Để đảm bảo quyết định ngắn hạn đạt đ−ợc hiệu quả tốt nhất và đáp ứng đ−ợc nhu cầu, mục tiêu quản lý đề ra thì cho dù thông tin KTQT có đ−ợc tổ chức ở những dạng kênh thông tin nào đi nữa thì nội dung của nó cũng phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Những điều kiện đó đ−ợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Thông tin kế toán ban ®Çu Nguồn
thông tin sơ
cÊp
Nguồn thông tin thứ
cÊp
Tổ chức xử lý thông tin
Thông tin kế toán h÷u Ých
ứng dông thông
tin thÝch
hợp
Thông tin kÕ toán mang
tÝnh chÊt tài chÝnh
Chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội Chi phí, lợi nhuận
Thực trạng tài chính
Rủi ro thực hiện Bản chất ph−ơng án
Hoàn cảnh thực hiện
Thông tin kÕ
toán phi tài chÝnh
K IL O B O O K S .C O M
* Theo sơ đồ trên thông tin kế toán đ−ợc phân thành hai nhóm thông tin là thông tin kế toán mang tính chất tài chính và phi tài chính.
- Nội dung thông tin kế toán mang tính chất tài chính:
+ Chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội
→ Chi phí chênh lệch: Trước khi ra quyết định các nhà quản trị thường phải so sánh nhiều ph−ơng án khác nhau và mỗi ph−ơng án lại có các loại chi phí riêng, khác nhau cả về l−ợng và loại chi phí. Mỗi ph−ơng án sẽ có các loại chi phí liên quan và chúng đ−ợc đem so sánh với chi phí của các ph−ơng án khác. Một số chi phí có ở ph−ơng án này nh−ng lại chỉ có một phần hoặc không có ở các ph−ơng án khác, các loại chi phí này đ−ợc gọi là chi phí chênh lệch. Chi phí chênh lệch còn đ−ợc xem là chi phí tăng thêm , mặc dù số tăng này chỉ có do chênh lệch chi phí một loại nào đó ở phương án này lớn hơn chi phí cùng loại ở phương án khác. Ngược lại nếu chênh lệch giảm thì chi phí giảm đi. Chi phí chênh lệch có thể là chi phí khả biến hoặc là bất biến.
→ Chi phí cơ hội:
Trong kinh doanh mọi chi phí đều đ−ợc phản ánh và theo dõi trên sổ sách kế toán. Tuy nhiên có một loại chi phí hoàn toàn không đ−ợc phản ánh trên sổ sách kế toán nh−ng lại rất quan trọng, cần phải đ−ợc xem xét cân nhắc mỗi khi doanh nghiệp cần lựa chọn phương án kinh doanh - đó là chi phí cơ hội.
Chi phí cơ hội là lợi nhuận tiềm năng bị mất đi khi lựa chọn ph−ơng án hành
động này để thay thế một phương án hành động khác. Hành động khác ở đây là ph−ơng án tối −u nhất sẵn có so với ph−ơng án đ−ợc lựa chọn.
Nh− vậy ngoài những chi phí kinh doanh đã đ−ợc tập hợp phản ánh trên sổ sách kế toán trước khi ra quyết định các nhà quản lý còn phải xem xét chi phí cơ hội phát sinh cho những yếu tố kinh doanh có thể đ−ợc sử dụng theo cách khác, mà những cách này cũng mang lại lợi nhuận. Thực đó có bao nhiêu phương án khác nhau để lựa chọn thì có bấy nhiêu khả năng thu lợi nhuận ở những mức độ khác nhau. Nhưng khi đã chọn một phương án thì phải bỏ lỡ cơ hội thực hiện phương án khác, do đó doanh nghi ệp phải coi mức lợi nhuận cao nhất của phương án lựa chọn
để ra quyết định.
+ Chi phí và thu nhập Thông tin về mối quan hệ tỷ lệ giữa chi phí và lợi nhuận
Các loại chi phí và mức phân bổ chi phí Thông tin về các loại chi phí
K IL O B O O K S .C O M
Căn cứ vào mục tiêu kế hoạch ngắn hạn mà doanh nghiệp đặt ra là gì mà ph−ơng án thực hiện sẽ có bản chất khác nhau. Khi nắm rõ đ−ợc bản chất của phương án kinh doanh thì nhà quản trị có thể kết hợp các yếu tố thông tin khác để
đ−a ra quyết định đúng đắn và hợp lý nhất.
