KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI CHÍNH XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm
Xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) là đơn vị hành chính cơ sở, nơi diễn ra nhiều quan hệ kinh tế đa dạng giữa các chủ thể Hoạt động tài chính tại cấp xã bao gồm ngân sách xã (NS xã) và các hoạt động tài chính khác, tạo nên một mạng lưới quan hệ kinh tế phức tạp và liên kết chặt chẽ.
Ngân sách xã là một phần quan trọng trong hệ thống ngân sách nhà nước, đóng vai trò tài chính cho chính quyền xã Nó giúp địa phương khai thác những lợi thế sẵn có nhằm phát triển kinh tế, thực hiện các chính sách xã hội và duy trì an ninh trật tự trong khu vực.
Ngân sách xã có vai trò quan trọng trong việc kết nối lợi ích giữa Nhà nước và người dân, giúp giải quyết các mối quan hệ xã hội Do đó, ngân sách xã không chỉ là tiền đề mà còn là hệ quả trong quá trình quản lý kinh tế - xã hội của Nhà nước.
NSX, hay ngân sách nhà nước, là hệ thống quan hệ kinh tế giữa Nhà nước và các chủ thể khác trong quá trình phân phối Mục tiêu của NSX là tạo lập và sử dụng quỹ tiền tệ phục vụ cho việc thực hiện các nhiệm vụ của chính quyền cấp xã hàng năm.
Ngân sách xã có những đặc điểm :
Ngân sách xã (NSX) là một cấp ngân sách trong hệ thống ngân sách nhà nước, mang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địa phương Điều này bao gồm việc phân cấp nguồn thu và nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật, cùng với việc quản lý và điều hành theo dự toán và các chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
NSX là một loại quỹ tiền tệ do cơ quan chính quyền địa phương quản lý, với hai hoạt động chính là huy động nguồn thu (thu NSX) và phân phối, sử dụng quỹ (chi NSX).
Các chỉ tiêu thu chi ngân sách nhà nước (NSX) có tính pháp lý, được quy định bằng văn bản pháp luật và được bảo đảm thực hiện bởi pháp luật Quan hệ thu chi NSX phản ánh mối quan hệ lợi ích giữa hai chủ thể: lợi ích chung của cộng đồng cấp cơ sở, đại diện là chính quyền cấp xã, và các chủ thể kinh tế xã hội.
NSX vừa đóng vai trò là một cấp ngân sách, vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt, không có đơn vị dự toán trực thuộc nào dưới nó Đặc điểm này có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức lập, chấp hành và quyết toán ngân sách của NSX.
Ba là, NSX có tính chất "lưỡng tính", vừa hoạt động như một cấp tự cân đối thu chi, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện chi tiêu Nói cách khác, NSX vừa đóng vai trò là một cấp quản lý tài chính, vừa là nơi thực hiện các hoạt động chi tiêu.
NS, vừa là đơn vị dự toán, nó không có đơn vị dự toán trực thuộc nào, nó vừa tạo nguồn thu vừa phải phân bổ nhiệm vụ chi
1.1.2 Vai trò của tài chính xã đối với sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn
Tài chính xã đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận động các quỹ tiền tệ, xuất phát từ bản chất và quá trình hoạt động của chúng.
Thứ nhất, tài chính xã đảm bảo các phương tiện vật chất cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước ở cơ sở
Trong hệ thống ngân sách nhà nước, ngân sách xã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp tài chính cho hoạt động và chức năng của chính quyền cấp xã Ngân sách xã không chỉ đảm bảo các nhu cầu chi thường xuyên mà còn hỗ trợ chi đầu tư thông qua việc sử dụng các quỹ khác ngoài ngân sách xã, giúp chính quyền địa phương thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Tài chính xã đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chính quyền xã quản lý hiệu quả các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh và quốc phòng tại địa phương.
Tài chính xã đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chính quyền xã thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, xã hội, quốc phòng và an ninh Hoạt động tài chính xã được thể hiện qua hai khía cạnh chính là thu và chi từ các quỹ tiền tệ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển địa phương.
