Chương 3 GIẢI PHÁP
3.2 HỆ THỐNG GIẢI PHÁP
Để giúp cho NH BIDV ngày càng phát triển theo đúng xu thế của đất nước cũng như đạt được mục tiêu của NH thì em xin đưa ra một số giải pháp dựa trên những gì nghiên cứu được của đề tài.
Kế toán tiền mặt
- Về tổ chức vận dụng chứng từ: NH nên xây dựng bộ phận tổng hợp chứng từ hoặc bộ phận hậu kiểm để bộ phận này thực hiện kiểm tra, đối chiếu ký xác nhận trên bảng liệt kê các giao dịch phát sinh trong ngày và thực hiện lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định sau khi người phê duyệt ký trên bảng liệt kê tổng hợp giao dịch của tồn Chi nhánh.
- Về trình độ nghiệp vụ: Chi nhánh cần khắc phục tình trạng cùng một lúc khơng có Kế tốn trưởng và kiểm sốt viên, vì khơng có người phê duyệt chứng từ làm cho thời gian giao dịch kéo dài, KH chờ đợi sẽ có cái nhìn khơng tốt ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của NH.
Luôn duy trì hệ thống mạng ổn định, xuyên suốt để phục vụ khách hàng, hạn chế xảy ra lỗi đường truyền hoặc nghẽn mạng khi quá tải
Cán bộ nhân viên được cấp quyền sử dụng chương trình phải chịu trách nhiệm bảo mật, quản lý và sử dụng tên truy cập và mật khẩu được giao theo đúng quy định về thiết lập, sử dụng và quản trị User, Password nhằm hạn chế rủi ro về thông tin dữ liệu. GDV chỉ được phép giao dịch khi đã hồn thành khóa đào tạo về giao dịch tại Chi nhánh.
Kế tốn thanh tốn khơng dùng tiền mặt
- Về tổ chức vận dụng chứng từ: Việc phê duyệt chứng từ có thể tùy theo nghiệp vụ, việc phê duyệt có thể thực hiện trước, trong hoặc sau khi thực hiện giao dịch đảm bảo trên chứng từ phải đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Về tổ chức công tác kế tốn: Trường hợp khơng thực hiện giao dịch trực tuyến trên hệ thống (sự cố như mất điện, mạng bị ngắt, các giao dịch đặc thù có khoảng cách thời gian giữa xử lý nghiệp vụ và hạch toán…), nếu GDV xác định được cơ sở, điều kiện để thực hiện giao dịch off-line thì được phép giao dịch để phục vụ, giải phóng KH. GDV được sử dụng các mẫu chứng từ in sẵn để thực hiện giao dịch, nhưng khi hạch toán vào hệ thống phải cập nhật thơng tin giao dịch (số bút tốn, số tham chiếu...) trên chứng từ hoặc in chứng từ giao dịch làm chứng từ ghi sổ kèm theo chứng từ viết trên mẫu in sẵn đó.
- Về tổ chức vận dụng tài khoản: Hệ thống TK Chi nhánh áp dụng thống nhất trong hệ thống BIDV phù hợp với chương trình giao dịch. Chi nhánh đã ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin hiện đại hóa trong hạch tốn và quản lý, các nghiệp vụ phát sinh được mã hóa thành các số hiệu TK tương ứng đã được quy định, phản ánh một cách rõ ràng, đầy đủ nội dung và bảo đảm nguyên tắc hạch toán và lập báo cáo theo quy định của NHNN Việt Nam.
Hệ thống giải pháp khác
- Hoàn thiện và tăng cường cung ứng các phương tiện TTKDTM: Thanh toán qua hình thức Ủy nhiệm chi là hình thức đang được sử dụng phổ biến nhất tại NH. Đây cũng là thế mạnh của NH UNC vốn dĩ được ưa chuộng bởi tính an tồn và tiện lợi của nó. Tuy nhiên, những năm gần đây thì nhu cầu của KH ngày càng cao mà việc phục vụ vẫn chưa có biến chuyển tốt. Do đó, việc hoàn thiện và tăng cường
cung ứng các phương tiện thanh tốn này sẽ giúp cho NH có thêm nhiều lợi nhuận hơn cũng đáp ứng tốt nhu cầu của KH hơn.
