Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2009
II- NHỮNG GIẢI PHÁP CHỦ YẾU
1- Nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin về thị trờng cung ứng
Thu thập thụng tin về thị trường là quỏ trỡnh tỡm kiếm thụng tin về cỏc điều kiện mụi trường cú liờn quan. Yờu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phỏt triển kinh doanh, thõm nhập thị trường mới hay bất kỡ việc ra một quyết định nào là phải cú thụng tin. Thụng tin nhận được càng nhiều thỡ mức độ tin cậy của cỏc quyết định càng cao. Thực tế đó chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ ra nhiều cụng sức vào việc thu thập thụng tin thỡ càng cú khả năng sống sút. Điều này được lý giải tại sao cỏc cụng ty lớn ở nước ngoài cú thể tốn rất nhiều tiền để tài trợ cho cỏc tổ chức cung cấp thụng tin.
Trong nhiều năm qua, thụng tin mà cỏn bộ của cụng ty TNHH Đại Tớn thu thập được cũn rất hạn hẹp, mà chủ yếu là do ban giỏm đốc thu thập được chớnh vỡ vậy cỏc thụng tin mang tớnh một chiều lờn nhiều khi làm cho cỏc quyết định thiếu chớnh xỏc. Vỡ vậy yờu cầu bức thiết hiện nay là cụng ty nờn thành lập một hệ thống thụng tin mang tớnh chất chuyờn nghiệp hơn.
Cụng ty cú thể sử dụng hai phương phỏp sau để thu thập thụng tin:
- Phương phỏp nghiờn cứu tại chỗ: cũn gọi là phương phỏp nghiờn cứu tại văn phũng, là cỏch nghiờn cứu thu thập thụng tin qua cỏc tài liệu như sỏch bỏo, tạp chớ.... phương phỏp nghiờn cứu này cho phộp nhỡn thấy được khỏi quỏt thị trường vật tư cần nghiờn cứu. Đõy là phương phỏp tương đối dễ làm, cú thể nhanh, ớt tốn chi phớ, nhưng đũi hỏi người nghiờn cứu phải cú chuyờn mụn, biết cỏch thu thập tài
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
liệu, đỏnh giỏ và sử dụng cỏc tài liệu được thu thập một cỏch đầy đủ và tin cậy.
Tuy nhiờn phương phỏp này cú hạn chế là dựa vào tài liệu đó được xuất bản nờn cú độ chễ so với thực tế.
- Phương phỏp nghiờn cứu tại hiện trường: Đõy là phương phỏp trực tiếp của cỏn bộ đến tận nơi để nghiờn cứu. Cỏn bộ nghiờn cứu thụng qua việc trực tiếp quan sỏt, thu thập thụng tin và số liệu ở đơn vị cung ứng vật tư cho cụng ty bằng cỏch điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu,.... nghiờn cứu tại hiện trường cú thể thu thập thụng tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiờn cũng tốn kộm chi phớ và cần phải cú cỏn bộ vững về chuyờn mụn và cú đầu úc thực tế.
Túm lại, để cú một hệ thống thu thập thụng tin liờn tục, cụng ty cần cú đại diện ở những thị trường cần thiết, cỏc đại diện này làm nhiệm vụ chuyờn thu thập và bỏo cỏo thường xuyờn về tỡnh hỡnh vật tư thay đổi trờn thị trường. Nú giỳp cho cỏc quyết định của giỏm đốc hay cỏn bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật tư được chớnh xỏc nhất.
2- Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật t a- Đổi mới cụng tỏc xõy dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Do kinh doanh của cụng ty dựa vào cỏc hợp đồng xõy dựng nờn lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật tư là cụng việc thường xuyờn xảy ra của cụng ty. Cụng tỏc này đũi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nờn luụn phải tỡm ra biện phỏp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Trước hết cần phải duy trỡ và cải tiến cụng tỏc định mức tiờu hao vật tư cho từng hạng mục. Định mức tiờu hao càng sỏt thực tế càng tiết kiệm được vật tư, tạo điều kiện nõng cao chất lượng cụng trỡnh, giảm chi phớ, tăng lợi nhuận. Do vậy nhõn viờn định mức cần nắm rừ cỏc thiết kế để xõy dựng định mức thực tế ở từng cụng đoạn của cụng trỡnh.
Nắm rừ kế hoạch xõy dựng để khi đi vào thực tế cú những điều chỉnh cần thiết, tớnh toỏn nhu cầu vật tư trong toàn cụng ty và cho tất cả cỏc loại cụng việc.
b- Hoàn thiện cụng tỏc tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức chuyển đưa vật tư đến cụng trỡnh.
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
Do 100% vật tư cụng ty phải mua bờn ngoài nờn để lập được đơn hàng tốt thỡ phũng kế hoạch - vật tư phải tớnh được lượng vật tư phải nhập cho từng cụng trỡnh phải chớnh xỏc. Để thực hiện được cụng tỏc này cỏn bộ lập kế hoạch phải nắm rừ lượng vật tư tồn, lượng dự trữ. Do vậy cần cú sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc phũng kế hoạch - vật tư, phũng kỹ thuật, phũng kế toỏn cũng như sự nỗ lực của mọi cỏ nhõn. Nhõn viờn lập đơn hàng cú trỏch nhiệm trực tiếp đối với cụng việc, cần cú sự phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng để mọi người cựng cú ý thức cao với cụng việc của mỡnh.
