6
Quá trình hình thành và phát triển scông ty
Công ty TNHH Du l ị ch và D ị ch vụ Hà Long đượ c thành lậ p t ừ năm 04/01/2002 dướ i tên Chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên Du l ịch Thanh Niên
Qu ảng Ninh và được cơ cấ u l ại đổi tên thành Công ty TNHH Du lị ch và Dị ch vụ
Hà Long ngày 26/01/2007 Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Thương Mại và Du lịch, Công ty TNHH Du Lịch và Dịch Vụ Hà Long
Halongtour đã trở thành một lựa chọn phổ biến cho nhiều du khách trong nước và quốc tế khi có nhu cầu khám phá và trải nghiệm du lịch.
Sau hơn 10 năm phát triển, công ty đã khẳng định vị thế vững mạnh trong ngành Du lịch Việt Nam với mạng lưới chi nhánh và đại lý du lịch trong và ngoài nước Chúng tôi cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho các Công ty Lữ Hành và du khách, đồng thời mở rộng sang các lĩnh vực như nhà hàng và vận chuyển để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và cơ sở vật chất hoàn thiện, Halongtour cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm du lịch tốt nhất.
HaLongtour cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và tổ chức tour chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của du khách với phương thức bán tour hiện đại, nhanh chóng và tiện lợi Với phương châm “Sự hài lòng của khách hàng là thành công của Halongtour”, chúng tôi không ngừng hoàn thiện và đa dạng hóa dịch vụ du lịch, nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hoàn hảo nhất.
Halongtour luôn cam kết chất lượng, tiêu chuẩn các dịch vụ đúng như những gì khách hàng đã lựa chọn: “Nhanh gọn - Chính xác - An toàn - Chất lượng”.
“Halongtour luôn thoả mãn niềm đam mê khám phá của bạn!”
Nguyên tắc kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Hà Long rất coi trọng 5 nguyên tắc sau trong hợp tác:
1 Bảo vệ và tôn trọng thương hiệu của công ty gửi khách (Chúng tôi là đại diện cho việc tố chức khách của đối tác tại Hà Nội, khi có phát sinh trong quá trình thực hiện chúng tôi sẽ thông báo cho đối tác để làm việc trực tiếp với khách hàng)
2 Cung cấp trung thực, chính xác giá cập nhật theo hợp đồng của các dịch vụ tại miền Bắc cho đối tác.
3 Tính phí dịch vụ hợp lý để đối tác có thể gửi khách mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận của đối tác.
Trả lời nhanh, chính xác các thông tin mà đối tác yêu cầu.
Tư vấn cho đối tác chương trình hợp lý để khách hàng của đối tác nhận được dịch vụ hợp lý với chi phí và yêu cầu của khách
Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức và phục vụ khách du lịch miền Nam và Việt Kiều, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình của công ty cam kết mang đến sự hợp tác hiệu quả, cùng có lợi cho các đối tác, đồng thời tạo ra những ấn tượng tốt đẹp và hấp dẫn cho khách du lịch.
1.2.2 Chức năng hoạt động của công ty
− Kinh doanh dịch vụ Du lịch lữ hành và quốc tế.
− Hợp tác với các hãng du lịch trong và ngoài nước để tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho du khách.
− Nghiên cứu thị trường khách, nhu cầu và mức chi trả để từ đó xây dựng được các chương trình du lịch phù hợp nhất cho du khách
− Thiết kế xây dựng các chương trình đáp ứng theo nhu cầu của du khách inbound, outbound và nội địa.
− Tuyên truyền, quảng bá, cung cấp,tư vấn nhanh và chính xác các thông tin du lịch cho khách hàng.
− Kinh doanh hoạt động du lịch và một số dịch vụ khác: nhà hàng, visa, vé máy bay…
1.2.3 Nhiệm vụ chính của công ty
− Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý về kinh doanh lữ hành.
Để hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, cá nhân và tổ chức cần nộp thuế đầy đủ, đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, đồng thời bảo vệ môi trường sinh thái, tài nguyên và di sản văn hóa dân tộc.
− Thực hiện đầy đủ và chính xác cam kết trong hợp đồng liên quan.
Nghiên cứu thị trường và triển khai các hình thức tuyên truyền, quảng bá hiệu quả nhằm thu hút khách du lịch trong nước và quốc tế theo chỉ đạo của giám đốc công ty.
Thiết kế, xây dựng và tổ chức các hoạt động kinh doanh du lịch phải tuân thủ nội dung trong giấy phép do nhà nước cấp, đồng thời phải theo sự hướng dẫn của các cơ quan chủ quản tại thành phố và địa phương Ngoài ra, các hoạt động này cần phải đáp ứng các chỉ tiêu kế hoạch do giám đốc công ty du lịch đề ra.
− Tự chủ về tài chính, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Hà Long chuyên kinh doanh trong lĩnh vực du lịch với ngành nghề chủ yếu sau:
− Kinh doanh lữ hành nội địa quốc tế ( Số giấy phép lữ hành quốc tế:
0709/2007/TCDL-GP LHQT): Chuyên tổ chức các Tour Du lịch Quốc tế cho khách Đoàn và khách lẻ tới các nước: Trung Quốc, Thái Lan,
HongKong, Malaysia, Singapore…; Tổ chức các Tour du lịch văn hóa, nghỉ dưỡng, sinh thái, lễ hội… cho du khách trong nước và Quốc tế.
− Kinh doanh các dịch vụ du lịch khác: gia hạn visa nhập cảnh, cho thuê hướng dẫn viên, cho thuê xe du lịch.
− Đại lý vé máy bay, tàu hoả trong nước và Quốc tế.
− Tổ chức Hội nghị, hội thảo, triển lãm chuyên đề trong nước và Quốc tế.
− Kinh doanh nhà hàng phục vụ khách du lịch.
Thị trường
Khách du lịch quốc tế
− Thị trường khách du lịch nói tiếng Pháp với một số khách hàng tại
Công ty Hà Long tổ chức các chuyến du lịch cho đoàn khách từ Canada và Pháp đến Việt Nam, Lào, và Campuchia Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web: www.halongexplorer.com.
Thị trường khách du lịch nói tiếng Anh tại Mỹ, Châu Âu và Đông Nam Á đang phát triển mạnh mẽ Công ty chúng tôi hợp tác với các hãng du lịch lớn để tổ chức các tour tham quan cho khách quốc tế tại Việt Nam, Lào và Campuchia Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web: www.halongtour.com.vn.
