CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP
1.3. Quản lý công nợ phải thu ở doanh nghiệp
1.3.2. Nội dung quản lý
1.3.2.2. Quản lý phải thu quá hạn của doanh nghiệp (công nợ khó đòi)
Chính vì thế mà mục tiêu xử lý nợ tồn đọng trong các doanh nghiệp chủ yếu là Xoá các khoản nợ khó đòi tránh gây tổn thất nợ khó đòi ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
Làm trong sạch hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp;
Giảm bớt chi phí quản lý do phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi để có thêm một khoản tiền đầu tư vào sản xuất kinh doanh.
Việc xử lý nợ khó đòi đó cần phải được tiến hành theo qui trình sau:
Kiểm tra nguyên nhân xuất hiện nợ khó đòi
Công ty có khoản phải thu khó đòi phải tiến hành rà soát lại các khoản khó đòi và lên phương án xử lý khoản nợ khó đòi đó. Công ty phải xem xét kỹ khoản nợ và các yếu tố xung quanh khoản nợ đó. Khoản nợ đó vì sao khó đòi
? Nguyên nhân từ đâu? Từ phía doanh nghiệp hay từ phía đối tác hay do điều kiện chính sách pháp luật thay đổi?
Nếu nguyên nhân từ phía doanh nghiệp thì cần phải tiến hành xem xét
lại các tiêu chuẩn tín dụng của doanh nghiệp, các chính sách bán hàng, thái độ làm việc của nhân viên….Từ đó đưa ra nhưng kiến nghị để chấn chỉnh sao cho phù hợp và có thể thu hồi được những khoản nợ khó đòi.
Nếu nguyên nhân từ phía khách hàng (thường nguyên nhân từ phía khách hàng nhiều hơn) thì doanh nghiệp càng cần phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân khách hàng không trả tiền là do đâu? Có phải là do khách hàng không muốn trả hay do điều kiện kinh doanh không như mong muốn mà khách hàng không thể trả được khoản nợ cho doanh nghiệp? Nếu do khách hàng không muốn trả thì vì sao họ không muốn trả? Vì họ muốn giữ mối quan hệ đối tác với công ty, vì họ muốn giữ khoản vốn có giá rẻ này để đầu tư vào hàng hoá dịch vụ khác hay vì vấn đề đạo đức nghề nghiệp mà họ không muốn trả nợ…
Người làm tài chính của công ty cần phải xem xét kỹ nguyên nhân để có những biện pháp thu hồi hợp lý. Muốn đưa ra những biện pháp thu hồi nợ thì người quản lý công nợ phải thu phải tiếp xúc với khách hàng, phải đốc thúc khách hàng trả nợ cho công ty, hoặc tuỳ từng hoàn cảnh của khách hàng để đưa ra những chính sách thu hồi nợ cần thiết. Còn nếu do khách hàng không thể trả được thì vì sao? Khách hàng đã không trả được thì thường do công ty khách hàng làm ăn thua lỗ, họ không bán được hàng của công ty mình nên chưa thu hồi được tiền để trả nợ. Khi đó người làm tài chính cần phân tích khả năng của khách hàng khi kinh doanh để ra quyết định nên tiếp tục bán chịu cho họ để họ tiếp tục kinh doanh thu hồi lại vốn trả nợ cho công ty trong trường hợp khách hàng có những chính sách mới, thay đổi phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh trong tương lai hay bằng mọi cách thu hồi nợ về nếu xét thấy khách hàng không còn khả năng kinh doanh tiếp.
Người làm tài chính sẽ phải tính đến khả năng khách hàng trả nợ xem khách hàng trả được bao nhiêu và cả chi phí để thu hồi nợ. Nếu chi phí quá lớn
mà khoản thu về lại nhỏ không đáng kể thì công ty phải có biện pháp khác, có thể xoá nợ cho khách hàng đồng thời hạch toán vào chi phí kinh doanh hoặc sử dụng một số những biện pháp khác theo đúng chế độ xử lý nợ khó đòi mà Nhà nước đã ban hành.
Xây dựng quy trình quản lý
Sau khi xem xét và đốc thúc khách hàng trả nợ nhưng không được thì khoản nợ đó đã trở thành khoản nợ khó đòi và đến cuối niên độ kế toán, kế toán viên phải tiến hành trích lập dự phòng cho những khoản nợ của những khách hàng có khả năng không trả được nợ nhằm xác định đúng giá trị thuần của các khoản phải thu trong Báo cáo tài chính và khoản dự phòng đó được tính vào chi phí kinh doanh. Để đi sâu tìm hiểu về qui trình xử lý nợ khó đòi chúng ta cần hiểu thế nào là dự phòng nợ phải thu khó đòi? Cách trích lập như thế nào? Xử lý các khoản dự phòng ra sao?
