CHƢƠNG 4 LẬP KẾ HOẠCH QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
4. Phân tích SWOT (1,4)
4.4. Cách sử dụng phân tích SWOT
SWOT là từ viết tắt của Strengthens (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Điểm mạnh và điểm yếu xuất phát từ bên trong tổ chức, trong khi cơ hội và thách thức liên quan đến các yếu tố bên ngồi. Vì ngun nhân này mà phân tích SWOT đơi khi được gọi là phân tích nội lực – ngoại lực và Ma trận SWOT thỉnh thoảng được gọi là ma trận IE.
Những thành tố trong mơ hình SWOT
Strengths – Điểm mạnh
Điểm mạnh chính là lợi thế của riêng của doanh nghiệp, dự án, sản phẩm… Đây phải là những đặc điểm nổi trội, độc đáo mà doanh nghiệp đang nắm giữ khi so sánh với đối thủ cạnh tranh. Hãy trả lời câu hỏi: Bạn làm điều gì tốt và tốt nhất? Những nguồn lực nội tại mà bạn có là gì? Bạn sở hữu lợi thế về con người, kiến thức, danh tiếng, kỹ năng, mối quan hệ, công nghệ… như thế nào? Dưới đây là một vài lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể sử dụng làm cơ sở để bạn tìm ra điểm mạnh của mình:
+ Nguồn lực, tài sản, con người + Kinh nghiệm, kiến thức, dữ liệu + Tài chính + Marketing + Cải tiến + Giá cả, chất lượng sản phẩm + Chứng nhận, cơng nhận + Quy trình, hệ thống kỹ thuật + Kế thừa, văn hóa, quản trị
Weaknesses – Điểm yếu
Điểm yếu chính là các yếu tố bất lợi mà doanh nghiệp đang có. Bạn cần phải tự khắc phục những điểm yếu này, nếu như muốn cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
+ Những điểm nào mà doanh nghiệp cần phải khắc phục để cạnh tranh tốt hơn?
+ Quy trình nào mà doanh nghiệp cần phải cải thiện?
+ Những tài sản nào mà doanh nghiệp cần phải bổ sung, như tiền bạc hay trang thiết bị máy móc?
+ Tồn tại những khoảng trống nào cần phải được lấp đầy về con người đang làm việc trong doanh nghiệp của bạn?
+ Liệu địa điểm / trụ sở mà doanh nghiệp của bạn đang hoạt động có phù hợp cho sự phát triển sau này?
Opportunities – Cơ hội
Những tác động từ mơi trường bên ngồi nào sẽ hỗ trợ việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn? Tác nhân này có thể là:
+ Sự phát triển, nở rộ của thị trường
+ Xu hướng cơng nghệ thay đổi + Xu hướng tồn cầu
+ Hợp đồng, đối tác, chủ đầu tư + Mùa, thời tiết
+ Chính sách, luật
Threats – Nguy cơ
Yếu tố bên ngồi nào đang gây khó khăn cho doanh nghiệp trên con đường đi đến thành cơng chính là nguy cơ (hay thách thức). Danh sách các vấn đề sau đây có thể giúp bạn tìm ra nguy cơ mà bạn hoặc tổ chức sẽ gặp phải trong tương lai:
+ Bạn có phải đối phó với những đối thủ cạnh tranh tiềm tàng sau này? + Liệu nhà cung ứng sẽ cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp theo mức giá hợp lý mà bạn có thể chấp nhận được?
+ Sự phát triển của cơng nghệ có ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp bạn? + Sự thay đổi về hành vi tiêu dùng của khách hàng có là mối bận tâm tới hoạt động của doanh nghiệp?
+ Xu thế của thị trường sau này có là thách thức cho doanh nghiệp trong tương lai?
Sau khi tìm ra nguy cơ, điều doanh nghiệp cần làm là đề ra phương án giải quyết và phương án này thường là nâng cao kỹ năng quản trị để không bị những nguy cơ nhấn chìm hồn tồn.
Nhân viên PR cần xem xét những điểm mạnh của doanh nghiệp từ viễn cảnh nội bộ, từ quan điểm của khách hàng cũng như từ những người trong thị trường. Ngồi ra, nếu gặp khó khăn trong việc xác định điểm mạnh của doanh nghiệp, nhân viên quan hệ công chúng hãy cố gắng viết một danh sách gồm các đặc điểm của tổ chức. Một trong số các đặc điểm đó có thể sẽ là điểm mạnh! Khi nhìn vào điểm mạnh của tổ chức, hãy nghĩ về chúng trong mối quan hệ với đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, nếu tất cả các đối thủ cạnh tranh cung cấp sản phẩm chất lượng cao, thì một quá trình sản xuất chất lượng cao không phải là điểm mạnh của tổ chức, mà đó chỉ là một sự cần thiết.
Phân tích SWOT tuy rất đơn giản nhưng lại là một khn khổ hữu ích cho việc phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, cũng như những cơ hội và thách thức mà tổ chức phải đối mặt. Nó giúp tổ chức tập trung vào điểm mạnh của mình, giảm thiểu đe doạ và tận dụng các cơ hội sẵn có tốt nhất có thể. Phân tích SWOT có thể sử dụng khi ―bắt đầu‖ xây dựng chiến lược. Nói một cách tinh
vi hơn, mơ hình phân tích SWOT được xem như một cơng cụ chiến lược quan trọng. Tổ chức có thể sử dụng mơ hình này để đạt được những hiểu biết nhất định về các đối thủ cạnh tranh, từ đó giúp tổ chức có cái nhìn sâu sắc hơn để thiết lập một vị trí cạnh tranh chặt chẽ và thành cơng. Khi thực hiện phân tích SWOT, nhân viên quan hệ cơng chúng phải thực tế và nghiêm ngặt. Áp dụng mơ hình đúng mức độ và kết hợp với một vài cơng cụ thích hợp khác trong q trình phân tích.
TĨM TẮT CHƢƠNG
Một trong những lợi thế của việc phát triển kể hoạch truyền thơng là nó cho phép nhân viên hệ cơng chúng đánh giá tình hình, thiết lậ quan thiết lập mục tiêu và duy trì kiểm sốt nhằm thực hiện chương trình vì kiếm hơn. Ngoài ra, bằng cách liệt kê các truyền thông tốt hơn.
Lập kế hoạch là rất cần thiết trong quan hệ cơng chúng. Bên cạnh đó nhân viên văn phịng cần chú ý phân tích SWOT, biết cách sử dụng đúng cách để giúp tổ chức duy trì ổn định và phát triển.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1: Anh/Chị hiểu như thế nào là lập kế hoạch quan hệ công chúng. Câu 2: Anh/Chị phân tích lợi ích của việc lập kế hoạch
Câu 3: Hãy cho biết nội dung của bản lập kế hoạch, phân tích tình hình
lập kế hoạch của công ty, tổ chức.
Câu 4: Làm rõ khái niệm, các thành tố, ưu nhược điểm của SWOT Câu 5: Anh chị hãy phân tích và đưa ra cách sử dụng SWOT.
Bài tập 1: Anh/chị hãy phân tích mơ hình SWOT của bản thân, cơng ty
cơ quan tổ chức mà bạn biết?
Bài tập 2: Áp dụng xác định mục tiêu và phân tích SWOT cho tổ chức,