Khách du lịch trong nước
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ du lịch nội địa dành cho khách hàng có nhu cầu cao cấp, bao gồm các tour nghỉ mát và du lịch cho đoàn lớn Chúng tôi tổ chức các chương trình dài ngày tại miền Nam, kết hợp với các hoạt động team building, game show và hội nghị, hội thảo Tham khảo thêm tại website: http://tourkhoihanhhangngay.vn/
Công ty Hà Long tập trung vào thị trường khách du lịch Việt Kiều và các tỉnh phía Nam, hợp tác với hơn 50 công ty du lịch tại TP Hồ Chí Minh Công ty tổ chức các chuyến tham quan tại miền Bắc dưới thương hiệu Happytour, với 4 chương trình khởi hành vào thứ 5 và thứ 7 hàng tuần, cùng hơn 20 bộ chương trình nhỏ dành cho gia đình Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web: www.happytour.com.vn.
Công ty Hà Long chuyên cung cấp các tour du lịch outbound chất lượng cao đến các điểm đến như Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và Úc Ngoài các tour du lịch thuần túy, công ty còn tổ chức các tour kết hợp xúc tiến thương mại và tìm hiểu thị trường, tạo cơ hội hợp tác với các đối tác nước ngoài Với mạng lưới đối tác lớn và chuyên nghiệp, Hà Long phối hợp với các công ty du lịch khác để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Công ty Hà Long không chỉ tổ chức các tour du lịch trọn gói mà còn cung cấp dịch vụ tổ chức tour MICE, đặt phòng khách sạn toàn cầu, vé máy bay trong nước và quốc tế, cùng với dịch vụ visa và hộ chiếu Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web: www.meetinvietnam.vn.
Khách hàng trong nước:
− Khách hàng trực tiếp: Những khách hàng tiêu biểu của công ty: Cocacola
Việt Nam có sự hiện diện của nhiều tổ chức và doanh nghiệp nổi bật như B-Braun (Đức), FPT Software, Teckcombank, Tập đoàn Than Khoáng Sản Việt Nam, cùng với các cơ sở giáo dục hàng đầu như Trường ĐH Sư Phạm – ĐHQG, Trường ĐH Luật và Trường ĐH Ngoại Thương, cũng như sự hỗ trợ từ Bộ Thương Mại.
Công ty Du Lịch Hoàn Mỹ, Công ty TNHH 1 TV du lịch cổ phần dầu khí Sài Gòn (SPSC), Công ty du lịch TST, Công ty du lịch thanh niên xung phong TP HCM, và Công ty du lịch Liên Bang là những khách hàng gián tiếp quan trọng trong ngành du lịch.
Khách hàng nước Ngoài: Tour Hai international, Transtour INC, Global travel, Colombus travel in Germany…
Công ty hiện đang hợp tác với các đối tác uy tín và có năng lực, nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ du lịch ổn định cho khách hàng từ phân khúc trung cao cấp trên toàn quốc, trải dài từ Bắc vào Nam.
− Nước Ngoài: Tại tất cả các thị trường nước ngoài như châu Âu, Mỹ, ÚC:
Guiliver Travel Associate (GTA), Kouni Travel, Crown Travel limited.
− Tại Châu Á: Forerank Travel BHD ( Malaysia), Dona Travel & Tour in Thai Lan, CITS Travel in China, ANADA Travel in ThaiLand &
Hongkong Goden tower Travel (GTT) in Korea
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại công ty
Số 45 Hàng Bún – Ba Đình - Hà Hội Đây là một ví trị rất thuận lợi cho các hoạt động giao dịch thương mại và kinh doanh lữ hành của Công ty với các khách hàng trong nước và quốc tế.
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.
* Trang thiết bị văn phòng
Bảng 1.1 Trang thiết bị văn phòng
Tất cả trang thiết bị văn phòng đều mới và chất lượng cao, phục vụ cho việc tiếp thị và phát triển sản phẩm du lịch Công ty đã thiết kế website để giới thiệu dịch vụ du lịch chuyên về văn hóa, nghỉ dưỡng, sinh thái và mạo hiểm, với các địa chỉ: www.halongtour.com.vn, www.happytour.com.vn, và tourkhoihanhhangngay.vn Để nâng cao hiệu quả tiếp thị, công ty liên tục đổi mới hình thức in ấn các tài liệu quảng cáo, nhằm thu hút nhiều đối tượng khách hàng hơn.
Stt Máy móc thiết bị văn phòng và phương tiện Số lượng/bộ
9 Tủ đựng tài liệu, hồ sơ, két sắt 05
Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận của công ty HaLongtour 18 1 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Hà Long áp dụng mô hình tổ chức kết hợp trực tuyến - chức năng, trong đó giám đốc giữ vai trò lãnh đạo tối cao và nhận sự hỗ trợ từ các phòng ban chức năng như Sales - Marketing, điều hành, hướng dẫn, kế toán và hành chính Các phòng ban này bao gồm những chuyên gia có trình độ cao, giúp giám đốc đưa ra quyết định và theo dõi việc thực hiện các quyết định đó Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm giám sát hoạt động trong lĩnh vực của mình và có quyền quyết định độc lập trong đơn vị, nhưng không có quyền chỉ huy các bộ phận khác.
Mô hình cơ cấu tổ chức này giúp công ty duy trì tính thống nhất trong quản lý, với một giám đốc lãnh đạo toàn bộ công ty Giám đốc có khả năng chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng khác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý Ngoài ra, mô hình này còn thu hút nhiều nhân tài ở các lĩnh vực khác nhau cho hệ thống tổ chức.
Cơ cấu tổ chức với nhiều bộ phận chức năng dễ dẫn đến bộ máy cồng kềnh và quyết định chồng chéo Điều này yêu cầu người giám đốc chung phải thường xuyên điều hòa và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận để khắc phục tình trạng không ăn khớp và cục bộ trong quản lý.
Bảng 1.2 Cơ cấu tổ chức theo mô hình kết hợp trực tuyến – chức năng
PHÒNG SALE NỘI ĐỊA, SÀI GÒN, VIỆT
1.6.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
Điều hành hoạt động chung của Công ty, phối hợp với Trưởng phòng kinh doanh để xây dựng các chiến lược mục tiêu kinh doanh Chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh, tìm kiếm đối tác và khách hàng, đồng thời đưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh hiệu quả.
Xây dựng chiến lược phát triển công ty bao gồm kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và hàng năm, cùng với phương án huy động vốn và dự án đầu tư Ngoài ra, cần thiết lập các phương án liên doanh, liên kết và các đề án tổ chức quản lý hiệu quả cho công ty.
Quyết định các vấn đề hàng ngày của công ty dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thẩm quyền phân cấp.
− Quyết định giá mua, giá bán các sản phẩm, dịch vụ; ký kết các hợp đồng kinh tế và hợp đồng dân sự.
Quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cũng như các vấn đề liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, khen thưởng, kỷ luật và các lợi ích khác sẽ được thực hiện đối với các chức danh và đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý, ngoại trừ những chức danh mà chủ sở hữu có quyền bổ nhiệm.