Trờn cơ sở cỏc nhà cung ứng đó lựa chọn, phũng kế hoạch - vật tư tiến hành ký kết hợp đồng, ký kết hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tớnh phỏp lý nờn cỏn bộ vật tư phải là người cú nhiều kinh nghiệm thực tế và cú kiến thức chuyờn mụn vững. Hợp đồng phải nờu rừ cỏc điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức thanh toỏn, phương thức giao hàng, trỏnh tỡnh trạng khi mua bị thua thiệt về giỏ làm ảnh hưởng đến chi phớ của cụng trỡnh. Nghiờm tỳc thực hiện cỏc điều khoản hợp đồng và theo dừi đốc thỳc đối tỏc thực hiện hợp đồng.
Cụng tỏc chuyển đưa vật tư về kho của cụng ty cú thể thực hiện bằng hai phương phỏp là chuyển tập trung hoặc chuyển dần. Phương phỏp chuyển dần đem lại hiệu quả cao, hỡnh thức này cú thể chuyển thẳng vật tư từ nhà cung cấp đến cụng trỡnh, khụng phải bảo quản nõu, đơn giản hoỏ thủ tục, gúp phần đỏng kể trong việc giảm chi phớ của cụng trỡnh.
Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển của cụng ty cú thể thụ thuộc vào nhà cung cấp hoặc cụng ty đầu tư mua phương tiện tự vận chuyển nhằm chủ động hơn.
Nhưng phải đầu tư nhiều vốn cho phương tiện vận chuyển. Cụng ty cần tăng cường cỏc hỡnh thức mua hàng trước, thanh toỏn sau, đõy là biện phỏp hữu hiệu để đơn vị bạn khụng chiếm dụng vốn của mỡnh, đồng thời điều hành nhịp nhàng vật tư cho cụng trỡnh trỏnh được phải ngừng thi cụng do thiếu vật tư hoặc khụng để vật tư tồn kho nõu ngày làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư cho cụng trỡnh.
3- Huy động và sử dụng cú hiệu quả nguồn vốn cho hậu cần vật tư Vốn trong kinh doanh cũng như vốn trong cụng tỏc đảm bảo vật tư là điều kiện đầu tiờn để tiến hành kinh doanh. Vỡ vậy việc huy động và sử dụng vốn là một
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
trong những nội dung của việc nõng cao hiệu quả của cụng tỏc đảm bảo vật tư tại cụng ty TNHH Đại Tớn.
Hầu hết cỏc doanh nghiệp trong thời gian vừa qua đều lõm vào tỡnh trạng thiếu vốn, cụng ty TNHH Đại Tớn cũng khụng nằm ngoài tỡnh trạng đú. Do nguồn vốn hạn hẹp nờn đó gõy ảnh hưởng khụng nhỏ đến hoạt động đảm bảo vật tư của cụng ty. Do thiếu vốn nờn nhiều khi cụng ty đó bỏ lỡ những dự ỏn lớn cú lợi, cũng do thiếu vốn nờn một số hợp đồng cung cấp vật tư phải sử dụng phương thức trả chậm, dẫn đến giỏ thành cao. Mặt khỏc trong một số trường hợp cụng ty phải đi vay vốn nờn phải chịu lói suất cao dẫn đến chi phớ cho cụng tỏc đam rbảo vật tư tăng lờn làm lợi nhuận của cụng ty giảm xuống. Khụng những thế vỡ thiếu vốn nờn cụng ty bị động trong đàm phỏn ký kết hợp đồng... Tất cả những điều này đó làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư của cụng ty.
Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nõng cao hiệu quả sử dụng vốn thỡ cụng ty cần phải thực hiện một số biện phỏp sau:
Một là: Thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của cụng ty. Cỏc nhu cầu vốn cố định cụng ty giảm bằng biện phỏp thuờ mỏy múc thiết bị để phục vụ cho thi cụng và vốn lưu động sẽ tăng lờn thỡ sẽ chủ động kinh doanh hơn.
Hai là: Trước khi ký hợp đồng xõy dựng cần tỡm hiểu kỹ đối tỏc để trỏnh rủi ro, nõng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Ba là: Huy động vốn từ nhiều nguồn khỏc nhau:
- Vay vốn từ cỏc ngõn hàng và cỏc tổ chức tớn dụng khỏc. Để cú được nguồn vốn này, cụng ty phải chịu lói suất cao, nhưng đổi lại nguồn vốn này rất thường xuyờn và cú thể đỏp ứng mọi nhu cầu. Để vay được vốn từ những chỗ như thế này cụng ty phải thoả món được cỏc điều kiện khắt khe như: uy tớn, khả năng thanh toỏn, phương ỏn kinh doanh .... Do vậy để vay vốn từ cỏc ngõn hàng cụng ty phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tớn để thuận lợi cho việc vay vốn và hoàn trả. Bờn cạnh đú phải đảm bảo tớnh hiệu quả của vay vốn bằng cỏch phải lập được phương ỏn sử dụng vốn vay một cỏch tỉ mỉ, đồng thời phải lờn kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lói theo thoả thuận với ngõn hàng.
