5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty
Cơng ty Cổ Phần VACOM
2.2.2.1. Chứng từ kế tốn sử dụng
Các chứng từ kế toán các khoản thanh toán với NLĐ Công ty Cổ Phần VACOM sử dụng chủ yếu như: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, phiếu chi,…
Bảng chấm công (Phụ lục 07)
Mục đích sử dụng: Được dùng để chấm cơng theo ngày nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ hưởng lương, ngày nghỉ khơng lương…để có căn cứ tính lương cho NLĐ trong cơng ty.
Q trình ln chuyển: Hàng tháng, chị Nguyễn Thị Nụ sẽ tích chấm cơng và lập bảng chấm cơng hàng tháng cho nhân viên trong tồn cơng ty. Bảng chấm công được dung làm căn cứ lập bảng thanh toán tiền lương.
Người lập: Nhân viên kế toán Nguyễn Thị Nụ Số liên: 1 liên
Thời gian lưu trữ: 10 năm
Nơi lưu trữ: Phịng kế tốn của doanh nghiệp
Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương (Phụ lục 08)
Mục đích sử dụng: Dùng để xác định số tiền BHXH, BHYT, BHTN mà công ty và NLĐ phải nộp trong quý cho cơ quan quản lý quỹ và cơng đồn cấp trên. Đây là cơ sở để ghi sổ kế tốn về các khoản trích nộp theo lương.
Q trình ln chuyển: Hàng q, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của các tháng trong quý, chị Nguyễn Thị Thúy lập 1 bảng kê trích nộp các khoản theo lương sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt.
Người lập: Nhân viên kế toán Nguyễn Thị Thúy Số liên: 1 liên
Thời gian lưu trữ: 10 năm
Nơi lưu trữ: Phịng kế tốn của doanh nghiệp
Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 09)
Mục đích sử dụng: Là căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho NLĐ, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho NLĐ làm việc trong cơng ty.
Q trình ln chuyển: Hàng tháng, căn cứ vào Bảng chấm công và chứng từ liên quan, Chị Nguyễn Thị Thúy lập 1 Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên
trong cơng ty sau đó chuyển cho kế tốn trưởng duyệt. Bảng thanh tốn tiền lương dùng để làm căn cứ lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Phiếu chi lương.
Người lập: Nhân viên kế toán Nguyễn Thị Thúy Số liên: 1 liên
Thời gian lưu trữ: 10 năm
Nơi lưu trữ: Phịng kế tốn của doanh nghiệp Bảng thanh toán tiền thưởng (Phụ lục 10)
Mục đích sử dụng: Được lập để tính mức thưởng cho từng nhân viên trong công ty và làm căn cứ để lập phiếu chi thưởng cho nhân viên trong cơng ty.
Q trình luân chuyển: Hàng quý, chị Nguyễn Thị Thúy lập 1 Bảng thanh tốn tiền thưởng sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng duyệt.
Người lập: Nhân viên kế toán Nguyễn Thị Thúy Số liên: 1 liên
Thời gian lưu trữ: 10 năm
Nơi lưu trữ: Phịng kế tốn của doanh nghiệp
Phiếu chi (Phụ lục 11, 12)
Mục đích sử dụng: Dùng để phản ánh các khoản chi tiêu hàng ngày của công ty (như phiếu chi lương, phiếu chi tiền thưởng….)
Quá trình luân chuyển: Phiếu chi do chị Nguyễn Thị Lan Anh lập thành 3 liên. Liên 1 người lập phiếu giữ, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền. Liên 1, 2 sau khi sử dụng xong được đóng thành quyển theo từng năm.
Người lập: Nhân viên kế toán Nguyễn Thị Lan Anh Số liên: 3 liên
Thời gian lưu trữ: 5 năm
2.2.2.2. Tài khoản kế tốn sử dụng
Để phản ánh tình hình các khoản thanh toán với NLĐ, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho NLĐ tại Công ty CP VACOM về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
Kết cấu tài khoản:
Phát sinh bên Nợ:
+ Tiền lương đã trả cho NLĐ
+ Các khoản phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại) đã trả cho NLĐ + Các khoản khấu trừ vào lương của NLĐ (Các khoản trích theo lương, thuế TNCN, tạm ứng)
+ Tiền thưởng đã chi trả cho NLĐ
+ Các khoản khác đã trả, đã chi cho NLĐ
Phát sinh bên Có:
+ Tiền lương phải trả cho NLĐ
+ Các khoản phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại) phải trả cho NLĐ + Tiền thưởng phải trả cho NLĐ
+ Các khoản khác phải trả, đã phải chi cho NLĐ
Dư có:
+ Tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho NLĐ. Công ty không mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 334.
Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Nội dung: Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật về BHYT, BHXH, BHTN tại Công ty Cổ phần VACOM.
Kết cấu tài khoản:
Phát sinh bên Nợ:
+ Số tiền BHXH, BHYT và BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH quận Ba Đình.