- Nội dung thông tin kế toán phi tài chính
+ Rủi ro: Dù là phương án nào thì doanh nghiệp khi quyết định cũng phải biết
đ−ợc mức độ rủi ro khi thực hiện là bao nhiêu để lựa chọn do đó thông tin về mức độ rủi ro (tiềm tàng hay dự kiến) cũng cần thiết. Để từ đó nhà quản trị có biện pháp khắc phục hoặc hạn chếm ức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra.
Tuy không phải là nhân tố quan trọng nh−ng để quyết định phù hợp thì thông tin này cũng rất cần thiết. Do là những nhân tố bên ngoài tác động lên quá trình tổ chức thực hiện các quyết định nên khi có thêm nguồn thông tin này thì nó giúp cho các quyết định ngắn hạn trở nên linh hoạt hơn với môi trường bên ngoài. Đặc biệt là trong điều kiện thị trường dễ có nhiều biến động và thay đổi.
→ Để ra quyết định ngắn hạn thì không thể vận dụng tất cả các thông tin trên mà cần sử dụng những loại thông tin thích hợp để quyết định.
4, Hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT trong doanh nghiệp
Quyết định kinh doanh hiệu quả phụ thuộc vào số l−ợng, chất l−ợng và loại thông tin KTQT, để nâng cao yếu tố này khi tổ chức thông tin KTQT cần chú ý các vấn đề sau:
4.1 Thiết lập kênh thông tin rõ ràng và phù hợp với điều kiện doanh nghiệp.
+ Thực trạng tài chính Nguồn vốn để thực hiện (tự có - vay) Mức phân bổ vốn cho ph−ơng án lựa chọn
+ Bản chất ph−ơng án Là tăng lợi nhuận, hay T¨ng doanh thu, hay Tăng tỷ trọng thị phần
+ Hoàn cảnh thực hiện Tình hình thị tr−ờng nh− thế nào.
Nguồn lực.
Xu h−ớng phát biểu chung
K IL O B O O K S .C O M
* Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm cả KTTC và KTQT,
để thông tin cung cấp đúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập kênh thông tin rõ ràng trong doanh nghiệp là điều cần thiết và quan trọng. Đối với bộ phận kế toán quản trị thì bộ phận kế toán chi phí và giá thành là bộ phận trọng tâm, xây dựng đ−ợc bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành phân biệt với kế toán tài chính sẽ đảm bảo cho kênh thông tin kế toán giữa hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị sẽ không bị lẫn lộn trong doanh nghiệp.
* Cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều sử dụng một nguồn thông tin kế toán chi phí đầu vaò nh−ng việc phân loại và xử lý thông tin chi phí giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị là hoàn toàn khác nhau: nếu nh− theo cách phân loại của KTTC thì chi phí phản náh là lẫn lộn giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định thì theo cách phân loại của kế toán quản trị đ−ợc phân thành chi phí biến đổi và chi phí cố
định. Cách phân loại chi phí của kế toán quản trị này sẽ ứng dụng đ−ợc thông tin về mối quan hệ giữa chi phí- khối l−ợng- lợi nhuận, để t− vấn các tình huống quyết
định mà đặc biệt là các quyết định ngắn hạn.
* Để theo dõi và phản ánh chi phí biến đổi và chi phí cố định hợp lý, chặt chẽ thì doanh nghiệp cần quan tâm tới các vấn đề:
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: sử dụng những chứng từ đã đ−ợc quy
định của Nhà nước trong kế toán tài chính đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp yêu cầu và mục
đích của quản trị nội bộ nh− các chứng từ trung gian để tổng hợp định mức các chi phí vật liệu, nhân công và sản xuất chung để tập hợp chi phí theo từng đối t−ợng.
- Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán chi phÝ:
Trên cơ sở hệ thống tài khoản của kế toán tài chính cần xây d−ng một hệ thống tài khoản chi tiết để tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ một cách khoa học.
- Cải tiến và hoàn thiện phương pháp xác định và phân bổ chi phí: trước hết phải tổ chức xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các định mức chi phí mang tính tiên tiến
để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và đánh giá quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi có định mức chi phí cần phải lập dự toán chi phí sản xuất nh−: dự táon chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung.
K IL O B O O K S .C O M
Lựa chọn và hoàn thiện các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho phù hợp với nội dung của từng yếu tố chi phí cần phân bổ. Bởi vì lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp và khoa học sẽ làm cho giá thành, giá vốn và kết quả kinh doanh trung thực và hợp lý.
