NHỮNG LÝ THUYẾT VỀ ERP
Giới thiệu chung về quản trị chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là mạng lưới kết nối các hoạt động sản xuất và phân phối, bao gồm việc thu mua nguyên liệu, chuyển đổi chúng thành bán thành phẩm và thành phẩm, sau đó phân phối đến tay khách hàng.
Khách hàng cuối cùng là nguồn lợi nhuận duy nhất cho toàn chuỗi cung ứng, vì vậy việc các doanh nghiệp đưa ra quyết định mà không xem xét các thành viên khác có thể dẫn đến giá bán cao hơn và chất lượng phục vụ thấp Điều này làm giảm nhu cầu của khách hàng tiêu dùng cuối cùng Để tối ưu hóa lợi nhuận cho chuỗi, nâng cao chất lượng phục vụ và cung cấp mức giá thấp nhất cho khách hàng, các doanh nghiệp cần chú trọng đến quản trị chuỗi cung ứng Vậy quản trị chuỗi cung ứng là gì?
Quản trị chuỗi cung ứng là quá trình phối hợp hiệu quả giữa sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng, nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các nhu cầu của thị trường.
1.1.2 Các hoạt động trong chuỗi cung ứng
Chuỗi hoạt động bao gồm bốn bước chính: hoạch định chiến lược, tìm kiếm nguồn cung, sản xuất thành phẩm và phân phối đến khách hàng.
(Để xây dựng quy trình chuỗi cung ứng hiệu quả thì bước đầu tiên chúng ta cần làm gì? tiến hành hoạt động hoạch định chiến lược.
Quy trình đầu tiên trong chuỗi cung ứng là hoạch định và thu mua, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một bản kế hoạch cung ứng khả thi Để đáp ứng nhu cầu phát triển chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố cần thiết trong hoạch định chuỗi cung ứng, từ đó đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong hoạt động cung ứng.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP
Lập kế hoạch tổng thể
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng Việc áp dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng theo dõi và quản lý tài nguyên, cũng như nâng cao sự linh hoạt trong đáp ứng nhu cầu thị trường Chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về vai trò và lợi ích của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng trong bài viết này.
Nguồn gốc, lịch sử phát triển hệ thống ERP và 5 cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng
1.2.1 Nguồn gốc và lịch sử phát triển hệ thống ERP
Sự phát triển của các thế hệ phần mềm ERP được hình thành từ hai yếu tố chính: nhu cầu quản lý và nền tảng công nghệ Hai yếu tố này không chỉ thúc đẩy lẫn nhau mà còn quyết định thời điểm ra đời của từng thế hệ ERP.
Thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning) ra đời vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner của Mỹ cải tiến phần mềm MRP (Manufacturing Resources Planning) dành riêng cho sản xuất Kể từ đó, ERP đã trở thành xu hướng chủ đạo trong quản lý doanh nghiệp và tiếp tục phát triển cho đến ngày nay, đánh dấu sự ra đời của thế hệ ERP thứ nhất.
Kể từ những năm 2000, sự bùng nổ của nền tảng web 2.0 đã dẫn đến sự ra đời của nhiều ứng dụng web Trong giai đoạn này, hệ thống ERP II được phát triển, cho phép hoạt động trên cả nền tảng web và máy tính để bàn.
Bắt đầu từ những năm 2010, sự bùng nổ công nghệ và thương mại điện tử đã tạo điều kiện cho sự ra đời của thế hệ ERP thứ 3, dựa trên nền tảng công nghệ mới như IoT, Cloud, Big Data và AI ERP III đáp ứng nhu cầu mới của doanh nghiệp về dữ liệu lớn, kết nối không giới hạn và tự động hóa, giúp nâng cao quy mô sản xuất và tiết kiệm chi phí Các hãng lớn như Infor LN ERP, SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics và NetSuite dẫn đầu trong lĩnh vực này Tại Việt Nam, các sản phẩm ERP thuần việt chỉ mới xuất hiện trong khoảng 5 năm qua, chủ yếu là nâng cấp từ hệ thống kế toán hoặc bán hàng, mặc dù vẫn còn hạn chế về giao diện và trải nghiệm người dùng, nhưng đã đáp ứng được nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp.
