Chương I: Khái quát chung về nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển
IV- Quy trình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển
2. Cấp đơn bảo hiểm
2.1. Đối với hàng nhập
Bước 1: Kiểm tra chứng từ.
Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy làm theo hình thức 1 đơn bảo hiểm) phải kiểm tra chứng từ đó xem có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu được coi là hợp lệ phải có đủ yêu cầu sau:
+ Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải kê khai rõ tất cả những đề mục đã in sẵn trên đơn. Trường hợp khai thiếu những đề mục như: Số B/L ký mã hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa được thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nhưng yêu cầu khách hàng phải bổ xung ngay sau khi nhận được thông báo.
+ Nếu khai thiếu một trong những đề mục cơ bản như: Số tiền bảo hiểm ( trị giá FOB và C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm và đơn bảo hiểm đó coi như chưa hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ khai đủ mới cấp đơn.
+ Phải xem xét kỹ tính chất vầ phương thức xếp hàng của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không để yêu cầu và giải thích khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đó.
+ Trên đơn bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng trả lời được các nội dung yêu cầu của phòng kế toán – tài vụ quy định nhằm giúp phòng kế toán – tài vụ làm đủ các thủ tục thu phí nhanh chóng.
Lưu ý:
- Giấy yêu cầu bảo hiểm thì phải có đầy đủ tên, dấu và chữ ký của khách hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản.
- Cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu là tầu chuyển) phải yêu cầu khách hàng kê khai rõ Quốc tịch tàu, năm đóng tàu để biết được tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thêm phí như đã quy định trong biểu phí bảo hiểm.
- Trường hợp trị giá hàng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, trước khi cấp đơn cần thông báo và trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.
Bước 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn vầ xếp chuyến tàu.
+ Sau khi kiểm tra đơn xong vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ.
+ Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn.
+ Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số chuyến tàu.
Lưu ý:
- Thông thường luồng châu á đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến.
- Luồng châu Âu đi trong khoảng 2-4 tháng làm một chuyến.
- Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trrong đơn, số chuyến ghi trước và số đơn bảo hiểm ghi sau:
Thí dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số chuyến tàu là 8 thì ghi: 8/100.
Bước 3: Tính phí bảo hiểm, sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
a) Trước khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm được tính theo công thức:
R F CIF C
1
Trong đó:
- C: là giá trị hàng (tức giá FOB).
- F: là cước phí vận tải.
- Trường hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định được phí vận tải thì bảo hiểm ước tính như sau:
+ Đối với luồng châu á cước phí vận tải F = 5% giá FOB.
+ Đối với luồng châu Âu cước phí vận tải F = 10% giá FOB.
- R là tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm.
- R = R1 + R2. Trong đó R1 bao gồm tỷ lệ chính + tỷ lệ phí theo luồng.
R2 là tỷ lệ phụ.
- Tỷ lệ phụ được cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như: Bảo hiểm chiến tranh, đình công, dấu nguyên kiện, hụt trọng lượng
Lưu ý:
- Mỗi mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó khi tính phụ phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối mặt hàng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác.
b) Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm:
I = CIFxR
- Trường hợp tàu già khi tính phí bảo hiểm sẽ tính như sau:
R F CIF C
1
(I = CIFxR) (R = R1 + R2)
(R = R1 + R2 + R3) R3 là tỷ lệ phí tàu già.
c) Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm như điều chỉnh giá FOB, CIF, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 Giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phí sửa đổi đơn.
- Phần chênh lệch tăng: Đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí - Phần chênh lệch giảm: Bảo hiểm sẽ hoàn phí cho khách hàng
- Trừ trường hợp điều chỉnh số B\L, trong lượng, số kiện thì không thu lệ phí và không cần giấy sửa đổi bổ sung và có thể điều chỉnh ngay trên đơn có đóng dấu bảo hiểm.
- Riêng điều chỉnh trên tàu vẫn đánh giấy sửa đổi bổ sung.
Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn bộ đơn bảo hiểm đã cấp điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa phải ghi rõ trên đơn bảo hiểm, số giấy sửa đổi để bộ phận bồi thường tiện theo dõi khi xem xét bồi thường. Sau gửi trả lại đơn cho khách hàng kèm theo giấy sửa đổi.
d) Nếu khách yêu cầu huỷ đơn phải xem xét dõ lý do, sau đó cấp cho khách hàng giấy sửa đổi: Huỷ đơn, hoàn lại cho khách toàn bộ phí để huỷ đi, đơn được huỷ phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn.
Giấy sửa đổi bổ sung: Đánh máy 06 bản (1 bản lưu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng, 1 bản gửi cho tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hàng). Trường hợp:
+ Yêu cầu khách hàng thanh toán thêm phí đưa tài vụ 3 bản.
+ Hoàn phí và huỷ đơn: Đưa tài vụ 2 bản.
+ Điều chỉnh tên tàu: Đưa tài vụ 1 bản.
f) Sau khi đánh máy, kiểm tra lại đơn và đóng dấu, “Thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “Thu phí bảo hiểm bằng tiền Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hàng.
Bước 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan.
Sau khi thực hiện 3 bước trên, đánh máy, trình ký và đóng dấu xong chứng từ được phân ra như sau: Bản gốc viết tay (bản đầu tiên) nghiệp vụ giữ, 3
bản gửi tài vụ, 1 bản gửi tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho Công ty còn lại trả cho khách hàng.