Hình 1.1: giao tiếp phi ngôn ngữ nơi công sở
Trong cuộc sống nói chung hay trong giao tiếp hàng ngày nói riêng, con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, dù là dễ dàng hay phức tạp. Dù có lạc quan đến mấy thì chúng ta cũng không khó mà tránh khỏi những câu nói: “tôi chưa bao giờ gặp phải những vấn đề như vậy”. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời và có hiệu quả là một nghệ thuật mà không phải ai cũng có thể làm được. Đó là bí quyết góp phần tạo nên sự thành công trong cuộc sống lẫn trong công việc.
Một khi đã trưởng thành và trang bị cho mình đầy đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết thì mỗi người chúng ta đều mong muốn có được những công việc ổn định. Và môi trường chúng ta làm việc đó là môi trường công sở. Vậy, làm thế nào để chúng ta có thể giao tiếp tốt trong một môi trường tương đối phức tạp này? Đặc biệt là giao tiếp bằng những cử chỉ hành vi phi ngôn ngữ.
Khi có điều khó nói với đồng nghiệp hay cấp trên bạn sẽ làm gì? Sẽ thật khiếm nhã nếu nói to hoặc dùng những ngôn từ cục cằn. Lúc này chỉ cần một ánh mắt hay nụ cười… cũng phần nào thể hiện một sự “cảnh báo” hay tán thưởng đối phương.
Theo các nhà phân tích ngôn ngữ: Biểu đạt toàn bộ thông tin bằng 7% ngữ điệu + 38% âm thanh + 55% ngôn ngữ cơ thể. Do đó, giao tiếp “phi ngôn ngữ” là một trong những nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của dân công sở.
1.1. Ánh mắt:
Đây là cách làm phổ biến và thường được “ưa chuộng” hơn hẳn, nguyên nhân không chỉ bởi nó là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao hàm ý lẫn sự
GVHD: Lê Thị Hải Vân xxiv Nhóm thực hiện: Áo trắng
tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có câu “liếc mắt đưa tình”, còn ở nơi công sở “liếc mắt đưa tin”.
Chỉ cần cái nhau mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu sự không hài lòng của bạn. Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cổ vũ, đồng tình, khích lệ khiến của sếp hay đồng nghiệp cũng khiến bạn có thêm niềm tin vững bước trên con đường sự nghiệp của mình.
Ví dụ: Nhân viên đi trễ, bị sếp bắt gặp nhưng sếp không nói mà lại nhìn nhân viên với ánh mắt giận dữ. Lúc đó nhân viên có thể hiểu là sếp không đồng ý với việc đi trễ của mình và nhắc nhở mình lần sau không được như vậy nữa. Hay là giữa các nhân viên với nhau, khi một người nào đó được sếp quan tâm hơn thì bị soi mói bởi những ánh mắt ganh tỵ, ghen ghét.
Lời khuyên đặc biệt dành cho nhân viên mới, cần đặc biệt chú ý từng nét mặt, cử chỉ của sếp cũng như đồng nghiệp, đặc biệt là ánh mắt, bởi nếu là người nhạy cảm bạn sẽ biết những bước kế tiếp cho con đường dành niềm tin và thành công trong sự nghiệp của mình.
1.2. Trang phục:
Dù là vật vô chi vô giác, nhưng trang phục lại là những ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với đối tác cũng như lần ra mắt đầu tiên trước nhà tuyển dụng, nó là một trong những nhân tố quan trọng trong việc “lấy lòng” đối phương. Ngoài ra, trang phục đôi khi còn là phương tiện để thể hiện phong cách ăn mặc, xu hướng thời trang, đẳng cấp của mỗi người. Cũng đôi khi nó là cầu nối cho những ai “hợp gu” dễ dàng thân thiết và bắt chuyện với nhau khi cùng một sở thích.
• Trang phục sẽ thể hiện rõ phong cách của mỗi người, cách làm việc của họ ra sao?
- Trang phục gọn gàng: thể hiện người đó là một người ngăn nắp, biết cách sắp xếp công việc, làm việc có nguyên tắc.
- Trang phục xuề xòa, lôi thôi: chứng tỏ họ là người cẩu thả bừa bộn trong công việc, gây phản cảm cho đồng nghiệp. Tạo một cảm giác làm việc không chuyên.
• Nếu là nhân viên mới của công ty thì bạn nên để ý trang phục của những nhân viên cũ và sếp của mình. Nếu họ thoải mái trong cách ăn mặc thì bạn cũng có thể ăn mặc giống họ và ngược lại.
• Không nên ăn mặc lòe loẹt, hở hang. Tùy theo tính chất công việc mà lựa chọn những trang phục cho phù hợp.
