QUY TRÌNH XUẤT KHẨU THỰC PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ

2.1 Nhiệm vụ, chức năng của phòng Xuất Nhập Khẩu

Tất cả các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện chức năng nhiệm vụ Công ty, trong đó các phòng Xuất nhập khẩu có tổ chức và chức năng nhiệm vụ như sau:

 Tổ chức:

- Bộ phận Shipment: 3 nhân viên - Bộ phận Document: 4 nhân viên - Bộ phận Sale: 5 nhân viên

 Chức năng, nhiệm vụ:

- Tham gia xây dựng chiến lược SXKD, xây dựng chiến lược phát triển thị

trường xuất khẩu, chiến lược phát triển thương hiệu Công ty ra Nước ngoài.

- Nghiên cứu thị trường xuất khẩu, đánh giá phân loại khách hàng để có chính sách phù hợp.

- Phối hợp ngành kinh doanh Nội địa, phòng KHĐT-Thu mua để nghiên cứu đối thủ cạnh tranh.

- Xây dựng và phối hợp thực hiện triển khai đơn đặt hàng.

- Định hướng phát triển sản phẩm, phối hợp với phòng KHĐT - Thu mua tính toán giá thành và chào giá phù hợp với định hướng mặt hàng của công ty, chào giá

theo yêu cầu của khách hàng.

- Thực hiện các chứng từ xuất khẩu liên quan.

- Tổng hợp và phân tích để tối ưu chi phí bán hàng (theo dõi thời gian tiền về

của từng khách hàng, lô đặt hàng, điều kiện giao hàng, các chứng từ yêu cầu, hãng tàu, cảng xuất hàng, chi phí vận chuyển,….)

- Tham gia các chương trình xúc tiến bán hàng, duy trì Website.

- Hỗ trợ phòng KHĐT - Thu mua trong việc quản lý định mức nguyên liệu nhập khẩu.

Được ủy quyền của Tổng GĐ ký một số văn bản sau: lệnh sản xuất, các tờ

khai hải quan, Invoice, lệnh kiểm kho toàn Công ty, các văn bản thông thường có

liên quan đến trách nhiệm và quyền hạn của mình

2.2 Sơ đồ quy trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty Cổ phần Thực phẩm AGREX SÀI GÒN

 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến qui trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty Cổ phần thực phẩm AGREX SAIGON dựa theo hợp đồng xuất khẩu số 360/2015

Chi cục hải quan

Đội TT Cảng VICT-CSG KVIII

Hãng tàu

NYK Line Hãng tàu

NYK line

Fowarder Công ty Logistis HEADWAY CO.,LTD

Forwarder Công ty Logistic

SUNCOLOR SHIPPING CO.,LTD

Nhà xuất khẩu

Công ty cổ phần thực phẩm AGREX SAIGON

(Việt Nam)

Nhà nhập khẩu

Công ty HIRAHACHI CO.,LTD (Nhật Bản)

Ngân hàng của nhà XK SAIGON BANK

(VN)

Ngân hàng của nhà NK MIZUHO BANK(NB)

3

2

4 5

6

7

1

Sơ đồ 2.1 Mối quan hệ các bên liên quan đến qui trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty Cổ phần thực phẩm AGREX SAIGON dựa theo hợp đồng xuất khẩu số

360/2015

Qua sơ đồ trên ta thấy, mối quan hệ của các bên liên quan đến quá trình xuất khẩu thực phẩm tại công ty như sau:

(1) Công ty Cổ phần thực phẩm AGREX SAIGON (Việt Nam) kí kết hợp đồng xuất khẩu thực phẩm với Công ty HIRAHACHI (Nhật Bản). AGREX SAIGON và HIRAHACHI sẽ giao dịch bằng phương thức L/C.

(2) Công ty HIRAHACHI liên hệ với đặt chỗ với hãng tàu thông qua Forwarder HEADWAY Logistic ở Việt Nam, đồng thời liên hệ với Ngân hàng MIZUHO để mở L/C

(3) Forwarder HEADWAY sẽ tiếp nhận thông tin và liên hệ với hãng tàu NYK Line để book chỗ

(4) Forwarder sẽ gửi Booking Acknowledgement cho AGREX SAIGON (5) AGREX SAIGON liên hệ với hãng tàu NYK Line để lấy cont 20’

(6) AGREX SAIGON làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu với Chi cục hải quan và liên hệ với Cảng VICT để gửi cont chuẩn bị xuất lên tàu

Đội TT Cảng VICT-CSG KVIII

 Từ sơ đồ ta thấy, sau khi tổng kết toàn bộ các bên liên quan trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu thực phẩm tại Công ty AGREX SAIGON ta có thể

đưa ra quy trình chung cho việc thực hiện hợp đồng của Công ty như sau:

 Sơ đồ quy trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty CP AGREX SÀI GÒN

Đàm phán – kí kết hợp đồng

Giới thiệu về lô hàng thông qua hợp đồng xuất khẩu

Thuê tàu

Chuẩn bị nguồn nguyên vật liệu để sản xuất

Tiến hành giao hàng cho người chuyên chở Tiến hành khai hải quan

Làm thủ tục mượn cont và đóng hàng

Lập bộ chứng từ thanh toán

Luồng vàng Luồng xanh Luồng đỏ

Xử lí tranh chấp (nếu có) Thanh lí hợp đồng và lưu giữ

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty Cổ phần Thực phẩm AGREX SÀI GÒN

2.3 Phân tích quy trình xuất khẩu thực phẩm tại Công ty Cổ phần Thực phẩm AGREX SÀI GÒN

2.3.1 Đàm phán – kí kết hợp đồng

Trong kinh doanh hiện nay, có rất nhiều phương thức để đàm phán, trao đổi với nhau thông qua gặp mặt trực tiếp, email, điện thoại, skype,…nhưng tại Công ty Cổ phần thực phẩm AGREX SAIGON thì khách hàng với công ty thường giao dịch với nhau qua email và điện thoại để trao đổi những thông tin về sản phẩm ,số lượng và thời gian mà phía đối tác có nhu cầu nhập khẩu vì ít tốn kém chi phí đi lại và

nhanh chóng, hiệu quả.

Sau đó Công ty AGREX SAIGON sẽ kiểm tra xem với số lượng đặt hàng và

thời gian giao hàng mà khách hàng yêu cầu xem công ty có thể đáp ứng được hay không?

Và sau khi đã rà soát lại tất cả những gì được yêu cầu, nếu có thể đáp ứng được thì nhân viên sẽ gửi email hồi âm lại cho khách hàng, kèm theo hợp đồng dự

thảo bao gồm, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, số lượng và giá cả đơn hàng. Nếu khách hàng đồng ý thì hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức và

công ty sẽ tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng, trong trường hợp nếu khách hàng không đồng ý thì cả hai bên sẽ đàm phán và thỏa thuận lại.

Mẫu một hợp đồng ngoại thương, cụ thể là hợp đồng số 360/2015:

- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) - Số 360 ngày 16 tháng 11 năm 2015

- Bên bán: Công ty Cổ phần thực phẩm AGREX SÀI GÒN

 Địa chỉ: số 10, đường Bến Nghé, phường Tân Thuận Đông, quận 7, TP.HCM

 Tel: 84-8-38722363

 Fax: 84-8-38725194

 Người đại diện: Ông Ngô Bình Long – Tổng giám đốc

 Ngân hàng giao dịch: TMCP Sài Gòn Công Thương

 Địa chỉ: 2C, Phó Đức Chính, phường Nguyễn Thái Bình, quận 1, TPHCM

 Số tài khoản: 000184006000602 - Bên mua: HIRAHACHI CO.,LTD

 Địa chỉ: 3-14 DOJIMA 1-CHOME KITAKU, OSAKA JAPAN Các khoản được miêu tả trong hợp đồng gồm có:

