Mở sổ kế toán của doanh nghiệp
Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, bao gồm lập chứng từ gốc, phân loại, ghi chép sổ sách và xử lý thông tin theo quy định kế toán Nó cũng hỗ trợ in sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo phân tích tài chính khác.
Phần mềm kế toán cơ bản là công cụ thiết yếu giúp ghi chép, lưu trữ và tính toán dữ liệu tài chính dựa trên các chứng từ gốc.
- Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành
- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong giai đoạn này, người sử dụng cần tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế và sau đó nhập liệu thủ công vào hệ thống, tùy thuộc vào đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
- Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu
Công đoạn này tập trung vào việc lưu trữ và tổ chức thông tin, đồng thời tính toán các số liệu tài chính kế toán dựa trên các chứng từ đã được nhập ở công đoạn 1 Những thông tin này sẽ là cơ sở để tạo ra các báo cáo, sổ sách và thống kê trong các công đoạn tiếp theo.
Sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ vào nhật ký, phần mềm sẽ trích lọc các thông tin cốt lõi từ chứng từ để ghi vào các nhật ký và sổ chi tiết liên quan Đồng thời, phần mềm cũng thực hiện các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Dựa trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán ở giai đoạn 2, phần mềm tự động tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết và báo cáo thống kê, phân tích Người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc tích hợp với các hệ thống phần mềm khác.
Người sử dụng có thể điều chỉnh các báo cáo kế toán theo nhu cầu thực tế và khả năng của phần mềm, từ đó đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị của đơn vị.
Mô hình hoạt động cho thấy rằng, mặc dù các chứng từ có thể được nhập vào hệ thống, nhưng việc hạch toán hay không hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của con người Điều này phản ánh gần gũi với quy trình ghi chép trong kế toán thủ công.
Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
- Đối với kế toán viên
+ Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay
Không cần phải hiểu rõ từng nghiệp vụ chi tiết, chỉ cần nắm vững quy trình hạch toán là đủ để tạo ra báo cáo chính xác Điều này đặc biệt hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường, những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
- Đối với kế toán trưởng
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp và đối chiếu sổ sách, báo cáo là một lợi ích quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công việc Hệ thống cho phép cung cấp ngay lập tức bất kỳ số liệu kế toán nào cho người quản lý, bất kể thời điểm nào khi có yêu cầu.
- Đối với giám đốc tài chính
+ Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
+ Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng
- Đối với giám đốc điều hành
Để đưa ra quyết định đầu tư và điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin tài chính kế toán khi cần thiết Việc này giúp đảm bảo sự kịp thời và nhanh chóng trong quá trình ra quyết định.
Tiết kiệm nhân lực và chi phí, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ, góp phần tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư Điều này cũng mang lại lợi ích cho cơ quan thuế và kiểm toán.
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại doanh nghiệp.
Các bước tiến hành mở sổ kế toán
Khi một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp lâu năm bắt đầu năm tài chính mới, việc mở sổ kế toán mới là cần thiết Quá trình này, còn gọi là tạo dữ liệu kế toán, diễn ra ngay khi người sử dụng lần đầu tiên sử dụng phần mềm kế toán Để tạo dữ liệu kế toán mới, người sử dụng có thể thực hiện theo một trong hai cách.
- Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET 2019\MISA
SME.NET 2019 Tools\Company Setup
- Cách 2: sau khi khởi động MISA SME.NET 2019, tại hộp thoại Đăng nhập, nhấn
Trên màn hình, có các chức năng như Xem dữ liệu kế toán mẫu, Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán Khi nhấn vào , một hộp hội thoại sẽ xuất hiện.
Quá trình mở sổ bao gồm 8 bước quan trọng để khai báo thông tin cần thiết, bao gồm tên dữ liệu, nơi lưu trữ, thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, và dữ liệu về chi nhánh Người sử dụng cần cung cấp thông tin như ngày bắt đầu hạch toán, chế độ kế toán, loại tiền, phương pháp tính giá xuất kho và thuế GTGT Mỗi bước yêu cầu người dùng tích chọn thông tin phù hợp và nhấn để tiếp tục Nếu cần sửa đổi thông tin đã nhập ở các bước trước, người dùng có thể nhấn để thực hiện chỉnh sửa.
- Nhấn > để thực hiện tạo dữ liệu kế toán.
Nhập số dư ban đầu
Sau khi mở sổ kế toán, kế toán cần khai báo các danh mục liên quan trước khi nhập số dư ban đầu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán Những danh mục cần khai báo bao gồm:
5.1.1 Danh mục Nhóm khách hàng, nhà cung cấp
NSD thực hiện khai báo danh mục Nhóm Khách hàng và Nhà cung cấp để phân loại các khách hàng và nhà cung cấp có đặc điểm tương đồng, như cùng khu vực hoạt động hoặc cùng loại sản phẩm Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý các đối tượng trong đơn vị Chi tiết về phương pháp đặt mã hiệu sẽ được đề cập trong phần Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Để tiến hành khai báo thông tin, NSD cần truy cập vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng nhà cung cấp.
5.1.2 Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp
Danh mục này được người sử dụng (NSD) khai báo để quản lý và thống kê việc mua bán hàng hóa, cũng như theo dõi công nợ chi tiết với từng khách hàng và nhà cung cấp Mỗi khách hàng và nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng một mã riêng, gọi là mã khách hàng hoặc mã nhà cung cấp Mã này thường do NSD thiết lập phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp Có nhiều phương pháp khác nhau để đặt mã, tùy thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý và tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:
- Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau
Không nên sử dụng mã có thành phần thông tin trùng lặp với mã khác Ví dụ, mã 1: CTY_NHATQUANG (Công ty Nhật Quang) và mã 2: CTY_NHAT (Công ty Nhật) cần được phân biệt rõ ràng Để khai báo danh mục khách hàng (KH), nhà cung cấp (NCC) và người sử dụng (NSD), các bước thực hiện cần được tuân thủ chính xác.
- Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng:
- Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng:
- Khai báo các thông tin liên quan về khách hàng sau đó nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
- Thực hiện khai báo Nhà cung cấp tương tự
- Tích chọn thông tin “Nhà cung cấp” nếu khách hàng nào vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp
Mỗi khách hàng và nhà cung cấp đều có thể liên quan đến nhiều tài khoản công nợ Nhờ vào mã khách hàng và nhà cung cấp, người sử dụng có thể truy cập các báo cáo công nợ tổng hợp cho tất cả các tài khoản liên quan Phần mềm tự động tổng hợp các phát sinh và số dư tài khoản theo danh mục khách hàng và nhà cung cấp, giúp tạo ra các sổ tổng hợp chi tiết về phát sinh và số dư của từng tài khoản công nợ.
5.1.3 Danh mục Nhóm vật tư hàng hóa dịch vụ và danh mục Vật tư hàng hóa dịch vụ.
Danh mục nhóm vật tư hàng hóa và dịch vụ cho phép người sử dụng thiết lập các loại vật tư hàng hóa và dịch vụ khác nhau nhưng có cùng tính chất và tiêu chí quản lý, nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp Ví dụ, một công ty kinh doanh quần áo có thể phân chia thành nhóm quần áo trẻ em và nhóm quần áo phụ nữ, trong khi một siêu thị có thể phân loại hàng hóa thành nhóm thực phẩm tươi sống và nhóm hàng gia dụng, tùy thuộc vào đặc thù sản xuất và kinh doanh của từng doanh nghiệp Để khai báo danh mục nhóm vật tư hàng hóa, người sử dụng cần thực hiện các bước cụ thể.
- Vào menu Danh mục\Nhóm vật tư, hàng hóa, dịch vụ
- Nhấn trên thanh công cụ để thêm mới nhóm vật tư hàng hóa
- Khai báo các thông tin liên quan đến Nhóm vật tư, hàng hóa, dịch vụ sau đó nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
Danh mục Vật tư hàng hóa (VTHH) là công cụ quản lý hiệu quả tình hình nhập, xuất và tồn kho của các VTHH Mỗi loại vật tư, hàng hóa sẽ được gán một mã riêng biệt, tương tự như mã khách hàng và nhà cung cấp, do người sử dụng (NSD) tự đặt để thuận tiện và dễ nhớ trong quá trình quản lý Thông thường, các doanh nghiệp thường chọn mã dựa trên tên của VTHH Đối với những vật tư có nhiều loại khác nhau, NSD có thể bổ sung thêm đặc điểm riêng để phân biệt Việc mã hóa VTHH cũng tương ứng với việc mở thẻ chi tiết nhằm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chúng trong kế toán thủ công Để khai báo danh mục VTHH, NSD thực hiện các bước cần thiết.
- Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa, chọn chức năng :
- NSD khai báo các thông tin liên quan đến Vật tư hàng hóa sau đó nhấn
để lưu chứng từ vừa nhập
5.1.4 Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn mà các chi phí phát sinh được tập hợp theo phạm vi, giới hạn đó Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí được thiết lập để tập hợp các yếu tố chi phí theo từng đối tượng tính giá thành khi phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng đó, đối với các chi phí chung sẽ được tập hợp chung và cuối kỳ phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo từng tiêu thức nhất định Để khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí
- Nhấn trên thanh công cụ để thêm mới đối tượng tập hợp chi phí
- Khai báo các thông tin liên quan đến Đối tượng tập hợp chi phí sau đó nhấn
để lưu chứng từ vừa nhập
Đối tượng tập hợp chi phí bao gồm phân xưởng, thành phẩm, quy trình sản xuất và các công đoạn phục vụ cho việc tính giá thành Các phương pháp tính giá thành được áp dụng bao gồm phương pháp sản xuất liên tục - giản đơn, phương pháp hệ số-tỷ lệ và phương pháp tính giá thành phân bước.
5.1.5 Danh mục loại Tài sản cố định
Danh mục loại Tài sản cố định giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý danh mục TSCĐ phục vụ cho hạch toán và trích khấu hao Hệ thống đã cung cấp một danh mục TSCĐ theo thống kê của Bộ Tài chính tại menu Danh mục\Loại tài sản cố định Người sử dụng có quyền thêm hoặc sửa đổi danh mục này để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
5.1.6 Danh mục Cơ cấu tổ chức
Danh mục Cơ cấu tổ chức giúp người sử dụng thiết lập danh sách quản lý chi nhánh, phòng ban và bộ phận trong doanh nghiệp Nó không chỉ phục vụ cho việc tính lương nhân viên mà còn hỗ trợ theo dõi chi phí, tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo từng phòng ban, đơn vị Để khai báo danh mục Cơ cấu tổ chức, người sử dụng cần thực hiện các bước cụ thể.
- Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một cơ cấu tổ chức cấp Tổng công ty hoặc Công ty, được tự động sinh ra khi kế toán tạo dữ liệu kế toán mới, tương ứng với cấp tổ chức lớn nhất Để bổ sung hoặc thay đổi thông tin về doanh nghiệp, kế toán cần chọn chức năng Sửa trên thanh công cụ.
+ Tab Thông tin chung cho phép khai báo các thông tin về doanh nghiệp
Tab Thông tin trên báo cáo cho phép người dùng khai báo các thông tin liên quan đến đơn vị và người ký, từ đó hiển thị các chứng từ hoặc báo cáo được in ra một cách rõ ràng và chính xác.
Để khai báo cơ cấu có cấp tổ chức là Chi nhánh, chỉ có các công ty Đa chi nhánh mới thực hiện điều này Khi tạo dữ liệu, bạn cần chọn có chi nhánh hoặc tích chọn thông tin Có chi nhánh trong Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung Để thêm chi nhánh mới, hãy nhấn vào nút Thêm trên thanh công cụ.