Thông qua thu tài chính xã, các nguồn thu được tập trung vào quỹ tiền tệ của chính quyền cấp xã, giúp kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ theo đúng quy định pháp luật Việc giám sát này thể hiện qua cơ cấu ngành nghề, số lượng mặt hàng, tốc độ lưu chuyển hàng hóa và tiền tệ, từ đó có những điều tiết nhằm kích thích hoạt động sản xuất và tiêu dùng phát triển tích cực.
Thông qua việc thu tài chính xã, các chính sách xã hội được thực hiện hiệu quả, đảm bảo sự công bằng giữa những người có nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách xã Đồng thời, hệ thống này cũng cung cấp hỗ trợ cho những đối tượng gặp khó khăn trong việc nộp thuế, cũng như áp dụng các ưu đãi cho những người thuộc diện được miễn hoặc giảm một số khoản thu theo chính sách của nhà nước.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGÂN SÁCH, TÀI CHÍNH XÃ.5
1.2.1 Khái niệm về kế toán ngân sách, tài chính xã
Kế toán ngân sách xã là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính của xã, bao gồm hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác Các xã, phường, thị trấn cần tổ chức công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã Trước ngày 1/1/2020, áp dụng Quyết định 94/2005/QĐ-BTC và Thông tư 146/2011/TT-BTC Từ ngày 1/1/2020, các quy định mới sẽ có hiệu lực.
1.2.2 Nhiệm vụ và đặc điểm kế toán ngân sách và tài chính xã
Từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã sẽ được áp dụng theo Thông tư 70/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Thông tư này áp dụng cho Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi tắt là xã) thuộc các quận, huyện, thị xã và thành phố trực thuộc trung ương trên toàn quốc, cùng với các tổ chức và cá nhân liên quan đến công tác kế toán ngân sách và tài chính xã.
Các xã cần thiết lập sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các giao dịch kinh tế, tài chính đã phát sinh Việc bảo quản và lưu trữ sổ kế toán phải tuân theo quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản liên quan.
Các xã cần theo dõi nguồn thu và nhiệm vụ chi theo mục lục ngân sách Nhà nước để lập báo cáo quyết toán với ngân sách và các cơ quan có thẩm quyền Đồng thời, các xã phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán duy nhất cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đảm bảo mở đầy đủ các sổ kế toán và thực hiện đúng nội dung, trình tự, phương pháp ghi chép cho từng mẫu sổ.
Việc ghi sổ kế toán cần phải dựa trên chứng từ kế toán hợp lệ, với tất cả số liệu được ghi rõ ràng và liên tục Các thông tin phải không được viết tắt, không chồng chéo và không bỏ cách dòng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hệ thống của sổ sách kế toán.
Vào thứ năm, các xã cần thực hiện việc khóa sổ kế toán vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính Bên cạnh đó, việc khóa sổ kế toán cũng phải được thực hiện trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc những tình huống khác theo quy định của pháp luật.
Vào thứ Sáu, các xã sẽ thực hiện báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định tại Thông tư số 344/2016/TT-BTC ban hành ngày 30/12/2016 của Bộ Tài chính Thông tư này quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn, cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
Sau khi hoàn tất kỳ kế toán năm, các xã cần thực hiện việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính Báo cáo này phải được ký bởi người lập, kế toán trưởng và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Những người ký tên trên báo cáo tài chính sẽ chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo đó.
Báo cáo tài chính hàng năm của xã cần được nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong vòng 90 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, theo quy định của pháp luật về kế toán Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng phải được công khai theo các quy định hiện hành liên quan đến luật kế toán.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1.3.1 Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là hệ thống các phương pháp và kỹ thuật phối hợp sử dụng nguồn lực của bộ máy kế toán, nhằm thực hiện các chức năng như phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời TCCTKT đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện mối liên hệ giữa kế toán và các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập mối quan hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán nhằm thực hiện chế độ kế toán tại các đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập hệ thống thông tin bằng cách ghi chép trên chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán ngân sách và tài chính xã có những nhiệm vụ sau:
Để thực hiện hiệu quả công tác kế toán tài chính, cần tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng bộ phận, phần hành và kế toán viên.