− Quyết định mức tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác nhau của người lao động trong công ty.
− Quyết định ban hành các quy chế quản lý nội bộ của công ty.
Người hỗ trợ giám đốc trong công ty đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh doanh và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về các nhiệm vụ được giao Họ là trợ thủ đắc lực trong việc xây dựng chính sách và phương hướng kinh doanh, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế cho công ty.
Người thay giám đốc có vai trò quyết định và chịu trách nhiệm cho các hoạt động kinh doanh khi giám đốc vắng mặt tại công ty.
− Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các chương trình mà sales đưa về (bao gồm cả tour khởi hành hàng tuần, tour Nội địa, tour Outbound, tour
Để tổ chức tour inbound hiệu quả, cần xây dựng chương trình chi tiết và bảng kê chi phí cụ thể Đồng thời, liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ liên quan như khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, hướng dẫn viên, các điểm tham quan và bảo hiểm du lịch.
Hướng dẫn viên du lịch đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty du lịch, thực hiện các chương trình du lịch cho khách hàng và là cầu nối giữa du khách và tổ chức kinh doanh du lịch.
− Quản lý trực tiếp đội ngũ hướng dẫn viên của công ty và hướng dẫn viên cộng tác.
− Căn cứ theo kế hoạch để điều động, bố trí, sắp xếp hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
− Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp và đội ngũ cộng tác viên.
− Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình du lịch thuần túy tại Sài Gòn, bao gồm tour ghép đoàn khởi hành hàng tuần và các chương trình khám phá theo yêu cầu khách hàng Tính giá các chương trình và lập kế hoạch khuyến mại, đồng thời thực hiện sales online với các đối tác lữ hành tại Sài Gòn và miền Nam Ngoài ra, tiến hành sales qua điện thoại và gặp gỡ trực tiếp với khách hàng là doanh nghiệp và cá nhân tại Hà Nội và miền Bắc.
Sales Outbound đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển chương trình du lịch quốc tế, bao gồm việc định giá các tour du lịch và thực hiện bán hàng trực tuyến cho các đoàn khách đi nước ngoài Nhân viên Sales Outbound cũng tư vấn trực tiếp cho các đơn vị có nhu cầu du lịch quốc tế, đồng thời đảm nhiệm các thủ tục liên quan đến Visa và hộ chiếu cho khách hàng.
Sales Inbound đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển chương trình du lịch nội địa cho khách quốc tế đến Việt Nam Họ chịu trách nhiệm tính giá các chương trình, thực hiện bán hàng trực tuyến và gửi email thông tin về chương trình, giá cả cũng như các ưu đãi của công ty đến các đơn vị lữ hành nước ngoài khi tiếp nhận khách.
Quản lý thu chi tài chính là nhiệm vụ quan trọng, hỗ trợ giám đốc cân đối tài chính cho Công ty Công việc bao gồm kiểm tra các dịch vụ đã thực hiện, quyết toán chi phí cho Hướng dẫn viên sau khi kết thúc, giám sát thanh toán đối tác và các hợp đồng du lịch hiện tại Ngoài ra, cần tổng kết công nợ với nhà cung cấp dịch vụ, báo cáo thu chi hàng tháng cho giám đốc, thực hiện báo cáo thuế và đảm bảo việc lưu giữ, kiểm soát tiền một cách chặt chẽ.
24
Cơ cấu tổ chức
Phòng điều hành của Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Hà Long hoạt động theo nguyên tắc điều hành trực tiếp từ trên xuống, với trưởng phòng điều hành là người chịu trách nhiệm chính Dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng, có ba điều hành phụ trách các bộ phận khách khác nhau: outbound, inbound và nội địa Tất cả các công việc trong phòng điều hành đều phải được thông qua trưởng phòng, bắt đầu từ việc nhận thông tin từ các bộ phận như sales, sau đó lập mã đoàn và phân công nhiệm vụ cho từng điều hành cụ thể.
2.1.2 Mô hình tổ chức Điều hành tour là bộ phận được ví như trung tâm thần kinh của một bộ máy trong tổ chức hoạt động kinh doanh lữ hành Đây chính là sợi dây liên kết giữa nhà cung cấp các dịch vụ và công ty Đây là bộ phận quan trọng nhất cùng với các bộ phận chức năng khác của công ty: Bộ phận Sales and Marketing, bộ phận Hướng dẫn viên hay bộ phận Kế toán, Hành chính để xử lý các tình huống thường xảy ra trong chương trình du lịch nhằm đảm bảo sự thành công của chương trình du lịch đó đồng thời đảm bảo được sự uy tín của công ty đối với khách hàng.
Bảng 2.1 Bộ phận điều hành tour của công ty HaLongtour
(Nguồn: Bộ phận Hành Chính) TRƯỞNG PHÒNG ĐIỀU HÀNH ĐIỀU HÀNH
OUTBOUND ĐIỀU HÀNH INBOUND ĐIỀU HÀNH NỘI ĐỊA
Mô hình tổ chức trên cho ta thấy:
Trong bộ phận này, mỗi cá nhân đảm nhiệm các lĩnh vực riêng biệt, phục vụ cho từng thị trường khách hàng cụ thể, giúp nâng cao hiệu quả công việc Tuy nhiên, mô hình này thiếu sự hỗ trợ lẫn nhau, điều cần thiết trong kinh doanh, dẫn đến sự rời rạc trong hoạt động Hơn nữa, trách nhiệm của trưởng phòng điều hành trở nên nặng nề hơn khi phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.
2.1.3 Cơ cấu lao động của bộ phận Đây là nguồn lực cơ bản để phát triển bộ phận điều hành nói riêng và hoạt động kinh doanh lữ hành của công ty nói chung Sau đây là bảng so sánh cơ cấu lao động của bộ phận điều hành và toàn công ty:
Bảng 2.2 So sánh cơ cấu lao động của bộ phận điều hành với toàn công ty
(Nguồn: Bộ phận Hành Chính)
Dựa vào bảng so sánh trên ta thấy:
Cơ cấu lao động theo giới tính tại công ty cho thấy sự phân bố đồng đều giữa lao động nam và nữ trong bộ phận điều hành, với tỷ trọng mỗi giới đạt 34% so với tổng số lao động của công ty Điều này phản ánh sự cân bằng giới trong đội ngũ lãnh đạo của tổ chức.
− Cơ cấu lao động theo trình độ lao động: Tại bộ phận điều hành chiếm
38% người có trình độ đại học của toàn công ty Chiếm 40% người có
STT CHỈ TIÊU SL CÔNG TY
SL BP ĐIỀU HÀNH (NGƯỜI)
Trình độ văn hóa Đại học Cao đẳng
Độ tuổi trung bình của nhân viên trong bộ phận điều hành là 27-28, với trình độ cao đẳng và không có trung cấp, trong khi 40% trong số họ biết ngoại ngữ Điều này cho thấy bộ phận điều hành có chất lượng cao nhất so với các bộ phận khác trong công ty, đồng thời khẳng định vai trò quan trọng của nó như trung tâm điều khiển mọi hoạt động kinh doanh lữ hành.
