Phần 2: Hạch toán nghiệp vụ kế toán tại công ty Phượng Hoàng
2.2. Các phần hành kế toán
2.2.2. Kế toán tài chính
2.2.2.6. Kế toán vốn bằng tiền
Ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền là phần hành không thể thiếu đối với tất cả các hoạt động trong công ty. Nó là công cụ quản lý và điều chỉnh. Nó đảm bảo quyền tự
chủ tài chính của công ty. Kế toán vốn bằng tiền giúp công ty xác định mức vốn cần thiết, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả. Nó đảm bảo nhu cầu chi trả thường xuyên, đảm bảo cho công ty hoạt động thường xuyên và liên tục.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty thường xuyên phải sử dụng các loại vốn bằng tiền để đáp ứng các nhu cầu về thanh toán giữa công ty và các đối tác trong việc mua bán vật tư, hang hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương phải trả công nhân viên, bảo hiểm xã hội, chi phí nội bộ và các chi phí khác bằng tiền…
Nhiệm vụ cở bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền là phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền, thực hiện kiểm tra đối chiếu liên tục, thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi, số tiền hiện có trong quỹ và các tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Vốn bằng tiền ở công ty bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ (TK111)
- Tiền gửi tại ngân hàng (TK112)
- Hiện nay công ty chưa sử dụng các khoản tiền đang chuyển.
Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại công ty Phượng Hoàng
Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ duy nhất để ghi sổ kế toán là việt nam đồng.
Nếu trong quá trình hoạt động có phát sinh ngoại tệ thì đều được quy đổi ra việt nam đồng theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnh theo tỷ giá hiện hành. Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh thông qua TK413
“chênh lệch tỷ giá ngoại tệ”, kế toán phải theo dõi từng loại ngoại tệ trên TK007.
Công ty không sử dụng các loại vàng bạc đá quý.
Một số yêu cầu của lãnh đạo công ty:
- Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứng minh bằng các chứng từ được phê duyệt. Các chứng từ: phiếu thu, phiếu chi ...
thủ quỹ có trách nhiệm lưu trữ một bản chính.
- Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ hang ngày. Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt.
- Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, kí xác nhận và được giám đốc hoặc phó giám đốc được ủy quyền kí duyệt.
- Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp pháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu.
Tiền mặt
Cụng ty áp dụng hạch toán các nghiệp vụ thu, chi và thanh toán theo quyết
định số 48/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính quy định về các hệ thống tài khoản sử dụng, hệ thống các báo cáo tài chính, chứng từ, sổ kế toán và sơ đồ kế toán chủ yếu đợc áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nớc.
• Chứng từ sử dụng bao gồm:
- Phiếu chi tiền mặt - Phiếu thu tiền mặt - Bảng kiểm kê quỹ…
• Phương pháp lập phiếu:
- ngày, tháng, năm: ghi ngày tháng phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt - họ tên người nộp, nhận tiền
- lý do thu, chi tiền
- số tiền bằng chữ, bằng số - chứng từ gốc đi kèm - chữ kí
Hình 7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Coâng đoạn
Trách nhiệm thực hiện
Lưu đồ
(sử dụng các ký hiệu theo quy ước )
Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan
1 NV
Đề nghị thanh toán, Đề nghi thu tiền Phiếu đề xuất . Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan
2 KTTT
Đề nghị thanh toán, Đề nghi thu tiền Phiếu đề xuất . Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan
3 KTT, Gẹ
Đề nghị thanh toán, Đề nghi thu tiền Phiếu đề xuất . Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan
4 KTTT Phieáu chi
Phieáu thu
5 TQ Phieáu chi
Phieáu thu
6 KTTT, TQ
Đề nghị thanh toán, Đề nghi thu tiền Phiếu đề xuất . Chứng từ hoá đơn gốc có liên quan
Phieáu chi, Phieáu thu.
chứng từ thanh toán
Kiểm tra, đối chiếu
Ký duyệt Phiếu chi,
Phiếu thu LệU HOÀ Sễ Thu tiền , Chi tiền
Diễn giải sơ đồ
Coâng đoạn
Teân coâng đoạn
Trách nhieọm (ai làm ?)
Mô tả thực hiện công đoạn
(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ?
trong bao laâu ?)
Chuẩn chấp nhận (Như thế nào là đạt/được đối
với công đoạn)
Biểu mẫu áp dụng, hồ sô
(Bằng chứng để lại)
1 Đề
xuaát NV-CN
Tập hợp các chứng từ , hoá đơn có liên quan đến thu, chi tiền mặt, lập phiếu đè nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền , Tưởng Bộ phận kiểm tra ký xác nhận, kèm theo Phiếu đè xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của GĐ.
