BÁO cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY FOCUS EVENTS

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS

Giới thiệu tổng quan về công ty Focus Events

- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Quảng Cáo Truyền Thông Sự Kiện Focus

- Giám đốc: Lê Văn Phong

- Trụ sở: K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng

- Ngành nghề chính: Tổ chức sự kiện, giới thiệu và xúc tiến thương mại

- Ngành nghề kinh doanh khác:

 Dịch vụ liên quan đến in

 Hoàn thiện công trình xây dựng khác

 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận khác

 Hoạt động thiết kế chuyên dụng khác

Hình 1.1 Logo của công ty Focus Events

1.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh a Tầm nhìn

Chúng tôi hướng đến việc trở thành công ty truyền thông hàng đầu, cung cấp đầy đủ các dịch vụ và giải pháp xây dựng, phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp Sứ mệnh của chúng tôi là tạo ra cầu nối giúp doanh nghiệp hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu, thể hiện sức mạnh của thương hiệu đa quốc gia.

Công ty chúng tôi cam kết quảng bá thương hiệu thông qua các gói dịch vụ toàn diện, trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình và tổ chức sự kiện tại Việt Nam Chúng tôi tận dụng đội ngũ nhân lực có năng lực và kinh nghiệm, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm du lịch chất lượng, đáp ứng kỳ vọng của cả du khách trong và ngoài nước Đồng thời, công ty góp phần gìn giữ và quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam, hỗ trợ các thương nhân trong việc gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ năng kinh doanh Chúng tôi cũng tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, với nhiều cơ hội và thử thách để phát triển.

Là nền tảng cho sự thành công của công ty, chúng tôi tạo ra môi trường tối ưu để mỗi cá nhân phát triển tối đa năng lực Chúng tôi luôn sáng tạo và linh hoạt, với mục tiêu cung cấp dịch vụ hoàn hảo Không ngừng nỗ lực mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất thông qua dịch vụ chất lượng và quy trình chuyên nghiệp, chúng tôi luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để thấu hiểu nhu cầu của họ Chúng tôi xác định tầm nhìn cho tương lai, nhận định xu hướng thị trường và không ngừng học hỏi để phát triển bền vững Bằng cách gia tăng giá trị kinh doanh và xây dựng cộng đồng, chúng tôi kết nối thế giới thương hiệu, đồng thời xây dựng nguồn nhân lực mạnh mẽ và ứng dụng công nghệ tiên phong với cam kết phát triển bền vững.

1.1.3 Hệ thống dịch vụ tại công ty Focus Events

- Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy, PG PB…

- Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn không, máy chiếu màn hình…

- Xây dựng TVC Quảng cáo

- Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, Email Marketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp.

- Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO google, chăm sóc website.

- Dịch vụ quay phim chụp hình.

- PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Focus Events

Công ty Focus Events được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số

Công ty với mã số 0402046727 được Chi cục Thuế khu vực Cẩm Lệ - Hòa Vang cấp ngày 17/06/2020, có trụ sở tại K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng, chính thức hoạt động từ ngày 18/06/2020.

Kể từ khi thành lập, công ty đã phải đối mặt với nhiều thách thức như cạnh tranh với các doanh nghiệp lâu năm, nền tảng chưa vững và ít khách hàng biết đến Tuy nhiên, nhờ vào sự kiên cường, nỗ lực và quyết tâm cao, cùng với việc tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực và các chính sách công ty, công ty đã phát triển mạnh mẽ và đạt được nhiều thành tựu lớn Sắp tới, công ty sẽ khai trương chi nhánh đầu tiên tại TP Hồ Chí Minh, với mục tiêu trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực quảng bá truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam, nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events

1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events

Sơ đồ 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events

Chịu trách nhiệm pháp lý trong hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành các vấn đề chung và giải quyết các chiến lược nội bộ cũng như ngoại bộ, đồng thời ký kết hợp đồng với các đối tác.

- Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.

- Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.

- Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban.

- Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.

- Giải quyết các vấn đề trong công ty.

Là người phụ trách điều phối đội ngũ kinh doanh, tôi xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh theo chỉ đạo của cấp trên để đạt được mục tiêu doanh số.

Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:

(Nguồn nội bộ công ty Focus Events)

Quản lý đội ngũ nhân viên là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới và đào tạo họ trở thành đại diện thương mại xuất sắc cho công ty.

- Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối công việc cho nhân viên kinh doanh,

- Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhân viên

- Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng

Báo cáo thông tin phản hồi từ khách hàng lên cấp trên là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc thu thập và thống kê các ý kiến của khách hàng Đồng thời, cần đọc và phân tích bản tin thương mại để nắm bắt xu hướng và cải thiện dịch vụ.

- Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch

- Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng

Phát triển các dự án kinh doanh mới là một quá trình quan trọng, bao gồm việc thu thập và đánh giá thông tin về cạnh tranh trên thị trường Đồng thời, việc xác định nguồn khách hàng tiềm năng và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợ máy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…

- Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viên với lịch làm theo tuần, tháng

Thuyền trưởng của con tàu marketing doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt và quản lý toàn bộ hoạt động marketing Họ không chỉ cầm lái mà còn chịu trách nhiệm về chiến lược và hiệu quả của các chiến dịch marketing, đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng trong thị trường cạnh tranh.

- Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm các cơ hội marketing mới

Cập nhật kiến thức ngành nghề là điều cần thiết để phát triển bản thân, bạn có thể tham gia các buổi hội thảo đào tạo, theo dõi các ấn phẩm chuyên ngành và thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân để mở rộng hiểu biết và cơ hội nghề nghiệp.

- Phát triển kênh phân phối sản phẩm

Dự báo nhu cầu và theo dõi ngân sách marketing là những yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch chi tiêu marketing Bên cạnh đó, việc phân tích các biến động của thị trường giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu tài chính cho hoạt động kinh doanh và marketing.

Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng là yếu tố then chốt để phát triển một tệp khách hàng trung thành Bằng cách khám phá insight người tiêu dùng, doanh nghiệp có thể dự đoán những cơ hội kinh doanh mới và từ đó tiến hành nghiên cứu, phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường.

Người lên kế hoạch và thực hiện sự kiện chịu trách nhiệm về các yếu tố sáng tạo và kỹ thuật hậu cần, bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng.

- Lên kế hoạch cho phòng sự kiện

- Lên kịch bản cho chương trình

- Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty

- Giải quyết thắc mắc của khách hàng

- Training cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình

- Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình

- Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng sự kiện

- Đại diện phòng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc

Có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Focus Events

1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Focus Events

Sơ đồ 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận của công ty Focus Events

Chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành các vấn đề chung, và giải quyết các chiến lược nội bộ cũng như đối ngoại Ngoài ra, người đứng đầu còn ký kết hợp đồng với các đối tác nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.

- Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.

- Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.

- Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban.

- Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.

- Giải quyết các vấn đề trong công ty.

Người phụ trách điều phối đội ngũ kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh theo chỉ đạo của cấp trên, nhằm đạt được mục tiêu doanh số đề ra.

Nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh:

Quản lý đội ngũ nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới và huấn luyện họ để trở thành đại diện thương mại xuất sắc cho công ty.

- Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, phân phối công việc cho nhân viên kinh doanh,

- Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập khả năng tiếp cận khách hàng, đào tạo nhân viên

- Tham dự các cuộc hội thảo tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng

Báo cáo thông tin phản hồi của khách hàng lên cấp trên là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc thu thập và thống kê các ý kiến từ khách hàng Việc đọc và phân tích bản tin thương mại cũng giúp nâng cao hiểu biết về xu hướng thị trường và cải thiện dịch vụ.

- Kiếm nguồn khách hàng mới, cùng công ty xây dựng kế hoạch

- Là người thực hiện các hợp đồng và thanh lí hợp đồng

Phát triển các dự án kinh doanh mới là một yếu tố quan trọng trong việc thu thập và đánh giá thông tin về cạnh tranh trên thị trường Điều này bao gồm việc xác định nguồn khách hàng tiềm năng và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ hơn về nhu cầu và xu hướng tiêu dùng.

- Giám sát tìm hiểu về sản phẩm bằng cách theo dõi kĩ thuật viên thực hiện bảo trợ máy móc cũng như thiết bị phụ tùng,…

- Thiết lập kế hoạch hoạt động cho kênh công ty, xét duyệt kế hoạch của nhân viên với lịch làm theo tuần, tháng

Là thuyền trưởng trong lĩnh vực marketing doanh nghiệp, họ có trách nhiệm cầm lái và dẫn dắt mọi hoạt động marketing, đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

- Nghiên cứu và phân tích dữ liệu bán hàng, sự phát triển của thị trường để tìm kiếm các cơ hội marketing mới

Để cập nhật kiến thức ngành nghề, bạn nên tham gia các hội thảo đào tạo, theo dõi các ấn phẩm chuyên ngành và xây dựng mạng lưới quan hệ cá nhân.

- Phát triển kênh phân phối sản phẩm

Dự báo nhu cầu và theo dõi ngân sách marketing là những yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch chi tiêu marketing Việc phân tích các biến động của thị trường giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu tài chính trong hoạt động kinh doanh và marketing.

Xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng là yếu tố then chốt để phát triển tệp khách hàng trung thành Việc khám phá insight của người tiêu dùng giúp doanh nghiệp dự đoán những cơ hội kinh doanh mới, từ đó thúc đẩy nghiên cứu và phát triển sản phẩm hiệu quả hơn.

Người tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lên kế hoạch và thực hiện các yếu tố sáng tạo cũng như kỹ thuật hậu cần Công việc này bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, phát triển chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng.

- Lên kế hoạch cho phòng sự kiện

- Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng sự kiện

- Đại diện phòng sự kiện để trình ý kiến cho giám đốc

Có chức năng phối hợp với các phòng ban khác nhằm theo dõi, rà soát, kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư trong xuất nhập.

