CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN LỆ THỦY
2.3. Thực trạng công tác Kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước huyện Lệ Thủy
2.3.3. Nội dung KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Huyện Lệ Thủy
Các nội dung cụ thể của hoạt động KSC thường xuyên tại KBNNHuyện Lệ Thủy bao gồm:
a.Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ:
Đối với nội dung công việc này cán bộ KSC chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ KSC hướng dẫn ĐVSDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
b. Tiến hành kiểm soát chi:
Đối với hình thức thanh toán theo dự toán: ĐVSDNS gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ dưới đây:
- Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
Đầu năm ngân sách đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi KBNN nơi đơn vị
Đại học kinh tế Huế
giao dịch để kiểm tra và lưu trữ gồm: dự toán năm được được cấp có thẩm quyền giao; Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế, quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách khoán công tác phí, danh sách khoán điện thoại,... được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách khi chưa có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo tiến độ thực hiện hợp đồng. Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng;
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển Khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), và Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (chọn ô tạm ứng)
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt thìđơn vị lập bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN.
+ Thanh toán tạm ứng các Khoản chi chuyển Khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
- Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
Giấy rút dự toán (thanh toán); Đối với những Khoản chi không có hợp đồng và đối với những Khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng thì đơn vị lập bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN. Tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với Khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Đại học kinh tế Huế
+ Chi phí thuê mướn: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
+ Đối với các Khoản chi mua sắm ô tô:
+ Các Khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
Sau khi kiểm soát hồ sơ của ĐVSDNS, nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định.
Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ hoặc khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt), cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi ĐVSDNS.
Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện (tạm ứng hoặc thanh toán) kinh phí NSNN; Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện (tạm ứng hoặc thanh toán) sẽ ký (trên giấy, phê duyệt trên hệ thống) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền).
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý (tạm ứng hoặc thanh toán) thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản thông báo từ chối gửi ĐVSDNS.
c. Quyết định sau kiểm soát chi
Căn cứ vào quyết định phê duyệt của Giám đốc KBNN, các bộ phận nghiệp vụ KSC và kế toán thanh toán thực hiện như sau:
- Nếu Giám đốc KBNN quyết định không duyệt cấp phát (cấp tạm ứng hoặc thanh toán) cho đơn vị, thì bộ phận KSC có trách nhiệm trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị và thông báo rõ lý do từ chối bằng văn bản cho ĐVSDNS.
- Nếu Giám đốc KBNN quyết định phê duyệt cấp phát (cấp tạm ứng hoặc thanh toán), bộ phận kế toán thanh toán thực hiện tạm ứng hay thanh toán cho
Đại học kinh tế Huế
ĐVSDNS theo chế độ quy định.
- Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng: Cán bộ KSC tiến hành lưu hồ sơ KSC và trả hồ sơ, chứng từ cho ĐVSDNS theo quy định.
- Chi tiền mặt tại quỹ: Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt Nhận xét về những hạn chế:
- Tình hình thanh toán trực tiếp từ KBNN cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa được cải thiện nhiều, tỷ trọng thanh toán bằng tiền mặt trong tổng chi phí NSNN còn lớn, không giảm bao nhiêu.
- Phương thức cấp phát bằng lệnh chi tiền của cơ quan tài chính tạo ra một khoảng cách giữa chi NSNN với chi tiêu thực tế của đơn vị dự toán.
- Phương thức ghi thu, ghi chi NSNN không đảm bảo kịp thời, thường chậm so với quy định của Luật và thực chất là hợp thức hóa chứng từ chi của đơn vị.
- Do có quá nhiều văn bản chế độ liên quan đến nội dung KSC; một số các nội dung chi vẫn còn thiếu văn bản hướng dẫn; cùng với sự không rõ ràng, đồng bộ, thống nhất giữa các văn bản chế độ quy định cho cùng một nội dung chi nên cán bộ KSC cũng như ĐVSDNS gặp không ít khó khăn, lúng túng trong quá trình thực hiện chi và KSC thường xuyên NSNN.
-Còn tồn tại tình trạng ĐVSDNS chia nhỏ gói thầu để tránh đấu thầu.
- KBNN Huyện Lệ Thủy chưa kiên quyết trong xử lý những vi phạm về các khoản chi không đúng quy định.