II. Chế độ kế toán hiện hành về dự phòng giảm giá tài sản
3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi
3.5. Chứng từ sử dụng
Để tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp cần phải căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản:…………
Đối tượng:…………..
Loại tiền: VNĐ Ngày
thángg hi sổ
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng
Thời hạn được hưởng
chiết khấu
Số phát sinh
Số dư Số
hiệu
Ngày, tháng
Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4 5
1.số dư đầu kỳ 2.số phát sinh
…………
cộng phát sinh 3. số dư cuối kỳ
Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang….
Ngày mở sổ: ………
Người ghi sổ Ngày … tháng ….. năm … Kế toán trưởng
và căn cứ vào bảng kê số 11:
BẢNG KÊ SỐ 11
PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Tháng ………năm………..
SốT T
Tên người mua
Số dư nợ đầu tháng
Số dư có đầu tháng
Ghi nợ TK131, ghi có TK khác
Ghi có TK 131 Ghi nợ TK khác
Số dư nợ cuối tháng
Số dư có cuối tháng
511 711 … Cộng
nợ TK 131
111 … Cộng
có TK 131
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Người ghi sổ Ngày …. tháng ….năm Kế toán trưởng
Các sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán còn bảng kê số 11 phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được chi tiết từng khoản nợ phải thu của từng khách hàng trên cơ sở đó xác định được số dự phòng cần lập cho mỗi khách hàng theo tỷ lệ ước tính không thu được ở từng khách hàng.
Doanh nghiệp lập bảng kê xác định mức dự phòng phải thu khó đòi cho niên độ tới theo bảng sau:
BẢNG KÊ XÁC ĐỊNH MỨC DỰ PHÒNG PHẢI THU KHÓ ĐÒI Ngày 31/12/N
Tên khách hàng
Số nợ phải thu của khách hàng nghi ngờ tại ngày
31/12/N
Tỷ lệ ước tính không thu được ở
khách hàng
Mức dự phòngcần lập cho khách
hàng
b.Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Tài khoản sử dụng là:
TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi Kết cấu:
- Bên nợ :
+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi +Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Bên có:
+ Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh ngiệp.
- Số dư bên có:
Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
Hạch toán một số nghiệp vụ :
1. Cuối kỳ kế toán , kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích kỳ này. nếu số này lớn hơn số đã trích lập kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí. ghi:
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp Có Tk 139
2. Nếu số cần trích nhỏ hơn số dự phòng đã trích ở kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết ghi:
Nợ TK 139
Có Tk 642- chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi.
3. Khi xóa nợ ghi:
Nợ TK 139 (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 ( Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131
Có Tk 138- phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý
4. Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711- Thu nhập khác.
5. Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho các Công ty mua bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu cho công ty mua bán nợ và thu được tiền , ghi:
Nợ TK 111, 112…..: số tiền thu được
Nợ Tk 139: số chênh lệch được bù đắp bằng dự phòng đã lập
Nợ TK 642,… : Số chênh lệch còn lại được bù đắp bằng các khoản khác Có TK 131, 138
C. Chương 2: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ DỰ PHÒNG
I. Một số điểm khác biệt về hạch toán chi phí dự phòng trên thế giới so với Việt Nam
1. Dự phòng theo chuẩn mực kế toán quốc tế
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18- Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng và chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho đã bám khá sát so với chuẩn mực kế toán quốc tế tương ứng là IAS 37 và IAS 02 tuy nhiên vẫn còn 1 số khác biệt nhỏ: Đó là đối với việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Đối với chuẩn mực quốc tế thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho hoặc có thể gộp nhóm các mặt hàng tồn kho giống nhau hoặc có liên quan với nhau.
Trường hợp này thông thường là các mặt hàng tồn kho liên quan đến cùng một giây chuyền sản xuất mà chúng có cùng mục đích hoặc việc sử dụng cuối cùng, được sản xuất và tiêu thụ trên thị trường tại cùng khu vực và thực tế là không thể đánh giá riêng biệt với các mặt hàng khác trong dây chuyền sản xuất đó. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không được thực hiện trên cơ sở phân loại như hàng tồn kho như thành phẩm, hàng hóa. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Trong khi đó thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Việt Nam được tiến hành riêng biệt cho từng loại hàng tồn kho và từng mặt hàng tồn kho.
2. Dự phòng trong kế toán Mỹ
Chế độ kế toán Mỹ nhìn chung tạo cho các doanh nghiệp sự chủ động rất lớn trong việc tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp mình.
