn ở phần trên,
Bước 3: chọn đương sự đúng, sau đó nhấn [Chọn], thông tin về người được chọn sẽ xuất hiện trong màn hình [Đại diện] của Đương sự tổ chức
Bước 4: nhập thông tin về chức vụ của người đại diện trong màn hình [Đại diện] của Đương sự tổ chức
4.1.2 Đại diện không có sẵn trong hệ thống
Bước 1: thực hiện các bước 1 và 2 như tại phần 2a (với thông tin của người đại diện đúng)
Bước 2: tại màn hình Tìm đương sự, nhấn nút [Thêm, sửa], lúc này màn hình tạo mới đương sự sẽ xuất hiện
Bước 3: tạo mới đương sự (đại diện của tổ chức) như đã hướng dẫn ở phần trên (lưu ý; sau khi tạo phải nhấn nút [Lưu])
Bước 4: thực hiện các bước 2, 3 và 4 của phần 2a
- Nếu tổ chức có nhiều đại diện (và tất cả đều có trong hệ thống) thì thực hiện các thao tác trên nhiều lần
Khi tổ chức có nhiều đại diện, để lựa chọn một đại diện cho giao dịch, bạn cần chọn từ danh sách các đại diện đã liệt kê và sau đó nhấn nút [Đại diện].
Lưu ý: chỉ tạo mới khi đã thực hiện tra cứu và tài sản chưa có trong hệ thống
Bước 1: Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý tài sản], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 2: Nhấn vào loại tài sản muốn tạo trong màn hình phụ
Bước 3: Nhập các thông tin về tài sản (Lưu ý: nhập theo Hướng dẫn về cách nhập thông tin trong PMCC)
Lưu ý: Trường hợp giao dịch một phần bất động sản, đề nghị ghi cụ thể vào trường “Mô tả”
6 Soạn thảo văn bản công chứng
Để bắt đầu, bạn cần tra cứu thông tin về đương sự và tài sản theo hướng dẫn đã nêu Nếu đương sự hoặc tài sản chưa có trong hệ thống hoặc thông tin không chính xác, hãy tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin của đương sự cho phù hợp.
Bước 2: Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ công chứng], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 3: Nhấn vào thẻ [Soạn thảo hồ sơ] trong màn hình phụ, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện
Bước 4: Chọn [Nhóm g dịch] sau đó chọn [Loại g.dịch]
Bước 5: Chọn [CC viên] (nếu là thư ký nghiệp vụ thực hiện soạn thảo) và [Kiểu CC]
Để tra cứu đương sự, bạn cần nhấn vào thẻ [Đương sự], sau đó chọn nút [Tìm ĐS] Tiến hành tìm kiếm theo hướng dẫn trước đó Khi đã xác định được đương sự chính xác, hãy nhấn nút [Chọn].
Nếu có nhiều đương sự thì thao tác chọn đương sự nhiều lần
Để thực hiện giao dịch có sự tham gia của vợ/chồng, bạn cần chọn cả hai cùng một lúc Đầu tiên, nhấn thẻ [Đương sự], sau đó chọn nút [Tìm ĐS] và tra cứu đương sự theo hướng dẫn trước đó Khi tìm thấy đương sự chính xác, hãy click vào dòng đương sự đó (dòng sẽ chuyển sang màu xanh) và tiếp theo nhấn nút [Vợ&chồng].
Để thực hiện giao dịch có tổ chức/đại diện, trước tiên, bạn cần nhấn thẻ [Đương sự] và chọn nút [Tìm ĐS] để tra cứu đương sự theo hướng dẫn Khi tìm thấy tổ chức cần chọn, hãy click vào dòng đương sự đó để nó chuyển sang màu xanh Tiếp theo, nhấn nút [Thêm,sửa], chuyển sang thẻ [Đại diện] và chọn đương sự cá nhân phù hợp làm đại diện cho tổ chức Cuối cùng, nhấn nút [Đại diện] để hoàn tất quá trình.
Bước 7: Tại màn hình soạn thảo, nhấn nút [Bên] và [Vai trò] để chọn tư cách cho từng đương sự
Để tìm kiếm tài sản, bạn cần nhấn vào thẻ [Tài sản] và sau đó chọn nút [Tìm TS] Tiếp theo, hãy tra cứu tài sản theo hướng dẫn đã nêu Khi đã xác định được tài sản chính xác, hãy nhấn nút [Chọn] Nếu có nhiều tài sản, bạn sẽ cần thực hiện thao tác chọn cho từng tài sản một.