(Nhờ vào sự ra đời của hệ thống ERP đã góp phần đem nhiều lợi ích cho việc quản lý chuỗi cung ứng, cụ thể có 5 cải tiến sau:…)
1.2.2 5 cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng
Thông tin theo giời gian thực
Hệ thống ERP kết nối khách hàng với người dùng, cho phép lập kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo không chính xác Các công ty bán lẻ hàng đầu đã áp dụng ERP từ lâu, và ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Ngày nay, hệ thống ERP có khả năng hỗ trợ chi tiết đến mức, khi một khách hàng mua áo thun tại bất kỳ siêu thị Wal-mart nào trên toàn cầu, đơn hàng sẽ ngay lập tức được gửi tới nhà sản xuất và các nhà cung cấp vải.
Cải thiện sự minh bạch
Hệ thống ERP với khả năng báo cáo minh bạch cung cấp thông tin chính xác về thời gian có hàng hiện tại và tương lai, giúp khách hàng lên kế hoạch cho sản phẩm mới dựa trên khả năng cung cấp hàng của công ty.
Hợp tác hóa quy trình
Chức năng hợp tác giữa các bộ phận trong hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng, bên cạnh chức năng phân quyền Việc tối ưu hóa quy trình và dự án thông qua sự hợp tác hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự liên kết giữa các phòng ban.
Trong chuỗi cung ứng, sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng có thể diễn ra trong các dự án dài hạn, đồng thời cũng có thể thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp thông qua các hợp đồng ngắn hạn.
Quản lý theo vòng đời sản phẩm
Một số sản phẩm có vòng đời ngắn và thay đổi liên tục, trong khi một số khác phát triển và cải thiện theo thời gian Việc sử dụng dữ liệu lớn (big data) giúp chúng ta phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng.
(Nếu hệ thống ERP chuỗi cung ứng của DN có thể quản lý vòng đời sản phẩm.
Doanh nghiệp cần bổ sung dữ liệu bên ngoài để làm phong phú thêm các điều kiện cho dữ liệu hiện có Những biến thứ cấp liên quan đến vòng đời sản phẩm, như yếu tố mùa vụ và điều kiện thời tiết, sẽ được tích hợp Việc này giúp nâng cao độ chính xác và sâu sắc trong quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
Phản hồi theo thời gian thực
Hiện tại, chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh (smartphone) với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng điện thoại.
Để nâng cao sự kết nối giữa các nhân viên, chúng ta có thể triển khai chương trình BYOD (Bring Your Own Device) cho phép họ sử dụng thiết bị cá nhân trong công việc, giúp tăng cường khả năng phản hồi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khái niệm và vai trò của ERP
ERP, hay Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, là phần mềm hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các nguồn lực trong doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp khả năng truy cập vào các dữ liệu nội bộ được chia sẻ, giúp quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động của công ty.
