Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã đồng tiến, huyện đồng phú, tỉnh bình phước

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước nói chung và của từng địa phương trong nước nói riêng thì hoạt động chứng thực được coi là một trong những hoạtđộng quan trọng, tất yếu cho sự kết hợp giữa nhu cầu của đời sống kinh tế xã hội và nhu cầu quản lý của Nhà nước.Thực trạng của hoạt động chứng thực những năm trở lại đây diễn ra khá phổ biến, đặc biệt nhu cầu về chứng thực bản sao là rất lớn. Nghị định số 792007NĐCP ngày 18052007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời là sự đóng góp to lớn, giao việc chứng thực bản sao cho UBND cấp xã thực hiện là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng thực, đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ quốc tế và gắn hoạt động chứng thực với vai trò của chính quyền địa phương. Tuy nhiên, trong qá trình thực hiện Nghị định số 792007NĐCP còn bộc lộ một số hạn chế nhất định, cho nên ngày 16022015 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 232015NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng năm 2014 đã đã giải quyết được tình trạng ùn tắc, quá tải tại các Phòng Công chứng và UBND xã ngày càng trở nên trầm trọng, mà trước đó Nghị định số 792007NĐCP chưa làm được. Đồng thời, nghị định cũng đã thực hiện việc phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản tạo thuận lợi cho người dân khi đi chứng thực. Trong thời gian về thực tập tại địa phươngUBND xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình phước em nhận thấy nhu cầu về hoạt động chứng thực, nhất là hoạt động chứng thực bản sao là rất lớn

Phương pháp thu thập thông tin

Nhờ sự hỗ trợ tận tình từ các cô, chú ở bộ phận Tư pháp-Hộ tịch và các anh, chị ở bộ phận Văn phòng, tác giả đã thu thập được tài liệu cần thiết cho chuyên đề tốt nghiệp Những tài liệu này được tìm thấy ở nhiều nguồn khác nhau, bao gồm sách vở, tờ trình, báo cáo và kinh nghiệm thực tiễn Tác giả đã áp dụng các phương pháp như phân tích, thống kê và so sánh để hoàn thiện bài viết.

Phương pháp phân tích sẽ giúp làm rõ các khía cạnh tích cực và hạn chế của hoạt động chứng thực tại đây Qua đó, chúng ta có thể xác định nguyên nhân chủ quan và khách quan để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Tác giả đã tổng hợp và phân loại các tài liệu từ sách vở, tờ trình, bài báo cáo và thực tiễn công việc để hiểu rõ hơn về hoạt động chứng thực tại địa phương.

Dựa trên số liệu thống kê, nhu cầu chứng thực của người dân ngày càng tăng qua từng năm Tác giả cũng đã so sánh các quy định pháp luật qua các thời kỳ để nhận diện những tiến bộ và hạn chế còn tồn tại Từ đó, bài viết đưa ra các kiến nghị hợp lý nhằm khắc phục những vấn đề còn hạn chế, ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân trong quá trình chứng thực.

Kết cấu đề tài

Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

Theo Điều 2 của Nghị định 23/2015 NĐ-CP, các thuật ngữ liên quan đến việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch được định nghĩa cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các thủ tục hành chính.

Bản chính là các giấy tờ và văn bản được cấp lần đầu, cấp lại hoặc đăng ký lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Ngoài ra, bản chính cũng bao gồm những giấy tờ do cá nhân tự lập, có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

Sổ gốc là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi cấp bản chính theo quy định pháp luật, bao gồm nội dung đầy đủ và chính xác giống như bản chính đã được cấp.

Cấp bản sao từ sổ gốc là quy trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa vào sổ gốc để cấp phát bản sao Bản sao này sẽ chứa đầy đủ và chính xác nội dung như đã được ghi trong sổ gốc.

Chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính theo quy định của Nghị định này.

Chứng thực chữ ký là quá trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên các giấy tờ và văn bản theo quy định của Nghị định.

Chứng thực hợp đồng và giao dịch là quá trình mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận thời gian, địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cùng chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.

1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Theo quy định hiện hành, bản sao từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.

Chữ ký được chứng thực xác nhận rằng người yêu cầu đã thực sự ký tên, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của tài liệu hoặc văn bản.

Hợp đồng và giao dịch được chứng thực mang lại giá trị chứng cứ quan trọng, xác nhận thời gian và địa điểm ký kết giữa các bên Chúng cũng chứng minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cùng với chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.

Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã

1.2.1.1 Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản:

Theo nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản giữa UBND cấp xã và Phòng

Tư pháp dựa vào loại giấy tờ và văn bản, với Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, trong khi UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền đối với giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt Sự phân định này gây khó khăn cho việc chứng thực do khái niệm về “giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài” và “giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt” chưa được quy định rõ ràng, dẫn đến việc yêu cầu chứng thực của người dân có thể bị từ chối.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được ban hành nhằm thay thế văn bản cũ, rõ ràng phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính dựa trên cơ quan cấp giấy tờ Theo đó, Phòng Tư pháp có trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan nước ngoài, hoặc các liên kết giữa hai bên cấp Ngược lại, UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của Phòng

Tư pháp và UBND cấp xã được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số

20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

Đối với các giấy tờ và văn bản bằng tiếng Việt, hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có chứa một số từ tiếng nước ngoài, như Giấy chứng nhận kết hôn giữa người Việt Nam và người nước ngoài, thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Đối với các giấy tờ và văn bản chủ yếu bằng tiếng nước ngoài, có thể có một số từ tiếng Việt, cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng tư pháp Ví dụ, các văn bằng và chứng chỉ do tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam, trong đó có ghi tên người Việt bằng tiếng Việt, sẽ được chứng thực bởi Phòng tư pháp.

Đối với các giấy tờ song ngữ như hộ chiếu công dân Việt Nam hoặc chứng chỉ tốt nghiệp từ các trường đại học Việt Nam liên kết với nước ngoài, người yêu cầu có thể lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Khi một tập hồ sơ chứa cả tài liệu bằng tiếng Việt và tài liệu bằng tiếng nước ngoài, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn giữa hai phương án để thuận tiện hơn.

 Phòng Tư pháp chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực giấy tờ và văn bản bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã xác định rõ trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, tương đương với quyền hạn của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.

1.2.1.2 Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

Theo nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ và văn bản tiếng nước ngoài phải được thực hiện tại Phòng Tư pháp, trong khi UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực Quy định này có thể gây lúng túng cho người dân và các cơ quan, tổ chức trong việc xác định thẩm quyền chứng thực.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rằng Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của các giấy tờ và văn bản, theo điểm b khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 5.

1.2.1.3 Chứng thực chữ ký người dịch

Pháp luật hiện hành quy định rằng Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch cho các tài liệu chuyển ngữ giữa tiếng nước ngoài và tiếng Việt Trong khi đó, Uỷ ban nhân dân xã không có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực này, theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

1.2.1.4 Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Việc phân định thẩm quyền chứng thực dựa vào giá trị tài sản gặp nhiều khó khăn cho người dân và cơ quan có thẩm quyền, do việc định giá tài sản thường phụ thuộc vào thông tin khai nhận của người mua, bán, dẫn đến khả năng sai lệch cao Nhiều giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, như xe máy hay điện thoại, lại yêu cầu người dân phải đến các tổ chức công chứng hoặc UBND cấp huyện, gây phiền hà và không phù hợp với tính chất giao dịch Để khắc phục tình trạng này, nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định rằng Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản mà không phụ thuộc vào giá trị tài sản, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân.

Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai Căn cứ theo Luật Đất đai năm 2013, việc chứng thực này được quy định cụ thể tại điểm d khoản 2 Điều 5.

Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình và cá nhân cần được chứng thực bởi Ủy ban nhân dân xã hoặc thị trấn nơi có đất, hoặc phải có chứng nhận từ công chứng Nhà nước.

1 Luật Đất đai số 45/2013/QH13, Hà Nội ngày 29 tháng 11 năm 2013

Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cần được chứng nhận bởi công chứng Nhà nước Đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình hoặc cá nhân, có thể lựa chọn giữa việc chứng nhận của công chứng Nhà nước hoặc chứng thực từ UBND xã, thị trấn nơi có đất.

Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất cần phải được chứng nhận bởi công chứng Nhà nước Đối với hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình hoặc cá nhân, có thể lựa chọn giữa việc chứng nhận của công chứng Nhà nước hoặc chứng thực của Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.

Thủ tục chứng thực

1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

Bản chính là các giấy tờ, văn bản được cấp lần đầu hoặc cấp lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó (theo điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) Bản chính được sử dụng để đối chiếu và chứng thực các bản sao.

+ Bản chính cấp lần đầu tiên

+ Bản chính được cấp khi đăng ký lại

Chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rằng các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền phải dựa vào bản chính để chứng thực rằng bản sao là chính xác và đúng với bản chính.

1.3.1.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực có quyền thực hiện chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào, không bị ràng buộc bởi nơi cư trú của mình.

Khi bị từ chối chứng thực, người yêu cầu có quyền yêu cầu cơ quan từ chối giải thích rõ lý do Nếu không đồng ý với lý do đó, họ có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Người yêu cầu chứng thực phải đảm bảo nội dung và tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản gốc để làm cơ sở chứng thực bản sao Không được yêu cầu chứng thực bản sao nếu bản chính không hợp lệ theo quy định của pháp luật.

