Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển
II. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển Cán bộ
2. Xác định rõ mục tiêu đào tạo, phát triển
Mục tiêu đào tạo là những kết quả cần đạt được sau khoá đào tạo . Để có thể định hướng cho chương trình đào tạo Cán bộ quản lý theo mong muốn của người xây dựng chương trình thì mục tiêu đào tạo, phát triển phải được xác định một cách cụ thể và chi tiết. Bao gồm: những kiến thức, kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ có được sau đào tạo; Số lượng và cơ cấu học viên; Thời gian đào tạo …
Mục tiêu càng cụ thể, càng chi tiết bao nhiêu thì kết quả của chương trình càng cao bấy nhiêu. Nhưng hiện tại, trong các chương trình đào tạo cụ thể Công ty xác định muc tiêu đào tạo chỉ cụ thể về mặt số lượng thời gian còn các yêu cầu về kiến thức kỹ năng lại được xác định một cách chung chung khó có thể sử dụng để đánh giá. (Bảng 8- trang 38). Hơn thế nữa, trong quy trình tổ chức thực hiện công tác đào tạo của Công ty không có bước xác định mục tiêu. Để tăng chất lượng của các khoá đào tạo, Công ty phải xác định một các mục tiêu thật chính xác cho các khoá đào tạo đặc biệt là trong quy trình ISO mà Công ty đang thực hiện phải có bước xác định mục tiêu trong quy trình ĐTPT. Các mục tiêu đó phải thoả mãn các yêu cầu sau:
Mục tiêu phải rõ ràng, chính xác và cụ thể.
Mục tiêu đó phải có tính khả thi vì không thể đặt ra được một mục tiêu quá cao ngoài khả năng thực hiện thì mục tiêu đó là vô nghĩa. Tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên các nguồn lực như con người, thời gian, tiền bạc … của Công ty hiện có .
Công ty có thể tham khảo mục tiêu xác định cho khoá đào tạo cho một khoá đào tạo tiếng anh do Công ty tổ chức như sau:
- Số lượng : + 100 học viên
+02 lớp học
- Thời gian đào tạo: 3 tháng , bắt đầu từ ngày 20 tháng 3 đến 20 tháng 5 năm 2006.
- Nội dung đào tạo: giáo trình tiếng anh thương mại C
- Kỹ năng đào tạo: luyện kỹ năng phát âm, nghe và phản xạ tiếng anh.
- Yêu cầu: + 100 học viên không ai nghỉ quá 3 buổi và không ai đi muộn quá 4 buổi.
+100 học viên có thể nghe và phát âm chuẩn, có thể giao tiếp được với người nước ngoài. Trong đó phải có ít nhất 5 người phát âm chuẩn, nghe tốt và phản xạ tiếng anh nhanh như người bản địa.
Mục tiêu đào tạo nên được xây dựng cho tất cả các chương trình đào tạo, ngoài những mục tiêu chung cho toàn bộ công tác đào tạo, phát triển Cán bộ quản lý thì phải có những mục tiêu riêng cho từng chương trình đào tạo, cho từng khoá đào tạo. Những mục tiêu này có thể phảỉ thay đồi trong quá trình thực hiện để phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.
Phải xây dựng mục tiêu chung cho tất cả các chương trình đào tạo Cán bộ quản lý còn phải xây dựng các mục tiêu cho từng chương trình đào tạo, khoá đào tạo cụ thể. Các mục tiêu này có thể được thay đổi trong quá trình thực hiện cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.
Mọi mục tiêu đào tạo và phát triển Cán bộ quản lý phải được xác định trên cơ sở phục vụ cho mục tiêu của sản xuất của doanh nghiệp. Và tất cả các mục tiêu đó không được mâu thuẫn nhau. Có như vậy kết quả của chương trình đào tạo và phát triển Cán bộ quản lý mới được tăng lên.
3.Xác định đúng đối tượng đào tạo.
Trong việc xác định đối tượng đào tạo của Công ty, trưởng phòng ban, đơn vị trực thuộc xác định cho chính đơn vị của mình phụ trách nên kết quả khá chính xác; Bời vì họ là những người hiểu rõ nhất về công việc cũng như điểm
mạnh, điểm yếu, kỹ năng còn thiếu của các nhân viên dưới quyền. Nhưng trong quá trình xác định đối tượng đào tạo thì có thể người lao động đang đảm nhận vị trí cần được đào tạo, phát triển lại quá bận rộn, khó thể thay thế nên không thể tham gia và đối tượng đào tạo lại được dành cho các vị trí ít cần thiết hơn.