1.3. Tư thế, điệu bộ:
Một thế đứng thẳng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến mọi người xung quanh đều cảm nhận được sự năng động, nhiệt huyết trong con người bạn, từ đó sinh ra sự quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng…Tư thế thẳng thắn, khoan thai, cùng với thái độ bình tĩnh, tràn ngập sự tự tin luôn là ưu điểm “hút” ánh nhìn chú ý và sự đánh giá cao của sếp. Không ai có cảm tình hay ngợi khen những tư thế ngồi ngỗ ngược, mất mỹ quan, hay dáng đi hiện rõ sự” luồn lách” xu nịnh. Qua tư thế của bạn, mọi người phần nào đoán biết tính cách và con người của bạn, hãy cẩn thận nếu không muốn ai đó nắm được yếu điểm của mình.
1.4. Ngữ điệu nói:
Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao tự đại…cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của bạn. Nói với tốc độ quá nhanh khiến mọi người không thể bắt kịp và nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt, nói quá chậm lại không có sự truyền cảm luôn khiến người nghe muốn ngủ gật. Giọng điệu quá kiêu, tự cao thể hiện cá tính hay năng lực “ăn to nói lớn” của mỗi người nhưng lại gây sự khó chịu với người xung quanh…Trong bất kỳ tình huống, trường hợp nào (dù sang trọng, thân mật hay suồng sã…) đều nên “học ăn học nói”, giữ thái độ ôn hòa, ngữ điệu nói vừa phải khiến thông tin truyền đi được hiểu đúng và rõ nghĩa.
Cụ thể như trong phòng làm việc hay trong một cuộc họp. Các trưởng phòng đứng lên báo cáo kết quả hoạt động của công ty. Và khi nói họ phải biết nhấn mạnh ý chính, nói vừa đủ nghe, tốc độ nói vừa phải. Tránh nói đều đều, không có âm điệu sẽ gây nên sự nhàm chán cho người nghe.
1.5. Nụ cười:
Sự thành công, ủng hộ, khuyến khích luôn được đánh dấu bằng những nụ cười thân thiện. Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực trên môi không những
GVHD: Lê Thị Hải Vân xxvi Nhóm thực hiện: Áo trắng
mang lại cảm giác thân thiện với mọi người xung quanh mà còn khiến chính bản thân có được sự khoan khoái, thanh thản.
Trái lại, cần cảnh giác cao độ với những nụ cười mỉa mai, giả tạo của đồng nghiệp nhằm tránh xa các trò” chơi khăm” của “ma cũ” hay “đối thủ”. Làm được điều này không những đã tránh được mối họa mà còn thể hiện sự nhạy cảm trong chính năng lực phán đoán và cảm nhận của bạn.
Ví dụ như trong một cuộc họp, khi nghe ý kiến phát biểu của người khác. Dù chấp nhận hay không thì chúng ta cũng không nên cười nữa miệng, điều đó sẽ biểu lộ thái độ khinh bỉ, không tôn trọng ý kiến của người nói cho dù chúng ta không hề có ý đó. Đó cũng là một thói quen không tốt trong giao tiếp. Tránh cười quá to trong phòng làm việc và cười có điểm dừng.
Bên cạnh mặt xấu kể trên thì một nụ cười luôn nở trên môi sẽ tạo cảm giác thân thiện hòa đồng. Thể hiện mình là người luôn sẵn sàng tiếp chuyện với mọi người.
Hoặc là khi nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình, một lời động viên của sếp với nụ cười nở trên môi sẽ là nguồn động lực rất lớn giúp nhân viên phấn đấu hơn nữa.
1.6. Quà tặng:
Giá trị lớn nhất ở mỗi phần quà tặng không mang tên vật chất mà đó là yếu tố tinh thần, nặng về tình nghĩa. Giữa đồng nghiệp với nhau, việc tặng những món quà nhỏ nhân ngày đặc biệt nào đó cũng khiến mối quan hệ hai phía trở nên khăng khít, thân mật hơn.
Đối với những đồng nghiệp mới quen, thì quà tặng của chúng ta có thể là một món quà lưu niệm hay là một món quà do tự tay mình làm. Điều đó sẽ thể hiện được tấm lòng của người tặng mà cũng làm người nhận thấy vui.
Còn đối với những đồng nghiệp lâu năm, thì quà tặng của chúng ta sẽ là những món quà mà họ có thể sử dụng.
Tuy nhiên, đặc biệt lưu ý đến những món quà tặng sếp. Đừng vì lợi ích cá nhân nào đó mà tặng quà để lợi dụng. Nên xuất phát từ sự kính trọng hay lòng biết ơn do tạo công ăn việc làm, do chiếu cố…Vấn đề này hết sức nhạy cảm, do đó bạn cần cân nhắc kỹ trước khi tặng quà sếp kẻo gây hiểu nhầm.