Tổ chức thực hiện các nguyên tắc và phương pháp kế toán, bao gồm hình thức kế toán, trang thiết bị, kỹ thuật ghi chép và chế độ kế toán tài chính, nhằm đảm bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.
Ba là, Tổ chức hướng dẫn mọi người thực hiện và tuân thủ các quy định về quản lý kinh tế tài chính tổng thể, đặc biệt là các quy định liên quan đến chế độ kế toán.
Tổ chức cần cung cấp thông tin chính xác, đáp ứng yêu cầu và chất lượng cao để hỗ trợ kịp thời cho công tác quản lý kế toán tài chính Đồng thời, cần xác định rõ ràng mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác trong đơn vị liên quan đến công việc kế toán Cuối cùng, việc tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán là vô cùng quan trọng.
1.3.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) và các nguyên tắc cụ thể liên quan đến tổ chức kế toán.
Cơ cấu tổ chức kế toán cần được thiết lập như một bộ phận thống nhất trong quản lý đơn vị, đồng thời phải duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành
Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán
Thứ nhất, Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị
Thứ hai, Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành Thứ ba, Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên
Thứ tư, Phù hợp với thông lệ quốc tế
Đầu tiên, cần đảm bảo việc thu thập, hệ thống hóa và cung cấp thông tin một cách hiệu quả về tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
Thứ hai, Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất
1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán ngân sách xã tại xã
1.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là quá trình sắp xếp và phân công công việc cho các nhân viên kế toán trong đơn vị, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và đáp ứng các yêu cầu cần thiết.
Thứ nhất, Bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị
Tổ chức bộ máy kế toán cần đảm bảo tính toàn diện, thống nhất và tập trung trong việc chỉ đạo và thực hiện công tác kế toán cũng như thông tin kinh tế của đơn vị Đồng thời, bộ máy kế toán phải được thiết kế gọn nhẹ, hợp lý và chuyên môn hóa, đủ năng lực để hoàn thành nhiệm vụ kế toán của đơn vị.
Dựa trên đặc điểm tổ chức, quy mô và địa bàn hoạt động, cũng như tình hình phân cấp quản lý tài chính, các đơn vị có thể áp dụng một trong ba mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp Việc lựa chọn mô hình này còn phụ thuộc vào khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, cũng như yêu cầu và trình độ quản lý của cán bộ quản lý và kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung;
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán;
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Sau khi lựa chọn mô hình phù hợp, các đơn vị sẽ phân công công việc dựa trên khả năng, trình độ và năng lực của cán bộ để đảm bảo hiệu quả công việc.
1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu
Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật phẩm thể hiện các giao dịch kinh tế, tài chính đã xảy ra và hoàn tất, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép sổ sách kế toán.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÃ
Thứ nhất, xuất phát từ vai trò của ngân sách, tài chính xã
Ngân sách xã là nguồn tài chính cơ sở trong hệ thống ngân sách nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức và bộ máy cấp xã Quản lý ngân sách xã tốt sẽ cung cấp phương tiện vật chất cần thiết cho chính quyền thực hiện chức năng và nhiệm vụ, từ đó góp phần xây dựng con người mới, nông thôn mới và xã hội chủ nghĩa tại địa phương.
Mặc dù ngân sách xã đã khai thác nguồn thu tương đối tốt, nhưng vẫn phụ thuộc nhiều vào bổ sung từ ngân sách cấp trên do ảnh hưởng của cơ chế cũ Trình độ quản lý của cán bộ cấp xã còn hạn chế, không đáp ứng được yêu cầu công việc Dù chính quyền cấp xã đã được tăng cường tính tự chủ, nhưng vẫn mang tính hình thức và có tâm lý ỷ lại vào ngân sách cấp trên.