Người quản lý phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế và triển khai sản phẩm trong các giai đoạn sản xuất, đồng thời chỉ đạo thi công và tổ chức quản lý chất lượng sản phẩm Họ cũng tham gia vào quá trình nghiệm thu và bàn giao sản phẩm, đảm bảo mọi tiêu chuẩn chất lượng được đáp ứng.

Lập kế hoạch và phương án kỹ thuật chi tiết, cùng với danh mục và hạng mục cung cấp cho các phòng ban liên quan Quản lý và kiểm tra quá trình sản xuất, đồng thời hướng dẫn các đơn vị thực hiện sản phẩm đúng tiêu chuẩn đã đề ra.

Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ dự thầu, đồng thời chuẩn bị ngân sách và đăng ký kiểm định chất lượng hàng hóa, sản phẩm Ngoài ra, họ còn hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc xác định giá thầu và giá thành sản phẩm.

Trưởng phòng bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình vận hành máy móc thiết bị diễn ra suôn sẻ và đúng chu trình Bên cạnh đó, họ còn nghiên cứu các phương pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp và lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, công trình một cách hiệu quả.

Quản lý an toàn kỹ thuật bao gồm việc xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự nhằm nâng cao chuyên môn cho các thành viên trong nhóm Đồng thời, việc phân bổ công việc cho nhân viên cấp dưới và chỉ đạo, hướng dẫn họ là rất quan trọng để đảm bảo họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

- Làm việc với đối tác, tư vấn, giải thích các vấn đề về kỹ thuật cho khách hàng, nhà đầu tư cũng như giám đốc.

- Xử lý tốt các sự cố, rủi ro phát sinh Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quy tắc, tiêu chuẩn.

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG

Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events

2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm việc thực hiện các hoạt động trong nhiều lĩnh vực như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí và thể thao Các hình thức tổ chức sự kiện đa dạng như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm và lễ hội, với mục tiêu truyền tải những thông điệp mà người tổ chức muốn công chúng nhận thức rõ ràng.

Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để một sự kiện diễn ra, bắt đầu từ giai đoạn hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.

Phòng tổ chức sự kiện là một phần thiết yếu trong công ty Focus Events, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và phối hợp với các bộ phận khác, tạo thành một hệ thống hoạt động đồng bộ và hiệu quả.

Phòng tổ chức sự kiện có trách nhiệm lập kế hoạch và nội dung cho toàn bộ chương trình của khách hàng hoặc sự kiện do công ty tự tổ chức Khi chương trình được triển khai, phòng sự kiện sẽ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, phòng event cũng có nhiệm vụ soạn thảo chương trình cho phòng kinh doanh thực hiện.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện

Sơ đồ 2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện công ty Focus Events

Nhân viên thiết kế Nhân viên tổ chức sự kiện

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện

Trưởng phòng sự kiện là người đảm nhận việc lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện, chịu trách nhiệm về yếu tố sáng tạo và kỹ thuật hậu cần Công việc của họ bao gồm thiết kế tổng thể sự kiện, xây dựng thương hiệu, phát triển chiến lược tiếp thị truyền thông, sản xuất nội dung nghe nhìn, viết kịch bản, đàm phán và cung cấp dịch vụ khách hàng.

- Lên kế hoạch cho phòng event

- Giải quyết các thắc mắc của thành viên trong phòng event

- Đại diện phòng eventđể trình ý kiến cho ban giám đốc.

Nhân viên thiết kế là bộ phận quan trọng trong phòng tổ chức sự kiện, đảm nhận chức năng thiết kế Họ thể hiện sự sáng tạo và chuyên nghiệp của công ty qua từng mẫu thiết kế, ảnh hưởng trực tiếp đến mẫu mã và chất lượng sản phẩm Công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế không thể thiếu đội ngũ nhân viên này để đảm bảo sự thành công trong mỗi dự án.

Nhân viên thiết kế bao gồm các chức năng sau đây:

- Lên kế hoạch, phương án thiết kế sản phẩm, dự án của công ty, theo yêu cầu cụ thể của Ban lãnh đạo hoặc yêu cầu của khách hàng.

- Tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc, lãnh đạo công ty trong công tác quản lý và tổ chức công tác thiết kế.

Phối hợp hiệu quả với các phòng ban trong công ty là rất quan trọng để quản lý và sử dụng thông tin một cách hợp lý, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng các quy định và chính sách của công ty.

Tổ chức tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về thiết kế sản phẩm và các dự án hợp tác, đồng thời làm việc với các bên tư vấn thiết kế, đối tác và khách hàng để thảo luận các nội dung liên quan đến thiết kế.

Lập kế hoạch tiến độ cho công việc giao phó là rất quan trọng, bao gồm các giai đoạn cụ thể như lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và thực hiện công đoạn.

Tổ chức và phân công rõ ràng cho từng cá nhân, nhóm trong từng giai đoạn thiết kế là rất quan trọng Giám sát và theo dõi quá trình thiết kế từ khi phát sinh ý tưởng cho đến khi hoàn thành sơ bộ sản phẩm/dự án là cần thiết Cuối cùng, trình bày sản phẩm/dự án trước ban lãnh đạo để được phê duyệt, chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện dự án.