Ghi Đầy đủ, rõ ràng các chi tieỏt theo maóu quy ủũnh., không sửa chữa , tẩy xoá .
Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,
2 Kieồm
tra KTTT
Kiểm tra các giấy tờ chứng từ đầy đủ, hợp lệ,chính xác khoâng.
Phiếu chi: Giấy đề nghị chi tiền,HĐTC hoặc HĐMB liên quan,Giấy giới thiệu,Phiếu nhập kho Phiếu thu:,Giấy đề nghị thu tiền, Nếu hợp lệ, đầy đủ thì tiến hành lập phiếu, Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng
Phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số
lượng,,Giấy đề nghị chi đầy đủ tên họ người nhận tiền, công ty, số tiền, nội dung chi, HĐTC đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên Công ty, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, soá tieàn, baèng soá, bằng chữ…., HĐMB đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán, Giấy giới thiệu đúng tên, nội dung đã ghi trên giấy đề nghị chi , người ký giấy giới thiệu vàmộc dấu của khách hàng., Đầy đủ tên họ người nộp tiền , số tiền bằng chữ, số, nội duùng thu
Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền, Các chứng từ hoá đơn có liên quan
3 Kyù
duyeọt Gẹ, KTT
KTT, GĐ xem xét vàduyệt. Chứng từ nay đủ, chính xác như những nội dung đã ghi treân
Phiếu đềứ xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan
4 Thực
hieọn KTTT
Viết phiếu thu hoặc Phiếu chi .
Chứng từ nay đủ, chính xác
Phieáu thu, Phieáu chi Phiếu đềứ xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan
5 Thực
hieọn TQ
Thu hoặc chi tiền Thu đủ , chi đúng . Phiếu thu, Phiếu chi
6 Lửu hoà sô
KTTT, TQ
Ghi chếp sổ sách kế toán và lưu hồ sơ
Rõ ràng có hệ thống , dễ tìm kieám.
Phieáu thu, Phieáu chi Phiếu đềứ xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan
• Mẫu phiếu thu, phiếu chi
Hình 8: Mẫu phiếu chi của công ty Phượng Hoàng PHIẾU CHI
Ngày 08 tháng 04 năm 2010 Họ và tên người nhận tiền: Trịnh Thị Hòa
Địa chỉ: Phù Lỗ
Lý do chi tiền: chi tiền lương tháng 3 năm 2010
Số tiền: 3.000.000 đ (ghi bằng chữ: ba triệu đồng chẵn) Kèm theo chứng từ gốc:………
Ngày 08 tháng 04 năm 2010 Giám đốc
(kí, họ tên)
Kế toán trưởng (kí, họ tên)
Thủ quỹ (kí, họ tên)
Người nhận tiền (kí, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ba triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quí):...
+ Số tiền quy đổi: ...
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Công ty TNHH XL & CN Phượng Hoàng 46A-Quốc lộ 3-Phù Lỗ-Sóc Sơn-Hà Nội
Mẫu số:02-TT (ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006
của Bộ trưởng BTC)
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Hình 9: Mẫu phiếu thu của công ty Phượng Hoàng PHIẾU THU
Ngày 08 tháng 04 năm 2010 Họ và tên người nộp tiền: Đoàn Lương
Địa chỉ: Phù Lỗ Lý do nộp: nhập quỹ
Số tiền: 18.000.000 đ (ghi bằng chữ: mười tám triệu đồng chẵn) Kèm theo chứng từ gốc:………..
Ngày 08 tháng 04 năm 2010 Giám đốc
(kí, họ tên)
Kế toán trưởng (kí, họ tên)
Người nộp tiền (kí, họ tên)
Người lập phiếu (kí, họ tên)
Thủ quỹ (kí, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): mười tám triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quí):...
+ Số tiền quy đổi: ...
