Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về việc công chứng, chứng thực là rất lớn. Nghị định số 792007NĐCP ngày 18 tháng 5 năm 2007của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định số 79 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạn ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng, UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ đã ban hành Nghị định 232015NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực họp đồng, giao dịch. Nghị định này ra đời cùng với Luật Công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về các vấn đề công chứng, chứng thực thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là việc phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã.Sau hơn 4 năm thực hiên Nghị định số 232015NĐCP, nhìn chung đã đạt được những kết quả nhất định, đáp ứng yêu cầu của người dân.công tác công chứng, chứng thực có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, trình tự, thủ tục chứng thực được niêm yết công khai, việc chứng thực được thực hiện đúng quy trình, thủ tục của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, góp phần phát triển kinh tế xã hội, ổn định an ninh quốc phòng trên địa bàn xã.Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động công chứng, chứng thực rất được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập Uỷ ban nhân dân xã Phú Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng thì nhu cầu công chứng, chứng thực là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực tại xã nên em đã chọn đề tài: “Hoạt động công chứng, chứng thực tại UBND xã Phú Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng” làm chuyên đề thực tập của mình, để làm rõ hơn những mặt làm được và chưa làm được khi thực hiện Nghị định 232015NĐCP và từ hoạt động thực tế tại UBND xã Phú Hội, bản thân em có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách Tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
Tình hình nghiên cứu đề tài
Cải cách nền hành chính nhà nước là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong quá trình đổi mới mà Đảng đề ra, nhằm xây dựng và hoàn thiện đất nước Mục tiêu chính của cải cách này là xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch và vững mạnh, phục vụ tốt nhất cho nhân dân.
Hoạt động công chứng trong những năm qua đã góp phần tích cực vào việc thiết lập trật tự trong chứng thực giao dịch, đảm bảo an toàn pháp lý và hỗ trợ công tác phòng chống tội phạm Mặc dù mới được thành lập, nhưng hoạt động công chứng đã nhanh chóng đi vào đời sống và đáp ứng nhu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, diễn ra sôi động trên toàn quốc.
Trong những năm qua, hoạt động công chứng và chứng thực đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ Nhà nước, thể hiện qua việc ban hành nhiều nghị định, thông tư và văn bản liên quan Sự gia tăng giao dịch hiện nay đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với công chứng và chứng thực, đòi hỏi phải nhanh chóng, kịp thời, khách quan và chính xác, nhằm đáp ứng nhu cầu của công dân và tổ chức.
Nghiên cứu tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực tại Việt Nam hiện nay không chỉ giúp làm rõ lý luận và thực tiễn, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập lại hệ thống công chứng, chứng thực, tạo tiền đề cho việc xã hội hóa hoạt động này trong bối cảnh hiện tại.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Phương pháp tổng hợp thống kê là kỹ thuật sử dụng số liệu từ báo cáo, tờ trình và các nghiên cứu khoa học để phân tích và phân loại thông tin liên quan đến chuyên đề Phương pháp này hỗ trợ người nghiên cứu có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động công chứng và chứng thực tại địa phương.
Phương pháp phân tích hoạt động công chứng và chứng thực giúp chúng ta hiểu rõ những tác động tích cực cũng như tiêu cực mà nó mang lại cho đời sống nhân dân Qua đó, chúng ta có thể nhận diện các nguyên nhân chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến những hoạt động này.
Phương pháp so sánh là công cụ hiệu quả để phân tích dữ liệu thống kê qua các thời kỳ và năm, giúp nhận diện nhu cầu thực tế và tốc độ gia tăng trong lĩnh vực công chứng, chứng thực Bên cạnh đó, việc so sánh các văn bản pháp luật theo từng giai đoạn cho phép chúng ta phát hiện những điểm mới và hạn chế cần khắc phục Từ đó, có thể đưa ra đánh giá khách quan và chính xác về thực tiễn, đồng thời đề xuất các giải pháp hợp lý nhằm cải thiện những vấn đề ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
Kết cấu của chuyên đề
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chuyên đề chia thành 2 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động công chứng, chứng thực
Chương 2 trình bày thực trạng hoạt động công chứng và chứng thực tại UBND xã Phú Hội, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác này Bên cạnh đó, bài viết cũng đề cập đến việc mô hình hóa quy trình thực hiện chứng thực để cải thiện hiệu quả và tính minh bạch trong các giao dịch công.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1 Các khái niệm chung về hoạt động chứng thực:
Chứng thực là quá trình xác nhận tính chính xác và thực tế của giấy tờ, sự kiện Về mặt pháp lý, đây là hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nhằm xác thực tính đúng đắn của các văn bản, chữ ký cá nhân và thông tin liên quan đến các sự kiện pháp lý, phục vụ cho các quan hệ dân sự, kinh tế và hành chính.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sổ gốc thực hiện để cấp bản sao Bản sao này sẽ chứa đựng nội dung đầy đủ và chính xác, tương tự như thông tin được ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là quy trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao dựa trên bản chính.
Chứng thực chữ ký là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng chữ ký trên các tài liệu và văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực hợp đồng và giao dịch là quá trình mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng, cũng như năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên liên quan.
"Bản chính" là các giấy tờ và văn bản được cấp lần đầu, cấp lại, hoặc cấp khi đăng ký lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Ngoài ra, những giấy tờ do cá nhân tự lập cũng được coi là bản chính nếu có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc
"Sổ gốc" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi cấp bản chính theo quy định pháp luật, chứa đựng nội dung đầy đủ và chính xác như bản chính mà cơ quan đó đã cấp.