+ Tab Thông tin chung cho phép khai báo các thông tin về chi nhánh => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo:
Tab Thông tin trong báo cáo và chứng từ cho phép người dùng khai báo các thông tin liên quan đến đơn vị và người ký, giúp hiển thị đầy đủ các chứng từ hoặc báo cáo khi được in ra.
Khai báo cơ cấu có cấp tổ chức là: Văn phòng/Trung tâm, Phòng ban, Phân xưởng, Nhóm/Tổ/Đội
+ Nhấn chức năng trên thanh công cụ:
+ Nhập mã, tên phòng ban
+ Nhập tài khoản hạch toán chi phí lương tương ứng với phòng ban
+ Nhấn để lưu thông tin vừa khai báo
Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính
Kế toán cần thực hiện việc sao lưu dữ liệu và lập bản dự phòng cho sổ kế toán trên máy tính để bảo vệ an toàn cho chứng từ, sổ sách và báo cáo trước những sự cố bất thường có thể xảy ra Tần suất sao lưu có thể được thực hiện định kỳ hoặc không định kỳ, tùy thuộc vào cài đặt của người sử dụng.
Trong phần mềm kế toán, việc sao lưu là rất quan trọng vì nó tạo ra bản sao hoàn chỉnh của tất cả các chứng từ và sổ sách, giúp giảm thiểu rủi ro khi gặp sự cố Các bản sao lưu này cần được lưu trữ ở những vị trí an toàn như ổ cứng hoặc băng từ để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho dữ liệu.
- Trên giao diện phần mềm, vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Sao lưu, NSD tùy chọn sử dụng các thao tác
NSD nên chọn tùy chọn tự động sao lưu sau khi chương trình kết thúc và xác định thư mục lưu trữ Nếu chọn "Chỉ sao lưu vào tệp có tên", người dùng sẽ thấy hộp thoại Tùy chọn, cho phép thực hiện một trong hai phương thức sao lưu.
Phương thức 1 - Ghi nối tiếp cho phép sao lưu dữ liệu hệ thống bằng cách ghi đè lên dữ liệu đã sao lưu trước đó, với tên gọi được đặt theo tên dữ liệu đã chọn Người sử dụng cần thực hiện các bước theo hướng dẫn dưới đây.
Phương thức 2 - Ghi đè cho phép hệ thống sao lưu dữ liệu bằng cách ghi đè lên file dữ liệu đã có, với tên file được đặt theo tên của dữ liệu đã chọn Người sử dụng cần thực hiện các bước theo hướng dẫn dưới đây.
- NSD nên tích chọn “Nén tệp dữ liệu sau khi giao lưu”
Câu hỏi và bài tập
Công ty TNHH ABC, một ví dụ minh họa, đã chính thức triển khai phần mềm MISA SME.NET để nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
2019 từ ngày 01/01/2019 có các thông tin sau:
Ngày bắt đầu hạch toán: 01/01/2019
Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01 Đồng tiền hạch toán VNĐ
Chế độ kế toán Áp dụng theo TT200/2014/TT-BTC
Lĩnh vực hoạt động Sản xuất; thương mại, dịch vụ
Chế độ ghi sổ đồng thời ghi sổ
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Giám đốc công ty Nguyễn Mạnh Hùng
Số đăng ký kinh doanh 0125256893
Chi cục thuế quản lý Chi cục thuế Cầu Giấy
Danh mục Tài khoản ngân hàng
STT Số tài khoản Tên ngân hàng
2 711A16175235 Ngân hàng Công thương Việt Nam
STT Mã KH Tên đơn vị Địa chỉ
1 TIENDAT Công ty TNHH Tiến Đạt 1756 Đội Cấn, Ba Đình, Hà
2 TANHOA Công ty TNHH Tân Hòa 2689 Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà
3 TRAANH Công ty TNHH Trà Anh 7533 Cầu Giấy, Hà Nội
4 PHUTHE Công ty TNHH Phú Thế 5211 Cầu Đuống, Hà Nội
5 HOAANH Công ty Cổ phần Hòa Anh 1798 Ngọc Lâm, Long Biên,
6 HUEHOA Công ty Cổ phần Huệ Hoa 1399 Lê Lai, Hà Nội
7 HOANAM Công ty Cổ phần Hoa
Nam 831 Kim Ngưu, Hà Nội
8 THAILAN Công ty Cổ phần Thái Lan 599 Thanh Nhàn, Hà Nội
Danh mục Nhà cung cấp
STT Mã NCC Tên nhà cung cấp Địa chỉ
1 LANTAN Công ty TNHH Lan Tân 1633 Lê Lai, Ba Đình, Hà
2 HALIEN Công ty TNHH Hà Liên 513 Gò Vấp, Hà Nội
3 HONGHA Công ty TNHH Hồng Hà 9241 Nguyễn Văn Cừ, Hà
4 HATHANH Công ty Cổ phần Hà
5 TANVAN Công ty Cổ phần Tân Văn 9556 Ngọc Hà, Ba Đình,
6 PHUTHAI Công ty Cổ phần Phú Thái 8935 Hoàng Mai, Hà Nội
7 NUOC Công ty nước sạch Hà Nội 1256 Phạm Hùng, Hà Nội
8 DIENLUC Công ty điện lực Hà Nội 3689 Xuân Thủy, Hà Nội
Danh mục Vật tư, thành phẩm
TT Mã VT, HH Tên VT, HH Tính chất
VT, HH VAT Đơn vị
3 LON_TRANG Vải lon trắng Vật tư hàng hóa 10 m 152 152
4 LON_KE Vải lon kẻ Vật tư hàng hóa 10 m 152 152
5 KHOA Khóa 20 cm Vật tư hàng hóa 10 Cái 152 152
6 CUC Cúc hộp 500 Vật tư hàng hóa 10 Hộp 152 152
Vật tư hàng hóa 10 Cuộn 152 152
8 QUAN_NAM Quần nam Thành phẩm 10 Cái 155 155
9 QUAN_NU Quần nữ Thành phẩm 10 Cái 155 155
10 SOMI_NAM Áo sơ mi nam Thành phẩm 10 Cái 155 155
11 SOMI_NU Áo sơ mi nữ Thành phẩm 10 Cái 155 155
Danh mục Cơ cấu tổ chức
STT Mã đơn vị Tên đơn vị Cấp tổ chức
1 PGĐ Phòng Giám đốc Phòng ban
2 PKT Phòng Kế toán Phòng ban
3 PHC Phòng Hành chính Phòng ban
4 PKD Phòng kinh doanh Phòng ban
5 PX1 Phân xưởng 1 Phân xưởng
6 PX2 Phân xưởng 2 Phân xưởng
Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí
STT Mã Đối tượng tập hợp chi phí
Tên Đối tượng tập hợp chi phí Tên thành phẩm
1 PX1 Phân xưởng 1 Quần nam
2 PX2 Phân xưởng 2 Áo sơ mi nam Áo sơ mi nữ
Danh mục Tài sản cố định
TSCĐ Tên TSCĐ Phòng ban
Thời gian sử dụng (năm)
NX1 Nhà xưởng 1 PX1 01/01/2014 15 450.000.000 150.000.000 NX2 Nhà xưởng 2 PX2 01/01/2014 10 200.000.000 100.000.000
STT Mã nhân viên Họ và tên Phòng ban Lương
1 NMHUNG Nguyễn Mạnh Hùng Giám đốc 25.000.000 2
2 TNPHUONG Tạ Nguyệt Phương P.Giám đốc 22.000.000 2
3 NVNAM Nguyễn Văn Nam Kinh doanh 10.000.000 1
4 LMDUYEN Lê Mỹ Duyên Kinh doanh 12.000.000 1
5 TDCHI Trần Đức Chi Phân xưởng 1 5.000.000
6 NVBINH Nguyễn Văn Bình Phân xưởng 2 6.000.000
7 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 7.000.000
8 NTLAN Nguyễn Thị Lan Kế toán 9.000.000 1
Khai báo số dư đầu năm
Số hiệu Tài khoản Tên Tài khoản Đầu kỳ
Chi tiết Tại Ngân hàng BIDV 100.000.000
Tại Ngân hàng Công thương 400.000.000
131 Phải thu của khách hàng 145.000.000
Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 60.000.000
Công ty Cổ phần Huệ Hoa 85.000.000
154 154 Chi phí SXKD dở dang 57.500.000
211 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 650.000.000
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 300.000.000
242 Chi phí trả trước (ngắn hạn) 60.800.000
331 Phải trả cho người bán 181.100.000
Chi tiết Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000
Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000
3411 Các khoản đi vay (ngắn hạn) 320.000.000
333 Thuế và các khoản phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 2.700.000
411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1.200.000.000
4111 Vốn đầu tư của CSH 1.200.000.000
Vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ
STT Mã VT, HH Tên VT, HH
Số hiệu TK Đơn vị
3 LON_TRANG Vải lon trắng 152 m 3.600 108.000.000
4 LON_KE Vải lon kẻ 152 m 3.500 122.500.000
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ
Tên Đối tượng tập hợp chi phí Giá trị
1 Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có
2 Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, đối tượng tập hợp chi phí, nhân viên, cơ cấu tổ chức
3 Nhập số dư ban đầu
- Tạo cơ sở dữ liệu cho một công ty
- Khai báo các danh mục cần thiết của công ty.
- Nhập số dư ban đầu.
Kế toán quỹ
Nguyên tắc hạch toán kế toán quỹ
Doanh nghiệp phải sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ chính Nếu muốn ghi sổ bằng ngoại tệ, cần có sự đồng ý bằng văn bản từ Bộ Tài chính.
Khi sử dụng ngoại tệ, cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý và đá quý trong tài khoản tiền mặt cần được ghi nhận theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các doanh nghiệp chuyên kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý và đá quý.
Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt
Thực hành trên phần mềm kế toán
3.1 Quy trình xử lý trên phần mềm kế toán
3.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ
3.2.2 Các chứng từ đầu vào liên quan
- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy đề nghị tạm ứng
- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập
3.2.3 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu/phiếu chi và hạch toán các bút toán liên quan, đồng thời cập nhật sổ kế toán tiền mặt Phần mềm MISA SME.NET 2019 hỗ trợ kế toán trong việc lập phiếu thu và phiếu chi, tự động cập nhật sổ sách và báo cáo liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Phần mềm hỗ trợ thủ quỹ trong việc quản lý thu/chi và kiểm soát tiền tại quỹ, bằng cách tự động chuyển các phiếu thu/chi do kế toán lập sang các sổ sách và báo cáo cần thiết của thủ quỹ.
Với vai trò kế toán tiền mặt
- Bước 1: Chọn đến phân hệ Quỹ
- Bước 2: Chọn loại chứng từ cần lập: Phiếu thu hoặc Phiếu chi
- Bước 3: Lập chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Một số thông tin chung cho các nghiệp vụ:
- Lý do thu/chi: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh
Ngày chứng từ là ngày phát sinh của chứng từ, cần phải nằm trong năm làm việc hiện tại và phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán của kỳ kế toán trước.
- Ngày hạch toán: Là ngày ghi sổ chứng từ => thông thường, ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ
Số chứng từ trong phần mềm được người sử dụng (NSD) tự đặt và thường gắn liền với loại chứng từ, ví dụ như Phiếu thu (PT000…) và Phiếu chi (PC000…) Số chứng từ sẽ được đánh tăng dần dựa trên số chứng từ đầu tiên Tuy nhiên, NSD có khả năng sửa đổi số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu cần thiết.