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có những giấy tờ chứng cứ ghi nhận được là không thể thu hồi do đơn vị hoặc người nợ không có khả thanh toán trong năm kế hoạch.
Cách trích lập: theo thông tư 13 của Bộ tài chính
Sau khi đã xác định được khoản phải thu là khoản nợ khó đòi thì doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Kế toán trích lập dự phòng hạch toán vào tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Khi khoản nợ quá hạn không thể thu hồi được nữa công ty sẽ phải tiến hành xử lý khoản nợ đó để làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty. Để xử lý kế toán sẽ lấy khoản dự phòng đã trích lập từ trước bù đắp vào khoản nợ không thể thu hồi được đó.
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối đế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
Tổ chức công tác xử lý nợ khó đòi
Các khoản nợ sau khi được ghi nhận là khó đòi sẽ được xử lý như sau:
Bán nợ cho công ty mua bán nợ theo hình thức thoả thuận.
Đây là một phương pháp khá mới mẻ trong việc xử lý các khoản nợ khó đòi. Tuy nhiên hiện nay, nghiệp vụ mua bán nợ đã bước đầu hình thành và Bộ Tài chính đã thành lập công ty mua bán nợ tồn đọng của doanh nghiệp (còn gọi là DATC) theo quyết định 109/2003/QĐ-TTg ngày 5-6-2003 của Thủ tướng Chính phủ. Trước những khó khăn trong việc xử lý nợ khó đòi thì sự ra đời của DATC đã đem lại một hy vọng lớn cho các doanh nghiệp. DATC được thành lập nhằm mục đích là tạo ra công cụ thích hợp giúp doanh nghiệp xử lý các khoản nợ và tài sản tồn đọng, làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty.Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là:
- Mua lại các khoản nợ và tài sản tồn đọng của doanh nghiệp đang có những khoản phải thu khó đòi (bao gồm cả tài sản và quyền sử dụng đất hay những tài sản cố định hữu hình được sử dụng để làm đảm bảo cho các khoản nợ) thông qua hình thức thoả thuận trực tiếp, đấu thầu, đấu giá hoặc theo chỉ định của Thủ tướng Chính phủ.
- Tiếp nhận và xử lý các khoản nợ khó đòi đã được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi sở hữu doanh nghiệp Nhà nước thành các doanh nghiệp cổ phần.
- Sau khi tiếp nhận các khoản nợ và tài sản đã mua thì DATC sẽ tiến hành xử lý các khoản nợ đó đồng thời bán các tài sản đó hay sử dụng các khoản nợ và
tài sản để đầu tư và góp vốn dưới hình thức: góp vốn cổ phần, góp vốn liên doanh, hợp tác kinh tế giữa các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
- Tư vấn môi giới xử lý nợ và tài sản tồn đọng, bảo quản, sửa chữa và nâng cấp tài sản để bán hay cho thuê hoặc đầu tư vào sản xuất kinh doanh, liên doanh khai thác tài sản.
Với hoạt động của DATC, nó đã tạo ra được nhiều công cụ cho thị trường tài chính có thể đẩy nhanh sự tuần hoàn của dòng tiền, làm cho thị trường tài chính không bị ứ đọng vốn mà được chu chuyển nhịp nhàng đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp chủ nợ và doanh nghiệp là khách nợ, từ đó thúc đẩy quá trình phát triển của nền kinh tế. Ở nước ta, sau hơn 3 năm hoạt động, đến nay DATC đã tiếp nhận và sử lý nợ của rất nhiều các doanh nghiệp với trị giá các món nợ lên tới hàng trăm tỷ đồng.
Dùng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để bù đắp.
Vào cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán công nợ phải tính toán, xem xét các khoản nợ phải thu và thẩm định những khoản nợ khó đòi rồi lập dự phòng nợ khó đòi. Khi các khoản nợ đó xét thấy là là khoản nợ khó đòi, không thể thu hồi được thì kế toán sẽ trích từ khoản dự phòng phải thu khó đòi để bù đắp khoản nợ đó theo thông tư 13 của Bộ Tài chính như đã nêu ở trên. Khoản trích đó được tính vào chi phí quản lý kinh doanh
Hạch toán vào chi phí kinh doanh.
Sau khi đã trích từ dự phòng phải thu khó đòi để bù đắp cho khoản nợ khó đòi cần xử lý đó thì kế toán sẽ phải hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh.
Việc xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng theo phương pháp này sẽ giúp xác định được chính xác giá trị tài sản thực tế của công ty phản ánh được đúng khả năng trả nợ của công ty.