- “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
Người thực hiện chứng thực bao gồm Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn; công chứng viên tại phòng công chứng và Văn phòng công chứng; cũng như viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
1.1.2 Khái niệm về chứng thực Thẩm quyền trong hoạt động chứng thực:
Chứng thực bản sao là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng bản sao đúng với bản chính, theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, cùng với các cơ quan khác được ủy quyền, thực hiện chức năng lãnh sự nhằm hỗ trợ công dân và bảo vệ quyền lợi của Việt Nam tại nước ngoài Ngoài ra, công chứng viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chứng thực các tài liệu và giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực pháp lý cho các hoạt động liên quan.
Tuỳ từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau
- Bản chất: Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã được sử dụng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực xác nhận rằng người yêu cầu đã thực sự ký tên, đồng thời là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của các giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng và giao dịch được chứng thực mang lại giá trị chứng cứ quan trọng, xác nhận thời gian và địa điểm ký kết giữa các bên Chúng cũng chứng minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cùng với chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.
1.1.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch
- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch
Chữ ký được chứng thực không chỉ xác nhận rằng người yêu cầu đã thực sự ký tên, mà còn là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm của họ đối với nội dung của các giấy tờ và văn bản liên quan.
Các quy định chung về hoạt động công chứng
Công chứng Là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng:
+ Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
Bản dịch giấy tờ và văn bản từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác, hoặc ngược lại, cần đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Luật Công chứng 2014.
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập theo quyết định của UBND cấp tỉnh, thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Trong khi đó, văn phòng công chứng được thành lập bởi hai công chứng viên hợp danh trở lên, hoạt động theo hình thức tổ chức công ty hợp danh, cũng có con dấu và tài khoản riêng, và hoạt động dựa trên nguyên tắc tự chủ tài chính từ các nguồn thu hợp pháp như phí công chứng.
Công chứng viên đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng và giao dịch, từ đó giảm thiểu rủi ro cho các bên liên quan Việc này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên mà còn nâng cao độ tin cậy của các giao dịch dân sự.
+ Mang tính pháp lý cao hơn
Theo điều 5 Luật công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản công chứng cụ thể như sau:
- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng
Hợp đồng và giao dịch được công chứng có hiệu lực pháp lý đối với các bên liên quan Nếu bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình, bên còn lại có quyền yêu cầu Tòa án can thiệp theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
Hợp đồng và giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ pháp lý, do đó các tình tiết và sự kiện trong hợp đồng, giao dịch này không cần phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
- Bản dịch được công chứng có giá trỉ sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch
Văn bản công chứng là chứng cứ quan trọng giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan, đồng thời phòng ngừa tranh chấp Nó được coi là bằng chứng xác thực và có giá trị sử dụng tương đương với bản gốc.
1.2.5 Thủ tục công chứng giấy tờ
Căn cứ Điều 40 Luật Công chứng 2014, thủ tục công chứng được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng:
Người yêu cầu công chứng cần trình bày rõ ràng nội dung và hồ sơ tài liệu cần công chứng cho Công chứng viên hoặc chuyên viên tại văn phòng công chứng.
Bước 2: Kiểm tra số lượng và tính pháp lý giấy tờ trong hồ sơ:
Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cùng với việc các bên tham gia giao dịch tuân thủ các quy định pháp luật, hồ sơ sẽ được thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Người tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho khách hàng về phí công chứng và thù lao công chứng, giúp khách hàng nắm rõ thông tin và có thể thoả thuận trước khi tiến hành các nghiệp vụ liên quan.
Trường hợp 2: Trường hợphồ sơ thiếu, người tiếp nhận thông báo các giấy tờ cần hoàn thiện
Trường hợp 3: Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì từ chối tiếp nhận và giải thích lý do
Bước 3: Giải quyết yêu cầu công chứng
Bước 4: Ghi lời chứng và ký
Người có yêu cầuđồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu Sau khi kiểm tra, công chứng viên sẽ ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Bước 5: Thu phí, đóng dấu và trả kết quả cho khách hàng:
Thư ký Việt thông báo về phí công chứng và thù lao công chứng Sau khi nhận phí và thù lao, kế toán cần lập phiếu và chuyển cho khách hàng.
Văn thư ghi số chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chúng cho khách hàng
Thời hạn công chứng tối đa là 02 ngày làm việc Đối với các hợp đồng hoặc giao dịch có nội dung phức tạp, thời gian công chứng có thể kéo dài nhưng không vượt quá 10 ngày làm việc.
1.2.6 Mức thu phí, lệ phí
* Mức thu và cách tính phí công chứng mua bán nhà đất:
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC, mức thu và tính phía công chứng mua bán nhà, đất được tình trên giá trị chuyển nhượng, cụ thể:
STT Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch Mức thu (đồng/trường hợp)
2 Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng
3 Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng
0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4 Từ trên 01 tỷ đồng – 03 tỷ đồng
01 triệu đồng + 0,06 của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng
5 Từ trên 03 tỷ đồng – 05 tỷ đồng
2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng
3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng
5,2 triệu đồng + 0,03 của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng
32,2 triệu đồng + 0,02 của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp)
Khi ký kết hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nếu giá thỏa thuận giữa các bên thấp hơn mức giá do nhà nước quy định, giá trị hợp đồng để tính phí công chứng sẽ được xác định theo công thức cụ thể.