+ Các khoản đã trả, đã nộp khác
Phát sinh bên Có:
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí quản lý kinh doanh + BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào lương của NLĐ
+ Các khoản phải trả khác
Số dư bên Nợ:
Số dư bên Có:
+ BHXH, BHYT, BHTN đã trích nộp cho cơ quan quản lý + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết
+ Các khoản còn phải trả, phải nộp khác
Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2, kế toán các khoản thanh toán với NLĐ tại Công ty VACOM thường sử dụng 3 tài khoản cấp 2 sau:
TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm xã hội ở đơn vị. Cơng ty thực hiện trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 25,5% trên tổng lương tính bảo hiểm. Trong đó 17,5% tính vào chi phí quản lý kinh doanh của DN và 8% khấu trừ vào lương của NLĐ.
TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị. Cơng ty thực hiện trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng lương tính bảo hiểm. Trong đó 3% tính vào chi phí quản lý kinh doanh của DN và 1,5% khấu trừ vào lương của NLĐ.
TK 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị. Cơng ty thực hiện trích quỹ BHTN theo tỷ lệ 2% trên tổng lương tính bảo hiểm. Trong đó 1% tính vào chi phí quản lý kinh doanh của DN và 1% khấu trừ vào lương của NLĐ.
Các tài khoản khác có liên quan: Tài khoản 111: “Tiền mặt”
Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 141: “Tạm ứng”
Tài khoản 333: “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” Tài khoản 353: “Quỹ khen thưởng, phúc lợi”
Tài khoản 6421: “Chi phí bán hàng”
Tài khoản 6422: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn
Kế tốn tiền lương
Ngày 31/12/2020, kế tốn tổng hợp nhận bảng chấm cơng (Phụ lục 07) và lập bảng trích nộp các khoản trích theo lương (Phụ lục 08), bảng thanh toán tiền lương
(Phụ lục 09). Căn cứ vào các chứng từ trên, kế tốn tổng hợp hạch tốn chi phí lương cho bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng trong tháng 12/2020 theo phiếu kế toán PK12/0001:
Nợ TK 6421: 111.041.362 đồng Nợ TK 6422: 138.834.852 đồng
Có TK 334: 249.876.214 đồng
Căn cứ vào bảng trích nộp các khoản trích theo lương tháng 12/2020 (Phụ lục 08) kế toán hạch toán vào phiếu kế toán PK12/0002 phần bảo hiểm xã hội NLĐ
chịu khấu trừ vào lương và phần bảo hiểm xã hội doanh nghiệp chi trả cho NLĐ:
Nợ TK 334: 12.107.264 đồng Nợ TK 6421: 12.414.675 đồng Nợ TK 6422: 14.069.965 đồng
Có TK 3383: 38.591.904 đồng
Tương tự, kế toán hạch toán vào phiếu kế toán PK12/0003 phần bảo hiểm y tế NLĐ chịu khấu trừ vào lương và phần bảo hiểm y tế doanh nghiệp chi trả cho NLĐ:
Nợ TK 334: 2.270.112 đồng Nợ TK 6421: 2.128.330 đồng Nợ TK 6422: 2.411.994 đồng
CóTK 3384: 6.810.336 đồng
Tương tự, kế tốn hạch toán vào phiếu kế toán PK12/0004 phần bảo hiểm thất nghiệp NLĐ chịu khấu trừ vào lương và phần bảo hiểm thất nghiệp doanh nghiệp chi trả cho NLĐ:
Nợ TK 334: 1.513.408 đồng Nợ TK 6421: 709.410 đồng Nợ TK 6422: 803.998 đồng
CóTK 3385: 3.026.816 đồng
Ngày 15/12/2020, căn cứ ủy nhiệm chi về việc đóng bảo hiểm BHXH, BHYT, BHTN tháng 11/2020 cho cơ quan bảo hiểm, kế toán hạch toán:
Nợ TK 3383: 38.591.904 đồng NợTK 3384: 6.810.336 đồng Nợ TK 3385: 3.026.816 đồng
Có TK 1121: 48.429.056 đồng
Ngày 31 tháng 12 năm 2020, cơng ty thanh tốn tiền lương cho NLĐ, căn cứ phiếu chi số PC12/0022 (Phụ lục 11) kế toán hạch toán chi trả lương:
Nợ TK 334: 233.985.430 đồng
Kế toán các khoản thanh toán với người lao động khác
Thuế thu nhập cá nhân
Theo Bảng thanh tốn lương của Cơng ty tháng 12/2020 (Phụ lục 09) thì số
thuế TNCN phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế của nhân viên trong công ty bằng 0 lên kế tốn khơng tiến hành hạch toán.