Với vai trò thủ quỹ
- Bước 1: Chọn đến phân hệ Thủ quỹ
Sau khi thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền, cần ghi sổ chứng từ thu/chi tiền mặt Phần mềm hỗ trợ thủ quỹ theo dõi Sổ quỹ, giúp quản lý số dư quỹ trên sổ sách và đối chiếu với số dư thực tế.
3.2.4 Một số nghiệp vụ cụ thể
Nghiệp vụ 1: Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt
Ví dụ: Ngày 05/01/2019 nhân viên Nguyễn Thị Lan rút 50.000.000 VND tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV) về nhập quỹ
NSD tiến hành nhập liệu như sau => Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng
Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Thu tiền, hoặc dùng phím tắt Ctrl+N), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Đối tượng: Chọn nhân viên là Nguyễn Thị Lan => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên nhân viên và tên người nộp
Khi nộp tiền, người dùng cần chọn lý do "Rút tiền gửi về nộp quỹ" từ danh sách có sẵn Trong trường hợp lý do nộp không có trong danh sách, người dùng nên chọn "Thu khác" và nhập nội dung chi tiết vào mục bên cạnh.
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ 1111/Có TK 1121 (Phần mềm đã tự mặc định)
- TK Ngân Hàng: Chọn chi tiết TK ngân hàng BIDV
- Nhấn để lưu phiếu thu vừa nhập
Nghiệp vụ 2: Thu hồi các khoản đầu tư
Vào ngày 06/01/2019, công ty Hà Thành đã mua cổ phiếu với giá 200.000.000 VND nhưng chưa thanh toán Đến ngày 13/01/2019, công ty bán số cổ phiếu này với giá 190.000.000 VND và đã thu tiền mặt Kết quả, doanh nghiệp đã chịu lỗ 10.000.000 VND.
NSD tiến hành nhập liệu nghiệp vụ bán cổ phiếu như sau => Tại phân hệ
Quỹ, chọn chức năng Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Thu tiền), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Lý do nộp: Chọn lý do nộp là “Thu khác” và nhập nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- TK Nợ: TK 1111 (Phần mềm tự mặc định)/TK Có: chọn TK 1211 và nhập số tiền tương ứng là 190.000.000 VND
- Vì có phát sinh lỗ, thêm dòng và nhập vào phần diễn giải: Lỗ phát sinh và nhập
Nợ TK 635/Có TK 1211 và nhập số tiền tương ứng là 10.000.000 VND
- TK Ngân Hàng: Chọn chi tiết TK ngân hàng phát sinh nghiệp vụ bán cổ phiếu Nhấn để lưu phiếu thu vừa nhập
Nghiệp vụ 3: Thu hồi các khoản phải thu
- Đối với khoản phải thu từ công nợ của khách hàng => xem chi tiết hướng dẫn tại Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Các khoản phải thu còn lại sẽ được ghi nhận trên phiếu thu của phân hệ Quỹ Tuy nhiên, đối với khoản thu từ tạm ứng của nhân viên, kế toán cần thực hiện thêm chức năng quyết toán tạm ứng trong phân hệ Tổng hợp.
Vào ngày 12/01/2019, Trần Đức Chi đã tạm ứng 4.000.000 VND cho chuyến công tác Đến ngày 16/01/2019, anh thanh toán khoản tạm ứng, trong đó 2.500.000 VND được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Số tiền còn lại là 1.500.000 VND, Trần Đức Chi đã hoàn ứng bằng tiền mặt.
NSD tiến hành nhập liệu nghiệp vụ trên như sau:
Hạch toán nghiệp vụ quyết toán tạm ứng của nhân viên sau khi đi công tác về trên phân hệ Tổng hợp:
Tại phân hệ Tổng hợp, bạn cần chọn chức năng Chứng từ quyết toán tạm ứng, hoặc có thể truy cập tab Chứng từ nghiệp vụ khác và chọn Thêm để thực hiện chức năng này Sau đó, hãy nhập đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Diễn giải: Nhập là “Thanh toán tiền tạm ứng”
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ TK 6427/Có TK 141, số tiền 2.500.000 VND
- Tại cột Đối tượng có: chọn nhân viên là Trần Đức Chi
- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
Hạch toán nghiệp vụ thu hồi khoản tạm ứng không chi hết của nhân viên trên phân hệ Quỹ:
- Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Thu tiền), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Đối tượng: Chọn nhân viên là Trần Đức Chi => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên nhân, tên người nộp và cột Đối tượng
- Lý do nộp: Chọn lý do là “Thu hoàn ứng”, hệ thống sẽ tự động hiển thị nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ 1111/Có TK 141 (Phần mềm đã tự mặc định)
- Nhấn để lưu phiếu thu vừa nhập
Nghiệp vụ 4 liên quan đến doanh thu từ hoạt động bán hàng, bạn có thể tham khảo chi tiết tại nghiệp vụ 1 - Bán hàng thu tiền ngay trong Bài Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Đối với thu nhập khác từ việc thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định, vui lòng xem thêm thông tin tại nghiệp vụ 8 trong Bài Tài sản cố định.
Nghiệp vụ 5: Gửi tiền mặt vào ngân hàng
Ví dụ: Ngày 15/01/2019 nhân viên Nguyễn Văn Bình xuất quỹ tiền mặt gửi10.000.000 VND vào tài khoản tại ngân hàng BIDV
NSD tiến hành nhập liệu như sau => Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng
Chi tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Chi tiền, hoặc nhấn phím tắt Ctrl + I), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Đối tượng: Chọn nhân viên là Nguyễn Văn Bình => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên nhân viên và tên người nhận
Khi chọn lý do chi, người dùng cần chọn “Gửi tiền vào ngân hàng” từ danh sách có sẵn Nếu lý do chi không có trong danh sách, hãy chọn “Chi khác” và nhập nội dung chi tiết vào mục bên cạnh.