Giá trị nhà, đất tính phí công chứng = Diện tích đất ghi trong hợp đồng x Giá đất do Nhà nước quy định
* Mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đấ; thuê nhà ở;thuê, thuê lại tài sản:
TT Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch (tổng số tiền thuê)
2 Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng 80 nghìn
3 Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng 0,08% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4 Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng
800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng
5 Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng
02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng
6 Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng
03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng
05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp)
* Mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bàn tài sản đấu giá( tính trên giá trị tài sản) được tính như sau:
TT Giá trị tài sản Mức thu
2 Từ 5 tỷ đồng đến dưới 20 tỷ đồng 300 nghìn
Đối với hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản, giá trị tính phí công chứng được xác định theo thỏa thuận giữa các bên Nếu giá thỏa thuận thấp hơn mức giá do cơ quan nhà nước quy định tại thời điểm công chứng, giá trị tính phí sẽ được tính theo công thức: Giá trị quyền sử dụng đất và tài sản = Diện tích đất và số lượng tài sản ghi trong hợp đồng x Giá đất và giá tài sản do cơ quan nhà nước quy định.
*Mức phí đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:
TT Loại việc Mức thu
1 Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp 40 nghìn
2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 100 nghìn
3 Công chứng hợp đồng ủy quyền 50 nghìn
4 Công chứng giấy ủy quyền 20 nghìn
Công chứng việc sửa đổi và bổ sung hợp đồng, giao dịch là cần thiết, đặc biệt khi có sự thay đổi về giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng Trong trường hợp này, mức thu công chứng sẽ được áp dụng tương ứng với phần tăng giá trị theo quy định tại điểm a, b, c khoản 2 Điều 4 Thông tư hiện hành.
6 Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 25 nghìn
7 Công chứng di chúc 50 nghìn
8 Công chứng văn bản từ chối nhận di sản 20 nghìn
9 Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác 40 nghìn
* Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/ trường hợp
Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm thực hiện chứng thực của Uỷ
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ và văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam, cũng như từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài hoặc những cơ quan, tổ chức Việt Nam liên kết với nước ngoài, là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của tài liệu.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
- Chứng thực chữ ký của người dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt, từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mả di sản là động sản
1.3.2 Trách nhiệm thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã
- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quancó thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch
Chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản động sản là một quy trình quan trọng, đồng thời cũng bao gồm việc chứng thực các hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật nhà ở
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã
1.4.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực
Khi người yêu cầu chứng thực chỉ có bản chính, cơ quan hoặc tổ chức sẽ tiến hành chụp ảnh từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp không có phương tiện chụp.
Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao Nếu nội dung của bản sao khớp với bản chính và bản chính không thuộc trường hợp bị cấm chứng thực, thì tiến hành chứng thực bản sao.
+ Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định
Khi thực hiện chứng thực, cần ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức và ghi vào sổ chứng thực Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng phải được ghi vào trang cuối, và nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, cần đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản sẽ được ghi một số chứng thực, và nhiều bản sao chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm cũng sẽ nhận được số chứng thực tương tự.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ
1.4.2 Gia hạn chứng thực bản sao từ bản chính:
Trong trường hợp yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản cùng lúc, hoặc khi bản chính có nhiều trang, yêu cầu số lượng lớn bản sao, hoặc nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, cơ quan thực hiện chứng thực có thể không đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP Khi đó, thời hạn chứng thực có thể được kéo dài thêm tối đa 02 ngày làm việc, hoặc có thể dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.4.3 Bản chính giấy tờ, văn bản không đươc dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không có đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp
Nội dung trái pháp luật và đạo đức xã hội bao gồm việc tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống lại chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự và nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, cũng như vi phạm quyền công dân.
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, được công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tồ chức có thẩm quyền
1.4.4 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính:
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về tính hợp lệ và hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản được sử dụng làm căn cứ chứng thực Đồng thời, không được yêu cầu chứng thực bản sao từ các loại giấy tờ, văn bản đã được quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký
1.5.1 Thủ tục chứng thực chữ ký:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực và nếu thấy đầy đủ theo quy định, sẽ tiến hành chứng thực khi người yêu cầu minh mẫn, nhận thức rõ và làm chủ hành vi của mình Việc chứng thực sẽ không được thực hiện nếu thuộc các trường hợp pháp luật cấm, và người yêu cầu cần ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
+ Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
Khi thực hiện chứng thực, cần ký và ghi rõ họ tên, đồng thời đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ hoặc văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng phải được ghi vào trang cuối Nếu giấy tờ có từ hai tờ trở lên, cần phải đóng dấu giáp lai.
Khi thực hiện chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, công chức sẽ kiểm tra hồ sơ và giấy tờ Nếu người yêu cầu chứng thực đáp ứng đủ điều kiện theo Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chức sẽ đề nghị người yêu cầu ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền để ký chứng thực.
- Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; + Chứng thực chữ ký của người khia lý lịc cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
Chứng thực chữ ký trong Giấy uỷ quyền là cần thiết trong trường hợp uỷ quyền không có thủ lao và không có nghĩa vụ bồi thường từ bên được uỷ quyền Điều này cũng áp dụng khi việc uỷ quyền không liên quan đến chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản hay quyền sử dụng bất động sản.
1.5.2 Trường hợp không được chứng thực chữ ký:
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo
Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Hợp đồng và giao dịch được thể hiện qua giấy tờ, văn bản, trừ các trường hợp được quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc theo quy định khác của pháp luật.
1.5.3 Áp dụng trong trường hợp đặc biệt:
Việc chứng thực chữ ký theo quy định tại Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng áp dụng cho việc chứng thực điểm chỉ Điều này diễn ra khi người yêu cầu chứng thực không thể ký nhưng vẫn có thể thực hiện điểm chỉ.
