MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG
Tổng quan về hệ thống thông tin
1.1.1 Hệ thống thông tin a Khái niệm hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác, có mối quan hệ ràng buộc và tác động lẫn nhau, tạo thành một thể thống nhất hoạt động vì mục tiêu chung.
Ví dụ: Một công ty là một hệ thống, hệ thống điều khiển giao thông…
Các thành phần của hệ thống: đầu vào, xử lý, đầu ra (Hình 1-1)
Đầu vào (Input): là tập hợp tất cả những g mà môi trường tác động vào hệ thống.
Ví dụ: Đầu vào của một hệ thống lớp học là chương tr nh đào tạo, quy chế lớp học, quy chế thi cử…
Xử lý (Processing): Bước biến đổi yếu tố đưa vào thành các sản phẩm đầu ra theo mục tiêu trước đó.
Trong một hệ thống lớp học, các bước xử lý quan trọng bao gồm việc phân công giảng dạy, kiểm tra và thi cử, nhằm đảm bảo học viên được trang bị đầy đủ kiến thức.
Đầu ra (Output): là kết quả hoạt động của hệ thống, những gì mà hệ thống đó tác động lại môi trường bên ngoài.
Đầu ra của hệ thống lớp học là những học sinh hoàn thành chương trình giảng dạy, từ đó tiếp thu kiến thức và kỹ năng cần thiết.
H n 1-1: Mô n cơ bản của hệ thống
(Nguồn: Sách Hệ thống thông tin quản trị) b Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần liên kết chặt chẽ, với chức năng thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin có giá trị cho người sử dụng.
Hệ thống quản lý là một khái niệm quan trọng, đề cập đến một hệ thống hoạt động nhằm mang lại lợi ích nhất định, với sự tham gia tích cực của con người và việc trao đổi thông tin hiệu quả.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần chính như con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, quy tắc quản lý tổ chức và dữ liệu trong tổ chức Chức năng của hệ thống thông tin là tối ưu hóa quy trình quản lý và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
HTTT có thể nhận thông tin dưới nhiều hình thức: các dữ liệu gốc, các yêu cầu xử lý cần cung cấp thông tin hay các lệnh.
HTTT có khả năng xử lý thông tin bằng cách thay đổi và sửa chữa dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiện các phép tính để tạo ra kết quả, cũng như tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.
Hệ thống thông tin (HTTT) có khả năng lưu trữ nhiều loại thông tin với cấu trúc đa dạng, phù hợp với các phương tiện xử lý khác nhau nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin cụ thể Để triển khai một dự án xây dựng HTTT, cần thực hiện các giai đoạn cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tính khả thi của hệ thống.
Triển khai một dự án xây dựng HTTT có thể đƣợc chia ra nhiều giai đoạn:
Giai đoạn 1 của dự án bao gồm việc khảo sát hiện trạng và xác lập các thông tin cần thiết Trong giai đoạn này, công việc chủ yếu là thu thập dữ liệu để hiểu rõ hoạt động của hệ thống hiện tại, đánh giá những ưu điểm và hạn chế của nó, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả hơn.
Giai đoạn 2 của quy trình là phân tích hệ thống, trong đó việc thu thập thông tin từ hệ thống cũ được thực hiện nhằm phục vụ cho việc phân tích Tại giai đoạn này, cần tiến hành phân tích chi tiết các dữ liệu và chức năng để xây dựng mô tả cho hệ thống mới, cụ thể là thiết kế logic.
Giai đoạn 3 của quy trình là thiết kế hệ thống, trong đó tập trung vào việc phát triển các giải pháp cho hệ thống mới Mục tiêu là đảm bảo rằng hệ thống này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được phân tích ở giai đoạn 2, cũng như các yêu cầu ràng buộc liên quan đến thực thể.
Giai đoạn 4: Cài đặt và lập trình hệ thống đã thiết kế.
1.1.2 Các cách tiếp cận để phát triển hệ thống thông tin a Các phương pháp xây dựng HTTT
Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói là cách mà doanh nghiệp phát triển hệ thống thông tin bằng cách mua các gói phần mềm ứng dụng đã được xây dựng sẵn Sau khi thực hiện phân tích và thiết kế, doanh nghiệp sẽ chọn lựa các gói phần mềm phù hợp mà không cần phải viết mã chương trình, chỉ cần cài đặt và sử dụng Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Mua phần mềm tùy biến giúp doanh nghiệp có khả năng sửa đổi mã nguồn và điều chỉnh các thông số để phù hợp với hoạt động cụ thể của mình Điều này mang lại sự linh hoạt và tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Mua phần mềm theo tiêu chuẩn giúp người dùng tránh việc sửa đổi mã nguồn, chỉ cho phép thay đổi một số thông số cấu hình Ưu điểm của phương pháp này là chi phí mua phần mềm thấp và giảm thiểu lỗi so với việc tự xây dựng hoặc thuê ngoài phát triển phần mềm.
Gói phần mềm ứng dụng thường chỉ đáp ứng những nhu cầu chung của các tổ chức, mà không thể thỏa mãn những yêu cầu đặc thù và riêng biệt của từng tổ chức cụ thể.
Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục
1.2.1 Khái niệm về quản lý
Quản lý là một khái niệm quan trọng xuất hiện từ khi xã hội hình thành hoạt động nhóm, trở thành vấn đề cốt lõi mà con người thường xuyên đối mặt Câu hỏi về quản lý cái gì, quản lý như thế nào và làm sao để quản lý hiệu quả đã thúc đẩy con người không ngừng tìm kiếm những câu trả lời chính xác Đến nay, quản lý đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực, khu vực và đối tượng khác nhau, thể hiện vai trò thiết yếu trong đời sống xã hội.
Quản lý, từ góc độ nghĩa, đơn giản là hoạt động giám sát và phụ trách công việc Tuy nhiên, con người đã mở rộng khái niệm này, dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau từ các học giả trong và ngoài nước Đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về quản lý, và các trường phái quản lý học đã đưa ra nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này.
Theo F.W Taylor (1856-1915) là người tiên phong trong nghiên cứu quản lý một cách có hệ thống và khoa học, tạo ra một học thuyết có ảnh hưởng lớn Ông định nghĩa quản lý là việc hoàn thành công việc thông qua người khác, đồng thời đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Henrry Fayol (1886-1925) là người tiên phong trong việc phát triển thuyết quản lý hành chính, tiếp cận quản lý theo quy trình và đóng góp quan trọng cho việc áp dụng khoa học vào quản lý hành chính, đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn Ông định nghĩa quản lý hành chính là quá trình dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra.
Quản lý, theo Harold Kootz, là một hoạt động quan trọng giúp đảm bảo rằng các cá nhân làm việc nỗ lực để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, bao gồm cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp, đều được coi là một hệ thống với hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Hệ thống này hoạt động trong một môi trường nhất định, gọi là khách thể quản lý Mục tiêu của hoạt động quản lý là điều chỉnh hệ thống theo đúng hướng và đạt được các trạng thái chất lượng mới Để đảm bảo sự phát triển bền vững, hoạt động quản lý cần duy trì sự cân bằng giữa ổn định và phát triển; một hệ thống chỉ có ổn định mà thiếu phát triển hoặc ngược lại sẽ khó có thể tồn tại lâu dài.
Quản lý là một khái niệm đa dạng, bao trùm nhiều lĩnh vực và được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau Mặc dù có nhiều quan điểm về quản lý, nhưng bản chất của nó vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều phối các hoạt động hiệu quả.
1Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương (1996): Các học thuyết quản lý, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia, Hà Nội.
2Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương (1996): Các học thuyết quản lý, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia, Hà Nội.
Theo Harold Kootz (1994), quản lý là một hoạt động có định hướng, hệ thống và tổ chức, trong đó chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã được xác định trước.
1.2.2 Yếu tố tạo thành nên hoạt động quản lý
Khi bước vào bất kỳ một hoạt động quản lý nào, con người cần phải trả lời các câu hỏi sau:
Chủ thể quản lý, trả lời cho: do ai quản lý?
Khách thể quản lý, trả lời cho: quản lý cái gì?
Mục đích quản lý, trả lời cho: quản lý vì cái gì?
Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời cho: quản lý trong hoàn cảnh nào?
Phân tích mọi hoạt động quản lý cho thấy rằng dù là vấn đề nhỏ hay lớn, không thể bỏ qua 4 câu hỏi cơ bản Chủ thể quản lý cần được xác nhận, hiểu rõ khách thể quản lý, xác định mục tiêu công việc và nhận thức về môi trường quản lý Những yếu tố này là cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng hướng, quản lý hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Việc quản lý trên một hệ thống bất kỳ đều nhắm vào một mục tiêu xác định.
Hệ thống cần phải đi đúng hướng để những chi phí, những nỗ lực bỏ ra không trở nên vô ích.
Mục tiêu quản lý là trạng thái mong đợi của đối tượng quản lý trong tương lai Việc xác định sai hoặc không hiểu rõ mục tiêu của hệ thống có thể dẫn đến lãng phí, thiệt hại và cản trở sự phát triển của hệ thống.
Mục tiêu quản lý bao gồm hai khía cạnh chính: tính khách quan và tính chủ quan Tính khách quan thể hiện ở việc các mục tiêu này được xác định dựa trên những yêu cầu của các quy luật khách quan, ảnh hưởng đến sự vận động của hệ thống Ngược lại, tính chủ quan xuất hiện khi mục tiêu quản lý chịu tác động từ chủ thể quản lý, với mong muốn đạt được những kết quả cụ thể mà họ đề ra.
Giáo dục từ xưa đến nay luôn được coi trọng, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt và tiếp nhận tri thức giữa các thế hệ Sự phát triển và thực hiện hiệu quả của giáo dục không chỉ nâng cao nhận thức mà còn là yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Theo D.V Khudominxki, nhà lý luận Xô Viết, quản lý giáo dục (QLGD) là những tác động có hệ thống, có kế hoạch và mục đích rõ ràng từ các chủ thể quản lý ở nhiều cấp độ khác nhau Mục tiêu của QLGD là đảm bảo giáo dục chủ nghĩa cộng sản cho thế hệ trẻ, đồng thời hỗ trợ sự phát triển toàn diện và hài hòa của họ.
QLGD là hoạt động tự giác của chủ thể quản lý, nhằm huy động và tổ chức hiệu quả các nguồn lực giáo dục như nhân lực, vật lực và tài lực Mục tiêu của QLGD là phát triển giáo dục, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội.
Quản lý giáo dục là quá trình có định hướng nhằm đạt được các mục tiêu trong ngành giáo dục, nơi nhà quản lý áp dụng các nguyên lý và phương pháp khoa học Quá trình này giúp tổ chức các cơ sở giáo dục một cách khoa học và có kế hoạch, từ đó đảm bảo hiệu quả trong việc dạy và học.
1.2.5 Ứng dụng HTTT trong quản lý giáo dục
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC VNPRO
Giới thiệu chung về trung tâm tin học VnPro
Công ty TNHH Tư Vấn & Dịch Vụ Chuyên Việt (Trung Tâm Tin Học VnPro) được thành lập vào tháng 03/2003, trong bối cảnh ngành công nghệ thông tin Việt Nam đang phát triển Với sự bùng nổ của công nghệ mạng toàn cầu, đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của Cisco, thị trường Việt Nam hứa hẹn sẽ trở thành khu vực tiềm năng cho công nghệ này Trung tâm tin học VnPro ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của người dân, đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh.
VnPro cam kết đặt lợi ích của khách hàng và chất lượng đào tạo lên hàng đầu, cung cấp giải pháp và đào tạo chuyên sâu cho các chuyên gia mạng ở nhiều cấp độ, bao gồm CCNA (R&S, Voice, Wireless, Security), CCNP, CCNP Security và CCIE (Written và Lab) Đội ngũ giảng viên tại VnPro gồm những thạc sỹ và chuyên gia giàu kinh nghiệm, sở hữu bằng cấp quốc tế uy tín như CCIE và CCNP Hơn 20 quyển sách mạng thương hiệu LabPro do VnPro biên soạn đã được phát hành trên toàn quốc Đặc biệt, VnPro là trung tâm đầu tiên và duy nhất biên soạn bộ giáo trình thực hành Lab bằng tiếng Việt, bao gồm nhiều cấp độ từ CCNA đến CCIE.
Tổ chức hoạt động của trung tâm tin học VnPro
Trung tâm tin học VnPro hoạt động với các phòng ban chính bao gồm Ban Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng dự án đào tạo và phòng kỹ thuật Sơ đồ tổ chức của trung tâm được thể hiện rõ ràng trong hình 2-1.
6http://www.vnpro.vn/gioi-thieu/ truy cập ngày 25/2/2016
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VNPRO
TOÁN PHÒNG DỰ ÁN ĐÀO TẠO PHÒNG KỸ
H n 2-1: Sơ đồ tổ chức vnpro
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Ban Giám đốc có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và giám sát tất cả các hoạt động của trung tâm, nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho trung tâm trong tương lai.
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch cho hoạt động
Bộ phận PR & Marketing của trung tâm chịu trách nhiệm quảng bá thông tin về sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng thông qua các kênh truyền thông hiệu quả Đội ngũ chủ động tìm kiếm và tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu các dịch vụ, đồng thời thống kê và lưu trữ hồ sơ thông tin khách hàng một cách có hệ thống.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và tư vấn cho học viên, bao gồm cung cấp thông tin về khóa học, lớp học, chính sách ưu đãi và hướng dẫn cách đăng ký Đồng thời, phòng này cũng chịu trách nhiệm ghi danh học viên mới và tổng hợp thông tin để hỗ trợ các phòng ban khác.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý tổ chức cán bộ công nhân viên tại trung tâm, bao gồm công tác tuyển dụng, đào tạo, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách Phòng cũng tổ chức toàn bộ công tác thu, chi và xuất hóa đơn, đồng thời thực hiện chi lương, thưởng cho nhân viên và giảng viên Ngoài ra, phòng kế toán còn quản lý chi trả cho việc mua sắm và bảo trì thiết bị.
Liên quan đến học viên: phòng kế toán đảm nhận các công việc liên quan đến vấn đề học phí.
Phòng dự án đào tạo tại VnPro đảm nhiệm việc nghiên cứu và giảng dạy các khóa học, đồng thời phụ trách các công việc giáo vụ như xếp lịch học cho học viên và giảng viên, cũng như thiết lập các khóa học mới Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ giảng viên kế thừa để đảm bảo chất lượng giảng dạy.
Phòng dự án đào tạo có trách nhiệm nghiên cứu và lập kế hoạch cho các khóa học, tổ chức lớp học, cũng như quản lý công việc giáo vụ như sắp xếp lịch học và lịch dạy cho học viên và giảng viên Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm việc xử lý điểm thi và đào tạo đội ngũ giảng viên.
