Chương 4: QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC
4.2 Tìm hiểu quy trình kế toán phải thu khách hàng
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu nợ tiền cung cấp dịch vụ:
Khi khách hàng tới Công ty đề nghị cung cấp dịch vụ vận chuyển, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập 3 liên đơn đặt hàng cung cấp dịch vụ trình trưởng phòng kinh doanh ký xét duyệt. Sau khi ký duyệt, một liên đơn đặt hàng sẽ được gởi cho khách hàng, một liên sẽ được chuyển qua phòng kỹ thuật-bảo trì, liên còn lại sẽ được lưu trữ tại bộ phận. Tại phòng kỹ thuật-bảo trì, đơn đặt hàng sẽ được kiểm tra và trình cho trưởng phòng kỹ thuật-bảo trì ký duyệt, ghi sổ nhật ký điều xe và tiến hành điều xe. Liên đơn đặt hàng này sẽ được chuyển cho tài xế chịu trách nhiệm vận chuyển. Tài xế chịu trách nhiệm vận chuyển sẽ đưa khách hàng ký nhận liên đơn đặt hàng này và mang về nộp lại cho phòng kỹ thuật-bảo trì.Nhân viên phòng kỹ thuật-bảo trì sẽ chuyển liên đơn đặt hàng này sang phòng kế toán để nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu vào Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và sổ chi tiết công nợ phải thu (hình 4.22) để theo dõi. Cuối cùng nhân viên kế toán sẽ tiến hàng lưu trữ liên đơn đặt hàng này tại bộ phận. Các khoản phải thu khách hàng của Công ty được theo dõi chặt chẽ. Khi đến hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc cuối tháng, kế toán viên tiến hành kiểm tra công nợ, thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán.
Khi khách hàng trả nợ cho Công ty bằng tiền mặt, Công ty sẽ thực hiện thu nợ theo quy trình kế toán vốn bằng tiền mặt (thu tiền mặt) như mục a trong 4.1.1; nếu khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, Công ty thực hiện thu nợ theo quy trình thu nợ khách hàng qua chuyển khoản như mục c trong 4.1.2
50
Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ cung cấp dịch vụ của Công ty
Khách hàng Phòng kinh doanh Tài xế Phòng kế toán
Đơn đặt hàng
Nhập liệu
Ghi sổ chi tiết theo dõi
nợ phải thu
Đơn đặt hàng
Sổ chi tiết nợ phải thu Đơn đặt hàng
Phòng kỹ thuật, bảo trì
Đơn đặt hàng
Kiểm tra, ký duyệt Ghi sổ nhật ký điều xe
Điều xe
Đơn đặt hàng
1 Đơn đặt hàng
Bắt đầu Đơn đặt hàng
Kiểm tra Ký duyệt Đơn đặt hàng
photo
Đơn đặt hàng
Ký xác nhận Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
2 1
Đơn đặt hàng 2
51 Nhận xét:
Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi phải thu từng khách hàng mà chi lập sổ chi tiết phải thu cho tất cả các khách hàng, cách làm này tuy tiết kiệm được thời gian và thuận tiện cho quá trình ghi sổ nhưng sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu chi tiết số nợ.
52 CTY TNHH DV Minh Đức
43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU
MST: 1800655247 Tháng 2 năm 2014
STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ PST PSG SDCK
1 Chi nhánh công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam tại Vĩnh Long 229.717.070 467.391.210 229.717.070 467.391.210 2 Công ty cổ phần chế biến thực phẩm xuất khẩu Miền Tây 215.895.000 131.930.000 215.895.000 131.930.000
3 Chi nhánh công ty TNHH Nam Phương Việt Nam tại Vĩnh Long 36.295.006 36.295.006 0
4 Doanh nghiệp tư nhân Giang Sơn 16.000.000 31.500.000 47.500.000
5 Công ty TNHH King Group 6.566.725 3.300.000 6.556.725 3.300.000
6 Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ – Tổng công ty hoá dầu Petrolimex 97.157.342 23.812.114 120.969.456 7 Công ty TNHH thương mại xuất khẩu An Hưng Phước 17.478.600 16.888.300 17.478.600 16.888.3000
8 Công ty TNHH cơ khí Cần Thơ 89.100.000 89.100.000 0
9 Công ty TNHH thương mại dịch vụ Gia Phát 26.724.060 26.105.112 26.724.060 26.105.112
10 Công ty TNHH một thành viên Tôn Hiệp Hưng Cần Thơ 14.512.750 14.512.750
11 Công ty TNHH thương mại sản xuất Dương Dung 2.475.000 2.475.000 0
12 Uỷ ban nhân dân phường Trà Nóc 4.780.000 4.780.000
13 Công ty cổ phần nhựa Sài Gòn 20.000.000 20.000.000 0
14 Công ty TNHH Thiết Lập 4.444.935 1.977.525 2.467.410
15 Doanh nghiệp tư nhân cơ khí Huy Thông 23.940.000 2.233.000 26.173.000
16 Đoạn quản lý giao thông thuỷ bộ Cà Mau 14.300.000 14.300.000
17 Công ty TNHH một thành viên sản xuất thương mại Hạnh Đạt 0 5.916.160 5.916.160
53
18 Công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Hoa Lâm 7.827.050 7.827.050 0
19 Công ty TNHH Đại An 33.871.200 23.100.000 56.971.200
20 Công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ xúc tiến đầu tư Vinh Phát
58.789.060 58.789.060
810.276.982 841.772.712 654.056.036 997.993.658 Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Hình 4.21 Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu