10B Luận cứ thực tế
3.3 Điều kiện hình thành cấu trúc ma trận
3.3.1. Dự án.
- Điều kiện đầu tiên để Viện có thể hình thành cấu trúc ma trận đó là phải có các dự án. Dự án là những hoạt động và sự đầu tư được hoạch định trước, tại một điểm nhất định, được thiết kế có sử dụng những kỹ thuật cụ thể nhằm đạt được mục tiêu hay mục đích của dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Theo K.Johnson, trong tài liệu Management Tool for Development Assistance đưa ra định nghĩa: Dự án là một công việc dự kiến trước mắt nhằm đạt được những mục tiêu đã xác định trong một khoảng thời gian cụ thể và với một khoản kinh phí nhất định. [11]
Như vậy, dự án là chuỗi những hoạt động có liên quan lẫn nhau được lập ra nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể với các nguồn lực nhất định trong một thời hạn cụ thể.
Một dự án thường kèm theo những yếu tố sau:
+ Được quy hoạch, tài trợ thực hiện như một đơn vị độc lập với những sắp xếp tài chính và bộ máy độc lập hồn tồn hay một phần;
+ Có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cụ thể và những mục tiêu cần đạt được trong thời gian đó;
+ Có nhóm đối tượng cụ thể (như nhóm phụ nữ, trẻ em, đồng bào dân tộc thiểu số, người nghèo...)
+ Mang tính xác định về mặt địa lý (vùng, tỉnh huyện hay xã...) và về cả mặt tổ chức trong một số dự án (trong khuôn khổ Bộ, ngành tổ chức nào đó)
Quản lý dự án là việc tiến hành can thiệp có kế hoạch nhằm đạt được một cách có hiệu quả các mục tiêu đã được dự kiến trước tại một địa bàn nhất định và trong một khoảng thời gian nhất định, có huy động sự tham gia của các bên có liên quan. [25, tr. 2]
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. [19, tr. 35]
- Tổ chức nghiên cứu khoa học theo dự án là điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực khoa học của Viện. Nghiên cứu khoa học theo dự án nhằm sử dụng hết tiềm năng nhân lực thông qua việc các cá nhân hỗ trợ công việc cho nhau tạo nên chất lượng của sản phẩm nghiên cứu. Khi nhân sự được tham gia dự án, họ sẽ cố gắng phát huy hết khả năng của bản thân, tuy nhiên để dự án có kết quả cao đó chính là nghệ thuật của việc kết hợp những điểm mạnh của cán bộ tham gia dự án. Tổ chức nghiên cứu khoa học theo dự án là phương pháp làm việc mang lại chất lượng sản phẩm cao và cũng là điều kiện nâng cao trình độ chun mơn của nhân lực khoa học.
3.3.2. Tái cấu trúc Viện từ cấu trúc chức năng sang cấu trúc ma trận.
Với số lượng nhân lực khoa học cịn thiếu thì Viện nên áp dụng những tính ưu việt của cấu trúc ma trận nhằm tái cấu trúc lại tổ chức để khai thác hết tiềm năng nhân lực còn hạn chế của Viện.
- Cấu trúc ma trận cho phép tổ chức thực hiện các dự án với quy mô lớn do kết hợp được chuyên mơn hóa và hợp tác hóa. Đặc biệt, cấu trúc ma trận có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của các dự án với bất kỳ quy mô nào cả về khối lượng và phổ rộng của chuyên môn.
Sơ đồ tổ chức Viện theo cấu trúc ma trận
- Cấu trúc ma trận giúp cấu trúc chức năng của Viện nâng cao khả năng thích ứng với mơi trường qua cấu trúc dự án nhưng không phá vỡ sự cân bằng, đảm bảo tổ chức Viện phát triển bền vững và luôn phản ứng kịp thời với sự thay đổi của thị trường.