Tuỳ theo tửng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP
1.5.4 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chữ ký:
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký Họ không được yêu cầu chứng thực chữ ký đối với các giấy tờ, văn bản có nội dung bị cấm theo Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch
1.6.1 Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch:
- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực
- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực
1.6.2 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm hoàn toàn về nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, cũng như tính hợp lệ và hợp pháp của các giấy tờ theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đảm bảo thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; xác minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cũng như chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia.
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội
1.6.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch:
- Người yêu cầu chứng thực nộp một bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng , giao dịch;
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản là tài liệu quan trọng trong các hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký theo quy định của pháp luật Tuy nhiên, trường hợp người lập di chúc đang đối mặt với nguy cơ tử vong sẽ không cần tuân theo quy định này.
Bản sao giấy tờ phải được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu
Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ yêu cầu chứng thực Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch sẽ tự nguyện, minh mẫn và có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi của mình trước khi tiến hành chứng thực.
Các bên tham gia hợp đồng và giao dịch cần ký trước mặt người thực hiện chứng thực Nếu người có thẩm quyền ký hợp đồng của tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu, họ có thể ký trước vào hợp đồng Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu; nếu có nghi ngờ về sự khác biệt, yêu cầu người ký thực hiện lại trước mặt.
Khi người yêu cầu chứng thực không thể ký tên, họ phải điểm chỉ Nếu người đó không thể đọc, nghe, ký hoặc điểm chỉ, cần có hai người làm chứng Những người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực cần ghi lời chứng theo mẫu quy định cho từng loại hợp đồng, giao dịch, ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan chứng thực, đồng thời ghi vào sổ chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên, mỗi trang phải được đánh số thứ tự và có chữ ký của cả người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng sẽ được ghi ở trang cuối Nếu hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên, cần phải đóng dấu giáp lai.
Trong trường hợp cần phiên dịch, người phiên dịch có trách nhiệm thực hiện việc dịch đầy đủ và chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, cũng như nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực Đồng thời, người phiên dịch cũng phải ký tên vào từng trang của hợp đồng với tư cách là người thực hiện phiên dịch.
1.6.4 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch:
Việc sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ hợp đồng và giao dịch đã được chứng thực chỉ có thể thực hiện khi có sự thoả thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia.
Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng và giao dịch cần được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực chúng Đối với di chúc, việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ có thể được chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào Sau khi thực hiện các thay đổi này, cơ quan thực hiện cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đó về nội dung sửa đổi để ghi chú vào sổ chứng thực.
1.6.5 Sửa lổi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực:
Việc sửa chữa sai sót trong ghi chép, đánh máy và in ấn hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực phải tuân theo thoả thuận bằng văn bản giữa các bên liên quan Điều này chỉ được thực hiện nếu không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên, và cần được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực cần gạch chân những lỗi sai sót và sửa chữa chúng, sau đó đóng dấu của cơ quan chứng thực Đồng thời, họ phải ghi chú bên lề hợp đồng hoặc giao dịch về nội dung đã sửa, bao gồm họ tên, chữ ký của người sửa và ngày tháng năm sửa.
1.6.6 Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực:
Cơ quan lưu trữ hợp đồng và giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính của các hợp đồng và giao dịch đã được chứng thực, theo yêu cầu của các bên tham gia cùng những người có quyền và nghĩa vụ liên quan.
Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ hợp đồng hoặc giao dịch cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực để người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra.
Quản lý nhà nước về chứng thực
1.7.1 Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực:
Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực
- Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực
Kiểm tra và thanh tra hoạt động chứng thực là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chính xác Đồng thời, việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực cũng cần được thực hiện theo đúng thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi của người dân và duy trì trật tự xã hội.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực
- Hợp tác quốc tế về chứng thực
- Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ
1.7.2 Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao trong quản lý nhà nước về chứng thực:
Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp để thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực tại các cơ quan đại diện Nhiệm vụ này bao gồm việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và thanh tra công tác chứng thực nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan này.
+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện
+ Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền
- Cơ quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP
+ Lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền
+ Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Bộ ngoại giao theo quy định
Viên chức lãnh sự và viên chức ngoại giao có nhiệm vụ chứng thực, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Điều.
1.7.3 Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực:
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnhthực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương
Hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm việc tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, cũng như cho công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng là rất cần thiết Việc này không chỉ nâng cao năng lực chuyên môn mà còn đảm bảo quy trình chứng thực diễn ra chính xác và hiệu quả.
Tổ chức tuyên truyền và phổ biến quy định pháp luật về chứng thực là cần thiết để nâng cao nhận thức cộng đồng Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước tại địa phương sẽ đáp ứng hiệu quả yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin.
Kiểm tra và thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, cùng các tổ chức hành nghề công chứng là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch Cần có biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính tại địa phương.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các ci phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền
+ Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Ủy ban nhân dân cấp huyện, bao gồm huyện, quận, thị xã và thành phố thuộc tỉnh, có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương Các cơ quan này được giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể để đảm bảo việc chứng thực diễn ra hiệu quả và đúng quy định.
+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn
+ Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của phápluật về chứng thực
+ Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
+ Lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực
Ủy ban nhân dân cấp xã cần tiến hành kiểm tra và thanh tra hoạt động chứng thực, đồng thời áp dụng các biện pháp nhằm chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ và văn bản trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính tại địa phương.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên qaun đến chứng thực theo thẩm quyền
Định kỳ 6 tháng và hàng năm, cần tổng hợp và thống kê số liệu về chứng thực để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp hỗ trợ Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và đảm nhận việc chứng thực theo quy định Trưởng và Phó Trưởng Phòng Tư pháp có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký khi thực hiện chứng thực cho Sở Tư pháp.
- Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật
+ Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực
+ Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
+ Lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền
+ Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định
Công chức Tư pháp- Hộ tịch có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ theo Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chủ tịch và phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần thông báo mẫu chữ ký khi thực hiện việc ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Việc xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực và người dịch sẽ được tiến hành theo các quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
Nếu người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cá nhân hoặc tổ chức do lỗi của mình, họ sẽ bị xử lý kỷ luật và phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
- Trong trường hợp người dịch gây thiệt hại cho người yêu cầu dịch do lỗi của mình thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật
1.7.5 Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo:
Việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại, cũng như tố cáo và giải quyết tố cáo liên quan đến các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực, cần tuân thủ các quy định của pháp luật về khiếu nại và tố cáo.
TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ PHÚ HỘI, HUYỆN ĐỨC TRỌNG, TỈNH LÂM ĐỒNG, MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC VÀ MÔ HÌNH HÓA CÁCH THỨC THỰC HIỆN CHỨNG THỰC
Khái quát về Uỷ ban nhân dân xã Phú Hội
- Uỷ ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân bầu ra gồm có 01 Chủ tịch,
02 Phó Chủ tịch và 02 Uỷ viên
- UBND xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số những vấn đề sau: + Chương trình làm việc của UBND;
+ Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dự toán và quyết toánngân sách hằng năm và quỹ dự trữ của xã, trình Hội đồng nhân dân quyết định;
Kế hoạch đầu tư cho các công trình trọng điểm sẽ được trình lên Hội đồng nhân dân, đồng thời kế hoạch huy động nhân lực và tài chính cũng sẽ được đề xuất để giải quyết các vấn đề cấp bách, chờ Hội đồng nhân dân quyết định.
Để thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân thị trấn về kinh tế - xã hội, cần thông qua báo cáo của UBND trước khi trình lên Hội đồng nhân dân Các biện pháp này đảm bảo sự đồng thuận và hiệu quả trong quá trình triển khai các chính sách phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương.
+ Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn và việc tách xã, thôn( tổ dân phố)
* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, trình HĐND cùng cấp và UBND huyện phê duyệt và tổ chức thưc hiện
Lập dự toán ngân sách nhà nước và ngân sách địa phương là quy trình quan trọng, bao gồm dự toán thu chi, phương án phân bổ ngân sách cấp xã, và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết Sau đó, cần lập quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo cho UBND, cũng như cơ quan tài chính của huyện.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên để quản lý ngân sách nhà nước tại địa bàn, đồng thời báo cáo về ngân sách theo quy định.
- Quản lý, sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ dất công
Huy động và quản lý hiệu quả nguồn đóng góp từ tổ chức, cá nhân và nhân dân cần tuân thủ nguyên tắc dân chủ, tự nguyện, công khai, đảm bảo đúng mục đích và tuân thủ quy định pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp và tiểu thủ công nghiệp:
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình khuyến khích phát triển khoa học, công nghệ nhằm nâng cao sản xuất Hỗ trợ nông dân trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi theo quy hoạch chung Thực hiện các biện pháp phòng trừ dịch bệnh cho cây trồng và vật nuôi để đảm bảo năng suất và chất lượng.
Tổ chức thực hiện xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ và tiến hành tu bổ, bảo vệ đê điều Đồng thời, bảo vệ rừng và phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt Cần ngăn chặn kịp thời và xử lý nghiêm những hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến bảo vệ đê và rừng trong khu vực.
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo pháp luật
Tổ chức và hướng dẫn việc khai thác, phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa phương, đồng thời áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để phát triển các ngành nghề mới.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông theo phân cấp
Quản lý xây dựng và cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ tại khu dân cư nông thôn là một quy định quan trọng Cơ quan chức năng cần thực hiện kiểm tra và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến xây dựng để đảm bảo sự phát triển bền vững và an toàn cho cộng đồng.
- Tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác theo pháp luật
Huy động sự đóng góp tự nguyện từ các tổ chức, cá nhân và nhân dân là rất quan trọng trong việc xây dựng đường giao thông, cầu và cống tại xã, theo đúng quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao:
Để thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, cần phối hợp với các trường học nhằm huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi Đồng thời, tổ chức các lớp bổ túc văn hóa và xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi phù hợp.
Tổ chức xây dựng, quản lý và kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, và trường mầm non tại địa phương, đồng thời phối hợp với UBND huyện trong việc quản lý các trường tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hoá gia đình; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống dịch bệnh
Xây dựng phong trào văn hóa và thể dục thể thao tại địa phương, tổ chức các hoạt động lễ hội và bảo vệ di sản văn hóa, lịch sử Đồng thời, phát huy giá trị của các danh lam thắng cảnh theo quy định pháp luật.
- Thực hiện chính sách đối với thương binh- liệt sĩ và người có công
Tổ chức các hoạt động từ thiện và nhân đạo nhằm hỗ trợ gia đình khó khăn, người già neo đơn, trẻ em tàn tật và trẻ mồ côi không nơi nương tựa Chúng tôi cam kết thực hiện các hình thức nuôi dưỡng và chăm sóc cho các đối tượng chính sách xã hội, góp phần cải thiện đời sống và mang lại hy vọng cho những hoàn cảnh kém may mắn.
- Quản lý bảo vệ tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch quản lý nghĩa trang tại xã
* Trong lĩnh vực quốc phòng- an ninh:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ của địa phương
Thực hiện nghĩa vụ quân sự và công tác tuyển quân theo kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc đăng ký và quản lý nhân dân dự bị động viên Đồng thời, cần tổ chức huấn luyện và sử dụng hiệu quả lực lượng dân quân tự vệ để đảm bảo an ninh quốc phòng.