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ 1121/Có TK 1111 (Phần mềm đã tự mặc định)
- TK Ngân Hàng: Chọn chi tiết TK ngân hàng BIDV
- Nhấn > để lưu phiếu chi vừa nhập
Nghiệp vụ 6: Mua vật tư, dụng cụ, hàng hoá xem chi tiết tại nghiệp vụ 2
- Kế toán mua hàng, thuộc Bài Kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Nghiệp vụ 7: Chi phí phát sinh bằng tiền mặt
Vào ngày 30/01/2019, doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán tiền điện tháng 1 cho công ty Điện lực với số tiền chưa bao gồm thuế là 3.000.000 VND, trong đó chi phí quản lý doanh nghiệp là 2.000.000 VND và chi phí bán hàng là 1.000.000 VND Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, số 0012745, ký hiệu AB/15T, với thuế GTGT 10%.
NSD tiến hành nhập liệu như sau => Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng
Chi tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Chi tiền), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Đối tượng: Chọn đối tượng là Công ty Điện lực => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng
- Lý do chi: Chọn lý do là “Chi khác”, hệ thống sẽ tự động hiển thị nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ TK 6427/Có TK 1111 và nhập số tiền tương ứng là 2.000.000 VND
- Nợ TK 6417/Có TK 1111 và nhập số tiền tương ứng số tiền là 1.000.000 VND -Thêm dòng phản ánh thuế GTGT: Nợ TK 1331/Có TK 1111 và số tiền là300.000 VND.
Để tính thuế, người dùng cần nhập mức thuế suất là 10% vào phần mềm Phần mềm sẽ tự động tính toán giá tính thuế dựa trên thông tin hóa đơn mà người dùng cung cấp, bao gồm ký hiệu hóa đơn AB/15T và số hóa đơn.
0012745 Nhóm hàng hóa dịch vụ: 1
- Nhấn để lưu phiếu chi vừa nhập
Nghiệp vụ 8: Đối với nghiệp vụ mua TSCĐ thanh toán bằng tiền mặt => xem chi tiết tại nghiệp vụ 2, thuộc bài Tài sản cố định
3.2.5 Xem và in báo cáo
Sau khi cập nhật các chứng từ tiền mặt, phần mềm sẽ tự động xử lý và cung cấp báo cáo về tình hình tiền mặt tại quỹ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
Tương tự nguyên tắc hạch toán kế toán quỹ.
Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền gửi ngân hàng
3 Thực hành trên phần mềm kế toán
3.1 Quy trình xử lý trên phần mềm kế toán
Tương tự như tiền mặt tại quỹ.
3.2.2 Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng bao gồm Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, bản sao kê ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi và Séc chuyển khoản.
3.2.3 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến phân hệ Ngân hàng trong phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019, NSD thực hiện như sau:
Nghiệp 1: Thu hồi các khoản đầu tư tài chính
Vào ngày 14/01/2019, kế toán đã nhận được giấy báo Có từ ngân hàng liên quan đến khoản đầu tư tài chính trị giá 121.857.000 VND được thu hồi từ Công ty TNHH Hoàng Cầu, với lãi suất thu được là 20.157.000 VND.
Để thực hiện nhập liệu, tại phân hệ Ngân hàng, người dùng cần chọn chức năng Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm\Thu tiền), sau đó điền đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Đối tượng: Chọn đối tượng là công ty Hoàng Cầu => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng
- Nộp vào TK: Chọn TK ngân hàng BIDV
- Lý do thu: Chọn lý do là “Thu khác”, sau đó nhập nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
Nợ TK 1121/Có TK 222 và nhập số tiền là 121.857.000 VND
Nợ TK 1121/Có TK 515 và nhập số tiền là 20.157.000 VND
- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
Nghiệp vụ 2: Vay nợ dài hạn
Vào ngày 23/01/2019, kế toán đã nhận được thông báo từ ngân hàng về khoản vay dài hạn trị giá 750.000.000 VND từ Công ty TNHH Bảo Oanh.
Để tiến hành nhập liệu tại phân hệ Ngân hàng, người dùng cần chọn chức năng Thu tiền Bạn có thể thực hiện thao tác này bằng cách vào tab Thu, chi tiền và chọn chức năng Thêm\Thu tiền, sau đó điền đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Đối tượng: Chọn đối tượng là công ty Bảo Oanh => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng
- Nộp vào TK: Chọn TK ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
- Lý do thu: Chọn lý do là “Vay nợ” và nhập nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ 1121/Có TK 3411 (Phần mềm đã tự mặc định)
- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
Nghiệp vụ 3: Chi phí phát sinh bằng tiền
Vào ngày 30/01/2019, công ty đã thực hiện thanh toán tiền nước tháng 1/2019 cho phân xưởng sản xuất thông qua y nhiệm chi của ngân hàng BIDV Số tiền thanh toán chưa bao gồm thuế là 5.000.000 VND, kèm theo VAT 10% theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT/001, số 1234567, ký hiệu AA/15T.
Để thực hiện nhập liệu trong hệ thống NSD, bạn cần truy cập vào phân hệ Ngân hàng và chọn chức năng Chi tiền Nếu bạn đang ở tab Thu, chi tiền, hãy chọn chức năng Thêm\Chi tiền, sau đó điền đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Phương thức thanh toán: Chọn phương thức là lập Uỷ nhiệm chi
- Đối tượng: Chọn đối tượng là Công ty nước sạch Hà Nội => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng
- Nội dung TT: Chọn lý do là “Chi khác”, hệ thống sẽ tự động hiển thị nội dung chi tiết tại mục bên cạnh
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ TK 6277/Có TK 1121 và nhập số tiền tương ứng là 5.000.000 VND
- Thêm dòng phản ánh thuế GTGT: Nợ TK 1331/Có TK 1121 và số tiền là500.000 VND
Trong phần Thuế, người dùng cần nhập mức thuế suất là 10%, hệ thống phần mềm sẽ tự động tính toán giá tính thuế Người sử dụng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn, bao gồm ký hiệu hóa đơn AA/15T và số hóa đơn.
