2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu là doanh nghiệp có quy mô vừa, số lượng chủng loại hàng hóa đa dạng. Là doanh nghiệp thương mại, bán buôn, bán lẻ và phân phối rộng rãi trên thị trường. Với đặc điểm này cần bộ máy kế toán linh hoạt. Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công việc Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến, tập trung. Theo đó, toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tại Phòng Kế toán – Tài chình.
Phòng Kế toán – Tài chình của Công ty gồm 08 người. Trong đó, có 1 kế toán trưởng, 7 kế toán viên (gồm 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán tiền lương, 1 kế toán xuất nhập khẩu, 1 kế toán thuế, 1 kế toán bán hàng) và 1 thủ quỹ. Bộ máy kế toán của Công ty theo sơ đồ sau:
Kế toán trưởng
Kế toán thanh
toán
Kế toán
tiền lương
Kế toán xuất- nhập khẩu
Kế toán thuế
Kế toán
bán hàng
Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn : Phòng Tổ chức – Hành chính) 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng : Là người tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán, tài chính, ký các thông báo thanh toán trong và ngoài công ty , ký các hóa đơn bán hàng hóa , dịch vụ phát sinh tại Công ty, triển khai và hướng dẫn các kế toán viên và các đơn vị về các chính sách, chế độ kế toán, thống kê tài chính.
Kế tổng hợp : Là người lập Báo cáo quyết toán vào Sổ Cái, theo dõi kết quả kinh doanh của đơn vị trực thuộc, có nhiệm vụ tính thuế, công nợ nội bộ hàng tháng đẻ nộp thanh toán và giúp kế toán trưởng lập Báo cáo quyết toán.
Tổng hợp báo cáo quyết toán tài chính quý, năm, báo cáo doanh thu chi hàng tháng, tính giá thành dịch vụ và sản phẩm, kế toán thuế GTGT, thực hiện việc báo cáo kê khai thuế GTGT đầu vào hàng tháng, quý, năm; thực hiện kê khai thu nộp thuế thu nhập cá nhân cầu toàn Công ty; kế toán chi phí phải trả; phải thu phải trả nội bộ.
+ Kế toán thanh toán: là người phụ trách theo dõi tình hình thanh toán tại Công ty. Tiếp nhận phiếu thanh toán, kiểm tra số liệu thanh toán với khách hàng. Thu tiền thanh toán cho khách hàng khi thủ quỹ đi vắng. Mở số theo dõi công nợ với khách hàng mua hàng bằng tiền mặt. Lập sổ theo dõi tiền vay với các đối tượng vay tiền tại Công ty và cho Công ty vay theo quy định của Công ty. Lập sổ kế toán, báo cáo kế toán thuộc phần hành đảm nhiệm.
Kế toán tiền lương : Có nhiệm vụ chủ yếu theo dõi doanh thu của nhân viên hàng ngày để tính lương cho nhân viên, BHXH và thuế thu nhập cá nhân.
Tính toán đầy đủ chính xác tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, thanh toán tiền lương cho công nhân viên, theo dõi tình hình trích và sử dụng quỹ BHXH.
Kế toán xuất nhập khẩu: Thực hiện quy trình xuất – nhập hàng hóa trong nội bộ và cho khách hàng. Nắm được quy trình xử lý thông tin, quy trình kế toán nội bộ để thực hiện. Theo dõi và kiếm soát quy trình hàng hóa, tồn kho trong Công ty. Theo dõi và hỗ trợ phòng kế toán trong việc đốc thúc và thu hồi công nợ.
Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng sổ.
Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu. Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty, phân loại theo thuế suất. Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của toàn Công ty theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ. Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty.
Kế toán bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tính hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng.Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng...).Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. Kiểm tra, đôn đốc tính hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tính hình trả nợ....Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho
việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
Thủ quỹ : Bảo quản tiền mặt ,thu tiền và thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt , quản lý và theo dõi nhập - xuất tiền mặt.