CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT KẾ TOÁN
3.2 Một số đề xuất giải pháp .1 Về phía Nhà nước
Để có thể đáp ứng được nhu cầu khách quan của nền kinh tế, thông tin do kế toán cung cấp phải hữu hiệu và hiệu quả thì hệ thống thơng tin kế tốn phải được xây dựng, thiết kế và vận hành tốt. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống thông tin kế tốn đang cịn rất mới mẻ với các DN Việt Nam. Chính vì vậy, Bộ tài chính phải nhanh chóng ban hành các văn bản và quy định, hay hướng dẫn về việc xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn. Đồng thời, cũng nên khuyến khích các DN thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế tốn cùng với áp dụng cơng nghệ thơng tin.
Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thực hiện các văn bản được thống nhất, Bộ tài chính cũng nên quan tâm đến việc thống nhất với các cơ quan khác để việc ban hành các văn bản không chồng chéo, thiếu đồng bộ, phức tạp, gây khó khăn cho việc áp dụng của các DN.
3.2.2 Giải pháp về công nghệ
CNTT đóng vai trị quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán 3S Accoungting 7.0 hoạt động khá tốt.
Tuy nhiên trên thị trường phần mềm này hiện đã được nâng cấp lên phiên bản 7.5.
Công nghệ thông tin luôn thay đổi và ngày càng phát triển. Với s ự phát triển như vũ bão của CNTT và nhu cầu thông tin như hiện nay, thì Chi nhánh nên liên tục cải tiến công nghệ để không đi chậm với thời đại. Nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Chi nhánh có thể thay đổi và đưa vào sử dụng để cơng tác kế tốn được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn.
Việc nâng cấp phần mềm cũ hay thay thế phần mềm mới đều phải xem xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế tốn về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ chức bộ máy kế tốn.
Ngồi ra, Chi nhánh nên tìm hiểu và áp dụng phần mềm dùng cho tồn hệ thống, ví dụ như phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực DN). Được biết công ty cung cấp phần mềm cho Chi nhánh hiện cũng đang cung cấp 3S ERP mà trong đó quản ly tài chính kế tốn chỉ là một chức năng trong một hệ thống các chức năng quản lý tổng thể. Hệ thống ERP thực sự là một công cụ hiệu quả giúp nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau:
nhân lực, tài lực, vật lực và tác nghiệp, đồng thời giúp cho công ty hội nhập với tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Thay vì sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, tiền lương,… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự kết nối thơng suốt với nhau.
Như vậy, thay vì sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các bộ phận, phòng ban
khác nhau để quản lý thông tin như nhân sự, khách hàng, kho,...Công ty đều sử dụng một cơ sở dữ liệu tập trung. Điều này cho phép các nhân viên ở bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thơng tin của công ty, theo một quyền truy cập thông tin được xác định từ trước bởi người quản trị.Ứng dụng ERP trong hoạt động của công ty sẽ giúp cho nhà quản trị tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, công tác kế tốn chính xác hơn, cải tiến quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân sự hiệu quả hơn, các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn. Như vậy, ERP sẽ giúp cho hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều. Giải pháp ERP thực sự là một giải pháp đáng chú ý giúp cho công ty tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, và hội nhập quốc tế. Điều này cũng hỗ trợ cho kiểm soát nội bộ, cho phép xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động xuyên suốt thống nhất, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh.
3.2.3 Giải pháp về quy trình thủ tục
3.2.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Cần nhận thức được vai trị của thơng tin kế tốn quản trị và sớm hoàn thiện HTTT kế tốn quản trị theo hướng chun mơn hóa. Cần có sự phân định rạch rịi giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Nhà quản trị và nhân viên kế toán cần phải nâng cao trình độ và khả năng của mình để có thể phân tích được các thông tin cần thiết cho việc đưa ra quyết định, từ đó tạo ra sức ép trong việc cung cấp thông tin kế toán quản trị đầy đủ, chính xác, kịp thời và hữu ích. Bên cạnh đó, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trị của kế tốn quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất.
