CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IVORY VIỆT NAM
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán chi phí bán hàng tại Công ty
3.1.1. Ưu điểm
Về kế toán chi phí bán hàng:
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại có nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại, quy cách khác nhau và số lượng khách hàng khá lớn nên công việc của các kế toán đảm nhiệm phần hành này là tương đối phức tạp. Tuy vậy, bộ phận kế toán bán hàng đã thực hiện khá tốt việc theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa cũng như doanh thu, lãi lỗ của từng mặt hàng. Bên cạnh đó, tình hình công nợ với từng khách hàng cũng được theo dõi cụ thể. Từ đó cho thấy sự phân công khoa học, hợp lý của bộ máy kế toán và nỗ lực không ngừng của cá nhân kế toán chi phí bán hàng là rất lớn.
Công ty TNHH Ivory Việt Nam hiện đang áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước làm phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho. Do đó có thể tính được giá vốn hàng xuất bán ngay chứ không cần đợi đến cuối tháng, cuối quý như các phương pháp tính giá bình quân gia quyền hay bình quân sau mỗi lần nhập. Vì thế, nên việc thực hiện cung cấp thông tin được thực hiện khá kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng hay cuối quý.
Công ty thực hiện việc mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản, mã hóa kho, khách hàng, hàng hóa, dịch vụ... một cách chi tiết, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu chung khi ứng dụng công nghệ tự động vào công tác kế toán, giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác và có thể tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính. Bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp
vụ bán hàng đã đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo quy định. Công ty đã chủ động in hoá đơn nên tạo điều kiện cho công tác lập chứng từ một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian khi phải lập chứng từ với một số lượng lớn.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán. Đồng thời tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, công việc được bố trí hợp lý, có sự đối chiếu, kiểm soát chéo giữa các kế toán viên giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tính chính xác, khách quan trong công việc. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Ivory Việt Nam được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh, gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả. Phân công việc làm phù hợp với năng lực của từng người, không bị trùng lặp, chồng chéo nhau. Kế toán trưởng là người có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực tế. Kế toán viên tại Công ty đều được đào tạo chính quy, bài bản nên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có tinh thần làm việc nghiêm túc.
Công ty đã trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán rất thuận lợi cho công tác kế toán, giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế sai sót không đáng có. Bên cạnh đó, môi trường làm việc, cách sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cũng như không khí làm việc thoải mái, mọi người quan tâm, giúp đỡ nhau trong công việc nên đã nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Về chứng từ sổ sách:
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và cần được theo dõi thường xuyên, liên tục, theo trình tự
49
thời gian nên việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong công tác kế toán là phù hợp. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung giúp Công ty hạn chế được số lượng sổ sách kế toán nhiều, phức tạp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính. Từ đó làm cho việc tổng hợp số liệu cuối kì đầy đủ, chính xác và kịp thời. Mặt khác, khi thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính đã giảm được khối lượng công việc ghi chép, tính toán bằng tay của nhân viên kế toán và do đó việc cung cấp thông tin tổng hợp cần thiết cho Ban lãnh đạo Công ty được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời hơn. Mỗi máy vi tính cá nhân có cài đặt mật khẩu, đề phòng thất thoát và sữa chữa số liệu, tuân thủ đúng nguyên tắc thận trọng trong công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành.
Công ty TNHH Ivory Việt Nam đã áp dụng các chế độ, chính sách kế toán thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tế về loại hình hoạt động và quy mô của mình, thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán. Đây chính là yếu tố tiên quyết để tạo điều kiện gia tăng tính pháp lý, tính hữu ích của các thông tin kế toán đối với các cơ quan hữu quan cũng như đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu mà Bộ Tài chính ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ được tiến hành chính xác, trung thực, khách quan từ khâu lập chứng từ, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tất cả các chứng từ cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được Ban lãnh đạo các phòng ban, bộ phận có liên quan cùng với phòng Kế toán kiểm soát chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
3.1.2. Nhược điểm
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Thực tế tại Công ty TNHH Ivory Việt Nam, TK 156 - Hàng hóa được chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 theo dõi từng loại hàng hóa nhưng
không chi tiết để theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định của chế độ, Công ty không sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa.
Trong quá trình mua hàng, khi phát sinh chi phí thì kế toán định khoản luôn vào TK 156 cho từng mặt hàng. Thực tế trong từng đợt nhập hàng hóa, công ty chỉ nhập một loại hàng hóa nên chi phí thu mua của mỗi đợt mua hàng thường chỉ liên quan đến một loại hàng hóa và có thể không cần phân bổ chi phí thu mua này. Nhưng trong thực tế vẫn có nhiều loại chi phí không phân bổ trực tiếp được cho từng đợt mua hàng mà là chi phí tổng hợp của nhiều lần mua hàng như chi phí điện thoại liên lạc với các đối tác kinh doanh, chi phí lương nhân viên phụ trách việc mua hàng. Hiện nay, các chi phí đó được kế toán hạch toán vào TK 641 – Chi phi bán hàng là chưa hợp lý.
Về hệ thống sổ sách sử dụng:
Công ty TNHH Ivory Việt Nam hiên đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, nhưng Công ty không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt nên khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung là rất nhiều. Mặt khác, trong doanh nghiệp thương mại, kế toán thanh toán là một phần hành quan trọng, một trong những yêu cầu của kế toán thanh toán là phải theo dõi được thời hạn của các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán theo từng đối tượng cụ thể nhưng trên thực tế công tác kế toán của Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
51
Ngày nay, việc hoàn thiện từng phần hành kế toán, tiến tới hoàn thiện toàn bộ bộ máy kế toán để đáp ứng yêu cầu đổi mới và đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và quản lý kinh doanh luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu đối với các nhà quản lý kinh tế. Xuất phát từ nhu cầu này, Công ty TNHH Ivory Việt Nam luôn đề cao, coi trọng công tác hoàn thiện bộ máy kế toán của mình đặc biệt là hoàn thiện phần hành kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả bán hàng. Việc hoàn thiện phần hành kế toán này phải dựa trên những quy tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Việc hoàn thiện phải được bắt đầu từ các khâu: Hạch toán ban đầu dẫn đến kiểm tra thông tin trong chứng từ, Tổ chức luân chuyển chứng từ, Vận dụng Tài khoản kế toán để hệ thống hoá thông tin, Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin, Tổ chức cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng bằng cách lập các báo cáo kế toán, Tổ chức công tác phân tích doanh thu và kết quả bán hàng tại công ty.
Nghiên cứu công tác kế toán bán hàng, giá vốn, chi phí và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Ivory Việt Nam, ta thấy Công ty đã vận dụng đúng quy định của chế độ kế toán đối với loại hình doanh nghiệp thương mại từ công tác hạch toán ban đầu đến ghi sổ nghiệp vụ và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Mặc dù vậy, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế mà theo tôi cần được khắc phục để hoàn thiện hơn nữa phần hành kế toán này của công ty.