BÀI 2 : KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
5. Thực hành kế toỏn vốn bằng tiền
5.1. Lập chứng từ vốn bằng tiền
5.1.1. Lập phiếu thu
a. Mục đớch: Nhằm xỏc định số tiền mặt, ngoại tệ,... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toỏn ghi sổ cỏc khoản thu cú liờn quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải cú Phiếu thu.
Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kờ ngoại tệ" đớnh kốm với Phiếu thu.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
- Gúc trờn bờn trỏi của Phiếu thu phải ghi rừ tờn đơn vị và địa chỉ đơn vị. - Phiếu thu phải đúng thành quyển và ghi số từng quyển dựng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đỏnh liờn tục trong 1 kỳ kế toỏn. Từng Phiếu thu phải ghi rừ ngày, thỏng, năm lập phiếu, ngày, thỏng, năm thu tiền.
- Ghi rừ họ, tờn, địa chỉ người nộp tiền.
- Dũng “Lý do nộp" ghi rừ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bỏn hàng hoỏ, sản phẩm, thu tiền tạm ứng cũn thừa,...
- Dũng “Số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rừ đơn vị tớnh là đồng VN, hay USD ...
- Dũng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kốm theo Phiếu thu.
Phiếu thu do kế toỏn lập thành 3 liờn, ghi đầy đủ cỏc nội dung trờn phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đó nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rừ họ tờn.
Thủ quỹ giữ lại 1 liờn để ghi sổ quỹ, 1 liờn giao cho người nộp tiền, 1 liờn lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
Chỳ ý:
+ Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rừ tỷ giỏ tại thời điểm nhập quỹ để tớnh ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - TT
Địa chỉ:………….. (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
PHIẾU THU Quyển số:............
Ngày .......thỏng .......năm ....... Số:................ Nợ:............... Cú:................ Họ và tờn người nộp tiền:....................................................................................... Địa chỉ:.................................................................................................................... Lý do nộp:............................................................................................................... Số tiền:.................................(Viết bằng chữ):........................................................ ................................................................................................................................. Kốm theo:.....................................................................Chứng từ gốc: Ngày .....thỏng .....năm ......
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tờn, đúng dấu) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):......................................................................... + Tỷ giỏ ngoại tệ (vàng bạc, đỏ quý):..................................................... + Số tiền quy đổi:....................................................................................
(Liờn gửi ra ngoài phải đúng dấu) 5.1.2. Lập phiếu chi
a. Mục đớch: Nhằm xỏc định cỏc khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toỏn ghi sổ kế toỏn.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của chứng từ ghi rừ tờn đơn vị và địa chỉ đơn vị.
- Phiếu chi phải đúng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đỏnh liờn tục trong 1 kỳ kế toỏn. Từng Phiếu chi phải ghi rừ ngày, thỏng, năm lập phiếu, ngày, thỏng, năm chi tiền.
- Ghi rừ họ, tờn, địa chỉ người nhận tiền. - Dũng “Lý do chi" ghi rừ nội dung chi tiền.
- Dũng “Số tiền": Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rừ đơn vị tớnh là đồng VN, hay USD ...
- Dũng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kốm theo Phiếu chi.
Phiếu chi được lập thành 3 liờn và chỉ sau khi cú đủ chữ ký (Ký theo từng liờn) của người lập phiếu, kế toỏn trưởng, giỏm đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đó nhận bằng chữ, ký tờn và ghi rừ họ, tờn vào Phiếu chi.
Liờn 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Liờn 2 thủ quỹ dựng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toỏn cựng với chứng từ gốc để vào sổ kế toỏn.
Liờn 3 giao cho người nhận tiền.
Chỳ ý:
+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rừ tỷ giỏ, đơn giỏ tại thời điểm xuất quỹ để tớnh ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
+ Liờn phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đúng dấu.
Đơn vị:................... Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thụng tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC) PHIẾUCHI Quyển số:.......... Ngày .....thỏng .....năm ....... Số :..................... Nợ :.................... Cú :..................... Họ và tờn người nhận tiền:...................................................................................... Địa chỉ:................................................................................................................... Lý do chi:................................................................................................................ Số tiền:........................................(Viết bằng chữ):................................................. ................................................................................................................................ Kốm theo .............................................................. Chứng từ gốc: Ngày ......thỏng ......năm .....
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người lập
phiếu
Người nhận tiền
(Ký, họ tờn, đúng dấu) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :....................................................................... + Tỷ giỏ ngoại tệ (vàng bạc, đỏ quý):........................................................ + Số tiền quy đổi:......................................................................................