Tiền thưởng
Theo bảng thanh toán tiền thưởng tháng 12 năm 2020 (Phụ lục 10), kế tốn tính tiền thưởng tháng 12 năm 2020 phải trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6421: 8.000.000 đồng Nợ TK 6422: 11.000.000 đồng
Có TK 334: 9.000.000 đồng
Theo phiếu chi số PC12/0023 ngày 31/12/2020 (Phụ lục 12), công ty chi tiền thưởng tháng 12 năm 2020 cho nhân viên bằng tiền mặt, kế toán hạch toán:
Nợ TK 334: 19.000.000 đồng Có TK 1111: 19.000.000 đồng
Tạm ứng
Các trường hợp tạm ứng tại công ty VACOM chỉ phát sinh khi nhân viên muốn tạm ứng lương, nhưng thường ít khi xảy ra.
Theo bảng thanh tốn lương của cơng ty tháng 12/2020 thì khơng phát sinh khoản tạm ứng của nhân viên trong công ty (Tạm ứng bằng 0) nên kế tốn khơng tiến hành hạch tốn.
2.2.2.4. Sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính. Cơng việc kế tốn được thực hiện trên phần mềm kế toán VACOM Onlines, thiết kế theo nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống sổ kế tốn của cơng ty bao gồm: Sổ kế tốn tổng hợp (Sổ nhật ký chung
(Phụ lục 21), Sổ Cái TK 334 (Phụ lục 13), Sổ Cái TK 338 (Phụ lục 14), Sổ cái
TK 111 (Phụ lục 18), Sổ cái TK 112 (Phụ lục 19), Sổ cái TK 642 (Phụ lục 20) và Sổ chi tiết TK 3383 (Phụ lục 15), TK 3384 (Phụ lục 16), TK 3385 (Phụ lục 17).
Định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc: Bảng thanh tốn tiền lương (Phụ
lục 09), Bảng trích nộp các khoản trích theo lương (Phụ lục 08), Bảng thanh toán
tiền thưởng (Phụ lục 10), Phiếu chi (Phụ lục 11, 12) đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC và thực hiện in BCTC theo quy định.
2.2.2.5. Trình bày thơng tin kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động trên báo cáo tài chính tại Cơng ty Cổ Phần VACOM
Thơng tin về các khoản thanh tốn với người lao động tại Cơng ty được trình bày trên các Báo cáo tài chính là báo cáo tình hình tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính của cơng ty.
Báo cáo tình hình tài chính (Phụ lục 22)
Trên báo cáo tình hình tài chính của Cơng ty năm 2020, các khoản thanh tốn với người lao động được trình bày ở các chỉ tiêu 4, 5 thuộc mục I – Nợ ngắn hạn trong phần C – Nợ phải trả bao gồm:
Phải trả người lao động (Mã số 414): Chỉ tiêu này phản ánh các khoản doanh nghiệp còn phải trả cho người lao động tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có của TK 334 “Phải trả người lao động”. Chỉ tiêu này bằng 64.123.066 đồng tức là doanh nghiệp chưa thanh toán hết các khoản phải trả cho NLĐ, vẫn cịn nợ 64.123.066 đồng chưa thanh tốn.
Phải trả ngắn hạn khác (Mã số 415): Chỉ tiêu này phản ánh các khoản phải trả khác có kỳ hạn thanh tốn cịn lại khơng q 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoài các khoản nợ phải trả đã được phản ánh trong các chỉ tiêu khác, như: Giá trị tài sản phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, phải nộp cho cơ quan BHXH…Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có chi tiết của các tài khoản: TK 338, 138, 336… Chỉ tiêu này bằng 1.700.000.000 đồng, tức là doanh nghiệp đang còn một khoản phải trả nội bộ ngắn hạn là 1.700.000.000 đồng, công ty không phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp năm 2020.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phụ lục 23)
Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ của Công ty năm 2020, các khoản thanh tốn với người lao động được trình bày ở các chỉ tiêu 3 – Tiền chi trả cho người lao động thuộc mục I – Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh bao gồm:
Tiền chi trả cho người lao động (Mã số 03): Chỉ tiêu này phản ánh các khoản doanh nghiệp đã trả cho người lao động tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có của TK 334 “Phải trả người lao động”. Chỉ tiêu này
bằng 4.610.573.239 đồng tức là doanh nghiệp đã thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ là 4.610.573.239 đồng.
Thuyết minh Báo cáo tài chính
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, các khoản thanh tốn với NLĐ được trình bày ở Mục VI – Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo tình hình tài chính, bao gồm các chỉ tiêu:
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Chi tiết về TK 3335 – Thuế thu nhập
cá nhân. Số đầu năm, số phải nộp trong năm, số đã thực nộp trong năm và số cuối năm của TK này đều bằng 0 tức là trong năm 2020 không phát sinh thuế TNCN phải nộp Nhà nước.
Trích nguồn Thuyết minh báo cáo tài chính năm 2020 – cơng ty cổ phần VACOM
Các khoản phải trả: Chi tiết các khoản phải nộp theo lương, về các TK 3383 -
BHXH, 3384 - BHYT, 3385 - BHTN. Số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các TK 3383, 3384, 3385 đều bằng 0 tức là công ty đã thực hiện trích lập và nộp đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm cấp trên.
Trích nguồn Thuyết minh báo cáo tài chính năm 2020 – cơng ty cổ phần VACOM
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TỐN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN VACOM