Cơ cấu độ tuổi lao động trong công ty cho thấy bộ phận điều hành có độ tuổi trung bình cao hơn so với toàn bộ công ty Mặc dù chỉ có 4 thành viên, nhưng tất cả đều sở hữu nhiều kinh nghiệm quý giá trong lĩnh vực lữ hành và kinh doanh tại các thị trường khác nhau Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Công việc điều hành tour yêu cầu nguồn nhân lực có kinh nghiệm phong phú Việc tuyển dụng cần được thực hiện chặt chẽ để xây dựng một đội ngũ chất lượng và chuyên nghiệp, phù hợp với nhiệm vụ quan trọng của bộ phận Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty kinh doanh lữ hành.
Quy trình làm việc
2.2.1 Cơ sở hoạt động của bộ phận điều hành
Là trung tâm điều phối tất cả các hoạt động từ quản lý các chương trình dữ liệu đến cung cấp dịch vụ, chúng tôi thực hiện dựa trên kế hoạch và thông báo từ bộ phận Marketing.
Lập kế hoạch và thực hiện các công việc cần thiết để hoàn thiện cơ sở dữ liệu, bao gồm việc đăng ký đặt phòng khách sạn, liên hệ với phương tiện vận chuyển và thực hiện thủ tục xuất nhập cảnh.
− Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan: Công an, ngoại giao, hải quan…
Ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ uy tín là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chí của công ty Việc lựa chọn nhà cung cấp có sản phẩm chất lượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và uy tín của doanh nghiệp.
Theo dõi tiến trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp chặt chẽ với các hoạt động liên quan, và thực hiện thanh toán với công ty du lịch cũng như các nhà cung cấp sản phẩm du lịch.
2.2.2 Nội dung công việc của từng vị trí
Trưởng bộ phận điều hành
− Nhận khách từ sales (thông tin khách, thời gian, lịch trình, ghi chú đặc biệt
− Đặt code + xếp hướng dẫn viên + vào bảng tổng hợp tour hàng tháng.
− Bàn giao cho ĐHTT triển khai tất cả dịch vụ của đoàn và làm đoàn (đặt booking khách sạn, tàu, xe, thuyền, …)
Trước khi đoàn khởi hành 1 tuần, cần kiểm tra kết quả xác nhận của đối tác và nhận bản điều tour cơ bản từ ĐHTT (file excel) Đồng thời, thông báo ngày khởi hành cùng số tiền tạm ứng, đặt cọc hoặc thanh toán qua email, ngoại trừ trường hợp đoàn nhận gấp.
− Kiểm tra thông tin + số liệu bảng điều tour + tạm ứng … => duyệt và báo lại cho sales và kế toán
− Duyệt bản điều tour và tạm ứng/ thanh toán lần cuối trước khi khởi hành 1 ngày Thông tin do ĐHTT cung cấp Sau đó báo kế toán + sales
− Trong quá trình đoàn hoạt động, TĐH cập nhật thông tin thay đổi + phát sinh + duyệt phát sinh từ ĐHTT => báo cáo sales.
− Nhận bản điều tour final + tất cả phát sinh (tăng/ giảm/ thay đổi) từ ĐHTT
1 ngày sau khi kết thúc tour.
Kiểm tra quyết toán và phí của hướng dẫn viên (HDV) là rất quan trọng Lưu ý rằng TĐH sẽ không thanh toán bất kỳ khoản phát sinh nào nếu không nhận được thông báo trước từ ĐHTT Trách nhiệm sẽ thuộc về ĐHTT hoặc HDV nếu không thực hiện thông báo đúng quy định.
Sau khi tour kết thúc, bộ phận kế toán và sales cần chuyển thông tin cuối cùng để thực hiện thủ tục thanh toán với HDV và đối tác trong vòng 2 ngày TĐH sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với kế toán và sales sau giai đoạn này.
− Nhận thông tin bàn giao từ TĐH (tour, code, thông tin đặc biệt…)
− Triển khai tour, đặt dịch vụ, làm bảng điều tour sơ bộ.
− Báo cáo TĐH tình hình xác nhận của dịch vụ, gửi tất cả các xác nhận
(email hoặc fax sang máy TĐH lưu).
Gửi email cho TĐH về bảng điều tour sơ bộ và kế hoạch chi tiết, bao gồm ngày khởi hành, đối tác, số tiền tạm ứng, đặt cọc, thanh toán, nước và khăn lạnh, cần thực hiện ít nhất 1 tuần trước khi đoàn khởi hành.
− Theo dõi đoàn và triển khai các dịch vụ tiếp theo, cập nhật sửa đổi thông tin theo thông báo của TĐH.
− làm bảng điều tour chi tiết + tạm ứng/ tt/ đặt cọc … và gửi email cho TĐH
1 ngày trước khi khởi hành để TĐH báo lại sales và kế toán.
− Bàn giao đoàn cho HDV.
− Đặt các dịch vụ tiếp theo + Theo dõi đoàn trong lúc đoàn đang thực hiện,báo cáo và cập nhật những thay đổi, phát sinh …
Gửi bản điều tour final cho TĐH sau khi đoàn kết thúc một ngày là rất quan trọng, bao gồm tất cả các dữ liệu chính xác, phát sinh và ghi chú đặc biệt ĐHTT sẽ chịu trách nhiệm về bản thông số cuối cùng này Mọi phát sinh không được thông báo sẽ khiến người không thông báo phải chịu trách nhiệm với công ty.
− Trong quá trình thực hiện đoàn, những phát sinh phải được thông qua
TĐH (đặc biệt những phát sinh về chi phí tăng).
− ĐHTT chủ động giải quyết công việc khi HDV báo về, những trường hợp quá khó thì yêu cầu TĐH can thiệp.
− Nội dung trên được thông qua bởi ban giám đốc trong buổi họp.
2.2.3 Quy trình làm việc của bộ phận điều hành tại Halongtour
Quy trình hoạt động của bộ phận điều hành tại công ty Halongtour được chia theo các giai đoạn: Trước, trong và sau chuyến đi.