Viện trưởng Hội đồng khoa học Viện phó Viện phó Quản lý dự án Phịng Tổ chức hành chính Phịng An sinh xã hội TT Mơi trường TT Nữ và Giới Phịng kế tốn tài vụ Phòng Kế hoạch đối ngoại Dự án A TT Phân tích dự báo TT Dân số lao động việc làm Phòng Quan hệ lao động Dự án B Dự án C Quản lý chức năng
- Khi áp dụng cấu trúc ma trận sẽ nâng cao được sự phối hợp nhân sự giữa các đơn vị trong Viện. Điều đó giúp cho Viện sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực mà cấu trúc chức năng chưa thể khai thác hết tiềm năng vốn có của con người. Qua quá trình được tham gia các dự án thì kinh nghiệm của cán bộ được tích lũy và tạo nên những chuyên gia nghiên cứu đầu đàn của Viện. Điều quan trọng hơn nữa, trong khi cán bộ tham gia vào dự án thì họ vẫn có thể thực hiện các nhiệm vụ của cấu trúc chức năng như quản lý phòng, thực hiện cơng tác hành chính... vì vậy ngồi việc khai thác tiềm năng của cán bộ còn giúp cho họ thể hiện được những ưu điểm qua các công việc họ đảm nhiệm.
- Cấu trúc ma trận cịn giúp Viện làm mềm hóa cấu trúc chức năng hiện nay để hoạt động của tổ chức được mềm dẻo, sáng tạo hơn. Đó là sự hịa nhập, phối kết hợp của kinh nghiệm cá nhân với tổ chức, tạo cho các phân hệ của cấu trúc chức năng hướng đến sản phẩm cuối cùng. Hiện nay, việc thực hiện cơ chế tự chủ của các đơn vị nghiên cứu khoa học được áp dụng thì nguồn ngân sách nhà nước chi cho hoạt động khoa học của Viện đang bị giảm dần. Vì vậy, để tồn tại và phát triển bản thân tổ chức phải tự thay đổi để thích nghi với biến động của thị trường. Một trong những ưu điểm của cấu trúc ma trận hấp dẫn các tổ chức trong doanh nghiệp cũng như các tổ chức máy móc của nhà nước đó là giúp tổ chức cân bằng tốt về thời gian, chi phí và kết quả thông qua hoạt động dự án tạo nên sự cân bằng bên trong và qua sự đàm phán liên tục giữa lãnh đạo các cấu trúc dự án và cấu trúc chức năng.
- Cấu trúc ma trận tạo ra nhiều kênh giao tiếp khác nhau nhằm mở rộng mối quan hệ và đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Đó là, nhân lực trong cấu trúc ma trận được sử dụng thường xuyên vào các dự án, công việc khác nhau cùng một thời gian tạo nên các kênh thông tin giúp cho Viện xử lý và đáp ứng nhanh nhằm thích ứng biến đổi của thị trường.
- Tái cấu trúc Viện từ cấu trúc chức năng sang cấu trúc ma trận đòi hỏi người quản lý nhân sự phải có trách nhiệm cao hơn quyền lực của họ. Vì quyền lực trong cấu
cho người quản lý. Còn quyền lực trong cấu trúc ma trận là quyền lực do cá nhân tự tạo thơng qua uy tín của họ trong cơng việc với đồng nghiệp. Chính vì vậy người quản lý trong cấu trúc ma trận với quyền lực cá nhân, bằng uy tín của mình và bằng năng lực thực thi quản lý dự án với kinh nghiệm và khả năng thuyết phục, đàm phán để khai thác hết khả năng nhân lực của con người trong tổ chức. Phát huy nhân lực nội tại của tổ chức là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với việc xây dựng và duy trì sự phát triển của các tổ chức khoa học công nghệ.
- Để thúc đẩy q trình chuyển hóa cấu trúc chức năng sang cấu trúc ma trận của Viện, điều quan trọng là giải phóng lực lượng nghiên cứu khoa học ra khỏi sự ràng buộc của "biên chế", giải thoát việc cấu trúc chức năng là bức tường ngăn cản sự cống hiến của cán bộ, nghiên cứu viên. Từ đó tạo cơ hội cho họ chủ động tham gia nhiều vào các dự án và có điều kiện cho tổ chức thanh lý những người không phù hợp với công tác nghiên cứu khoa học. Quá trình này tạo nên sự xuất hiện của những người có khả năng tổ chức và thực hiện dự án. Việc đánh giá năng lực của cán bộ trẻ thông qua chất lượng các đề tài nghiên cứu và nhanh chóng tìm ra các thủ lĩnh dự án trong cấu trúc ma trận.
- Hiệu quả, dễ kiểm soát và linh động trong sử dụng nguồn lực. Việc tái cấu trúc từ chức năng sang cấu trúc ma trận giúp Viện sử dụng nguồn nhân lực khoa học hiệu quả và có thể khai thác hết khả năng làm việc của cán bộ, nghiên cứu viên. Ngoài ra, với ưu điểm này của cấu trúc ma trận sẽ giúp cho cán bộ tổ chức của Viện kiểm soát được cán bộ, nghiên cứu viên và linh hoạt trong điều phối cán bộ, nghiên cứu viên tham gia các đề tài/dự án.
- Khi thành lập các nhóm cán bộ, nghiên cứu viên từ các phòng chức năng để thực hiện dự án của Viện thì cán bộ, nghiên cứu viên có thể đóng hai vai trị vừa làm cán bộ dự án vừa làm nhiệm vụ chức năng của phòng giao. Và đến khi kết thúc dự án, các cán bộ, nghiên cứu viên lại trở về tham gia công việc theo chức năng của phịng mà khơng gây tổn thương đến họ. Đặc biệt, trong cấu trúc ma trận khi kết thúc dự
án thì chủ nhiệm khơng lo về vấn đề nhân sự, họ lại sẵn sàng cho những dự án, đề tài mới tiếp theo.
- Tái cấu trúc chức năng Viện sang cấu trúc ma trận ngồi việc nâng cao tính tự chủ cho Viện còn thực hiện đúng đường lối chỉ đạo của Đảng trong nghị quyết 9 đối với các tổ chức khoa học cơng nghệ đó là "khẩn trương chuyển các tổ chức khoa học và công nghệ nghiên cứu triển khai sang hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp".
3.3.3. Thay đổi phương thức quản lý của Viện Khoa học lao động và xã hội.
Để có cơ sở đưa ra giải pháp thay đổi phương thức quản lý của Viện nhằm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, đề tài xin trích dẫn một số ý kiến của cán bộ, nghiên cứu viên trong Viện thông qua các phiếu phỏng vấn như sau:
Phiếu phỏng vấn số 1:
PHIẾU PHỎNG VẤN
(Dành cho cán bộ, nghiên cứu viên Viện Khoa học Lao động và xã hội)
- Họ và tên: Thái Phúc Thành - Chức vụ: Trưởng phòng Kế hoạch
1. Anh đánh giá thế nào về hoạt động nghiên cứu khoa học hiện nay của Viện?
Các hoạt động về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu thực t ế đạt ra. Kết quả nghiên cứu tương đới tớt. Q trình triển khai đã có sự phới kết hợp trong và ngồi Viện, giữa các đơn vị trong Viện. Bước đầu đã có chính sách đào tạo cán bộ nghiên cứu trẻ thông qua các hoạt động nghiên cứu khoa học để dần có một đội ngũ nhân lực khoa học . Tuy nhiên cơng tác kế hoạch tổng hợp cần có các chuyên gia mang tính tham mưu cho lãnh đạo Viện về các chiến lược và sách lược chứ không chỉ đơn thuần mang tính kế hoạch tổng hợp.
2. Theo anh Viện Khoa học lao động và xã hội đã sử dụng hết tiềm năng nhân lực khoa học chưa? Nếu chưa thì vì sao?
Về cơ bản đã sử dụng nguồn nhân lực tương đối hiệu quả , tuy nhiên vẫn chưa sử dụng hết tiềm năng ở một số lĩnh vực do còn mang tính dàn trải , cần chuyên môn hóa sâu một số lĩnh vực để chuyên gia của lĩnh vực đó chủ động hơn trong việc xây dựng chiến lược cũng như đề xuất các nội dung cần nghiên cứu, tránh mang tính thụ động.
Phiếu phỏng vấn số 2:
PHIẾU PHỎNG VẤN
(Dành cho cán bộ, nghiên cứu viên Viện Khoa học Lao động và xã hội)
- Họ và tên: Chử Thị Lân
- Chức vụ: Phó GĐ TT Phân tích và dự báo chiến lược
1. Theo chị, nếu có những nhiệm vụ khoa học Bộ địi hỏi cán bộ Viện làm chủ nhiệm đề án trình chính phủ thì cán bộ khoa học của Viện có đảm nhiệm được yêu cầu khơng?
Có. Tuy nhiên, ngồi việc Viện có thể đứng tên chủ nhiệm các đề án vẫn phải có sự hỗ trợ nhân lực khoa học từ các đơn vị khác trong Bộ.