Thống nhất phương án thiết kế theo yêu cầu của cấp trên và khách hàng, đồng thời lập kế hoạch thực hiện chi tiết Theo dõi tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ và báo cáo kết quả khi có yêu cầu từ phía cấp trên hoặc khách hàng.

Trong quá trình giám sát dự án, việc đánh giá và tư vấn cho ban lãnh đạo về điều chỉnh kế hoạch và phương án thiết kế là rất quan trọng để đạt được hiệu quả tối ưu.

Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan để giải quyết các vấn đề trong công tác thiết kế, bao gồm dự trù kinh phí, báo cáo tài chính và xây dựng hợp đồng với khách hàng.

Nhân viên tổ chức sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện là người hỗ trợ quản lý hậu cần các sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị và kịch bản cho sự kiện Họ giám sát quá trình tổ chức và thực hiện sự kiện, làm việc theo hướng dẫn của quản lý Từ khi tiếp nhận ý tưởng cho đến khi sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân viên tổ chức sự kiện phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo mọi khía cạnh được thực hiện một cách hoàn hảo.

- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty, lên ý tưởng tổ chức sự kiện.

- Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.

- Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách.

- Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,

- Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện.

- Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên, hợp lý.

- Chú ý đến các tiêu chí an toàn.

- Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.

- Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức.

- Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng.

- Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được yêu cầu.

- Đảm nhận vai trò của người chào đón khách trong một số trường hợp.

- Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh.

- Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện.

- Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.

- Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng không.

- Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.

- Báo cáo kết quả công việc với người quản lý.

2.1.4 Tình hình lao động tại phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Events

2.1.4.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính

Họ Và Tên Chức Vụ Giới Tính

Nam Nữ Đặng Vương Quốc Trưởng phòng X

Nguyễn Đức Nhân viên thiết kế X

Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X

Bảng 2.1.4.1 Lao động tại phòng sự kiện theo giới tính

Từ bảng 2.1.4.1 trên ta thấy, tổng số lao động tại phòng sự kiện của công ty là

Trong phòng sự kiện, toàn bộ 3 nhân viên đều là nam, chiếm 100% số lượng nhân sự, không có nhân viên nữ Điều này cho thấy công ty ưu tiên tuyển dụng nam giới, những người có sức bền và sự dẻo dai, nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ công việc trong lĩnh vực sự kiện.

2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi

Họ Và Tên Chức Vụ Độ Tuổi

30 Đặng Vương Quốc Trưởng phòng X

Nguyễn Đức Nhân viên thiết kế X

Lê Quốc Khánh Nhân viên tổ chức sự kiện X

Bảng 2.1.4.2 Lao động tại phòng sự kiện theo độ tuổi

Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm đạt được tại công ty Focus

2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện

Tuần Công việc thực hiện

Quan sát quy trình làm việc của nhân viên trong công ty bao gồm tư vấn và trao đổi thông tin với khách hàng Đồng thời, việc sử dụng các thiết bị như máy in, máy fax cũng được chú trọng Ngoài ra, tham gia vào sự kiện "Lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD" mang lại trải nghiệm thực tế quý giá.

Từ ngày 28/2 đến 6/3/2021, tôi đã được hướng dẫn truy cập vào website của công ty để tìm hiểu và theo dõi các trang mạng xã hội như Facebook và Youtube Tôi đã thực hiện các biện pháp nhằm tăng cường tương tác trên các diễn đàn mạng xã hội của công ty.

Từ ngày 7 đến 13 tháng 3 năm 2021, tôi đã được hướng dẫn về quy trình tổ chức sự kiện và tham gia vào việc tổ chức chương trình thực tế mang tên “Hẹn ước tháng 3” do công ty đảm nhiệm.

(Nguồn: nội bộ công ty Focus)

Trong khoảng thời gian từ 14 đến 20 tháng 3 năm 2021, tôi đã được hướng dẫn cách lập kịch bản cho một chương trình sự kiện và tìm hiểu về các trang thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện, bao gồm âm thanh và ánh sáng.

(21/3-27/3/2021) Được hướng dẫn thêm về cách thức sale, tìm kiếm khách hàng và tư vấn khách hàng Được đi gặp gỡ khách hàng cùng với công ty.

(28/3-3/4/2021) Được tham gia tổ chức “giải bóng đá cộng đồng Hải Châu” và Lễ khai trương “Mắt kính Đại Nam” do công ty đảm nhiệm tổ chức.

Bảng 2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty Focus Events

Thực tập là cơ hội quý giá giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng làm việc, đặc biệt là khả năng làm việc nhóm và phân tích ý kiến để đưa ra quyết định tốt nhất Ngoài ra, việc chấp hành kỷ luật và nội quy cơ quan, bao gồm đúng giờ và nghiêm chỉnh tuân theo quy định, là rất cần thiết để đạt hiệu quả công việc tối ưu Kỹ năng lắng nghe góp ý từ cấp trên và học hỏi kinh nghiệm từ người đi trước cũng rất quan trọng, giúp sinh viên hoàn thiện bản thân trong môi trường làm việc Cuối cùng, tinh thần nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc là điều mà mỗi nhân viên tại công ty thực tập đều thể hiện, tạo nên một môi trường năng động và may mắn cho sinh viên.

