không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
3.3.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, số lượng hợp đồng kí kết sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên tăng lên đáng kể qua các năm. Tập khách hàng của công ty ngày càng được mở rộng và chăm sóc hiệu quả.
Thứ hai, sau khi giao hàng lên máy bay, công ty luôn theo dõi sự dịch chuyển của hàng hóa và cung cấp thơng tin kịp thời tới khách hàng.
Thứ ba, thời gian giao hàng được rút ngắn lại hơn so với trước, giao hàng đúng dự kiến nhờ có hệ thống khai báo hải quan điện tử ngày càng được nâng cấp, sử dụng một cách phổ biến cùng với sự làm việc nỗ lực hết mình của tồn bộ nhân viên cơng ty.
Thứ tư, Hà Thiên luôn phát triển quan hệ, tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả với đại lý của cơng ty ở nước ngồi, các hãng hàng không (Thai Cargo, China Airline, China Cargo Airline, American Airline Cargo, Nippon Cargo Airline …) để có được lợi thế về giá cả cho cơng ty, giúp đặt chỗ cho hàng hóa được nhanh chóng.
Cuối cùng, công ty đã quan tâm chú trọng đến việc hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, khắc phục những lỗi sai và đưa ra biện pháp
hồn thiện hơn nữa quy trình giao hàng. Nếu trường hợp xảy ra khiếu nại, kiện tụng thì cơng ty sẽ thay mặt khách hàng xử lí sự việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo lợi ích cho khách hàng.
3.3.2. Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm trên, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng tại Cơng ty cũng còn một vài chế nhất định cần được khắc phục và tháo gỡ.
Thứ nhất, tình hình ùn tắc hàng hóa xuất khẩu tại sân bay Nội Bài vẫn diễn ra thường xuyên trong mùa cao điểm khiến cho việc giao hàng xuất khẩu của Hà Thiên cịn gặp khó khăn, vẫn có những lơ hàng bị ngừng trệ và bay chậm lịch dự kiến, khiến nhân viên làm thủ tục hải quan của cơng ty gặp nhiều khó khăn, phải chờ đợi và làm việc nhiều giờ tại sân bay Nội Bài.
Thứ hai, công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan vẫn là khâu chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không. Mặc dù công tác này được thực hiện một cách trơi chảy, khoa học và có hiệu quả nhưng trong vài năm qua vẫn có một vài trường hợp cơng ty xuất khẩu chậm trễ trong việc nộp thuế hay nộp thuế điện tử cho ngân hàng ngồi giờ hành chính nên các lơ hàng khơng được làm thủ tục thông quan ngay mà phải nằm lưu kho, gây tổn thất chi phí cho người xuất khẩu và gia tăng thời gian chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan của nhân viên công ty Hà Thiên.
Thứ ba, việc theo dõi và kiểm tra tình trạng lơ hàng trên đường vận chuyển đến cảng đích trong một vài trường hợp vẫn gặp khó khăn do một số trang web của hãng bay không truy cập được hoặc hoặc thời gian truy cập rất lâu do lượng truy cập q tải, mà gọi điện thì có thể máy bận hoặc thái độ nhân viên không được nhiệt tình.
Thứ tư, hai nhân viên hiện trường mới của cơng ty chưa đầy một năm kinh nghiệm, chưa linh hoạt xử lý tình huống khi hàng bị kiểm hóa, chưa nhanh nhạy trong việc giải quyết cơng việc khi hàng hóa ùn tắc tại sân bay trong mùa cao điểm. Vì vậy, Hà Thiên ln bố trí thêm 1 người dày dặn kinh nghiệm đi cùng để chỉ dạy, hướng dẫn giải quyết công việc cho hiệu quả.
Thứ năm, thời tiết không luận lợi cũng tác động xấu đến quá trình giao hàng xuất khẩu. Trong tháng tám năm 2016, hai chuyến hàng dệt may của công ty Maxport JSC xuất khẩu sang Nhật bằng đường hàng không với khối lượng 1,036 tấn đã bị hỗn lại, phải lùi lịch bay 2 ngày, khơng được vận chuyển đúng thời gian dự định do cơn bão
lớn, vì vậy đã làm gián đoạn quy trình giao hàng và Maxport JSC đã phải chịu thêm khoản phí lưu kho.