 Về hàng hóa:

- Mô tả về sản phẩm: mã hàng hóa, tên hàng, trọng lượng hàng, kích thước bao bì

- Số lượng: số lượng thùng carton (CASES) cho từng mặt hàng, và tổng số thùng carton cho cả chuyến hàng

- Trọng lượng (KGS), đơn giá (USD/KG) của từng sản phẩm và tổng trọng lượng, tổng đơn giá (USD)

- Đơn giá từng mặt hàng theo điều kiện FOB tại cảng ở TPHCM theo Incorterm 2010

 Các điều khoản:

- Cảng đi: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Cảng đến: Tokyo, Nhật Bản

- Ngày giao hàng: 20 tháng 1 năm 2016 - Quy định về chuyển tải: cho phép chuyển tải

 Các chứng từ yêu cầu:

- Hóa đơn thương mại - Vận đơn đường biển

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O form VJ) - Bảng kê chi tiết hàng hóa

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do Cơ quan kiểm dịch cấp

 Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng phương thức L/C AT SIGHT, người mua sẽ kí quỹ với ngân hàng mở L/C để thanh toán cho nhà xuất khẩu và nhận bộ chứng từ để lấy hàng. Sau khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản của AGREX SAIGON tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Công thương

2.3.2 Giới thiệu về lô hàng thông qua hợp đồng xuất khẩu số 360/2015 Công ty CP thực phẩm AGREX SAIGON xuất khẩu chủ yếu các mặt hàng thực phẩm chế biến đông lạnh như: há cảo, chả giò, xíu mại, hoành thánh, trái cây và các thực phẩm khác,..

Trong hợp đồng này, công ty xuất khẩu 3 loại mặt hàng thực phẩm sau:

- Chả già bột mì phô-mai mini 5Gr (PARINKO CHEESE ROLL): trọng lượng là 4,000kg được đóng trong 400 thùng carton, với đơn giá là 8.50USD/kg, tổng số

tiền 34,000USD

- Trái cây trộn (DRAGON BOAT): trọng lượng là 38.4kg được đóng trong 10 thùng carton, với đơn giá là 7.69USD/kg, tổng số tiền là 295.30 USD

- Chả giò bột mì EDAMAME 9Gr (EDAMAME STICK): trọng lượng là

360kg được đóng trong 50 thùng carton, với đơn giá là 6.19USD/kg, tổng số tiền là

2,228.4USD

2.3.3 Thuê tàu

Sau khi việc ký kết hợp đồng đã hoàn thành thì nhân viên kinh doanh sẽ sơ lược thông tin về số lượng, trọng lượng và thời gian giao hàng để nhân viên thuê tàu sẽ liên hệ với hãng tàu hoặc công ty giao nhận.

Công ty đã xuất khẩu nhiều lần và HIRAHACHI là khách hàng quen thuộc nên việc xuất khẩu không gặp gì khó khăn. Ở trường hợp lô hàng này Công ty AGREX sẽ liên hệ với forwarder là HEADWAY để nhờ thuê tàu, vì là quá quen thuộc nên nhân viên chỉ cần liên lạc với công ty giao nhận, cung cấp các thông tin liên quan đến lô hàng để họ tiến hành book tàu. Sau khi book tàu xong họ sẽ gửi email và đính kèm Booking Acknowledgement cho công ty.

Hợp đồng số 360/2015 được kí kết theo điều kiện thương mại FOB, công ty AGREX có trách nhiệm bảo quản hàng hóa từ kho đến khi được chất lên tàu, còn việc thuê tàu sẽ do khách hàng HIRAHACHI thuê. Nhưng vì là khách hàng khá

thân thuộc và không thông thạo về các hãng tàu ở Việt Nam nên HIRAHACHI ủy quyền nhờ AGREX thuê tàu hộ, mọi chi phí vẫn do HIRAHACHI chi trả.

