CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xăng dầu Hà Giang
3.2.1. Đối với phòng kế toán
Muốn đánh giá đúng và cung cấp các thông tin kế toán đầy đủ phục vụ cho đối tượng quan tâm, kế toán nên tiến hành so sánh doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng kỳ này với kỳ trước. Đồng thời bên cạnh sổ chi tiết doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán công ty cũng cần mở sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
3.2.2. Đối với khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Hàng tồn kho trong năm tăng có thể gây ra tình trạng ứ đọng vốn, hàng tồn kho tăng chứng tỏ Công ty nhập về số lượng hàng hóa khá lớn để phục vụ cho các dự án kinh doanh nhưng lại chưa xuất được hàng đi. Đứng trước tình hình đó, Công ty nên trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh
thiệt hại cho công ty. Để theo dõi tình hình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán sử dụng tài khoản 2294– Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn) Có TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn).
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải dựa trên nguyên tắc chỉ cần trích lập dự phòng cho số hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ.
3.2.3. Đối với các khoản giảm trừ cho khách hàng
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa cả hàng trong nước và hàng nước ngoài, chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại là những công cụ hết sức hữu ích nếu muốn thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa cũng như thu hồi vốn nhanh chóng tiếp tục mở rộng thi trường. Công ty nên sử dụng hữu hiệu các công cụ này:
- Một là: nhằm thu hút được khách hàng , Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán trước hạn để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng tránh tình trạng bị lạm dụng vốn.
- Hai là: công ty nên tìm ra nhiều giải pháp mở rộng thị trường hơn nữa, nâng cao nhiều hoạt động tiếp thị quảng bá hình ảnh và có những chính sách khuyến khích đối với người tiêu dùng. Đặc biệt chú trọng chiết khấu thương mại là một công cụ đắc lực giúp đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hóa.
Hiện nay, kế toán bán hàng của Công ty Xăng dầu Hà Giang không sử dụng TK 521 để hạch toán trong quá trình bán hàng, có nghĩa là Công ty chưa có một chính sách khuyến khích nào trong quá trình bán hàng. Thực tế trong kỳ Công ty không phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TK 521 xét về mặt thuần tuý thì nghiệp vụ vẫn không sai. Nhưng theo em Công ty nên sử dụng TK521, để việc bán hàng cũng như việc thu hồi vốn nhanh hơn và có hiệu quả hơn.
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được sử dụng nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Khi thanh toán tiền hàng sẽ được giảm một phần nhất định trên tổng số tiền hàng, hay trong trường hợp hàng hoá bị trả lại do kém chất lượng, không đúng quy cách công ty không muốn vận chuyển về kho muốn bán nhanh số hàng đó để thu hồi vồn thì tiến hành giảm giá cho khách hàng. Giảm giá hàng bán là công cụ giải quyết một cách linh hoạt khâu tiêu thụ hàng hoá. Công ty cần nghiên cứu phương thức giảm giá cho thích hợp để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ trong công ty.
Việc hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được tiến hành như sau:
Nơ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tương ứng Có TK 111,112,131: Tổng số tiền giảm
Cuối tháng kết chuyển sổ tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sang TK 5111 để tính doanh thu thuần theo định khoản sau:
Nợ TK 5111: Doanh thu bán hàng
Có TK 521: Chiết khấu thương mại Có TK 532: Giảm giá hàng bán
3.2.4. Đối với công tác hạch toán nợ phải thu khó đòi
Để quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán, Công ty nên tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Thực chất của công việc này là cho phép công ty được tính dự phòng bằng cách dành một phần lợi nhuận trong năm chuyển sang năm sau nhằm trang trải nợ phải thu khó đòi có thể phải xử lý trong năm sau, không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của năm sau.
Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 2293 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào khoản nợ phải thu xác định là không chắc chắn thu được, kế toán phải xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.