2.2.3 Những thành công và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập

Qua thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội làm quen với một môi trường mới, khác biệt hoàn toàn so với môi trường học đường trước đây Tôi học hỏi được nhiều điều từ phong cách làm việc nghiêm túc và thái độ nhiệt tình của đồng nghiệp trong môi trường năng động Thực tập cũng giúp tôi rút ra kinh nghiệm quý giá từ công việc và các tình huống thực tế, đồng thời áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn Những kiến thức này đã giúp tôi tự tin hơn khi chuẩn bị bước vào thị trường lao động Thời gian thực tập còn mở rộng mối quan hệ xã hội, điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và du lịch, khi tôi không chỉ kết nối với công ty mà còn với các đối tác, bạn hàng và khách hàng.

Do thiếu kiến thức thực tế, tôi gặp khó khăn trong quá trình thực tập, đặc biệt là trong việc sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy in, máy photo và máy fax Yếu điểm này đã ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của tôi.

Mới bắt đầu công việc, em cảm thấy khó khăn trong việc hòa nhập với đồng nghiệp, thường nhút nhát và rụt rè Em không dám mạnh dạn đề xuất ý tưởng hay đặt câu hỏi, điều này khiến em gặp nhiều trở ngại trong việc phát triển bản thân tại công ty.

Thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể và sâu sắc về các công việc trong các phòng ban.

Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events

2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện

Công ty đặt ra mục tiêu rõ ràng nhằm đảm bảo sự thành công của tổ chức sự kiện, từ đó nâng cao uy tín trong mắt đối tượng mục tiêu và tạo thiện cảm với các thành viên cũng như những người quan tâm.

- Tính rõ ràng của mục tiêu:

Mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty cần rõ ràng và phù hợp với xu thế hiện tại để tránh thất bại và lãng phí ngân sách Công ty không nên sử dụng sự kiện như một chiêu trò để che giấu mưu đồ riêng, đặc biệt là khi sản phẩm giới thiệu không đủ sức cạnh tranh trên thị trường Dù mục tiêu có cao siêu, nếu sản phẩm có khuyết điểm thì không thể cải thiện vị trí hay tăng cường sức cạnh tranh Việc tổ chức sự kiện lớn cho sản phẩm yếu kém chỉ làm giảm uy tín và tốn kém ngân sách của doanh nghiệp.

Một sự kiện tổ chức thường hướng tới các mục tiêu rõ ràng, bao gồm mục tiêu chính và mục tiêu phụ, giúp công ty xác định ưu tiên trong quá trình thực hiện Việc xem xét số lượng và mức độ phức tạp của các mục tiêu là cần thiết, vì chúng liên quan trực tiếp đến quy mô và ngân sách của sự kiện Tất cả các mục tiêu đều phải thể hiện mục đích cụ thể và tập trung.

2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events

Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD

Sự kiện này nhằm giới thiệu công trình dự án phát triển của công ty, với mục tiêu thu hút 200 khách mời từ các ban ngành, lãnh đạo xí nghiệp và nhà máy Đối tượng chính tham dự bao gồm đại diện lãnh đạo xí nghiệp, nhà máy, cũng như các nhà lãnh đạo đối tác và khách hàng Sự kiện sẽ được tổ chức tại khu công nghiệp Hòa Khánh.

Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 26/2/2021

Ngân sách cho dự án là 200.000.000 VNĐ, nhằm mục đích giới thiệu hình ảnh công ty và thể hiện sự phát triển thông qua việc mở rộng thêm các chi nhánh.

Bước 2: Thiết kế sự kiện

PG chào đón khách mời bằng cách cài hoa và sắp xếp chỗ ngồi cho họ Sau đó, một video giới thiệu về công ty và dự án công trình sẽ được trình chiếu.

- Ổn định chổ ngồi cho khách

- Lân sư rồng múa chào khách

- Văn nghệ mở màn lễ động thổ

- MC giới thiệu khách mời và đại biểu

- MC mời đại diện công ty lên phát biểu

- Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ

- MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình

- MC mời đối tác của công ty lên phát biểu

- Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ

- MC cám ơn đại biểu quan khách và tặng quà

Thời gian Nội dung Chi tiết Nhân sự

15/2 Lên danh sách các khách VIP

Gửi bản thiết kế thư mời và mô hình nhà bạt cho công ty

Công ty xây dựng TQD sẽ phối hợp cùng để lên danh

Công ty TQD phối hợp cùng với Focus Events

TQD duyệt sách các khách

VIP 17/2 Duyệt bản thiết kế

+ sửa đổi + gởi kịch bản chi tiết

Sau khi bàn bạt xem xét giữa hai bên để đưa ra mẫu thiết kế chung

Thiết kế của công ty Focus Events phối hợp cùng ban thực hiện chương của công ty TQD 17/2 – 23/2 Gởi thiệp mời cho khách VIP

