4.2 Tiến trình tuyển dụng nguồn nhân lực
4.2.4 Hướng dẫn hội nhập và định hướng nghề nghiệp
4.2.4.2 Định hướng nghề nghiệp
Trong những đầu tiên đi làm, phần lớn người lao động gặp phải gặp khó khăn khi tiếp xúc với môi trường mới. Khung cảnh mới, đồng nghiệp mới, quy trình công việc mới, điều này thậm chí có thể làm những người lao động thạo việc và điềm tĩnh nhất cũng phải lo âu và bấp bênh. Vì thế, hầu hết các tổ chức đưa ra những chương trình định hướng nghề nghiệp, tức là chương trình dành để giúp những người lao động mới quen thuộc với công ty và tạo ra một khởi đầu có lợi công việc.
Ngay cả với tổ chức không có chương trình định hướng chính thức, những người quản lý và đồng nghiệp cũng nhiệt tình giúp đỡ những người mới nhanh chóng thích
0 100%
Có chương trình hòa nhập
Thời gian Tự thích nghi
Thời gian hòa nhập
t1 t2
103
nghi với môi trường mới. Ví dụ, họ có thể chỉ có nhân viên mới nơi làm việc của anh hay cô ta, vị trí nhà vệ sinh và nhà ăn, có khi là vị trí thang máy và dẫn người mới dạo quanh khu vực làm việc. Những người khác sẽ tỏ thái độ thông cảm để làm cho người mới cảm thấy được chào đón.
Sự hữu ích của các chương trình định hướng phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp của chương trình và sự nhanh nhẹn nắm bắt chương trình của người lao động. Không có kế hoạch và không có sự chung sức của những nhân viên cũ sẽ gây ra những thất bại của chương trình.
Trường hợp của một người lao động mới bị nhân viên cũ giao việc quét dọn nhà kho ba lần một ngày hoặc người lao động mới bị sai vặt bởi người lao động khác này được gọi là bắt nạt. Bắt nạt gây thương tổn đến tinh thần người mới và ngăn nhân viên mới và đơn vị có được khởi đầu tốt.
a, Đặc điểm của chương trình định hướng:
Quy trình định hướng nghề nghiệp cho nhân công mới thường bao gồm giới thiệu những trang thiết bị của tổ chức. Chương trình định hướng toàn diện hơn có thể đưa ra thông tin về thông lệ, lợi ích của người lao động, dịch vụ, luật lao động, luật an toàn lao động, giới thiệu tổ chức với công ty và quá trình hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty và lịch sử công ty.
Một chương trình định hướng có thể chỉ diễn ra trong vài giờ hoặc có thể mở rộng ra vài tuần. Thông tin có thể được đưa thông qua buổi phỏng vấn, họp nhóm và thảo luận, sách hướng dẫn, băng video, đi dạo quanh hoặc kết hợp với các phương pháp khác. Rất nhiều chương trình bao gồm những phỏng vấn tiếp tục ở cuối ba hoặc sáu tháng làm việc để quyết định nhân viên mới đã có thể làm cho một mình chưa.
Một vài vấn đề tiềm ẩn liên quan tới chương trình định hướng cho nhân viên mới ví dụ những vấn đề rắc rối xảy ra khi đưa quá nhiều hoặc quá ít thông tin trong một chương trình định hướng. Nếu quá nhiều thông tin được đưa cho nhân viên trong một lúc, họ có thể cảm thấy bị áp lực và có thể không thể nhớ nổi. Vì vậy người thiết kế chương trình định hướng nên chú ý nhiều tới những vấn đề được cung cấp ở bài học, cách sắp xếp những vấn đề khác nhau trong chương trình và làm thế nào để nhân viên mới tiếp thu được thông tin. Tạo những cơ hội để hỏi và bàn luận là một cách hiệu quả để thấu hiểu cảm nhận của nhân viên mới.
Giám sát viên trực tiếp của nhân viên mới cũng đóng một vài trò quan trọng trong quá trình định hướng. Đầu tiên, giám sát viên phải hợp tác trong việc miễn cho nhân viên mới làm việc để tiếp cận chương trình định hướng. Tối thiểu, giám sát viên cũng nên có sự giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp và để cô ấy hoặc anh ấy nhận
104
nhiệm vụ. Lý tưởng hơn, giám sát viên làm việc chặt chẽ với người thiết kế nên chương trình định hướng.