- Hoàn thiện việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: đánh giá hàng tồn kho phù hợp với đẵc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tạo điều kiện cho công tác tính giá thành sản phẩm đ−ợc chính xác từ đó đ−a công tác định giá bán sản pahảm trong từng khâu bán hàng và các giá thành quản lý .
- Hoàn thiện mô hình ứng dụng quan hệ chi phí- khối l−ợng- lợi nhuận: ứng dụng điểm hoà vốn, ứng dụng thông tin thích hợp…
4.2- Tăng c−ờng sự phản hồi giữa các thông tin kế toán
- Tr−ớc tiên, bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp cần phải phân thành các bộ phận, các phòng ban và nội dung tổ chức thông tin kế toán quản trị cũng phải đ−ợc phân chia ở nhiều bộ phận trong doanh nghiệp nh−: phòng thị tr−ờng, phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng tổ chức nhân sự….giữa các bộ phận phải có sự phối hợp trong mối liên hệ cung cấp thông tin liên quan đến kế toán quản trị.
- Xây dựng mối liên kết chặt chẽ với kế toán tài chính trong quá trình xử lý thông tin tạo thành một hệ thống thông tin linh hoạt và cập nhật giữa các bộ phận trong doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc tôn trọng, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hay làm xáo trộn quá nhiều về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
4.3- Sử dụng hình thức thể hiện đơn giản, hiệu qủa và dễ sử dụng
Sản phẩm cuối cùng của hoạt động kế toán là hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp. Bởi vậy thông tin kế toán biểu hiện tr−ớc hết là trên các báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán quản trị là loại báo cáo phản ánh một cách chi tiết, cụ thể tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Những thông tin này giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá, phân tích và dự
đoán tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hướng phát triển của doanh nghiệp từ đó đề ra các quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy cần thiết kế xây dựng các báo cáo kế toán có tính đặc thù của kế toán quản trị, chi tiết về nội dungvà đa dạng về hình
K IL O B O O K S .C O M
Khi thiết kế các báo cáo quản trị cần quan tâm đến các yêu cầu nh−: về mẫu báo cáo, nội dung báo cáo, chỉ tiêu trong báo cáo, cách thức bố trí sao cho t−ơng xứng phù hợp đồng thời cung cấp đ−ợc nhiều thông tin cần thiết.
4.4 - Đảm bảo thông tin kế toán kịp thời
Đây là đòi hỏi khi thu thập thông tin kế toán quản trị cần phải quy định thời gian cụ thể, rõ ràng để nhằm hạn chế trường hợp khi nhà quản trị cần thông tin đề ra quyết định thì ch−a có thông tin hoặc đã có những ch−a đầy đủ với yêu cầu của nhà quản trị , đồng thời nâng cao khả năng tổ chức hoạt động cũng nh− tinh thần trách nhiệm của nhân viên kế toán trong việc tổ chức thống tin kế toán quản trị.
4.5- Tăng c−ờng áp dụng công nghệ máy tính trong thu thập và xử lý thông tin Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán, thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng tiện lợi. Đối với doanh nghiệp ở những khâu nào có thể áp dụng đ−ợc công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp thì doanh nghiệp nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng nh−
tổ chức quản lý doanh nghiệp.
4.6- Có biện pháp hạn chế sự quá tải của thông tin.
Khi tổ chức thông tin kế toán cần phải căn cứ vào mục tiêu của doanh nghiệp, các kế hoạch, dự toán bộ phận và yêu cầu quản lý để xác định rõ nguồn thông tin, loại thông tin và l−ợng thông tin mà các nhà quản trị yêu cầu.
Trên cơ sở hiểu rõ vấn đề và nhận thức tổ chức thông tin kế toán quản trị điều này sẽ giúp cho nhà quản trị tránh đ−ợc tình huống có quá nhiều thông tin để đánh giá, phân tích và do đó sẽ đạt đ−ợc những quyết định chính xác và hợp lý.
Cần quy định nhiệm vụ chức năng rõ ràng cho từng bộ phận, cho nhiều đối t−ợng khác nhau có trách nhiệm thu thập và tổ chức phân tích những khía cạnh hoặc những vấn đề, lĩnh vực nhất định của thông tin đồng thời kết hợp thu nhận giữa thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị đảm bảo tiết kiệm tránh chống chéo khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
K IL O B O O K S .C O M