1.2.1.2 Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Người thực hiện chứng thực có quyền yêu cầu các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ và văn bản Họ cũng có trách nhiệm lập biên bản tạm giữ các giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo và phối hợp với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của bản sao so với bản chính, thực hiện chứng thực một cách trung thực, khách quan và chính xác Họ cũng phải trả hồ sơ với đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

Khi từ chối chứng thực, người chứng thực cần phải nêu rõ lý do cho người yêu cầu Nếu chứng thực không thuộc thẩm quyền của mình, họ nên hướng dẫn người dân đến cơ quan có thẩm quyền khác.

1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau:

+ Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao

+ Bản sao cần chứng thực

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính; nếu phát hiện dấu hiệu giả mạo, họ có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bằng chứng Nếu không có khả năng chứng minh, chứng thực sẽ bị từ chối Trong trường hợp nội dung bản sao khớp với bản chính, quá trình chứng thực sẽ được tiến hành theo quy định.

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Trang đầu tiên của bản sao cần ghi rõ chữ “BẢN SAO” ở vị trí bên phải Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng phải được ghi ở trang cuối Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao chứng thực từ bản chính giấy tờ hoặc văn bản đều được ghi nhận bằng một số chứng thực, và nhiều bản sao được chứng thực trong cùng một thời điểm cũng sẽ nhận được số chứng thực tương tự.

1.3.1.4 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện chứng thực được đảm bảo trong ngày nếu cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu trước 15 giờ Nếu yêu cầu được tiếp nhận sau thời gian này, chứng thực sẽ được thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính hoặc khi bản chính có nhiều trang, thời hạn chứng thực có thể được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc Điều này cũng áp dụng trong trường hợp có nhiều bản sao yêu cầu hoặc nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra Thời hạn có thể được gia hạn lâu hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản giữa cơ quan chứng thực và người yêu cầu (theo Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

1.3.1.5 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính Đối với UBND cấp xã, thì việc chứng thực được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ quan phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày của người dân Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức

Ngoài ra, tại đây phải niêm yết công khai thẩm quyền, hướng dẫn thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực

1.3.1.6 Những trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

Nội dung bản chính vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội, bao gồm việc tuyên truyền và kích động chiến tranh, chống lại chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự và nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, cũng như vi phạm quyền công dân.

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký

Phân biệt công chứng và chứng thực

Hoạt động chứng thực và công chứng là nhu cầu thiết yếu của người dân nhằm đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại Nhiều người khi đến UBND xã để yêu cầu sao y bản chính, chứng thực chữ ký hay hợp đồng thường gọi chung là đi công chứng Tuy nhiên, hai khái niệm "công chứng" và "chứng thực" thường bị nhầm lẫn, trong khi tính chất pháp lý của chúng hoàn toàn khác nhau Để làm rõ điều này, cần phân biệt rõ ràng giữa công chứng và chứng thực.

Tiêu chí Công chứng Chứng thực

Cơ sở pháp lý Áp dụng Luật công chứng năm 2014 Áp dụng Nghị định 23/2015/NĐ-

CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch

Công chứng viên là người đại diện cho tổ chức hành nghề công chứng, có nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản Họ cũng xác nhận tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, đảm bảo không vi phạm đạo đức xã hội Việc công chứng này có thể được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.

(Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014)

Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

(Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

+ Cấp bản sao từ sổ gốc

+ Chứng thực bản sao từ bản chính

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Các hợp đồng và giao dịch liên quan đến nhà đất, bao gồm chuyển nhượng đất, mua bán và cho thuê nhà ở, đều cần được công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý.

Các văn bản không nằm trong danh sách cấm theo Điều 22 của Nghị Định có thể được chứng thực sao y bản chính Đối với việc chứng thực chữ ký, CMND và Hộ Chiếu phải có chữ ký thật và văn bản không thuộc loại bị cấm theo Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25.

Phòng công chứng được thành lập theo quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Trưởng phòng, người đại diện theo pháp luật, phải là công chứng viên và được Chủ tịch Uỷ ban tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức.

Văn phòng công chứng là tổ chức do công chứng viên thành lập, hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân Khi có từ hai công chứng viên trở lên, văn phòng này sẽ được thành lập dưới dạng công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng Văn phòng công chứng hoạt động dựa trên nguyên tắc tự chủ tài chính, sử dụng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Bao gồm 4 nhóm thẩm quyền sau: + Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp)

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)

+ Cơ quan đại diện ngoại giao,

Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là

Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau

(Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ- CP)

- Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao

Chứng nhận sự việc tập trung vào hình thức mà không đề cập đến nội dung cụ thể, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện.

- Mang tính pháp lý cao hơn.

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

Hợp đồng và giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan Nếu bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình, bên kia có quyền yêu cầu Tòa án can thiệp theo quy định pháp luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Hợp đồng và giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, và các tình tiết, sự kiện trong những hợp đồng này không cần phải chứng minh, trừ khi Tòa án tuyên bố chúng là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.

Chữ ký được chứng thực là bằng chứng xác thực rằng người yêu cầu đã ký tên, đồng thời cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ hoặc văn bản.