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
- Nguồn vốn huy động từ cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Đõy là một hỡnh thức huy động vốn rất tốt. Hỡnh thức này rất mới mẻ ở cụng ty TNHH nờn để huy động được nguồn vốn này thỡ cụng ty phải cú biện phỏp để động viờn khớch lệ cụng nhõn viờn trong cụng ty mạnh dạn gúp vốn.
Bốn là: Đơn giản hoỏ cỏc thủ tục thanh toỏn, giao nhận vật tư cho cỏc đội xõy dựng nhằm giảm thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phớ phỏt sinh.
Túm lại: Cụng ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cỏch hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm để trỏnh tỡnh trạng ứ động vốn gõy ỏch tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của cụng ty. Tranh thủ huy động vốn từ cỏc nguồn khỏc nhau với chi phớ thấp và cú biện phỏp nhằm sử dụng cú hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho mức lói đem lại từ những đồng vốn này ở mức cao nhất cú thể.
4- Thỳc đẩy cỏc mối quan hệ kinh tế trong cụng tỏc hậu cần vật tư
Cụng ty cần giữ cỏc mối quan hệ hợp tỏc kinh tế, kỹ thuật trong cụng tỏc đảm bảo vật tư với cỏc đối tỏc cung ứng vật tư một cỏch thường xuyờn để từ đú tiến hành trao đổi thụng tin, ký kết cỏc hợp đồng. Dựa vào đú cụng ty cú thể xõy dựng cỏc mối quan hệ kinh tế với cỏc đối tỏc để nõng cao cụng tỏc hậu cần vật tư cho cụng ty.
Hiện nay nguồn nguyờn vật liệu chủ yếu cú sẵn trong nước nhưng cụng ty khụng ngừng quan hệ để nhằm chủ động nguồn vật tư, chủ động khi cú biến động lớn trờn thị trường vật tư để đưa ra những phương hướng, biện phỏp hợp lý. Ngoài ra khi quan hệ với cỏc đối tỏc cụng ty cũn được cỏc đối tỏc giới thiệu cho cỏc hợp đồng xõy dựng mới.
5- Nõng cao hiệu quả sử dụng lao động và đào tạo nguồn nhõn lực
Cú thể núi vấn đề sử dụng lao động đỳng mục đớch, đỳng năng lực là một vấn đề rất quan trọng điều đú quyết định thành bại của doanh nghiệp. Để làm được điều đú ban lónh đạo cụng ty cần cú một cỏi nhỡn khỏch quan về lao động của cụng ty mỡnh, bố trớ một cỏch khoa học hơn, sắp đỳng người đỳng việc. Cú chế độ khen thưởng thường xuyờn ngoài ra phải nõng cao tớnh kỷ luật của cỏn bộ cụng nhõn viờn.
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
Phải cú một chiến lược đào tạo nguồn nhõn lực nõu dài, thường xuyờn cho cỏn bộ cụng nhõn viờn đi học tập phương phỏp thi cụng mới, cú thể đầu tư kinh phớ học tập cho cỏn bộ cụng nhõn viờn khi họ đi học. Quan tõm đến cuộc sống của gia đỡnh họ để họ yờn tõm cống hiến cho cụng ty.
6- Nõng cao hiệu quả nguồn vật tư trong thi cụng
Vật tư khụng được kiểm soỏt chặt chẽ thỡ làm cho cụng nhõn khụng cú ý thức tiết kiệm vật tư, khụng đặt ra những biện phỏp cụ thể để sử dụng cú hiệu quả, phõn cụng phõn nhiệm khụng rừ ràng, chất lượng khụng đảm bảo, lợi nhuận giảm, khú khăn tăng lờn cụng ty khụng biết quy trỏch nhiệm cho bộ phận nào. Vỡ vậy vấn đề xõy dựng định mức vật tư làm cho mọi người làm việc nghiờm tỳc hơn.
Phỏt động chớnh sỏch tiết kiệm vật tư tới từng khõu, từng cỏn bộ cụng nhõn viờn. Chớnh sỏch tiết kiệm khụng thể thực hiện đơn thuần bằng cỏch kờu gọi người lao động khụng gõy lóng phớ nguyờn vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đú chớnh là trỡnh độ tay nghề của người lao động mà cụng ty phải biết vun đắp, duy trỡ và bồi dưỡng cho nú. Làm cho mọi người thấy rằng khi lóng phớ một nguyờn vật liệu họ đó làm mất đi bao nhiờu đồng vốn và sự lớn mạnh của cụng ty gắn liền với sự đúng gúp và quyền lợi của mỗi cỏ nhõn.