Bước 9: Để xem lại văn bản đã soạn, tại màn hình Hồ sơ công chứng, chọn hồ sơ ở bảng bên phải, nhấn nút [In] Màn hình Danh sách biểu mẫu sẽ hiển thị, chọn loại biểu mẫu cần xem và nhấn nút [Xem trước] Cuối cùng, truy cập vào đường dẫn sau để tải biểu mẫu cần in vào mục Downloads.
Bước 10: (chỉ dành cho Công chứng viên): Nhấn vào thẻ [Công chứng] sau đó nhấn nút [Đã ký]
Trường hợp Công chứng viên không phải là người soạn thảo văn bản công chứng thì thực hiện như sau
Màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ] sau đó nhấn vào [Hồ sơ chờ ký công chứng]
Tại màn hình Hồ sơ công chứng, chọn hồ sơ muốn ký tại bảng bên phải màn hình, sau đó thực hiện như bước 9 nêu trên
Bước 11: Cấp số công chứng (dành cho nhân viên văn thư)
Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ] sau đó nhấn vào [Hồ sơ chờ cấp số công chứng]
Trên màn hình Hồ sơ công chứng, hãy chọn hồ sơ cần cấp số từ bảng bên phải Nhập số công chứng vào ô [Số công chứng] và nhấn nút [Cấp số] để hoàn tất.
Lưu ý: Sao chép Bên/Nhóm và Vai trò của nhiều đương sự/tài sản cùng bên/nhóm cùng một lúc
Chọn Bên/Nhóm và vai trò cho dòng đương sự/tài sản đầu tiên
Đánh dấu (x) vào dòng đầu tiên và tất cả các dòng muốn sao chép Bên/Nhóm và vai trò của nhiều đương sự/tài sản
Chọn dòng đầu tiên (cách chọn đúng là dòng đầu tiên phải có màu xanh)
Nhấn vào biểu tượng chữ “C” ở phía bên phải cây kéo Bên/Nhóm và vai trò của các dòng phía dưới đã được điền vào tự động
7 Sửa thông tin đương sự, tài sản
Khi thực hiện tra cứu thông tin về đương sự và tài sản, nếu phát hiện rằng thông tin trong hệ thống đã có sự thay đổi, ví dụ như cá nhân đã kết hôn hoặc ly hôn, hoặc bất động sản đã được cấp giấy chứng nhận mới, cần tiến hành chỉnh sửa thông tin để đảm bảo tính chính xác và cập nhật.
Để bắt đầu, bạn cần tra cứu thông tin về đương sự và tài sản theo hướng dẫn đã cung cấp Nếu thông tin của đương sự và tài sản có trong hệ thống nhưng chưa được cập nhật, hãy tiến hành sửa đổi thông tin cần thiết.
Bước 2 Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ công chứng], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 3: Nhấn vào thẻ [Soạn thảo hồ sơ] trong màn hình phụ, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện
Bước 4: Nhấn thẻ [Đương sự] hoặc [Tài sản], sau đó nhấn nút [Tìm ĐS]/ [Tìm
TS] và tra cứu đương sự như đã hướng dẫn ở phần trên Sau khi tìm thấy đương sự chưa chính xác thì nhấn nút [Thêm, sửa]
Bước 5: Thực hiện việc chỉnh sửa các thông tin sau đó nhấn nút [Lưu]
8 Lưu văn bản công chứng
Bước 1: Tại thẻ [Công chứng], đặt tên cho văn bản tại phần [Văn bản đính kèm]
Bước 2: Nhấn nút [Lưu văn bản], lúc này sẽ xuất hiện màn hình lưu file
Để lưu văn bản, bạn cần nhấn nút "browse" để chọn tệp cần lưu, sau đó nhấn nút [Lưu] Để xem lại văn bản đã lưu, hãy truy cập vào thẻ [Công chứng] và nhấn vào biểu tượng đĩa mềm (như được chỉ ra trong hình dưới).
9.1 Trường hợp không ký văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
- Bước 1: Chọn hợp đồng thế chấp/bảo lãnh cần giải chấp
Tại màn hình [Hồ sơ công chứng], nhấn nút [Tìm HS]
Để giải chấp hồ sơ công chứng, hãy truy cập màn hình [Tìm hồ sơ] và thực hiện tìm kiếm hồ sơ cần giải chấp bằng cách nhấn nút [Tìm] Sau khi tìm thấy, chọn hợp đồng cần giải chấp từ danh sách kết quả và nhấn nút [Chọn].