Hợp đồng và giao dịch được chứng thực mang lại giá trị chứng cứ quan trọng, xác minh thời gian và địa điểm ký kết giữa các bên Ngoài ra, nó còn chứng minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cùng với chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐỒNG TIẾN, HUYỆN ĐỒNG PHÚ, TỈNH BÌNH PHƯỚC MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

Khái quát về xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước

2.1.1 Đặc điểm địa lý Đồng Tiến là một xã thuộc huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước đóng trên địa bàn xã nối liền với trung tâm thành phố Đồng Xoài Xã Đồng Tiến có diện tích 52,1 km², dân số tính đến ngày 15/10/2018 là 1.2561 người (trong đó dân tộc thiểu số là 4.411 người), mật độ dân số đạt 241 người/km² Ranh giới của xã như sau:

+ Phía Bắc giáp: Xã Đồng Tâm, xã Thuận Lợi huyện Đồng Phú

+ Phía Nam giáp: Xã Tân Phước huyện Đồng Phú

+ Phía Tây giáp: Thành phố Đồng Xoài

+ Phía Đông giáp: Xã Đồng Tâm huyện Đồng Phú 4

Địa hình xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú nằm ở độ cao 50 đến 120 mét so với mực nước biển, với đất đai chủ yếu là đất đỏ bazan và feralit nâu đỏ, rất thích hợp cho các cây công nghiệp dài ngày như cao su, hồ tiêu, điều, cà phê và mía Khí hậu nơi đây ôn hòa, có hai mùa rõ rệt và nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 27,8 °C, độ ẩm cao, tạo điều kiện thuận lợi cho cây trồng và vật nuôi phát triển Đồng Tiến được bao quanh bởi hai con sông lớn là sông Bé và sông Đồng Nai, cùng nhiều suối nhỏ như suối Rạt, suối Nước Trong, và suối Giai, cung cấp nguồn nước quan trọng cho sản xuất và sinh hoạt Rừng Đồng Phú còn nổi bật với nhiều loại gỗ quý hiếm như Sao, Gõ đỏ, Giáng hương, cùng các loại lâm sản khác và dược liệu phong phú.

Là địa bàn có vị trí chiến lược hết sức quan trọng, có đường Quốc lộ

14, đường tỉnh 741 đi qua, đây là những con đường giao thông huyết mạch nối liền xã Đồng Tiến với Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh và nước bạn

4 Https://vi.wikipedia.org/wiki/Đồng_Tiến,_Đồng_Phú

Campuchia có hệ thống giao thông thuận lợi với hàng trăm kilômét đường liên xã và tỉnh 753, kết nối các xã trong huyện Đồng Tiến là nơi sinh sống của nhiều dân tộc, bao gồm 14 dân tộc anh em, tạo nên bản sắc văn hóa phong phú và đa dạng Các loại hình văn hóa đặc sắc như múa cồng chiêng, đi cà kheo của người S’Tiêng, lễ hội té nước của người Khơme, hát quan họ, hát chèo, và đờn ca tài tử của người Kinh, là những điểm nhấn văn hóa độc đáo Những yếu tố này chính là lợi thế lớn để xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú phát triển ngành du lịch và dịch vụ, thu hút du khách đến tham quan mảnh đất xinh đẹp này.

Tình hình an ninh chính trị tại xã ổn định, trật tự an toàn xã hội được chú trọng, người dân đoàn kết yên tâm sản xuất Các tổ nhân dân tự quản hoạt động hiệu quả, không có khiếu kiện đông người kéo dài và không xảy ra trọng án Tình trạng tội phạm và tệ nạn xã hội như ma túy, trộm cắp, cờ bạc và nghiện hút được kiềm chế.

Để nâng cao chất lượng quản lý đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã, cần thường xuyên đổi mới và duy trì thời gian làm việc theo quy định Đặc biệt, một số cán bộ, công chức sẽ làm việc vào ngày thứ 7 theo sự phân công và bố trí đã được quy định.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Tiến Ủy ban nhân dân xã Đồng Tiến chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Đồng Tiến Ủy ban nhân dân xã Đồng Tiến thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở Quản lý Nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thê thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên

Từ năm 2015 đến 2018, UBND xã Đồng Tiến đã thực hiện 5 báo cáo về tình hình phát triển kinh tế-xã hội, trong đó chú trọng đến việc quản lý tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa Đồng thời, xã cũng đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, thực hiện nghĩa vụ quân sự và các nhiệm vụ hậu cần tại chỗ Ngoài ra, địa phương cũng quản lý chính sách hậu phương quân đội và các lực lượng vũ trang nhân dân, cũng như quản lý hộ khẩu, hộ tịch và việc cư trú của người nước ngoài.

Phòng chống thiên tai và bảo vệ tài sản của Nhà nước cũng như tổ chức kinh tế, xã hội là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm và các quyền lợi hợp pháp của công dân Ngoài ra, việc chống tham nhũng, buôn lậu, hàng giả và các tệ nạn xã hội khác cũng cần được chú trọng để đảm bảo an ninh và phát triển bền vững.