2. Theo chị, để thực hiện một dự án với quy mơ lớn thì Viện có gặp khó khăn gì trong việc huy động nhân lực khoa học từ các đơn vị chức năng của Viện khơng? Nếu có vì sao?
Có. Hiện nay, các đơn vị thuộc Viện hoạt động theo chức năng nghiên cứu vì vậy khi điều động cán bộ tham gia các dự án, đề tài thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị đó.
3. Theo chị cơng tác quản lý cán bộ, nghiên cứu viên làm việc theo thời gian hành chính thì có đem lại hiệu quả khơng? Nếu có thì tại sao? Nếu khơng thì tại sao?
Nghiên cứu khoa học là quản lý trên chất lượng, số lượng các đề tài, dự án. Tính kỷ luật ở đây là kỷ luật về công nghệ , đạo đức nghiên cứu và thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì thế quản lý làm việc theo thời gian hành chính là không hiệu quả. Mà cần xây dựng các định mức thời gian , các tiêu chuẩn chất lượng để quản lý theo từng quy mô , cấp độ đề tài dự án và các công việc bổ trợ nghiên cứu.
4. Nếu được phép tổ chức lại cơ cấu hoạt động của Viện để đáp ứng tốt Nghị định 115/NĐ- CP về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học cơng nghệ thì chị sẽ tổ chức lại thế nào?
- Phân cấp quản lý;
- Quản lý cán bộ thông qua các đề tài, dự án;
Phiếu phỏng vấn số 3:
PHIẾU PHỎNG VẤN
(Dành cho cán bộ, nghiên cứu viên Viện Khoa học Lao động và xã hội)
- Họ và tên: Nguyễn Huyền Lê
- Chức vụ: Trưởng phòng Quan hệ lao động
1. Chị đánh giá thế nào về hoạt động nghiên cứu khoa học hiện nay của Viện?
- NCKH mới chỉ NC cơ bản, một tỷ lệ nhỏ NC đánh giá tác động và tổng kết thực tiễn chưa hướng vào nghiên cứu ứng dụng nên kết quả nghiên cứu khoa học chưa đóng góp nhiều vào thực tế.
2. Chị có thể đưa ra một số đề xuất về giải pháp cho Viện sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện nay nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học?
- Trước hết chuẩn hóa chức danh nghiên cứu viên , phương châm “Tinh - gọn- sắc”. Đãi ngộ thỏa đáng với sự cống hiến cho hoạt động nghiên cứu khoa học;
- Tăng cường cơ chế nghiên cứu chủ động, độc lập cho các nghiên cứu viên trẻ;
- Tăng trách nhiệm cho các nghiên cứu viên lâu năm , có kinh nghiệm, đặc biệt là đợi ngũ nhân lực chất lượng cao ( thạc sỹ, tiến sỹ) chủ động đề xuất các nội dung nghi ên cứu, xây dựng kế hoạch triển khai lồng ghép đào tạo, kèm cặp.
3. Nếu là thủ trưởng đơn vị, chị sẽ áp dụng chính sách gì để khuyến khích cán bộ, nghiên cứu viên tham gia đào tạo nâng cao trình độ chun mơn?
- Xây dựng tiêu chuẩn , cơ chế kh uyến khích tự đăng ký tham gia cho các nghiên cứu viên trẻ tham gia vào các đề tài dự án;
- Dành một phần kinh phí xây dựng quỹ khen thưởng sáng kiến;
- Trong nội dung các dự án/ đề tài cần có nội dung đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm;
- Xây dựng chính sách đào tạo trong chính sách đề bạt cán bộ đảm bảo tính trách nhiệm rõ ràng.
Phiếu phỏng vấn số 4:
PHIẾU PHỎNG VẤN
(Dành cho cán bộ, nghiên cứu viên Viện Khoa học Lao động và xã hội)
- Họ và tên: Lưu Thanh Quế
- Chức vụ: Nghiên cứu viên – TT Nghiên cứu điều kiện và mơi trường
1. Chị có thể đề xuất một số giải pháp cho Viện sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện nay nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học?
- Sử dụng các cán bộ tham gia nhiều vào các dự án/đề tài giúp cán bộ phát triển năng lực chuyên chuyên môn.
- Đào tạo cán bộ để cán bộ tăng cường kiến thức chuyên môn không chỉ qua các lớp học mà qua công việc được giao.