1234567 Nhóm hàng hóa dịch vụ: 1
- Nhấn để lưu chứng từ vừa nhập
3.2.4 Đối chiều với ngân hàng
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 hỗ trợ người sử dụng đối chiếu số dư ngân hàng với sổ kế toán doanh nghiệp, giúp phát hiện và xác định nguyên nhân chênh lệch Nguyên nhân có thể do phát sinh đã được ghi sổ nhưng ngân hàng chưa thực hiện, hoặc ngân hàng đã thực hiện nhưng kế toán chưa ghi chép Việc đối chiếu này đảm bảo số liệu giao dịch và tồn cuối kỳ trên sổ kế toán khớp với số liệu ngân hàng Để thực hiện đối chiếu, người sử dụng cần tiến hành theo các bước hướng dẫn.
- Tại phân hệ Ngân hàng, NSD chọn tab Đối chiếu ngân hàng
- Chọn tài khoản ngân hàng cần đối chiếu
Nhập ngày đối chiếu và chọn loại tiền cần kiểm tra, sau đó nhấn để hiển thị các chứng từ thu chi tiền vào danh sách Chứng từ thu tiền và danh sách Chứng từ chi tiền.
- Tích chọn các chứng từ thu và chi tiền gửi với các giao dịch trên sổ phụ ngân hàng
- Nhập số dư cuối kỳ trên sổ ngân hàng (Số dư tại ngày đối chiếu)
- Căn cứ vào Số dư đầu kỳ ngày, các chứng từ thu chi đã đối chiếu, phần mềm sẽ tính ra số Số dư cuối kỳ sau đối chiếu
Khi chênh lệch giữa số dư cuối kỳ sau đối chiếu và số dư cuối kỳ trên sổ ngân hàng bằng 0, bạn hãy nhấn nút để hoàn tất quá trình đối chiếu.
3.2.6 Xem và in báo cáo
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin và cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tiền gửi ngân hàng.
Sổ tiền gửi ngân hàng:
- Tại phân hệ Ngân hàng, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo cáo\Ngân hàng chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn
- Chọn báo cáo cần xem, sau đó khai báo các tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in, loại tiền, tài khoản ngân hàng :
Câu hỏi và bài tập Câu 4.1: Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền gửi như sau:
1 Ngày 08/01/2019, công ty TNHH Tân Hòa thanh toán nợ kỳ trước, số tiền: 60.510.000 VND theo giấy báo Có của ngân hàng Công thương
2 Ngày 12/01/2019, chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/2019 bằng y nhiệm chi, số tiền: 12.834.091 theo giấy báo Nợ của Ngân hàng BIDV
3 Ngày 16/01/2019, chuyển tiền gửi ngân hàng BIDV trả tiền còn nợ cho công ty Hồng Hà 11.000.000 VND
4 Ngày 25/01/2019, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương trả tiền vay ngắn hạn Vietcombank, số tiền: 60.000.000 VND (đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng)
5 Ngày 29/01/2019, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương sang ngân hàng BIDV, số tiền: 12.000.000 VND (Đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng Công thương, chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng BIDV)
1 Sử dụng thông tin khai báo danh mục trong bài tập thực hành bài 2
2 Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm
3 In Sổ tiền gửi ngân hàng
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân hệ tiền gửi ngân hàng.
Kế toán mua hàng
Nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng
Giá gốc hàng hóa mua vào được xác định dựa trên nguồn nhập và cần được theo dõi một cách riêng biệt, bao gồm cả trị giá mua và chi phí thu mua.
Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ bao gồm cả hàng hóa đã tiêu thụ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí thu mua phù hợp với tình hình cụ thể, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong quá trình thực hiện.
Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho, từng loại,từng nhóm hàng hóa.
Mô hình hóa hoạt động mua hàng
3 Thực hành trên phần mềm kế toán
3.1 Quy trình xử lý trên phần mềm
3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng
3.3 Hướng dẫn nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3.3.1 Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập
- Bảng kê mua hàng do nhân viên lập
- Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ
3.3.2 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Khi có nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp có thể lập Đơn mua hàng và gửi đến nhà cung cấp Đơn mua hàng này có thể được tạo và in trực tiếp từ phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019, giúp người sử dụng dễ dàng quản lý danh sách các Đơn mua hàng đã lập.
Khi có nhu cầu mua hàng, đơn vị có thể lập Đơn mua hàng và gửi cho nhà cung cấp để thực hiện đặt hàng.
Ví dụ: Ngày 05/01/2019, đặt hàng công ty Hà Thành: 10 điện thoại NOKIA N7 với đơn giá chưa thuế là 4.200.000 VND và 15 điện thoại SAMSUNG D9 giá chưa thuế 4.000.000 VND, thuế GTGT 10%
Để nhập liệu trong hệ thống NSD, người dùng cần truy cập vào phân hệ Mua hàng và chọn chức năng Đơn mua hàng Tại đây, có thể thêm đơn mua hàng bằng cách chọn chức năng Thêm trên tab Đơn mua hàng, sau đó điền đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp tương ứng với công ty Hà Thành, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan
- Diễn giải: Đặt mua hàng
- Chọn mã hàng tương ứng với điện thoại NOKIA N7 và SAMSUNG D9, phần mềm tự động hiển thị các thông tin tương ứng
- NSD nhập số lượng và đơn giá tương ứng
- Nhấn để lưu đơn mua hàng vừa nhập
Nghiệp vụ 1: Mua hàng không qua kho
Vào ngày 12/01/2019, công ty Hồng Hà đã cung cấp 10 cuộn chỉ khâu cho sản xuất tại phân xưởng 1 với đơn giá 50.000 VND chưa bao gồm thuế Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, số 0012745, ký hiệu AB/15P, có VAT 10% Hiện tại, khoản thanh toán vẫn chưa được thực hiện.