Mặc dù công tác quản lý thu chi ngân sách đã có những tiến bộ tích cực, nhưng việc tận thu các khoản thu phát sinh trên địa bàn vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu Chi ngân sách vẫn chưa thực sự hiệu quả, và hệ thống biểu mẫu chưa được thống nhất, gây lộn xộn giữa các năm, dẫn đến số liệu không chính xác.
Công tác lập dự toán hiện nay chủ yếu mang tính hình thức và chưa phản ánh đúng thực tế Việc lập dự toán chủ yếu dựa vào số liệu thực hiện của năm trước mà không xem xét các yếu tố khác như nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương hay số liệu kiểm tra dự toán từ UBND huyện.
Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã hiện đang đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, tuy nhiên vẫn chưa được chú trọng đúng mức Thực trạng cho thấy bộ máy kế toán ở cấp xã còn nhiều bất cập, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính.
Nhiều kế toán viên phải đảm nhiệm khối lượng công việc lớn nhưng lại thiếu hiểu biết về nghiệp vụ, dẫn đến việc lập chứng từ, sử dụng tài khoản và phương pháp hạch toán gặp nhiều khó khăn Việc sử dụng phần mềm kế toán đôi khi khiến cho các đơn vị trở nên lười biếng, khi mà nhiều kế toán chỉ cung cấp thông tin mà không thực sự hiểu rõ về quy trình và các yêu cầu cần thiết.
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ngân sách xã là vô cùng cần thiết, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, nhằm đảm bảo ngân sách xã hoạt động hiệu quả với chức năng và nhiệm vụ cụ thể, đồng thời nâng cao quyền tự chủ.
Chương 1 của luận văn nghiên cứu lý luận về nội dung tổ chức công tác kế toán ở cấp xã, từ đó tạo nền tảng cho việc phân tích thực trạng công tác kế toán tại xã Qua đó, tác giả sẽ đánh giá tổng quan về việc thực hiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Cách Bi trong Chương 2.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CÁCH BI
Cách Bi là một xã thuộc huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam, với tổng diện tích 8,2 km² Theo thống kê năm 1999, xã Cách Bi có dân số 5.274 người, tương ứng với mật độ dân số 643 người/km².
Hình 2.1 Bản đồ UBND xã Cách Bi
-Đặc điểm kinh tế,xã hội; Đời sống của người dân tương đối ổn định,chủ yếu làm nghề sản xuất nông nghiệp và làm công nhân ,viên chức
Xã Cách Bi sở hữu vị trí thuận lợi bên cạnh sông Đuống và có đường quốc lộ 18 chạy qua Khu vực này được bao quanh bởi các khu công nghiệp ở phía Bắc, Đông và Nam, tạo điều kiện phát triển kinh tế.
Người dân xã Cách Bi có vị trí thuận lợi, cho phép họ không chỉ làm nông nghiệp và chăn nuôi mà còn tham gia vào nhiều ngành nghề khác như buôn bán và công nhân Nhờ đó, đời sống của họ ngày càng được cải thiện, chất lượng cuộc sống nâng cao, tỷ lệ lao động có việc làm thường xuyên cao, và tỷ lệ hộ nghèo giảm đáng kể.
Cụ thể tại địa bàn xã Cách Bi cũng có hơn 30 doanh nghiệp đã hoạt động tại xã chủ yếu nằm nhiều ở thôn Từ Phong
2.1.2 Chưc năng nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Cách Bi
2.1.2.1 Chức năng và quyền hạn của UBND xã Cách Bi
Trong lĩnh vực về kinh tế
UBND xã, được bầu ra bởi HĐND xã, là cơ quan chấp hành của hội đồng nhân dân và là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương UBND xã có trách nhiệm thực thi Hiến pháp, luật pháp và các văn bản quy phạm pháp luật từ các cơ quan nhà nước cấp trên.
Hàng năm, cần xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và trình Hội đồng nhân dân phê duyệt trước khi gửi Uỷ ban nhân dân huyện xem xét và phê duyệt Sau khi kế hoạch được thông qua, tổ chức thực hiện kế hoạch đó một cách hiệu quả.