Tuyên truyền và giáo dục pháp luật là nhiệm vụ quan trọng nhằm kiểm tra việc thực hiện Hiến pháp, các Luật và văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cũng như các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tại địa phương Điều này cần được thực hiện trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và đối với công dân, nhằm đảm bảo sự tuân thủ và nâng cao ý thức pháp luật trong cộng đồng.

Quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương và đào tạo viên chức Nhà nước, cán bộ cấp xã cùng với bảo hiểm xã hội theo phân cấp của Chính phủ Tổ chức và chỉ đạo thi hành án tại địa phương theo quy định pháp luật Đặc biệt, thực hiện thu, chi ngân sách địa phương theo quy định, phối hợp với các cơ quan liên quan để đảm bảo thu đúng, đủ và kịp thời các loại thuế và khoản thu khác.

2.1.3 Cơ cấu thành viên và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Tiến

+ Bao gồm: 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 02 ủy viên (Trưởng công an xã và Xã đội trưởng)

+ Thường trực Ủy ban nhân dân gồm 03 thành viên: Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch

Xã hiện nay có 24 cán bộ, công chức, trong đó có 20 người hoạt động không hưởng lương, 1 công tác viên văn hóa và 1 người làm công tác xóa đói - giảm nghèo Xã đã xây dựng và triển khai kế hoạch sắp xếp bộ máy hệ thống chính trị theo Nghị quyết số 18, 19 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, đảm bảo thực hiện đúng lộ trình đã được Huyện ủy phê duyệt.

UBND xã Đồng Tiến tổ chức họp ít nhất một lần mỗi tháng, với các quyết định được thông qua khi có hơn một nửa số thành viên đồng ý Các vấn đề được thảo luận và quyết định theo đa số bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng trong công tác quản lý xã.

+ Chương trình làm việc của UBND;

6 Báo cáo số 12/BC-UBND ngày 05 tháng 3 năm 2019 về khái quát chung tình hình khinh tế-xã hội, quốc phòng-an ninh, phương hướng nhiệm vụ năm 2019

CHỦ TỊCH (Ngô Việt Vỹ)

PHÓ CHỦ TỊCH (Nguyễn Quang Thiên)

Gia đình và trẻ em

Lao động thương binh xã hội Đài truyền thanh

Tài chính kế toán Địa chính xây dựng

Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, dự đoán ngân sách và quyết toán ngân sách hàng năm, cùng với quỹ dự trữ của địa phương, sẽ được trình lên Hội đồng Nhân dân để quyết định.

+ Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội đồng Nhân dân quyết định;

+ Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng Nhân dân quyết định;

Để thực hiện nghị quyết của Hội đồng Nhân dân về kinh tế - xã hội, cần áp dụng các biện pháp cụ thể và hiệu quả Đồng thời, báo cáo của UBND phải được thông qua trước khi trình lên Hội đồng Nhân dân, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý.

Đề án thành lập mới, sáp nhập và giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước Đồng thời, việc thành lập, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương cũng được thực hiện để phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và cải thiện chất lượng phục vụ người dân.

Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước

Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế-xã hội hiện nay, không chỉ thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế mà còn đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự.

Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thể hiện cam kết mạnh mẽ trong cải cách hành chính Đồng thời, Luật công chứng 2014 đã tách chức năng chứng thực khỏi công chứng, giúp người dân dễ dàng hơn trong việc chứng thực Việc giao nhiệm vụ chứng thực cho UBND cấp xã theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ tạo thuận lợi cho người dân trong các giao dịch hành chính.

Trước năm 2002, UBND xã Đồng Tâm là cơ quan hành chính địa phương, nhưng sau đó UBND xã Đồng Tiến được thành lập và UBND xã Đồng Tâm đã được chuyển đến vị trí mới cùng với sổ hộ tịch Điều này đã dẫn đến việc một số người dân gặp khó khăn khi yêu cầu chứng thực, vì họ phải quay trở lại UBND cũ (Đồng Tâm) để xác nhận, gây phiền hà cho cộng đồng.

2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc

Kể từ năm 2002, sổ hộ tịch của UBND xã Đồng Tiến được lưu trữ tại hai địa điểm: UBND huyện Đồng Phú và chính UBND xã Đồng Tiến Do đó, UBND xã Đồng Tiến đóng vai trò là cơ quan lưu trữ hộ tịch và thực hiện việc cấp bản sao.

Trong 15 năm hình thành và phát triển, Đảng bộ UBND xã Đồng Tiến đã đóng góp tích cực vào công tác quản lý và phục vụ người dân Theo quy định pháp luật hiện hành, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải hoàn thành việc cấp bản sao hộ tịch trong ngày tiếp nhận yêu cầu từ người dân.