- Tuyên truyền quảng cáo rộng rãi, tăng cường các chương trình Marketing giới thiệu về dịch vụ thanh toán KDTM
+ Hiện nay, có rất nhiều người dân vẫn chưa biết nhiều về các hình thức TT KDTM cũng như tính thuận tiện và an tồn của nó. Vì vậy, rất đơng bộ phận người dân vẫn đang trung thành với việc sử dụng phương tiện thanh tốn bằng tiền mặt. Chính vì vậy, để có thể tăng cường thêm người dân sử dụng dịch vụ TT KDTM thì NH cần phải tuyên truyền quảng cáo rộng rãi hơn bằng các chính sách
Marketing phù hợp. Khi mà người dân đã biết thêm về vai trị và sự tiện ích đó thì sẽ có nhu cầu nhiều hơn.
+ NH cần giữ vững KH truyền thống, tăng cường công tác tiếp thị đến KH để mở rộng thị trường, nâng cao thị phần.
+ Thực tế hiện nay thì NH BIDV chỉ tập trung treo các pano, áp phích tập trung ở các phòng giao dịch và trụ sở chính chứ chưa có các hình thức quảng bá khác nên NH cần tăng cường quảng bá về các sản phẩm tiện ích của NH nhằm tuyên truyền lợi ích của việc TTKDTM so với thanh toán bằng tiền mặt.
- Phát triển thẻ thanh toán
+ Trong thế giới văn minh ngày nay, thẻ thanh toán đã trở thành phương tiện thanh tốn thơng dụng. Nó được sử dụng rộng rãi ở những nước phát triển. Các công ty và NH liên kết với nhau để khai thác lĩnh vực thu nhiều lợi nhuận này.
+ Nên có chiến lược tiếp thị cho những cơng ty lớn, như NH phối hợp với các công ty này để quảng cáo thẻ cho nhân viên của họ.
+ Chú trọng đầu tư vốn để trang bị và nâng cấp các máy rút tiền tự động, lắp đặt ở những nơi công cộng trong trung tâm thành phố lớn. Nếu có điều kiện, có thể lắp đặt máy này ở mỗi chợ trọng điểm, sẽ rất tiện cho người dân khi đi mua hàng.
+ Cần đào tạo đội ngũ chuyên viên nắm thật vững về hoạt động thẻ để họ có thể bắt tay ngay vào làm việc mà khơng gặp khó khăn.
+ Tăng cường hợp tác với khách hàng, luôn đặt quyền lợi của khách hàng lên trên hết để khách hàng thấy được những quyền lợi mà mình có được khi giao dịch với BIDV Vĩnh Long so với các ngân hàng khác.
+ Thường xuyên rà soát danh mục các sản phẩm hiện tại ngân hàng, đánh giá, so sánh sản phẩm của ngân hàng với các đối thủ cạnh tranh trên cùng địa bàn, đồng thời thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng về các sản phẩm để xác định hiệu quả các sản phẩm đang triển khai, sản phẩm nào chưa đạt tính hiệu quả, nghiên cứu bổ sung các tính năng, tiện ích mới để đáp ứng nhu cầu khách hàng,…
+ Tăng cường bảo mật thông tin khách hàng, mọi thông tin mà khách hàng cung cấp cho ngân hàng là hồn tồn bí mật và không được trái với quy định của ngân hàng.
+ Thêm vào đó, bố trí một đội ngũ bảo vệ nghiêm ngặc, luôn túc trực ở ngân hàng và hệ thống các máy ATM để bảo vệ khách hàng trong mọi tình huống. Điều này khiến cho khách hàng an tâm khi giao dịch tại ngân hàng.
- Chú trọng cải tiến phương tiện hữu hình
+ Đẩy mạnh công tác nghiên cứu phát triển các sản phẩm, dịch vụ TTKDTM mới để ngân hàng ln có một danh mục sản phẩm, dịch vụ đa dạng, đa tiện ích, linh hoạt, hấp dẫn với khách hàng, cải thiện các dịch vụ truyền thông như BSMS, Internet Banking, thẻ ATM,.. nhằm gia tăng tiện ích cho khách hàng.
+ Lựa chọn một số sản phẩm chiến lược, mũi nhọn có khả năng mang lại hiệu quả tài chính cao, an toàn để tập trung phát triển như dịch vụ thẻ, Internet Banking, dịch vụ tiền gửi,…
+ Đặc biệt đơn giản hóa các thủ tục và giảm thiểu thời gian giao dịch của khách hàng, khơng để khách hàng chờ lâu mà phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời để tạo lịng tin nơi khách hàng.