3.2.3.1 Nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ
Chất lượng hoạt động của hệ thống thơng tin kế tốn được đánh giá thơng qua thơng tin được cung cấp có chân thực đối với các đối tượng có liên quan tới công ty hay không. Chính vì vậy, nếu xây dựng được một cơ chế giám sát hợp lý sẽ
hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động của hệ thống thơng tin kế tốn. Tuy rằng tính khách quan và độ tin cậy của kiểm sốt nội bộ khơng cao bằng kiểm toán độc lập nhưng bộ phận kiểm soát nội bộ là bộ phận trợ giúp đắc lực trong hoạt động quản lý của Ban lãnh đạo công ty. DN nên thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phịng ban, nếu có điều kiện có thể lập thêm phịng kiểm toán nội bộ với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro. Đi đơi với việc hồn thiện hệ thống nội quy, quy chế hoạt động tại Chi nhánh, các thủ tục kiểm soát cần được xây dựng trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Kiểm soát truy cập hệ thống là một trong những thủ tục quan trọng để đảm bảo tính an tồn và trung thực cho hệ thống xử lý thơng tin kế tốn. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thơng tin kế tốn như sau: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa.
Khi thực hiện kiểm soát đầu vào phải đảm bảo dữ liệu nhập vào phải có tính đầy đủ, tính có thực, tính tồn vẹn dữ liệu,…; kiểm sốt q trình xử lý dữ liệu đảm bảo ngăn chặn những sai sót, nhầm lẫn khi xử lý dữ liệu; kiểm soát đầu ra đảm bảo mọi chi tiết đều được xử lý và tổng hợp lên các sổ, báo cáo đúng theo yêu cầu, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin đúng cho từng đối tượng đọc, như: báo cáo thuế thì chỉ cung cấp cho cơ quan thuế chứ khơng cung cấp cho nhà đầu tư v.v…
Kiểm sốt nội bộ ln đề ra những kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện các nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát nội bộ, đảm bảo cho việc hoạt động của các bộ phận theo đúng quan điểm mà ban kiểm soát và ban lãnh đạo đã đề ra. Đồng thời, hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn phát hiện ra những vấn đề cịn tồn tại trong cơng ty
(sai sót, những rủi ro có thể xảy ra, hoạt động có hiệu quả hay khơng…). Kế tốn là một bộ phận quan trọng mà kiểm soát nội bộ cần phải chú ý để đảm bảo hoạt động của bộ phận kế toán tuân theo đúng các nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đảm bảo tính chính xác về số liệu và quy trình nghiệp vụ kế tốn. Chính vì vậy, cơng ty nên tách bộ phận kiểm sốt nội bộ ra khỏi bộ phận kế toán thành một bộ phận độc lập. Điều này tạo điều kiện cho bộ phận kiểm soát thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và thoả mãn nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát.
3.2.1 Giải pháp về con người
3.2.1.1 Nâng cao nhận thức, năng lực của cán bộ quản lý về kế toán quản trị và hệ thống kiểm soát nội bộ
DN nên thay đổi cách nhìn nhận về vai trị của báo cáo kế toán quản trị và hệ thống kiểm sốt nội bộ, đó là quan điểm chỉ coi báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho việc thống kê, kiểm tra các dữ liệu nhập có đầy đủ và chính xác hay khơng,…
mà chưa nhận thấy vai trò quan trọng của báo cáo kế toán quản trị đối với sự phát triển của công ty thông qua việc lập và phân tích các báo cáo đặc thù và đưa ra giải pháp triển và ra quyết định đầu tu. Bởi vậy, để có những báo cáo kế tốn quản trị cung cấp những thông tin hữu ích cho ban quản trị, phải có những cán bộ kế toán quản trị giỏi, hiểu biết các kiến thức về chi phí, kiến thức kinh doanh vả quản lý hiện đại,… Dựa vào những thơng tin mà kế tốn quản trị cung cấp, ban lãnh đạo cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong những phương án có hiệu quả kinh tế cao nhất: phải bán các sản phẩm bằng cách nào với giá nào, làm thế nào để có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực, giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận…
Một trong những yếu tố khơng thể thiếu của hệ thống kiểm sốt nội bộ đó là mơi trường kiểm sốt. Yếu tố chi phối trong mơi trường kiểm sốt đó chính là nhận thức của các nhà quản lý về sự trung thực và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức một bộ máy hợp lý, việc phân công và ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh… Mọi sự kiểm soát tại DN hiện chỉ mang tính kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được