1. Tài liệu
1.1. Định nghĩa tài liệu
Nguồn tin
Người sản xuất thông tin
Người làm dịch vụ thông tin
Mạng lưới thông tin
Người đào tạo thúc đẩy sử dụng thông tin, người dùng
tin trung gian
Người dùng tin (khách hàng)
Tài liệu là một vật thể cung cấp những chỉ dẫn và thông tin. Đó là cái giá vật chất mang tri thức của nhân loại.
1.2. Những đặc trưng của tài liệu
Mỗi tài liệu có hai đặc trưng chủ yếu: đặc trưng về mặt vật chất và đặc trưng về mặt tri thức
a) Đặc trưng về mặt vật chất: thể hiện ở chất liệu và bản chất của các tín hiệu sử dụng, kích thước, trọng lượng, cách trình bày, phương tiện sản sinh, khả năng tra cứu trực tiếp hay thông qua một thiết bị, trạng thái thời gian...
Chất liệu truyền thống: đá, gạch, gỗ, sừng, kim loại, tre nứa, da, vải và phổ biến nhất là giấy. Giấy được phát minh ở Trung Quốc từ thế kỷ 2 trước CN, vào Ả Rập thế kỷ 7 và vào Ý và Tây Ban Nha vào thế kỷ 12
Bản chất của tài liệu thể hiện ở hình thức thể hiện thông tin.
* Căn cứ vào hình thức thể hiện thông tin người ta phân biệt tài liệu văn bản và tài liệu không văn bản
+ Tài liệu văn bản: Thông tin được trình bày dưới dạng một bài viết mà người ta có thể đọc được ( ấn phẩm định kỳ, chuyên khảo, văn bản luật và hành chính, các catalogue kỹ thuật và thương mại)
+ Tài liệu không văn bản: Có thể chứa một phần văn bản nhưng chủ yếu các thông tin được trình bày dưới dạng khác mà người ta có thể nghe, nhìn, sờ mó được:
- Tài liệu dạng đồ biểu: bản vẽ, sơ đồ, bản đồ, bảng biểu, biển quảng cáo, tranh ảnh...
- Các tài liệu âm thanh: đĩa hát, băng nhạc, đĩa quang CD.
- Các tài liệu dạng nghe nhìn: phim, băng, đĩa, video
- Các tài liệu có bản chất vật chất: các tượng đài, mẫu vật, sản phẩm mẫu, giáo cụ trực quan...
- Các tài liệu từ dùng trong tin học: các phần mềm hệ thống và chuyên dụng, các chương trình tính toán và quản lý, các tệp dữ liệu...
* Căn cứ vào cách thức sản sinh ra tài liệu người ta phân ra
- Tài liệu dạng nguyên khai: mẫu đá, mẫu quặng, các vân thạch, hoá thạch.
- Tài liệu sản sinh bởi con người: các vật khảo cổ, các mẫu hàng, tác phẩm văn học, phát minh, sáng chế, các công trình nghiên cứu khoa học kỹ thuật...
* Căn cứ vào dấu hiệu thời gian xuất hiện và cách thức lưu giữ thông tin - Tài liệu truyền thống: Là những tài liệu mà trên đó các thông tin được ghi lại bằng phương pháp truyền thống như là các ấn phẩm, vi phim, vi phích…
- Tài liệu hiện đại: Là những tài liệu được tạo ra nhờ công nghệ thông tin hiện đại; là dạng tài liệu mà các tín hiệu âm thanh, hình ảnh được ghi lại bằng kỹ thuật điện từ và kỹ thuật số. Ưu điểm của dạng tài liệu này là khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn, cho phép truy cập, tra tìm thuận lợi và có thể truyền đi xa.
b) Đặc trưng về mặt tri thức: Thể hiện nội dung chủ đề, giá trị sử dụng, đối tượng công chúng, mức độ xử lý biên tập, mức độ phổ biến của tài liệu...
Nội dung chủ đề của tài liệu được đánh giá theo nhiều tiêu chí khác nhau:
chủ đề của tài liệu; cách trình bày tài liệu có hệ thống hay không, giành cho công chúng rộng rãi hay các đối tượng chuyên môn; xuất xứ của vấn đề và những nội dung mới; tính cập nhật của thông tin; tài liệu chứa một phần hay chủ yếu là các số liệu
1.3.Phân loại tài liệu theo mức độ xử lý nội dung
Tùy theo mức độ xử lý nội dung, người ta phân biệt tài liệu cấp I, tài liệu cấp II và tài liệu cấp III.
- Tài liệu cấp I là tài liệu gốc được biên tập bởi tác giả (cá nhân, tập thể) Các sách chuyên khảo, sách giáo khoa, báo cáo hội nghị, luận án, phát minh, sáng chế; ấn phẩm định kỳ, các tiêu chuẩn, catalogue kỹ thuật và thương
mại; các tập bản đồ, đồ biểu; phim ảnh, băng nhạc, bằng hình, đĩa hát, đĩa quang; sổ tay, ghi chép, bản thảo.
- Tài liệu cấp II là tài liệu giúp ta tra cứu tài liệu cấp I. Bản thân nó không thể tồn tại nếu không có tài liệu cấp I. Đó là các mô tả tài liệu cấp I: các thư mục, mục lục, tạp chí tóm tắt...
- Tài liệu cấp III là những tài liệu được biên tập từ tài liệu cấp I và cấp II.