Vào thứ ba, các cơ quan chức năng sẽ lập dự toán thu ngân sách nhà nước tại địa phương, bao gồm dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ ngân sách Trong trường hợp cần thiết, sẽ có dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương và lập quyết toán ngân sách để trình Hội đồng nhân dân quyết định, đồng thời báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan tài chính cấp trên.
Thứ tư, việc tổ chức và thực hiện ngân sách địa phương cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước cấp trên để quản lý ngân sách nhà nước tại xã, thị trấn, đồng thời báo cáo đúng theo quy định pháp luật Thứ năm, quản lý và sử dụng hiệu quả quỹ đất phục vụ nhu cầu công ích địa phương là rất quan trọng, bao gồm xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế và các công trình điện, nước theo quy định.
Vào thứ sáu, cần huy động sự đóng góp từ các tổ chức và cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình hạ tầng tại xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ và tự nguyện Quản lý các khoản đóng góp này phải được thực hiện công khai, có sự kiểm tra và kiểm soát, đảm bảo sử dụng đúng mục đích và tuân thủ quy định pháp luật.
UBND xã cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp và công nghiệp, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho các ngành nghề này Đồng thời, việc quản lý chặt chẽ và xử lý nghiêm các vi phạm pháp luật là rất quan trọng để duy trì trật tự và phát triển hiệu quả trong các hoạt động liên quan.
Vào thứ hai, các lĩnh vực y tế, giáo dục và xã hội sẽ triển khai kế hoạch phát triển cụ thể, đồng thời tổ chức quản lý và kiểm tra tất cả các hoạt động dựa trên các cơ sở và quy định hiện có.
Thứ ba, an ninh ,quốc phòng đảm bảo việc thực thi pháp luật ở địa phương
2.1.2.2 Cơ cấu bộ máy quản lý UBND xã Cách Bi
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý UBND xã Cách Bi
Nguồn : phòng tài chính kế toán xã Cách Bi
Chủ tịch HĐND có trách nhiệm triệu tập và chủ tọa các kỳ họp của HĐND, đồng thời phối hợp với UBND để chuẩn bị cho các kỳ họp này Ngoài ra, Chủ tịch cũng đóng vai trò chủ trì trong việc tham gia xây dựng các nghị quyết của HĐND.
Phó Chủ tịch HĐND có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các công việc được Chủ tịch HĐND phân công và đại diện cho Chủ tịch HĐND giải quyết các công việc khi Chủ tịch vắng mặt.
Chủ tịch và phó chủ tịch HĐND phường là những cán bộ chuyên trách, có trách nhiệm lãnh đạo và tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của HĐND cấp xã Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo phát triển kinh tế xã hội, an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội tại địa phương.
Chủ tịch UBND có trách nhiệm phân công công tác cho các thành viên của UBND và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Phó chủ tịch UBND có trách nhiệm tổ chức quản lý và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ theo từng khối công việc được phân công bởi chủ tịch UBND, bao gồm khối kinh tế - tài chính và khối văn hóa - xã hội Trong trường hợp chủ tịch UBND vắng mặt, phó chủ tịch sẽ thực hiện các công việc được ủy nhiệm Tuy nhiên, vào đầu tháng 2/2020, UBND xã Cách Bi đã tiến hành bầu cử và thay đổi chức danh, dẫn đến việc hiện tại chưa có phó chủ tịch đương nhiệm thay thế.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CÁCH BI
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại UBND xã Cách Bi
Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ Đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán UBND xã Cách Bi
Chủ tịch UBND xã: (Nguyễn Thế Thắng)
Trực tiếp điều hành ngân sách xã
Để tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, cần bố trí nhân sự làm kế toán phù hợp với tiêu chuẩn và điều kiện quy định trong Luật Kế toán, cũng như các văn bản pháp luật liên quan và chế độ kế toán hiện hành.
Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán tại xã cần tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm về những sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện.
Người ra quyết định chịu trách nhiệm về việc thu, chi và các quyết định liên quan; đồng thời ký duyệt các chứng từ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các số liệu trong tài liệu này.
