TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM MỘC BÀI
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài, thành viên của tập đoàn Hàn Quốc Teakwang, được thành lập vào năm 2010 và có trụ sở tại Số 8 Đường số 9A, Khu Công Nghiệp Biên Hòa II, Đồng Nai Công ty chuyên sản xuất giày thể thao mang thương hiệu Nike, với tổng vốn đầu tư 100% nước ngoài và quy mô gần 15,000 lao động.
Trong suốt quá trình phát triển, Công ty đã liên tục đổi mới và cải tiến mẫu mã cũng như chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Nike.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị công nghệ phục vụ việc sản xuất.
- Sản xuất hoàn chỉnh thành phẩm giày thể thao mang nhãn hiệu Nike.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thuê phương tiện vận tải, điều phối container, bốc dỡ hàng hóa lên container và xử lý các chứng từ xuất khẩu cũng như nhập khẩu.
- Đảm bảo đời sống cho các cán bộ công nhân viên, tạo công ăn việc làm và thu nhập cho 15000 lao động.
- Tạo được lợi nhuận và quy mô hoạt động cho công ty ngày càng phát triển.
Tăng cường khả năng cạnh tranh và tạo lợi thế so với các doanh nghiệp cùng ngành là điều cần thiết Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao nhất và phục vụ đa dạng khách hàng trên toàn cầu.
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm chất lượng cao nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng Đáp ứng nhu cầu thị trường là yếu tố then chốt thúc đẩy tiến độ cung cấp và cải tiến sản phẩm.
GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT (MANUFACTURE MANAGER)
GIÁM ĐỐC KINH DOANH (SALES MANAGER)
GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH (ADMIN MANAGER)
P QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG ( CR)
P QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QC)
KHO NGUYÊN VẬT LIỆU (MATERIAL)
P KẾ HOẠCH SẢN XUẤT (PPC)
Cơ cấu tổ chức
Nguồn : Cty Cổ phần Việt Nam Mộc Bài
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Tổng Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong việc quản lý và điều hành tất cả hoạt động của Công ty, đồng thời chỉ đạo các bộ phận chức năng Ông cũng chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của Công ty trước pháp luật và các bên liên quan Ngoài ra, Tổng Giám đốc còn có nhiệm vụ nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, giúp họ yên tâm công tác và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Phó tổng giám đốc 1 đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến nhân sự trong công ty, bao gồm việc giám sát chi phí và cải thiện môi trường làm việc cũng như các phúc lợi dành cho công nhân viên.
Phó tổng giám đốc 2 chịu trách nhiệm kiểm soát các hoạt động sản xuất và chất lượng hàng hóa, điều hành các phân xưởng để đẩy mạnh sản xuất Đồng thời, vị trí này cũng theo dõi các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất như nguyên liệu, vật tư và thiết bị sản xuất.
Giám đốc phụ trách tài chính có nhiệm vụ theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối và đánh giá dữ liệu tài chính Họ dự báo các yêu cầu tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu và thiết lập tình hình tài chính, đồng thời xác minh báo cáo thông tin tài chính.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm tham gia xây dựng hợp đồng kinh tế, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, và theo dõi chi phí trong quá trình sản xuất Ngoài ra, phòng còn thực hiện công tác thanh toán, đền bù, và phát triển các đề án đầu tư, cải tiến, mở rộng trong sản xuất.
Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm việc đặt chỗ với hãng tàu, chuẩn bị chứng từ cho hàng hóa xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu và giày thành phẩm Ngoài ra, phòng cũng thực hiện chứng từ thanh toán với công ty khách hàng và hãng tàu, đồng thời quản lý tất cả hàng hóa ra vào công ty theo thẩm quyền.