Trong lĩnh vực kinh tế, "resource" hay tài nguyên bao gồm nguồn lực tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong bối cảnh ERP, tài nguyên được hiểu là các yếu tố cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp Việc áp dụng ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và tận dụng hiệu quả toàn bộ nguồn tài nguyên, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Kế hoạch (Planning) là một khái niệm quan trọng trong quản trị kinh doanh, và hệ thống ERP đóng vai trò hỗ trợ các công ty trong việc lập kế hoạch và quản lý các nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh ERP giúp tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Doanh nghiệp là yếu tố cuối cùng cấu thành nên hệ thống ERP, với mục tiêu chính là kết nối và đồng bộ hóa công việc giữa các phòng ban Hệ thống này liên tục cập nhật thông tin cần thiết theo thời gian thực, nhằm tích hợp tất cả dữ liệu và chức năng của công ty vào một nền tảng duy nhất ERP đáp ứng mọi nhu cầu quản lý đa dạng của các phòng ban, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
ERP là một ứng dụng công nghệ thông tin giúp quản lý hoạt động kinh doanh thông qua việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu Phần mềm ERP tích hợp đa chức năng, liên kết mọi hoạt động trong doanh nghiệp, từ quản trị đầu vào, đầu ra cho đến lập kế hoạch, thống kê và kiểm soát các nghiệp vụ sản xuất, tài chính, nhân sự Hệ thống này còn cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và dự báo, hỗ trợ nhà quản lý và các bộ phận khác nâng cao hiệu quả công việc.
Hiện nay, hệ thống ERP trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp.
Giúp kiểm soát thông tin tài chính
Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo có một phiên bản duy nhất và nhất quán cho tất cả các phòng ban Khi có sự thay đổi về số liệu, hệ thống tự động cập nhật và điều chỉnh tất cả thông tin liên quan, giúp giảm thiểu những sai sót và rủi ro không mong muốn trong quản lý tài chính.
Giúp tăng tốc độ làm việc
Một doanh nghiệp lớn thường có quy trình làm việc phức tạp với nhiều bước, tạo thành một mạng lưới khó khăn Điều này làm chậm tốc độ dòng công việc, vì hiệu suất quy trình phụ thuộc vào hai yếu tố chính: xác định đúng nơi cần chuyển dữ liệu và không gặp phải chướng ngại trong quá trình chuyển giao.
Việc chuyển đổi văn bản từ giấy sang điện tử giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng hơn so với phương pháp truyền thống Khi hàng hóa được vận chuyển từ kho đến cơ sở kinh doanh, một quyết định đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ được gửi đến người thủ kho ngay lập tức, không cần chờ đợi xe hàng di chuyển Phần mềm ERP giải quyết các "nút thắt" và rút ngắn khoảng cách địa lý, từ đó tăng tốc độ quy trình làm việc, tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành.
Giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập dữ liệu
Theo phương pháp truyền thống, dữ liệu thường xuyên phải đi qua nhiều bộ phận, dẫn đến nhầm lẫn và sai sót Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu những lỗi này Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần và được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống Điều này cho phép toàn bộ nhân viên dễ dàng truy cập và tiếp cận dữ liệu gốc, từ đó hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu.
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình làm việc của nhân viên bằng cách thống nhất và sắp xếp khoa học dữ liệu trên một nền tảng chung Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ mà còn cho phép doanh nghiệp nhanh chóng xác định nguồn gốc các bút toán thông qua chức năng tìm vết (Audit track) của phần mềm.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp
Phần mềm ERP không chỉ lưu trữ dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, mà còn cung cấp tính năng liên lạc nội bộ giữa người dùng trong cùng một hệ thống Tương tự như một mạng xã hội nội bộ, ERP tích hợp tính năng chat riêng tư và cho phép người dùng cập nhật trạng thái cá nhân.
Đặc trưng và chức năng của ERP
Thiết kế theo từng module chức năng
Hệ thống ERP được thiết kế với các module tích hợp, bao gồm các chức năng như tài chính, kế toán, sản xuất và bán hàng Mỗi module đảm nhiệm một vai trò chuyên biệt trong từng phòng ban của tổ chức, cho phép xử lý nghiệp vụ theo từng chuyên môn và đáp ứng nhu cầu riêng biệt của mỗi bộ phận.
Tích hợp chặt chẽ giữa các chức năng
Mỗi module trong hệ thống đảm nhiệm các chức năng chuyên biệt, nhưng vẫn tích hợp chặt chẽ với nhau để liên kết và kế thừa thông tin giữa các phòng ban Điều này giúp đồng bộ hóa nguồn dữ liệu trong toàn doanh nghiệp, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận.
Các module trong hệ thống ERP được thiết kế với đặc tính chuyên biệt và tính tích hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu chức năng và nghiệp vụ của từng bộ phận, đồng thời đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Có khả năng phân tích và đánh giá
Hệ thống ERP cung cấp phân tích và đánh giá tự động thông qua các báo cáo, giúp người quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và phát triển các chiến lược mới phù hợp.
Hệ thống ERP được thiết kế với cấu trúc linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng và điều chỉnh trước những thay đổi không ngừng về mặt tổ chức.
Hệ thống ERP với thiết kế mở cho phép doanh nghiệp linh hoạt thêm hoặc loại bỏ các module cần thiết mà không ảnh hưởng đến các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống.
Cơ sở dữ liệu chung
Tất cả dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng và hàng hóa được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung trong doanh nghiệp Việc nhập dữ liệu chỉ cần thực hiện một lần, giúp tất cả các phòng ban dễ dàng sử dụng và chia sẻ thông tin Đặc điểm này không chỉ giải quyết vấn đề dữ liệu phân tán mà còn ngăn chặn tình trạng trùng lặp, dư thừa dữ liệu, cũng như giảm thiểu rủi ro về sai sót và chênh lệch số liệu.
1.4.2 Các chức năng của ERP
Chức năng kế toán và tài chính
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tích hợp đầy đủ các tính năng quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, bao gồm sổ cái chung, tài khoản chi trả, các khoản nhận, báo cáo tài chính, quản lý tiền mặt và ngân sách.
Chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhập liệu và đáp ứng các yêu cầu quan trọng trong kế toán tài chính, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát quy trình quản lý thu-chi.
Chức năng quản lý quy trình sản xuất, phân phối:
Hệ thống ERP mang đến các chức năng quan trọng như quản lý số lượng nhập, bán và tồn kho, quản lý kho, theo dõi chất lượng sản phẩm, cũng như điều phối giao hàng Những tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, kho vận và phân phối, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể.
Hệ thống sẽ tối ưu hóa kế hoạch sản xuất, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời giảm tỷ lệ lỗi hỏng trong quá trình sản xuất Việc cắt giảm chi phí lưu kho và kiểm kê hàng hóa hiệu quả sẽ hỗ trợ quá trình xuất – nhập và phân phối phương tiện vận chuyển Các tính năng này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Ví dụ mô hình quản lý kho:
Tính năng bán hàng bao gồm các chức năng quan trọng như tạo đơn, xử lý đơn hàng, bán hàng trực tuyến và hóa đơn bán hàng Những tính năng này không chỉ giúp minh bạch quy trình bán hàng mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và tiết kiệm thời gian mua sắm cho khách hàng.
Các công cụ quản lý hệ thống ERP hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp khả năng thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình phù hợp nhằm tăng tỷ lệ chuyển đổi và gia tăng doanh số.
Chức năng quản lý dịch vụ
Mô-đun quản lý dịch vụ bao gồm các tính năng quan trọng như Đặt lịch, Quản lý chất lượng, Hợp đồng dịch vụ và Chương trình khách hàng thân thiết Khác với hàng hóa thông thường, việc quản lý dịch vụ thường phức tạp và khó đánh giá Các tính năng cơ bản này giúp chuẩn hóa quy trình quản lý dịch vụ, duy trì chất lượng và thiết lập mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Một số tính năng linh hoạt dựa trên đặc thù
Ngoài các tính năng cơ bản đã nêu, một số mô-đun phổ biến khác bao gồm Quản trị nhân lực, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị và Điều hành doanh nghiệp.
So sánh ERP với BPM và BI
Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình quản lý nội bộ, từ đó cải thiện năng suất và sự phát triển bền vững của công ty.