Xác nhận tính pháp lý của sổ kế toán
CHỦ TỊCH UBND XÃ CÁCH BI (CHỦ TÀI KHOẢN)
Tổ chức và chỉ đạo lập dự toán ngân sách hàng năm, bao gồm dự toán thu chi tài chính Điều hành ngân sách sau khi được HĐND xã phê duyệt.
Kế toán trưởng (Ngô Thị Tuyết Minh)
Giúp Chủ tịch xã trong việc lập và tổ chức thực hiện dự toán ngân sách đã được HĐND phê duyệt
Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc mở sổ kế toán, sử dụng các tài khoản và chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính và quyết toán, phải phù hợp với hoạt động ngân sách và tài chính cũng như yêu cầu quản lý của xã.
Tổ chức ghi chép chính xác và kịp thời về tình hình thu, chi ngân sách và các quỹ của xã, bao gồm cả các khoản thu, chi từ các hoạt động sự nghiệp và các sự kiện khác do xã tổ chức Đồng thời, cần theo dõi sự biến động về tài sản, vật tư, tiền và quỹ của xã, cũng như các khoản đóng góp từ nhân dân.
Lập báo cáo thu, chi ngân sách và các quỹ, cùng với việc quyết toán ngân sách theo quy định là nhiệm vụ quan trọng Các báo cáo này cần được gửi đến phòng Tài chính huyện và trình Hội đồng nhân dân xã để phê duyệt, đảm bảo công khai tài chính.
Tổ chức kiểm tra hoạt động thu, chi của các bộ phận trực thuộc như trạm xá, nhà trẻ và các tổ dịch vụ kinh tế do xã quản lý Đánh giá việc lập và thực hiện dự toán thu, chi, cũng như việc tuân thủ các định mức, tiêu chuẩn và chế độ tài chính tại các bộ phận này.
Tổ chức việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo quy định
Cần phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chính sách, chế độ, và thể lệ tài chính, kế toán của Nhà nước cho các bộ phận trực thuộc xã cùng với tất cả các thành viên liên quan.
Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình ngân sách xã và tình hình chấp hành chính sách, thể lệ tài chính ở xã
Thủ quỹ (Nguyễn Thị Sáu):
Thực hiện các giao dịch ngân hàng đơn giản như rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vào tài khoản và nộp thuế vào ngân sách nhà nước là những hoạt động quan trọng giúp quản lý tài chính cá nhân và đóng góp cho xã hội.
Chi tiền chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ, văn bản kèm theo và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, người được ủy quyền và kế toán trưởng.
Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt
Thực hiện kiểm quỹ hàng ngày và đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ khớp với số dư trên sổ quỹ
Cần chuyển ngay phiếu thu/phiếu chi cùng các chứng từ liên quan cho kế toán khi có nghiệp vụ thanh toán từ quỹ, nhằm đảm bảo kế toán hạch toán chi phí đầy đủ và chính xác.
Hỗ trợ kế toán trong việc in ấn, đóng sổ
Hỗ trợ kế toán một số công việc khác khi có yêu cầu
Thông tin về nhân viên kế toán của UBND xã Cách Bi được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.4 Thông tin về nhân viên kế toán tại UBND xã Cách Bi
Kế toán xã (Ngô Thị Tuyết Minh)
Thủ quỹ (Nguyễn Thị Sáu)
Trình độ Đại học (chuyên ngành kế toán công)
(Nguồn:Phòng tài chính-kế toán Xã Cách Bi)
Kế toán viên là những người có trình độ học vấn cao và kinh nghiệm dày dạn, đủ năng lực để hoàn thành tốt công việc Mặc dù thủ quỹ chỉ tốt nghiệp cao đẳng, nhưng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, họ cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Để hiểu rõ hơn về chức năng và nhiệm vụ của nhân viên kế toán tại UBND xã Cách Bi, tôi đã tiến hành phỏng vấn nhân viên kế toán của xã.
Hộp thông tin số 1: Kết quả phỏng vấn về thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Câu hỏi được đặt ra: “Công viêc hiện nay tại UBND xã có gặp khó khăn gì và có làm cho bộ phận kế toán xã quá tải không?”