Giám đốc hành chính chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Phòng Nhân sự, bao gồm xây dựng, hoạch định và triển khai các chính sách nhân sự Họ lãnh đạo, kiểm soát và cải tiến quy trình, hệ thống và nguồn lực của phòng, đồng thời phân tích và xếp hạng công việc trong Công ty Giám đốc cũng xây dựng bảng lương, chế độ thưởng và phúc lợi, cũng như kiểm soát việc thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động Họ tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về việc xếp ngạch, bậc lương và các chính sách đãi ngộ phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
Phòng quản lý môi trường (CR) của công ty Việt Nam Mộc Bài thực hiện việc giám sát chặt chẽ quá trình xử lý chất thải nhằm ngăn chặn ô nhiễm môi trường xung quanh, đặc biệt là nước thải Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn sản xuất mà khách hàng Nike yêu cầu, mà còn khẳng định vị thế của công ty như một trong những đơn vị có hệ thống xử lý nước thải tốt nhất trong khu kinh tế Tỉnh Tây Ninh.
Phòng tổng vụ (GA) đảm nhận việc điều hành xe đưa đón công nhân viên, mua sắm văn phòng phẩm cho các bộ phận và tổ chức các hoạt động xã hội vào dịp lễ tết Trong khi đó, phòng nhân sự (HR) phụ trách tuyển dụng nhân viên và công nhân, quản lý lương thưởng, cũng như giải quyết các thắc mắc liên quan đến tuyển dụng và các hoạt động xã hội của công ty.
+ Phòng IT : Theo dõi sát các đường truyền internet máy tính và hệ thống thông tin của Công ty.
Phòng y tế của công ty cung cấp dịch vụ khám bệnh và phát thuốc miễn phí cho công nhân viên khi gặp vấn đề sức khỏe Ngoài ra, phòng y tế còn thực hiện sơ cứu và cấp cứu kịp thời cho các trường hợp tai nạn lao động xảy ra trong quá trình làm việc.
Giám đốc phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động mua hàng, đồng thời tổ chức giao nhận và bảo quản vật tư, hàng hóa theo kế hoạch của Công ty Ngoài ra, vị trí này còn có nhiệm vụ xây dựng và đề xuất ban hành các quy trình, quy định liên quan đến quản lý.
+Phòng kinh doanh (Bus) :Thực hiện việc đặt hàng và ấn định ngày giao hàng cho khác hàng, tìm kiếm thị trường và đơn hàng từ các đối tác.
Phòng mẫu (Development) đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và phát triển mẫu mã mới, giúp phòng kinh doanh tìm kiếm thị trường tiềm năng Việc tạo ra các mẫu chuẩn không chỉ tăng cường khả năng sản xuất mà còn đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Phòng quản lý chất lượng (QC) thực hiện kiểm tra chi tiết từng đôi giày trước khi xuất hàng, đảm bảo rằng sản phẩm giao đến tay khách hàng luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.
Giám đốc sản xuất chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty, bao gồm việc đặt hàng nguyên phụ liệu và kiểm tra máy móc thiết bị phục vụ cho quy trình sản xuất.
Phòng kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc lập lịch sản xuất cho tem nhãn bóc hàng và theo dõi tiến độ sản xuất của từng chuyền tại các phân xưởng.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 đến năm 2013
1.4.1.1 Theo cơ cấu thị trường.
Hệ thống xuất khẩu giày thể thao của công ty Việt Nam Mộc Bài rất dày đặc, hệ thống phân phối rộng khắp từ Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ.
Thị trường Châu Á bao gồm các quốc gia như HongKong, Đài Loan, Trung Quốc, Ấn Độ, Philippines, Malaysia, Nga, Singapore và Thái Lan Trong số này, Trung Quốc có tỷ lệ dân số cao, dẫn đến lượng hàng hóa xuất khẩu lớn nhất Tiếp theo là Đài Loan, trong khi các thị trường còn lại đóng góp một tỷ lệ tương đối vào tổng xuất khẩu của công ty VM.
Thị trường Châu Âu bao gồm các quốc gia như Anh, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Ba Lan, Pháp và Ý Trong khu vực này, Hà Lan có tỷ trọng xuất khẩu cao nhất, tiếp theo là Pháp, trong khi các thị trường còn lại đóng góp tỷ trọng tương đối trong hoạt động xuất khẩu của công ty.