Phần mềm BPM (Business Process
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (Management) là công cụ tự động hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình và hoạt động hàng ngày Nó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc vạch ra và quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh.
Business Intelligence (BI) là quá trình thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu kinh doanh, thường được gọi là quản lý kiến thức Các công nghệ BI được phát triển nhằm khai thác các bộ dữ liệu, giúp phát hiện những cơ hội tiềm ẩn mà có thể không dễ dàng nhận thấy.
- Mở rộng kiểm soát quản lý trên tất cả các công nghệ và hệ thống
- Thích ứng nhanh với những thay đổi trong quy định, luật pháp và yêu cầu kinh doanh mà không làm chậm quá trình
- Tạo một môi trường workflow có
BI giúp doanh nghiệp kiểm soát nội dung một cách chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả phân tích và khai thác dữ liệu Công cụ này hỗ trợ dự báo xu hướng giá cả dịch vụ và hành vi khách hàng, đồng thời phát hiện những người có khả năng mua hàng để xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp BI cũng cho phép tùy chỉnh quy trình và tự động hóa, giúp gia tăng cấu trúc doanh nghiệp.
- Tăng cường sự tham gia với khách hàng của bạn bằng cách giảm hiệu quả và cải thiện trách nhiệm. khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sự khác biệt đối với
Hệ thống ERP giúp quản lý và tự động hóa quy trình một cách hiệu quả mà không cần tài nguyên mã hóa mạnh hay kế hoạch dự án dài như nhiều hệ thống BPM khác Phần mềm BPMS không chỉ tự động hóa quy trình làm việc mà còn cho phép quản lý các quy trình kinh doanh mà không cần mã hóa Đặc biệt, phần mềm BPM còn cung cấp phân tích quy trình kinh doanh trước và sau khi triển khai, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động.
Hệ thống ERP tổ chức dữ liệu kinh doanh một cách hiệu quả, cho phép các công cụ BI khai thác và trình bày thông tin dưới dạng dễ hiểu và có thể áp dụng.
ERP và BI có mối quan hệ tương hỗ, trong đó BI cần ERP để hoạt động hiệu quả Đồng thời, giá trị của phần mềm ERP được cải thiện đáng kể khi kết hợp với BI, tạo ra những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thu thập dữ liệu doanh nghiệp, trong khi BI phân tích và trình bày dữ liệu đó thông qua bảng điều khiển và các giao diện khác, giúp người dùng dễ dàng hiểu và nhận diện các cơ hội có thể hành động.
Các nguyên tác thiết lập và áp dụng ERP
1.6.1 Các nguyên tắc thiết lập nên hệ thống ERP
Quản lý doanh nghiệp thông qua hệ thống giải pháp ERP đang trở thành xu hướng phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trong bối cảnh công nghệ thông tin bùng nổ và cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Việc triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là khác nhau, do đó, việc chỉ tìm kiếm một nhà cung cấp tốt không đảm bảo thành công cho quá trình này Để đảm bảo triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng.
Nguyên tắc 1: Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai dự án
Khi triển khai dự án, sự tham gia của tất cả mọi người, không chỉ đội kỹ thuật, là rất quan trọng trong việc đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch Các tiêu chí như chi phí đầu tư, chi phí bảo trì, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng và thời gian triển khai cần được xem xét kỹ lưỡng Việc này giúp quản lý dự án nhận diện rõ ràng lợi ích thực sự cho từng phòng ban và các chi phí tiềm ẩn, từ đó đảm bảo quá trình thiết kế và triển khai diễn ra hiệu quả nhất.
Nguyên tắc 2: Không rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi muốn triển khai ERP nhanh chóng mà không tìm hiểu kỹ lưỡng các nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là yếu tố then chốt đảm bảo thành công trong triển khai Trước khi bắt đầu tìm kiếm, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí dựa trên nhu cầu và đặc thù hoạt động của mình Đối với các doanh nghiệp lớn, việc mở thầu để chọn nhà cung cấp tốt là phổ biến, trong khi các doanh nghiệp nhỏ cũng nên dành thời gian xem xét cẩn thận.