Khi đó có nhiều trường hợp cần được đào tạo và phát triển ngay lại không được sắp xếp công việc để tham gia đào tạo trong một thời gian dài hoặc người được đào tạo lại xuất phát từ nguyện vọng cá nhân chứ không phải do yêu cầu công việc đòi hỏi hoặc khả năng phát triển của người đó. Chính vì vậy, Công ty cần có một quy chế cụ thể để xác định thứ tự ưu tiên yếu tố dùng để xác định đối tượng đào tạo và sắp xếp công việc tạo điều kiện cho người lao động tham gia các khoá đào tạo. Trong thời gian tới Công ty cần xây dựng một quy chế cụ thể hợn quy định rõ thứ tự các yếu tố mà môn đào tạo dựa vào đó mà xác định ai sẽ được đào tạo trong kỳ và thứ tự của yếu tố đó phải dựa trên mục tiêu, chiến lược đào tạo của Công ty để có thể xác định đúng đối tượng cần đào tạo. Quy chế đào tạo đó cũng phải có quy định trách nhiệm của trưởng các đơn vị và những người có liên quan trong việc sắp xếp các công việc giúp các đối tượng được ĐTPT tham gia các khoá học một cách đầy đủ. Có như vậy mới không xẩy ra tình trạng lãng phí chi phi đào tạo mà mức đáp ứng yêu cầu của công việc không cao.
Cụ thể có thể quy định thứ tự ưu tiên cho đào tạo trong Công ty như sau:
- Cán bộ phòng đầu tư được ưu tiên số một trong đào tạo , đặc biệt là đào tạo các kỹ năng lập hồ sơ đấu thầu. Vì hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc nhiều vao lượng hồ sơ trúng thầu của Công ty.
- Các vị trí quan trọng trong ban lãnh đạo như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc,…
- Sau đó đến các phòng Tổ chức – Hành chính, phòng kinh tế kế hoạch, cán bộ các ban quản lý dự án, xí nghiệp tư vấn thiết kế xây dựng, xí nghiệp dịch vụ, phòng kinh doanh, và phòng tài chính- kế toán.
- Trong cùng một bộ phận thì vị trí phải hoạt động nhiều, kết quả của người đó ảnh hưởng đến nhiều người và các bộ phận khác nhưng thiếu một số kỹ năng, trình độ chuyên môn quan trọng thì được ưu tiên đào tạo trước.
- Khi cán bộ được cử đi đào tạo thì công việc của người đó được giao cho người khác có năng lực tương đương đảm nhiệm, nếu vị trí đó không thể có người thay thế thì phải bố trí người phụ giúp cán bộ đi học để họ hoàn thành được công việc của mình.
Đồng thời để tiện cho quá trình xác minh trình độ hiện tại của người lao động để có thể lựa chọn đối tượng đào tạo nhanh và chính xác thì người xây dựng chương trình đào tạo của phòng Tổ chức – Hành chính, trong hồ sơ nhân sự nên có một bản kê trình độ của từng người lao động hoặc tại các file quản lý nhân viên trong các phần mềm máy tính nên có mục kê khai trình độ của công nhân viên theo dõi quá trinh học tập của người lao động kèm theo các bản photo bằng cấp, giấy chứng nhận tham gia khoá học …bàn kê khai này có các số tiết học tuỳ theo nhu cầu xác minh của Công ty. Khi cần thiết phải xác minh trình độ hiện tại của người lao động có thể cho kết quả một cách cụ thể và chính xác ngay thay vì phải xem lại từng bằng cấp của người lao động. Bởi vì năng lực của người lao động thể hiện một phần qua kết quả quá trình đào tạo trước đây.
Mẫu bảng kê khai trình độ hoặc một quá trình học tập có thể gồm các thông số như sau: Phụ lục 02
Với bản kê khai này thì người lập chương trình chỉ cần xem một bản kê là biết rõ tất cả các thông tin về một trình độ người học mà không phải tốn nhiều thời gian đồng thời có thể tổng hợp, thống kê dễ dàng.
Để việc xác định đối tượng đào tạo được chính xác hơn Công ty cũng nên thực hiện công tác thiết kế và phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc cho các vị trí để xác định đối tượng đào tạo tương ứng với các vị trí cần được đào tạo trong cả hiện tại và tương lai. Lựa chọn đối tượng đào tạo nên dựa vào:
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc ở vị trí cần dự kiến;
-Đánh giá thực hiện công việc của người lao động, bản thân người lao động như năng lực hiện có, tinh thần, trách nhiệm, đạo đức, sáng kiến , mong muốn của người lao động .
Mặt khác, trong quy chế đào tạo cũng nên dành cho đối tượng đào tạo là những người lao động có trình độ kém cần được đào tạo bổ sung tay nghề dành cho họ một cơ hội hoàn thiên tay nghề của mình thay vì phải chuyển sang các công việc phụ như trước sau đó, nếu họ vẫn không hoàn thành được công việc luc đó sẽ chuyển họ sang công việc phụ.