- Nếu số dự phòng của năm nay lớn hơn số dư của các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập như sau:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293: Số cần trích lập thêm cho năm nay
- Ngược lại nếu số trích lập năm nay nhỏ hơn số trích lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập như sau:
Nợ TK 2293 Có TK 642
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi được xác định thực sự không đòi được thì được phép xóa nợ:
Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131, 138
- Những khoản khó đòi đã xóa sau đó lại thu hồi được thì ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711: Thu nhập khác 3.2.5. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty đã sử dụng mọi hoá đơn, chứng từ kế toán theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ Tài chính đã ban hành. Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức hoàn toàn trên máy tính. Điều này, rất thuận lợi cho kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh donh trong việc xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất và chính xác nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin. Công tác lập chứng từ và luân chuyển chứng từ giữa các phòng kế hoạch vật tư và phòng tài chính - kế toán với bộ phận quản lý kho hàng hóa đảm bảo được tính hợp lý, nhanh chóng và đầy đủ. Các chứng từ kinh tế phát sinh đều rõ ràng và theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Bên cạnh việc, ứng dụng máy tính trong công tác kế toán bán hàng thì việc áp dụng hình thức Nhật kí chung khi làm có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, quan hệ đối chiếu giữa các số liệu được chặt chẽ.
Phòng tài chính - kế toán nên lập một bảng kê theo cột riêng cho từng loại mặt hàng tiêu thụ trong tháng để tiện cho việc theo dõi quá trình tiêu thụ hàng hóa có đạt mục tiêu đề ra hay không.
3.2.6. Về sổ sách kế toán
Công ty Xăng dầu Hà Giang hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung nhưng lại không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt. Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại là các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế Công ty nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc, khó theo dõi của Nhật ký
chung. Ngoài ra các đối tương quan tâm dễ dàng thấy được doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ trong ngày của Công ty trên sổ Nhật kí bán hàng.
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chi tiết, chính xác hơn, Công ty Xăng dầu Hà Giang nên sử dụng Nhật ký thu tiền, đồng thời với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ với khách hàng và với các nhà cung cấp nên có khoản mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp để kế toán tiện tính toán và theo dõi được thời hạn thanh toán của các khoản công nợ này.
Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng Công ty Xăng dầu Hà Giang
NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng... năm...
NT ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
SH NT Hàng
hoá
Thành
phẩm Dịch vụ Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày... tháng... năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền Công ty Xăng dầu Hà Giang
NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng... năm...
NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ TK
Ghi Có các TK
SH NT Tk khác
Số tiền Số hiệu Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày... tháng... năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.2.7. Về báo cáo kế toán Công ty
Công ty cần phải lập thêm các báo cáo kế toán về doanh thu theo từng địa bàn. Từ các báo cáo này mà các cán bộ Phòng Tài chính Kế toán có những phương thức tiêu thụ phù hợp cho các địa bàn để có thể nâng cao số lượng bán, cung cấp kịp thời sản phẩm cho người tiêu dùng và mở rộng thị trường cho sản phẩm của Công ty. Không những cần phải lập theo tháng, theo địa bàn mà Công ty cần phải lập Báo cáo về doanh thu và giá vốn theo từng loại sản phẩm. Việc lập theo doanh số từng loại sản phẩm giúp Công ty sắp xếp và có biện pháp nâng cao doanh số cho từng loại sản phẩm.
Bên cạnh lập các báo cáo kế toán về doanh thu và giá vốn hàng bán thì cán bộ Phòng Tài chính Kế toán cần phải lập thêm các Báo cáo quản trị về doanh thu và giá vốn hàng bán để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về tình hình tiêu thụ của Công ty cho Ban giám đốc Công ty, để từ đó Ban giám đốc có những biện pháp điều chỉnh mang tính vĩ mô đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Biểu 3.3: Bảng dự toán doanh thu bán hàng
BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
Tháng……năm…….
Loại SP Địa bàn
Sản phẩm 1 Sản phẩm 2
Sản lượng
Giá bán Doanh thu
Sản lượng
Giá bán Doanh thu Hà Giang