Chương 3: Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần xi măng Bắc Giang, giải pháp đề xuất
3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại công ty
Nhận xét chung: Với bề dày hơn 20 năm lịch sử hình thành và phát triển gắn liền với suốt quá trình vận hành của công ty, phòng tài chính kế toán ngày càng hoàn thiện bộ máy làm việc, nâng cao chất lượng làm việc, nâng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên của phòng ngày càng tiến bộ. Phòng tài chính kế toán không chỉ hoàn thành tốt chức năng kế toán ở mức ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để làm cơ sở lên các báo cáo tài chính mà còn thực hiện tốt công tác phân tích dự báo tài chính-kinh tế. Phòng tài chính kế toán của công ty xi măng Bắc Giang là phòng tài chính kế toán của một công ty sản xuất do đó vai trò của kế toán quản trị đối với doanh nghiệp luôn được chú trọng. Trước mỗi quyết định mở rộng hay thu hẹp quy mô sản xuất kinh doanh để thích ứng với tình hình kinh tế-thị trường, phòng tài chính-kế toán luôn đưa ra những nhận định, ý kiến tham mưu đầu tiên cho ban lãnh đạo công ty dựa trên tình hình tài chính hiện tại cũng như những phân tích, dự đoán về kết quả kinh doanh, lợi nhuận hay thua lỗ do mỗi quyết định kinh doanh mang lại. Đồng thời do là doanh nghiệp sản xuất nên luôn cần huy động một nguồn vốn lớn cho đầu vào sản xuất, mua sắm nguyên vật liệu. Phòng tài chính kế toán của công ty luôn có thế mạnh trong việc lập dự toán, chuẩn bị hồ sơ vay vốn ngân hàng, tiến hành tính toán chi phí sản xuất giá thành một cách hợp lý, chính xác. Điều đó giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty luôn trôi chảy, suôn sẻ không bị ngừng trệ vì thiếu vốn, thiếu nguồn lực. Tóm lại, phòng TC-KT của công ty không chỉ làm tốt công tác quản lý phân phối tài sản và nguồn tài chính của công ty theo đúng quy định của pháp luật, cho ra các báo cáo tài chính hợp lý hợp lệ theo đúng quy chuẩn và thời hạn của BTC mà còn giúp công ty sử dụng nguồn lực một cách kinh tế, tiết kiệm, hiệu quả và đạt được hiệu năng, tối đa hóa lợi nhuận bằng việc loại bỏ những chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thứ nhất, Bộ máy kế toán của công ty:
hoạt động hiệu quả, linh hoạt, có sự phối hợp liên kết hỗ trợ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty đồng thời là cánh tay đắc lực tham mưu cho ban giám đốc công ty để đưa ra các quyết định đúng đắn về tài chính-kế toán cũng như việc sản xuất kinh doanh, quản lý, điều hành công ty.
Đội ngũ kế toán được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn vững vàng, am hiểu chuẩn mực kế toán, luật kế toán, chế độ kế toán của Việt Nam đồng thời thường xuyên cập nhật những quy định mới của BTC, nhà nước về kế toán,thuế, lao động, bảo hiểm tiền lương … như các thông tư, nghị định, chuẩn mực kế toán mới.Hơn thế nữa đội ngũ kế toán của công ty còn rất giàu kinh nghiệm, nhiệt tình trách nhiệm với công việc.
Phòng tài chính kế toán của công ty thường xuyên cử nhân viên tham gia các khóa học cập nhật kiến thức mới về kế toán và thuế mỗi khi có những văn bản pháp luật như thông tư, nghị định, quyết định… mới được ra đời. Phòng tài
chính-kế toán cũng dành một khoản kinh phí cho nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Phòng tài chính kế toán cũng chi một khoản kinh phí để mua phần mềm kế toán, phần mềm quản lý có bản quyền. Hằng năm, phòng ban này luôn thuê một công ty chuyên về công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tiến hành nâng cấp, rà xoát hệ thống thông tin kế toán, cập nhập phần mềm sao cho phù hợp bắt kịp với những thông tư nghị định mới ra.
Thứ hai, về chính sách kế toán chung:
Phù hợp với các mọi DN nói chung và Công ty cổ phần xi măng Bắc Giang nói riêng khi số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS.
Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Cuối tháng phải lập bảng cân đối các tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó, nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.
Dễ làm, dễ hiểu, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện kế toán thủ công và kế toán máy.
Thứ ba,về phần hành tài sản cố định:
Như đã trình bày ở trên , TSCĐ của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại; hiện tại công ty đã phân thành 3 loại theo kết cấu, theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành. Với cách phân loại như vậy là rất tốt, có thể giúp cho công ty dể dàng quản lý TSCĐ, đồng thời biết cách sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả nhất.