(Liờn gửi ra ngoài phải đúng dấu) 5.1.3. Lập biờn lai thu tiền
a. Mục đớch: Biờn lai thu tiền là giấy biờn nhận của doanh nghiệp hoặc cỏ nhõn đó thu tiền hoặc thu sộc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toỏn với cơ quan hoặc lưu quỹ.
Biờn lai thu tiền phải đúng thành quyển, phải ghi rừ tờn đơn vị, địa chỉ của
đơn vị thu tiền và đúng dấu đơn vị, phải đỏnh số từng quyển. Trong mỗi quyển
phải ghi rừ số hiệu của từng tờ biờn lai thu tiền liờn tục trong 1 quyển. Ghi rừ họ tờn, địa chỉ của người nộp tiền.
- Dũng “Nội dung thu” ghi rừ nội dung thu tiền.
- Dũng “Số tiền thu” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp, ghi rừ đơn vị tớnh là “đồng” hoặc USD...
Nếu thu bằng sộc phải ghi rừ số, ngày, thỏng, năm của tờ sộc bắt đầu lưu hành và họ tờn người sử dụng sộc.
Biờn lai thu tiền được lập thành hai liờn (Đặt giấy than viết một lần).
Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nộp tiền cựng ký và ghi rừ họ tờn để xỏc nhận số tiền đó thu, đó nộp. Ký xong người thu tiền lưu 1 liờn, cũn liờn 2 giao cho người nộp tiền giữ.
Cuối ngày, người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biờn lai lưu để lập Bảng kờ biờn lai thu tiền trong ngày (Nếu thu sộc phải lập Bảng kờ thu sộc riờng) và nộp cho kế toỏn để kế toỏn lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp ngõn hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đú.
Biờn lai thu tiền ỏp dụng trong cỏc trường hợp thu tiền phạt, lệ phớ, ngoài phỏp luật phớ, lệ phớ... và cỏc trường hợp khỏch hàng nộp sộc thanh toỏn với cỏc khoản nợ.
Đơn vị:................... Mẫu số 06 - TT
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thụng tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC)
BIấN LAI THU TIỀN
Ngày .....thỏng .....năm .....
Quyển số:............. Số:.............
- Họ và tờn người nộp:.................................................................................. - Địa chỉ:........................................................................................................ - Nội dung thu:.............................................................................................. - Số tiền thu: ...........................(Viết bằng chữ): .......................................... ......................................................................................................................
Người nộp tiền Người thu tiền
5.1.4. Lập bảng kờ vàng tiền tệ
a. Mục đớch: Bảng kờ vàng tiền tệ dựng để liệt kờ số vàngtiền tệ của đơn vị, nhằm quản lý chặt chẽ, chớnh xỏc cỏc loại vàngtiền tệ cú tại đơn vị và làm căn cứ cựng với chứng từ gốc để lập phiếu thu, chi quỹ.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Cột A, B: Ghi số thứ tự và tờn, loại, qui cỏch, phẩm chất của vàngtiền tệ... Cột C: Ghi đơn vị tớnh: gam, chỉ, kg.
Cột 1: Ghi số lượng của từng loại. Cột 2: Ghi đơn giỏ của từng loại. Cột 3: Bằng cột 1 nhõn ( x ) cột 2.
Ghi chỳ: Khi cần thiết, tại cột B cú thể ghi rừ ký hiệu của loại vàngtiền tệ...
Bảng kờ do người đứng ra kiểm nghiệm lập thành 2 liờn, 1 liờn đớnh kốm với. phiếu thu (chi) chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập hoặc xuất quỹ và 1 liờn giao cho người nộp (hoặc nhận).
Bảng kờ phải cú đầy đủ chữ ký và ghi rừ họ tờn như qui định.
Đơn vị:................... Mẫu số 07 - TT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
BẢNG Kấ VÀNG TIỀN TỆ (Đớnh kốm phiếu .................................. Quyển số:............... Ngày .......thỏng .........năm ............) Số:............... STT Tờn, loại, qui cỏch phẩm chất Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ A B C 1 2 3 D Cộng x x x Ngày.......thỏng......năm ......
