1.1. Thư viện
Th viện đơn vị thông tin mà nhiệm vụ chủ yếu của nó là thu thập, bảo quản và cung cấp cho ngời dùng tin những tài liệu cấp một.
Hệ thống tổ chức của th viện thờng bao gồm:
- Một ban giám đốc và bộ phận hành chính.
- Các dịch vụ kỹ thuật (bổ sung, biên mục, bảo quản, kho...).
- Các dịch vụ phục vụ ngời đọc (cho mợn, tra cứu).
Cùng với sự phát triển của nhu cầu thông tin, th viện cũng dần dần mở rộng hoạt
động của mình nh: in, sao chụp tài liệu, các dịch vụ chỉ dẫn và định hớng, tìm tin hồi cố...
1.2. Cơ quan lưu trữ
Các cơ quan lưu trữ là tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và cung cấp cho người dùng tin có trình độ cao những tài liệu lưu trữ về quản lí hành
chính của quốc gia, của các địa phương hoặc các ngành, các đơn vị cơ quan xí nghiệp.
Tài liệu lu trữ là một loại tài liệu chuyên dạng, bao gồm:
- Tài liệu của các cơ quan quyền lực nhà nớc ở trung ơng và địa phơng, trong đó có:
các tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm.
- Tài liệu của chính quyền qua các thời đại, các thời kỳ.
- Tài liệu của các nhân vật hoạt động nổi tiếng nh các nhà hoạt động chính trị, các nhà văn, nhà thơ, nhà khoa học, v.v...
1.3. Trung tâm thông tin tư liệu
Các trung tâm thông tin tư liệu là những đơn vị thông tin mà nhiệm vụ chủ yếu là xử lý nội dung tài liệu và xác định với độ chính xác cao những thông tin hữu ích cho người dùng tin, giúp họ tìm đến những tài liệu cấp một tương ứng, thông báo cho họ những chỉ dẫn này & trả lời câu hỏi của họ.
Về mặt lý thuyết, các đơn vị này chỉ xây dựng những bộ phiếu với những mô tả thư mục và mô tả nội dung tài liệu, không làm chức năng bảo quản tài liệu cấp 1.
Về mặt tổ chức, ngoài bộ phận lãnh đạo và hành chính, một trung tâm thông tin t liệu thờng phải có ba phân ban sau:
- Phân ban th viện.
- Phân ban biên tập t liệu, thông tin.
- Phân ban xuất bản và phát hành.
Các dịch vụ mà một trung tâm thông tin t liệu phải bảo đảm là:
- Biên tập các th mục khoa học chuyên ngành, các bản mô tả nội dung tài liệu, các tổng luận khoa học, sản xuất các CSDL.
- Tổ chức các dịch vụ phổ biến thông tin: cung cấp tài liệu, trả lời các câu hỏi, phổ biến thông tin có chọn lọc.
- Biên dịch các tài liệu khoa học.
- Xuất bản các ấn phẩm thông tin.
Các trung tâm thông tin t liệu có nhiều loại, tùy theo lĩnh vực chuyên môn, đối tợng phục vụ và quy mô của chúng. Ngời ta phân biệt:
- Trung tâm thông tin t liệu quốc gia.
- Trung tâm thông tin t liệu của các địa phơng.
- Trung tâm thông tin t liệu của các đơn vị cơ quan, xí nghiệp, trờng đại học, viện nghiên cứu,...
- Trung tâm thông tin t liệu chuyên ngành (nông nghiệp, y tế, dầu khí, mỏ địa chất v.v...).
2. Người dùng tin
2.1. Người dùng tin, vai trò của người dùng tin
Người dùng tin là yếu tố cơ bản trong mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. Họ là người sử dụng đồng thời là người tạo ra thông tin mới.
Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, thể hiện:
- NDT luôn là cơ sở để định hướng các họat động của đơn vị thông tin.
- NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin
- NDT cũng tham gia sản sinh thông tin mới, tham gia vào các dòng thông tin bằng tiếp xúc cá nhân.
2.2. Phân loại người dùng tin và nhu cầu tin của họ
- Các nhà nghiên cứu trong KH cơ bản và KH ứng dụng, các giáo sư, sinh viên.
- Các cán bộ chuyên môn, các nhà kỹ thuật & thực hành, các nhà doanh nghiệp họat động trong các lĩnh vực khác nhau của kỹ thuật, sản xuất &
kinh doanh.
- Các nhà lãnh đạo, các cán bộ quản lí, các cán bộ kế hoạch có trách nhiệm điều hành các họat động KHKT, KTXH của một đơn vị, địa phương hay quốc gia.
2.3. Nghiên cứu và đào tạo người dùng tin Việc nghiên cứu NDT nhằm vào các mục tiêu sau:
- Phân tích yêu cầu của NDT để xác định các SF & DV thông tin đáp ứng với họ.
- Phân tích thói quen và tập quán thông tin của NDT để thỏa mãn yêu cầu của NDT và xác định được phải hướng dẫn đào tạo đối với họ.
Phơng pháp nghiên cứu ngời dùng tin là phơng pháp nghiên cứu tâm lý xã hội. Ngời ta có thể sử dụng các phơng pháp sau:
- Phơng pháp phỏng vấn.
- Phơng pháp điều tra bằng cách chuẩn bị một hệ thống các câu hỏi (angket).
- Phơng pháp quan sát trực tiếp các tập quán thông tin.
- Phân tích các biểu ghi, các mẫu thống kê về tình hình phục vụ và yêu cầu của ngời dùng tin.
- Tổ chức các buổi họp mặt gặp gỡ với ngời dùng tin.
Đào tạo NDT:
Nhằm giúp họ hiểu được cơ chế tổ chức của công tác TTTLiệu và biết sử dụng các nguồn thông tin hiện có. Có nhiều mức độ đào tạo:
- Mức độ cảm thụ: Cung cấp hiểu biết chung