TSCĐ được theo dõi theo nguyên giá và giá trị còn lại là hoàn toàn phù hợp với việc hạch toán TSCĐ.
Nhìn chung việc hạch toán tăng giảm TSCĐ ở công ty được theo dõi, hạch toán đúng trình tự, mọi TSCĐ đều có hồ sơ riêng, các thủ tục, các hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, giấy chứng nhận chất lượng liên quan đến TSCĐ được công ty xem xét kỹ càng.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, kế toán tính và xác định nguyên giá rõ ràng theo đúng quy định của Nhà Nước và tiến hành phân loại theo yêu cầu quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán TSCĐ ở công ty, kế toán căn cứ vào hồ sơ của TSCĐ định kỳ ghi vào sổ theo dõi TSCĐ theo các nội dung như tên, số hiệu, năm sử dụng, số lượng, nguyên giá, tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao…rất thuận tiện cho công việc quản lý cũng như công việc tính khấu hao, từ đó có biện pháp sử dụng hợp lý.
Ở công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, phương pháp này có ưu điểm là công việc tính toán đơn giản, số khấu hao ổn định giữa các kỳ tạo giá thành ổn định và chi phí SXKD phân bổ đều
Thứ tư, về phần hành nguyên vật liệu
Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng:
Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC.
Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Chưa có sự tách bạch giữa kế toán và tài chính.
2 bộ phận của phòng ban này vẫn chưa có sự tách biệt rạch ròi.Công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều nếu có thêm từ hai đến ba nhân viên chuyên phụ trách về mảng tài chính. Như vậy các nhân viên kế toán của công ty cũng sẽ bớt đi áp lực hiệu quả công việc cũng sẽ tốt hơn
Các nhân viên kế toán của công ty hầu hết đều là những kế toán có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất xi măng, gắn bó với công ty từ lúc mới thành lập nên đã rất am hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh quá trình hoạt động của công ty. Tuy nhiên một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành là một điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Ví dụ kế toán ngân hàng lại thêm mảng kế toán thuế, kế toán kho nguyên vật liệu tài sản cố định lại làm thêm mảng lương.Bởi vì một nhân viên kế toán đi làm chồng chéo nhiều phần hành sẽ rất áp lực, khối lượng công việc lớn làm cho độ chính xác kịp thời cũng bị giảm đi. Đồng thời như vậy sẽ dễ dẫn đến gian lận, móc lối thông đồng của nhân viên kế toán gây nguy hại đến công ty!
Về hình thức chứng từ ghi sổ: Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều.
Tuy hình thức này khá phù hợp nhưng việc ghi chép dễ trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, khó quản lý sổ sách công việc kiểm tra dồn vào cuối kỳ nên việc tính toán rất vất vã và bận rộn làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán.
Về phần hành tài sản cố định: trong công ty có nhiều đơn vị, mỗi đơn vị lại có nhiều loại TSCĐ khác nhau mà công ty không quy định cho mỗi TS một số hiệu tương ứng sao cho phù hợp với đặc điểm, bộ phận sử dụng và công dụng của từng TS. Vì vậy không thống nhất được giữa các bộ phận, nên gặp nhiều khó khăn trong công việc theo dõi-quản lý: tra cứu không nhanh chóng , không chính xác khi cần thiết.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất vật liệu xây dựng mà nghành nghề này lại hoạt động theo mùa (mùa mưa ít) vì vậy khi sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng không phản ánh chính xác kết quả kinh doanh trong các quý.
*TSCĐ của công ty được hình thành từ nguồn vốn vay cũng tương đối lớn nên khi sử dụng phương pháp này thì khả năng thu hồi vốn chậm gây khó khăn cho tình hình tài chính của công ty.
*Ngày nay sự phát triển khoa học kỹ thuật như vũ bảo, máy móc thiết bị hao mòn vô hình rất nhanh chóng với lại trong những năm cuối thì công suất của TSCĐ không đạt hiệu quả nửa nên công ty phải chịu một khoản chi phí khấu hao lớn
- Đối với việc sửa chữa lớn thì công ty thực hịên theo nghiệp vụ phát sinh nên có khi nhiều máy móc hư kéo dài trong thời gian thi công làm chậm tiến độ, chất lượng kém; và công ty không lại không trích trước chi phí SCL mà lúc phát sinh rồi mới đưa vào phí sẽ làm chi phí các kỳ này biến động mạnh
Về phần hành nguyên vật liệu: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty cổ phần xi măng Bắc Giang còn có một số hạn chế cần được khắc phục:
Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau, hệ thống ký hiệu thiếu tính logic và thống nhất.Công ty chưa lập sổ điểm danh vật liệu, CCDC