Thị trường Châu Mỹ bao gồm các quốc gia như Argentina, Brazil, Canada, Chile, Ecuador, Mexico, Peru, Paraguay, Uruguay và Mỹ Trong số này, thị trường Mỹ chiếm phần lớn lượng hàng xuất khẩu của công ty VM, trong khi các nước còn lại chỉ đóng góp một phần nhỏ vào tổng doanh thu.
Bảng 1: Phân tích thị trường của công ty Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài ĐVT: USD Thị trường
(Nguồn : Phòng Kế toán Cty Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài)
Sơ đồ 1: Thể hiện cơ cấu thị trường của công ty Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài
1.4.1.2 Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Do bất ổn kinh tế toàn cầu, cơ cấu kinh tế thị trường Châu Á đã giảm từ 59,90% năm 2011 xuống còn 54,00% năm 2012, tương ứng với tỷ lệ giảm 5,9% Tuy nhiên, vào năm 2013, tỷ lệ này đã tăng nhẹ lên 54,78%, cho thấy một tín hiệu khả quan cho sự phục hồi trong tương lai Dự báo vào năm 2014, kinh tế Châu Á sẽ đạt mức tăng trưởng cao hơn.
Thị trường Châu Âu mặc dù có tiềm năng lớn nhưng hiện tại vẫn có mức tiêu thụ thấp, đứng thứ hai sau Châu Á và Châu Mỹ trong ba thị trường chính của Công ty Mức tăng trưởng tiêu thụ tại Châu Âu ghi nhận 29,17% vào năm 2011 và tăng lên 34,18% vào năm 2012, nhưng sau đó chỉ tăng nhẹ lên 34,78% vào năm 2013 Mặc dù có sự tăng trưởng chậm, Châu Âu vẫn được xem là một thị trường tiềm năng trong bối cảnh khủng hoảng hiện nay.
Châu Á Châu Âu Châu Mỹ
Thị trường Châu Mỹ hiện có mức tiêu thụ thấp nhất trong ba thị trường, với tỷ lệ tiêu thụ tăng từ 10,93% năm 2011 lên 11,82% năm 2012, nhưng sau đó giảm xuống 10,44% vào năm 2013 Mức giảm này đạt 1,38%, cho thấy sự cần thiết phải tập trung nghiên cứu và phát triển tại thị trường Châu Mỹ Công ty dự kiến sẽ ưu tiên đầu tư vào thị trường này trong tương lai, nhằm khai thác tiềm năng tăng trưởng.
1.4.2 Đánh giá chung hoạt động kinh doanh của công ty.
1.4.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2011- 2013
Trong ba năm qua, Công ty đã duy trì hoạt động ổn định và phát triển liên tục Doanh thu và lợi nhuận của Công ty có xu hướng tăng, với lợi nhuận sau thuế năm 2012 đạt 10.577.846 đồng, tăng 8,25% so với năm trước, và năm 2013 đạt 29.339.418 đồng, tăng 21,19% Tuy nhiên, do quy mô sản xuất lớn, chi phí quản lý doanh nghiệp và dịch vụ khấu hao cũng tăng theo, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận vẫn còn ở mức tương đối thấp.
Bảng 2: kết quả kinh doanh của công ty trong ba 2011-2013: ĐVT: 1,000 VNĐ
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối
Lợi nhuận trước thuế 164.026.409 177.566.052 215.120.507 13.539.643 8.25 37.554.455 21.19 Thuế thu nhập doanh nghiệp 35.880.777 38.842.574 47.057.611 2.961.797 8.25 8.215.037 21.19
Sơ đồ 2: Thể hiện lợi nhuận sau thuế của công ty Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài giai đoạn 2011-2013: Đơn vị tính: 1.000 VNĐ
1.4.2.2 Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2011-2013:
Môi trường làm việc thân thiện giữa Ban Giám Đốc và nhân viên giúp phát huy tối đa năng lực làm việc của đội ngũ Công ty chú trọng đến công tác nhân sự, tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn và nhận thức chính trị thông qua các khóa huấn luyện nghiệp vụ Hải Quan.