Thực trạng công tác chứng thực tại địa bàn UBND xã Phú Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng
Chứng thực đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực Tư pháp, đặc biệt là ở cấp xã Tuy nhiên, trong thời gian qua, hoạt động này vẫn gặp phải một số vướng mắc và khó khăn nhất định.
Sau 4 năm thực hiện Nghị định số 23/2015 của Chính phủ, hoạt động chứng thực đã được Sở tư pháp đánh giá là đi vào nề nếp, với các trình tự và thủ tục được niêm yết công khai tại nơi tiếp công dân Thông tin về quy trình chứng thực cũng được công bố trên cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh và Sở tư pháp, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác chứng thực.
Sở Tư pháp tỉnh nhận định rằng hoạt động chứng thực đã mang lại hiệu quả tích cực, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của công dân và tổ chức Sự ra đời của Nghị định 23/2015 đã giúp cắt giảm và cải cách nhiều thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong quá trình chứng thực.
Trước đây, các giao dịch bất động sản dưới 50 triệu đồng phải thực hiện tại UBND cấp huyện, trong khi các giao dịch trên 50 triệu đồng phải đến phòng công chứng, UBND cấp xã không có thẩm quyền Để khắc phục hạn chế này, Nghị định 23/2015 đã giao thẩm quyền cho UBND cấp xã chứng thực các hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản động sản, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
Mặc dù Nghị định 23/2015 đã mang lại nhiều kết quả tích cực, nhưng vẫn tồn tại một số khó khăn cho các địa phương Cụ thể, theo khoản 3, Điều 25, quy định không cho phép chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, hoặc tuyên truyền, kích động chiến tranh, xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam, cũng như xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, và vi phạm quyền công dân.
Quy định chứng thực sẽ không gặp khó khăn nếu giấy tờ được lập bằng tiếng Việt Tuy nhiên, khi giấy tờ là tiếng nước ngoài, việc hiểu rõ nội dung trở nên phức tạp Từ chối chứng thực có thể gây phiền hà cho người dân, trong khi việc chứng thực mà không hiểu rõ có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.
Nghị định số 23/2015 hiện chưa quy định rõ ràng về trình tự và thủ tục chứng thực các văn bản liên quan đến phân chia di sản, từ chối nhận di sản, và khai nhận di sản Điều này đã dẫn đến khó khăn và lúng túng cho các cán bộ tư pháp tại xã trong việc xử lý hồ sơ yêu cầu chứng thực các giao dịch này.
Nghị định quy định rằng khi chứng thực bản sao từ bản chính, không cần lưu trữ bản sao Tuy nhiên, đã có trường hợp người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối, sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực, dẫn đến việc không có cơ sở đối chiếu khi xảy ra tranh chấp hoặc sai sót Do đó, trong công tác chứng thực, yêu cầu ngày càng nghiêm ngặt đối với cán bộ thực hiện, cần phải đọc và nắm vững văn bản hướng dẫn, đồng thời quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phải được thực hiện đúng quy định để tránh sai sót.
Sở Tư pháp tỉnh Lâm Đồng đang nỗ lực hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực để đảm bảo quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tổ chức, cá nhân Bên cạnh việc đề xuất điều chỉnh một số quy định liên quan, Sở sẽ tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho UBND cấp huyện và xã Mục tiêu là khắc phục nhanh chóng các tồn tại, thiếu sót, nhằm giảm thiểu phiền hà cho người dân trong quá trình chứng thực.
Nghị định 123/2015, Thông tư 15/2015, Nghị định 23/2015 là những căn cứ quan trọng để thực hiện công tác chứng thực, hộ tịch
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015, việc công chứng bản sao và chữ ký các văn bản tiếng Việt được thực hiện tại cấp xã Trong thời gian qua, công tác chứng thực đã được các cấp uỷ Đảng và chính quyền chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Tuy nhiên, hoạt động công chứng tại các xã vẫn gặp một số sai sót, như việc chứng thực hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin, hồ sơ lưu trữ thiếu sót và việc mở sổ sách theo dõi không đồng nhất.
Mô hình hóa cách thức thực hiện chứng thực
Để hỗ trợ người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nắm rõ trình tự và thủ tục của các loại hình chứng thực, bài viết này cung cấp hướng dẫn cơ bản nhằm triển khai một cách thống nhất và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót Nội dung được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, giả định rằng các cơ quan thực hiện chứng thực áp dụng cơ chế “một cửa” Dưới đây là khái quát và mô hình hóa các bước trong hoạt động chứng thực.
2.3.1 Chứng thực bản sao từ bản chính:
Bước đầu tiên là tiếp nhận yêu cầu từ đương sự, trong đó cần nhận bản chính và số lượng bản sao tương ứng Đồng thời, ghi nhận số lượng bản mà người yêu cầu mong muốn được cấp cho từng loại giấy tờ, văn bản.
Bước 2: Người yêu cầu chứng thực cần nộp bản chính và bản sao cho cơ quan có thẩm quyền Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, đối chiếu với các quy định về loại văn bản, giấy tờ được chứng thực Nếu phát hiện không phù hợp, chứng thực sẽ bị từ chối và hồ sơ sẽ được trả lại Trong trường hợp phát hiện giấy tờ giả mạo, cần lập biên bản tạm giữ và xử lý theo quy định pháp luật Nếu mọi thứ đều hợp lệ, sẽ tiến hành bước 3.