+ đội hậu cần lo việc thuê mướn vật dụng cho chương trình và book PGs, PBs, ca sĩ,

+ tổng kết số lượng khách mời tham gia chương trình

Công ty Focus Events sẽ tiến hành viết danh sách khách mời và gởi nội dung về chương trình cho công ty TQD

23/2 Xem tình hình khách mời,

MC, ca sĩ… và có phương án dự phòng

Lên kế hoạch B phụ trợ nếu có gì phát sinh

Nhân viên Focus Events + TQD

25/2 Tiến hành chuyển vật dụng trang trí sân khấu, nhà vệ sinh để dàn dựng nhà bạc, sân khấu

Dựng mô hình sân khấu, nhà bạc cho khách ngồi, nhà vệ sinh, nhà để xe…

Công ty Focus Events+ dịch vụ làm sân khấu + công Ty TQD sẽ kiểm tra tiến độ công việc

26/2 Chạy chương trình Toàn bộ nhân sự của công ty Focus Events + TQD + công ty dịch vụ dàn dựng âm thanh và sân khấu.

Bảng 2.3.2a) Bảng kế hoạch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát

Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên công ty sẽ phối hợp làm cùng nhau.

Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời bên Focus

Events sẽ làm việc trực tiếp với nhân viên quản lý chương trình của công ty TQD

Bước 5:Tiến hành tổ chức

Công tác chuẩn bị đón khách

-Toàn thể nhân viên phụ trách công tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức lễ

- Kiểm tra âm thanh lần cuối

- Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn đậu xe

- Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu chuẩn b

- Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị trí phân công

- Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu nhiệm vụ

- Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng

- Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng

- Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách.

Trước 7h Kiểm tra lần1 Kiểm tra lần

Nhân viên Focus Events đảm nhiệm

- Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu xe

-Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung cùng với ban tổ chức hướng dẫn đội ngũ lễ tân trong việc nhận diện khách VIP

- Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp lúc

- Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và ở ngay 2 bên cổng chào

* Trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma

- Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ Các nhân viên phụ trách âm thanh chuẩn bị sẵng sàng Chương trình văn nghệ chuẩn bị khai mạc

- Chương trình văn nghệ chào mừng:

1 tiết mục mở màng: Đất nước trọn niềm vui Trình bày :ca sĩ Hoàng Lâm 2.Múa: bức họa đồng quê Trình bày: vũ đoàn Fly

** trình chiếu những thông tin về dự án ở màn hình plasma (âm thanh màn hình ở chế độ im lặng)

3 đơn ca: Bước đến bên em Thể hiện: ca sĩ Hoàng Thu Hà

4 Song ca : Như hoa mùa xuân Thể hiện: ca sĩ Hoàng Thu Hà và Anh Tín Tùy theo tình hình cụ thể để chương trình ca nhạc có thể hoặc ngừng theo yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo của công ty -Nhân viên lễ tân phục vụ teabreak cho quan khách trong suốt quá trình diễn ra văn nghệ -Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức xác nhận lại danh sách khách VIP đưa cho MC

-Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công ty vào phòng VIP mời các vị khách VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc lễ

Trong lễ khai mạc, các nhân viên lễ tân đã sắp xếp đội hình và dần rút vào khu vực lễ tân Chỉ còn lại 4 nhân viên lễ tân tiếp tục ở lại để đón tiếp những khách đến muộn.

MC mời quan khách ổn định chỗ ngồi để chuẩn bị khai mạc buổi lễ Đoàn ca múa biểu diễn chào mừng, trong khi đội lễ tân tặng hoa cho các khách VIP Sau đó, MC bước ra sân khấu và gửi lời chào đến toàn thể quan khách tham dự.

-MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu (danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm)

Sau phần giới thiệu đại biểu mở nhạc dạo chào mừng các vị khách VIP

MC giới thiệu ban giám đốc lên phát biểu 9h35-

9h50 Nghi thức thực hiện khởi công

Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và mời khách VIP đền khu vực khởi công để chuẩn bị

MC hướng dẫn các vị đại biểu thực hiện nghi thức khởi công…

(nhạc dạo, pháo hoa kim tuyến, lân rồng, đều sẳn sàng khi nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng hoạt động

Tiệc chiêu Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc, kết thúc tặng 10h10 đãi quà và tiễn khách

Bảng 2.3.2b) Bảng kịch bản lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD

Thời gian có thể thay đổi, thường sẽ kéo dài từ 10-15 phút do phát biểu của lãnh đạo cấp trên, vì vậy thời gian thực tế có thể vượt quá dự kiến ban đầu.

Do chương trình diễn ra ngoài thành phố, tất cả vật dụng sẽ được vận chuyển bằng xe chuyên dụng Chương trình dự kiến kết thúc vào lúc 11h, sau đó sẽ bắt đầu công việc dọn dẹp và bàn giao cho công ty dịch vụ âm thanh – ánh sáng vào lúc 11h30.

