III. Thực trạng tổ chức công tác kế toán các phần hành
3.1. Kế toán và thanh toán với nhà cung cấp
3.1.3. Kế toán tổng hợp vật liệu
ở công ty cổ phần chè Kim Anh, hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu
áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
a. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Tại công ty, vật liệu mua về nhập kho thờng chỉ xảy ra trờng hợp hàng và hoá
đơn cùng về trong tháng nên kế toán không sử dụng TK 151 và NKCT số 06 để theo dõi vật liệu mua ngoài.
Khi mua vật liệu công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau. Với những nhà cung cấp thờng xuyên, công ty thờng áp dụng hình thức mua hàng trả
chậm, ngoài ra có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH, tiền tạm ứng.
Ngoài nhập kho vật liệu mua ngoài, còn xảy ra trờng hợp nhập lại kho vật liệu
đã xuất dùng cho sản xuất nhng sử dụng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho.
• Trờng hợp mua vật liệu trả chậm:
Trong tháng khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho cùng với hoá đơn do ngời bán gửi kèm theo và sau khi đã làm thủ tục nhập kho, kế toán sẽ sử dụng phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT mua hàng để ghi sổ chi tiết (SCT) TK 331. Cuối tháng sẽ chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK 331 vào NKCT số 5 cùng tháng.
+Sổ chi tiết TK 331: đợc mở cho cả năm và cho từng ngời bán, mỗi ngời bán
đợc ghi trên một hoặc một vài trang sổ liền nhau.
- Số d đầu tháng: Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán hay số tiền công ty ứng trớc nhng cha nhận đợc hàng, cũng có khi là số tiền công ty trả thừa cho ngời bán.
- Số phát sinh: Có TK 331, Nợ TK 152 hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT mua vật liệu và PNK của vật liệu ghi trên hoá đơn đó, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết TK 331 của ngời bán theo cột dòng cho phù hợp.
- Số phát sinh Nợ TK 331, Có các TK liên quan hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng nh phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán công nợ sẽ ghi vào cột Nợ TK 331 trên SCT tơng ứng với số tiền ghi trên chứng từ thanh toán.
- Số d cuối tháng:Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán (d có ) hoặc số tiên công ty ứng trớc nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hàng, số tiền công ty đã trả thừa (D Nợ).
+NKCT số 5: đợc sử dụng để theo dõi tình hình mua hàng trả chậm và thanh toán với ngời bán.
-Số d đầu tháng: Đợc chuyển từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc tơng ứng với từng ngời bán.
- Cột “ Ghi Nợ TK331, Ghi Có các TK” và cột “ Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các TK khác” phản ánh số tiền mua hàng chịu phát sinh trong tháng và số tiền đã thanh toán cho ngời bán trong tháng. Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 của từng ngời bán lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh có của từng ngời bán trong tháng để ghi vào NKCT số 5, mỗi ngời bán trong SCT TK 331đợc ghi một dòng trong NKCT số 5
- Số liệu ghi trên NKCT số 5 phải khớp với số liệu sổ chi tiết TK 331.
Số liệu trên NKCT số 5 dùng để ghi vào bảng kê số 3 cùng tháng và ghi sổ Cái TK 152.
• Trờng hợp mua vật liệu trả ngay bằng tiền mặt.
Hàng ngày, nếu phát sinh các khoản d tiền mặt để thu mua nguyên vật liệu kể cả chi phí thuê ngoài để vận chuyển vật liệu về nhập kho, thì cuối ngày, kế toán tiền mặt sẽ tổng hợp các phiếu chi để ghi vào sổ quỹ (kiêm báo cáo quỹ) và đồng thời ghi vào NKCT số 1 theo các cột, lấy số liệu dòng tổng cộng ở cột “ TK 152”
để ghi vào bảng kê số 3 và sổ Cái TK 152 cùng tháng.
• Trờng hợp mua vật liệu thanh toán bằng TGNH.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến mua vật liệu nh giấy báo Nợ của ngân hàng, hoá đơn GTGT mua vật liệu, kế toán sẽ ghi vào NKCT số 2 ở các dòng, các cột cho phù hợp. Phơng pháp ghi NKCT số2 tơng ứng nh NKCT số 1.
• Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng cho công nhân viên.
Để nhận đợc tiền tạm ứng nhân viên tiếp liệu phải làm đơn đề nghị tạm ứng và xin xác nhận của giám đốc, sau đó đem xuống phòng kế toán. Kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào giấy đề nghị này để viết phiếu chi và phát tiền.
Sau đó, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng để ghi vào Sổ chi tiết TK 141 của nhân viên tạm ứng đó theo định khoản
Nợ TK 141
Cã TK 111
Khi nhân viên tiếp liệu mua đợc vật liệu về nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, PNK vật liệu có liên quan đến tiền tạm ứng cho CNV, giấy thanh toán tạm ứng, kế toán sẽ ghi vào Sổ chi tiết TK 141 của nhân viên đó theo định khoản
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Cã TK 141
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng Sổ chi tiết TK 111 theo từng nhân viên tạm ứng và ghi chuyển số liệu vào NKCT số 10. Số liệu của NKCT số 10 đợc dùng để ghi vào Bảng kê 3 và sổ Cái TK 152.
• Trờng hợp nhập lại kho vật liệu dùng hết và phế liệu thu hồi:
Căn cứ vào Phiếu nhập kho vật liệu không dùng hết và Phiếu nhập kho của phế liệu thu hồi do phòng kinh tế thị trờng lập và đơn giá thực tế vât liệu đó, giá - ớc tính của phế liệu thu hồi kế toán ghi NKCT số 7. Số liệu ở NKCT số 7, đợc dùng để ghi vào Bảng kế số 3 cùng tháng ở cột giá thực tế và sổ Cái TK 152
b) Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Để phản ánh đầy đủ, kịp thời, tính toán và phẩn bổ vật liệu chính xác, đúng
đối tợng, bộ phận sử dụng, kế toán vật liệu phải lập Bảng kê số 3 ( Bảng kê tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ,) và bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ). Công ty không sử dụng giá hạch toán để tính toán giá hàng ngày nhËp xuÊt kho.
- Sổ Cái TK 152: đợc mở cho cả năm, trên một tờ sổ phản ánh số phát sinh nợ và có, số d cuối tháng của vật liệu. Cuối tháng, sau khi đã khoá sổ, kiểm tra vàđối chiếu số liệu trên NKCT, kế toán mới tiến hành lấy số liệu từ các NKCT để ghi vào các sổ Cái TK 152
STT Chỉ tiêu TK 152- NVL TK 153- CCDC
1 Số d đầu tháng 5568517137 207855907
2 A. Số FS trong tháng 2226408887 32085881 3 Tõ NKCT sè 1( ghi Cã TK111) 108895518 12105881 4 Tõ NKCT sè 5( ghi Cã TK331) 1584290350 19980000
5 Tõ NKCT sè 7( ghi Cã TK154) 544524400 0
6 Từ các NKCT khác 28698619 0
7 B. Cộng SD đầu tháng và FS trong
tháng 7834926024 239941788
8 C. Hệ số chênh lệch 0 0
9 D. Xuất dùng trong tháng 3013464575 23101545 10 E. Tồn kho cuối tháng 4821461449 216840243
Kế toán ghi sổ Ngày tháng… …
n¨m Kế toán trởng Sổ CáI
TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
N¨m 2002
Ghi Có các TK,
đối ứng Nợ TK 152 Tháng .… Tháng 11 Tháng 12
TK 111 TK 112 Cộng PS Nợ Tổng PS Có Sè d cuèi
n¨m
Nợ Cã