Kết luận chương 3
Dựa vào khung lý thuyết nêu tại Chương 1 và trên cơ sở phân tích các thực trạng cơng tác kế tốn tiền mặt và TTKDTM tại Chương 2, tác giả đã đưa ra các cơ sở đề xuất giải pháp từ đó tác giả hệ thống giải pháp và tiếp tục đưa ra các kiến nghị cho ngân hàng trong phần kết luận – kiến nghị đối với cơng tác kế tốn tại NH.
Phần
KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN
Thanh toán là một trong những chức năng chủ yếu của hoạt động NH và có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với nền kinh tế. Hoạt động liên quan đến tiền mặt và TTKDTM là một phần quan trọng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, nó ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của ngân hàng. Hoạt động TTKDTM với các phương tiện đa dạng và được tổ chức tốt góp phần điều hịa lượng vốn trong xã hội, tiết kiệm chi phí và ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, để hoạt động TTKDTM phát huy tối đa hiệu quả đối với nền kinh tế đòi hỏi các NHTM nói riêng và hệ thống NH nói chung thì việc tổ chức, đảm bảo tốt cơng tác kế tốn thanh toán sẽ giúp chất lượng thanh toán được nâng cao thu hút mọi nguồn lực, mọi thành phần kinh tế tham gia vào q trình thanh tốn qua NH. Vì vậy, em quyết định chọn đề tài “ Kế toán tiền mặt và thanh tốn khơng dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – chi nhánh Vĩnh Long” để có thể tìm hiểu về thực tiễn kế tốn TTKDTM của chi nhánh. Trên cơ sở đó đóng góp một phần nhỏ trong việc truyền tải những lý thuyết về kế toán tiền mặt và TTKDTM; thực tiễn hoạt động kế tốn của NH. Nhìn chung, đề tài đã hồn thành căn bản các mục tiêu đặt ra ban đầu.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Vĩnh Long, được sự giúp đỡ của các anh chị trong ngân hàng đã nắm bắt được tình hình thực tế kế toán tiền mặt và TTKDTM tại ngân hàng. Cụ thể đề tài đã giải quyết được các vấn đề cơ bản sau:
Hệ thống hóa những cơ sở lý luận chung về NH và kế toán tiền mặt và TTKDTM liên quan chủ yếu trong NHTM
Tìm hiểu về tổng quan NH đồng thời đánh giá về kết quả hoạt động của chi nhánh trong 3 năm 2018 – 2020.
Tìm hiểu thực trạng cơng tác kế tốn tiền mặt về thu chi tiền, kế toán TTKDTM về séc, UNC và thẻ NH tại NHTMCPĐTVPTVN – CN Vĩnh Long. Đồng thời, đưa ra các ví dụ nghiệp vụ minh họa cụ thể.
2. KIẾN NGHỊ
Những ưu điểm thì toàn thể nhân viên ngân hàng cần giữ gìn và phát huy ngày càng tốt hơn. Bên ca ̣nh đó, còn có mô ̣t số ha ̣n chế ngân hàng cần ha ̣n chế và khắc phu ̣c, ban lãnh đa ̣o ngân hàng có thể tham khảo ý kiến thông qua mô ̣t sô kiến nghi ̣ sau:
Kiến nghi ̣ 1:Về công tác kế toán
Trường hợp khách hàng mở TK tại Chi nhánh, nên photo lại 1 bản Giấy đăng ký thông tin khách hàng giao cho khách hàng tránh tình trạng khách hàng khơng nhớ chữ ký của mình đã đăng ký với Chi nhánh, khi giao dịch ký không giống chữ ký lúc ban đầu đã đăng ký, điều này làm gián đoạn trong việc giao dịch giữa khách hàng và NH.
Theo quy định của Chi nhánh, khách hàng có thể giao dịch đến 17h, việc kiểm chứng từ chỉ thực hiện sau đó, ngân hàng nên giảm bớt giai đoạn kiểm đếm số lượng từng loại chứng từ trên máy và thực tế có khớp nhau hay khơng, vì cuối ngày mỗi GDV in bảng liệt kê chứng từ điện tử trong ngày để đối chiếu với các chứng từ trên giấy, và đánh số trên tất cả các chứng từ thì có thể kiêm ln được số lượng chứng từ.