Phòng kỹ thuật của VnPro chịu trách nhiệm quản lý thiết bị học tập và hạ tầng mạng, nhằm ngăn ngừa mất mát thiết bị Đội ngũ kỹ thuật đảm bảo rằng hạ tầng mạng luôn hoạt động ổn định, cùng với việc duy trì hoạt động hiệu quả của thiết bị và phần mềm trong phòng học, nhằm phục vụ tốt nhất cho học viên.
Trung tâm trang bị đầy đủ máy móc và dụng cụ học tập, với hơn 300 thiết bị hoạt động hàng ngày phục vụ cho nghiên cứu và giảng dạy Các máy tính có cấu hình mạnh (P4 trở lên) được kết nối mạng LAN và được đầu tư nâng cấp thường xuyên.
Phòng học: phòng học rộng rãi, thoáng mát, không khí dễ chịu tạo sự thoải mái cho học viên học tập và thực hành.
Để đảm bảo hiệu quả làm việc tại trung tâm, cần sử dụng phần mềm phù hợp, bao gồm hệ điều hành từ XP trở lên và bộ Microsoft Office Ngoài ra, các phần mềm hỗ trợ nhân viên như phần mềm chấm công và tính lương, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và phần mềm quản lý thi cũng rất quan trọng.
2.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của VnPro
Trung tâm VnPro hoạt động trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
VnPro chuyên đào tạo quản trị mạng và hạ tầng Internet, là lĩnh vực hoạt động chính của trung tâm Chúng tôi cung cấp đa dạng khóa học nhằm nâng cao kỹ năng quản trị mạng và hạ tầng Internet cho nhiều học viên trong nước.
VnPro là đơn vị phát hành sách chuyên môn, cung cấp tài liệu học tập chất lượng cao trong lĩnh vực quản trị mạng và hạ tầng internet, phục vụ cho học viên tại trung tâm cũng như các đối tượng bên ngoài.
Trung tâm tư vấn và tuyển dụng nhân sự IT hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm nhân lực phù hợp, kết nối nhà tuyển dụng với ứng viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng vị trí và đúng năng lực, đáp ứng nhu cầu hiện tại của họ.
VnPro chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế và hỗ trợ kỹ thuật hệ thống mạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Trung tâm tiến hành khảo sát để hiểu rõ mong muốn của khách hàng, đồng thời xem xét các yếu tố như giá cả và chất lượng Dựa trên những thông tin thu thập được, VnPro sẽ đưa ra các bản thiết kế phù hợp và hỗ trợ khách hàng trong việc hiện thực hóa hệ thống mạng.
Học viên tại trung tâm chủ yếu là sinh viên từ các trường đại học và cao đẳng danh tiếng như Đại học Công nghệ thông tin, Đại học Bách khoa Tp.HCM, Đại học Khoa học Tự nhiên, Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông, Đại học Kỹ thuật Công nghệ, Đại học Công nghiệp, Đại học Hoa Sen, Đại học Sài Gòn và Đại học Giao thông Vận tải Tp.HCM, cũng như Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật Tp.HCM.
Thực trạng hoạt động hệ thống quản lý học viên tại trung tâm tin học
CCNA, CCNP và CCIE là ba chứng chỉ quan trọng trong lĩnh vực quản trị hệ thống mạng, được cấp bởi Cisco Systems - một trong những nhà cung cấp giải pháp và thiết bị mạng hàng đầu thế giới Những chứng chỉ này được công nhận tại hơn 150 quốc gia, góp phần nâng cao giá trị nghề nghiệp của các chuyên gia trong ngành.
Trung tâm tin học VnPro chuyên cung cấp các chương trình đào tạo CCNA, CCNP và CCIE với nhiều cấp độ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao Mỗi chương trình học được tổ chức thành nhiều khóa học, trong đó có nhiều lớp học được mở ra để đáp ứng nhu cầu học tập của học viên.
Chương tr nh CCNA (Cisco Certified Network Associate): là cấp độ đầu tiên trong
CCNA, CCNP, và CCIE là ba cấp độ chứng chỉ cơ bản, mở ra cơ hội học tập cho các chứng chỉ cao hơn CCNA trang bị cho học viên kiến thức nền tảng về hạ tầng mạng và các giao thức mạng, giúp thông tin được truyền tải giữa các hệ thống Chương trình đào tạo của trung tâm bao gồm nhiều khóa học, cho phép học viên lựa chọn một trong ba khóa học phù hợp với nhu cầu của mình.
Khóa học CCNAX cung cấp kiến thức sâu rộng về hệ thống mạng máy tính, bao gồm các khái niệm, nguyên lý hoạt động, mô hình mạng OSI, giao thức TCP/IP, IPV6, mạng LAN và công nghệ mạng WAN Khóa học giúp học viên chuẩn bị tốt để thi lấy chứng chỉ Quốc tế CCNA Routing And Switching của Cisco Đối tượng tham gia chủ yếu là học sinh và sinh viên có mục tiêu trở thành kỹ sư hệ thống mạng, nhà quản trị hoặc nhân viên kinh doanh thiết bị mạng.
Khóa học CCNA Security trang bị cho học viên kiến thức về các khái niệm an ninh mạng cơ bản và hướng dẫn từng bước phát triển an ninh cho hạ tầng mạng Đối tượng tham gia khóa học bao gồm sinh viên khối kỹ thuật và nhân viên kỹ thuật, giúp họ nâng cao kỹ năng và hiểu biết trong lĩnh vực an ninh mạng.
Khóa học CCNA Voice trang bị cho học viên những kiến thức cần thiết về kiến trúc, các thành phần, chức năng và tính năng của giải pháp truyền thông hợp nhất do Cisco cung cấp.
Chương trình CCNP (Cisco Certified Network Professional) là bước tiếp theo sau CCNA, với kiến thức được đào sâu và mở rộng hơn Để tham gia học và thi CCNP, người học cần hoàn thành chương trình CCNA trước Chương trình CCNP bao gồm 3 module, tương ứng với 3 môn thi của chứng chỉ CCNP.
- Route (Implementing Cisco IP Routing)
- Switch (Implementing Cisco IP Switched Networks)
- Tshoot (Troubleshooting and Maintaining Cisco IP Network)
Khóa học Route là chương trình đào tạo dành cho kỹ sư mạng, giúp nâng cao kỹ năng làm việc độc lập với các giải pháp mạng phức tạp Học viên sẽ được học cách lập kế hoạch, cấu hình và kiểm tra triển khai các giải pháp định tuyến bảo mật trên mạng LAN doanh nghiệp và mạng WAN, sử dụng nhiều giao thức định tuyến Ngoài ra, khóa học còn đề cập đến việc cấu hình các giải pháp hỗ trợ cho các chi nhánh doanh nghiệp và người dùng di động.
Khóa học Switch thuộc chương trình CCNP của Cisco, cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoạch định, cấu hình, kiểm tra và triển khai các giải pháp chuyển mạch phức tạp cho mạng doanh nghiệp Khóa học này tập trung vào mô hình kiến trúc mạng doanh nghiệp của Cisco, giúp người học nắm vững các phương pháp và công nghệ hiện đại trong lĩnh vực chuyển mạch mạng.
Khóa học Tshoot cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để học viên có thể chẩn đoán, xử lý sự cố và duy trì hoạt động mạng IP một cách hiệu quả Sau khi hoàn tất khóa học, học viên sẽ có khả năng lên kế hoạch và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng trên các hệ thống định tuyến và chuyển mạch phức tạp, đồng thời nắm vững quy trình hỗ trợ xử lý sự cố và bảo trì hệ thống.