Bước 3: Đối chiếu từng bản sao với bản chính:
Bước 4:Ghi lời chứng (‘chứng thực bản sao đúng với bản chính”, chữ
“BẢN SAO” vào chỗ trống phía trên bên phải của trang đầu tiên) theo quy định, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ
Bước 5: Ghi chép vào sổ theo dõi, bao gồm số chứng thực và đóng dấu; chú ý đến việc giáp lai đối với các bản sao có nhiều tờ Đảm bảo lưu lại một bản theo quy định.
Bước 6: Thu lệ phí, trả kết quả (bản chính+ số lượng bản sao theo yêu cầu)
Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký bằng cách nhận giấy tờ, văn bản từ người yêu cầu và ghi rõ số lượng bản cần chứng thực Người tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ tuỳ thân để xác minh thông tin và nhận dạng của người yêu cầu có khớp với giấy tờ xuất trình hay không Trong trường hợp thông tin không khớp, người tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận yêu cầu.
Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực cho người thực hiện chứng thực
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ và văn bản mà người yêu cầu ký Mặc dù không phải chịu trách nhiệm về nội dung, nhưng họ cần đảm bảo rằng văn bản không vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội Trong trường hợp phát hiện vi phạm, họ có quyền từ chối chứng thực và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Bước 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực( lưu ý kiểm tra lại giấy tờ tuỳ thân của người ký)
Bước 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên, chức vụ
Bước 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu( thực hiện việc lưu trữ)
Bước 6: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả
2.3.3 Chứng thực hợp đồng, giao dịch:
2.3.3.1 Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã soạn sẵn
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu
Để yêu cầu chứng thực, hồ sơ cần bao gồm các giấy tờ sau: dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân của các bên tham gia, và bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, hoặc các giấy tờ thay thế theo quy định pháp luật Đặc biệt, trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, các giấy tờ này là bắt buộc (trừ trường hợp chứng thực di chúc khi tính mạng bị đe dọa, không cần nộp các giấy tờ này).
Nếu hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ, sẽ được thụ lý ngay lập tức Trong trường hợp hợp đồng không thể thực hiện trong ngày, cần ghi biên nhận hẹn cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ yêu cầu chứng thực, bao gồm giấy tờ và nhận dạng các bên liên quan Nếu một trong các bên không đủ năng lực hành vi dân sự, chứng thực sẽ bị từ chối Ngược lại, nếu các bên đủ năng lực và tự nguyện, người thực hiện chứng thực sẽ hướng dẫn sửa đổi dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch nếu có điều khoản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội Nếu người yêu cầu không thực hiện sửa chữa, chứng thực cũng sẽ bị từ chối.
Bước 3: Sau khi các bên đã thống nhất nội dung hợp đồng, giao dịch, cần thực hiện chứng thực Nếu tất cả các bên đồng ý với dự thảo, hướng dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng Người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng và ký tắt ở từng trang, ký đầy đủ ở trang cuối cùng, kèm theo họ tên và chức vụ của mình.
Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi,ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ
Bước 5: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả cho người có yêu cầu
2.3.3.2 Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa được soạn sẵn
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu
Để yêu cầu chứng thực, hồ sơ cần có các giấy tờ sau: bản sao giấy tờ tùy thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, hoặc giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch liên quan Lưu ý, trường hợp chứng thực di chúc khi tính mạng bị đe dọa thì không cần nộp các loại giấy tờ này.
Nếu hồ sơ yêu cầu đầy đủ, sẽ tiến hành thụ lý Trong trường hợp hợp đồng không thể thực hiện ngay, cần cấp phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 2 trong quy trình chứng thực là chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực, người này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và xác minh năng lực hành vi dân sự của các bên yêu cầu Nếu một trong các bên không đủ năng lực, việc chứng thực sẽ bị từ chối Ngược lại, nếu tất cả các bên đều đủ năng lực và tự nguyện, hợp đồng hoặc giao dịch sẽ được soạn thảo dựa trên thông tin mà các bên cung cấp.
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực
đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ
Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ
Bước 5: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả cho người có yêu cầu
2.4 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực:
Nguyên nhân của những yếu kém trong công tác chứng thực hợp đồng chủ yếu xuất phát từ việc cán bộ địa chính ở một số xã thực hiện tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và ký chứng thực không đúng quy định, dẫn đến nhiều hợp đồng không được ghi vào sổ và không lưu trữ hồ sơ theo quy định Năng lực và trình độ của một bộ phận cán bộ công chứng còn hạn chế, cùng với việc một số cán bộ có thể bỏ qua thủ tục pháp lý do mối quan hệ cá nhân, gây ra sai sót trong quá trình chứng thực Mặc dù có hiểu biết về pháp luật, nhưng một số trường hợp vẫn xảy ra tranh chấp hợp đồng do chủ quan hoặc sức ép từ những người có thẩm quyền, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như tranh chấp khó giải quyết và mất ổn định tại địa phương.
Để nâng cao hiệu quả chứng thực và đáp ứng nhu cầu của nhân dân, đồng thời bảo đảm tính an toàn pháp lý trong giao dịch của tổ chức và cá nhân, cần thực hiện một số giải pháp quan trọng.
Cần nâng cao vai trò và trách nhiệm của cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực, đồng thời đảm bảo thực hiện hiệu quả Luật công chứng và Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.
Cần tiến hành rà soát và đánh giá hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp nhằm sắp xếp và bố trí nhân sự làm công tác công chứng, chứng thực phù hợp với năng lực, trình độ và tiêu chuẩn theo các hướng dẫn của cấp trên.
