NHỰA CAO CẤP HÀNG KHÔNG.
3.3.1, GIẢI PHÁP VÉ LẬP DANH ĐIỂM NVL, CCDC THỐNG NHẤT TRONG TOÀN CỒNG TY.
Hiện nay, phòng Kế hoạch, phòng kế toán tài chính và thủ kho của Công ty đều sử dụng máy vi tính để thực hiện các thao tác lập chứng từ. Đặc trưng của việc thực hiện ghi chép trên máy là mỗi danh điểm NVL, CCDC đều phải có một mã riêng, không trùng lắp và phải thống nhất trong cả kỳ kế toán để tiện cho việc gọi tên, lập chứng từ và lập sổ sách phục vụ cho các mục đích quản lý. Trong các danh mục của phần mềm kế toán thường có rất nhiều cách gọi mã cho các danh điểm như: Mã kiểu số thứ tự, Mã kiểu gợi nhớ,...
Danh mục NVL, CCDC ở Công ty đang tồn tại một hạn chế Phòng kế hoạch, Thủ kho sử dụng thống nhất một danh mục vật tư, hàng hoá; Phòng tài chính - kế toán sử dụng riêng một danh mục vật tư, hàng hoá.
Cụ thể, danh sách vật tư, hàng hoá của Phòng kế hoạch là:
(Bảng, sê'30: DANH SÁCH VẬT TƯ, HÀNG HOÁ.
Qtạuụễn Q’hị Í7Ã/ÍỢ 70 Jlâp ~Kè toán 40rJ3
Vhiiuên đê thao tân tết uuhtiiỉ DCkou Xí ' toán.
<Bảnạ..ự. 31: BÁO CÁO HÀNG TổN KHO TK 1521 - NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU.
Chính vì có hai danh mục mã vật tư, hàng hoá như trê nên ta thấy:
Như phần trên đã trình bày, mỗi lần Thủ kho chuyển Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho NVL, CCDC, vật tư cho Phòng tài chính - kế toán, để vào số liệu trong máy khi hạch toán chi tiết, kế toán vật tư phải nhìn vào mục ‘Tên vật tư, hàng hoá” để đối chiếu với “Báo cáo hàng tồn kho” của Phòng kế toán để tìm mã vật tư, hàng hoá rồi mới nhập số liệu trong máy kế toán được.
Ví dụ:
Phiếu nhập kho N135/NL ngày 09/11/2001 và Phiếu xuất kho X215/NL ngày 06/10/2001 cảu Phòng kế hoạch ghi “Mã hàng hoá” của hạt PSHI là NLN003, Thủ kho lập Thẻ kho cho hạt PSHI ghi “Mã số: NLN003” thống nhất với Phòng kế hoạch, song ở “Thẻ chi tiết vật tư, hàng hoá” của Phòng kế toán lại ghi là: “Mã số 0152 - Hạt PSHI”.
Như vậy, cùng chung một mạng nội bộ mà trong Công ty tồn tại hai Danh sách mã vật tư, hàng hoá sẽ cản trở việc hạch toán nhanh NVL, CCDC và việc đối chiếu, kiểm tra hay tìm số liệu qua máy vi tính bằng mã vật tư, hàng hoá là không thể thực hiện được hoặc nếu tiến hành thì rất mất thời gian. Thiết nghĩ Công ty nên quy định thống nhất mã vật tư, hàng hoá cho tất cả các phòng ban. Điều này là hợp lý và làm tăng hiệu quả quản lý NVL, CCDC. Đồng thời công việc hạch toán diễn ra thuận lợi hơn, nhất là trong hạch toán chi tiết NVL, CCDC.
Có thể thấy mã vật tư, hàng hoá của phòng kế hoạch là mã gợi nhớ, quy định NLN, NLM, NLB lần lượt là Nguyên liệu phân xưởng Nhựa, phân xưởng Màng và phân xưởng Bao Bì. Sau đó, nhũng NLN, NLM, NLB này lại được chi tiết bằng số thứ tự cho các NVL chính ở các phân xưởng. (Mẫu ở Bảng số).