Trong thời gian thực tập, tôi nhận thấy UBND xã Đồng Tiến đã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc đúng theo thời hạn pháp luật quy định Cán bộ Tư pháp-Hộ tịch có trách nhiệm hoàn thành hồ sơ sớm, giúp người dân không phải chờ đợi lâu Tuy nhiên, đôi khi Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã bận họp hoặc đi tập huấn, dẫn đến việc không có mặt để ký giấy tờ, khiến hồ sơ của người dân phải hẹn lại Đối với các yêu cầu gửi qua bưu điện, cơ quan cần gửi bản sao trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu Thực tế, tại UBND xã Đồng Tiến, hoạt động này rất ít xảy ra, và khi có yêu cầu từ người dân, hồ sơ luôn được giải quyết đúng thời hạn theo quy định tại khoản 4 Điều 17 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định pháp luật, Ủy ban Nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng Việt và văn bản song ngữ.

Người thực hiện chứng thực phải đảm bảo tính chính xác của bản sao so với bản chính, thực hiện chứng thực một cách trung thực, khách quan và chính xác Họ cũng cần trả hồ sơ với số lượng bản sao đầy đủ theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

Tại UBND xã Đồng Tiến, cán bộ Tư pháp thực hiện công tác chứng thực một cách trung thực và khách quan, đảm bảo kiểm tra độ chính xác của bản sao so với bản chính Trong thời gian thực tập, tôi đã chứng kiến một số vụ giả mạo giấy tờ, chủ yếu là chứng minh nhân dân, với thủ đoạn tinh vi Tuy nhiên, nhờ vào nghiệp vụ chuyên môn, cán bộ Tư pháp đã phát hiện và lập biên bản tạm giữ các giấy tờ nghi ngờ, phối hợp với Công an xã để xử lý vụ việc.

Hiện nay, quy trình chứng thực đã được cải tiến, không còn yêu cầu viết tay mà chỉ cần đóng dấu mộc và ghi số lưu trữ cùng quyển số, giúp việc chứng thực bản sao từ bản chính trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn Pháp luật quy định rằng yêu cầu chứng thực bản sao phải được giải quyết trong ngày làm việc, tuy nhiên, thực tế đôi khi gặp khó khăn khi lãnh đạo bận họp hay công tác, dẫn đến việc hồ sơ không được ký kịp thời Điều này không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn gây phiền hà cho người dân, buộc họ phải chờ đợi hoặc đi lại nhiều lần.

Công tác chứng thực tại các cơ quan, tổ chức hiện nay có số lượng yêu cầu lớn và đa dạng về loại giấy tờ Cán bộ Tư pháp không chỉ đảm nhiệm công việc chứng thực mà còn nhiều nhiệm vụ khác, đặc biệt là sau khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực, điều này tạo ra áp lực lớn cho họ Tuy nhiên, cán bộ Tư pháp tại UBND xã Đồng Tiến vẫn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan và trung thực, đảm bảo công tác chứng thực được thực hiện đúng thời hạn và trình tự pháp luật quy định, điều này xứng đáng được ghi nhận và biểu dương.

2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là nhiệm vụ quan trọng mà người dân yêu cầu cơ quan Tư pháp xác nhận tính hợp lệ của chữ ký trên các văn bản, giấy tờ Tại UBND xã Đồng Tiến, cán bộ Tư pháp thực hiện công tác này theo đúng quy định pháp luật Khi yêu cầu chứng thực, cá nhân cần xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân và văn bản sẽ ký Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực UBND xã Đồng Tiến đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình, ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm và số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu Đến nay, chưa có trường hợp nào chứng thực chữ ký của người nước ngoài tại đây.

Tại UBND xã Đồng Tiến, cán bộ Tư pháp cam kết thực hiện chứng thực đúng thời hạn, giải quyết và trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc khi tiếp nhận yêu cầu Trong trường hợp cần xác minh nhân thân của người yêu cầu chứng thực chữ ký, cán bộ Tư pháp sẽ hẹn lại thời gian chứng thực nhưng không quá 03 ngày làm việc.

Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký không thể ký tên, họ sẽ được điểm chỉ Đối với những người già yếu, bệnh tật hoặc phụ nữ mới sinh không thể đến UBND xã Đồng Tiến, cán bộ Tư pháp sẽ đến tận nơi để thực hiện chứng thực chữ ký Nhờ đó, công tác chứng thực chữ ký tại địa phương luôn được thực hiện nghiêm túc và khách quan.

2.2.4 Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch

Trong thời gian thực tập tại UBND xã Đồng Tiến, nhận thấy lượng người dân đến chứng thực hợp đồng và giao dịch rất ít, chủ yếu chỉ để chứng thực văn bản từ chối nhận di sản Các dịch vụ chứng thực khác như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tặng cho quyền sử dụng đất và chứng thực di chúc thường được người dân thực hiện tại các Phòng công chứng.