(Liên gửi ra ngoài phải đống dấu)
Công ty TNHH XL & CN Phượng Hoàng
46A-Quốc lộ 3-Phù Lỗ-Sóc Sơn-Hà Nội Mẫu số:01-TT
(ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của
Bộ trưởng BTC) Quyển số:
Số Nợ:
Có:
• Sơ đồ hạch toán quá trình thu, chi tiền mặt
Hình 10: Sơ đồ thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt
TK 511, 512 TK 111 TK112
Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH
Tk 711, 712 TK 121, 128
Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn, Hoạt động bất thờng liên doanh, đầu t TSCĐ
TK 112 TK152,153,
156,611,211 Rút TGNH về quỹ Mua vật t, hàng hoá,TSCĐ
TK 131, 136 TK 142,241,
627,641,642 Thu hồi các khoản nợ phải thu Các chi phí bằng tiền mặt
TK 121,128 TK 331,315
221,222,228 331,333,334
Thu hồi các khoản đầu t, Trả các khoản nợ phải trả
Ký cợc, ký quỹ
TK 144,244 TK 111 TK414,415,431
Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ Bổ xung quỹ Ký cợc
TK338,344
Nhận tiền do đơn vị khác ký cợc, ký quỹ
TK 338 TK 138
Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê
Tiền gửi ngân hàng
• Chứng từ sử dụng - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi
• Quá trình luân chuyển chứng từ
- Khi công ty ủy quyền thu, chi cho ngân hàng, kế toán viết ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi theo mẫu của ngân hàng. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi có đầy đủ thông tin, chữ ký hợp lệ được chuyển cho ngân hàng.
- Giấy báo nợ do ngân hàng lập và chuyển cho công ty khi có một khoản chi theo yêu cầu của công ty mà ngân hàng đã thực hiện.
- Giấy báo có do ngân hàng lập và chuyển cho công ty khi công ty nhận một khoản tiền gửi từ tài khoản khác.
• Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng
Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng giúp công ty kiểm soát được số tiền gửi trong ngân của mình: số tiền đã thu, đã chi, số còn lại.
Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng
Ngày…tháng 3 năm 2010
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Số Ngày
Tồn đầu tháng 13.227.407
7/3/2010 Nộp tiền mặt
vào tài khoản 111 36.000.000 14/3/2010 Trả nợ tiền
hàng 331 36.000.000
15/3/2010 Thu nợ tiền
hàng của khách 131 100.000.000 18/3/2010 Trả tiền phí ký
quü 642 444.584
18/3/2010 Phí ký quỹ bảo
hành 144 15.000.000
20/3/2010 Vay NH nhËp
quü 311 90.000.000
21/3/2010 Trả nợ gốc NH 311 70.000.000
28/3/2010 Mua bàn ghế 156 50.000.000
29/3/2010 Lãi tiền gửi
ngân hàng 711 326.651
………. ………….. …………
Céng 426.440.851 320.444.584 119.223.674 Lập ngày…tháng 03 năm 2010 Ngời ghi sổ Thủ quỹ Phụ trách kế toán Thủ trởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)
Hình 11: Mẫu sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng
• Phương pháp hạch toán: hạch toán giống tài khoản tiền mặt
2.2.2.7. Hạch toán các nghiệp vụ đầu tư và dự phòng
Hiện tại công ty chưa tham gia đầu tư tài chính và các nghiệp vụ góp vốn liên doanh, liên kết với các công ty khác.
Công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng với các khoản nợ của khách hàng và trích lập dự phòng bảo hiểm công trình.
2.2.2.8. Kế toán tài chính, xác định kết quả kinh doanh và thuế
Cụng ty áp dụng Quyết định số: 48/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 14/09/2006 về chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Theo điều 5 của quyết định này yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu đã đợc quy định tại chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính. Mục đích của chuẩn mực này là quy định, hớng dẫn các yêu cầu và nguyên tắc chung về việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ tình hình tài chính, kết quả
kinh doanh của một doanh nghiệp
Theo Quyết định số 12/2005/QĐ - BTC ban hành ngày 15/02/2005 của Bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành và công bố sáu (06) chuẩn mực kế toán Việt Nam. Trong đó chuẩn mực số 17 về thuế TNDN. Chuẩn mực này áp dụng để kế toán thuế TNDN. Thuế TNDN bao gồm toàn bộ số thuế thu nhập tính trên thu nhập chịu thuế TNDN.
Về nguyên tắc, khi ghi nhận một tài sản hay nợ phảI trả trong báo cáo tài chính thì doanh nghiệp phải dự tính khoản thu hôi hay thanh toán giá trị ghi sổ của tài sản hay khoản nợ phải trả đó. Khoản thu hồi hay thanh toán dự tính thờng làm cho số thuế TNDN phải trả trong tơng lai lớn hơn hoặc nhỏ hơn so với số thuế TNDN phải nộp trong năm hiện hành mặc dù khoản thu hồi hoặc thanh toán này không có ảnh hởng đến tổng số thuế TNDN. Chuẩn mực này yêu cầu doanh nghiệp phải ghi nhận lại khoản thuế thu nhập hoãn lại phải trả hoặc tài sản thuế thu nhập hoãn lại, trừ một số trờng hợp nhất định.
Theo thông t 129/2008/TT - BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 26/12/2008 hớng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT và hớng dẫn thi hành nghị định số 123/2008/NĐ - CP ngày 08/12/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hớng dẫn thi hành một số điều luật của thuế GTGT.