AGREX sẽ cung cấp thông tin cho Forwarder HEADWAY, Forwarder sẽ tiến hành kiểm tra thông tin theo yêu cầu và liên hệ đặt chỗ với hãng tàu NYK Line.

Nhận được yêu cầu, NYK sẽ lên lịch tàu và sắp xếp chỗ sau đó sẽ gửi cho HEADWAY, sau đó HEADWAY sẽ tiếp tục gửi “Booking Acknowledgement” cho AGREX với những thông tin cần lưu ý:

- Số xác nhận đặt chỗ tàu: 3202631230 - Ngày đặt tàu: 29/12/2015

- Địa chỉ liên hệ để lấy cont rỗng: Phòng thương vụ cảng VICT + Số điện thoại 84- 38725790

+ Nội dung: cấp cont lạnh + seal và cài đặt nhiệt độ (-180C) - Tên và số chuyến tàu: NYK FUJI/ V036N

- Cảng chất hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam (VICT) - Cảng đi: Cái Mép

- Cảng đến: Tokyo, Nhật Bản

- Ngày tàu chạy (ETD): 10 tháng 1 năm 2016

- Ngày dự kiến tàu đến (ETA): 16 tháng 01 năm 2016

- AGREX phải chuẩn bị xong hàng hóa, sau đó vận chuyển cont ra cảng, hoàn tất các thủ tục gửi hàng trước 10:00 ngày 08/01/2016 (FCL – Container Delivery Cut-off)

- Hoàn thành tất cả các chi tiết bộ của vận đơn đường biển và gửi cho hãng tàu (Doc Cut-off) trước 08:00 ngày 07 tháng 01 năm 2016 theo địa chỉ

sgn_si@vn.nykline.com để lấy vận đơn gốc

Bên AGREX sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin và yêu cầu lại một lần nữa, nếu tất cả đã hoàn tất thì thực hiện các bước tiếp theo.

2.3.4 Chuẩn bị nguồn nguyên vật liệu để sản xuất Kiểm tra lượng hàng tồn trong kho

Sau khi kí kết hợp đồng thành công, nhân viên giao dịch sẽ thông báo với nhân viên phụ trách xuất nhập khẩu để tiến hành kiểm tra số lượng hàng còn tồn trong kho xem đáp ứng được bao nhiêu % đơn hàng để có thể xác định được cần sản xuất thêm bao nhiêu và nguyên vật liệu có cần nhập thêm không.

Kho của Công ty AGREX nằm tại trụ sở chính, địa chỉ: số 10 đường Bến Nghé, phường Tân Thuận Đông, quận 7, TP.HCM

Sau khi xác định được thiếu mặt hàng nào, thiếu bao nhiêu thì sẽ báo cho nhân viên phụ trách sản xuất để tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Tùy theo thời điểm thu mua, nguyên vật liệu có dao động hay đảm bảo không. Nếu không có gì đáng lo ngại thì tiến hành sản xuất, nếu trường hợp có chút khó khăn trong thu mua thì phải lập tức báo cho khách hàng và tìm hướng giải quyết.

Thu mua và sản xuất

Theo như trong hợp đồng 360/2015, thì các mặt hàng này là mặt hàng mà

Công ty liên tục sản xuất nên việc thu mua nguyên vật liệu không có gì đáng lo ngại.

Công ty sẽ liên hệ với các đơn vị cung cấp nguồn nguyên vật liệu, yêu cầu số

lượng và thời gian giao hàng để kịp cho việc sản xuất. Công ty có nhiều nguồn cung ứng nên luôn đảm bảo được tiến trình sản xuất.

Sau khi thu mua được nguyên vật liệu thì nhân viên xưởng sản xuất tiến hành kiểm tra và đưa vào chế biến. Công nhân của xưởng sẽ được chia ra từng bộ phận khác nhau, khi hàng đến khâu nào thì sẽ được kiểm tra tại khâu đó để đảm bảo không có vấn đề nào xảy ra trong toàn bộ quy trình.

