3.2. Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của
3.2.2. Chuẩn bị trước khi giao hàng
3.2.2.1. Chuẩn bị chứng từ
Trước tiên nhân viên bộ phận xuất khẩu hàng không của Hà Thiên cần phải xác định xem hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định hay khơng.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Shipper
Nếu là hàng chỉ định do Shipper, Shipper sẽ gửi booking (thơng tin chi tiết hàng hóa: số kiện/KG/Dims) cho nhân viên chứng từ hàng xuất của Hà Thiên.
Khi nhân viên phòng xuất khẩu hàng air nhận được booking của Shipper sẽ check lịch bay/giá cước/đặt chỗ với airline. Sau khi airline báo giá, chỗ và lịch bay cho Hà Thiên thì nhân viên xuất khẩu sẽ báo lại cho Shipper lịch bay như vậy có hợp lý khơng. Đến khi Shipper xác nhận và chốt giá, lịch bay lần cuối cùng thì nhân viên xuất khẩu hàng air của công ty sẽ gửi booking confirmation cho Shipper (trong booking confirmation sẽ thể hiện rõ số MAWB/ngày bay/ngày giao hàng/kho giao hàng…)
Shipper sẽ gửi thông tin chi tiết (Người gửi hàng/Người nhận hàng/Số lượng hàng/Tên hàng), nhân viên xuất khẩu hàng khơng sẽ dựa vào đó làm draft HAWB gửi cho Shipper kiểm tra và xác nhận. Sau đó nhân viên bộ phân xuất khẩu đường hàng khơng sẽ gửi 1 bản hướng dẫn (Shipper/Consignee/Notify party/Tên hàng/Số kiện) để Air-coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline để phát hành MAWB, Manifest, MAWB label.
Hàng hóa xuất khẩu là hàng chỉ định do Consignee
Nếu hàng là hàng chỉ định do Consignee, thông thường Agent của công ty TNHH dịch vụ Hà Thiên – chi nhánh Hà Nội sẽ chủ động cung cấp thông tin của Shipper để cho công ty trực tiếp liên hệ. Khi Hà Thiên đã liên hệ được với Shipper, Shipper cũng sẽ gửi booking (Số kiện/KG/Dims dự kiến). Sau đó, nhân viên xuất khẩu
hàng khơng của công ty sẽ gửi thông tin chi tiết nhân được từ Shipper cho Agent của mình. Agent cũng sẽ đồng thời gửi lại cho Consignee để xác nhận. Nếu Consignee kiểm tra và xác nhận xong, Agent sẽ confirm ngược lại cho Hà Thiên và công ty sẽ báo cho Shipper biết. Tiếp đó, nhân viên xuất khẩu sẽ tiến hành liện hệ với airline để đặt chỗ/lịch bay/giá cước. Khi có được thơng tin đầy đủ từ airline, Hà Thiên sẽ gửi cho đại lý của mình để xác nhận. Khi Agent xác nhận xong, nhân viên xuất khẩu hàng không sẽ gửi booking confirmation cho Shipper. Trong booking confirmation cũng thể hiện rõ thời gian, deadline giao hàng/ngày bay.
Sau đó nhân viên bộ phân xuất khẩu đường hàng không sẽ gửi 1 bản hướng dẫn (Shipper/Consignee/Notify party/Tên hàng/Số kiện) để Air-coloader in phiếu cân và cung cấp thông tin cho airline để phát hành MAWB, Manifest, MAWB label. Cuối cùng, nhân viên bộ phận xuất khẩu đường hàng không tập hợp, kiểm tra lại các chứng từ cần thiết để chuẩn bị cho việc khai báo hải quan.
Trong suốt thời gian thực tập tại Hà Thiên, theo đánh giá của cá nhân sau sự quan sát, học hỏi và tìm hiểu cơng việc, em thấy bước chuẩn bị chứng từ của cơng ty diễn ra theo trình tự khoa học, khá hiệu quả. Nhân viên công ty luôn kiểm tra chứng từ kĩ càng, ghi chú sắp xếp chứng từ cẩn thận không để bị lẫn lộn giữa các hợp đồng với nhau. Nhờ có quan hệ tốt với nhiều hãng hàng khơng lớn và đại lý hàng không trên thế giới mà Hà Thiên luôn nhận được mức giá ưu đãi hợp lý, có tính cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu khách hàng, đặt được chỗ nhanh chóng. Q trình trao đổi thơng tin giữa các bên liên quan cũng diễn ra kịp thời, đảm bảo tiến độ chuẩn bị chứng từ giao hàng.
3.2.2.2. Khai báo hải quan
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, nhân viên của Hà Thiên kiểm tra đối chiếu với giấy phép xuất khẩu, khai báo vào tờ khai hàng xuất khẩu và chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Bản kê chi tiết hàng hóa, Giấy phép xuất khẩu (đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện), Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu nhận ủy thác xuất khẩu), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đãi đặc biệt, Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng, Chứng thư giám định (Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định).