Công ty dự định mở rộng khu sản xuất và xây dựng cơ sở hạ tầng, bao gồm nhà trẻ cho con em cán bộ công nhân viên và ký túc xá mới cho công nhân viên ở xa Những cải thiện này sẽ thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên, tạo ra môi trường làm việc thân thiện và nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên.
Mặc dù giá dịch vụ không tăng, nhưng hầu hết các chi phí hoạt động như nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên và tiền thuê nhà đều gia tăng đáng kể, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Sự thiếu liên kết giữa các bộ phận trong công ty đang ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ sản xuất và kế hoạch định hướng tương lai.
TRƯỞNG NHÓM PHỤ TRÁCH HÀNG XUẤT
TRƯỞNG NHÓM PHỤ TRÁCH HÀNG NHẬP
KHAI BÁO HẢI QUAN HIỆN TRƯỜNG
THANH TOÁN CHI PHÍ HẢNG TÀU VÀ CHI PHÍ DỊCH VỤ
CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU CHỨNG TỪ
KHAI BÁO C/O TẠI PHÒNG ĐĂNG KÝ C/O
THEO DÕI SỐ LƯỢNG XUẤT NHẬP HÀNG HÓA
KHAI BÁO THANH KHOẢN HẢI QUAN
THỰC TRẠNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT
Tổng quan về bộ phận (phòng ban) thực tập
Sơ đồ 3: tổ chức phòng xuất nhập khẩu:
Giới thiệu chung về từng bộ phận của phòng xuất nhập khẩu:
+ Giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm theo dõi và xem xét các báo cáo từ trưởng phòng xuất nhập khẩu.
Trưởng phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm theo dõi và giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên cấp dưới Họ yêu cầu các bộ phận báo cáo hoạt động hàng ngày và theo thời gian đã được quy định, nhằm đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Các trưởng nhóm từng bộ phận có trách nhiệm giám sát và theo dõi các cấp dưới trong tiến trình hoạt động Cụ thể, trưởng nhóm hàng xuất cần đảm bảo việc làm chứng từ xuất khẩu cho từng loại hàng hóa được thực hiện chính xác, đồng thời theo dõi việc thanh toán cho hãng tàu và các đối tác dịch vụ.
Nhân viên cấp dưới luôn nỗ lực học hỏi và tìm hiểu để nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo không ảnh hưởng đến quy trình xuất nhập hàng hóa của công ty.
2.1.2 Kết quả hoạt động của phòng xuất nhập khẩu trong năm qua:
Trong những năm đầu, công ty đã sử dụng phần mềm Ecus 3 để khai báo hải quan từ xa Đến đầu năm 2013, công ty đã chuyển sang sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus 4 và áp dụng chữ ký số, giúp quá trình xuất nhập hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn Ngoài ra, công ty cũng đã cho phép thuê các phương tiện vận chuyển như container và xe tải, đảm bảo luôn có sẵn để tối ưu hóa việc bốc xếp hàng hóa, tránh những bất cập có thể xảy ra.
Tiết kiệm được nhiều về các chi phí làm hàng, chi phí dịch vụ.
Trong phòng xuất nhập khẩu, các nhân viên được luân chuyển công việc theo một trình tự nhất định, nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục và hiệu quả Khi có nhân viên nghỉ phép, một nhân viên khác trong cùng bộ phận hoặc từ bộ phận khác sẽ đảm nhiệm công việc để duy trì tiến độ công việc.
Liên kết được với các bộ phận tạo điều kiện cho công việc của mình, môi trường công việc thông thoáng nhân viên cố gắng vào công việc.
