Đơn vị...
Địa chỉ...
PHIẾU NHẬP KHO Ngày ...tháng...năm...
Nợ ...Số...
Có...
Họ tên người giao
hàng...
Theo ...số
...ngày...tháng...năm...của...
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
...
..
Nhập tại
kho...
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất VT
Mã Số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
tiền theo chứng từ Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Cộng
Cộng thành tiền ( bằng
chữ)...
Nhập, ngày...tháng...năm...
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung ứng Người nhận hàng Thủ kho ( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên) ( Ký tên) ( Ký tên)
Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty TNHH Đại Tín khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
4- Bảo quản vật tư
Cũng như các doanh nghiệp xây dựng khác, vật tư dùng cho xây dựng của công ty TNHH Đại Tín có những đặc điểm riêng. Vật tư dùng trong xây dựng rất
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
đa dạng và phong phú, cả về số lượng và chủng loại, căn cứ vào nhu cầu mà việc thu mua vật tư cũng khác nhau có lúc nhập kho nhiều có lúc nhập kho ít. Các loại sắt thép, xi măng rất dễ bị ô xi hoá nếu không được bảo quản kịp thời, các loại xăng dầu rất dễ gây cháy nổ nếu không bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại vật tư này rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại vật liệu chính, ví dụ như theo từng công trình mà nhu cầu cần dùng loại sắt thép nào trước thì để ngoài cùng. Chính vì vậy việc bảo quản, sắp xếp vật tư trong kho sao cho khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản trị trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao.
Do mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng như vậy, công ty đã đề ra những phương thức bảo quản khác nhau, đối với các loại vật liệu như sắp thép, xi măng thì phải được che đậy cẩn thận tránh tác động của môi trường. Đối với xăng dầu dễ gây cháy nổ, công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có trang thiết bị đúng chủng loại, an toàn, có hệ thống báo động, cứu hoả, cấp cứu...
Ngoài việc bảo quản vật liệu tại kho, công ty còn phải có biện pháp bảo quản vật liệu tại các công trình, trước khi thi công thì phải xây dựng các kho tạm tại công trình cũng phải bảo đảm an toàn.
Mỗi kho có 01 thủ kho và có tổ bảo quản từ 1 đến 3 người tuỳ theo sự phân công của thủ kho cho thuận tiện với công việc.
Nhìn chung công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho cũng như tại công trình của công ty như hiện nay là phù hợp với tình hình của công ty.
Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng vật tư từ kho đến công trình được nhanh chóng và dễ dàng hơn.
5- Cấp phát vật tư
Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty TNHH Đại Tín không chỉ được tiến hành theo định mức mà còn cấp phát theo yêu cầu công việc. Tuỳ vào từng công trình mà việc cấp phát được tiến hành sao cho phù hợp, căn cứ vào tiến độ thi công của từng công trình mà phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các đội xây dựng phụ trách công trình đó.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
Căn cứ vào định mức vật tư của từng công trình mà phòng kỹ thuật lập, phòng kế hoạch - vật tư điều tiết sao cho đảm bảo tiến độ thi công và có kế hoạch dự trữ tiếp theo.
Để cấp phát vật tư cho công trình, cán bộ kỹ thuât trực tiếp lên phòng kế hoạch - vật tư viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được ký nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường ngoài việc cấp đủ theo tiến độ đã định, công ty còn có kế hoạch bổ sung khi các đội thi công nhanh hơn, khi đó giám đốc ký lệnh cho tiếp tục thi công đến phòng kế hoạch vật tư yêu cầu thực hiện, thông qua đó phòng kế hoạch vật tư tính toán lượng vật tư bổ sung rồi chuyển đến cho các đội xây dựng, các đội thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư theo đúng quy định rồi tiến hành thi công theo đúng tiến độ đề ra.
Công ty sử dụng phương pháp xuất kho " nhập trước xuất trước". Khi tiến hành cấp phát vật tư, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỷ luật cao trong công việc cũng như điều hành. Hoá đơn xuất kho bao gồm 4 liên, trong đó:
* 01 liên lưu kho
* 01 liên kho giữ
* 01 liên đội xây dựng giữ
* 01 liên chuyển sang phòng kế toán.