Đối với kế toán chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán Mỹ cũng quy định khá giống với kế toán Việt Nam về các phương pháp ước tính khoản dự phòng cần trích lập. Tuy nhiên có 1 sự khác biệt trong phương pháp ước tính dự phòng nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Nếu như trong kế toán Việt Nam khoản nợ phải quá hạn từ 3 tháng trở lên kể từ ngày đáo hạn thì doanh nghiệp mới được phép trích lập dự phòng và tỷ lệ trích lập trên khoản nợ quá hạn đã được quy định rất cụ thể thì trong kế toán Mỹ lại không như vậy. Các khoản nợ ngay khi quá hạn là doanh
nghiệp đã được trích lập dự phòng và tỷ lệ trích lập trên số nợ khó đòi là do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên kinh nghiệm của mình.
Đây có thể nói là một điểm rất linh hoạt của kế toán Mỹ đồng thời cũng rất tôn trọng nguyên tắc thận trọng trong việc lập dự phòng. Ta lấy ví dụ như tại côn ty A có 1 khoản nợ đến hạn thu vào ngày 30 tháng 11 năm N nhưng khách hàng vẫn chưa chịu trả khi năm tài chính kết thúc.
Như vậy đối với kế toán Việt Nam thì phải đến ngày 31/12/N+1 doanh nghiệp mới được trích lập dự phòng và như thế thì ý nghĩa của việc trích lập bị giảm đi rất nhiều nhưng trong kế toán Mỹ thì doanh nghiệp có thể trích lập ngay khoản dự phòng cho món nợ đó vào cuối năm tài chính N.
Tính kịp thời được đảm bảo. Hơn nữa đối với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau thì với cùng 1 khoảng thời gian nợ quá hạn nhưng khả năng mất là khác nhau. Như thế thì việc quy định 1 tỷ lệ trích cứng nhắc như trong kế toán Việt Nam là không thực sự hợp lý. Để cho doanh nghiệp tự ước tính tỷ lệ này trên cơ sở tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp mình là 1 giải pháp hay hơn và cũng phù hợp hơn với sự đa dạng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay.
3. Dự phòng trong kế toán Tây Âu
Đối với kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho có một chút khác biệt giữa kế toán Việt Nam và các nước Tây Âu. Đó là việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Việt Nam được thực hiện khi mà giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng nhỏ hơn so với giá gốc. Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Điều này là khác biệt so với kế toán Tây Âu vì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện khi giá trị thị trường của hàng tồn kho bị giảm sút so với giá trị sổ sách của chúng.
Đối với dự phòng nợ phải thu khó đòi cũng có sự khác biệt đáng kể giữa kế toán Việt Nam và Tây Âu:
+Kế toán Việt Nam:
Số dự phòng nợ phải = số nợ quá hạn của * Tỷ lệ phần trăm thu khó đòi cần trích lập khách hàng có khả năng mất + Kế toán Tây Âu:
Số dự phòng giảm giá = số nợ ngoài thuế của * Tỷ lệ phần trăm TK khách hàng khách hàng nghi ngờ có khả năng mất Như vậy sự khác biệt ở đây nằm ở chỗ kế toán Việt Nam tính mức dự phòng cần trích lập trên khoản nợ có VAT của khách hàng còn kế toán Tây Âu thì tính trên khoản nợ ngoài VAT. Như vậy thì với cùng một khoản nợ khó đòi số dự phòng mà 1 doanh nghiệp Việt Nam cần trích lập sẽ cao hơn so với 1 doanh nghiệp ở Tây Âu. Điều này cũng đồng nghĩa với việc sẽ làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. Nếu như khoản nợ không thu hồi được và được phép xóa thì khoản VAT đã thu hộ và nộp hộ nhà nước trước đây sẽ không được hoàn lại trong kế toán Việt Nam trong khi nó được cho phép hoàn lại tại các nước Tây Âu. Đây là 1 điểm tiến bộ rất đáng học tập của kế toán Tây Âu.
Vì thực tế thì VAT là thuế gián thu, người phải chịu nó là người tiêu dùng chứ không phải là doanh nghiệp. Vậy nên sẽ là vô lý nếu như bắt doanh nghiệp phải chịu 1 khoản chi phí như thế khi khoản nợ phải lập dự phòng hoặc phải xóa nợ.
II. Một số ý kiến nhận xét về chế độ kế toán hiện hành và thực trạng hạch toán chi phí dự phòng tại Việt Nam