Như vậy, việc đặt mã của Phòng kê hoạch là khá dễ nhớ, đảm bảo được việc phân loại các NVL dùng trong các phân xưởng. Chính vì vậy, để thống nhất mã danh điểm
Qhgjuụễết £7/ứ 71 Mổp 3CẦ' toán 40rB
Vhiiuên đê thao tân tết uuhtiiỉ DCkou Xí ' toán.
NVL, CCDC trong Công ty thì có rất nhiều cách, song hiệu quả hơn cả vẫn là ở kho, Phòng tài chính kế toán và Phòng kế hoạch có thể thống nhất sử dụng mã danh điểm vật tu, hàng hoá của Phòng kế hoạch. Việc làm này vừa đảm bảo tính thống nhất trong Công ty, vừa tạo điều kiện thay đổi mã hàng hoá, vật tư nhanh chóng và tiện lợi vì chỉ có Phòng tài chính kế toán mới phải thay đổi, còn ở kho và ở phòng kế hoạch được giữ nguyên, như vậy cũng là thực hành tiết kiệm cả về thời gian và chi phí tiền bạc cho Công ty.
3.3.2, CÔNG TÁC PHÂN LOẠI NVL, CCDC.
Trong Công ty nhựa cao cấp Hàng không, các chủng loại vật tư, hàng hoá dùgn trong sản xuất, kinh doanh là khá nhiều và rất đa dạng. Do vậy, việc phân loại NVL, CCDC của Công ty chủ yếu dựa vào thực tế sử dụng. Vật tư chính là những tư liệu lao động như NVL, CCDC,... Song theo phân loại của kế toán Công ty, vật tư chính là những NVL tham gia vào quá trình sản xuất và được tính toàn bộ giá trị vào giá thành như: Hộp giấy, thùng carton, bìa dán,... Trên thực tế, có những vật tư được luân chuyển sử dụng nhiều lần, do vậy, xếp chúng vào NVL là chưa thật chính xác. Theo ý kiến của bản thân tôi, một số vật tư của Công ty nên được phân loại lại. Những vật tư chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh có thể vẫn xếp vào loại NVL do giá trị của chúng tiêu hao hoàn toàn trong một chu trình sản xuất.
Ví dụ:
Tem bình nước 5 galon, Nắp bình 5 galon, Gương thiết bị vệ sinh 707, Nhãn màng co nắp 0,5 lít (1 màu),... là những vật tư tham gia vào cấu tạo nên mẫu mã của sản phẩm nhựa của Công ty. Tuy nhiên, một số vật tư khác như: thùng carton, hộp giấy, thường dùng để chứa đựng và chuyên chở sản phẩm, hàng hoá, NVL của công ty nên theo quy định của Bộ tài chính, những vật tư trên dây được xếp vào loại Bao bì luân chuyển (cũng là một loại CCDC). Việc phân loại như trên sẽ đảm bảo được nguyên tắc tính đúng chi phí của những loại vật tư này vào giá thành sản phẩm của một chu kỳ sản xuất khi chúng tham gia luân chuyển trong nhiều kỳ sản xuất.
3.3.3, MỞ VÀ THEO Dỗl TÀI KHOẢN 159 “Dự PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG
TỐN KHO”.
Hàng tồn kho trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại. Trong đó NVL chiếm phần lớn, sau đó là thành phẩm và các loại hàng tồn kho khác như CCDC, hàng hoá. Doanh nghiệp không có sản phẩm dở dang cuối kỳ do kế toán theo dõi phần sản phẩm dở dang, cuối mỗi quý đều kết chuyển về NVL. Mặc dù doanh nghiệp có khá nhiều hàng tồn kho khác nhau nhưng đến nay vẫn không có khoản dự phòng theo dõi những mặt hàng, vật tư có thể bị giảm giá.