Chương tr nh CCIE Written (Cisco Certified Internetwork Expert): đây là chứng chỉ cao cấp nhất của Cisco
Khóa học CCIE Written cung cấp kiến thức cần thiết để học viên chuẩn bị cho kỳ thi viết chứng chỉ CCIE Routing and Switching, chứng chỉ cao nhất và uy tín nhất của Cisco Để tham gia khóa học này, học viên cần hoàn thành khóa học CCNA và CCNP trước đó.
Trung tâm tổ chức các khóa học định kỳ, yêu cầu học viên tham gia các bài thi trong quá trình học VnPro cấp chứng nhận hoàn thành khóa học cho học viên có mặt ít nhất 80% số tiết học, hoàn thành đầy đủ các bài kiểm tra và đạt điểm trung bình trên kỳ thi cuối khóa.
Tại VnPro học viên có thể tham gia ôn tập thi quốc tế miễn phí, trung tâm không tổ chức thi chứng chỉ quốc tế.
Các nghiệp vụ chính ở trung tâm tin học VnPro
2.3.1 Hoạt động mở khóa học và lớp học
Mỗi tháng, trung tâm tổ chức khai giảng mới với đội ngũ giảng viên đã ký hợp đồng, đảm bảo nguồn nhân lực giảng dạy đầy đủ Nhân viên học vụ dựa vào số lượng giảng viên và cơ sở vật chất hiện có để lên kế hoạch các khóa học và dự trù số lớp mở Sau khi thống nhất với giảng viên về khóa học và số lớp phụ trách, kế hoạch khai giảng tháng tới sẽ được thông báo rộng rãi qua website, mạng xã hội và email gửi đến học viên cũ cùng những đối tượng tiềm năng.
Số lượng học viên trong mỗi lớp không vượt quá 20 người, đảm bảo chất lượng giảng dạy tốt nhất Trung tâm chuyên đào tạo cho sinh viên thuộc khối ngành công nghệ thông tin và viễn thông, đặc biệt là sinh viên từ các trường đại học như Bưu chính Viễn thông và đại học Công nghệ thông tin.
Bách khoa Tp.HCM…hay những nhân viên kỹ thuật, kỹ sƣ làm việc trong lĩnh vực CNTT, viễn thông….
2.3.2 Hoạt động đăng ký học
Trước một tháng khai giảng, phòng kinh doanh bắt đầu tiếp nhận học viên mới Học viên có thể đăng ký học thông qua hai hình thức: đăng ký trực tiếp.
Đánh giá hiện trạng hệ thống hiện tại
Trung tâm đã quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến việc học của học viên, bao gồm việc thiết lập khóa học, đăng ký lớp, chuyển lớp, tạm ngưng học, bảo lưu học phí, quản lý thi và thông báo điểm Tuy nhiên, vẫn còn một số hoạt động mà trung tâm chưa chú trọng, như việc cung cấp lịch học cho học viên và thông báo điểm một cách kịp thời.
Hoạt động đăng ký trực tuyến hiện nay vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến việc học viên không thể lựa chọn lớp học và học phí một cách rõ ràng Thông tin đăng ký vẫn chỉ dừng lại ở các dữ liệu cơ bản như tên, email, điện thoại, tên khóa học và nội dung Trung tâm chưa khai thác hiệu quả chức năng này, chủ yếu chỉ phục vụ cho việc liên lạc và xác nhận thông tin từ tư vấn viên Việc này tạo ra khó khăn trong việc quản lý thông tin đăng ký, khiến nhân viên không thể kiểm soát và thống kê nhu cầu học tập của học viên một cách chính xác.
Việc đăng ký chuyển lớp, bảo lưu học phí hay tạm ngừng học cần thực hiện trực tiếp tại trung tâm, dẫn đến sự thiếu linh hoạt trong quy trình Người học phải chờ đợi kết quả và chữ ký phê duyệt từ người phụ trách, gây lãng phí thời gian không cần thiết.
Trung tâm chưa chú trọng vào việc xếp lịch học cho lớp, dẫn đến sự thiếu linh hoạt trong hoạt động này Nhân viên kỹ thuật cần thực hiện việc xếp phòng và gửi danh sách xuống bộ phận hành chính, trong khi học viên phải đến ký tên điểm danh và xem số phòng được đính kèm Điều này tạo ra sự chờ đợi không cần thiết cho học viên khi công việc không được thực hiện kịp thời.
Nhân viên bộ phận kế toán gặp khó khăn trong việc xác định chính xác số tiền học phí, dẫn đến việc phải liên hệ với nhân viên tư vấn Điều này cho thấy công việc của nhân viên kế toán đang bị thụ động và chưa kiểm soát được thông tin cần thiết.
Hệ thống quản lý học viên hiện tại chủ yếu hoạt động thủ công, gây khó khăn trong việc mở lớp, chuyển lớp, bảo lưu học phí và các công việc khác như xếp phòng hay gửi bảng điểm Mặc dù việc sử dụng Word và Excel giúp nhân viên thao tác nhanh chóng, nhưng việc này dẫn đến khó khăn trong kiểm soát và chia sẻ thông tin Các tập tin rời rạc, thiếu liên kết và không được cập nhật kịp thời gây ra sai sót và không thống nhất dữ liệu Hơn nữa, việc lưu trữ thông tin cũng gặp rủi ro như sai sót hay thất lạc, gây khó khăn lớn trong quản lý và thống kê sau này.
Việc chưa áp dụng công nghệ thông tin tại trung tâm gây ra nhiều thiệt hại không mong muốn, làm lãng phí thời gian của nhân viên và học viên Cụ thể, nhân viên phải thực hiện công việc xếp phòng hàng ngày một cách thủ công, trong khi học viên không nhận được lịch thông báo phòng học chính thức Hơn nữa, hàng năm, trung tâm phải chi phí cho việc trang bị sổ sách và giấy bút, dẫn đến lãng phí và tốn diện tích lưu trữ.
Mức độ chính xác và bảo mật thông tin có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm lỗi do nhân viên như sai sót trong việc ghi chép hoặc đánh máy, cũng như các yếu tố khách quan như cháy nổ hay mối mọt Nếu việc quản lý hồ sơ thông tin của nhân viên và học viên không được thực hiện nghiêm túc, sẽ tạo cơ hội cho những cá nhân không có quyền truy cập dễ dàng xem được thông tin nhạy cảm.
Trung tâm đã áp dụng hệ thống phần mềm tổ chức thi, giúp kiểm soát công việc tổ chức thi hiệu quả hơn và giảm bớt thao tác thủ công cho nhân viên Tuy nhiên, phần mềm hiện tại không hỗ trợ giai đoạn thông báo điểm, khiến nhân viên học vụ phải mất thời gian lấy danh sách điểm tổng hợp và gửi qua email cho học viên Điều này có thể dẫn đến việc thất lạc thông tin do địa chỉ email không chính xác.
GIẢI PHÁP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỌC VIÊN TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC VNPRO
Giải pháp tổng thể
Hệ thống quản lý học viên tại trung tâm tin học giúp tin học hóa quy trình quản lý, cho phép thực hiện các nghiệp vụ như ghi danh lớp học online, quản lý danh sách học viên và giáo viên, lưu kết quả thi, đăng ký chuyển lớp, bảo lưu học phí và tạm ngưng học Hệ thống này không chỉ nâng cao tính hiệu quả và nhanh chóng trong quản lý mà còn hỗ trợ nhân viên và học viên tiết kiệm thời gian, giảm thiểu công việc dư thừa.