Chọn nút chức năng [G.chấp]
Lúc này, màn hình [Giải chấp hồ sơ công chứng] xuất hiện
- Bước 2: Thực việc việc giải chấp trên hệ thống
Tại màn hình [Giải chấp hồ sơ công chứng] thực hiện các thao tác sau:
Trường [Số GC] yêu cầu nhập số và ký hiệu của văn bản để làm cơ sở cho việc giải chấp, chẳng hạn như công văn đề nghị giải chấp từ tổ chức tín dụng.
Trường [Ngày*] Nhập ngày, tháng, năm thực hiện việc giải chấp
Trường [Đơn vị yêu cầu*]: Nhập thông tin của người yêu cầu giải chấp
Trường [Ghi chú]: Nhập nội dung cần lưu ý (nếu cần)
- Bước 3: Cập nhật thông tin giải chấp lên hệ thống
Chọn nút chức năng [Lưu] để lưu thông tin về Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc giải chấp vào hệ thống
9.2 Trường hợp ký văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
Để thanh lý hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh, bước đầu tiên là soạn thảo văn bản thanh lý Quy trình soạn thảo này tương tự như khi soạn thảo hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh, nhưng cần chọn loại giao dịch là thanh lý hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh.
Soạn thảo văn bản công chứng
Để bắt đầu, hãy tra cứu thông tin về đương sự và tài sản theo hướng dẫn đã cung cấp Nếu thông tin về đương sự hoặc tài sản chưa có trong hệ thống hoặc không chính xác, bạn cần tiến hành tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin cho đúng.
Bước 2: Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ công chứng], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 3: Nhấn vào thẻ [Soạn thảo hồ sơ] trong màn hình phụ, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện
Bước 4: Chọn [Nhóm g dịch] sau đó chọn [Loại g.dịch]
Bước 5: Chọn [CC viên] (nếu là thư ký nghiệp vụ thực hiện soạn thảo) và [Kiểu CC]
Để tìm kiếm đương sự, bạn cần nhấn vào thẻ [Đương sự], tiếp theo là nhấn nút [Tìm ĐS] và thực hiện tra cứu như đã hướng dẫn Khi đã xác định được đương sự chính xác, hãy nhấn nút [Chọn].
Nếu có nhiều đương sự thì thao tác chọn đương sự nhiều lần
Để thực hiện giao dịch có sự tham gia của vợ hoặc chồng, trước tiên bạn cần nhấn vào thẻ [Đương sự] Tiếp theo, hãy nhấn nút [Tìm ĐS] và tra cứu đương sự theo hướng dẫn đã cung cấp trước đó Khi tìm thấy đương sự cần chọn, hãy click vào dòng đương sự chính xác (dòng đương sự sẽ chuyển sang màu xanh), sau đó nhấn nút [Vợ&chồng] để hoàn tất.
Để thực hiện giao dịch với tổ chức hoặc đại diện, đầu tiên nhấn thẻ [Đương sự] và chọn nút [Tìm ĐS] để tra cứu đương sự theo hướng dẫn Sau khi tìm thấy, click vào dòng đương sự tổ chức cần chọn để nó chuyển sang màu xanh Tiếp theo, nhấn nút [Thêm, sửa], sau đó chọn thẻ [Đại diện] và click vào đương sự cá nhân chính xác để chọn làm đại diện cho tổ chức Cuối cùng, nhấn nút [Đại diện] để hoàn tất quá trình.
Bước 7: Tại màn hình soạn thảo, nhấn nút [Bên] và [Vai trò] để chọn tư cách cho từng đương sự
Để tìm kiếm tài sản, bạn cần nhấn vào thẻ [Tài sản] và chọn nút [Tìm TS] Sau khi tra cứu, hãy chọn tài sản chính xác bằng cách nhấn nút [Chọn] Nếu có nhiều tài sản, bạn sẽ phải thực hiện thao tác chọn nhiều lần.
Bước 9: Để xem lại văn bản đã soạn, bạn vào màn hình Hồ sơ công chứng, chọn hồ sơ ở bảng bên phải, sau đó nhấn nút [In] Màn hình Danh sách biểu mẫu sẽ hiển thị, bạn chọn loại biểu mẫu cần xem và nhấn [Xem trước] Cuối cùng, truy cập vào đường dẫn để tải mẫu cần in về mục Downloads.
Bước 10: (chỉ dành cho Công chứng viên): Nhấn vào thẻ [Công chứng] sau đó nhấn nút [Đã ký]
Trường hợp Công chứng viên không phải là người soạn thảo văn bản công chứng thì thực hiện như sau
Màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ] sau đó nhấn vào [Hồ sơ chờ ký công chứng]
Tại màn hình Hồ sơ công chứng, chọn hồ sơ muốn ký tại bảng bên phải màn hình, sau đó thực hiện như bước 9 nêu trên
Bước 11: Cấp số công chứng (dành cho nhân viên văn thư)
Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ] sau đó nhấn vào [Hồ sơ chờ cấp số công chứng]
Để cấp số công chứng, tại màn hình Hồ sơ công chứng, bạn hãy chọn hồ sơ cần cấp số ở bảng bên phải, sau đó nhập số công chứng vào ô [Số công chứng] và nhấn nút [Cấp số].
Lưu ý: Sao chép Bên/Nhóm và Vai trò của nhiều đương sự/tài sản cùng bên/nhóm cùng một lúc
Chọn Bên/Nhóm và vai trò cho dòng đương sự/tài sản đầu tiên
Đánh dấu (x) vào dòng đầu tiên và tất cả các dòng muốn sao chép Bên/Nhóm và vai trò của nhiều đương sự/tài sản
Chọn dòng đầu tiên (cách chọn đúng là dòng đầu tiên phải có màu xanh)
Nhấn vào biểu tượng chữ “C” ở phía bên phải cây kéo Bên/Nhóm và vai trò của các dòng phía dưới đã được điền vào tự động.
Sửa thông tin đương sự, tài sản
Khi thực hiện tra cứu thông tin về đương sự và tài sản, nếu phát hiện có sự thay đổi như cá nhân đã kết hôn hoặc ly hôn, hoặc bất động sản đã được cấp giấy chứng nhận mới, cần tiến hành chỉnh sửa thông tin cho chính xác.
Để bắt đầu, hãy tra cứu thông tin về đương sự và tài sản theo hướng dẫn đã nêu Nếu thông tin về đương sự và tài sản đã có trong hệ thống nhưng chưa được cập nhật, bạn cần tiến hành sửa đổi thông tin cho chính xác.
Bước 2 Tại màn hình chính, nhấn vào thẻ [Quản lý hồ sơ công chứng], sẽ hiện ra một màn hình phụ
Bước 3: Nhấn vào thẻ [Soạn thảo hồ sơ] trong màn hình phụ, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện
Bước 4: Nhấn thẻ [Đương sự] hoặc [Tài sản], sau đó nhấn nút [Tìm ĐS]/ [Tìm
TS] và tra cứu đương sự như đã hướng dẫn ở phần trên Sau khi tìm thấy đương sự chưa chính xác thì nhấn nút [Thêm, sửa]
Bước 5: Thực hiện việc chỉnh sửa các thông tin sau đó nhấn nút [Lưu]
Giải chấp toàn phần
ra một màn hình phụ
Bước 3: Nhấn vào thẻ [Soạn thảo hồ sơ] trong màn hình phụ, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện
Bước 4: Nhấn thẻ [Đương sự] hoặc [Tài sản], sau đó nhấn nút [Tìm ĐS]/ [Tìm
TS] và tra cứu đương sự như đã hướng dẫn ở phần trên Sau khi tìm thấy đương sự chưa chính xác thì nhấn nút [Thêm, sửa]
Bước 5: Thực hiện việc chỉnh sửa các thông tin sau đó nhấn nút [Lưu]
8 Lưu văn bản công chứng
Bước 1: Tại thẻ [Công chứng], đặt tên cho văn bản tại phần [Văn bản đính kèm]
Bước 2: Nhấn nút [Lưu văn bản], lúc này sẽ xuất hiện màn hình lưu file
Bước 3: Nhấn nút "Browse" để chọn văn bản và sau đó nhấn nút "[Lưu]" Để xem lại văn bản đã lưu, hãy vào thẻ "[Công chứng]" và nhấn vào biểu tượng đĩa mềm (xem hình dưới để biết vị trí).
9.1 Trường hợp không ký văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
- Bước 1: Chọn hợp đồng thế chấp/bảo lãnh cần giải chấp
Tại màn hình [Hồ sơ công chứng], nhấn nút [Tìm HS]
Để giải chấp hồ sơ công chứng, bạn cần truy cập màn hình [Tìm hồ sơ], sau đó tìm kiếm hồ sơ cần giải chấp và nhấn nút [Tìm] Tiếp theo, chọn hợp đồng cần giải chấp từ danh sách kết quả và nhấn nút [Chọn].
Chọn nút chức năng [G.chấp]
Lúc này, màn hình [Giải chấp hồ sơ công chứng] xuất hiện
- Bước 2: Thực việc việc giải chấp trên hệ thống
Tại màn hình [Giải chấp hồ sơ công chứng] thực hiện các thao tác sau:
Trường [Số GC] yêu cầu nhập số và ký hiệu của văn bản để làm cơ sở thực hiện việc giải chấp, chẳng hạn như công văn đề nghị giải chấp từ tổ chức tín dụng.
Trường [Ngày*] Nhập ngày, tháng, năm thực hiện việc giải chấp
Trường [Đơn vị yêu cầu*]: Nhập thông tin của người yêu cầu giải chấp
Trường [Ghi chú]: Nhập nội dung cần lưu ý (nếu cần)
- Bước 3: Cập nhật thông tin giải chấp lên hệ thống
Chọn nút chức năng [Lưu] để lưu thông tin về Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc giải chấp vào hệ thống
9.2 Trường hợp ký văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
Để thanh lý hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh, bước đầu tiên là soạn thảo văn bản thanh lý Quy trình soạn thảo văn bản này tương tự như soạn thảo hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh, trong đó cần chọn loại giao dịch là "Thanh lý Hợp đồng thế chấp/bảo lãnh".
Sau khi văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh đã được hoàn tất và cấp số, bạn cần tiến hành các bước giải chấp theo hướng dẫn đã nêu trong Mục I.
Giải chấp một phần
- Áp dụng trong trường hợp giải chấp một hoặc một số tài sản trong hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
10.1 Trường hợp ký Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
- Bước 1: Tìm hồ sơ có tài sản cần giải chấp
Tại màn hình [Hồ sơ công chứng], nhấn nút [Tìm HS]
Tại màn hình [Tìm hồ sơ], tìm hồ sơ công chứng có tài sản cần giải chấp, nhấn nút [Tìm]
Chọn hợp đồng có hồ sơ cần giải chấp trên lưới kết quả, nhấn nút [Chọn]
Lúc này, bên trái màn hình sẽ hiển thị các thông tin về hợp đồng đã chọn
Sao chép số hồ sơ của Hợp đồng này tại trường [Số hồ sơ] (Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C)
- Bước 2: Thực hiện việc giải chấp đối với Hợp đồng đã chọn
Chọn nút chức năng [Mới]
Lúc này, màn hình bên trái được làm mới, thực hiện các thao tác sau:
Chọn nhóm giao dịch là “Thế chấp”/ “Bảo lãnh” tại trường [Nhóm g.dịch]
Chọn loại giao dịch là “Giải chấp” tại trường [Loại g.dịch]
Lúc này, sẽ xuất hiện trường [HS t.chấp]
Dán số hồ sơ đã sao chép ở Bước 1 vào trường [HS t.chấp] (Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V) -> Nhấn Enter
Lúc này, màn hình bên trái sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về Hợp đồng cần giải chấp
Tại lưới [Đương sự]: Chọn [Bên] và [Vai trò] cho các đương sự
Để quản lý lưới tài sản, bạn cần chọn tài sản không được giải chấp và sử dụng biểu tượng cái kéo để loại bỏ chúng khỏi lưới thông tin tài sản giải chấp Sau đó, hãy xác định vai trò cho các tài sản còn lại trong lưới.
- Bước 3: Tạo hồ sơ giải chấp
Nhấn nút chức năng [Lưu]
Lúc này, chương trình sẽ tự sinh ra số hồ sơ mới tại trường [Số hồ sơ] Hồ sơ chuyển sang trạng thái [Chờ ký]
- Bước 4: Ký công chứng điện tử
Chọn thẻ [Công chứng] thực hiện việc ký công chứng điện tử, chọn nút chức năng [Đã ký]
Lúc này, hồ sơ chuyển sang trạng thái [Chờ cấp số]
- Bước 5: In Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
Chọn nút chức năng [In]
Lúc này, màn hình [Danh sách biểu mẫu] xuất hiện Tại lưới biểu mẫu, chọn mẫu [Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp/bảo lãnh]
Chọn nút chức năng [Xem trước], xem lại và in văn bản
- Bước 6: Thực hiện việc cấp số của hợp đồng công chứng
10.2 Trường hợp ký văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
Trong trường hợp hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh liên quan đến nhiều tài sản đã được giải chấp một phần, việc giải chấp các tài sản còn lại cần được thực hiện Đồng thời, các bên liên quan cần ký kết văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh để hoàn tất quy trình.
