Chu trình bán hàng thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, có vai trò quan trọng đó là đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bản chất của quá trình này là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ từ người bán ( khách thể kiểm toán) sang người mua ( khách hàng của khách thể kiểm toán), được thực hiện thông qua quá trình trao đổi hàng – tiền. Như vậy chu trình này bắt đâu khi khách hàng yêu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển đổi thanh tiền hoặc ghi nhận khoản phải thu khách hàng nếu doanh nghiệp thực hiện việc bán chịu.
Có nhiều phương thức bán hàng đa dạng như bán hàng thu tiền ngay về két hoặc thu qua ngân hàng, bán chịu, bán hàng theo phương thức gửi hàng đại lí…
Đối với mỗi phương thức thì thủ tục giao nhận hàng, thanh toán, tổ chức kế toán và kiểm soát đều có điểm khac nhau dẫn đến sự khác biệt trong cách thưc kiểm toán.
II. Kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
1. Kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán chứng minh sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với tất cả các chu trình thì bước lập kế hoạch kiểm toán và bước kế thúc kiểm toán đều được thực hiện theo các bước như nhau, với những vấn đề như nhau và vận dụng những kĩ thuật thu thập bằng chứng như ở phần II
Phần khác biệt lớn nhất trong kiểm toán giữa các chu trình nằm ở giai đoạn thực hiện kiểm toán mà ta sẽ thảo luận ngay sau đây.
Dựa trên các kế hoạch đã lập, kiểm toán viên lựa chọn, sử dụng các phương pháp kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp với từng mục tiêu kiểm toán như sau:
Trong trường hợp kiểm toán viên tin tưởng vào hệ thống KSNB của công ty khách hàng. Kiểm toán viên sẽ thực hiện các kĩ thuật nhằm thu thập bằng chứng chứng minh rằng các hoạt động kiểm soát cụ thể mà khách hàng thiết lập đối với bộ phận kế toán, bộ phần bán hàng- thu tiền có thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu và các hoạt động kiểm soát này có được thực hiện như thiết kế hay không. Kiểm toán viên sẽ thu thập bằng chứng kiểm toán dựa trên các mục tiêu như sau về hệ thống kiểm soát nội bộ
• Đối với nghiệp vụ bán hàng:
Mục tiêu Kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán
Hiện hữu - Kiểm tra việc phân tách trách nhiệm giữa bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng
- Kiểm tra các bản sao hóa đơnbán hàng chứng minh các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn là có thật.
Trọn vẹn - Kiểm tra tính liên tục của các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng.
Phê chuẩn - Kiểm tra quá trình thực hiện trên cả 3 măt:
+> Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng hóa +> Phê chuẩn việc chuyển hàng cho người mua
+> Phê chuẩn giá bán
- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn vầ quyền hạn của người phê chuẩn trên các chứng từ, kiểm tra thời điểm phê chuẩn và thời điểm thực hiện nghiệp vụ bán hàng.
Tính giá - Kiểm tra sổ sách về các quy định tính giá
- Đối chiếu giá bán trên hóa đơn hàng hóa với giá bán đã được phê duyệt
- Kiểm tra dấu vết kiểm tra nội bộ về giá bán.
Chính xác - Kiểm tra dấu hiệu của việc tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền.
Phân loại - Kiểm tra cách thức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế bất thường
- Kiểm tra sổ sách, xem xét việc xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản, đặc biệt là các tài khoản chi tiết.
Quyền và nghĩa vụ
- Kiểm tra tài liệu về việc sắp xếp, theo dõi hàng hóa không thuộc sở hữu của công ty
Kịp thời - Kiểm tra, xem xét về các quy định về thời gian ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng
- Kiểm tra đấu hiệu của việc tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ giữa lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian.
• Đối với nghiệp vụ thu tiền:
Mục tiêu Kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán
Hiện hữu - Kiểm tra việc phân tách trách nhiện giữa người giữ tiền và người ghi sổ thông qua phỏng vấn, quan sát, điều tra.
- Kiểm tra, xem xét các tài liệu chứng minh việc đối chiếu độc lập định kì giữa doanh nghiệp và ngân hàng
- Phỏng vấn nhà quản lí xem đơn vị có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ hay không
Trọn vẹn - Kiểm tra việc thực hiện đánh số trước các giấy báo có, phiếu thu hay bảng kê tiền mặt thông qua việc xem xét tính liên tục của các tài liệu này
Phê chuẩn - Kiểm tra quy định về các quy chế thu tiền như: có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn hay không; điều kiện phê chuẩn các khoản chiết khấu… bằng việc phỏng vấn ban giám đốc.