Trước chuyến đi: Đây là giai đoạn chuẩn bị cho CTDL
− Nhận CTDL từ bộ phận Sales and Marketing, đặt code và nhập vào bảng tổng hợp tour hàng tháng (TĐH phụ trách)
− Lên kế hoạch triển khai các công việc liên quan đến CTDL: đặt và kiểm tra xác nhận dịch vụ trước chuyến đi (ĐHTT phụ trách)
Để tổ chức tour, cần lập bảng điều tour và bảng dự toán, bao gồm số tiền tạm ứng, đặt cọc và thanh toán Đồng thời, chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho các dịch vụ trong chương trình du lịch, như dụng cụ teambuilding, loa, phông, banner, đài, nước và khăn lạnh Tất cả thông tin này cần được gửi cho TĐH và bộ phận kế toán, do ĐHTT phụ trách.
− Liên hệ và bàn giao tour cho HDV
Lưu ý: Các công việc của ĐHTT phụ trách ở trên phải được chuẩn bị và xác nhận xong 1 tuần trước chuyến đi.
Trong chuyến đi: Đây là các công việc được thực hiện trong khi CTDL đang được thực hiện
− Theo dõi đoàn và triển khai các dịch vụ tiếp theo.
− Cập nhật và thay đổi thông tin phù hợp về các dịch vụ, lịch trình do có sự phát sinh.
− Chuẩn bị phương hướng và hướng giải quyết những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện CTDL.
Sau chuyến đi: Đây là những công việc được thực hiện sau khi kết thúc CTDL
− Thanh toán, quyết toán đoàn với HDV sau khi CTDL kết thúc
− Lập bảng quyết toán đoàn bao gồm tất cả những phát sinh tăng giảm thêm trong chuyến đi.
Để thực hiện quy trình CTDL một cách thuận lợi và hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa TĐH và ĐHTT Việc gửi báo cáo và thanh quyết toán với bộ phận kế toán, công ty gửi khách và các nhà cung ứng dịch vụ là rất quan trọng Thực hiện đúng quy trình sẽ đảm bảo tính thống nhất và đạt được kết quả cao nhất.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty HaLongtour
2.3.1 Thực trạng nguồn khách trong những năm gần đây
HaLongtour cung cấp nhiều sản phẩm dịch vụ đa dạng, đáp ứng nhu cầu khác nhau của du khách từ các thị trường khác nhau Điều này không chỉ mang lại doanh thu mà còn góp phần tăng lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh lữ hành và các lĩnh vực khác của công ty.
Bảng 2.3 So sánh SL khách của từng thị trường qua các năm so với năm
2011 của công ty HaLongtour (Nguồn: Phòng Kế toán)
Dựa trên bảng số liệu, biểu đồ minh họa số lượng khách hàng qua từng năm, với năm 2011 làm năm gốc, giúp nhận diện nguồn khách thực tế của công ty HaLongtour trong ba năm gần đây.
Biểu đồ 2.4 So sánh lượng khách của HaLong tour qua các năm
(Nguồn: Bộ phận Kế Toán)
Khách Việt kiều và miền Nam
Qua biểu đồ trên, ta thấy:
Thị trường khách du lịch nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, đồng thời là mục tiêu phát triển chính của doanh nghiệp Thị trường này được phân chia thành hai nhóm khách chính: khách đến từ miền Bắc và khách Việt Kiều cùng các tỉnh miền Nam, nhưng đều được gọi chung là khách nội địa.
Trong ba năm qua, khách miền Bắc luôn chiếm tỷ lệ lớn, với gần 50% tổng lượng khách của công ty vào năm 2011, đạt 1.464 khách Khách miền Nam, bao gồm khách Sài Gòn và Việt Kiều, chỉ kém khoảng 5% với 44,26%, nhưng lại mang lại doanh thu và lợi nhuận cao hơn, cho thấy mức chi trả của khách Việt Kiều Sài Gòn vượt trội hơn so với khách miền Bắc Do đó, thị trường khách Việt Kiều Sài Gòn là mục tiêu chính mà công ty sẽ tập trung phát triển các chiến lược nhằm thu hút thêm nhiều du khách trong tương lai.
Vào năm 2012, thị trường khách du lịch nội địa đã chứng kiến sự gia tăng rõ rệt về số lượng du khách đến với công ty HaLongtour, đặc biệt là từ khu vực miền Bắc.
Số lượng du khách Sài Gòn và Việt Kiều đã tăng 21,31% so với năm 2011, góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty Tuy nhiên, đến năm 2013, thị trường nội địa bắt đầu có dấu hiệu chững lại và giảm so với năm 2010, với số lượng khách Sài Gòn và Việt Kiều năm 2012 tăng 7,38% so với năm 2010 nhưng giảm 7,39% so với năm 2013 Sự giảm sút của khách Sài Gòn đã dẫn đến doanh thu và lợi nhuận của công ty năm 2012 giảm so với năm 2011, mặc dù vẫn cao hơn so với năm 2010.
Nguồn khách từ Sài Gòn và Việt Kiều đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty, trở thành thị trường nội địa lớn nhất hiện nay HaLongtour nổi bật với các chương trình tour ghép đoàn khởi hành hàng tuần, mang lại lợi thế cạnh tranh trong việc tổ chức tour du lịch tại Miền Bắc Nhờ đó, công ty đã xây dựng được uy tín cao đối với các đơn vị lữ hành tại các tỉnh phía Nam khi gửi khách và đoàn khách đến tham quan.
Thị trường khách tại miền Bắc, đặc biệt là Hà Nội, phát triển mạnh theo mùa, như mùa hè và mùa lễ hội Mặc dù nguồn khách không ổn định, công ty vẫn thu hút được một lượng khách tương đối.
HaLongtour cần có những sản phẩm đa dạng, phong phú hơn để thu hút nguồn thị trường khách tiềm năng này. Đối với thị trường khách outbound và inbound:
Dựa trên biểu đồ, thị trường này cho thấy sự khiêm tốn hơn so với thị trường nội địa, tuy nhiên doanh thu và lợi nhuận mà công ty thu được vẫn khá ổn định Thị trường này không có nhiều biến động và duy trì được tính ổn định qua các năm.
Trong ba năm qua, tỷ lệ khách inbound và outbound của công ty đều đạt 3.28%, cho thấy kinh nghiệm vững vàng trong việc tổ chức chương trình du lịch quốc tế Công ty đã thành công trong việc đưa du khách tham quan các danh lam thắng cảnh tại những quốc gia mà mình có lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
2.3.2 Tình hình kết quả kinh doanh của công ty HaLongtour Để đánh giá được hiệu quả kinh doanh của công ty trong vài năm gần đây,doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng Từ chỉ tiêu này cùng với chi phí và các khoản thuế phải nộp cho nhà nước có thể tính được lợi nhuận thu được hàng năm Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì chỉ tiêu lợi nhuận sẽ chỉ ra khả năng tồn tại cũng như cơ hội mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh Sau đây là bảng tổng hợp báo cáo tình hình tài chính của công ty qua 3 năm: 2011 – 2012 –2013
Bảng 2.5 Tổng hợp báo cáo tình hình tài chính của công ty HaLongtour
DT bán hàng hàng và cung cấp dịch vụ 5.194.969.381 7.016.682.898 6.385.819.272
CP quản lý kinh doanh 665.358.451 938.436.602 1.467.968.251
LN bán hàng và cung cấp dịch vụ 681.422.564 988.068.491 1.519.202.716
Bảng 2.6 Chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty
Dựa trên số liệu từ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty HaLongtour trong các năm 2011, 2012 và 2013 do bộ phận kế toán cung cấp, tôi đã xây dựng bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, với năm 2011 làm năm gốc so sánh.