Hệ thống quản lý học viên bao gồm 5 phân hệ chính, tập trung vào việc quản lý thông tin học viên, học phí, học vụ, giáo viên và thống kê Các nhiệm vụ cơ bản của hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác.
Hệ thống được xây dựng để hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong giáo dục, bắt đầu từ việc phòng đào tạo lập danh sách các khóa học và lớp học dự kiến cho đầu học kỳ Nó cho phép nhân viên học vụ truy cập thông tin về số lượng phòng học, sức chứa và số lượng giảng viên, cùng với năng lực giảng dạy của họ để thực hiện phân công giảng dạy Sau khi nhận được phản hồi và thống nhất từ giảng viên, danh sách các khóa học và lớp học sẽ được hệ thống lưu trữ.
Hệ thống đăng ký lớp học trực tuyến tự động thông báo khi số lượng học viên đã đầy và ngừng nhận đăng ký Thông tin của học viên sẽ được lưu trữ an toàn sau khi hoàn tất quá trình đăng ký.
Khi một lớp học có số lượng đăng ký quá ít, phòng đào tạo sẽ hủy lớp học đó dựa trên thông tin đăng ký Hệ thống sẽ thông báo cho giảng viên và học viên về việc hủy lớp Đồng thời, toàn bộ thông tin về các khóa học, lớp học chính thức được mở và danh sách học viên sẽ được lưu trữ trong hệ thống.
Phòng đào tạo quản lý thông tin về ca học, giáo viên và phòng học để lập lịch học và dạy Hệ thống lưu trữ và cập nhật thông tin trên tài khoản của từng học viên và giáo viên.
Hệ thống hỗ trợ đăng ký trực tuyến cho học viên có nhu cầu bảo lưu học phí, chuyển lớp hoặc tạm ngưng việc học Sau khi đăng ký, thông báo sẽ được gửi đến người phụ trách để xem xét và duyệt Kết quả sẽ được trả lại hệ thống và thông báo đến học viên.
Kết quả thi của các lớp được gửi về phòng dự án đào tạo, nơi nhân viên học vụ sẽ tiến hành nhập và lưu trữ vào hệ thống Học viên có thể dễ dàng xem kết quả thi của mình thông qua tài khoản cá nhân.
Việc tin học hóa quy trình nghiệp vụ tại trung tâm không cần phải thực hiện một cách toàn diện, nhưng vẫn có thể giải quyết hiệu quả một số vấn đề liên quan đến quản lý học viên Hệ thống sẽ đưa ra các yêu cầu chức năng cho từng phân hệ cụ thể.
Hệ thống quản lý thông tin học viên cần lưu trữ đầy đủ dữ liệu cá nhân, học phí và các vấn đề liên quan như chuyển lớp, bảo lưu học phí hoặc tạm ngưng học Phân hệ này giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát và chi tiết về tình hình học viên, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ học tập.
Quản lý học phí là một phân hệ quan trọng, giúp quản lý thanh toán học phí của học viên một cách hiệu quả Nhân viên kế toán có thể dễ dàng cập nhật thông tin học phí của sinh viên, lưu trữ dữ liệu và theo dõi các hình thức thanh toán như tiền mặt hoặc chuyển khoản, từ đó phục vụ cho việc thống kê và báo cáo sau này.
Hệ thống quản lý học vụ giúp nhân viên dễ dàng quản lý các vấn đề liên quan đến học tập, bao gồm việc nhập lịch học, tạo khóa học và lớp học, lưu trữ điểm số, chứng chỉ, cũng như thông tin về phòng học.
Quản lý giáo viên: Phân hệ quản lý giáo viên trên hệ thống phục vụ cho việc quản lý thông tin của giáo viên của trung tâm.
Thống kê: Hệ thống có thể thực hiên các chức năng thống kê đơn giản về học viên, học phí…
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng a Yêu cầu về tính khả dụng
Hệ thống có khả năng phục vụ nhiều người cùng một thời điểm: khách, học viên, giảng viên, nhân viên trung tâm.
Giao diện của hệ thống được thiết kế dễ hiểu và dễ sử dụng, với thời gian phản hồi nhanh chóng đối với các yêu cầu của người dùng Bên cạnh đó, yêu cầu về tính toàn vẹn và an toàn dữ liệu được đảm bảo, cụ thể là việc cập nhật thông tin trong hồ sơ sẽ tự động phản ánh sự thay đổi Hơn nữa, tính chặt chẽ của thông tin cũng được chú trọng, đảm bảo rằng mọi dữ liệu đều chính xác và đáng tin cậy.
Khi nhân viên tại trung tâm thực hiện việc sửa đổi thông tin trong hệ thống, tất cả các mục liên quan đến thông tin đó sẽ được tự động cập nhật Điều này đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần đáp ứng các yêu cầu về tính bảo mật, nhằm bảo vệ thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép.
Hệ thống chương trình đảm bảo bảo mật cho từng nghiệp vụ theo yêu cầu quản lý, với mỗi người dùng được cấp tên và mật khẩu riêng Điều này cho phép người dùng khai thác dữ liệu dựa trên quyền hạn của từng đối tượng.
3.1.3 Giới hạn của đề tài
Hệ thống cho phép nhập dữ liệu, thêm, xóa, sửa, cập nhật dữ liệu.
Hệ thống cho phép tra cứu.
Hệ thống cho thực hiện các thống kê đơn giản về số lƣợng học viên, thống kê về học phí, phòng học.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý học viên
3.2.1 Sơ đồ Use Case và mô tả Use Case a Sơ đồ Use Case tổng quát hệ thống quản lý học viên:
Tác nhân là những đối tƣợng tác động tới hay trực tiếp làm việc trên hệ thống.
Sơ đồ Use Case tổng quát cung cấp cái nhìn tổng quan về các tác nhân tham gia vào hệ thống và các chức năng chính mà họ có thể sử dụng, giúp người xem hiểu rõ hơn về cấu trúc và hoạt động của hệ thống (Hình 3-1)
Hệ thống quản lý học viên gồm các tác nhân sau:
Khách là những người truy cập trang web để tìm hiểu thông tin về các khóa học mà trung tâm sẽ tổ chức trong kỳ học tới Họ có thể thực hiện việc đăng ký học nếu có nhu cầu.
Học viên là đối tượng chính mà hệ thống quản lý tập trung vào, cho phép thực hiện nhiều hoạt động như xem thông tin khóa học, đăng ký học, đăng nhập tài khoản, thanh toán, xem lịch học, kiểm tra điểm số, cũng như thực hiện các thủ tục đăng ký trực tuyến như chuyển lớp, tạm ngừng học và bảo lưu học phí.
Tư vấn viên đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các vấn đề liên quan đến học viên, cả bên ngoài lẫn bên trong hệ thống Họ chịu trách nhiệm tiếp đón học viên, tư vấn và lưu trữ thông tin học viên, đồng thời quản lý các vấn đề như xét bảo lưu học phí, chuyển lớp và tạm ngưng việc học.
Nhân viên kế toán: người thực hiện chức năng quản lý học phí của học viên.
Nhân viên học vụ: thực hiện các chức năng về quản lý học vụ và quản lý thông tin giáo viên tại trung tâm.
Giáo viên: giáo viên có thể thực hiện các chức năng trên hệ thống nhƣ xem thông tin các lớp giáo viên phụ trách, xem lịch dạy.
H n 3-1: Sơ đồ use case tổng quát hệ thống quản lý học viên b Sơ đồ use case chi tiết
Các sơ đồ Use Case sau sẽ mô tả chi tiết hơn ở từng phân hệ của hệ thống.