Kế toỏn trưởng Người nộp (nhận)
Thủ quỹ Người kiểm nghiệm
5.1.5. Lập bảng kiểm kờ quỹ ( dựng cho VNĐ)
a. Mục đớch: Bảng kiểm kờ quỹ nhằm xỏc nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trờn cơ sở đú tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trỏch nhiệm vật chất, ghi sổ kế toỏn số chờnh lệch.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Biờn bản kiểm kờ quỹ tiền mặt phải ghi rừ tờn đơn vị (hoặc đúng dấu), bộ phận.
Việc kiểm kờ quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối thỏng, cuối quớ, cuối năm hoặc khi cần thiết cú thể kiểm kờ đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kờ phải lập Ban kiểm kờ, trong đú, thủ quỹ và kế toỏn tiền mặt hoặc kế toỏn thanh toỏn là cỏc thành viờn. Biờn bản kiểm kờ quỹ phải ghi rừ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kờ (....giờ .....ngày .....thỏng .....năm .....). Trước khi kiểm kờ quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả cỏc phiếu thu, phiếu chi và tớnh số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kờ.
- Khi tiến hành kiểm kờ phải tiến hành kiểm kờ riờng từng loại tiền cú trong quỹ.
- Dũng “Số dư theo sổ quỹ": Căn cứ vào số tồn quỹ trờn sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ kiểm kờ quỹ để ghi vào cột 2.
- Dũng “Số kiểm kờ thực tế": Căn cứ vào số kiểm kờ thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tớnh ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.
- Dũng chờnh lệch: Ghi số chờnh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kờ thực tế.
Trờn Bảng kiểm kờ quỹ cần phải xỏc định và ghi rừ nguyờn nhõn gõy ra thừa hoặc thiếu quỹ, cú ý kiến nhận xột và kiến nghị của Ban kiểm kờ. Bảng kiểm kờ quỹ phải cú chữ ký của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kờ và kế toỏn trưởng. Mọi khoản chờnh lệch quỹ đều phải bỏo cỏo giỏm đốc doanh nghiệp xem xột giải quyết.
Bảng kiểm kờ quỹ do ban kiểm kờ quỹ lập thành 2 bản: - 1 bản lưu ở thủ quỹ.
Đơn vị:................... Mẫu số 08a - TT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC)
BẢNG KIỂM Kấ QUỸ
(Dựng cho VNĐ) Số:............
Hụm nay, vào........ giờ.........ngày.........thỏng......... năm ....... Chỳng tụi gồm:
- ễng/Bà:.....................................................................đại diện kế toỏn - ễng/Bà:.....................................................................đại diện thủ quỹ - ễng/Bà:.............................................................đại diện .................... Cựng tiến hành kiểm kờ quỹ tiền mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng ( tờ ) Số tiền
A B 1 2
I Số dư theo sổ quỹ: x ....................... II Số kiểm kờ thực tế: x ....................... 1 Trong đú: - Loại ....................... ....................... 2 - Loại ....................... ....................... 3 - Loại ....................... ....................... 4 - Loại ....................... ....................... 5 - ... ....................... ....................... III Chờnh lệch (III = I – II): x ....................... - Lý do: + Thừa: ....................................................................................... + Thiếu: ..................................................................................... - Kết luận sau khi kiểm kờ quỹ:...................................................................
Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người chịu trỏch nhiệm kiểm kờ quỹ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
5.1.6. Lập bảng kiểm kờ quỹ (Dựng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)
a. Mục đớch: Biờn bản nhằm xỏc nhận tiền ngoại tệ, vàng tiền tệ, ... tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trờn cơ sở đú tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trỏch nhiệm vật chất, ghi sổ kế toỏn số chờnh lệch.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi ghi tờn đơn vị, bộ phận. Việc kiểm kờ quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối thỏng, cuối quớ, cuối năm hoặc khi cần thiết cú thể kiểm kờ đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kờ phải lập ban kiểm kờ, trong đú, thủ quỹ và kế toỏn quỹ là cỏc thành viờn Biờn bản kiểm kờ quỹ phải ghi rừ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kờ (...giờ .....ngày .....thỏng .....năm .....). Trước khi kiểm kờ quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả cỏc phiếu thu, phiếu chi và tớnh số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kờ.
- Khi tiến hành kiểm kờ phải tiến hành kiểm kờ riờng từng loại tiền cú trong quỹ như: Ngoại tệ, vàngtiền tệ ...
- Dũng “Số dư theo sổ quỹ": Căn cứ vào sổ quỹ tại ngày, giờ kiểm kờ quỹ để ghi vào cột 2, 4.
- Dũng “Kiểm kờ thực tế": Căn cứ vào số kiểm kờ thực tế để ghi theo từng loại ngoại tệ, vàngtiền tệ ...