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Tổng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.194.969.381 7.016.682.898 6.385.819.272
Khách inbound 561.360.000 561.360.000 561.360.000 Khách outbound 479.424.000 479.424.000 479.424.000 Khách miền Bắc 1.797.120.000 2.515.968.000 2.246.400.000 Khách Việt Kiều và miền
Nam 2.267.352.000 3.359.040.000 2.939.160.000Các dịch vụ khác 89.704.381 100.890.898 159.475.272
Bảng 2.7 So sánh doanh thu từ hoạt dộng kinh doanh lữ hành
DT hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ 99.23 134.03 121.98
CP quản lý kinh doanh 12.85 18.12 28.34
LN bán hàng và cung cấp dịch vụ
Bảng 2.8 So sánh tình hình tài chính của công ty HaLongtour qua các năm
Dựa vào bảng so sánh cùng với bảng tổng hợp tình hình tài chính và bảng chi tiết doanh thu bán hàng, chúng ta có thể nhận thấy những thông tin quan trọng liên quan đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Doanh thu chính của công ty chủ yếu đến từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, bên cạnh đó còn có doanh thu từ hoạt động tài chính và một số nguồn khác Các khoản chi phí bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động tài chính, chi phí quản lý kinh doanh và các chi phí khác Lợi nhuận của công ty được tính bằng doanh thu sau khi trừ đi chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng Doanh thu hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ (%)
Khách việt kiều và miền Nam 43.65 64.66 56.58
Vào năm 2011, doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm 99.23%, tương đương gần 5.2 tỷ đồng, trong đó thị trường khách nội địa đóng góp 78.24% (gần 4 tỷ đồng) Khách miền Bắc chiếm 34.59% (gần 1.8 tỷ đồng) và khách Việt Kiều cùng Sài Gòn chiếm 43.65% (khoảng 2.2 tỷ đồng), cho thấy khách Việt Kiều và Sài Gòn mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty HaLongtour Mặc dù số lượng khách miền Bắc nhiều hơn, nhưng doanh thu lại thấp hơn, chứng tỏ mức chi trả của khách Việt Kiều Sài Gòn cao hơn Doanh thu từ thị trường khách outbound và inbound chiếm gần 20%, trong đó outbound chiếm 9.23% Doanh thu từ hoạt động tài chính chỉ chiếm 0.77% (hơn 40 triệu đồng), trong khi doanh thu từ các hoạt động kinh doanh khác cũng đóng góp vào tổng doanh thu của công ty.
43
Vị trí và nhiệm vụ trong thời gian thực tập
3.1.1 Thời gian và địa điểm thực tập
: Từ 06/01/2014 đến 15/03/2014 : Công ty TNHH Du Lị ch và Dị ch Vụ Hà Long : Số 45 Hàng Bún – Ba Đình - Hà Hội.
− Hiểu biết kỹ lưỡng hơn về về hoạt động của công ty du lịch
− Học hỏi về công việc điều hành tour du lịch của bộ phận điều hành
− Tiếp xúc thực tế với công tác hướng dẫn viên du lịch
− Học hỏi thêm những kiến thức thực tế
− Phát huy những kiến thức đã học trên giảng đường để vận dụng vào công việc thực tiễn
3.1.3 Nội dung công việc trong thời gian thực tập
− Nghiêm túc thực hiện những quy định của công ty trong quá trình thực tập
− Hoàn thành những công việc được giao đúng tiến độ
− Học hỏi tiếp thu những kinh nghiệm trong quá trình làm việc
− Hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời hạn
Sau khi hoàn thành khóa học lý thuyết, tôi bắt đầu kỳ thực tập tại công ty du lịch Hà Long, nơi tôi được hướng dẫn trực tiếp bởi các anh chị có kinh nghiệm Trong thời gian thực tập, tôi đã thực hiện nhiều công việc như thiết kế chương trình tour, tính giá tour, lập bảng điều tour, hướng dẫn đoàn đi city tour và tham gia vào hoạt động sales tour Kinh nghiệm này đã giúp tôi hiểu rõ hơn về ngành du lịch và phát triển kỹ năng nghề nghiệp.
Khám phá tổng quan về công ty, bao gồm quy định và nguyên tắc làm việc, các lĩnh vực kinh doanh, đối tác hợp tác, cùng với các chương trình tour được thiết kế sẵn trên website Tham khảo thêm một số chương trình du lịch của HaLongtour trong phần phụ lục 3.1.3a.
Liên hệ với các nhà cung ứng dịch vụ để cập nhật bảng giá mới năm 2014 là công việc quan trọng cần sự chính xác và nhanh chóng Tại HaLongtour, một hệ thống database chung đang được sử dụng để quản lý giá các dịch vụ, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin dưới sự giám sát của trưởng phòng kế toán Phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ nhân viên trong việc xây dựng, thiết kế và tính giá tour một cách nhanh chóng và chính xác, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thiết kế và xây dựng chương trình du lịch theo yêu cầu của khách hàng là một quy trình quan trọng, bao gồm việc nắm bắt thời gian và điểm đến của du khách Chúng tôi cam kết đưa ra lịch trình phù hợp nhất với nhu cầu và mục đích của khách, đồng thời đảm bảo sức khỏe và thời gian cho họ Sau khi hoàn thiện chương trình, chúng tôi sẽ thực hiện việc tính giá và gửi đến khách hàng Ngoài ra, chúng tôi cũng chuẩn bị các chương trình du lịch cho mùa hè, giúp hiểu rõ nhu cầu của từng đối tượng khách và ước lượng thời gian để đảm bảo sự thoải mái cho du khách trong suốt hành trình.
Để tính giá tour, cần xác định các dịch vụ bao gồm trong chương trình như xe vận chuyển, phòng khách sạn, ăn uống, hướng dẫn viên và vé thắng cảnh Sau đó, kiểm tra giá trong cơ sở dữ liệu tương ứng và nhập vào bảng tính giá tour đã chuẩn bị trước Công việc này giúp nắm bắt giá dịch vụ hiện tại tại các điểm du lịch và áp dụng kiến thức về tính giá cho các chương trình du lịch cụ thể.