Đôi khi các doanh nghiệp muốn thu hồi được nợ cần phải sử dụng biện pháp khởi kiện các doanh nghiệp vay nợ khi các doanh nghiệp vay nợ này
không chịu thực hiện nghĩa vụ trả nợ đúng hạn.
1.3.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới việc quản lý công nợ
Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giảm thiểu các khoản nợ khó đòi, khi xuất hiện các khoản nợ khó đòi thì việc xử lý nợ khó đòi tốt sẽ lành mạnh hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên môi trường hoạt đông kinh doanh không phải lúc nào cũng thuận lợi cho doanh nghiệp. Có những nhân tố ảnh hưởng rất lớn tới công tác quản lý công nợ phải thu trong doanh nghiệp đặc biệt là công tác xử lý nợ khó đòi. Khi đi vào hoạt động doanh nghiệp nào cũng mong muốn doanh nghiệp mình không có các khoản nợ khó đòi. Khi đã xuất hiện nợ khó đòi thì đương nhiên doanh nghiệp đó sẽ phải có những biện pháp xử lý. Nhưng việc xử lý nợ khó đòi không phải là chuyện một sớm một chiều và không phải là việc đơn giản. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp xử lý thật hiệu quả mà không ảnh hưởng tới các mối làm ăn của doanh nghiệp cũng như các khoản doanh thu doanh nghiệp có được khi vẫn giữ được những mối làm ăn đó. Việc xử lý nợ phải thu khó đòi thường phụ thuộc vào các nhân tố sau:
- Sự phức tạp của nợ khó đòi: Nó là các khoản nợ lòng vòng giữa các tổ chức kinh tế với nhau, phát sinh từ lâu và đã quá hạn thanh toán nhiều năm, thiếu hồ sơ tài liệu pháp lý…Các khoản nợ khó đòi đã phải đem ra xử lý thường là các khoản nợ thuộc diện khó đòi (quá hạn từ 2-3 năm trở lên), phát sinh từ nhiều loại quan hệ khác nhau như quan hệ tín dụng hay quan hệ mua bán hang hoá, dịch vụ…và chủ yếu là không có tài sản đảm bảo nên việc đánh giá khả năng thu hồi gặp khó khăn do phụ thuộc hoàn toàn vào thái độ hợp tác của bạn hàng trong việc cung cấp thông tin về năng lực tài chính và khả năng trả nợ. Khó khăn ở đây là phần lớn khách nợ không có thái độ hợp tác tích cực hoặc không cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho người thẩm định ở
doanh nghiệp nên người xử lý nợ thường thiếu thông tin để đánh giá. Điều đó làm tăng độ rủi ro của nợ khó đòi .
- Từ doanh nghiệp khách nợ: việc xử lý nợ tồn đọng phụ thuộc rất nhiều vào thái độ hợp tác của khách nợ. Những khách nợ đã để cho các khoản phải trả của mình quá hạn thanh toán để doanh nghiệp là chủ nợ phải tiến hành xử lý nợ khó đòi tức là khách nợ đó đã không có khả năng trả nợ hoặc khách nợ đó không có ý muốn trả nợ nữa để chiếm dụng vốn. Chính vì thế mà hy vọng vào sự hợp tác của khách nợ là vô cùng nhỏ kể cả khách nợ là những doanh nghiệp Nhà nước. Do tình hình tài chính khó khăn nên những khách nợ này luôn cố tình tránh gặp các chủ nợ hay các tổ chức xử lý nợ để bàn về việc mua bán, thanh toán nợ. Một nguyên nhân nữa khiến các khách nợ này không chịu hợp tác là do tâm lý chây ỳ không chịu trả nợ để chờ nhà nước xoá nợ.
- Từ phía doanh nghiệp chủ nợ: Xử lý các khoản nợ khó đòi thường làm giảm doanh thu của doanh nghiệp hoặc nếu giao bán nợ thì rất khó để bán được với giá cao vì các khoản nợ này từ lâu đời và rất khó đòi. Chính và thế giao bán nợ với giá thấp sẽ làm doanh nghiệp tổn thất nhiều, số tiền giao bán nợ đó doanh nghiệp hạch toán vào chi phí kinh doanh làm giảm lợi nhuận thu được. Vì thế mà các doanh nghiệp thường rất ngại xử lý nợ khó đòi, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước.
- Từ cơ chế của Nhà nước: Nhà nước cần phải đưa ra được cơ chế hợp lý để xử lý nợ khó đòi. Nhưng thực tế hiện nay thấy cơ chế của Nhà nước ban hành về việc xử lý nợ vẫn còn nhiều bất cập.
Ngoài ra việc xử lý nợ còn chịu ảnh hưởng của các rào cản thông tin tạo ra những thông tin không cân xứng gây khó khăn cho tổ chức xử lý nợ.
CHƯƠNG II