- Bước 1: Tìm hồ sơ có tài sản cần giải chấp
Trên màn hình [Hồ sơ công chứng], bạn có thể tìm kiếm hồ sơ của Hợp đồng cần giải chấp bằng cách chọn hợp đồng tương ứng.
Lúc này, bên trái màn hình sẽ hiển thị các thông tin về hợp đồng đã chọn
Sao chép số hồ sơ của Hợp đồng này tại trường [Số hồ sơ]
- Bước 2: Thực hiện việc giải chấp đối với Hợp đồng đã chọn
Chọn nút chức năng [Mới]
Lúc này, màn hình bên trái được làm mới, thực hiện các thao tác sau:
Chọn nhóm giao dịch là “Thế chấp”/ “Bảo lãnh” tại trường [Nhóm g.dịch]
Chọn loại giao dịch là “Giải chấp” tại trường [Loại g.dịch]
Lúc này, sẽ xuất hiện trường [HS t.chấp]
Dán số hồ sơ đã sao chép từ Bước 1 vào trường [HS t.chấp] và nhấn Enter Màn hình bên trái sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về Hợp đồng cần giải chấp Trong lưới [Đương sự], hãy chọn [Bên] và [Vai trò] cho các đương sự.
- Bước 3: Tạo hồ sơ giải chấp
Nhấn nút chức năng [Lưu]
Lúc này, chương trình sẽ tự sinh ra số hồ sơ mới tại trường [Số hồ sơ] Hồ sơ chuyển sang trạng thái [Chờ ký]
- Bước 4: Ký công chứng điện tử
Chọn thẻ [Công chứng] thực hiện việc ký công chứng điện tử, chọn nút chức năng [Đã ký]
Lúc này, hồ sơ chuyển sang trạng thái [Chờ cấp số]
- Bước 5: In văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh
Chọn nút chức năng [In]
Lúc này, màn hình [Danh sách biểu mẫu] xuất hiện Tại lưới biểu mẫu, chọn mẫu [Văn bản thanh lý hợp đồng thế chấp/bảo lãnh]
Chọn nút chức năng [Xem trước], xem lại và in văn bản
- Bước 6: Thực hiện việc cấp số của hợp đồng công chứng
In hợp đồng, lời chứng
Xuất hiện mẫu hợp đồng
11.3 Thiết lập mẫu hợp đồng, lời chứng riêng
SỔ SÁCH, BÁO CÁO
Sổ sách công chứng [Rút trích]
- Tại màn hình chính chọn [Tra cứu] chọn [Sổ sách công chứng/Rút trích]
- Lúc này màn hình Báo cáo, Sổ sách công chứng/Rút trích xuất hiện
- Tại màn hình Báo cáo, Sổ sách/Rút trích, chọn loại Sổ sách công chứng/Rút trích ở lưới bên tay phải màn hình
Trên màn hình này, người dùng có thể lựa chọn các tiêu chí báo cáo để in sổ công chứng, với mẫu sổ được cập nhật theo quy định hiện hành.
- Ví dụ rút trích sổ công chứng theo các tiêu chí sau:
- Tại màn hình này, người dùng thực hiện việc chọn các tiêu chí báo cáo để in ra nhãn hồ sơ
- Ví dụ rút trích nhãn hồ sơ theo các tiêu chí sau:
Báo cáo
- Tại màn hình chính chọn icon [Báo cáo] chọn [Báo cáo công chứng]
- Lúc này màn hình Báo cáo công chứng xuất hiện
- Tại màn hình này, NSD thực hiện việc chọn các tiêu chí báo cáo theo yêu cầu
- Vùng 1: NSD lựa chọn báo cáo cần in
- Vùng 2: NSD lựa chọn các điều kiện cần thiết của báo cáo như:
Sau khi lựa chọn báo cáo và điều kiện cần in của báo cáo NSD click vào [Xem trước]