Ba là, cần đẩy mạnh tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực đến đông đảo nhân dân qua nhiều hình thức thiết thực Cụ thể, việc tuyên truyền có thể thực hiện thông qua hoạt động của Câu lạc bộ pháp luật và các buổi sinh hoạt của các tổ chức đoàn thể như Đoàn Thanh niên, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ Đồng thời, cần niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã các thủ tục trình tự về công chứng, chứng thực để nhân dân dễ dàng theo dõi, giám sát và thực hiện theo quy định.
Để nâng cao chất lượng công tác chứng thực, cần tăng cường tập huấn và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ làm công tác công chứng Đồng thời, việc thanh tra và kiểm tra cũng cần được thực hiện hiệu quả nhằm phát huy những mặt tích cực và nhân rộng những mô hình tốt, đồng thời kịp thời uốn nắn và khắc phục những sai phạm trong quá trình thực hiện.
Tư pháp cần nâng cao công tác thanh tra và kiểm tra chuyên ngành đối với việc chứng thực của UBND cấp xã nhằm kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót.
UBND các xã, thị trấn cần thực hiện nghiêm túc việc thu lệ phí chứng thực theo quy định và phân bổ kinh phí hợp lý để nâng cao cơ sở vật chất cho công tác công chứng, chứng thực Đồng thời, cần có chế độ đãi ngộ, động viên và khen thưởng kịp thời cho cán bộ trực tiếp thực hiện công tác chứng thực có thành tích xuất sắc.
Tầm quan trọng của hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta hiện
Trong cuộc sống và các lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại, khi xảy ra tranh chấp, các bên thường tìm kiếm chứng cứ để bảo vệ quan điểm của mình hoặc phản bác lập luận đối phương Để đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, việc sử dụng chứng cứ công chứng, hay văn bản công chứng, là rất cần thiết, vì đây là loại chứng cứ xác thực và đáng tin cậy hơn so với các giấy tờ không có chứng nhận hoặc chỉ dựa trên lời nói.
Tranh chấp xã hội ngày càng gia tăng và phức tạp do thiếu xác thực, vì vậy việc tuyên truyền và cập nhật pháp luật là rất cần thiết Cần tăng cường các biện pháp tổ chức thực hiện pháp luật, trong đó công chứng đóng vai trò quan trọng Hoạt động công chứng giúp pháp luật gần gũi hơn với thực tiễn, nâng cao an toàn pháp lý cho giao dịch và hợp đồng, đồng thời phòng ngừa vi phạm pháp luật trong các quan hệ dân sự và thương mại Các giao dịch tại tổ chức công chứng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác và hợp pháp, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và ổn định phát triển kinh tế xã hội Ngoài ra, thông qua việc tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, các tổ chức này đã tích cực tuyên truyền và tư vấn pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật trong cộng đồng.
Văn bản công chứng là công cụ quan trọng giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, ngăn ngừa tranh chấp và duy trì sự ổn định trong các mối quan hệ dân sự và tài sản Ngoài ra, văn bản công chứng còn cung cấp chứng cứ xác thực, kịp thời mà không ai có thể phủ nhận, trừ khi bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế mạnh mẽ, các vấn đề xã hội mới xuất hiện đang tác động đến sự phát triển chung của đất nước Quy luật thị trường và sự biến động của xã hội yêu cầu mỗi quốc gia cần thiết lập chính sách cụ thể để điều tiết phù hợp Đánh giá sự phát triển của một quốc gia không chỉ dựa vào trình độ văn hóa mà còn cần xem xét vai trò của xã hội và pháp luật.
Hoạt động công chứng và chứng thực trên toàn quốc diễn ra sôi nổi, từ cấp chính quyền địa phương thấp đến cao Công tác chứng thực tại địa phương đã đạt được những kết quả tích cực, đáp ứng nhu cầu của người dân trong các thủ tục hành chính Quy trình công chứng, chứng thực được đơn giản hóa, thời gian giải quyết hồ sơ nhanh chóng và đúng hạn Sở Tư pháp, các Phòng công chứng và Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện đúng quy định pháp luật và căn cứ vào các văn bản có hiệu lực để đảm bảo hiệu quả công việc.
Bài viết này được xây dựng dựa trên việc nghiên cứu các quy định pháp luật hiện hành, phân tích thực trạng áp dụng và đề xuất giải pháp cho những hạn chế còn tồn tại.
Mặc dù chưa phải là những giải pháp tối ưu nhất cho những hạn chế trong hoạt động công chứng và chứng thực, bài chuyên đề này hy vọng sẽ đề xuất những biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện công tác công chứng, chứng thực tại địa phương và trên toàn quốc.
Trong ba tháng thực tập tại UBND xã Phú Hội, huyện Đức Trọng, tỉnh Lâm Đồng, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu và cảm nhận sâu sắc về công việc Thời gian này sẽ trở thành một kỷ niệm khó phai trong hành trình sinh viên của tôi.
Chuyến đi thực tập này đã mang lại cho em nhiều bài học quý giá, giúp em nhận ra sự hạn chế trong kiến thức của bản thân và tầm quan trọng của những kỹ năng như ngoại ngữ và giao tiếp trong công việc Em đã có cơ hội tiếp xúc với một lĩnh vực mới mẻ, tham gia vào các buổi tư vấn pháp luật và làm việc với những đối tượng yếu thế, từ đó chứng kiến sự nhiệt tình của các cô chú, anh chị tại UBND xã Những trải nghiệm này không chỉ mở rộng hiểu biết của em mà còn giúp em nhận ra giá trị của công việc tại đây và những khiếm khuyết cần khắc phục để hoàn thiện bản thân hơn.