Sơ đồ use case đăng ký trực tiếp
H n 3-2: Sơ đồ use case đăng ký trực tiếp
Sơ đồ use case đăng ký online.
H n 3-3: Sơ đồ use case đăng ký online
Sơ đồ use case thanh toán học phí
H n 3-4: Sơ đồ use case thanh toán học phí
Sơ đồ use case quản lý giáo viên
H n 3-5: Sơ đồ use case quản lý giáo viên
Sơ đồ use case quản lý học vụ
Sơ đồ use case thống kê
H n 3-7: Sơ đồ use case thống kê
3.2.2 Đặt tả các Use Case hệ thống Đặt tả nhằm giúp người đọc h nh dung rõ hơn về hoạt động của Use Case Trong phần này tập trung đặt tả các Use Case chính của hệ thống. a Use Case khách xem thông tin khóa học
Tên Use Case Xem thông tin khóa học
Tác nhân Khách, học viên
Mô tả Trước khi đăng ký học, khách có thể xem thông tin các khóa học của trung tâm để có chọn lựa chính xác.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi khách chọn xem thông tin khóa học trên trang web.
2 Hệ thống nhận yêu cầu, truy xuất tới CSDL để lấy dữ liệu.
3 Hệ thống hiển thị ra màn h nh danh sách các khóa học. Luồng sự kiện 4 Khách chọn một khóa học cụ thể.
5 Hệ thống nhận yêu cầu, lấy thông tin các lớp học theo khóa học đã chọn trong CSDL.
6 Hệ thống hiển thị ra màn h nh thông tin giới thiệu khóa học kèm theo danh sách lớp mở dự kiến.
7 Người dùng đóng trang xem thông tin khóa học.
Sự kiện kích hoạt Khách chọn xem thông tin khóa học
Khách hàng có thể xem thông tin về các khóa học sắp khai giảng của trung tâm khi truy cập vào trang web.
Tần suất sử dụng Cao b Use Case khách đăng kí học
Tên Use Case Đăng kí học
Tác nhân Khách, học viên
Sau khi xem thông tin về khóa học, khách hàng có thể thực hiện đăng ký tham gia tại trung tâm Việc đăng ký có thể được thực hiện trực tiếp tại trung tâm hoặc qua các kênh trực tuyến.
Mô tả đăng kí trực tuyến trên hệ thống.
Đối với học viên đã theo học tại trung tâm, nếu muốn tiếp tục tham gia các khóa học tiếp theo, họ cần thực hiện đăng ký tương tự như hai hình thức đã nêu trước đó.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi người dùng chọn đăng ký học.
2 Hệ thống lấy dữ liệu danh sách các khóa học từ CSDL.
3 Hệ thống hiển thị ra màn hình danh sách khóa học.
4 Người dùng chọn khóa học cụ thể.
5 Hệ thống nhận yêu cầu, lấy danh sách các lớp học theo khóa học đã chọn.
Luồng sự kiện 6 Hệ thống hiển thị ra màn hình danh sách lớp (thông tin của từng lớp, thời gian học, số lƣợng đăng ký dự kiến…).
7 Người dùng chọn lớp học và đăng ký.
8 Hệ thống kiểm tra số lƣợng học viên đã đăng ký, nếu lớp đầy học viên th thực hiện luồng nhánh A1.
9 Hệ thống hiển form yêu cầu người đăng ký cung cấp thông tin họ tên, số CMND, số điện thoại, địa chỉ.
10 Người đăng ký nhập thông tin và chọn gửi.
11 Hệ thống kiểm tra người dùng đã điền đầy đủ các thông tin.
12 Hệ thống lưu thông tin người đăng ký.
13 Hệ thống lấy form xác lập học phí từ CSDL.
14 Hệ thống hiển thị form cùng yêu cầu người đăng ký chọn đối tượng được hưởng ưu đãi để xác lập học phí.
+ Bạn là sinh viên + Bạn không phải sinh viên
15 Người đăng ký chọn đối tượng hưởng ưu đãi.
16 Hệ thống tính tổng số tiền học phí phải đóng.
17 Hiện thông báo và hỏi người đăng ký có đồng ý.
18 Người đăng ký chọn đồng ý.
19 Hệ thống lưu thông tin của học viên vào CSDL.
20 Hệ thống yêu cầu người đăng ký tạo tài khoản.
21 Người dùng chọn tạo tài khoản.
22 Hệ thống hiển thị form đăng ký tạo tài khoản.
23 Người đăng ký điền thông tin.
24 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thông tin.
25 Hệ thống lưu thông tin đăng ký tài khoản.
26 Hệ thống hiển thị kết quả đăng ký lớp học thành công.
Luồng nhánh A1-Lớp đã đầy học viên đăng ký
1 Hệ thống thông báo lớp đã đầy và ngừng đăng ký.
Sự kiện kích hoạt Người dùng chọn đăng ký học
Mục tiêu Đăng ký học thành công.
Tiền điều kiện Học viên quyết định đăng ký học tại trung tâm.
Hậu điều kiện Sau khi đăng ký học mỗi học viên phải có một thông tin học phí và một tài khoản.
Tần suất sử dụng Cao c Use Case tạo tài khoản học viên
Tên Use Case Tạo tài khoản
Tác nhân Học viên, tƣ vấn viên
Mỗi học viên sau khi đăng ký lớp học tại trung tâm sẽ tạo
Tài khoản đăng nhập vào hệ thống có thể được tạo bởi chính học viên trong quá trình đăng ký hoặc do nhân viên tư vấn thiết lập và cung cấp cho học viên.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi người dùng chọn tạo tài khoản.
2 Hệ thống hiển thị form đăng ký tạo tài khoản.
3 Người dùng điền thông tin.
Luồng sự kiện 4 Hệ thống kiểm tra tên người dùng, kiểm tra tính hợp lệ của mật khẩu.
5 Hệ thống lưu thông tin đăng ký tài khoản.
6 Hệ thống hiển thị kết quả đăng ký thành công.
Sự kiện kích hoạt Người dùng chọn tạo tài khoản
Mục tiêu Học viên cũng nhƣ tƣ vấn viên tạo đƣợc tài khoản trên hệ thống.
Tiền điều kiện Phải chọn đăng ký học trước khi được tạo tài khoản.
Hậu điều kiện Không có
Tần suất sử dụng Cao d Use Case đăng nhập
Tên Use Case Đăng nhập
Tác nhân Học viên, nhân viên trung tâm
Mỗi học viên sau khi có tài khoản có thể đăng nhập vào trang cá nhân để xem các thông tin liên quan đến
Mô tả việc học tại trung tâm.
Nhân viên trung tâm đăng nhập vào hệ thống để làm việc Có sự phân quyền đăng nhập đối với từng đối tƣợng nhân viên.
Luồng sự kiện 1 Ca sử dụng bắt đầu khi chọn đăng nhập.
2 Hệ thống hiển thị form đăng nhập.
3 Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản Nếu tên đăng nhập hoặc mật khẩu không hợp lệ th thực hiện luồng nhánh B1.
5 Hệ thống xác thực người dùng.
6 Hệ thống lấy tài khoản trong CSDL.
7 Hệ thống hiển thị trang tài khoản người dùng lên màn hình.
Luồng nhánh B1 – Tên đăng nhập hoặc mật khẩu không hợp lệ
1 Hệ thống hiển thị thông báo tên người dùng và mật khẩu không hợp lệ Yêu cầu người dùng đăng nhập lại.
Sự kiện kích hoạt Người dùng chọn đăng nhập
Mục tiêu Đăng nhập đƣợc vào hệ thống.