2.1.3 Định hướng sắp tới của phòng xuất nhập khẩu:
Trong thời gian tới, công ty đang hoàn thiện chương trình khai báo hải quan mới Ecus 5, hay còn gọi là VNACCS/VCIS Đây là chương trình khai báo hải quan mới nhất được Tổng cục Hải quan triển khai.
Cải thiện hệ thống giao nhận hàng hóa tại công ty và kho của hãng tàu để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến nhanh chóng Điều này giúp tránh tình trạng hàng hóa xuất phát sớm nhưng lại bị trễ trong quá trình nhập kho của hãng tàu.
Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao kỹ năng khai báo hải quan và xin chứng nhận xuất xứ một cách nhanh chóng Đặt ra mục tiêu công việc để thúc đẩy sự cạnh tranh và khuyến khích nhân viên cố gắng làm việc Đồng thời, cải thiện trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc hiệu quả hơn.
Thực trạng công tác xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Việt Nam Mộc Bài
+ Quy trình ký kết hợp đồng với đối tác Nike:
Công ty sản xuất giày cho Nike ký hợp đồng hợp tác lâu dài, cam kết giao hàng theo đơn đặt hàng của Nike Nike có trách nhiệm cung cấp mẫu mã, số lượng và quy cách hàng hóa, cùng với thời hạn giao hàng để đảm bảo đúng mùa bán Công ty phải sản xuất đúng yêu cầu và thuê phương tiện vận chuyển, giao hàng đúng thời gian quy định Hàng hóa sẽ được xuất vào kho của các hãng tàu như ICD Sóng Thần, Thái Bình Shose TBS (APL Logistic) và CFS Areco (Damco) Sau khi hàng nhập kho, công ty sẽ không còn trách nhiệm về việc vận chuyển.
+ Quy trình ký kết hợp đồng với công ty vận chuyển giao nhận hàng hóa Công Ty TNHH Kim Gia Minh (KGM):
Hợp đồng vận chuyển giao nhận hàng hóa sẽ được thiết lập trong thời gian một năm, bao gồm tất cả các mức giá vận chuyển và dịch vụ liên quan Trong trường hợp bất khả kháng, như biến động giá xăng, hai bên có thể thỏa thuận điều chỉnh hợp đồng bằng cách ký kết hợp đồng mới hoặc thực hiện các sửa đổi bổ sung cho hợp đồng hiện tại.
2.2.1.1 Thực trạng khi ký kết hợp đồng:
Việc ký kết hợp đồng ngoại thương giữa công ty và các đối tác lâu dài như Nike và công ty dịch vụ Kim Gia Minh mang lại nhiều thuận lợi Quy trình ký kết diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, có thể thực hiện qua email, fax hoặc thư điện tử.
Việc thay đổi tiến trình giao hàng do khách hàng Nike chỉ định làm ảnh hưởng đến việc thỏa thuận lại đơn đặt hàng.
Trong trường hợp giá dịch vụ thay đổi, hợp đồng không thể sửa đổi mà cần có thỏa thuận hợp lý, mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Nike đã thống nhất giá cả cho lô hàng sản xuất mẫu mã, tuy nhiên thời gian giao hàng có thể thay đổi Điều này dẫn đến việc một lô hàng có thể được chia thành hai lô mới, ảnh hưởng đến đơn đặt hàng theo hợp đồng chính.
Sự thay đổi đột ngột về các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng giữa công ty và dịch vụ vận chuyển, đặc biệt là liên quan đến giá cả và tranh chấp tiến độ, có thể gây chậm trễ trong việc ký kết hợp đồng mới giữa hai bên.
2.2.2 Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan giao nhận hàng hóa:
Sau khi ký hợp đồng và sản xuất hàng hóa theo quy định, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cho khai báo Hải quan Do công ty là một đơn vị nước ngoài, việc lập chứng từ sẽ được thực hiện trên các hệ thống mạng và quản lý riêng biệt của công ty.
Bộ chứng từ khai báo hải quan và nhận hàng gồm có:
Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có)
Bản kê chi tiết hàng hóa ( Packing list )
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Hợp đồng ngoại thương ( Contract )
Bản định mức sử dụng nguyên phụ liệu của mã hàng
Giấy tờ khác ( nếu có )
Tùy thuộc vào hệ thống phân luồng, việc in chứng từ được quy định như sau: Đối với luồng xanh, theo thông tư 128/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, chỉ cần in tờ khai Hải quan, trong khi các chứng từ khác không cần in khi đăng ký khai Hải quan Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu thanh toán và lưu trữ hàng hóa, công ty vẫn in hoặc sao y mỗi chứng từ để lưu giữ một bản Đối với luồng vàng và đỏ, mỗi chứng từ cần được in hoặc sao y thành hai bản.
2.2.2.1 Thực trạng khi chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa:
Bạn có thể tải chứng từ từ hệ thống của công ty, như packing list, sau khi bộ phận kho cập nhật thông số Sau đó, bạn có thể tải về để hoàn tất Đối với các chứng từ khác như invoice, hãy áp dụng theo công thức và liên kết có sẵn để chuẩn bị một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Khi hệ thống công ty có lỗi hoặc đường truyền không thật nhanh chóng thì ảnh hưởng đến việc update và download chứng từ.
Các bộ phận chưa được liên kết chặt chẽ và chưa nắm rõ tình hình của lô hàng sắp xuất khẩu, dẫn đến việc không kịp thời cập nhật thông tin theo tiến độ của công ty.
Thông tin có thể thay đổi đột ngột khi khách hàng điều chỉnh đơn hàng, dẫn đến việc đơn đặt hàng ban đầu phải chuyển đến hai địa điểm khác nhau Sự chuyển đổi nhanh chóng này có thể gây trì trệ trong việc cập nhật chứng từ.
Nhân viên thiếu sự chuẩn xác trong việc chuẩn bị chứng từ và không nắm rõ tình hình lô hàng, cùng với việc thường xuyên sửa đổi và bổ sung, đã dẫn đến việc bộ chứng từ được chuẩn bị muộn hơn so với kế hoạch ban đầu.
2.2.3 Phương án chuẩn bị kho bãi bốc xếp hàng hóa và thuê phương tiện vận tải
Đầu tiên, bộ phận xuất nhập khẩu cần lập kế hoạch thuê phương tiện vận tải, tính toán số lượng xe và container cần thiết cho lô hàng dựa trên khối lượng hàng hóa Việc tính toán này phải chính xác để tránh tình trạng thừa hàng trong container Sau khi xác định số lượng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ gửi email yêu cầu cung cấp xe và container từ công ty dịch vụ Kim Gia Minh, chỉ định số lượng và thời gian giao hàng hợp lý.
Công ty sở hữu diện tích rộng lớn, đảm bảo kho bãi đáp ứng đầy đủ yêu cầu vận chuyển Đường xe chạy và khu vực quay xe rộng rãi giúp việc di chuyển giữa các kho trở nên thuận tiện Đội ngũ bốc xếp luôn sẵn sàng tại từng kho của các phân xưởng, sắp xếp hàng hóa theo thứ tự lô để nhanh chóng đưa lên xe và container Để tối ưu hóa quy trình bốc xếp hàng hóa, công ty thực hiện các bước như sau: thuê phương tiện vận tải từ dịch vụ Kim Gia Minh, bộ phận xuất nhập khẩu chuẩn bị kho bãi cho xe và container, và bộ phận kho phối hợp điều động nhân viên bốc xếp hàng hóa.
2.2.3.1 Thực trạng khi chuẩn bị kho bãi, bốc xếp hàng hóa và thuê phương tiện vận tải:
Công ty đã ký hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển từ dịch vụ chuyên nghiệp, giúp quá trình thuê xe diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Bên cạnh đó, kho và bãi đậu xe rộng rãi tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp hàng hóa.
Vì được ba bộ phận giám sát bốc hàng và giao hàng vì thế tránh được tình trạng bốc nhầm lô hàng.