Việc lập dự phòng giảm giá cho một số hàng tồn kho là một biện pháp kế toán nhằm làm đảm bảo an toàn về mặt tài chính cho các doanh nghiệp khi có những biến động tương đối lớn về mặt giá cả trên thị trường của các loại hàng tồn kho. Ở đây, chúng ta quan tâm đến những biến động giảm: Giá thực tế hàng tồn kho trên thị trường thấp hơn giá thực tế hàng tồn kho ghi trên sổ sách.
Qhgjuụễết £7/ứ 72 Mổp 3CẦ' toán 40rB
Ghuuên đê thao tân tết uuhtiiỉ DCkou Xí ' toán.
Kết cấu của tài khoản 159 như phần một đã trình bày, phần này xin được phép nêu lên kiến nghị về việc mở thêm tài khoản 159 để theo dõi về trích và hoàn nhập dự phòng đối với hàng tồn kho nói riêng cũng như việc mở thêm các tài khoản dự phòng nói chung như TK 129, TK 139, TK 229 (Dự phòng giảm giá chúng khoán và các khoản phải thu khó đòi).
Thực chất công việc này là tự Công ty tạo quỹ để bảo đảm về mặt giá trị của các loại hàng tồn kho, các loại chứng khoán cũng như các khoản phải thu của Công ty. Lợi ích của nó là khắc phục kịp thời về tài chính do những biến động khách quan của thị trường bên ngoài gây nên. Rõ ràng khi có các biện pháp khắc phục tài chính kịp thời sẽ giúp Công ty ổn định tình hình chung và sản xuất kinh doanh có hiệu quả, được các đối tượng như các nhà đầu tư tin tưởng và làm ăn lâu dài hơn. Từ đó Công ty có thể có các ưu đãi trong việc chiếm dụng vốn đầu tư của các nhà đầu tư.
3.3.4, PHƯƠNG PHÁP PHÂN Bổ GIÁ TRỊ CCDC VÀO CHI PHÍ SẢN
XUẤT KINH DOANH
MỖI QUÝ.
Hiện nay, theo quy định của Công ty thì mức phân bổ giá trị CCDC xuất dùng vào chi phí được xác định theo công thức:
Mức phân bổ giá trị CCDC xuất Giá tri của CCDC
dùng vào chi phí chơ mỗi quý = xuất dùng x 3%
Tỷ lệ phân bổ 3% là áp dụng chung cho tất cả các loại CCDC có giá trị khác nhau trong Công ty, có nghĩa là tất cả các CCDC đều được phân bổ 12% giá trị vào chi phí cho 1 năm. Như vậy, 1 CCDC trung bình sẽ được chuyển dần giá trị xuất dùng vào chi phí trong vòng 8 năm (hơn 33 quý). Thực tế, có nhứng loại CCDC chỉ dùng được trong 5 năm đã phải thay thế do hỏng hóc không sử dụng được hoặc sử dụng không mang lại hiệu quả kinh doanh. Khi đó mặc dù trên thực tế về mặt hiện vật, CCDC đó không tồn tại, song trên sổ sách kế toán, giá trị của nó còn được phân bổ vào chi phí trong hơn 3 năm nữa. Rõ ràng là những kỳ kế toán tiếp theo đã phải gánh chịu những khoản chi phí thực tế không phát sinh trong kỳ. Điều này làm cho nguyên tắc tính đủ và tính đúgn trong kế toán không được đảm bảo và sâu hơn, nó còn làm cho doanh thu thực tế và chi phí thực tế của kỳ sản xuất kinh doanh không chính xác.
Do đó tuy phương pháp phân bổ như trên làm giảm nhẹ công tác kế toán, song tình hình thực tế sử dụng CCDC của Công ty lại không được phản ánh trong sổ sách kế toán hay nói cách khác nếu xem xét tình hình sử dụng CCDC thông qua các số liệu kế toán thì sẽ có những nhận xét và đánh giá sai lệch. Trong khi đó, số liệu trên sổ sách kế toán là những thông tin quý giá về tình hình tài chính của doanh nghiệp, đồng thời đó là cơ sở để các nhà phân tích tài chính đánh giá về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm bổ sung cho các quyết định tài chính có liên quan.