Chương trình diễn ra thành công mặc dù số lượng khách mời chỉ đạt dưới 200 người so với dự kiến Trong suốt quá trình tổ chức, không xảy ra sự cố nào liên quan đến thiết bị âm thanh, ánh sáng hay thiếu nước uống, ngay cả khi sự kiện được tổ chức ngoài trung tâm thành phố.

2.4 Những đánh giá ưu và nhược điểm của quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events

Mặc dù mới hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, công ty Focus Events đã xây dựng được một hệ thống sản phẩm dịch vụ đa dạng và chất lượng cao Chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện và số lượng khách hàng cũng tăng lên đáng kể Với những lợi thế này, Focus Events đã tạo ra nền tảng vững chắc để thu hút thêm khách hàng Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình tổ chức sự kiện mà tôi đã rút ra từ thời gian thực tập tại công ty, cùng với đánh giá chi tiết từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện tại Focus Events.

Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, tràn đầy nhiệt huyết và năng động, sở hữu khả năng sáng tạo vô biên và kiến thức cập nhật từ các chương trình học Họ luôn nắm bắt công nghệ hiện đại và các xu hướng mới, giúp dễ dàng tìm ra những ý tưởng đột phá Với sức khỏe tốt và năng lượng dồi dào, nhân viên trẻ có khả năng hoàn thành công việc hiệu quả, đúng hạn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Về mặt chuyên môn, nhân viên trẻ có tính học hỏi cao, có thể đào tạo huấn luyện một cách chi tiết, bài bản ngay từ đầu.

Với trang thiết bị hiện đại, công ty đã nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện và chất lượng dịch vụ Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí thuê thiết bị mà còn tạo điều kiện cho đội ngũ kỹ thuật phát triển tay nghề.

Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty Focus Events

3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Focus Events

Ban lãnh đạo công ty Focus Events đã xác định các mục tiêu quan trọng cần đạt được trong thời gian tới, dựa trên tình hình hoạt động trong những năm gần đây.

 Công ty cũng đã đề ra mức tăng doanh thu tăng 20% hằng năm

Để gia tăng lợi nhuận, công ty cần nắm bắt nhu cầu của thị trường và phát huy thế mạnh hiện có, đồng thời tập trung khai thác thị trường tổ chức kiện.

Thực hiện hiệu quả các chính sách marketing là chìa khóa để tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng, từ đó xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo dựng niềm tin vững chắc trong lòng khách hàng.

3.1.2 Phương hướng của công ty Focus Events

Để tồn tại và phát triển trên thị trường, một doanh nghiệp cần xác định rõ các phương hướng phát triển cụ thể nhằm xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Công ty Focus Events đã đề ra nhiều phương hướng phát triển để đạt được mục tiêu này.

Liên tục nghiên cứu và đa dạng hoá các sản phẩm hiện có.

 Đưa ra các chiến lược nhằm tối đa hoá doanh thu và giảm chi phí nhưng vẫn không làm giảm chất lượng các sản phẩm của công ty.

 Đẩy mạnh tìm kiếm nguồn khách hàng tìm năng cũng như giữ mối quan hệ tốt với khách hàng hiện có và với các đối tác.

 Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến bán, nâng cao thương hiệu Focus Events.

 Có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng về kỹ năng, chuyên môn đặc biệt ở tổ chức sự kiện.

Mở rộng mối quan hệ với các đối tác không chỉ nâng cao uy tín của công ty mà còn tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều nguồn khách hàng đến với chi nhánh.

Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus

Dựa trên phân tích quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events, có thể nhận thấy rằng công ty đã có những định hướng đúng đắn, mặc dù vẫn tồn tại một số hạn chế trong thực hiện Qua thời gian thực tập và nghiên cứu chuyên đề tại công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức sự kiện tại Focus Events.

Bước 1: Hình thành concept a Mục đích của event

Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau

Đối với các chương trình tổ chức theo yêu cầu của khách hàng, mục tiêu của sự kiện cần phải phù hợp với tính chất và yêu cầu cụ thể của họ.

Mục tiêu tổ chức sự kiện cần phải thực tế và khả thi, vì việc đo lường tác động của sự kiện đối với danh tiếng công ty trong thời gian ngắn là rất khó khăn Do đó, việc xác định các mục tiêu rõ ràng sẽ giúp đánh giá hiệu quả của công việc sắp tới.

Khi tổ chức một sự kiện, công ty cần xác định rõ mục tiêu lợi nhuận từ sự kiện đó, chẳng hạn như xây dựng quan hệ hay chiếm lĩnh cơ hội Việc này giúp công ty có hướng đi đúng đắn trong quá trình lập kế hoạch Bên cạnh đó, việc xác định đối tượng chính của sự kiện cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của chương trình.

Khi tổ chức sự kiện, việc lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động là rất quan trọng để thu hút đúng đối tượng khách hàng và loại bỏ những khách không tiềm năng, giúp tăng cường hiệu quả làm việc Chúng ta cần xác định rõ ai là khách hàng mục tiêu và thông điệp mà chương trình muốn truyền tải Do đó, việc xác định số lượng khách hàng mà sự kiện có thể thu hút, bao gồm cả khách hàng tiềm năng, là cần thiết.

Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng

Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không?

Âm thanh và ánh sáng cần được chuẩn bị phù hợp với yêu cầu của sự kiện để đảm bảo chất lượng trải nghiệm Đồng thời, dung lượng âm thanh và ánh sáng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng, vì chúng có thể ảnh hưởng đến cộng đồng xung quanh.

Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa)

Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không?

Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý đến các yếu tố như nhà vệ sinh, chỗ giữ xe, và quy trình thu gom rác thải Việc hiểu rõ về những điều này là rất quan trọng trước khi ký kết hợp đồng thuê địa điểm Thời gian diễn ra sự kiện cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện là rất quan trọng, cần xác định xem ngày tổ chức có trùng với các dịp lễ hay sự kiện thể thao lớn hay không Để giảm thiểu rủi ro, nên chuẩn bị cho sự kiện sớm, tạo điều kiện cho việc sửa chữa và điều chỉnh nếu cần Cuối cùng, việc lập ngân sách cẩn thận cũng là yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện.

Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.

Xác định được mục tiêu phấn đấu

Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước

Xác định được lượng vốn và nguồn vốn

Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia g Đặc tính sản phẩm và dịch vụ

Mỗi chương trình cần có một ý tưởng độc đáo để thu hút sự chú ý của người tham dự, điều này là rất quan trọng Đồng thời, khi tổ chức chương trình, cần chú ý đến loại hình của nó để áp dụng cách tổ chức phù hợp nhất.

Bước 2: Thiết kế sự kiện yêu cầu tìm hiểu thông tin khách hàng và nắm bắt tâm lý của họ để xác định mong muốn và nhu cầu cho chương trình Việc này giúp tạo ra một bảng thiết kế hoàn hảo, vì đôi khi ý tưởng sáng tạo có thể không khả thi do ngân sách hạn chế hoặc không phù hợp với thời điểm hiện tại của công ty khách hàng.

Để bảo vệ ý tưởng khỏi việc bị sao chép, không nên chia sẻ chi tiết tất cả các ý tưởng với khách hàng Đối với một chương trình sự kiện, việc hình thành một ý tưởng độc đáo và có điểm nhấn là rất quan trọng Điểm nhấn này cần phải bao gồm ba yếu tố chính: thăng hoa nghệ thuật, chuyển tải chủ đề rõ ràng và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, từ đó tạo nên một ý tưởng ấn tượng.

Thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện và quảng cáo không chỉ là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng, mà còn gắn liền với cảm xúc thực tế của con người.

Nghệ thuật dễ dàng cuốn hút con người vào những cảm xúc sâu sắc, đồng thời xuất phát từ cuộc sống thực, mang lại sự hòa nhập cao hơn với thế giới xung quanh Nó tạo ra một hướng đi toàn vẹn và những ý tưởng mở rộng cho mọi vấn đề, từ đó nâng cao sự sáng tạo và ứng dụng hiệu quả Âm nhạc, thơ ca và múa mang đến cho người xem cảm giác dễ chịu hơn so với những buổi thuyết trình thông thường.

Cảm xúc thực tế của người làm sự kiện được thể hiện qua những hành động và biểu tượng đặc trưng, mang đến cho người tham gia những trải nghiệm khó quên và liên quan chặt chẽ đến thông điệp của sự kiện Kết hợp nghệ thuật vào sự kiện giúp tạo ra hiệu ứng cảm xúc mạnh mẽ, khiến khách mời luôn cảm thấy hào hứng và ấn tượng, đồng thời mang theo dư âm sau khi ra về Để truyền tải chủ đề hiệu quả, cần sử dụng những hành động thực tế thay vì chỉ truyền đạt ý nghĩa thông điệp; ví dụ, nếu thông điệp là cảm ơn khách hàng, có thể thể hiện qua việc tặng thiệp, mời ăn uống hoặc quà tặng Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là cách tốt nhất để hiểu nhu cầu của họ, hãy cung cấp những gì họ cần thay vì những gì mình có Đối với các chương trình theo yêu cầu, cần có những biểu tượng đặc trưng để thể hiện thông điệp của công ty, và những câu chuyện trừu tượng sẽ làm nổi bật ý nghĩa của các biểu tượng đó.

Những câu chuyện trừu tượng không chỉ thể hiện thiết kế trang trí khán phòng mà còn phản ánh sự kết hợp giữa biểu tượng và nghệ thuật Để tạo nên một sự kiện thu hút và thuyết phục, ý tưởng cần được nâng cao qua các yếu tố như nghệ thuật sân khấu, âm thanh, vũ điệu và nghệ thuật lắp đặt Cuối cùng, điện ảnh kết hợp tất cả những yếu tố này trong một kịch bản hấp dẫn, giúp sự kiện truyền tải thông điệp một cách sống động và thuyết phục nhất đến khán giả.

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	290,23 KB