Do điều kiện tuyến đường xa nên việc thuê phương tiện vận chuyển gặp nhiều khó khăn khi gặp trường hợp bất khả kháng như xe gặp tai nạn…
KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN
Kiến Nghị
Để tận dụng tối đa các thế mạnh và chuyển hóa khó khăn thành cơ hội, công ty cần xây dựng một chính sách chiến lược phát triển bền vững nhằm củng cố vị thế trên thị trường và thúc đẩy sự phát triển liên tục.
+ Trước mặt cần phải giải quyết những vấn đề sau:
Cung cấp cơ hội cho nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng là rất quan trọng để hoàn thành công việc hiệu quả Tham gia các hội thảo từ Phòng thương mại Công Nghiệp, Bộ thương mại, Bộ tài chính, hoặc mời chuyên gia nước ngoài giảng dạy giúp nhân viên cập nhật kiến thức mới và cải thiện nghiệp vụ.
Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty chú trọng tuyển chọn nhân viên có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao Đồng thời, tăng cường sự liên kết và làm việc nhóm giữa các bộ phận thông qua các hoạt động giao lưu ngoài trời, tổ chức du lịch vào các ngày nghỉ cuối tuần, kỷ niệm truyền thống của công ty và các ngày lễ.
Việc luân chuyển công việc giữa các nhân viên trong phòng là cần thiết để mọi người nắm vững quy trình xuất nhập khẩu Điều này không chỉ giúp mỗi cá nhân hiểu rõ hơn về các khâu trong quy trình mà còn tạo điều kiện cho việc hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Để nâng cao sự gắn bó và hiểu biết giữa các nhân viên, công ty nên tổ chức các phong trào thi đua, giúp mọi người học hỏi lẫn nhau Bên cạnh đó, chế độ tiền lương và đãi ngộ cần phải hợp lý, với việc xây dựng cấp bậc thăng tiến rõ ràng và mức thưởng cụ thể cho những đóng góp tích cực trong hoạt động sản xuất Ngoài ra, công ty cũng cần có chế độ phụ cấp cho những nhân viên đã cống hiến lâu dài, nhằm tạo điều kiện tốt nhất để họ luôn hăng hái làm việc và đạt được kết quả cao.
Theo dõi chặt chẽ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất là rất quan trọng để tránh những khoản chi không cần thiết và tối ưu hóa lợi nhuận.
Tổ chức bình bầu và khen thưởng kịp thời cho những cá nhân có hành động xuất sắc hoặc thái độ làm việc hăng say trong quý, nhằm khích lệ tinh thần và ghi nhận sự công nhận từ mọi người.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác và mở rộng kết nối với các hãng tàu, đại lý hãng tàu nước ngoài, cũng như các dịch vụ vận tải khác tại Việt Nam là điều cần thiết để phát triển kinh doanh hiệu quả.
Thực hiện kế hoạch sản xuất một cách chính xác và nhanh chóng giúp xây dựng uy tín và lòng tin với khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh doanh Đồng thời, điều này cũng góp phần giảm thiểu các chi phí phát sinh như phí lưu kho và lưu container.
+ Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động xuất khẩu của công ty:
Thúc đẩy quy trình ký kết hợp đồng giữa công ty Nike đối tác và công ty dịch vụ vận chuyển giao nhận hàng hóa:
Hoàn thiện quy trình sản xuất, sản xuất đúng thời gian quy định tạo sự tin tưởng cho đối tác, mang lại nhiều hợp đồng mới cho công ty.
Yêu cầu các bộ phận có liên quan liên kết hệ thống thông tin với Nike để kịp thời ký kết hợp đồng mới.
Hợp đồng cần được kiểm tra kỹ lưỡng và soạn thảo đầy đủ các điều khoản và điều kiện cần thiết, với nội dung được trình bày rõ ràng, đơn giản và chính xác.
Liên kết các bộ phận liên quan chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan và chứng từ giao nhận hàng hóa:
Liên kết các bộ phận giao chứng từ theo trình tự giao đúng theo quy định của công ty đặt ra, đúng theo kế hoạch.