(Bảng tính giá tour đính kèm phần phụ lục 3.1.3d)
+ Đặt các dịch vụ, kiểm tra các dịch vụ đó trước khi chương trình khởi hành để không có gì sai sót sảy ra.
Lập bảng dự toán đoàn và bảng điều tour là cơ sở quan trọng để thực hiện kế toán tạm ứng cho hướng dẫn viên (HDV), theo đó, cần theo dõi và điều hành HDV trong suốt quá trình thực hiện chương trình du lịch.
Sau khi chương trình du lịch kết thúc, cần lập bảng thanh toán và quyết toán điều đoàn với sự phối hợp của hướng dẫn viên và kế toán Bảng quyết toán này sẽ được đính kèm theo phần phụ lục 3.1.3f.
+ Update và đăng tải các chương trình du lịch được thiết kế và xây dựng của công ty lên website của công ty và các trang mạng khác
+ Tư vấn cho du khách trực tiếp hoặc gián tiếp về: giá cả các dịch vụ, giá tour, các điểm đến du lịch có trong chương trình.
+ Gặp khách hàng và ký kết hợp đồng
+ Đặt các dịch vụ có trong chương trình du lịch
+ Gửi cho điều hành lập bảng dự toán và điều tour.
+ Hiện tại ở công ty du lịch Hà Long các bộ phận có thể làm các công việc để hỗ trợ cho nhau.
− Đặt vé tàu và vé máy bay: chủ yếu là đặt vé tàu cho khách đi Sapa và chuyến bay vào Đà Nẵng, Nha Trang, TP Hồ Chí Minh…
Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ các anh chị điều hành và hướng dẫn viên, điều này giúp em có cơ hội học hỏi và trải nghiệm quý báu Công việc diễn ra khá thuận lợi, nhưng em vẫn cảm thấy chưa tự tin do chưa có cơ hội trực tiếp dẫn tour Mặc dù vậy, em đã tham gia vào một số tour trong quá trình thực tập, điều này đã giúp em tích lũy kinh nghiệm và chuẩn bị cho những mục tiêu trong tương lai.
+ City Tour ( thăm quan các điểm: Văn Miếu, lăng bác, chùa Trấn quốc, Phố
+ Tour Hà Nội - Yên Tử - Hạ Long
+ Hà Nội – Đường Lâm ( Sơn Tây)
+ Hà Nội – Tràng An – Bái Đính ( Ninh Bình)
Ngoài ra còn các buổi đón và tiễn khách tại sân bay Nội Bài.
Bài học kinh nghiệm rút ra
Trong thời gian thực tập tại công ty du lịch và dịch vụ Hà Long, em nhận thấy sự kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức thực tế và lý thuyết, đòi hỏi sự linh hoạt để hoàn thành công việc Khát khao lớn nhất của em là khám phá những vùng đất mới và chia sẻ hiểu biết, cảm nhận của mình với du khách Qua các chương trình du lịch tham gia trong thời gian thực tập, em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm hướng dẫn Bên cạnh đó, công việc tại văn phòng như sales tour, thiết kế, tính giá và điều hành tour đã mang lại cho em nhiều kiến thức thực tiễn quý giá cho tương lai.
Em đã rút ra được kinh nghiệm trong quy trình từng bước cần làm của một điều hành tour du lịch:
− B1: Nhận thông tin bàn giao từ trưởng điều hành (tour, code, thông tin đặc biệt…)
− B2: Triển khai tour, đặt dịch vụ, làm bảng điều tour sơ bộ.
− B3: Báo cáo trưởng điều hành tình hình xác nhận của dịch vụ, gửi tất cả các xác nhận (email hoặc fax sang máy trưởng điều hành lưu).
Gửi email cho trưởng điều hành về bảng điều tour sơ bộ và kế hoạch chi tiết, bao gồm ngày khởi hành, đối tác, số tiền tạm ứng, đặt cọc, thanh toán, nước uống và khăn lạnh Việc này cần thực hiện ít nhất một tuần trước khi đoàn khởi hành.
+ Theo dõi đoàn và triển khai các dịch vụ tiếp theo, cập nhật sửa đổi thông tin theo thông báo của trưởng điều hành.
Trước khi khởi hành, hãy lập bảng điều tour chi tiết cùng với thông tin về tạm ứng, thanh toán và đặt cọc Gửi email cho Trưởng Điều Hành ít nhất 1 ngày trước để họ thông báo cho bộ phận sales và kế toán.
− B5: Bàn giao đoàn cho HDV.
− B6: Đặt các dịch vụ tiếp theo + Theo dõi đoàn trong lúc đoàn đang thực hiện, báo cáo và cập nhật những thay đổi, phát sinh …
Sau khi đoàn kết thúc một ngày, B7 yêu cầu gửi bản điều tour final bao gồm tất cả các số liệu chính xác, phát sinh và ghi chú đặc biệt cho trưởng điều hành Trưởng điều hành sẽ chịu trách nhiệm về bản thông số cuối cùng này Nếu có bất kỳ phát sinh nào không được thông báo, người không thông báo sẽ phải chịu trách nhiệm với công ty.
− Trong quá trình thực hiện đoàn, những phát sinh phải được thông qua trưởng điều hành (đặc biệt những phát sinh về chi phí tăng).
− Điều hành trực tiếp chủ động giải quyết công việc khi HDV báo về, những trường hợp quá khó thì yêu cầu trưởng điều hành can thiệp.
Nội dung đã được ban giám đốc phê duyệt trong cuộc họp Bên cạnh việc điều hành, tôi còn có cơ hội học hỏi các công việc liên quan khác.
Em đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các tình huống phát sinh trong tour du lịch, như việc khách yêu cầu thêm chương trình, đổi vé máy bay, xử lý chuyến bay bị hoãn, hỗ trợ khách khi bị mất đồ, và giải quyết sự cố xe hỏng trên đường.
Em đã tích lũy kinh nghiệm quý báu về quy trình làm việc của hướng dẫn viên du lịch, bao gồm việc phối hợp chặt chẽ với trưởng đoàn và nhờ sự hỗ trợ từ các hướng dẫn viên tại điểm đến, nhà cung cấp dịch vụ, ban quản lý khu vực tham quan và cộng đồng địa phương Việc tận dụng sự hỗ trợ từ các cơ quan liên quan là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả trong tổ chức hoạt động hướng dẫn.
Tôi đã tích lũy được kinh nghiệm quý báu trong việc xây dựng bài thuyết minh hấp dẫn, đầy đủ và logic Tôi cũng học được cách thuyết minh hiệu quả trên xe, tại các điểm dừng, và điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
− Đặc biệt là kinh nghiệm quan tâm, chăm sóc tới các đối tượng khách khác nhau để đạt được sự tin tưởng và quý mến.