Kiến nghi ̣ 2:Về trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý
Chi nhánh nên quan tâm đến chất lượng phục vụ của các giao dịch viên, sự niềm nở và phục vụ tận tình của các giao dịch viên sẽ khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và có ấn tượng tốt đối với ngân hàng. Chi nhánh nên thường xuyên tốt chức cho các giao dịch viên tham gia lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và huấn luyện kỹ năng giao tiếp. Mặt khác, việc thường xuyên trao đổi kiến thức, kinh nghiệm về cơng tác kế tốn giúp cho các giao dịch viên có khả năng giải quyết nhanh cơng việc trong mọi tình huống. Các văn bản hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ liên quan đều được đưa lên hệ thống mạng nội bộ, giao dịch viên có thể cập nhật thơng tin kịp thời, giúp nâng cao trình độ nghiệp vụ và trình độ.
Tăng cường nâng cao khả năng giao tiếp của cán bộ trong đơn vị, gây thiện cảm của khách hàng với ngân hàng, tránh làm mất nhiều thời gian của khách hàng. Từ đó tạo được ấn tượng và niềm tin của khách hàng để họ thấy được quyền lợi của mình khơng những về vật chất mà cả về tinh thần.
Điều quan trọng nhất là phẩm chất đạo đức chính trị của mỗi người cán bộ công nhân viên trong giao dịch. Tránh làm điều gì để khách hàng thấy khơng vừa ý như khi giao tiếp với khách hàng chẳng hạn. Không nên để người không hiểu rõ về nghiệp vụ chuyên môn của mảng này trả lời những câu hỏi về mảng khác.
Khách hàng chỉ tìm đến ngân hàng nào mà ở đó người ta mong muốn và tin tưởng nhận được sự chỉ dẫn tận tình, thái độ cư xử nhã nhặn, tác phong làm việc nhanh nhẹn và lịch sự của nhân viên. Vì vậy, việc rèn luyện kỹ năng của nhân viên ngân hàng, đặc biệt là nhân viên giao dịch với khách hàng là rất quan trọng. Sự trung thực, độ tin cậy, tính cảm thơng và tinh thần sẵn sàng tiếp thu ý tưởng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên để mở rộng mối quan hệ kinh doanh của ngân hàng.
Kiến nghi ̣ 3:Về ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Thơng tin kế tốn trên chứng từ gốc phải kiểm tra kỹ trước khi nhập liệu vào chứng từ kế toán trên máy, đặc biệt phải xem xét tính hợp lý hợp pháp của chứng từ ấy. Bên cạnh đó, trong khi nhập dữ liệu phải nhập một cách cẩn thận, chính xác hơn. Khi nhập xong phải xem xét kỹ lại rồi mới lưu chứng từ, khi ấy mới có thể quản lý sai sót một cách tốt nhất, tránh sửa chữa nhiều lãng phí thời gian.
Kiến nghi ̣ 4:Về trang bị cơ sở vật chất
Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật là một vấn đề khá quan trọng trong cơng tác kế tốn, vì hầu hết các giao dịch xảy ra đều được thực hiện trên máy và các chứng từ thường xuyên được in ra nên cần thường xuyên kiểm tra, bảo trì hệ thống máy tính và máy in định kỳ. Đồng thời nên trang bị thêm các phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn khác như hệ thống máy camera để giám sát hoạt động tại Chi nhánh phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của ngân hàng. Chi nhánh cần hạn chế sự cố về kỹ thuật để tránh tình trạng gián đoạn trong giao dịch giữa khách hàng và ngân hàng, đồng thời cũng tránh được sự gián đoạn trong việc hạch toán kế toán bằng cách đầu tư nâng cấp máy móc, hệ thống đường truyền và hệ thống mạng máy tính.
Ngồi ra, Chi nhánh chú trọng bảo trì thường xuyên hệ thống máy ATM giúp KH dễ dàng và thuận tiện hơn khi giao dịch
Kiến nghi ̣ 5:Mở rộng các phương tiện TTKDTM
Chi nhánh nên đầu tư mở rộng dịch vụ Thẻ thanh toán nhằm khai thác tối đa lợi thế của hệ thống thanh toán thẻ BIDV và để thu hút khách hàng tham gia giao dịch tại Chi nhánh ngày càng nhiều, Chi nhánh cần triển khai thực hiện thanh toán tự động các loại dịch vụ qua TK thẻ mở tại Chi nhánh. Nên khai thác triệt để các tính năng của thẻ vì đây là một kênh dịch vụ mà tất cả các NHTM đề hướng tới nên có tính cạnh tranh rất cao. Đầu tư mở rộng dịch vụ Thẻ thanh toán nhằm khai thác