Đánh giá chung

UBND xã Đồng Tiến đã nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động chứng thực và đã đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cùng trang thiết bị đầy đủ nhằm nâng cao hiệu quả công tác Nhờ vào việc cải cách quản lý hành chính theo cơ chế “một cửa”, quy trình chứng thực đã trở nên đơn giản, nhanh chóng và linh hoạt hơn so với trước đây.

Lãnh đạo UBND xã Đồng Tiến luôn lắng nghe và nắm bắt kịp thời tâm tư nguyện vọng của người dân, đồng thời tận tình hỗ trợ, chỉ bảo và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ Tư pháp hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Cán bộ Tư pháp tại đây sở hữu kiến thức pháp luật vững vàng và nghiệp vụ chuyên môn cao, luôn thể hiện tinh thần nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc Họ sẵn sàng hướng dẫn và giải thích rõ ràng cho người dân khi có thắc mắc, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các vấn đề pháp lý.

Tại UBND xã Đồng Tiến, công tác tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật được thực hiện hiệu quả, giúp người dân nhanh chóng nắm bắt các quy định pháp luật mới.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong cải cách quản lý hành chính lĩnh vực Tư pháp, đáp ứng nhu cầu chứng thực của người dân Nghị định này khắc phục những hạn chế của các quy định trước đó, phân định rõ ràng thẩm quyền của UBND cấp xã trong công tác chứng thực Người yêu cầu chứng thực có thể thực hiện tại bất kỳ đâu trên cả nước, không phụ thuộc vào nơi cư trú Ngoài ra, Nghị định đơn giản hóa thủ tục và giấy tờ, cho phép người dân yêu cầu chứng thực qua bưu điện, rút ngắn thời gian đi lại và đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình thực hiện.

Hiện nay, một số cá nhân đã sử dụng giấy tờ giả mạo để đạt được mục đích sai trái khi đi chứng thực, với những thủ đoạn ngày càng tinh vi Việc kiểm tra thủ công bằng mắt thường tốn nhiều thời gian và không đảm bảo độ chính xác cho cán bộ Tư pháp Do đó, cần thiết phải trang bị các thiết bị và công cụ hỗ trợ phát hiện giấy tờ giả mạo cho bộ phận Tư pháp để nâng cao hiệu quả công việc.

Lãnh đạo thường xuyên phải tham gia các cuộc họp định kỳ và đột xuất, cũng như giải quyết những công việc phát sinh, dẫn đến việc không thể ký hồ sơ kịp thời Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công tác giải quyết hành chính, khiến người dân phải chờ đợi lâu hơn.

Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch của địa phương chỉ có hai nhân viên, trong khi khối lượng công việc tiếp dân hàng ngày rất lớn Khi một nhân viên được cử đi học, chỉ còn một người phụ trách, dẫn đến tình trạng công việc chồng chất và thường xuyên xảy ra chậm trễ trong việc trả hồ sơ cho người dân, khiến họ phải chờ đợi lâu.

Trên địa bàn còn nhiều khu vực khó khăn và xa xôi, đặc biệt là nơi sinh sống của các dân tộc thiểu số, điều kiện vật chất và tinh thần còn hạn chế, khiến nhiều cá nhân gặp khó khăn trong việc tiếp cận công tác chứng thực Do đó, chúng tôi mong muốn Cơ quan thực tập thực hiện thêm các hoạt động chứng thực lưu động Việc này không chỉ giúp người dân dễ dàng tiếp cận dịch vụ mà còn nâng cao hiệu quả quản lý Tư pháp-Hộ tịch của UBND xã Đồng Tiến.

Một số giải pháp cơ bản và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước

2.4.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực

Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã khắc phục nhiều hạn chế của Nghị định 79/2007/NĐ-CP, tuy nhiên, việc mở rộng thẩm quyền cũng đặt ra nhiều thách thức cho UBND cấp xã Khi nghị định này mới được áp dụng, các khó khăn, vướng mắc đã xuất hiện, đặc biệt trong việc chứng thực hợp đồng và giao dịch Điều này xảy ra do nghị định chưa quy định rõ ràng về quy trình, hình thức và nội dung chứng thực, dẫn đến sự lúng túng cho những người thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

Trong một số trường hợp giao dịch như di chúc và đặt cọc, UBND cấp xã không nắm rõ thông tin do pháp luật không yêu cầu đăng ký các giao dịch này Thực tế, người dân thường bị từ chối chứng thực tại các tổ chức hành nghề và phải tìm đến UBND cấp xã để thực hiện chứng thực, gây ra tình trạng một giấy tờ, văn bản được giao dịch với nhiều người khác nhau Hệ quả là tình trạng tranh chấp và khiếu kiện xảy ra ngày càng nhiều.

Để Nghị định 23/2015/NĐ-CP được thực thi hiệu quả trong cuộc sống, các cơ quan cần tổ chức các khóa tập huấn và bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho đội ngũ công chức Tư pháp.

