Xuất phát từ thực trạng chung của tổ chức thông tin KTQT trong thực tế cho thấy: hệ thống thông tin KTQT là ch−a có, do vậy để dần dàn hình thành, phát triển và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán này cần phải thực hiện qua nhiều giai đoạn từng bước khác nhau. ở mức độ thấp của kinh tế thông tin kế toán đó là tổ chức các kênh thông tin kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị DN. Tuỳ vào loại hình kinh doanh, quy mô phạm vi hoạt động, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất cũng nh− đặc điểm tổ chức sản xuất và tính chất sản xuất, yêu cầu trình độ quản lý DN có thể tổ chức các kênh thông tin kế toán d−ới các hình thức khác nhau. Sau đây là một số hình thức tổ chức kênh thông tin KTQT trong doanh nghiệp.
2.1. Kênh thông tin độc lập.
KTTC T2KTTC Quản trị T2KTQT KTQT
Bé phËn KTTC
Thông tin KTTC
Quyết định quản trị
Thông tin KTQT
Bé phËn KTQT
K IL O B O O K S .C O M
- Theo cách tổ chức này thì thông tin kế toán trong DN đ−ợc tổ chức thành hai hệ thống độc lập nhau, nhà quản trị dựa trên hai hệ thống báo cáo của 2 bộ phận này từ đó phân tích, đánh giá và ra QĐ.
- Ưu điểm: Kênh thông tin này sẽ cung cấp cho quản trị những thông tin chính xác và trung thực nhất. Bởi vì do đã phân thành hai bộ phận thì nhiệm vụ chức năng của mỗi bộ phận là rõ ràng do đó khi tổ chức thu thập và xử lý thông tin sẽ không bị ảnh hưởng và tác động lẫn nhau → thông tin do kế toán cung cấp sẽ khách quan hơn và mang lại đặc thù hơn.
- Nh−ợc điểm: chi phí cho công tác tổ chức bộ máy kế toán sẽ tốn kém hơn:
do phải tổ chức lao động, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật cũng nh− trình độ quản lý yêu cầu cao hơn..
- Trong thực tế, cách tổ chức kênh thông tin này mới chỉ áp dụng ở các DN có quy mô lớn, yêu cầu và trình độ quản lý cao.
2.2. Kênh thông tin trực tiếp.
- Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì doanh nghiệp không tổ chức thành bộ phận kế toán tài chính hay KTQT độc lập mà tổ chức dưới dạng các phân hệ kinh tế đơn vị (nhỏ) khác nhau trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận cung cấp một loại thông tin nhất định cho quản trị doanh nghiệp và giữa các phân hệ trên vẫn có sự liên hệ với nhau, trao đổi với nhau. Các phân hệ này bao gồm:
+ Phân hệ kế toán tổng hợp.
+ Phân hệ kế toán công nợ phải thu, phải trả.
+ Phân hệ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
+ Phân hệ kế toán TSCĐ.
+ Phân hệ kế toán hàng tồn kho.
+ Phân hệ kế toán mua hàng.
+ Phân hệ kế toán bán hàng + Phân hệ kế toán tiền l−ơng.
Quản trị
Các phân hệ kế toán
K IL O B O O K S .C O M
- Ưu điểm: theo cách tổ chức này thông tin kế toán cung cấp thông tin một cách trực tiếp và nhanh nhất cho nhà quản trị, do các nhiệm vụ thu thập tổ chức xử lý thông tin đã đ−ợc chia nhỏ thành nhiều phân hệ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp đ−ợc chuyên môn hoá hơn.
- Nh−ợc điểm: Đòi hỏi nhà quản trị phải phân tích đánh giá nhiều nguồn thông tin hơn → năng lực quản lý, kinh nghiệm và nhận thức tổ chức chuyên sâu hơn.
Đôi khi nếu giữa các phân hệ kế toán không có sự liên hệ với nhau hoặc liên hệ một cách chặt chẽ thì thường làm cho quản trị viên đứng trước tình trạng quá tải thông tin. Do đó các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn sẽ không có hiệu quả.
2.3 Kênh thông tin kết hợp.
- Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì bộ phận KTQT và kế toán tài chính đ−ợc kết hợp với nhau trong tổ chức bộ máy kế toán với nhau. Thông tin kế toán đ−ợc cung cấp là sự tổng hợp của cả kế toán tài chính và KTQT.
- ¦u ®iÓm:
+ ít tốn kém trong chi phí tổ chức công tác kế toán.
+ Thông tin mang tính tổng hợp do đó trong từng trường hợp phải ra các quyết
định ngắn hạn thì nó giúp cho các nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng.
+ Việc tổ chức hạch toán d− phí giá thành rất linh hoạt để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý, theo từng lĩnh vực quan tâm.
+ Việc sử dụng số liệu vào cuối kỳ đ−ợc thực hiện đơn gian trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc trọng yếu, tránh đ−ợc bút toán r−ờm rà không cần thiết trong trường hợp sử dụng chi phí định mức.
quản trịDN
KTTC KTQT
K IL O B O O K S .C O M
+ Nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin tổng hợp do đó quá trình quyết định của nhà quản trị sẽ nhanh chóng, phù hợp với việc đ−a ra các quyết định ngắn hạn. Với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khi mà nhận thức về KTQT còn ch−a đầy đủ thì đây là cách tổ chức thông tin hợp lý nhất.