CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY
2.2 Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô
2.2.1 Thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô
2.2.1.1. Thực trạng lập kế hoạch tuyển dụng a. Thực trạng xác định nhu cầu tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, định biên lao động và biến động lao động, Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô xác định nhu cầu theo quy trình như sau:
Trư ởng các phòng ban xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình
Phò ng hành chính tổng hợp xem xét và báo cáo cho giám đốc xem xét nhu cầu
Giám đốc phê duyệt
Hình 2.2: Quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng tại công ty (Nguồn:
Phòng hành chính tổng hợp) 34
Khi được hỏi: Mỗi năm, công ty có bao nhiêu đợt tuyển dụng nhân lực? Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty là những căn cứ nào? Nhà quản trị đã xác nhận Công ty có 2 – 4 đợt tuyển dụng tùy thuộc vào nhu cầu và chất lượng tuyển dụng của từng đợt. Chúng tôi dựa trên nhu cầu thực tế tại các phòng ban đề
xuất và định hướng phát triển của công ty trong năm tới.
Phương pháp xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thường dựa theo nhu cầu nhân lực của từng phòng/ban như quy trình trên, trưởng các phòng/ban dựa vào mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty và kết hợp với định biên lao động, với mỗi người sẽ thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một thời gian nhất định, từ đó tính toán xác định nhu cầu tuyển dụng trong năm. Công việc này thường được thực hiện cuối năm, khi lập kế hoạch cho năm sau. Đây cũng là thời điểm để chuẩn bị ứng phó cho sự biến động nhân lực đầu năm. Bên cạnh đó, mỗi phòng ban có thể dựa vào tình hình nhân lực của phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng công việc thì trưởng phòng gửi đề nghị
tuyển thêm nhân viên tới phòng Hành chính tổng hợp. Nhìn chung, nhu cầu nhân lực của toàn bộ công ty sẽ được tổng hợp từ nhu cầu nhân lực của các phòng/ban, sau khi phòng hành chính tổng hợp xem xét sẽ trình lên giám đốc phê duyệt.
Dưới đây là dữ liệu tổng hợp về nhu cầu tuyển dụng của Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô trong 3 năm qua:
Bảng 2.3: Nhu cầu tuyển dụng tại Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô năm 2021-2023
Đvt: Người Nhu cầu tuyển dụng/bộ phận Năm Năm Năm Năm Năm
2021 2022 2023 2022/20
21 (%) 2023/20 22 (%)
Phòng KD BH Tài sản kỹ thuật 1 3 3 300,00 100,00
Phòng KDBH xe cơ giới 1 4 3 400,00 75,00
Phòng nghiệp vụ và bồi thường 1 5 7 500,00 140,00
Phòng KDBH Con người 8 18 20 225,00 111,11
Phòng KDBH số 1,2,3,5, 5 15 18 300,00 120,00
Phòng KDBH số 8,9,10,11 9 15 14 166,67 93,33
Tổng 25 60 65 240,00 108,33
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) 35
Nhu cầu tuyển dụng của Công ty năm 2021-2023 có sự tăng lên lên. Số lượng nhân viên cần tuyển trong các năm được xác định cụ thể. Tuy nhiên, tại Công ty mới chỉ thực hiện lập kế hoạch và xác định nhu cầu tuyển dụng của từng năm mà chưa có kế hoạch tuyển dụng trong dài hạn. Công tác tuyển dụng được tổ chức thực hiện theo mục tiêu, yêu cầu chiến lược phát triển kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn cụ thể và thực hiện theo kế hoạch năm. Với nguyên tắc Thông báo công khai - bảo đảm tính công bằng - cơ hội bình đẳng cho mọi ứng cử viên và thực hiện đúng theo quy trình tuyển dụng của công ty.
Việc tuyển dụng của Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô được tiến hành khá thường xuyên, dựa vào nhu cầu tuyển dụng mà Công ty đã xác định ở trên. Từ đó Công ty đã xây dựng một quy trình tuyển dụng thống nhất để cho công tác tuyển dụng được tiến hành một cách khoa học và bài bản thể hiện được tính chuyên nghiệp trong khâu tuyển chọn được nhân lực cho công ty.
Qua phỏng vấn nhà quản trị công ty cho thấy “Công ty đã có quy trình tuyển dụng khá bài bản, tôi sẵn sàng chia sẻ với bạn về quy trình tuyển dụng của Chi nhánh, quy trình của chúng tôi vừa tiết kiệm thời gian lại có thể tuyển dụng được nhân viên một cách nhanh chóng đảm bảo đáp ứng công việc, riêng đối với đối tượng quản lý chúng tôi có thêm bước phỏng vấn trực tiếp từ giám đốc nên kết quả tuyển dụng sẽ tốt hơn”
Thực tế hiện nay, Quy trình tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau:
36
Sơ đồ 2.1. Quy trình tuyển dụng của Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô (Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Việc Công ty tiến hành tuyển dụng công khai, khách quan đã góp phần đảm bảo đủ số lượng hồ sơ cũng như chất lượng của ứng viên, thu hút và tuyển chọn được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với văn hóa công ty và với vị trí công việc.
37
Tuy nhiên, hiệu quả tuyển dụng của Công ty chỉ đạt mức khiêm tốn. Các khâu truyền thông và tuyển mộ vẫn chưa tạo ra được một lượng ứng viên dồi dào. Nguồn kinh phí cho tuyển dụng còn thấp, việc đăng tin trên các web của Tổng công ty và facebook vẫn còn dựa nhiều vào yếu tố miễn phí nên việc tiếp cận ứng viên sẽ khó hơn. Vì vậy Công ty cần có một khoản đầu tư rõ ràng dành cho tuyển mộ để được hỗ trợ và thu hút được nhiều ứng viên về Công ty mình hơn.
Bảng 2.4: Kết quả tuyển dụng nhân sự tại Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô từ năm 2021 – 2023
(Đơn vị: Người) Nhu cầu tuyển
dụng/bộ phận Năm
2021 Năm
2022 Năm
2023 Năm
2022/2021 Năm 2023/2022 Phòng KD BH Tài sản kỹ
thuật 1 3 3 300,00 100
Phòng KDBH xe cơ giới 1 4 3 400,00 75
Phòng nghiệp vụ và bồi
thường 1 4 7 400,00 175
Phòng KDBH Con người 7 16 19 228,57 118,75
Phòng KDBH số 1,2,3,5, 6 15 18 250,00 120
Phòng KDBH số 8,9,10,11 8 15 15 187,50 100
Tổng số nhân viên tuyển
dụng 24 57 65 237,50 114,035
Tổng số nhu cầu tuyển dụng 25 60 65 240,00 108,333 Tỷ lệ tuyển dụng/nhu cầu
tuyển dụng (%) 96,00 95,00 100,00 98,96 105,263
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Từ bảng kết quả tuyển dụng 2.4 trên có thể thấy rằng lượng nhân viên được tuyển dụng ngày càng tăng cao, mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cũng ngày càng tăng từ 95% năm 2022 đã đạt 100% năm 2023. Với những con số trên thể hiện hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty đã đảm bảo yêu cầu về số lượng tuyển dụng trong năm 2023.
b. Thực trạng xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Trách nhiệm thực hiện lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực của PVI Đông Đô thuộc về phòng hành chính – tổng hợp. Sau khi lên kế hoạch tuyển dụng sẽ trình trưởng phòng hành chính – tổng hợp và giám đốc Chi nhánh phê duyệt. Nội dung của bản kế hoạch tuyển dụng nhân lực tại Công ty gồm các nội dung chính sau đây:
(1) Mục tiêu của tuyển dụng
38
(2) Xác định nguồn tuyển dụng
(3) Xác định số lượng tuyển dụng, vị trí tuyển dụng (4) Xác định phương pháp tuyển dụng nhân lực
(5) Hình thức tiếp nhận hồ sơ (6) Xác định chi phí tuyển dụng
Nhìn chung, kế hoạch tuyển dụng hàng năm tại Công ty PVI Chi nhánh Đông Đô được lên chi tiết và khoa học dựa trên các căn cứ về nhu cầu lao động thực tiễn tại các phòng ban chức năng đề xuất và phương hướng phát triển của Công ty.
Qua đánh giá về kế hoạch tuyển dụng hàng năm và dài hạn hầu hết người lao động công ty đánh giá đồng ý 3,66/5 điểm với 92 phiếu đồng ý và 3 phiếu rất đồng ý. Vì hiện nay công ty đã tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng tuy nhiên công ty vẫn chưa có kế hoạch tuyển dụng dài hạn, do đó số điểm chưa cao.
Doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng hàng năm và dài hạn
0 8 34 92 3
Rất không đồng ý
Không đồng ý Bình thường Đồng ý Rất đồng ý
(Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra)
Biểu đồ 2.1: Đánh giá của người lao động về kế hoạch tuyển dụng của Công ty 2.2.1.2. Thực trạng tổ chức thực hiện tuyển dụng
a. Tuyển mộ nhân lực - Nguồn tuyển mộ:
Căn cứ vào vị trí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng tiến hành xác định nguồn tuyển mộ trước khi đăng thông báo tuyển dụng nhân lực. Có 2 nguồn tuyển mộ chính mà công ty áp dụng là nguồn tuyển mộ bên trong và nguồn tuyển mộ bên ngoài.
Nguồn từ bên trong công ty chú trọng tuyển mộ cho các chức danh công việc như trưởng, phó các bộ phận hay những vị trí công việc quan trọng. Vì những người đang làm việc trong công ty đã quen với công việc, nhằm tác động khuyến khích sự phấn đấu vươn lên của nhân viên trong công ty và ghi nhận những thành tích trong công tác, sự gắn bó trung thành của nhân viên đối với công ty. Để có được những căn cứ đánh giá đối với mỗi ứng viên trong nội bộ công ty thường xuyên tổ chức đánh
39
giá kết quả thực hiện của mỗi cá nhân hàng tháng và lưu vào bảng theo dõi kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên trong quá trình làm việc ở công ty. Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu từ hồ sơ thông tin nhân viên đang tiếp tục được hoàn thiện trong phần mềm quản trị nhân lực của công ty cũng là căn cứ để đánh giá ứng viên tham gia tuyển dụng.
Nguồn từ bên ngoài công ty đa số tuyển là nhân viên và trong một số trường hợp có tuyển trưởng phòng kinh doanh, đối tượng nhân viên thường là những sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp, hoặc đang làm việc ở công ty khác song có mức độ thoả mãn công việc không cao.
Trong những năm qua, nguồn tuyển dụng bên ngoài luôn chiếm tỷ trọng cao hơn nguồn nội bộ. Năm 2021 nguồn bên ngoài chiếm tỉ trọng 95,83% số ứng viên được tuyển từ nguồn nội bộ chỉ chiếm 4,17%. Năm 2022 tiếp tục tăng mạnh số lượng ứng viên bên ngoài là 54 người, năm 2023 là 60 người trong khi nguồn nội bộ là 5 người. Nguồn bên trong công ty để bổ nhiệm những người làm việc tốt, được thăng tiến trong công việc và thường được bổ nhiệm vào những vị trí cao. Còn nguồn bên ngoài là những ứng viên tự nộp đơn qua việc thu hút ứng viên từ tin tuyển dụng.
Bảng 2.5. Kết quả tuyển dụng thông qua nguồn tuyển dụng của Công ty Bảo Hiểm PVI Chi Nhánh Đông Đô từ năm 2021-2023
Chỉ tiêu
Năm 2022/2021 2023/2022
2021 Tỷ trọng
2022 Tỷ trọng
2023 Tỷ trọng
Chên h lệch
Tỷ lệ (%)
Chên h lệch
Tỷ lệ (%)
Nội bộ 1 4,17 3 5,26 5 7,69 2 300,00 2 166,67
Bên ngoài
23 95,83 54 94,74 60 92,31 31 234,78 6 111,11
Tổng số lao động tuyển dụng
24 100,00 57 100,00 65 100,00 33 237,50 8 114,04
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp) Kết quả phỏng vấn cho thấy, Công ty hiện đang sử dụng nguồn bên trong và bên ngoài, Chúng tôi không đề xuất tiêu chí để lựa chọn mà mỗi khi có nhu cầu chúng tôi sẽ sử dụng tất cả các nguồn tuyển dụng mà công ty có thể tiếp cận trong phạm vi hạn chế về kinh phí, có nghĩa là kênh tuyển dụng hầu như không mất phí.
- Tiếp cận nguồn và thu hút ứng viên
40
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được giám đốc duyệt, Phòng hành chính tổng hợp tiến hành thông báo tuyển dụng đến các ứng viên qua các trường đào tạo hoặc
niêm yết thông báo trên các website của Tổng công ty và của Trường đại học Kinh tế Quốc dân, khoa bảo hiểm https://khoabaohiem.neu.edu.vn/,
https://www.pviholdings.com.vn/,
(
Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp) Hình 2.3: Một số hình ảnh trang web Công ty Bảo hiểm PVI Đông Đô đăng
tuyển nhân lực
Hay các trang facebook: Tuyển dụng nhân sự bảo hiểm PVI Đông Đô, Bảo hiểm trực tuyến PVI… với các yêu cầu cụ thể về hồ sơ đối với ứng viên tùy vào vị trí tuyển dụng như với cộng tác viên và nhân viên thì hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch, đơn xin việc, phiếu khám sức khỏe, chứng minh nhân dân: bản sao có công chứng, hộ khẩu, các bằng cấp liên quan, ảnh.
Như vậy, nguồn tuyển mộ bên ngoài của Công ty khá hẹp chưa sử dụng báo giấy, web việc làm, tờ rơi, trung tâm giới thiệu việc làm... Điều này khiến nguồn ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng sẽ ít hơn, khó thu hút được lượng lớn ứng viên so với việc đa dạng hóa nguồn tuyển dụng, đây được coi là một trong những hạn chế của công ty trong tuyển dụng.
Với nguồn tuyển mộ bên trong công ty, phương pháp tuyển mộ công ty sử dụng là tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Nhân viên tuyển dụng tham khảo ý kiến của lãnh đạo các đơn vị (trưởng phòng, phó phòng,…) và những nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, có uy tín với tập thể người lao động. Những ý kiến thu thập được sẽ là những căn cứ để xác định những ứng viên có năng lực, phù hợp với chức danh công việc cần tuyển. Ngoài ra, Công ty còn tuyển
41
mộ thông qua hồ sơ của người lao động bao gồm hồ sơ gốc và hồ sơ lưu trong phần mềm QTNL mà công ty đang sử dụng. Căn cứ vào các văn bằng, chứng chỉ trong hồ sơ gốc và quá trình công tác của người lao động trong dữ liệu của phần mềm QTNL để lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí công việc cần tuyển.
Khi được hỏi về “Nguồn tuyển dụng đa dạng, phong phú thu hút được nhiều ứng viên” đại đa số lao động trong công ty đều cho rằng nguồn tuyển còn hạn chế và chưa
phong phú, thực tế cho thấy số lượng hồ sơ ứng viên cũng không cao tỷ lệ chọn thấp kết quả khảo sát đạt 2,94/5 điểm.
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp) Hình 2.4: Thông tin tuyển dụng trên facebook Công ty Bảo hiểm PVI Đông Đô Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng đã được Giám đốc Công ty duyệt, phòng Hành chính
tổng hợp ra thông báo tuyển dụng. Theo hình 2.3 trên cho thấy, nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: Thông tin khái quát tên công ty, vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển, thông tin về quyền lợi của ứng viên tại vị trí ứng tuyển, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ.
42
Bản thông báo tuyển dụng của Công ty đã thể hiện được các vị trí ứng tuyển, mô tả khái quát công việc cần thực hiện và mức thu nhập dự kiến, thông báo này thiết kế ngắn gọn nhưng đầy đủ dễ hiểu. Trong bản thông báo tuyển dụng này cũng nêu rõ vị trí và tuy nhiên vẫn chưa rõ yêu cầu về công việc của vị trí đó cũng như mức lương cụ thể.
Qua khảo sát về “Thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp rõ ràng, đầy đủ thông tin, thể hiện được yêu cầu phù hợp với công việc” được đánh giá ở mức trên trung bình 3,15/5 điểm. Trong thông báo tuyển dụng của Công ty nhiều thông báo trên facebook còn khá ngắn gọn chưa đầy đủ thông tin, các thông báo trên website được thiết kế đầy đủ chi tiết hơn.
b. Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng và phương pháp so sánh đánh giá ứng viên Căn cứ vào bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc tùy vào từng vị trí tuyển dụng nhân viên phòng hành chính tổng hợp sẽ xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với yêu cầu công việc do các phòng ban, chức năng đề xuất. Các tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng trên yếu tố là trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất, kỹ năng. Chi tiết trong bảng 2.6 (xem phụ lục 9). Theo phỏng vấn nhà quản trị cho rằng Công ty sử dụng tiêu chuẩn tuyển dụng dựa trên căn cứ bản mô tả và tiêu chuẩn việc làm, hiện chúng tôi đề cao chất lượng nhân lực nên tiêu chí tuyển dụng rất quan trọng. Qua bảng 2.6 cho thấy các tiêu chuẩn tuyển dụng khá cao và chi tiết rõ ràng, đòi hỏi người lao động có trình độ, chuyên môn phù hợp với từng vị trí tuyển dụng, ngoài ra một số vị trí còn đòi hỏi có kinh nghiệm, các tiêu chuẩn tuyển dụng ngày càng nâng cao hơn. Nhưng khi được hỏi về “Các điều kiện, tiêu chuẩn tuyển dụng của doanh nghiệp đã rõ ràng, minh bạch”
được đánh giá ở mức 3,06/5. Người lao động đánh giá các tiêu chuẩn này chưa thực sự rõ ràng khi họ nhận thông báo, do thông báo hiện nay khá ngắn gọn do đó chỉ trong quá trình phỏng vấn họ mới hiểu rõ hơn về điều kiện tiêu chuẩn này.
Để đánh giá ứng viên hiện nay Công ty sử dụng phương pháp thang điểm, các tiêu chuẩn đánh giá gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm phù hợp, kỹ năng, khả năng, phẩm chất, ngoại hình, mục tiêu làm việc. (Chi tiết tại phụ lục 6). Phương pháp đánh giá này khá toàn diện trên tất cả các khía cạnh, đánh giá cũng mang tính chất khách quan bởi nó dựa trên nhận xét chủ yếu của hội đồng đánh giá.
c.Tuyển chọn nhân lực
Phòng hành chính tổng hợp có trách nhiệm tiếp nhận và phân loại hồ sơ theo nguyên tắc sau: các vị trí cần tuyển dụng, loại những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu kinh