NSD thực hiện nhập liệu bằng cách truy cập vào phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá Hoặc trên tab Mua hàng hoá, bạn có thể chọn chức năng Thêm để thêm Chứng từ mua hàng hoá, rồi tiến hành khai báo các thông tin chi tiết cần thiết.
- Lựa chọn loại chứng từ mua hàng là “Mua hàng trong nước không qua kho”
- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Chưa thanh toán”
- Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp tương ứng với công ty Hồng Hà, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Tab Hàng tiền: Chọn mã hàng tương ứng là Chỉ, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan Nhập số lượng: 10 và đơn giá: 50.000 VND
- Tab Thuế: nhập mức thuế suất: 10% phần mềm tự động tính ra giá tính thuế và chọn Nhóm hàng hóa dịch vụ: 1
- Tab Thống kê: chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng với Phân xưởng 1
- Nhấn để lưu chứng từ mua hàng vừa nhập
Nghiệp vụ 2: Mua hàng về nhập kho
Vào ngày 16/01/2019, công ty Hà Thành đã thực hiện giao dịch mua hàng theo đơn đặt hàng ngày 05/01/2019, bao gồm 10 điện thoại NOKIA N7 với giá chưa thuế là 4.200.000 VND và 15 điện thoại SAMSUNG D9 với giá chưa thuế 4.000.000 VND Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, số 0067850, ký hiệu hóa đơn AA/15T, có VAT 10% Hình thức thanh toán là tiền mặt.
NSD thực hiện nhập liệu bằng cách vào phân hệ Mua hàng và chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá Hoặc có thể trên tab Mua hàng hoá, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá, sau đó điền các thông tin chi tiết cần thiết.
- Lựa chọn loại chứng từ mua hàng là “Mua hàng trong nước nhập kho”
- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Thanh toán ngay\Tiền mặt”
- Chọn chức năng Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng trên thanh công cụ:
- Sau khi chọn xong đơn mua hàng, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin sang chứng từ mua hàng:
Khi hàng hóa về kèm theo hóa đơn, người sử dụng cần tích chọn thông tin "Nhận kèm hóa đơn" Sau đó, hãy khai báo các thông tin liên quan đến hóa đơn trên tab "Hóa đơn", bao gồm mẫu số.
01GTKT3/001 số 0067850, ký hiệu hóa đơn AA/15T
- Nhấn để lưu chứng từ mua hàng vừa nhập
Đối với các nghiệp vụ mua hàng có phát sinh chi phí thu mua:
Trong trường hợp nghiệp vụ 2, chi phí vận chuyển phát sinh là 2.200.000 VND (bao gồm VAT 10%), theo hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTKT3/001, ký hiệu AA/15P, số 0012345 Chi phí này đã được thanh toán cho công ty Hà Thành bằng tiền mặt Công ty sẽ phân bổ chi phí mua hàng dựa trên số lượng hàng hóa.
NSD tiến hành nhập liệu theo các bước sau:
Để lập chứng từ hạch toán chi phí vận chuyển cho công ty Hà Thành, bạn cần truy cập vào phân hệ Mua hàng và chọn chức năng Chứng từ mua dịch vụ Hoặc bạn có thể vào tab Mua hàng hoá, dịch vụ và chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua dịch vụ Sau đó, hãy khai báo đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
Để thực hiện thanh toán, người dùng cần chọn phương thức "Thanh toán ngay/Tiền mặt" Đồng thời, do chứng từ mua dịch vụ được sử dụng để hạch toán chi phí mua hàng, người dùng cũng cần tích chọn "Là chi phí mua hàng".
+ Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp tương ứng với công ty Hà Thành, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan
+ Chọn loại tiền hạch toán: VND
Tab Hàng tiền cho phép bạn chọn mã dịch vụ đã được khai báo trong danh mục vật tư, hàng hóa và phần mềm, giúp hiển thị tự động các thông tin liên quan Đơn giá nhập vào là 2.000.000 VND.
+ Tab Hoá đơn: Khai báo các thông tin về hoá đơn như: mẫu số 01GTKT3/001 số 0067850, ký hiệu hóa đơn AA/15T
+ Nhấn để lưu chứng từ mua dịch vụ vừa lập
Để phân bổ chi phí mua hàng vào chứng từ mua hàng hóa, bạn cần mở chứng từ mua hàng hóa và dịch vụ đã được lập ở nghiệp vụ 2 Tiếp theo, nhấn vào nút và thực hiện theo hướng dẫn được cung cấp.
+ Trên tab Chi phí, nhấn Chọn :
+ Sau khi chọn xong chứng từ mua dịch vụ, NSD nhấn Phân bổ :
- Nhấn , thông tin phân bổ sẽ được tự động lấy ra chứng từ mua hàng:
- Nhấn để lưu thông tin chi phí mua hàng vừa được khai báo bổ sung trên chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ
Nghiệp vụ 3: Mua hàng hóa nhập khẩu, chịu thuế TTĐB
Vào ngày 20/01/2019, công ty FUJI đã nhập khẩu 4000 lít bia với đơn giá chưa thuế là 1 USD/lít Các loại thuế áp dụng bao gồm thuế nhập khẩu 30%, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) 45% và thuế giá trị gia tăng (GTGT) 10%, theo tờ khai hải quan số 4590.
Vào ngày 20/01/2019, tỷ giá giao dịch trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng được ghi nhận là 20.700 VND/USD Lưu ý rằng doanh nghiệp chưa nộp thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo tờ khai hải quan Giá hải quan được áp dụng để tính thuế tương đương với giá hàng hóa mà doanh nghiệp đã khai báo trên tờ khai hải quan.