Nó tập hợp, đúc kết, biên tập những thông tin dưới dạng phù hợp với yêu cầu của một lớp đối tượng người dùng tin nhất định. Đó là các tổng kết, tổng quan, tổng luận, báo cáo về một hiện trạng...
2. Tài liệu khoa học kỹ thuật và quy luật phát triển của nó 2.1. Tài liệu khoa học kỹ thuật và vai trò của nó
Tài liệu khoa học kỹ thuật là kết quả của những hoạt động nghiên cứu khoa học, được phản ánh bằng những hình thức khác nhau (báo cáo, biên bản, nhật ký khoa học, sách, ấn phẩm định kỳ, vật triển lãm, sản phẩm mẫu...) được gọi chung là tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu khoa học kỹ thuật là đối tượng vật chất ghi cố định các thông tin nghiên cứu khoa học kỹ thuật để lưu truyền trong thời gian và không gian.
Tài liệu KHKT là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động khoa học kỹ thuật, là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống giao lưu khoa học
* Vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật
- Là công cụ ghi cố định các kết quả của các công trình nghiên cứu và triển khai, các phát minh sáng chế, các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến, các công nghệ mới được áp dụng, các kết quả thí nghiệm.
- Là phương tiện tốt nhất để lưu trữ và phổ biến thông tin KHKT
- Là phương tiện chính xác để xác nhận quyền sở hữu các kết quả nghiên cứu khoa học, xác nhận quyền sáng chế phát minh và do đó là phương tiện để khuyến khích sáng tạo khoa học.
- Số lượng và chất lượng của tài liệu KHKT là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá thành quả hoạt động sáng tạo KHKT và trình độ KH của một đất nước.
2.2. Quy luật phát triển của tài liệu khoa học kỹ thuật
Sự phát triển của tài liệu KHKT chịu ảnh hưởng trực tiếp của cuộc cách mạng KHKT và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn thế giới.
- Khoa học đã chuyển từ khoa học nhỏ thiên về lý thuyết sang khoa học lớn, khoa học kiểu công nghiệp, gắn liền với sản xuất.
Thiết bị nghiên cứu ngày càng tinh vi, phức tạp, đắt tiền; chi phí cho nghiên cứu khoa học tăng rất nhanh chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng thu nhập quốc dân (5%); đội ngũ những người tham gia vào các công việc sáng tạo khoa học ngày càng nhiều. Tình hình này dẫn đến việc các tài liệu KHKT gia tăng nhanh chóng
- Song song với việc phân hoá theo chuyên môn, hình thành xu hướng liên kết thống nhất các khoa học lại ( Khó xác định ranh giới giữa vật lý và hoá học, giữa hoá học và sinh học)
Các quy luật phát triển của tài liệu thể hiện ở các mặt sau:
a) Quy luật về sự gia tăng tài liệu
Do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kéo theo sự tăng nhanh chóng đội ngũ những người làm khoa học. Hệ quả tất yếu là các sản phẩm của họ, các tài liệu khoa học kỹ thuật cũng tăng lên nhanh chóng (trong vòng 12 đến 15 năm, số lượng tài liệu lại tăng lên gấp đôi; mỗi ngày trên thế giới có khoảng 2000 trang tạp chí KHKT được in ra; mỗi năm có 5 triệu bài báo được đăng trên các xuất bản phẩm định kỳ )
Để khắc phục điều đó, các cơ quan thông tin phải tăng cường khâu chọn lọc và xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống thông tin tự động hoá, mở rộng mạng lưới thông tin quốc gia và quốc tế
b) Quy luật về sự tập trung và tản mạn thông tin
- Quy luật này hình thành do đặc điểm phân hoá và tổng hợp khoa học của sự phát triển khoa học hiện đại. Quá trình phân hoá theo chuyên môn dẫn đến hình thành các tài liệu theo chuyên môn hẹp; quá trình liên kết giữa các khoa học hình thành các tài liệu liên ngành.( Theo thống kê của một nhà thư viện học người Anh Bradford số " tạp chí hạt nhân" những bài báo chuyên ngành không nhiều, chỉ chiếm 10-15%, nhưng chứa đựng 90% bài báo liên quan đến ngành đó)
Nhờ xác định các tạp chí hạt nhân, người ta có thể xây dựng được danh mục các tạp chí cần mua một cách hợp lý theo tỷ lệ 10-15% tạp chí chuyên ngành, 25-30% tạp chí liên quan
c) Quy luật về thời gian hữu ích và tính lỗi thời của tài liệu
Thời gian hữu ích hay tuổi thọ của tài liệu khoa học kỹ thuật phụ thuộc vào lĩnh vực tri thức và giá trị nội dung của tài liệu, tính thời sự và khả năng tương thích của nó đối với tình trạng của tri thức và nhu cầu của người dùng tin.
VD: Một tài liệu về triết học vẫn còn nguyên giá trị trong hàng thế kỷ nhưng một bản vẽ về một máy móc thì chỉ có giá trị trong một vài năm...Có những tài liệu tuổi thọ ngắn thường mất giá trị ngay sau lần xuất bản mới như niên giám, tiêu chuẩn...
- Tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào lĩnh vực tri thức và nội dung của tài liệu. Khoa học nào càng ổn định thì giá trị sử dụng của nó càng lâu hơn.
- Nói chung, các tài liệu được sản sinh theo một yêu cầu nào đó thường giảm dần giá trị sử dụng cùng với sự phát triển của yêu cầu này cho đến khi trở nên lỗi thời, điều này không giống như các tài liệu khảo cổ hay là các tài liệu có giá trị lịch sử.
Chương 4