Theo Ngô Thị Tuyết Minh, kế toán xã, phòng tài chính kế toán chỉ có hai nhân viên, bao gồm một thủ quỹ và một kế toán, dẫn đến tình trạng quá tải công việc, đặc biệt vào cuối năm Trong thời gian này, khi có nhiều cuộc đấu thầu và đầu tư kinh tế diễn ra, xã Cách Bi có sự gia tăng số lượng doanh nghiệp nhỏ, khiến cho việc thu thuế và phí đôi khi bị chậm trễ.
Chị đã xem xét việc bổ sung nhân sự cho phòng tài chính kế toán chưa? Trong những thời điểm công việc chồng chất, chị vẫn có thể giải quyết mọi việc một cách hiệu quả chứ?
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ TẠI XÃ CÁCH BI
2.3.1 Những kết quả đạt được
Xã Cách Bi luôn thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán Trước năm 2020, xã áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 94/2005/QĐ-BTC Từ ngày 1/1/2020, xã đã chuyển sang áp dụng Thông tư 70/2019/TT-BTC, với việc vận dụng linh hoạt phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của địa phương.
Sổ chi tiết Bảng tổng hợp, phân loại chứng từ kế
Trong thời gian vừa qua đã đạt được những kết quả khích lệ sau:
Bộ máy kế toán tại UBND xã Cách Bi được tổ chức gọn nhẹ nhưng hiệu quả, đảm bảo hoàn thành tốt các công việc Kế toán trưởng có hơn 5 năm kinh nghiệm, thường xuyên tham gia huấn luyện và nghiên cứu về kế toán Được đào tạo bài bản với bằng đại học chuyên ngành kế toán công, kế toán trưởng luôn hoàn thành nhiệm vụ và đã thành thạo trong việc sử dụng kế toán máy Dù đã có kinh nghiệm, nhưng kế toán trưởng vẫn không ngừng học hỏi và tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện tại tỉnh để nâng cao kiến thức.
Đơn vị tổ chức đã áp dụng đầy đủ các mẫu chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, với việc đánh số liên tục cho các chứng từ như phiếu thu và phiếu chi Điều này không chỉ giúp dễ dàng kiểm tra mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát.
Kế toán xã đã tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo phản ánh đầy đủ, rõ ràng và kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Điều này giúp đơn vị quản lý hiệu quả các vấn đề tài chính, với các tài khoản sử dụng được tổ chức gọn gàng, phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị.
Quy trình hạch toán được thực hiện chi tiết hàng tháng và hàng quý, giúp kiểm tra và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách thuận tiện, đồng thời dễ dàng xử lý khi có sai sót xảy ra.
Vào thứ năm, việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký-sổ cái trên máy tính hoàn toàn phù hợp với quy mô của đơn vị Hệ thống cho phép đối chiếu tự động giữa số liệu tổng hợp và chi tiết, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã được nhập trong kỳ.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực, trong tổ chức công tác kế toán xã không tránh khỏi những hạn chế còn tồn tại, đó là:
Việc lưu trữ chứng từ kế toán hiện đang gặp khó khăn do tình trạng mờ thông số của các chứng từ cũ, làm giảm độ tin cậy khi cần sử dụng Hơn nữa, việc sắp xếp và phân loại chứng từ chưa được thực hiện một cách khoa học, dẫn đến khó khăn trong quá trình tìm kiếm khi cần thiết.
Thứ hai, về sổ kế toán: Công tác hoàn thiện sổ kế toán (in, đóng quyển) đôi khi còn chậm trễ.
Thứ ba, về quy trình hoạch toán: Việc hạch toán đôi khi còn làm tắt dẫn đến sai sót.
Về nghiệp vụ làm tắt: Trong thời gian thực tập ở xá tôi thấy rằng kế toán rất hay bỏ qua tài khoản cấp II:
Vào ngày 1/5/2018, quỹ tiền mặt đã được chi 15.000.000 đồng để mua một máy tính bàn cho bộ phận đoàn thể tại xã Tuy nhiên, máy tính vẫn chưa được nhận do đang chờ nhà cung cấp giao hàng vào ngày 5/5/2018.
