CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
2.2. Nguyên nhân dẫn đến viếc phát triển một HTTT 1. Những vấn đề về quản lý
Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ như việc truyền yêu cầu và mệnh lệnh từ giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, tốn nhiều thời gian, thậm chí có thể bị sia lệch về nội dung. Trong khi đó nếu sử dụng HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng, thông tin sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng và chính xác, người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cá nhân phụ trách công việc. Ngoài vấn đề về truyền đạt các yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin về khách hàng… cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ra những quyết định nhanh chóng mang tính chiến lược.
Ngày nay, cùng với sự phát triển rất nhanh của xã hội thì quy mô các doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự. Các tổ chức doanh nghiệp lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh và đại lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậy trụ sở chính thì chỉ ở một nơi. Do vậy việc quản lý ngày càng trở nên cực kỳ phức tạp. Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao để các nhà quản lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt động của cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vào công nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệu nhất trong trường hợp này.
2.2.2. Yêu cầu của lãnh đạo
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết phát triển một HTTT mới. Người lãnh đạo trong cơ quan thì luôn cần các công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình. Với một HTTT có tính chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Các quyết định của nhà lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của cơ quan. Để có được các quyết định đúng đắn thì nhf lãnh đạo cần những căn cứ xác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên ngoài đầy đủ và chính xác. Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu thập thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.
2.2.3. Yêu cầu của công nghệ
Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng cơ quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội. Trên thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của các công ty. Đặc biệt trong những năm gần đây, lợi thế thương mại này được cạnh tranh một cách gay gắt và trở thành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh nghiệp. Sự thành, bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc doanh nghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đến việc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghê trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong tổ chức của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Tuy nhiên sự thay đổi như vậy không thể thực hiện một cách nhanh chóng được, nó sẽ làm sáo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức. Muốn vậy ta có thể áp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng có thể làm quen với sự thay đổi và những chức năng hiện đại hơn. Cũng có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình bởi vì ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện có thể thực hiện điều đó.
2.2.4. Sự thay đổi về sách lược chính trị
Một nguyên nhân rất quan trọng buộc các tổ chức phải thay đổi HTTT cũ đó là các chính sách của nhà nước. Các chính sách được đưa ra mang tính cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn. Chính vì vậy các tổ chức không thể không thay đổi, phát triển HTTT của mình. Hiện nay nhà nước đang có chủ trương xây dựng “chính phủ điện tử” nên việc tin học hoá công tác quản lý của các tổ chức là vô cùng cần thiết.
Tuy nhiên việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển HTTT rõ rang là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không. Vấn đề là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của một tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định yêu cầu có thể chấp nhận được không? Bởi vì tình trạng như vậy có thể được xem như là để ngỏ, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học được ccấu thành từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm về tin học trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.