3.3.3 Nguyên nhân của tồn tại
Thứ nhất, vẫn còn sự hạn chế về trình độ cũng như kỹ năng nghiệp vụ giao hàng của đội ngũ nhân viên mới. Trong khâu kiểm tra hàng trước khi giao, nhân viên mới
của cơng ty cịn thiếu cẩn thận, chưa thực sự chú ý kiểm tra xem số lượng hàng, chất lượng hàng, quy cách bao gói có đúng như trên hợp đồng và phiếu đóng gói hàng hóa quy định hay khơng nên Hà Thiên ln sắp xếp thêm người có kinh nghiệm đi cùng để kiểm tra lại, hỗ trợ và chỉ dạy cho người mới. Ngoài ra, nhân viên mới của công ty vẫn cịn bị động trong q trình kiểm hóa hàng khi bị phân vào luồng đỏ do chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa am hiểu nhiều về hàng hóa.
Thứ hai, trong một số trường hợp trang web của hãng vận chuyển quá tải do lượng truy cập lớn, nhân viên công ty không thể kiểm tra q trình di chuyển hàng hóa
và khơng cung cấp được thơng tin ngay khi khách hàng u cầu. Ngồi ra trong nhiều lần gọi điện thoại trực tiếp cho hãng hàng khơng để biết thơng tin về tình hình di chuyển hàng hóa thì máy bận hoặc thái độ nhân viên chưa được nhiệt tình.
Thứ ba, do các yếu tố từ khách hàng. Vẫn còn trường hợp doanh nghiệp chậm
thuế nên Hà Thiên cũng khơng thể nhanh chóng làm các thủ tục thơng quan cho hàng hóa. Cơng ty phải đợi giấy báo của ngân hàng về việc doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp thuế cho hải quan trước mới có thể tiến hành thơng quan hàng hóa và tiến hành giao hàng.
Thứ tư, về hệ thống khai báo hải quan điện tử. Hệ thống phần mềm khai báo Hải
quan Điện Tử tuy tiên tiến và tiện lợi nhưng vẫn chưa có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, hệ thống mạng thường xuyên bị nghẽn nếu có quá nhiều người truy cập vào cùng một lúc. Doanh nghiệp đôi khi mất nhiều thời gian khai báo để có thể nhận được số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
Thứ năm, do cơ cở hạ tầng logistics tại sân bay Nội Bài cịn hạn chế, thủ tục dườm dà, máy móc kỹ thuật cân đo, kiểm hóa, nâng đỡ hàng hóa cịn kém hiện đại so với thế giới, chưa đáp ứng tốt nhu cầu xuất khẩu hàng hóa xuất khẩu ngày càng tăng của doanh nghiệp
Cuối cùng, do các yếu tố khách quan về điều kiện tự nhiên. Thời tiết xấu, mưa
bão dễ gây tổn thất về hàng hóa, có thể làm trì hỗn quá trình giao hàng, gây tốn kém thời gian, chi phí để có thể tiến hành giao hàng và gây tổn thất cho người xuất khẩu.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG CỦA CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀ THIÊN –
CHI NHÁNH HÀ NỘI
4.1. Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
4.1.1. Định hướng chiến lược của công ty đến năm 2022
Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ, sự tham gia vào các tổ chức khu vực và thế giới cũng như sự xuất hiện của nhiều công ty logistics, để tồn tại và đứng vững trên thị trường, cơng ty cần phải nỗ lực hết mình để đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Công ty đã và đang đưa ra định hướng về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không đến năm 2022:
Thứ nhất, củng cố và phát triển quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng. Thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ trước khi giao hàng, trong khi giao hàng và sau khi giao hàng. Các khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng từ khách hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra đều phải được thực hiện theo nguyên tắc đã đề ra và hạn chế các sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình. Bên cạnh đó, cơng ty cũng đặt ra mục tiêu kết nối thị trường Bắc - Trung - Nam trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng, thị trường Việt Nam với nước ngồi và đáp ứng được các tiêu chí về chất lượng dịch vụ và giá cả.
Thứ hai, quan tâm đến công tác phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn của nguồn nhân lực trong công ty. Tổ chức các cuộc kiểm tra sát
hạch trình độ thường niên để nắm được điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên, từ đó đề ra các phương hướng phát triển nguồn nhân lực Mở thêm các lớp bồi dưỡng, đào tạo và huấn luyện kỹ năng cho nhân viên mới, các lớp đào tạo kỹ năng chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên lâu năm.
Thứ ba, đầu tư có chiều sâu vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải. Tìm hiểu và áp dụng các cơng nghệ tiên tiến trên
giới (tăng cường tổ chức, thúc đẩy tiêu chuẩn hóa trong khai thác như chứng từ, tiêu chuẩn cơng nghệ…, phát triển các cổng thông tin logistics, EDI, e-logistics…). Tích cực cải tiến, tân trang hạ tầng làm việc của công ty để tạo môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Thứ tư, mở rộng tìm kiếm khách hàng mới và đa dạng hóa mối quan hệ với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước. Hà Thiên cần mở rộng mạng lưới khách hàng
trên toàn cả nước, các khu vực lân cận và trên tồn thế giới, nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và tìm kiếm được lượng khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, lên kế hoạch kết nối các đối tác uy tín trong nước và trên thế giới, tạo mối quan hệ lâu dài cùng giúp nhau có lợi.