Quá trình thực tập là thời gian quý báu để tôi rèn luyện bản thân, khám phá và học hỏi Đây là cơ hội tuyệt vời để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, vì vậy tôi đã tận dụng thời gian để học hỏi và rút ra những bài học quý giá từ kinh nghiệm của các anh chị trong công ty.
Những kinh nghiệm và bài học em thu được trong thời gian thực tập này sẽ giúp ích rất lớn cho tương lai của em sau này.
Một số kiến nghị và giải pháp
3.3.1 Đối với công ty Du lịch và Dịch vụ Hà Long
HaLongtour là một công ty lữ hành có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, nhưng hiện tại số lượng nhân viên còn hạn chế Để nâng cao hiệu quả quảng bá hình ảnh và dịch vụ, công ty cần đầu tư vào việc tuyển dụng thêm nhân viên chuyên trách, bao gồm bảo vệ và IT quản trị website Việc này sẽ giúp cập nhật thông tin mới nhất và các chương trình khuyến mại, từ đó thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
- Về điều kiện làm việc:
Công ty cung cấp điều kiện làm việc tốt với trang thiết bị hiện đại và đồng bộ Nhân viên được chăm sóc sức khỏe qua bữa trưa miễn phí tại công ty và được đóng bảo hiểm 100%.
Mức lương chi trả cho nhân viên hiện tại dao động từ 3 triệu đến 4 triệu đồng mỗi tháng, thấp hơn so với mức chung trên thị trường Điều này dẫn đến khó khăn trong việc giữ chân nhân viên lâu dài.
- Về tiếp thị, quảng cáo:
Để nâng cao sự hiện diện của thương hiệu trong ngành du lịch, cần tăng cường đầu tư cho quảng cáo và tích cực tham gia vào các thị trường trong và ngoài nước Việc mở rộng thị trường thông qua tham gia các hội chợ du lịch, tổ chức các tour khảo sát tuyến mới và mời các đơn vị lữ hành gửi khách tham gia là rất quan trọng.
Cải thiện trang web để khách hàng dễ dàng cập nhật thông tin và giải đáp thắc mắc về chương trình, giá cả và dịch vụ sẽ giúp thu hút thêm nhiều đối tượng khách hàng.
- Về hướng phát triển của công ty:
Công ty cần tập trung vào thị trường khách hàng chính là châu Âu, Mỹ và Úc Để đạt được điều này, việc nâng cao công tác quảng bá và củng cố uy tín trên thị trường là rất quan trọng.
3.3.2 Đối với trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội và khoa Sư phạm – Du lịch
Khoa Sư phạm – Du lịch trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, dù mới thành lập, đã trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng vững chắc, đồng thời truyền đạt niềm đam mê với ngành du lịch Các sinh viên khóa đầu tiên đã chứng minh điều này, và với tư cách là sinh viên khóa thứ hai, tôi cùng các bạn rất háo hức và tự tin với hành trang chúng tôi có cho tương lai.
Chúng em xin bày tỏ lòng tự hào và biết ơn sâu sắc đối với sự cống hiến, tâm huyết và tình cảm của các thầy cô trong khoa Chúng em cam kết sẽ nỗ lực hết mình để không phụ lòng tin tưởng mà thầy cô đã dành cho chúng em.
Việc chuyển từ một sinh viên năm nhất chưa quen với cuộc sống xa gia đình và bạn bè sang một trang mới đòi hỏi mỗi sinh viên phải xác định rõ mục tiêu và ngành nghề mà mình theo đuổi Điều này không chỉ giúp truyền cảm hứng và đam mê ngay từ những bước đầu tiên mà còn giúp chuẩn bị tâm lý cho những khó khăn và thách thức phía trước Đặc biệt, với khoa Sư phạm – Du lịch đào tạo hai chuyên ngành Hướng dẫn và Quản trị, sinh viên cần lựa chọn hướng đi phù hợp để tối ưu hóa cơ hội học tập và phát triển bản thân Học tập trong môi trường có cùng mục tiêu sẽ tạo ra sự cạnh tranh và động lực, từ đó nâng cao khả năng thực hiện ước mơ nghề nghiệp của mỗi sinh viên.
Hiện nay, chương trình đào tạo du lịch đại học kéo dài 4 năm, bao gồm cả thực tập và lý thuyết, đã kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức thực tiễn và lý thuyết Tuy nhiên, sự chuẩn bị quá đầy đủ từ giảng viên khiến sinh viên có xu hướng ỷ lại và không phát huy hết khả năng của mình Để phát triển toàn diện, sinh viên nên được tiếp cận với môi trường thử thách hơn, nơi họ phải tự lập và khám phá khả năng thực sự của bản thân mà không có sự hỗ trợ quá mức.
Việc đào tạo ngoại ngữ cho sinh viên du lịch là rất quan trọng, nhưng chương trình hiện tại chú trọng quá nhiều vào tiếng Anh tổng quát và sách vở, trong khi tiếng Anh chuyên ngành lại quá ít Học dồn vào một kỳ gây áp lực lớn cho sinh viên, dẫn đến trình độ tiếng Anh sau khi ra trường thường kém, làm khó khăn cho việc trở thành hướng dẫn viên quốc tế.
Kỹ năng máy tính và khả năng làm việc hiệu quả với công nghệ ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt đối với sinh viên tốt nghiệp từ các ngành như Sư Phạm và Du lịch Không phải ai cũng trở thành hướng dẫn viên, vì vậy nhiều công việc khác yêu cầu kiến thức vững về máy tính và khả năng thao tác nhanh nhạy.
Tôi xin gửi đến Khoa một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và kinh doanh Hy vọng Khoa và công ty sẽ xem xét những ý kiến này Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Sư phạm – Du lịch cũng như toàn thể nhà trường Kính chúc thầy cô luôn mạnh khỏe, hạnh phúc và gặt hái nhiều thành công trong sự nghiệp.
Ngành Hướng dẫn viên và Du lịch đang ngày càng thu hút sự chú ý và đầu tư, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của đất nước Điều này đặt ra yêu cầu cao về sự chuyên nghiệp cho những ai đam mê lĩnh vực này Mặc dù việc gia nhập ngành không phải là điều dễ dàng, nhưng những người mới vào nghề có tiềm năng lớn để góp phần vào sự phát triển bền vững và mạnh mẽ của ngành Du lịch.
Sau thời gian học lý thuyết và thực tế dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên, em đã hiểu rõ hơn về nghề hướng dẫn viên du lịch Nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên với nhiều phương thức giảng dạy đa dạng Đặc biệt, thời gian thực tập tại các công ty lữ hành, nhà hàng và khách sạn đã mang lại cho sinh viên cơ hội trải nghiệm thực tế công việc tương lai Riêng em, việc thực tập tại công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ đã giúp em tích lũy nhiều kiến thức quý báu.