Sổ tay hướng dẫn nhân viên phải luôn được nhân viên mới cập nhật suốt quá trình định hướng. Sổ tay hướng dẫn cung cấp thông tin về những vấn đề lợi ích và luật lao động và là người hướng dẫn có ích khi nhân công có thắc mắc suốt những tuần và tháng tiếp theo.
b, Cải thiện chương trình định hướng:
Một số nghiên cứu chỉ ra cách thức để tăng cường hiệu quả của chương trình định hướng. Chẳng hạn, nghiên cứu trong một công ty chỉ ra rằng những cấp trên thiếu kỹ năng cho nhân viên mới hòa nhập với các bộ phận khác nhau (ví dụ: giới thiệu nhân viên mới với những nhân viên khác); ít có sự phản hồi khi nhân viên mới có thắc mắc về những vấn đề liên quan đến chính sách tiền thưởng, chính sách thuyên chuyển, cơ hội thăng tiến, và những vấn đề khác. Xuất phát từ những vấn đề đó, một số biện pháp đưa ra nhằm tăng cường hiệu quả của chương trình định hướng bao gồm :huấn luyện cho cấp trên của người mới về những phương pháp của chương trình định hướng và sự thiết lập những thủ tục để theo dõi quá trình làm việc của những người mới trong sáu tháng. Thêm vào đó, thiết kế lịch trình của một ngày làm việc của người giám sát phải bao gồm thời gian để phản hồi cho những thắc mắc của người mới. Kết quả của những cải thiện này là độ của người mới tăng lên đáng kể.
Nói chung, nghiên cứu và kinh nghiệm chỉ ra rằng những chương trình định hướng cần phải được thiết lập một cách cẩn thận trong mối liên quan mật thiết với nhu cầu của những nhân viên mới. Không có một hệ thống định hướng nào là tốt nhất trong mọi hoàn cảnh, nhưng nó cần rõ ràng để mỗi cá nhân có thể tiếp cận. Bộ phận quản trị nguồn nhân lực phải có vai trò chủ chốt và kết hợp với các bộ phận chức năng khác để thiết kế nên một chương trình định hướng hiệu quả.
105 TÓM TẮT
Tuyển mộ và tuyển chọn là quá trình mà các tổ chức tìm và chọn ra những người lao động thích hợp, đó là nhiệm vụ cấp bách mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải thực hiện. Không chọn đúng người thì không công ty nào có thể thực hiện hoạt động chức năng có hiệu quả. Để chương trình tuyển mộ thành công, người quản lý phải hợp tác với bộ phận nhân lực để vạch rõ nhu cầu và dự đoán chỗ còn khuyết.
Phụ thuộc vào nhu cầu mà một tổ chức nên tuyển mộ nhân viên bên trong hay bên ngoài công ty, hay cả hai. Để tuyển mộ nội bộ, phương pháp thiết yếu là dán thông báo chỗ làm còn trống và nhờ các phòng khác giới thiệu. Để tuyển mộ bên ngoài, tổ chức dựa vào quảng cáo, quan hệ công chúng, hay những cơ quan bên ngoài giới thiệu. Phạm vi tuyển mộ thường bao gồm khu vực tuyển mộ và nhân viên thực tập.
Tiêu chuẩn tuyển chọn cần phải được lựa chọn cẩn thận để dự đoán sự thành công của ứng viên trong công việc. Ở nhiều tổ chức, những tiêu chuẩn này cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu hợp lệ. Tiêu chuẩn cần thiết trong vấn đề này là độ tin cậy và tính hợp lệ.
Những nguồn thông tin thông thường về người xin việc gồm đơn xin việc, sưu tra lý lịch, kiểm tra sức khỏe, bài trắc nghiệm, và phỏng vấn. Tất cả đều cung cấp cho nhà tuyển dụng những mẫu thông tin rất quan trọng. Trắc nghiệm có vẻ như là khách quan nhất để đánh giá ứng viên trên phương diện trình độ, có lẽ đó là sự sống còn đối với hiệu suất công việc. Bất hợp pháp khi sử dụng những lợi thế khác nhau về chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính hay quê quán.