Kế toán xã hạch toán:
Có TK 111: 15.000.000 Tài khoản 241 là tài xây dựng cơ bản dở dang có ba tài khoản cấp II là
TK 2411: Mua sắm tài sản cố định
TK 2412: Xây dựng cơ bản dở dang
TK 2413: Nâng cấp tài sản cố định
Trong trường hợp ở ví dụ trên kế toán hạch toán như trên là chưa hoàn toàn chính xác, hạch toán đầy đủ như sau:
Xã Cách Bi chưa thực hiện lập báo cáo tài chính (BCTC) hàng tháng và chưa có giải pháp hiệu quả để sử dụng nguồn kinh phí, dẫn đến việc tiết kiệm chi phí chưa đạt yêu cầu Qua việc khảo sát từ hòm thông tin số hai và số ba, nhận thấy rằng việc phân tích BCTC và tự kiểm tra tài chính kế toán chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục, và vẫn còn tồn tại một số sai sót.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng gặp phải một số vấn đề như hạch toán sai tài khoản, dẫn đến thông tin lưu trữ không chính xác Ngoài ra, việc nâng cấp phần mềm có thể gây khó khăn cho người dùng và yêu cầu họ phải làm quen lại với hệ thống theo hướng dẫn của nhà cung cấp Hơn nữa, sự phụ thuộc vào từng máy tính cá nhân tại xã cũng làm cho việc nâng cấp hoặc thay đổi phần mềm trở nên phức tạp, nhất là khi máy tính và hệ điều hành không đáp ứng yêu cầu.
Trong thời gian gần đây, chính sách tài chính và kế toán ngân sách xã đã trải qua nhiều thay đổi đáng kể do Luật NSNN năm 2015 và các văn bản hướng dẫn kèm theo Luật Kế toán 2015 cùng với chế độ kế toán NSTC xã đã dẫn đến việc kế toán chưa kịp thời nắm bắt các quy định mới Đặc biệt, từ đầu năm 2020, sự chuyển đổi từ Quyết định 94/2005/QĐ-BTC sang Thông tư 70/2019/TT-BTC đã mang đến nhiều bổ sung mới về nguyên tắc kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo, gây ra không ít khó khăn cho các xã trong việc áp dụng.
Trình độ cập nhật công nghệ và các văn bản quy định mới còn hạn chế, khiến cho nhiều người không có thời gian để học hỏi và nâng cao kỹ năng bên ngoài do khối lượng công việc lớn.
Vai trò của bộ phận kế toán tài chính thường chưa được đánh giá đúng mức, dẫn đến khả năng tham mưu và lập kế hoạch không đủ cơ sở cho các cấp quản lý Điều này khiến cho một kế toán phải đối mặt với khối lượng công việc quá lớn.
Ba là, quy mô của phòng tài chính-kế toán còn nhỏ nên việc tập hợp theo dõi đôi khi khó khăn và chậm chễ
Xã Cách Bi đã trải qua nhiều thay đổi trong những năm qua, đặc biệt là từ đầu năm 2020, khi phòng tài chính của xã có sự thay đổi lớn về nhân sự Hiện tại, xã chỉ có một kế toán duy nhất, dẫn đến việc công việc trong mỗi nhiệm kỳ thường bị quá tải do thiếu người hỗ trợ Thêm vào đó, tình hình dịch COVID-19 đã gây ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của phòng tài chính, khiến cho một số vấn đề chưa được giải quyết kịp thời và tình hình nhân sự trong xã vẫn chưa ổn định.
Trong chương 2 của luận văn, chúng tôi đã phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Cách Bi Chương này sẽ tiếp tục đánh giá những kết quả đạt được, cũng như chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của tổ chức công tác kế toán tại địa phương Những thông tin này sẽ là cơ sở quan trọng cho việc đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại xã Cách Bi trong các chương tiếp theo.