Hộ tịch cấp xã để tham mưu, thực hiện công tác chứng thực đúng quy định, hiểu quả cao, hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra

2.4.2 Một số giải pháp cơ bản đối với công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến Để nâng cao hiểu quả công tác chứng thực tại địa phương, đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân; đảm bảo tính an toàn pháp lý trong giao dịch của các tổ chức và cá nhân cần thực hiện tốt một số giải pháp sau:

Nâng cao vai trò và trách nhiệm của Đảng Ủy cấp cơ sở trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực, đồng thời đảm bảo thực hiện hiệu quả Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

 Lãnh đạo cần có sự linh hoạt hơn trong việc ký hồ sơ để trả cho nhân dân, bố trí sắp xếp nếu có thể được

Cần thực hiện rà soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức Tư pháp nhằm sắp xếp và bố trí nhân sự làm công tác chứng thực phù hợp với năng lực và chuyên môn của họ.

Để nâng cao chất lượng công tác chứng thực, cần tăng cường tập huấn và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ này Phòng Tư pháp cũng cần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành đối với việc chứng thực của UBND cấp xã, nhằm kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót không đáng có.

 Có chế độ đãi ngộ, động viên, khen thưởng đối với những cán bộ trực tiếp thực hiện công tác chứng thực có thành tích tốt

Để nâng cao nhận thức pháp luật về chứng thực, cần đẩy mạnh tuyên truyền qua nhiều hình thức như tổ chức mít tinh tại trụ sở và trường học, cũng như thông qua các hoạt động của Câu lạc bộ pháp luật và các tổ chức đoàn thể như Đoàn thanh niên, Hội Nông dân, Hội phụ nữ Đồng thời, nên cung cấp thêm sách pháp luật liên quan đến chứng thực để người dân có thể tự tìm hiểu Ngoài ra, việc niêm yết công khai các thủ tục chứng thực tại trụ sở UBND xã cũng rất quan trọng, giúp người dân dễ dàng theo dõi, giám sát và thực hiện đúng quy định.

UBND cấp xã cần thực hiện thu lệ phí chứng thực đúng quy định hiện hành và phân bổ kinh phí hợp lý để cải thiện cơ sở vật chất, nhằm nâng cao hiệu quả công tác chứng thực.

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp, tôi đã có cơ hội tìm hiểu thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước Qua đó, tôi nhận thấy nhiều vấn đề cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ chứng thực tại địa phương.

Hoạt động chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã Đồng Tiến đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả các chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, góp phần vào sự phát triển bền vững của xã hội Việc công chứng và chứng thực đã giúp giảm bớt khó khăn cho cả người dân và cán bộ thực hiện công tác này.

Nhưng bên cạnh đó, UBND xã Đồng Tiến còn bộc lộ những điểm hạn chế trong hoạt động chứng thực:

 Thực tiễn hoạt động của UBND xã còn chưa được chuyên sâu, tình trạng lãng phí hình thức trong hoạt động quản lý vẫn phổ biến

 Thiếu ổn định về nhân sự, lực lượng cán bộ phụ trách việc chứng thực còn ít trong khi nhu cầu chứng thực của người dân là quá lớn

Trình độ quản lý và chuyên môn của đội ngũ cán bộ còn hạn chế do thiếu bồi dưỡng kiến thức thường xuyên, dẫn đến sự lúng túng trong công việc Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chứng thực tại địa phương, chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội.

 Đôi khi thói quen làm việc còn chậm vẫn theo phong cách, lề lối cũ cần phải khắc phục lại

Tại địa phương, nhiều người dân, đặc biệt là đồng bào dân tộc thiểu số, vẫn chưa nắm vững kiến thức về thủ tục hành chính, dẫn đến việc cán bộ Tư pháp phải tốn nhiều thời gian để hướng dẫn và thực hiện chứng thực.

Do địa bàn xã Đồng Tiến còn nghèo, nhiều người đi chứng thực thường là người lớn tuổi hoặc thuộc dân tộc thiểu số, dẫn đến việc họ không thành thạo chữ viết và thiếu kiến thức pháp luật, gây khó khăn trong quá trình chứng thực Để khắc phục tình trạng này, UBND xã cần có các biện pháp hỗ trợ phù hợp.

+ Tổ chức các lớp học bổ túc theo đủ mọi lứa tuổi

+ Tổ chức thêm công tác tuyên truyền pháp luật ở những khu vực khó khăn, xa xôi

+ Bố trí thêm những cuốn sách về pháp luật với số lượng phong phú ở tủ để người dân tự tìm hiểu khi chờ trả hồ sơ

+ Niêm yết công khái các thủ tục giấy tờ để người dân tiện theo dõi, áp dụng theo khi làm các thủ tục

Thời gian thực tập gần đây đã mang lại cho em cơ hội quý báu để áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn, từ đó tích lũy nhiều kinh nghiệm quý giá Những trải nghiệm này sẽ giúp em tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc sau khi tốt nghiệp.