Sau khi sản xuất xong thì hàng hóa sẽ được chuyển vào kho đông lạnh để bảo quản hoặc nếu kề ngày xuất đi thì đưa hàng ra cảng cho kịp tàu.

2.3.5 Làm thủ tục mượn Cont và đóng hàng hóa

 Thủ tục mượn Cont

AGREX sẽ liên hệ với hãng tàu NYK để làm thủ tục duyệt lệnh mượn cont rỗng, hãng tàu sẽ giao cho nhân viên giao nhận lệnh cấp cont rỗng + seal, trong lệnh cấp cont rỗng sẽ ghi rõ nơi lấy cont rỗng và hạ cont thanh lý gửi lên tàu.

AGREX sẽ thuê xe đầu kéo và giao cho họ Lệnh cấp cont rỗng và Giấy giới thiệu của công ty đến cảng VICT để lấy cont rỗng của NYK đặt tại cảng. Sau đó

kiểm tra xem cont có đáp ứng đủ độ lạnh không, có sạch và hư hỏng gì không,..nếu không có vấn đề gì xảy ra thì sẽ kéo cont về kho đóng hàng. Để thực hiện việc đóng hàng, công ty AGREX sẽ liên hệ với hãng tàu NYK để mượn cont rỗng và thuê phương tiện vận tải để ra cảng (cảng VICT) kéo cont rỗng về đóng hàng.

Trong lệnh cấp cont rỗng có yêu cầu liên hệ Phòng thương vụ cảng VICT để

cung cấp cont rỗng và số seal theo tiêu chuẩn đi Châu Á. Xe đầu kéo sẽ đến cảng VICT để lấy cont 20’ có số hiệu là SZLU3602236 và số seal là VN6652174, kiểm tra các yêu cầu về cont sau đó kéo về kho đóng hàng, sau đó phương tiện vận tải sẽ

kéo cont ra hạ bãi trước 10h ngày 08/01/2016.

Vì hãng tàu yêu cẩu AGREX phải gửi chi tiết B/L trước 8h ngày 07/01/2016, do đó công ty phải tập hợp đủ hàng theo hợp đồng đã kí (tổng trọng lượng 4,398.4kg chứa trong 460 thùng cont) và đặt hàng nơi công ty đã đăng kí để đưa hàng lên cont vào ngày 06/01/2016 nhằm xác định đúng số lượng hàng xuất khẩu, AGREX sẽ gửi chi tiết Bill cho HEADWAY, sau đó HEADWAYgửi lại Draft Bill (Bill nháp) cho AGREX để kiểm tra và xác nhận tất cả các chi tiết trên B/L theo đúng thời gian quy định..

 Đóng hàng hóa

Trước khi tiến hành đóng hàng thì hàng hóa phải đảm bảo về chất lượng, số

lượng cũng như vệ sinh an toàn thực phẩm thông qua việc liên hệ với cơ quan kiểm dịch để họ tiến hành kiểm tra. Sau khi đã đảm bảo về kết quả kiểm dịch thì xúc tiến đóng hàng vào thùng carton.

Đối với từng mặt hàng mà có cách đóng hàng vào thùng và lên cont khác nhau. Một số quy tắc khi đóng hàng vào thùng tại AGREX:

- Là mặt hàng thực phẩm đông lạnh nên sản phẩm sẽ được đóng gói kĩ

bằng bao bì nylon có độ dày khoảng 0.1 mm, đóng kín miệng túi và hút chân không rồi đem đi đông lạnh. Sau đó hàng sẽ được đóng vào thùng carton và bên ngoài có

thể hiện rõ tên từng loại mặt hàng chứa trong thùng và được dán keo cẩn thận để

không rơi hàng.

- Khi tiến hành xếp hàng vào cont thì phải xếp hết một mặt hàng rồi mới xếp tiếp mặt hàng khác. Nên ưu tiên những mặt hàng nào có giá trị kinh tế cao sẽ được xếp trước, còn đối với lô hàng của hợp đồng số 360 thì là hàng thực phẩm