2.4 Thực trạng hoạt động của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội .1 Tổng quan quá trình hình thành và phát triển của Công ty VISSAN
2.4.3 Đánh giá HTTT kế toán tại Chi nhánh
Tổ chức sổ sách và hệ thống chứng từ tại Chi nhánh được thực hiện đúng theo quy định của cơ quan Nhà nước, hệ thống tài khoản linh họat đơn giản, có thể mở rộng khi có nhu cầu thêm tài khoản chi tiết.
Việc tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn được thực hiện khá khoa học và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia, tuân thủ theo các quy định và quy chế chung đã được đề ra. Cơ cấu tổ chức của phịng kế tốn đã được chun mơn hố đến từng người tuy nhiên vẫn có kế tốn viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau
Các thiết bị phần cứng sử dụng tại Phịng kế tốn DN được trang bị đã lâu, máy tính cấu hình cịn thấp dẫn đến thời gian xử lý chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu của kế toán.
Tuy phần mềm kế toán mới được đưa vào sử dụng trong một vài năm trở lại đây, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phịng kế tốn đã sử dụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm ở DN đã được thực hiện nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.
Phần mềm kế toán của DN chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc hạch toán và tổng hợp số liệu, cịn phần lớn cơng việc tính tốn, kiểm tra tính chính xác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các đơn vị bên ngoài đều do kế tốn thực hiện ngồi chương trình.
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế toán của Chi nhánh sử dụng khá thành thạo. Kỹ năng sử dụng Microsoft Word khá tốt. Điều này giúp kế toán viên có sự chủ động và khơng bị lúng túng nếu gặp phải công việc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạn thảo văn bản.
Microsoft Excel cũng là chương trình khơng thể thiếu trong cơng việc kế tốn hàng ngày tại Chi nhánh. Một số phần hành kế tốn như TSCĐ, bảo hiểm và tiền lương khơng sử dụng phần mềm nên Microsoft Excel là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế tốn này.
Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ chức ứng dụng phần mềm hỗ trợ cho cơng việc kế tốn tài chính tại DN là ở mức trung bình khá. Việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại chưa được quan tâm. Chi nhánh cũng đã có được sự đầu tư phần mềm ứng dụng, tuy nhiên hiện nay trên thị trường phần mềm đã được nâng cấp lên các phiên bản mới nhưng DN lại chưa có kế hoạch nâng cấp để hỗ trợ tốt hơn cho cơng tác kế tốn của đơn vị. Các nhân viên chưa hồn tồn hài lịng với phần mềm hiện tại song lại ngại thay đổi.
Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Chi nhánh chưa được như mong đợi, song nếu có sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của CNTT vào công tác kế toán, trong thời gian sắp tới Chi nhánh sẽ có điều kiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kế toán của đơn vị.
Chi nhánh chưa có tổ chức kế tốn quản trị riêng, thơng tin kế tốn quản trị chủ yếu lấy từ thông tin của mảng kế tốn tài chính mà chưa có sự liên hệ với các phòng ban khác. Một số công việc thuộc phạm vi của kế toán quản trị nhưng thực hiện chưa bài bản, đan xen giữa công việc của kế toán quản trị và kế toán tài chính. Kế tốn trưởng kiêm nhiệm ln nhiệm vụ chủ yếu của một kế tốn viên quản trị nên công việc nhiều khi bị chồng chéo, dẫn đến không đạt hiệu quả như mong đợi. Mẫu báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào chương trình phần mềm kế tốn nên chưa thể hiện được tính chủ động và linh hoạt khi cần thông tin. Cụ thể là các mẫu báo cáo chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin về số liệu, chưa chỉ ra được một số thông tin cần thiết những nguy cơ, cơ hội, tiềm
năng phát triển kinh tế… thể hiện qua các con số. Các mẫu báo cáo nhiều và còn trùng lặp, chưa mang tính tổng hợp cao nên sẽ làm mất thời gian cho các nhà quản lý.
Kiểm soát ứng dụng phần mềm ở DN khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ, công tác liên quan. Cơ chế kiểm sốt khá chặt chẽ, sự phân chia cơng việc, trách nhiệm cho các bộ phận rõ ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm sốt tốt. Cơng việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa trong cơng việc và dễ dàng kiểm sốt lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay các sai sót có thể xảy ra. Kế tốn trưởng đảm nhiệm vai trị chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực hiện công việc. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được đảm bảo (Các chứng từ trước khi thực hiện hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý cấp trên). Chưa có một hệ thống kiểm sốt nội bộ (các chính sách, các quy định) rõ ràng, hoạt động kiểm soát đã và đang diễn ra tại Chi nhánh chưa được quy định bằng văn bản cụ thể. Chưa thiết lập bộ phận kiểm tốn nội bộ để cơng tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ hơn.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