Mỗi bộ phận cần tự tổ chức và tạo chứng từ một cách chặt chẽ, đồng thời sắp xếp thời gian làm việc hợp lý Việc giao chứng từ cho bộ phận khai báo phải được thực hiện sớm nhất có thể và cần phải sắp xếp theo một cách logic.
Bộ phận chuẩn bị chứng từ cần thường xuyên cập nhật các văn bản mới từ cơ quan nhà nước để đảm bảo chính xác trong quá trình khai báo và thực hiện thủ tục hải quan, tránh những sai sót không đáng có.
Để giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển hàng hóa, công ty cần lập phương án giao nhận hàng hiệu quả bằng cách thuê kho chứa hàng và chuẩn bị phương tiện vận tải cùng công nhân bốc xếp Việc này giúp tiết kiệm thời gian vận chuyển và giảm thiểu rủi ro khi cần xuất hàng gấp Bên cạnh đó, công ty nên tổ chức lưu trữ hàng hóa theo dạng kệ nhiều tầng để tiết kiệm diện tích và thuận tiện hơn trong việc bốc xếp hàng hóa, từ đó tránh tình trạng hàng tồn chiếm nhiều thời gian xử lý.
Đăng ký thông tin nâng cấp máy móc thiết bị khai báo hải quan tờ khai hải quan điện tử:
Chi cục Hải quan cửa khẩu Mộc Bài luôn phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hệ thống khai báo Ecus 4 hoạt động không bị lỗi, đồng thời duy trì kết nối mạng thông suốt.
Trong thời gian tới, phần mềm Ecus 4 sẽ được thay thế bằng chương trình khai báo Ecus 5 (VNACCS/VCIS) Do đó, công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên tham gia các lớp học về thủ tục Hải quan nhằm nâng cao trình độ và thúc đẩy sự phát triển thuận lợi.
Giải pháp đăng ký nhanh thông tin kiểm hóa và thực hiện thanh lý hàng:
Kết luận: .28 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Công ty đã xây dựng các chính sách kinh doanh phù hợp và nỗ lực không ngừng để củng cố vị thế trên thị trường trong và ngoài nước Sự phối hợp chặt chẽ trong bộ máy tổ chức và tinh thần làm việc của toàn thể nhân viên là yếu tố quan trọng giúp Công ty vượt qua khó khăn Mặc dù đối mặt với nhiều thách thức từ cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, sự gia tăng chi phí nguyên liệu và cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty vẫn đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước.
Cổ Phần Việt Nam Mộc Bài là Công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt.
Sau quá trình thực tập tại công ty Việt Nam Mộc Bài và kết hợp với kiến thức từ trường lớp, tôi đã nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quy trình xuất khẩu hàng hóa Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn góp phần nâng cao giá trị sản phẩm trên thị trường quốc tế.
Bài viết này tổng hợp những kiến thức thực tiễn mà tôi đã tích lũy trong thời gian thực tập, nhằm phản ánh quy trình giao nhận ngoại thương tại Việt Nam, đặc biệt là quy trình xuất khẩu giày Nike tại Công ty Việt Nam Mộc Bài Tuy nhiên, do kiến thức lý thuyết còn nặng nề và thời gian thực tập hạn chế, tôi chưa thể nắm bắt sâu sắc mọi hoạt động của công ty Bên cạnh đó, khả năng tiếp thu của tôi có giới hạn, nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức Đây là tất cả nỗ lực của tôi trong thời gian qua, rất mong nhận được ý kiến góp ý từ thầy và quý công ty để cải thiện hơn nữa.
Trong tương lai gần, Công ty Việt Nam Mộc Bài hy vọng sẽ phát triển mạnh mẽ và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh Tôi xin chân thành cảm ơn Cô Ths Nguyễn Thị Thanh Huyền, Trưởng phòng xuất nhập khẩu Anh Dương Thế Hồng Diệp cùng các anh chị trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