- Dũng chờnh lệch: Ghi số chờnh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kờ thực tế.
Trờn Bảng kiểm kờ quỹ cần phải xỏc định và ghi rừ nguyờn nhõn gõy ra thừa hoặc thiếu quỹ, cú ý kiến nhận xột và kiến nghị của Ban kiểm kờ. Bảng kiểm kờ quỹ phải cú chữ ký (ghi rừ họ tờn) của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kờ và kế toỏn trưởng. Mọi khoản chờnh lệch quỹ đều phải bỏo cỏo giỏm đốc doanh nghiệp xem xột giải quyết.
Bảng kiểm kờ quỹ do ban kiểm kờ quỹ lập thành 2 bản: - 1 bản lưu ở thủ quỹ
- 1 bản lưu ở kế toỏn quỹ.
Ghi chỳ: (*) Trường hợp kiểm kờ vàngtiền tệ thỡ cột "Diễn giải" phải ghi
theo từng loại, từng thứ.
Đơn vị:................... Mẫu số 08 b - TT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
BẢNG KIỂM Kấ QUỸ
(Dựng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) Số:..................
Hụm nay, vào ........giờ .........ngày .........thỏng .........năm ......... Chỳng tụi gồm:
- ễng/Bà:......................................đại diện kế toỏn - ễng/Bà:......................................đại diện thủ quỹ - ễng/Bà:......................................đại diện ............
Cựng tiến hành kiểm kờ quỹ ngoại tệ, vàng bạc ... kết quả như sau:
Số TT Diễn giải Đơn vị tớnh Số
lượng Đơngiỏ
Tớnh ra VNĐ Ghi
chỳ Tỷ
giỏ VNĐ
A B C 1 2 3 4 D
I Số dư theo sổ quỹ x x ........ ........ ......... .......... II Số kiểm kờ thực tế (*) x x ........ ......... ........ .......... 1 - Loại ......... ......... ......... ........ ........ ........... 2 - Loại ........ ......... ........ ........ ......... ........... 3 - ... ......... ......... ........ ........ ......... .......... 4 - ... ........ ......... ......... ........ ......... .......... III Chờnh lệch (III = I – II) x x ........ ......... ......... .......... - Lý do : + Thừa: .......................................................................................
+ Thiếu: ................................................................................... - Kết luận sau khi kiểm kờ quỹ: ..................................................................
Thủ quỹ Kế toỏn trưởng Người chịu trỏch nhiệm kiểm kờ quỹ
5.1.7. Lập bảng kờ chi tiền
a. Mục đớch: Bảng kờ chi tiền là bảng liệt kờ cỏc khoản tiền đó chi, làm căn cứ quyết toỏn cỏc khoản tiền đó chi và ghi sổ kế toỏn.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi ghi rừ tờn đơn vị. Phần đầu ghi rừ họ tờn, bộ phận, địa chỉ của người chi tiền và ghi rừ nội dung chi cho cụng việc gỡ.
- Cột A,B,C,D ghi rừ số thứ tự, số hiệu, ngày, thỏng chứng từ và diễn giải nội dung chi của từng chứng từ.
- Cột 1: Ghi số tiền.
Bảng kờ chi tiền phải ghi rừ tổng số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đớnh kốm.
Bảng kờ chi tiền được lập thành 2 bản: - 1 bản lưu ở thủ quỹ.
- 1 bản lưu ở kế toỏn quỹ.
Đơn vị:................... Mẫu số 09 - TT
Bộ phận ................. (Ban hành theo Thụng tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC)
BẢNG Kấ CHI TIỀN
Ngày..... thỏng..... năm....
Họ và tờn người chi: ..................................................................................... Bộ phận (hoặc địa chỉ): .............................................................................. Chi cho cụng việc: .......................................................................................
STT
Chứng từ
Nội dung chi Số tiền Số hiệu Ngày, thỏng A B C D E Cộng Số tiền bằng chữ:...................................................................................... (Kốm theo............... chứng từ gốc).
Người lập bảng kờ Kế toỏn trưởng Người duyệt
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
5.1.8. Lập ủy nhiệm chi
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Nội dung trờn ủy nhiệm chi phải ghi số ủy nhiệm chi và ngày thỏng lập Dũng “Tờn đơn vị trả tiền” ghi rừ tờn đơn vị trả tiền
Dũng “ Số TK, tại ngõn hàng” ghi rừ số tài khoản và tờn ngõn hàng