Cuối cùng, Hà Thiên cần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ. Công ty chỉ
mới chiếm thị phần nhỏ trên thị trường giao nhận vận tải đường hàng không một phần là do chất lượng dịch vụ chưa thực sự hồn hảo, vẫn cịn những tồn tại nhất định. Do vậy, công ty cần phải chú ý đến những vấn đề nhỏ nhất, xây dựng tiêu chí về chất lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng cho riêng cơng ty mình để dựa vào đó đánh giá và có biện pháp khắc phục cho hiệu quả. Dịch vụ mang tính chất vơ hình nên việc lập kế hoạch để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là một vấn đề quan trọng mà công ty Hà Thiên cần đặt lên hàng đầu.
4.1.2. Định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đườnghàng khơng của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội
Để quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội ngày càng hiệu quả, cơng ty đã nhanh chóng đề ra những định hướng hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng của mình.
- Hồn thiện cơng tác chuẩn bị bộ chứng từ, tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất để có thể rút ngắn thời gian thực hiện quy trình giao hàng cũng như giảm bớt các chi phí liên quan đến hoạt động này.
- Trong quá trình giao hàng, các hoạt động kiểm tra về tình trạng hàng hóa phải diễn ra vừa nhanh chóng vừa cẩn thận, vận chuyển, đóng gói hàng hóa cũng như q trình bốc hàng phải được tiến hành dưới sự kiểm soát của nhân viên giao nhận sao cho hạn chế những tổn thất khơng đáng có. Với các trường hợp xấu xảy ra, cần có sự bàn bạc kỹ lưỡng giữa các bên liên quan và xử lý kịp thời để không để lại hậu quả nghiêm trọng.
hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau làm tăng số lượng các đơn hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không. Đồng thời tiến hành học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty nổi tiếng trên thế giới.
- Không ngừng nâng cao năng lực, trình độ cũng như phẩm chất đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ nhân viên công ty, đặc biệt chú trọng vào đội ngũ lao động mới. Tạo điều kiện giúp đỡ các nhân viên cơng ty nâng cao trình độ chun mơn cũng như tạo môi trường làm việc thuận lợi để họ có thể phát huy được năng lực, những điểm mạnh của bản thân mình.
4.2. Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp nhằm hồn thiện quy trình giaohàng xuất khẩu bằng đường hàng không hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
4.2.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hảiquan quan
- Tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ bằng các hình phạt tài chính và phi tài chính nếu nhân viên gây ra những sai sót trong khâu này khiến cho quy trình giao hàng xuất khẩu bị chậm lại.
- Đào tạo nhân viên nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, nắm rõ quy định các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận và kĩ năng xử lí cơng việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong q trình làm việc với hải quan để tiến hành thơng quan hàng hóa.
- Phân cơng hai người cùng thực hiện cơng việc chuẩn bị, kiểm tra, hồn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thởi bổ sung những chứng từ cịn thiếu hoặc khơng phù hợp.
- Cập nhật thơng tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu từ phía cơ quan chức năng, kịp thời phổ biến cho nhân viên chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết.
4.2.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác khai báo hải quan
- Lên danh sách các đầu mục hàng hóa tương ứng với mã HS và thuế đối với từng mặt hàng đó để phổ biến cho tồn thể nhân viên công ty biết, đặc biệt là bộ phận khai báo hải quan, tránh áp sai mã HS và thuế suất cho hàng hóa.
- Khi khai báo hải quan trên hệ thống hải quan điện tử, nhân viên phải cẩn thận nhập các thông tin dữ liệu của lô hàng một cách chính xác và đúng với các thơng tin
thể hiện trên bộ chứng từ hàng hóa mà khách hàng giao cho cơng ty. Trước khi khai chính thức, gửi dữ liệu cho hải quan, nhân viên cần phải kiểm tra lại kỹ lưỡng xem thơng tin có bị sai lệch hay khơng rồi mới tiến hành khai.
- Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng xuất khẩu.
4.2.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường hàng khơng xuất khẩu bằng đường hàng khơng
- Trong q trình giao hàng, nhân viên Hà Thiên cần kiểm tra hàng xem số lượng, chất lượng, tên hàng có đúng chính xác với hợp đồng và các chứng từ được giao không. So sánh đối chiếu cẩn thận với Packing List vì danh mục hàng hóa thường