Phỏng vấn có lẽ là khâu chủ quan nhất trong quá trình tuyển chọn, nhưng vẫn có nhiều công ty cho rằng đó là khâu quan trọng nhất. Trong một buổi phỏng vấn có hiệu quả, chính ý tưởng và thái độ của ứng viên sẽ được khám phá hoàn toàn hơn ở bất cứ giai đoạn nào khác của quá trình tuyển chọn. Cả ứng viên và công ty rồi sẽ được chuẩn bị cho đề xuất công việc; điểm mà người xin việc cần phải khai báo rõ nhất đó là thành công của ứng viên đó. Cuối cùng, người tuyển dụng phải xác minh lại tư cách tuyển dụng của người xin việc. Không xâm phạm đến luật dân quyền, mỗi tổ chức phải xác minh tính hợp pháp của ứng viên để chấp nhận cho phép họ làm việc.
Định hướng là việc làm cần thiết để đưa người lao động tiếp cận nhanh với công việc và tổ chức. Sổ tay nhân viên có giá trị cho sự định hướng và đào tạo. Tuy vậy, để tránh việc tố tụng từ người lao động thì các ngôn từ trong sổ tay và tài liệu khác cần tương thích nhanh.
106 Câu hỏi ôn tập:
1. Mô tả quá trình tuyển mộ, cho biết các nhân tố bên ngoài và trong tổ chức có ảnh hưởng như thế nào?
2. Các phương pháp tuyển mộ cơ bản là gì? Nguyên tắc được đưa ra bởi các chuyên gia và các nhà quản lí trong việc sử dụng các phương pháp này là gì?
3. Mô tả quá trình tuyển chọn, cho biết sự liên quan của nó đến người xin việc lẫn tổ chức?
4. Nguyên tắc nào được các nhà quản lí và chuyên gia thực hiện trong quá trình tuyển chọn. Thảo luận?
5. Giải thích khái niệm độ tin cậy và tính hợp lệ và quan hệ của chúng với tiêu chuẩn tuyển chọn?
6. Tác động của môi trường pháp lí trong thủ tục tuyển chọn?
7. Việc sử dụng các mẫu đơn xin việc, sưu tra lí lịch, kiểm tra sức khỏe trong tuyển chọn người lao động, những thuận lợi và khó khăn của thủ tục này?
8. Những thuận lợi và khó khăn cho trắc nghiệm là gì?
9. Cho biết các loại phỏng vấn khác nhau, một vài vấn đề gặp phải trong phỏng vấn và những đặc trưng của một cuộc phỏng vấn có hiệu quả?
Mô tả quá trình phát triển của phỏng vấn mô tả hành vi?
10. Những đặc điểm nào nên có trong một chương trình định hướng ? 11. Thảo luận một vài thủ tục được sử dụng trong quyết định thăng chức ?
12. Đâu là sự khủng hoảng nghề nghiệp mà nhân viên có thể gặp phải, điều gì xảy ra với họ và tổ chức có thể làm để giúp đỡ họ giảm bớt hậu quả của tình thế khủng hoảng?
Tình huống:
Tình huống 1:
Bạn là giám đốc nhân sự của công ty phát triển phần mềm có trụ sở ở một thị trấn nhỏ phía tây Mosachusetts, cách thành phố New York 3 tiếng đi xe hơi. Có 7 trường cao đẳng và đại học cách thị trấn của bạn khoảng 300 dặm. Sản phẩm chính của công ty bạn là phần mềm hỗ trợ việc phân tích quyết định bằng cách sử dụng cây quyết định và sơ đồ ảnh hưởng. Trong khi phần mềm này có mặt trên nhiều thị trường.
Nhiệm vụ:
Công ty bạn cần thuê 2 người để làm công việc hỗ trợ kĩ thuật điện thoại, đào tạo tại các trang web ở Mĩ, Canada và Châu Âu.
Bước A:
107
1. (30’) Làm việc nhóm 3 hay 5 người, phát triển chương trình tuyển mộ cho những vị trị trống này. Mô tả chi tiết về nơi bạn sẽ xem xét, công cụ bạn sẽ sử dụng cho việc trhu hút các ứng cử viên tiếm năng.
2. (5’ cho mỗi nhóm) Trình bày chương trình của các bạn trước cả lớp.
Bước B:
1. (20’) chương trình tuyển mộ của bạn thành công đến nỗi bạn nhận đến 147 hồ sơ cho 2 vị trí bao gồm 18 nữ và ít nhất là 20 người nước ngoài. Mô tả việc bạn sẽ thu hẹp số lượng các ứng cử viên như thế nào và các bước tiếp theo để đi đến quyết định tuyển chọn cuối cùng của bạn là gì?
2. (5’ cho mỗi nhóm) Trình bày kế hoạch của bạn trước cả lớp.
Bước C: Cả lớp thảo luận Tình huống 2
Hôm nay là ngày mà Terry Henderson vừa mới tốt nghiệp đại học, bắt đầu 1 công việc trong thành phố cách nhà Terry 250 dặm. Terry không biết 1 ai ở nơi làm việc mới ngay trong thành phố. Về gia đình Terry, điều đó có nghĩa là Terry sẽ chính thưc sống xa nhà và tự lập.
Nhiệm vụ:(30 phút )
Làm việc với các bạn khác trong lớp, thảo luận những câu hỏi sau và ghi lại câu trả lời của bạn.
1. Suy nghĩ lại khi bạn rời nhà
để sống tự lập vì công việc hay đi học đại học.
2. Bạn nghĩ gì về cách suy nghĩ
và cảm nhận của bố mẹ bạn?
3. Bạn nghĩ gì về cách suy nghĩ
và cảm nhận của anh em mình?
4. Sự vắng mặt của bạn có ảnh
hưởng như thế nào với gia đình của bạn?
5. Điều quan tâm của bạn về
công việc mới (hay trường đại học) là gì?
6. Đồng nghiệp sẽ giúp bạn như thế nào và giúp cái gì khi bạn đi làm ngày đầu tiên?
Tình huống 3
Sau 6 năm làm việc như là một công nhân có chuyên môn. Sasha được thăng tiến lên vị trí của người giám sát thuộc chuyên môn hàng đầu. Ngày mai, là ngày đầu tiên ở vị trí mới, Sasha sẽ bắt đầu giám sát những người ngang hàng với mình.
108 Nhiêm vụ (30 phút)
Làm việc với các bạn, thảo luận những câu hỏi sau và ghi lại câu trả lời của bạn.
1. Bạn nghĩ gì về sự lo lắng của Sasha về vị trí mới này?
2. Bạn nghĩ những đồng nghiệp cũ của Sasha có những suy nghĩ và cảm nhận như thế nào?
3. Nếu là một nhà quản lý của Sasha, bạn có thể giúp Sasha với buổi đầu của vị trí mới này như thế nào?
Báo cáo và thảo luận trước lớp.
Tình huống 4
Hùng là trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng. Sáu tháng trước đây, khi một nhân viên xin nghỉ việc, anh đề nghị được tuyển thêm người, nhưng Giám đốc kinh doanh đã thuyết phục anh cố gắng điều hành công việc. Thời gian đầu mọi việc cũng ổn nhưng 2 tháng gần đây do những thay đổi trong chính sách hậu mãi của công ty nên khối lượng công việc tăng lên rất nhiều, anh không thể tiếp tục đương đầu. Anh lại lên gặp Giám đốc Kinh doanh và lần này đề nghị tuyển thêm người của anh được chấp thuận.
Tuy nhiên, Giám đốc kinh doanh nói: “Tôi muốn biết chính xác người sắp tuyển sẽ làm công việc gì?”
Câu hỏi:
- Theo bạn căn cứ và đâu để Hùng có thể trả lời được sếp của anh?
- Những yêu cầu đối với ứng viên đặt ra là gì?
- Bạn có đồng ý là cần phải đặt yêu cầu cao đối với ứng viên để có thể tuyển được những người giỏi?
Hình thức và phương pháp giảng dạy:
- Trình chiếu slide - Thảo luận nhóm - Thuyết trình nhóm Tài liệu:
- Giáo trình Quản trị Nhân lực – Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng
- Giáo trình Quản trị Nhân lực – Đại Học Kinh tế Quốc dân Hà Nội.
- Quản trị Nhân Lực – TS. Nguyễn Hữu Thân.
- Human Resource Management – De Cenzo, D.A. Stephen, New York.