Đây là một khâu hết sức quan trọng, địi hỏi độ chính xác cao bởi nếu bộ chứng từ khơng đầy đủ và chính xác thì hàng sẽ khơng được thơng quan, cơng ty phải mất nhiều thời gian để bổ sung và sửa chữa hồ sơ, dẫn đến làm chậm lại quy trình giao hàng xuất khẩu.
Khai báo hải quan
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ và chính xác, nhân viên cơng ty tiến hành việc khai báo hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS 5. Dựa vào những thông tin chi tiết về lơ hàng hóa được thể hiện trên bộ chứng từ, nhân viên khai báo sẽ điền đầy đủ tất cả các thông tin về lô hàng mà hệ thống khai báo yêu cầu, bao gồm: địa chỉ người nhận, người gửi, thông tin chi tiết về vận đơn, danh sách hàng hóa (mã HS, mơ tả chi tiết hàng, số lượng, khối lượng, nguồn gốc xuất xứ, tính chất hàng, các loại thuế áp dụng cho các mặt hàng đó) và hóa đơn thanh tốn.
Tiếp theo, khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết để khai báo, nhân viên công ty thực hiện thao tác in ra tờ khai thử để xem và đối chiếu với thông tin lô hàng thể hiện trên chứng từ có trùng khớp hay khơng. Trong trường hợp nếu các thơng tin khơng trùng khớp thì nhân viên khai báo tiến hành sửa chữa để cho khớp với thông tin trên bộ chứng từ. Ngược lại, nếu các thơng số đã khớp và chính xác rồi thì nhân viên khai báo lấy token (chữ ký số điện tử) mà DN xuất khẩu ủy quyền cho công ty sử dụng tiến hành khai báo và truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan thật.
Sau 3 – 5 phút, hệ thống hải quan điện tử sẽ trả lại số tiếp nhận và phân luồng của lô hàng, nhân viên khai báo tiến hành in tờ khai thật ra và gửi cho DN để họ đóng dấu vào tờ khai và nhận lại tờ khai đó để lập bộ hồ sơ chứng từ mang đến cơ quan hải quan để mở tờ khai và thơng quan hàng hóa.
Nếu doanh nghiệp khơng nợ thuế, hồ sơ chứng từ đầy đủ, nhân viên hải quan ký xác nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng hải quan để phúc lập tờ khai. Sau đó bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra vào sổ sách, máy tính và ra thơng báo thuế.
Theo quy định, sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, doanh nghiệp phải nộp thuế vào kho bạc mới được thơng quan hàng hóa. Trong q I năm 2017, cơng ty cổ phần may Thanh Trì có 1 lơ hàng xuất khẩu (Jackets, polo shirt) sang Hoa Kỳ và cơng ty TNHH Đỉnh Vàng có 2 lơ hàng xuất giày da sang Nhật Bản khơng thể thơng quan ngay được vì nộp thuế điện tử thơng qua ngân hàng Agribank ngồi giờ hành chính nên ngân hàng khơng chuyển dữ liệu sang hải quan. Dịch vụ nộp thuế xuất khẩu điện tử chỉ thực hiện trong giờ hành chính nên các lơ hàng này làm thủ tục vào các ngày
nghỉ không thể thông quan được, khiến cho hàng phải lưu kho thêm 2 ngày cuối tuần để chờ được thông quan. Điều này đã khiến cho chi phí của doanh nghiệp xuất khẩu tăng lên do thêm phí lưu kho, q trình xuất khẩu hàng hóa bị chậm trễ. Tuy nhiên, từ tháng 10/2017 hạn chế này đã được khắc phục khi Tổng cục Hải quan phối hợp cùng các ngân hàng triển khai thí điểm dịch vụ nộp thuế điện tử 24/7. Với hình thức nộp thuế mới này, các doanh nghiệp có thể nộp thuế xuất nhập khẩu theo phương thức điện tử bất cứ giờ nào trong ngày, kể cả ngày nghỉ lễ Tết, hàng hóa sẽ được thơng quan ngay. Qua đó đã giúp cho cơng ty giảm được chi phí bến bãi và kịp thời giao hàng xuất khẩu.
Ngồi ra, cơng tác khai báo hải quan tại thực tế công ty diễn ra khá trôi chảy và nhanh chóng, đảm bảo truyền thơng tin đến hải quan nhanh nhất, chính xác nhất. Nhân viên khai báo hải quan của Hà Thiên đã sử dụng thành thạo hệ thống khai hải quan điện tử và có sự tỉ mỉ, kiểm tra lại thông tin sau khi khai báo. Tuy nhiên, việc khai báo hải quan đơi lúc cịn gặp khó khăn và sự cố. Theo kết quả phỏng vấn điều tra cho thấy, có một số trường hợp cơng ty phải chờ gần 1 ngày, hệ thống khai báo hải quan mới phản hồi số tiếp nhận và kết quả phân luồng hàng hóa, làm chậm q trình giao hàng xuất khẩu của công ty. Đây là lỗi của hệ thống khai báo hải quan điện tử và Hà Thiên cũng đã có những ý kiến phản ánh kịp thời tới cơ quan hải quan để hạn chế và khắc phục tình trạng này.