2.2.2.9. Kế toán nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu
Hạch toán tiền vay và các khoản nợ ngắn hạn
• Tài khoản sử dụng: TK311
• Khoản vay ngắn hạn hình thành do công ty vay ngoài ngắn hạn để mua sắm nguyên vật liệu, CCDC.
• Do các khoản vay dài hạn đến hạn trả.
Hạch toán vay dài hạn, nợ dài hạn
• Công ty chủ yếu vay dài hạn để đầu tư mua mới TSCĐ
• Tài khoản sử dụng: TK341, TK331
Nguồn vốn chủ sở hữu
• Vốn chủ sở hữu của công ty chủ yếu hình thành từ 2 nguồn:
- Hình thành từ vốn ban đầu
- Vốn bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh.
• Các nguyên tắc kế toán:
- Hạch toán rành mạch, rõ ràng từng nguồn vốn, từng nguồn hình thành, từ các đối tượng góp vốn.
- Nguồn vốn CSH dùng để hình thành các TS của công ty nói chung chứ không phải cho TS cụ thể nào.
- Việc chuyển dịch từ vốn CSH này sang vốn CSH khác theo đúng chế độ kế toán và thủ tục cần thiết.
Lợi nhuận và phân phối lợi nhuận
• Lợi nhuận của công ty hình thành từ:
- KQ cuối cùng về Hoạt động SX-KD trong một năm.
- Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
- Lợi nhuận thực hiện trong năm còn bao gồm lợi nhuận trong năm trước phát hiện trong năm nay và được trừ đi khoản lỗ của năm trước để XĐ trong quyết toán.
• Lợi nhuận được phân phối như sau:
- Nộp thuế thu nhập DN theo quy định
- Trừ các khoản tiền phạt, các khoản chi phí hợp lệ chưa được trừ khi XĐ thu nhập chịu thuế.
- Trừ các khoản lỗ ko trừ vào lợi nhuận trước thuế
- Tiền thu về SD vốn dùng bổ xung nguồn vốn kinh doanh - Chia lãi cho liên doanh, cổ đông
- Trích các quỹ của doanh nghiệp
• TK Sử dụng: 421 (Lợi nhuận chưa phân phối) - 4211: Lợi nhuận năm trước.
- 4212: Lợi nhuận năm nay.
Bên nợ:
o Số lỗ và coi như lỗ từ hoạt động Kinh doanh (kể cả số cấp dưới nộp lên)
o Phân phối lợi nhuận Bên có:
o Số lãi và coi như lãi từ các hoạt động sản xuất kinhdoanh và các hoạt động khác.
o Xử lý số lỗi
Dư có: Số lợi nhuận chưa phân phối Dư nợ: Số lỗ chưa xử lý (Nếu có)
2.2.2.10. Báo cáo kế toán tài chính
Mục đích của Báo cáo tài chính
Cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Thông tin về tình hình tài chính của Doanh nghiệp: Cho phép thấy đợc thông tin về cơ cấu tài chính của doanh nghiệp từ đó dự đoán khả năng huy động vốn của doanh nghiệp đồng thời nhờ có thông tin các hoạt động kinh tế do doanh nghiệp kiểm soát và năng lực kinh tế của doanh nghiệp.
- Thông tin về tình hình kinh doanh: bao gồm những thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là thông tin về tính sinh lợi, thông tin về tình hình biến động trong sản xuất kinh doanh.
- Thông tin về sự biến động tình hình tài chính của doanh nghiệp: phản
ánh các luồng tiền đầu t và tài trợ vào doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung báo cáo tài chính doanh nghiệp
Báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính theo năm và báo cáo tài chính niên độ.
- Báo cáo tài chính năm gồm:
+ Bảng cân đối kế toán. Mẫu số B01 - DN + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mẫu số B02 - DN + Báo cáo lu chuyển tiền tệ . Mẫu số B03 - DN + Bản thuyết minh báo cáo lu chuyển tiền tệ. Mẫu só B09 - DN
- Báo cáo tài chính giữa niên độ: Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lợc.
Trách nhiệm và thời hạn lập báo cáo tài chính Trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính:
- Tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm.
Các công ty, Tổng công ty có các đơn vị trực thuộc, ngoài việc phải lập báo cáo tài chính năm của công ty, Tổng công ty còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trực thuộc công ty, Tổng công ty.
- Đối với DNNN, các doanh nghiệp niêm yết giá trên thị trờng chứng khoán còn phải lập báo cáo tài giữa niên độ dạng đầy đủ.