Chính vì những lý do quan trọng đã phân tích như trên mà tôi xin được kiến nghị về việc thay đổi phương pháp phân bổ giá trị CCDC xuất dùng vào chi phí. Để tuân thủ theo các quy định của Bộ tài chính, Công ty nên lựa chọn áp dụng các phương pháp phân bổ như đã trình bày ở lý thuyết (Phần 1.1.4: Phương pháp phân bổ giá trị NVL, CCDC xuất dùng vào chi phí).
Qlạuyln ^7hi
Q,'huẬ 73 Móp 3CẦ' toán 40rB
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1
2 3
Cộng Cộng
Vhiiuên đê thao tân tết nu Ị liên DCkou Xí ' toán.
Hoặc nếu Kế toán của Công ty muốn đơn giản công tác ghi chép và tính toán số liệu, kế toán CCDC có thể phân loại CCDC theo một số ít nhóm khác nhau theo thời gian hữu dụng dự tính của các loại CCDC đó. Sau đó đối với mỗi nhóm CCDC, Công ty nên quy định mức phân bổ vào chi phí riêng biệt sao cho vừa đảm bảo các nguyên tắc kế toán, vừa phản ánh chính xác thực tế sử dụng CCDC tại Công ty mà vừa đảm bảo đơn giản dễ làm.
Tỷ lệ kết chuyển giá trị của các nhóm CCDC có thể xây dựng theo công thức:
Tỷ lệ kết chuyển giá trị CCDC nhóm ... =
vào chỉ phí
1____________________________________ X 100%
Số năm dự kiến sử dụng của CCDC nhóm....
3.3.5, VỀ ĐỊNH KỲ LẬP CHỨNG Từ GHI sổ:
Hiện nay, định kỳ lập chứng từ ghi sổ của Công ty là 1 quý. Với định kỳ này, cứ 3 tháng phòng kế toán mới dua ra được những thông tin tài chính cho nhà quản trị.
Mặt khác, công việc thường khôg được dàn đều trong năm mà tập trung vào cuối quý.
Chính vì đặc điểm này đã làm cho công việc kế toán cuối quý vô cùng phức tạp. Khi có sai sót ở phần hành nào thì kế toán của phần hành đó lại phải xem xét số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong 3 tháng. Đây chính là một nhược điểm lớn trong công tác kế toán ở Công ty. Các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL, CCDC trong một ngày diễn ra khá nhiều. Do đó, đợi đến cuối quý mới lập các sổ sách có liên quan thì công việc kế toán sẽ vô cùng nặng nề. Trong khi đó, chúng từ ghi sổ của Công ty có thể được lập theo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng. Với định kỳ như vậy, các nhà quản trị trong Công ty có thể sớm có được nhứng thông tin tài chính khi cần.
Từ những phân tích trên đây, tôi xin được kiến nghị về việc Công ty có thể chuyển định kỳ lập chứng từ ghi sổ từ một quý chuyển thành hàng tuần. Tức là trong 1 tuần, các nghiệp vụ kế toán phát sinh có cùng đặc điểm sẽ được ghi vào 1 chứng từ ghi sổ. Đến kỳ lập báo cáo, các chứng từ này chính là căn cứ để ghi các loại sổ kế toán.
Bên cạnh đó, hiện nay Công ty đang không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên việc đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh không thực hiện. Do vậy, việc lập 1 quyển sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là rất nên làm bởi dòng tổng cộng của sổ này là căn cứ để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Dựa vào đó, kế toán tổng hợp có thể kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình nhập số liệu vào máy của các kế toán phần hành.
Chính vì vậy, qua những phân tích về những lợi ích của việc lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trên đây, tôi xin được kiến nghị về việc mở thêm sổ này tại Công ty theo mẫu.
Qhgjuụễết £7/ứ 74 Móp 3CẦ' toán 40rB
Vhiiuên đê thao tân tết uuhtiiỉ DCkou Xí ' toán.
(Bảng, ầJố 32 I
Đơn vị:...
SỔ ĐẢNG KÝ CHÚNG TỪ GHI sổ Năm...
- Sổ này có...trang - Ngày mở sổ:
Ngày...tháng...năm.
Người lập biểu Kê toán trưởng Giám đốc
3.3.6, CÔNG TÁC TÍNH GIÁ VẬT LIỆU XUẤT KHO:
Trong công tác tính giá vật liệu xuất kho, kế toán Công ty sử dụng phương pháp bình quân cuối kỳ, tức là cứ sau một quý thì Công ty mới tính ra được đơn giá bình quân của NVL và CCDC. Từ đó căn cứ vào Bảng kê xuất theo dõi riêng các chứng từ xuất kho NVL, CCDC, kế toán sẽ tính ra được các giá trị xuất kho xủa từng nghiệp vụ xuất và cả giá trị xuất kho của NVL, CCDC cả quý.
Như kiến nghị 3.2.5, đã trình bày, việc cung cấp thông tin kế toán tài chính, thông tin về tình hình biến động tăng giảm NVL, CCDC tại Công ty nhựa cao cấp Hàng không tiến hành sau một quý là khá chậm. Do vậy, doanh nghiệp nên xem xét, sửa đổi định kỳ 1 quý xuống còn định kỳ mỗi tháng tính toán và lập sổ cái, Thẻ, Bảng chi tiết, Bảng tổng họp.
3.3.7, CÔNG TÁC THEO DÕI CHI TIẾT CCDC:
CCDC của Công ty cũng khá nhiều chủng loại, do vậy việc theo dõi chi tiết đối với CCDC là cần thiết nhằm cung cấp các thông tin theo hệ thống của các loại hàng tồn kho cho nhà quản trị.
Qlạuụln (7ĨÙ (7huẬ 75 Mổp 3CẦ' toán 40(B
Vhiiuên đê thao tân tết uuhtiiỉ DCkou Xí ' toán.
Hiện nay, Công ty đang không theo dõi các danh điểm CCDC (không theo dõi chi tiết). Do đó, tôi xin được phép kiến nghị về việc mở Thẻ và sổ kế toán chi tiết cho các loại CCDC trong Công ty.
3.3.8, MỘT Số KIẾN NGHỊ KHÁC:
Như phần khái quát những đặc điểm cơ bản về NVL của Công ty đã trình bày, nguồn nhập NVL chủ yếu là mua ngoài và một số NVL mua từ Công ty nhập khẩu uỷ thác. Toàn bộ Thuế nhập khẩu và chi phí nhập khẩu uỷ thác được kế toán doanh nghiệp tính vào nguyên giá NVL là đúng. Tuy nhiên, phần tài khoản đối ứng thường là tài khoản 33111000 “Phải trả người bán” mà không có phần tách của Thuế nhập khẩu.
- Thực tế định khoản ở Công ty:
Nợ TK 15210000: Nguyên giá NVL đã tính thuế nhập khẩu.
Có TK 33111000: Tổng số tiền phải trả người bán.
Nợ TK 15220000: Phí uỷ thác tính vào nguyên giá NVL.
CÓTK 111, 112, 331,...
- Theo ý kiến của bản thân tôi, để theo dõi được khoản thuế mà Công ty đã đóng góp cho Nhà nước, Kế toán Công ty nên hạch toán:
Nợ TK 15210000: Nguyên giá NVL đã tính thuế nhập khẩu.
Có TK 33111000: Tổng tiền hàng phải trả người bán.
Có TK 33330000: Thuế nhập khẩu.
Nợ TK 33330000: Thuế nhập khẩu người bán trả hộ.
Có TK 33111000
Nợ TK 15220000: Phí uỷ thác tính vào nguyên giá NVL.
CÓTK 111, 112, 331,...
Qhgjuụễết £7/ứ 76 Mổp 3CẦ' toán 40rB