Tính giá - Kiểm tra sổ sách kế toán các khoản phải thu
Chính xác - Kiểm tra sự phân tách trách nhiệm giữa người ghi sổ quỹ với người theo dõi thanh toán tiền hàng thông qua phỏng vấn, quan sát
- Thẩm tra việc lập và gửi bảng cân đối thu tiền định kì cho người mua
- Kiểm tra, quan sát việc tổ chức đối chiếu nội bộ về cộng sổ, chuyển sổ
Phân loại - Kiểm tra việc sử dụng các sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về tiền
- Kiểm tra dấu hiệu về việc thực hiện soát xét, đối chiếu nội bộ về phân loại
Kịp thời - Kiểm tra các giấy tờ quy định về việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào
2. Kĩ thuật phân tích trong kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền 1.1. Phân tích xu hướng
- So sánh tổng doanh thu, doanh thu từng loại hàng dịch vụ năm nay với năm trước, so sánh soanh thu giữa các tháng để đánh giá xu hướng biến động của doanh thu có hợp lý hay không. Nếu có biến động bất thường, kiểm toán viên cần tập trung tìm hiểu rõ nguyên nhân.
- So sánh số dư khoản phải thu khách hàng kỳ này với kỳ trước để đánh giá xu hướng biến động của khoản phải thu khách hàng nhưng cần kết hợp với sự biến động của khoản mục doanh thu để đưa ra kết luận.
Ví dụ, khi phân tích khoản phải thu khách hàng, kiểm toán viên nhận thấy khoản phải thu giảm, như vậy có thể tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm nay không tốt dẫn đến doanh thu cũng giảm. Kết hợp với kết quả phân tích doanh thu, nếu doanh thu cũng giảm thì sự biến động là hợp lý. Nếu ngược lại, doanh thu tăng thì kiểm toán viên cần xem xét vấn đề này.
- Kiểm toán viên có thể xem xét hàng tồn kho năm nay với năm trước để liên hệ với sự biến động của doanh thu
- So sánh các khoản giảm trừ doanh thu năm nay với năm trước 2.2. Phân tích tỷ suất
Thực hiện phân tích tỷ suất với chu trình bán hàng thu tiền, kiểm toán viên có thể sử dụng các tỷ suất sau:
- Tỷ lệ lãi gộp
- Vòng quay hàng tồn kho
- Tỷ lệ doanh thu các tháng so với tổng doanh thu - Tỷ lệ các khoản giảm trừ doanh thu so với doanh thu - Tỷ lệ chi phí dự phòng so với doanh thu bán hàng - Vòng quay các khoản phải thu
- Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên tài sản lưu động
- Tỷ lệ dự phòng phải thu khó đòi so với khoản phải thu khách hàng
Việc thực hiện so sánh các tỷ suất này qua các năm, so sánh với số liệu chung của ngành và với các doanh nghiệp trong cùng ngành, có cùng quy mô hoạt động sẽ giúp kiểm toán viên có được những đánh giá chính xác nhất về hoạt động bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp.
3. Kĩ thuật gửi thư xác nhận trong kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Kiểm tra chi tiết khoản phải thu khách hàng được thực hiện đặc trưng bởi kĩ thuật gửi thư xác nhận
Những tình huống cần gửi thư xác nhận khẳng định:
- Số lượng khách hàng có số dư nợ lớn không nhiều - Các khoản nợ quá hạn
- Số phát sinh tăng hoặc giảm trong kì lớn
- Khi có căn cú khẳng định việc khách hàng xem thường việc xác nhận như tỷ lệ phản hồi thư xác nhận khẳng định ở kì trước thấp
Ngoài các tình hướng trên, đặc biệt khi khẳng định hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu hữu hiệu, kiểm toán viên có thể sủ dụng xác nhận phủ định.
Kiểm toán viên cũng có thể kết hợp cả hai loại thư xác nhận trên. Ví dụ: Khi tổng các khoản phải thu bao gồm một số lượng hạn chế các khoản phải thu lớn và một số lượng lớn các khoản phải thu nhỏ thì kiểm toán viên có thể thực hiện xác nhận khẳng định dối với toàn bộ hay một số khoản phải thu lớn, và xác nhận phủ định đối với một số lượng lớn các khoản phải thu nhỏ.
Việc gửi thu xác nhận với số lượng bao nhiêu, cho ai, về nội dung gì hoàn toàn phụ thục vào đối tượng kiểm toán cụ thể trong chu trình bán hàng – thu tiền và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên
Trên đây là những kĩ thuật đặc trưng và các yếu tố quan trọng cần chú ý khi kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền