CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI
3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện tuyển dụng nhân lực tại Công ty Bảo hiểm PVI Chi nhánh Đông Đô
3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện lập kế hoạch tuyển dụng
Để tuyển dụng được đúng và đủ thì việc xác định nhu cầu tuyển dụng cũng như lập kế hoạch tuyển dụng cần phải thực hiện thật tốt. Hàng năm, công ty đều có kế hoạch thực hiện việc xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng tuy nhiên công ty cần phải có cả kế hoạch tuyển dụng dài hạn bằng cách căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty để xây dựng kế hoạch tuyển dụng trong dài hạn.
Kế hoạch tuyển dụng hàng năm cần được chia nhỏ thành các quý để cụ thể hóa thời gian tuyển dụng để làm được điều này, Công ty cần quán triệt với các phòng ban ngay từ khi xác định nhu cầu tuyển dụng. Các phòng ban nào cần tuyển, cần tuyển bao nhiêu, cần tuyển như thế nào. Công tác này càng tốt thì việc tuyển dụng vừa chính xác và tiết kiệm.
Bên cạnh đó, phòng hành chính tổng hợp cần có thời gian để xem xét và đề xuất lên giám đốc phê duyệt vì vậy kế hoạch cần phải có giới hạn về thời gian. Công ty nên xác định thứ tự ưu tiên cũng như thời gian hoàn thành đối với từng vị trí công việc để chủ động về thời gian đáp ứng nhân lực. Tránh trường hợp phải tuyển một lúc nhiều vị trí nhưng không biết ưu tiên vị trí nào sẽ làm giảm năng suất cũng như hiệu quả của hoạt động tuyển dụng, gây lãng phí nhân lực và lãng phí chi phí của công ty.
Với đặc trưng là một công ty hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm thì nhu cầu nhân viên kinh doanh thường lớn và tỷ lệ nghỉ việc trong lĩnh vực bảo hiểm khá cao. Do đó, công ty cũng nên dự trù lượng nhân viên thôi việc để bổ sung lực lượng kịp thời. Nhu cầu tuyển dụng sẽ được cụ thể hóa bằng kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng của công ty có thể chia thành kế hoạch nhân lực của năm và kế hoạch nhân lực ngắn hạn. Đối với việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực theo năm thì việc dự trù nhân lực sẽ do các phòng ban trong công ty đề xuất dựa vào những yếu tố như việc phát triển công ty, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân lực hay các yếu tố khác của phòng. Sau đó thì phòng nhân sự sẽ đảm nhiệm việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết về nhân lực và lên kế hoạch tuyển dụng. Còn việc lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn thường được dùng cho việc thay thế nhân lực như nhân viên nghỉ đột ngột, sa thải nhân viên hoặc dùng cho việc thêm nhân sự mới do cần bổ sung các vị trí ngoài dự kiến của kế hoạch năm.
Khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực thì phòng nhân sự phải lường trước được các yếu tố thuận lợi, khó khăn, dự trù kinh phí và nhân lực để triển khai kế hoạch.
57
Chúng ta phải tính đến các yếu tố như bài toán về lương, công cụ dụng cụ lao động cho nhân lực mới như chỗ ngồi, thiết bị, máy tính …, các yếu tố yêu cầu như kinh nghiệm, tỷ lệ thành công, nhân lực triển khai tuyển dụng và dự trù thời gian triển khai. Các yếu tố này càng cụ thể, chi tiết thì kế hoạch càng rõ ràng. Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng sẽ thể hiện chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân lực cần tuyển, phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự trù hay chính thức, thời gian tuyển dụng và chi phí bỏ ra… Bên cạnh đó, mặc dù là kế hoạch được lập theo năm nhưng tùy vào tình hình thực tế nhưng vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của công ty mà kế hoạch có những điều chỉnh phù hợp là hoàn toàn cần thiết.
Để công tác lập kế hoạch tuyển dụng thành công, công ty nên có sự chuẩn bị trước thông qua các công tác:
- Chuẩn bị thông tin, tài liệu tuyển dụng: Công ty nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tuyển dụng của các ứng viên, thiết lập các biểu mẫu, phát các phiếu dự tuyển dành cho ứng viên, phiếu này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể nhìn nhận và so sánh các ứng viên một cách rõ ràng cũng như giúp cho việc sơ tuyển được mạch lạc, dễ theo dõi và đánh giá hơn. Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng viên cho từng bài kiểm tra hay phiếu đánh giá tổng hợp các kỹ năng.
Chuẩn bị bài thi viết, trắc nghiệm, mô phỏng tình huống, câu hỏi tuyển dụng cơ bản.
Chuẩn bị thông báo tuyển dụng, thư mời ứng viên, thư thông báo tuyển dụng cũng như từ chối tuyển dụng …
- Xác định, lựa chọn phương pháp tuyển dụng: Tùy từng vị trí tuyển dụng mà công ty có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp tuyển dụng như thi viết, phỏng vấn, trắc nghiệm tâm lý, phương pháp mô tả tình huống…
- Lựa chọn người tiến hành tuyển dụng: Công ty nên sử dụng hội đồng tuyển dụng để các đánh giá được công bằng nhất. Thông thường hội đồng tuyển dụng sẽ gồm có:, trưởng phòng hành chính tổng hợp, chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển, nhân sự sẽ phụ trách trực tiếp nếu ứng viên trúng tuyển và nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký. Tùy vào mức độ quan trọng của công việc mà những người trong hội đồng có thể thay đổi cho phù hợp.
- Lựa chọn thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng: Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho việc tiến hành tuyển dụng cần được cân nhắc kỹ càng. Để ứng viên chờ đợi quá lâu, địa điểm tuyển dụng không sạch sẽ hay sự chuẩn bị không được chu đáo sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng của công ty. Bên cạnh đó thì việc chuẩn bị chu đáo trong buổi tuyển dụng cũng sẽ thể hiện sự chuyên
58
nghiệp của công ty, đây cũng là cách tốt để tiếp thị, quảng cáo hình ảnh của công ty ra bên ngoài.
3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện tổ chức tuyển dụng
3.2.2.1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực
Quy trình tuyển dụng của công ty về cơ bản đã bao gồm đủ các bước cơ bản để có thể tuyển dụng được nhân lực, tuy nhiên bên cạnh những bước thực hiện tốt thì vẫn có những bước hạn chế cần được khắc phục. Nên thêm hai bước là khám sức khỏe cho người lao động và hội nhập nhân viên mới vào trong quy trình tuyển dụng của công ty.
Như vậy, sau khi bổ sung hai khâu nêu trên vào quy trình tuyển dụng, ta có một quy trình mới như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khám sức khỏe
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phỏng vấn hoặc thi tuyển
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Thử việc Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân
viên mới
(Nguồn: tác giả đề xuất) Sơ đồ 3.1 Quy trình tuyển dụng mới
Bên cạnh việc bổ sung thêm hai bước là khám sức khỏe và hội nhập nhân viên mới thì ở mỗi bước cũng nên có những hoàn thiện hơn, cụ thể:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: nên thêm các căn cứ để xây dựng nhu cầu tuyển dụng. Căn cứ vào tình hình biến động hàng năm và xu hướng phát triển của ngành cũng nhu công ty để dự đoán những biến động về nguồn nhân lực trong và ngoài, công ty xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng và có biện pháp tìm kiếm hữu hiệu. Công ty nên có kế hoạch ngân sách kết hợp với mục tiêu, phương hướng của công ty để lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực. Để tuyển dụng được đúng và đủ thì cần xác
59
định rõ nhu cầu tuyển dụng. Các bộ phận của công ty cần quan tâm hơn đến việc xác định nhu cầu tuyển dụng của mình.
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Công ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể cho từng bước trong quá trình tuyển dụng. Công ty nên tính toán để đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho các bước tuyển dụng để thu được số hồ sơ hợp lý cho các bước tuyển dụng.
- Thông báo tuyển dụng: kênh thông báo tuyển dụng chủ yếu của công ty là thông qua các website Tổng công ty, facebook và liên kết trường đào tạo ngành bảo hiểm, đây được coi là kênh hữu hiệu do có thể tiếp cận nhiều ứng viên và có chi phí hợp lý. Tuy
nhiên công ty cũng nên quan tâm đến các kênh khác để thực hiện thông báo tuyển dụng như trên các trang việc làm, trung tâm việc làm... Bên cạnh đó thì các nội dung của thông báo tuyển dụng cũng nên được chú ý hơn để tăng được sự thu hút đối với các ứng viên.
- Tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nên việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ của công ty được tiến hành khá tốt và chuyên nghiệp, góp phần tiết kiệm thời gian và loại bỏ được những hồ sơ không hợp lệ. Tuy nhiên công ty cũng nên quan tâm đến những người có khả năng nhưng bằng cấp lại không cao hoặc cần xác minh tính tin cậy của các thông tin trong hồ sơ để đảm bảo đánh giá đúng ứng viên và không bỏ sót người có năng lực.
- Phỏng vấn và thi tuyển: Tùy từng vị trí công việc mà công ty nên sắp xếp phỏng vấn hoặc thi tuyển cho phù hợp. Công ty nên sử dụng linh hoạt các phương pháp phỏng vấn hoặc thi tuyển để nâng cao hiệu quả đánh giá. Thời gian để phỏng vấn hoặc thi tuyển cũng nên linh hoạt và hoạt động phỏng vấn, thi tuyển thì cần thể
hiện được sự chuyên nghiệp của công ty.
- Kiểm tra sức khỏe: Sức khỏe là vô cùng quan trọng với mỗi con người. Có sức khỏe thì mới có thể làm việc và công tác tốt. Triển khai kiểm tra sức khỏe cho nhân viên không chỉ thể hiện sự quan tâm của công ty mà còn tạo tiền đề để công ty có nguồn nhân lực luôn khỏe mạnh để hoàn thành công việc.
- Thử việc và quyết định tuyển dụng: Công ty nên có sự linh hoạt hơn trong thời gian thử việc, với những người thể hiện tốt trong quá trình thử việc thì có thể không cần hết thời gian thử việc công ty cũng có thể tiếp nhận họ vào làm chính thức. Việc này thể hiện sự quan tâm, đánh giá của công ty, thể hiện cho người lao động thấy sự
cố gắng của mình luôn được công ty nhìn nhận một cách khách quan. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả thử việc một cách rõ ràng. Nhân viên mới thường gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn thử việc nên công ty cần có những phản hồi cho họ một
60
cách nhanh chóng cụ thể. Nếu họ đạt được một thành tích nào đó dù là nhỏ cũng nên khen ngợi, động viên để họ thêm tự tin. Đối với những việc chưa tốt nên thẳng thắn góp ý trên tinh thần xây dựng để họ cố gắng hơn và nên đưa ra các đề xuất giải pháp chứ không nên dừng ở việc nêu ra vấn đề chưa làm được. Cung cấp những điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên mới như những nhân viên của hiện có của mình.
- Hội nhập nhân viên mới: Mặc dù trên thực tế công ty vẫn thực hiện việc hội nhập cho nhân viên mới nhưng lại không thể hiện nó trên quy trình của mình. Công ty nên thêm vào quy trình của mình vì đây là hoạt động vô cùng quan trọng để đưa nhân viên mới tới gần hơn với môi trường làm việc trong công ty. Giúp cho nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn và tạo ra một tổng thể vững chắc giúp cho công ty ngày càng phát triển.
Bằng việc bổ sung hai khâu là khám sức khỏe cho người lao động và hội nhập
nhân viên mới, ta đã có một quy trình tuyển dụng mới hoàn thiện hơn. 3.2.2.2. Khai thác hiệu quả các kênh tuyển mộ và mở rộng nguồn tuyển mộ
- Khai thác triệt để website Tổng công ty để thu hút nhân tài: thông qua phần giới thiệu sơ lược về Tổng công ty. Đây là kênh tuyển dụng mà Công ty đang áp dụng trong thời gian qua, kênh truyền thông này đã cung cấp được số lượng nhân viên cần thiết, đáp ứng nhu cầu của Công ty.
- Kênh truyền thông qua người quen giới thiệu, qua kênh này sẽ đáp ứng được nguồn ứng viên nhanh nhất. Tuy nhiên Công ty chưa có chính sách chi trả cho người giới thiệu như các công ty khác, công ty nên có chính sách đãi ngộ cho những người giới thiệu được nhân viên vào làm việc tại Công ty. Ví dụ: Chi trả từ 1 -2 triệu cho một người giới thiệu được nhân viên vào làm việc tại công ty.
- Với từng đặc thù công việc khác nhau, Công ty sẽ sử dụng các kênh tuyển dụng khác nhau và từng kênh tuyển dụng sẽ tạo hiệu quả riêng biệt tương ứng với từng vị trí, chức danh. Với nguồn lao động là nhân viên kinh doanh thì việc sử dụng kênh tuyển dụng thông qua các group của các trường đại học cũng như các group việc làm vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí đăng tuyển. Với các vị trí quản lý cấp cao, kênh tuyển dụng chủ yếu sẽ qua sự giới thiệu của các nhân viên, các trang web việc làm nổi tiếng như Vietnamworks.com, 24h.com.vn,… Ngoài ra, Công ty có thể đến các trung tâm giới thiệu việc làm để thu hút ứng viên.
3.2.2.3. Hoàn thiện bản thông báo tuyển dụng
Thiết kế thông báo tuyển dụng cũng có vai trò rất quan trọng quyết định đến số lượng ứng viên sẽ nộp hồ sơ vào công ty vì vậy công ty cần phải thay đổi hình
61
thức của mẫu thông báo tuyển dụng sao cho đẹp và dễ nhìn và đẩy đủ thông tin hơn. Về nội dung cần đầy đủ, ngắn gọn và chi tiết và quan trọng là công ty nên đề cập rõ vấn đề lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp (nếu có), cơ hội thăng tiến, cơ hội phát triển để ứng viên biết được quyền lợi tương lai của mình sau khi làm việc tại công ty. Mẫu thông báo tuyển dụng tác giả đề xuất trong phụ lục 10.
3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện đánh giá tuyển dụng
Hiện Công ty chưa làm tốt công tác đánh giá tuyển dụng, Công ty nên thực hiện đánh giá hoạt động tuyển dụng sau mỗi lần thực hiện để rút ra kinh nghiệm cho lần tiếp theo, Công ty nên đánh giá hiệu quả của từng bước trong quy trình, tìm ra những nguyên nhân còn hạn chế để hoạt động tuyển dụng ngày càng hoàn thiện hơn và đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của công ty. Nhận thấy đây là một điều thiếu sót bởi vì đánh giá tuyển dụng cũng là một bước vô cùng quan trọng trong tuyển dụng, nó giúp cho công ty có thể nhìn nhân được công ty đã làm được gì và làm được gì, có thể so sánh được kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu đã đề ra. Hơn nữa đánh giá tuyển dụng còn giúp công ty rút ra
được các bài học kinh nghiệm và tránh những sai lầm trong các lần tuyển dụng tiếp theo.
Do đó, công ty cần quan tâm nhiều hơn trong việc đánh giá tuyển dụng. Sau khi tiến hành tuyển dụng và hội nhập nhân lực mới cán bộ tuyển dụng tiến hành viết báo cáo tổng kết về đợt tuyển dụng sau đó gửi về trưởng phòng hành chính tổng hợp. Tác giả đề xuất mẫu công tác đánh giá tuyển dụng trong phụ lục 11.
Mặt khác, Công ty nên xây dựng tối thiểu 1 lần/năm khảo sát điều tra cảm nhận của ứng viên tham gia tuyển dụng để hiểu rõ hơn tâm tư nguyện vọng và đánh giá của họ về quá trình tuyển dụng tại công ty.
62