Tiền điều kiện Người dùng phải có tài khoản trên hệ thống mới được phép đăng nhập.
Hậu điều kiện Không có
Tần suất sử dụng Cao e Use Case xem thông tin học phí
Tên Use Case Xem thông tin học phí
Tác nhân Nhân viên kế toán
Khi đăng ký học thông tin học phí của học viên sẽ đƣợc tạo
Nhân viên kế toán sử dụng thông tin này để đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán của học viên, đồng thời hỗ trợ cho việc thống kê học phí tại trung tâm.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi chọn xem thông tin học phí.
2 Hệ thống nhận yêu cầu và lấy form t m kiếm thông tin
Luồng sự kiện học viên
3 Hệ thống hiển thị ra màn h nh form t m kiếm và chờ người dùng nhập thông tin học viên.
4 Nhân viên kế toán nhập tên học viên cần t m.
5 Hệ thống t m kiếm thông tin học phí của học viên.
6 Hệ thống hiển thị ra màn h nh thông tin học phí của học viên đó.
Sự kiện kích hoạt Chọn xem thông tin học phí.
Mục tiêu Nhân viên kế toán có thể xem thông tin học phí của tất cả học viên tại trung tâm.
Tiền điều kiện Thông tin học phí của học viên phải đƣợc tạo khi học viên đăng ký học.
Hậu điều kiện Không có
Tần suất sử dụng Cao f.Use Case học viên đóng học phí
Tên Use Case Thanh toán
Tác nhân Học viên, nhân viên kế toán
Học viên cần phải đóng học phí để hoàn tất việc đăng ký.
Mô tả Học viên có thể đóng trực tiếp tại bộ phận kế toán của trung tâm hoặc đóng qua ngân hàng.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi nhân viên kế toán t m kiếm thông tin học phí của học viên xong và chọn thanh toán học phí.
2 Hệ thống nhận yêu cầu và hiện thông báo yêu cầu chọn h nh thức thanh toán.
+ Thanh toán tiền mặt + Thanh toán chuyển khoản Luồng sự kiện 3 Nhân viên kế toán chọn h nh thức thanh toán tiền mặt.
Nếu chọn h nh thức thanh toán chuyển khoản th thực hiện luồng nhánh C1.
4 Hệ thống hiển thị form thanh toán tiền mặt.
5 Nhân viên kế toán nhập thông tin: Số tiền, ngày thanh toán…
6 Hệ thống so sánh số tiền học viên đã đóng với số tiền học phí ban đầu Nếu học viên chỉ thanh toán 1/2 th thực hiện luồng nhánh C2.
7 Hệ thống lưu thông tin số tiền đã đóng của học viên vào
8 Hệ thống hiển thị ra màn h nh thông báo đã hoàn tất học phí.
9 Hệ thống in hóa đơn.
Luồng nhánh C1-Nhân viên kế toán chọn thanh toán chuyển khoản
1 Hệ thống hiển thị form thanh toán chuyển khoản.
2 Nhân viên kế toán nhập thông tin: số tiền, số giao dịch, ngày thanh toán, …
3 Hệ thống so sánh số tiền học viên đã đóng với số tiền học phí ban đầu Nếu học viên chỉ thanh toán 1/2 th thực hiện luồng nhánh C2
4 Hệ thống lưu thông tin tiền đã đóng của học viên vào
5 Hệ thống hiển thị ra màn h nh thông báo đã hoàn tất học phí
Luồng nhánh C2- Chƣa hoàn tất thanh toán học phí
1 Hệ thống lưu thông tin số tiền đã đóng của học viên vào
2 Hệ thống hiển thị ra màn h nh thụng bỏo đó thanh toỏn ẵ học phí
Sự kiện kích hoạt Chọn thanh toán học phí
Mục tiêu Lưu được thông tin thanh toán học phí của học viên
Nhân viên kế toán cần truy cập thông tin học phí và tiền điều kiện trên hệ thống của trung tâm trước khi tiến hành thanh toán Hậu điều kiện không yêu cầu thêm thông tin nào.
Tần suất sử dụng Cao g Use Case đăng kí chuyển lớp
Tên Use Case Đăng kí chuyển lớp
Giúp cho những học viên muốn chuyển lớp nhƣng không sắp xếp đƣợc thời gian đến trực tiếp tại trung tâm.
Học viên có thể dễ dàng đăng ký chuyển lớp qua hệ thống trực tuyến và chờ đợi kết quả xét duyệt, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi tại trung tâm.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi học viên chọn đăng ký chuyển lớp.
2 Hệ thống lấy danh sách lớp của học viên.
3 Hệ thống hiển thị form đăng kí chuyển lớp.
4 Học viên điền thông tin vào form: họ tên, lớp hiện tại, lớp muốn chuyển, lý do chuyển.
Hệ thống xử lý thông tin học phí sẽ lấy dữ liệu học phí của lớp hiện tại và lớp mà học viên muốn chuyển đến, từ đó tính toán số tiền học viên cần bù thêm, và hiển thị kết quả một cách rõ ràng.
6 Học viên nhấn đăng ký.
7 Hệ thống lưu thông tin vào danh sách học viên đăng ký chuyển lớp
8 Hệ thống hiển thị form thông báo bạn chờ xét duyệt
Sự kiện kích hoạt Chọn đăng kí chuyển lớp
Mục tiêu Học viên đăng kí chuyển lớp trực tuyến thành công
Tiền điều kiện Không có
Hậu điều kiện Không có
Tần suất sử dụng Trung bình h Use Case duyệt đăng ký chuyển lớp
Tên Use Case Duyệt đăng ký chuyển lớp
Tác nhân Nhân viên phụ trách
Nhân viên phụ trách xét duyệt yêu cầu chuyển lớp của học
Mô tả viên và lưu thông tin cũng như giúp cho nhân viên xem lại các thông tin học viên đã chuyển lớp.
1 Hệ thống hiển thị thông báo có học viên đăng ký chuyển lớp, ca sử dụng bắt đầu khi nhân viên chọn xét duyệt.
2 Hệ thống nhận yêu cầu và lấy dữ liệu từ danh sách đăng ký chuyển lớp.
3 Hệ thống hiển thị thông tin đăng ký chuyển lớp của học viên.
4 Nhân viên xét điều kiện đƣợc chuyển lớp của học viên. Luồng sự kiện 5 Nhân viên chấp nhận yêu cầu chuyển lớp Nếu không chấp nhận th thực hiện luồng nhánh D1.
6 Hệ thống cập nhật trạng thái đƣợc chấp nhận
7 Hệ thống thêm tên học viên vào lớp mới Cập nhật trạng thái của lớp cũ là đã chuyển sang lớp.
8 Hệ thống thêm thông tin học phí đóng thêm (có hoặc không có) vào thông tin học phí ở lớp mới chuyển tới.
Luồng nhánh D1: Nhân viên không chấp nhận
1 Hệ thống cập nhật trạng thái không đƣợc chấp nhận
Sự kiện kích hoạt Chọn duyệt đăng ký chuyển lớp
Mục tiêu Giúp nhân viên quản lý tổng thể các học viên đăng ký chuyển lớp Tiền điều kiện Không có
Hậu điều kiện Không có
Tần suất sử dụng Trung bình i Use Case đăng ký bảo lưu học phí
Tên Use Case Đăng ký bảo lưu học phí
Hệ thống giúp cho những học viên muốn bảo lưu học phí nhƣng không sắp xếp đƣợc thời gian đến trực tiếp tại trung
Học viên có thể dễ dàng đăng ký bảo lưu học phí qua hệ thống trực tuyến và chờ kết quả xét duyệt, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi tại trung tâm.
1 Ca sử dụng bắt đầu khi học viên chọn đăng ký bảo lưu học phí
2 Lấy danh sách lớp học viên học
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý học viên
Hệ thống đƣợc xây dựng bởi các bảng cơ sở dữ liệu chính có mối quan hệ với nhau nhƣ sau:
H n 3-33: Sơ đồ thiết kế CSDL
3.3.2 Thiết kế giao diện a Giao diện trang c ủ
Trang chủ của trung tâm cung cấp form đăng nhập cho người dùng cùng với thông tin chi tiết về lịch khai giảng và các khóa học Bên cạnh đó, giao diện tài khoản cá nhân của học viên cũng được hiển thị rõ ràng.
Giao diện tài khoản cá nhân của học viên cung cấp đầy đủ thông tin về học viên cùng với các vấn đề liên quan đến quá trình học tập tại trung tâm.
H n 3-35: Giao diện tài khoản cá nhân của học viên c Giao diện quản lý thông tin học viên
Giao diện dành cho nhân viên trung tâm Giao diện thể hiện đầy đủ các phân hệ cần quản lý của hệ thống (Hình 3-36)
H n 3-36: Giao diện quản lý thông tin học viên d Giao diện quản lý học phí
Giao diện quản lý thông tin học phí thể hiện đầy đủ thông tin học phí của các học viên trong từng lớp (Hình 3-37)
H n 3-37: Giao diện quản lý học phí e Giao diện quản lý học vụ
Giao diện dành cho nhân viên học vụ (hình 3-38) f.Giao diện quản lý thông tin giáo viên
Giao diện sau thể hiện công việc quản lý thông tin giáo viên của trung tâm (Hình 3-39)
H n 3-39: Giao diện quản lý thông tin giáo viên g Giao diện thống kê
Giao điện thống kê thực hiện các chức năng thống kê đơn giản (Hình 3-40)
Hệ thống đƣợc xây dựng có sự phân quyền giữa các đối tƣợng sử dụng để đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
Học viên có thể thực hiện nhiều chức năng trên hệ thống như đăng ký lớp học, tạo tài khoản, chuyển lớp, tạm ngừng học và bảo lưu học phí Họ chỉ được phép xem thông tin về khóa học, điểm số và lịch học Học viên cũng có thể cập nhật thông tin cá nhân trên tài khoản khi hệ thống cho phép, nhưng không được phép xóa, sửa hay thêm mới thông tin.
Tư vấn viên là người chịu trách nhiệm quản lý thông tin học viên, với quyền truy cập vào phân hệ quản lý học viên và một số chức năng trong phân hệ thống kê Họ có khả năng thực hiện các thao tác như tạo, xóa và cập nhật thông tin liên quan đến học viên.
Nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý học phí của học viên, với quyền truy cập vào phân hệ quản lý học phí và một số chức năng trong phân hệ thống kê Họ thực hiện các thao tác như tạo, xóa và cập nhật thông tin liên quan đến học phí của học viên, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Nhân viên học vụ là người quản lý các hoạt động học tập tại trung tâm, có quyền truy cập vào hệ thống quản lý học vụ và một số chức năng thống kê Họ thực hiện các thao tác như tạo mới, thêm, xóa và sửa thông tin trong phân hệ học vụ.
Giáo viên: giáo viên đăng nhập vào hệ thống để đƣợc xem về thông tin các lớp phụ trách và xem lịch dạy.
Hiện thực một số chức năng của hệ thông
Để thực hiện demo cho hệ thống, đề tài đã sử dụng Visual Studio 2015 với ngôn ngữ lập trình C# trên nền Web Bản demo hoàn thành có thể chạy trên các hệ điều hành như Windows 7, 8, 8.1 (x86 và x64), Windows Server 2008, 2012 (x64) và yêu cầu NET Framework 4.5 Đề tài thực hiện một số chức năng quan trọng như quản lý thông tin học viên, quản lý học phí, tạo khóa học, tạo lớp học và quản lý thông tin giáo viên.
Bản demo cung cấp chức năng quản lý thông tin học viên tương tự như quản lý thông tin giáo viên, cho phép người dùng lưu trữ, cập nhật, xóa, sửa và tạo mới thông tin của các học viên Hình 3-41 và 3-42 minh họa rõ ràng các chức năng này trên hệ thống.
H n 3-41: Tạo mới thông tin học viên
H n 3-42: Quản lý thông tin học viên
Chức năng quản lý thông tin học phí cho phép thực hiện các thao tác nhập liệu, chỉnh sửa, xóa, thêm thông tin (xem hình 3-43)
H n 3-43: Tạo thông tin học phí
Đánh giá tính khả thi
3.5.1 Tính khả thi kinh tế
Trong môi trường kinh tế cạnh tranh, doanh nghiệp cần đầu tư hợp lý để tồn tại Việc tính toán chi phí và lợi ích lâu dài là rất quan trọng Quản lý học viên một cách thủ công tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức, nhưng hiệu quả công việc không cao.
Hệ thống quản lý học viên tại trung tâm giúp cải thiện hiệu quả công việc quản lý, cho phép nhân viên dễ dàng quản lý, tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin của học viên mà không cần ghi chép thủ công Điều này không chỉ giảm chi phí sổ sách và không gian lưu trữ mà còn hạn chế rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động về thời gian, không gian và tài chính.
Hệ thống được xây dựng thành công sẽ hỗ trợ trung tâm trong việc đạt được các mục tiêu lâu dài, từ đó mang lại lợi ích kinh tế bền vững.
3.5.2 Tính khả thi kỹ thuật
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và các công cụ phát triển hệ thống đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng phần mềm ứng dụng, đặc biệt là hệ thống quản lý học viên tại trung tâm Việc sử dụng phần mềm được phát triển trên nền tảng Web bằng Visual Studio 2015 không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình mà còn nâng cao khả năng thành công trong môi trường giáo dục về tin học tại VnPro.
3.5.3 Tính khả thi vận hành
Trung tâm tin học đã được trang bị hạ tầng cơ sở và hệ thống máy chủ sẵn có, giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu Chỉ cần đưa phần mềm vào vận hành và sử dụng là có thể khai thác hiệu quả.
Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ các chức năng quản lý hiệu quả, cho phép nhân viên trung tâm thực hiện các thao tác nhanh chóng và nhận kết quả tức thì Nó có khả năng phục vụ nhiều đối tượng cùng lúc, đáp ứng nhu cầu quản lý hiện tại Bên cạnh đó, hệ thống cũng hướng đến tính dễ sử dụng và bảo trì, mang lại sự thoải mái và thuận tiện cho nhân viên.
3.5.4 Tính khả thi tổ chức
Phần mềm quản lý học viên được phát triển nhằm hỗ trợ tổ chức và phù hợp với hoạt động của trung tâm VnPro, đảm bảo tính khả thi trong thực tế Hệ thống bao gồm các phân hệ quản lý học viên, giáo viên, học phí và học vụ, đáp ứng đúng yêu cầu quản lý và quen thuộc với quy trình làm việc trước đó Khi được triển khai, phần mềm sẽ giúp tăng tốc độ thực hiện các hoạt động, tin học hóa quy trình, tạo sự thuận tiện và khoa học, đồng thời đơn giản hóa liên kết giữa các phòng ban và quy trình công việc.