Các bước 1, 2, 3, 5, 6: thực hiện như các thiết kế Report thông thường.
Riêng bước 4: nhấn nút , chọn trường cùng với hàm cần tính (Sum hoặc Avg, Min, Max), nhấn OK. Nhấn Next
6.2. Report Grouping
Trong trường hợp sử dụng Report Wizard để thiết kế Report nhưng quên chưa gộp nhóm chúng ta vẫn có thể gộp nhóm bằng cách:
- Khi Report hiển thị ở chế độ Design View, chọn Tab Design, nhấn chuột vào nút
- Xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế:
- Nhấn chuột vào nút Add a Sort để chọn Field sắp xếp.
- Nhấn chuột vào nút Add a group để chọn Field kết nhóm, chọn Field kết nhóm trong Field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh MaHD header.
- Chọn , trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh MaHD footer.
- Nhấn nút with no total để mở menu Totals:
∗ Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê. Type: chọn phép thống kê.
* Chọn vị trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn:
+ Show Grand Total: đặt ô thống kê trong phần Report header/footer.
+ Show group subtotal as % of Grand Total: đặt ô thống kê trong phần Group header/footer.
+ Show subtotal in group header: đặt ô thống kê trong phần Group header.
+ Show subtotal in group footer: đặt ô thống kê trong phần Group footer.
II. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Câu hỏi trắc nghiệm
Câu 1: Các báo biểu lấy thông tin hiển thị từ các đối tượng nào trong CSDL:
a. Lấy từ các bảng và truy vấn b. Lấy từ Form và bảng c. Lấy từ Form và truy vấn
Câu 2: Một báo biểu thông thường gồm có các thành phần:
a. Report Header, Report Fields, Report Detail, Report Footer b. Page Header, Detail, Page Footer
c. Report Header, Page Header, Detail, Page Footer, Report Footer và có thể có các dải Group Header, Group Footer
d. Report Header, Page Header, Report Fields, Page Footer, Report Footer
2. Bài tập
Bài tập 1 : CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1.Tạo Report có tên là RpCau1 như mẫu sau:Tabular
2. Tạo Report có tên là RpCau2 như mẫu sau: Justified
3.Tạo Report có tên là RpCau3 như mẫu sau: Stepped
4. Tạo Report có tên là RpCau4 như mẫu sau: Block
5. Tạo Report có tên là RpCau5 như mẫu sau:Outline
Bài tập 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report có tên là RpCau1 như mẫu sau:
2. Tạo Report có tên là RpCau2 như mẫu sau:
3. Tạo Report có tên là RpCau3 như mẫu sau:
4. Tạo Report có tên là RpCau4 như mẫu sau:
5. Tạo Report có tên là RpCau5 như mẫu sau:
Bài tập 3 : CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SÁCH Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report có tên là RpCau1 như mẫu sau:
2. Tạo Report có tên là RpCau2 như mẫu sau:
3. Tạo Report có tên là RpCau3 như mẫu sau:
4. Tạo Report có tên là RpCau4 như mẫu sau:
5. Tạo Report có tên là RpCau5 như mẫu sau:
Bài tập 4: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tổng hợp hàng bán: Steped
2. Thống kê bảo thông tin bán hàng:Block
3.Tổng hợp thông tin bán hàng : Outline
Bài tập 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ ĐIỂM
Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report có tên là RpCau1 như mẫu sau:
2. Tạo Report có tên là RpCau2 như mẫu sau:
3. Tạo Report có tên là RpCau3 như mẫu sau:
4. Tạo Report có tên là RpCau4 như mẫu sau:
4. Tạo Report có tên là RpCau5 như mẫu sau:
Bài tập 6: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Thông tin nộp phạt :
2. Thông tin tổng hợp theo nhà xuất bản
3.Thông tin sách mượn.
4. Thông tin chi tiết sách mượn
Bài tập 7: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ TUYỂN SINH Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report danh sách thí sinh dự thi
2. Tạo Report tổng hợp điểm.
3. Tạo Report tổng hợp kết quả của các thí sinh
4.Tạo Report tổng hợp kết quả chung của các thí sinh
Bài tập 8: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ VÉ TÀU Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report có tên là Rptcau1 như mẫu sau:
2.Tạo Report có tên là Rptcau2 như mẫu sau:
3.Tạo Report có tên là Rptcau3 như mẫu sau:
Bài tập 9: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo report có tên là Rptcau1 như mẫu sau:
2. Tạo Report có tên là Rptcau2 như mẫu sau:
Bài tập 10: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ ĐIỆN TIÊU THỤ Hãy sử dụng công cụ Report của MS Access để tạo các bản báo cáo sau:
1. Tạo Report có tên là Rptcau1 như mẫu sau:
2. Tạo Report có tên là Rptcau2 như mẫu sau:
III. ĐÁP ÁN, HƯỚNG DẪN GIẢI BÀI TẬP
Bài tập 1: CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Câu 1:
1.1. Tạo Report: chọn Tab Create\Report Wizard
Bước 1: chọn các trường đưa vào Report:
+ Tables/Queries: chọn bảng vật tư làm nguồn;
+ Tương tự như thao tác khi tạo Form, sử dụng mũi tên để đưa các trường cần có trong mẫu vào Report;
+ Chọn Next để chuyển đến bước tiếp theo;
Bước 2: Chọn trường để phân nhóm. Trong Report này không có phân nhóm, bởi vậy ta bỏ qua bước này, nhấn Next để đi tiếp.
Bước 3: Sắp xếp dữ liệu. Report mẫu không sắp xếp dữ liệu theo trường nào nên bỏ qua bước này, nhấn Next để đi tiếp.
Bước 4: Chọn cấu trúc Report. Đối với loại Report không có phân nhóm, ta có 03 dạng cấu trúc: Columnar, Tabular, Justified. Ở đây ta chọn Tabular.
Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 5: Nhập tên Report–RpCau1. Nhấn Finish để kết thúc việc tạo Report.
1.2.Chỉnh sửa Report: mở Report vừa tạo ra ở chế độ Design
Nguyên tắc làm việc với các điều khiển như trong Form. Nhập và chỉnh sửa tiêu đề Report, chỉnh sửa phông chữ, màu chữ, căn lề, khoảng cách giữa các điều khiển.
Tạo đường kẻ ngang dưới tên các trường: chọn công cụ có tên Line trong menu Design của Report, kẻ một đường ngang dưới tên các trường.
Chú ý: để kẻ được một đường thẳng ngang, nhấn giữ phím Shift+vẽ đường.
Định dạng đường: chọn Tab Format\Shape Outline\Line Thickness (độ dày của đường), Line Type (kiểu đường)-chọn màu cho đường trong bảng màu.
Câu 2: Các bước thực hiện tương tự như Câu 1, nhưng chọn bảng kho làm nguồn và chọn cấu trúc Justified.
Câu 3:
3.1. Tạo report: chọn Tab Create\Report Wizard Bước 1: chọn các trường đưa vào Report:
+ Chọn bảng nhập xuất kho làm nguồn: chọn các trường Loại hợp đồng, Ngày.
Sau đó tiếp tục chọn bảng Chi tiết nhập xuất làm nguồn: chọn các trường Mã vật tư, Mã kho, Số lượng đưa vào Report. Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 2: chọn các trường đưa vào Report:
- Xác định hiển thị dữ liệu theo bảng nào: chọn Chi tiết nhập xuất.
Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 3: chọn trường phân nhóm
Chọn Loai (Loại hợp đồng), dùng mũi tên sang phải để phân nhóm trường.
Bước 4: sắp xếp dữ liệu
-Report mẫu không sắp xếp, bởi vậy bỏ qua bước này. Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 5: Chọn cấu trúc Report Chọn cấu trúc Stepped.
Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 6: chọn cấu trúc Report. Chọn Stepped. Nhấn Next để đi tiếp.
Bước 7: nhập tên Report – RpCau3. Nhấn Finish để kết thúc.
3.2. Chỉnh sửa và thống kê dữ liệu theo nhóm:
+ Mở Report ở chế độ Design, thực hiện chỉnh sửa phần trình bày (tiêu đề, ký tự, khoảng cách, xóa phần không cần thiết ở Page Footer …)
+ Thống kê dữ liệu theo nhóm:
Trong chế độ Design, kích phải chuột vào thanh tiêu đề của bất kỳ một thành phần nào của Report – chọn Sorting and Grouping trong shortcut menu.
Trên thanh menu xuất hiện phía dưới màn hình, chọn With no total Trong hộp Totals chọn:
Total On (trường tính toán theo nhóm): Số lượng Type (hàm tính toán): Sum
Các lựa chọn hiển thị:
-Show Grand Total: hiển thị kết quả tính trên toàn bộ Report;
-Show group subtotal as % Grand Total: hiển thị kết quả tính của dưới dạng % so với kết quả chung của cả report;
-Show subtotal in group header: hiển thị kết quả tính ở tiêu đề đầu của mỗi nhóm;
-Show subtotal in group footer: hiển thị kết quả tính ở tiêu đề cuối của mỗi nhóm;
Trong trường hợp này ta chọn lựa chọn cuối cùng, đóng hộp bằng nốt Close bên phải cùng.
Công thức tính toán đã được đặt vào dưới mỗi nhóm – Loai Footer. Trong menu Design của Report kích vào công cụ Label ( ), vẽ một hình chữ nhật vào Loai Footer, nhập: “Tổng số lượng:”.
Để xuất hiện tên của nhóm loại hợp đồng sau nhãn này, copy điều khiển Unbound của trường Loại hợp đồng nằm trong phần Loai Header, dán vào vào phần Loai Footer, sau đó di chuyển để nó nằm cân đối vào giữa Label vừa đặt vào và công thức.
Cũng có thể tạo công thức bằng cách đặt hộp Text Box: chọn công cụ Text Box trong menu Design của Report, vẽ nó vào phần cần đặt công thức. Ở hộp Text nhập văn bản tiêu đề của công thức, ở hộp Unbound đặt công thức:
= tên hàm ([tên trường tính toán]).
Câu 4: Thao tác tương tự như câu 3, chọn làm nguồn các bảng: kho, nhập xuất kho và chi tiết nhập xuất. Chọn trường tên kho làm trường phân nhóm, chọn cấu trúc Block. Tạo công thức thống kê dữ liệu = Sum([SoLuong]) vào phần Footer của nhóm.
Câu 5:
Thao tác tương tự câu 3 và câu 4. Chọn bảng nhập xuất kho và qrCau4 làm nguồn. Chọn cả hai trường: ngày và loại hợp đồng làm trường phân nhóm.
Trong ô Unbound của trường ngày, thay tên trường bằng công thức:
= Month([Ngay]).
Đặt công thức tính tổng thành tiền của từng loại hợp đồng trong từng tháng (=Sum([Thành tiền]) vào phần Loai Header.