Để đảm bảo thành công cho dự án, việc thành lập ban chỉ đạo là rất cần thiết Ban quản lý dự án cần có ít nhất một người am hiểu về ERP, người này sẽ theo dõi và điều phối suốt quá trình thực hiện Đồng thời, ban chỉ đạo cũng cần xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai và sau khi hệ thống được đưa vào hoạt động.
Nguyên tắc 4: Lập kế hoạch dự án và khung triển khai một cách cụ thể
Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn nhân lực và tài chính là yếu tố quan trọng cho mọi dự án, đặc biệt là trong triển khai ERP Doanh nghiệp cần xây dựng khung triển khai cụ thể, nhất là đối với các dự án lớn có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, yêu cầu sự phối hợp và điều phối nhân sự giữa các vùng miền phải được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Nguyên tắc 5: Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy.
Một số doanh nghiệp đang sử dụng quy trình sản xuất thủ công và công nghệ lạc hậu có thể không phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức Thay vào đó, họ có thể xem xét các giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn, như cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh hoặc tối ưu hóa hệ thống công nghệ hiện tại.
Khi triển khai ERP cho doanh nghiệp, việc chuẩn bị một đội ngũ có đủ kiến thức về sản phẩm là rất quan trọng Đội ngũ này cần có khả năng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp và có quyền hạn để thúc đẩy dự án hoạt động hiệu quả.
1.6.2 Các bước xây dựng quy trình ERP
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong triển khai giải pháp ERP là đánh giá chi tiết các thách thức kinh doanh, khối lượng công việc và nhu cầu của từng bộ phận trong công ty Việc này giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án và các yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP Mặc dù triển khai ERP có thể gặp nhiều thách thức, nhưng nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt, nó sẽ mang lại lợi tức đầu tư đáng kể.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi triển khai một ứng dụng, đặc biệt là ERP, việc lựa chọn một người quản lý dự án uy tín là rất quan trọng Người quản lý sẽ là "đầu tàu" dẫn dắt kế hoạch, kết nối nhân viên và nhà cung cấp phần mềm, đồng thời đảm bảo dự án được thực hiện trong ngân sách và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Chọn nhà cung cấp phù hợp là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hệ thống một cách hiệu quả Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi quan trọng để đảm bảo sự thành công trong quá trình này.
Giải pháp mới có khả năng nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế trên thị trường Việc áp dụng giải pháp này không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn tạo ra những cơ hội mới để doanh nghiệp phát triển bền vững và dẫn đầu trong ngành.
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Việc lựa chọn nhà cung cấp là một bước quan trọng, vì vậy cần được xem xét cẩn thận bởi các thành viên trong nhóm dự án cùng với ban quản lý Tất cả ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng.
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Cài đặt phần mềm ERP là tiêu chí quan trọng để đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tái thiết kế quy trình thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn Qua đó, nhà quản lý có thể xây dựng một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp và hiện đại hơn Nhà phát triển phần mềm sẽ đảm nhận việc cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng, tuy nhiên, giai đoạn này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo trong triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới Nhiều tổ chức lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất ở nhiều định dạng khác nhau Do đó, trước khi di chuyển, cần phải xem xét và đồng nhất dữ liệu, đồng thời loại bỏ thông tin dư thừa Sau khi dữ liệu được cập nhật và xác minh, nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới, giúp doanh nghiệp sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Ưu và nhược điểm của hệ thống ERP
ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Hệ thống ERP giúp tập hợp thông tin tài chính từ nhiều bộ phận khác nhau vào một nền tảng duy nhất, giảm thiểu tỷ lệ chênh lệch Khi có sự thay đổi ở một con số trong dữ liệu, tất cả các thông tin tính toán liên quan sẽ tự động được điều chỉnh, tương tự như cách hoạt động của Excel.
ERP giúp tăng tốc độ công việc, thông tin theo thời gian thực:
Doanh nghiệp lớn thường phải thực hiện nhiều bước qua nhiều khâu, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian Hệ thống ERP giúp đồng bộ hóa thông tin một cách nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Khi vận chuyển hàng hóa từ kho tới các cơ sở kinh doanh, quyết định sẽ được đồng bộ trên hệ thống ERP, giúp thủ kho nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Khi một khách hàng đặt mua áo tại Walmart, đơn hàng sẽ được chuyển trực tiếp đến nhà sản xuất, bao gồm cả nhà cung cấp vải cho sản phẩm đó.
ERP giúp hạn chế sai sót khi cập nhật dữ liệu
Trong kinh doanh, việc ghi chép không rõ ràng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và tính minh bạch của doanh nghiệp Chẳng hạn, nếu bạn bè phải hỏi số thứ tự của tập tài liệu do bạn cho mượn, điều này cho thấy sự thiếu sót trong việc ghi chép Hệ quả là có thể dẫn đến sự hiểu lầm và mất đoàn kết trong nội bộ.
Với ERP, chỉ cần một người cập nhật dữ liệu lên hệ thống thì mọi nhân viên đều được tiếp cận tới dữ liệu gốc.
ERP giúp kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình làm việc của nhân viên, nhờ vào tính năng theo dõi audit track, giúp nhanh chóng xác định nguồn gốc dữ liệu và ai là người đã cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin.
Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi kết quả làm việc hàng ngày của nhân viên từ xa Hệ thống ERP không chỉ cung cấp thông tin này mà còn phân tích cơ sở dữ liệu để phân công nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của từng nhân viên.
ERP tạo ra mạng xã hội nội bộ
Phần mềm ERP cung cấp tính năng liên lạc nội bộ cho người dùng trong cùng một hệ thống, cho phép trò chuyện riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân, tương tự như một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
Hình 2.1: ERP tạo ra một mạng xã hội trong doanh nghiệp
ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
Hệ thống ERP yêu cầu doanh nghiệp phải mua cả một gói tổng hợp với chi phí cao, thường từ 30.000 USD trở lên, mà không cho phép tách rời các ứng dụng phục vụ cho từng công đoạn làm việc Điều này dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp không cần sử dụng tất cả các phân hệ trong gói, gây lãng phí nghiêm trọng khi mua ERP mà không tận dụng hết các tính năng của nó.
Nhiều doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm đặc thù bên ngoài hệ thống ERP, tuy nhiên, thách thức lớn nhất là tích hợp hiệu quả để đảm bảo việc trao đổi dữ liệu diễn ra thuận lợi trong quá trình làm việc.
=> ERP là một phần mềm cồng kềnh, cững nhắc không linh động để sử dụng mà giá thành còn cao
ERP cần tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Việc triển khai một hệ thống ERP mới cần thời gian để thích nghi và làm quen Quá trình hoàn thiện từ nhà cung cấp thường kéo dài, và doanh nghiệp cũng cần thời gian để sử dụng và làm quen với phần mềm này.
Hệ thống ERP có thể gia tăng rủi ro trong quy trình sản xuất và kinh doanh Mặc dù việc đơn giản hóa dữ liệu trên một nền tảng duy nhất giúp ERP hoạt động hiệu quả, nhưng nếu xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong một công đoạn, toàn bộ quy trình làm việc sẽ bị tắc nghẽn, dẫn đến sự đình trệ ở các bước tiếp theo.
ERP rất khó nâng cấp bổ xung khi doanh nghiệp thay đổi
Hệ thống ERP thường chỉ mạnh ở một số lĩnh vực nhất định, trong khi doanh nghiệp cần đổi mới để theo kịp xu hướng 4.0 Tuy nhiên, ERP là một hệ thống cồng kềnh và cứng nhắc, nên khi doanh nghiệp muốn thay đổi, họ phải ngừng hoạt động của hệ thống và lập trình lại.
ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa
Trong những năm gần đây, tình hình dịch bệnh kéo dài đã buộc nhiều doanh nghiệp phải cho nhân viên làm việc tại nhà Tuy nhiên, hệ thống ERP không được triển khai hiệu quả, dẫn đến việc nhân viên thiếu tính chủ động và doanh nghiệp gặp khó khăn trong hoạt động Việc không sử dụng ERP trong bối cảnh này đã gây ra sự gián đoạn trong quy trình làm việc.
1.7.3 Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
Nhiều doanh nghiệp gặp phải sai sót trong quá trình nhập, xuất và chuyển dữ liệu, dẫn đến tình trạng chênh lệch số lượng hàng hóa tồn kho, nhầm lẫn trong giao hàng, và thông tin hóa đơn chồng chéo Đồng thời, ngày càng nhiều khách hàng trung thành bày tỏ sự không hài lòng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
VINAMILK- THƯƠNG HIỆU SỮA TỶ ĐÔ
Giới thiệu về công ty Vinamilk
2.1.1 Giới thiệu chung về Vinamilk
Công ty Vinamilk, tên đầy đủ là Công ty cổ phần Sữa Việt Nam, chuyên sản xuất và kinh doanh sữa cùng các sản phẩm từ sữa, cũng như thiết bị máy móc liên quan Theo số liệu của Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc, Vinamilk đứng thứ 15 trong số các công ty lớn nhất tại Việt Nam vào năm 2007.
Vào năm 2016, công ty Vinamilk được Forbes công nhận là doanh nghiệp tỷ đô tại Việt Nam với giá trị thương hiệu vượt 1,5 tỷ USD Đến năm 2020, bất chấp những khó khăn do đại dịch Covid-19, giá trị của công ty vẫn tăng thêm 200 triệu USD so với năm 2019, đạt tổng giá trị 2,4 tỷ USD.
Theo báo cáo tài chính quý II năm 2020 của công ty Vinamilk, doanh thu thuần từ kinh doanh nội địa đạt 25.456 tỷ đồng, trong khi xuất khẩu trực tiếp đạt 2.451 tỷ đồng, ghi nhận mức tăng trưởng 7,7% so với cùng kỳ năm trước Tổng doanh thu trong 6 tháng đầu năm cho thấy sự phát triển tích cực của công ty.
2020, doanh thu thuần của Vinamilk đạt 29.648 tỷ đồng, tăng 6,7% so với năm 2019.
Công ty Sữa Việt Nam đã xuất khẩu sản phẩm đến 54 quốc gia và vùng lãnh thổ, đạt tổng kim ngạch hơn 2,2 tỷ USD Vinamilk được xếp hạng là cổ phiếu blue-chip tại Việt Nam, thể hiện sự tăng trưởng và doanh thu ổn định của doanh nghiệp.
2.1.2 Hoạt động và thị phần của Vinamilk
Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sản xuất sản phẩm từ sữa tại Việt Nam, chiếm ưu thế lớn trên thị trường với các con số ấn tượng: 54,5% thị phần sữa, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc.
Vinamilk là thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam, với sản phẩm được phân phối rộng rãi tại 63 tỉnh thành và 220.000 điểm bán hàng trên toàn quốc Ngoài việc phục vụ thị trường nội địa, Vinamilk còn xuất khẩu sản phẩm sang 43 quốc gia, bao gồm Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, Nhật Bản và các nước Trung Đông Sau hơn 40 năm phát triển, công ty đã xây dựng 14 nhà máy sản xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3 chi nhánh văn phòng bán hàng, cùng với 1 nhà máy sữa tại Campuchia (Angkor Milk) và 1 văn phòng đại diện tại Thái Lan.
Dự án ERP - Bước đột phá của ông lớn Vinamilk
2.2.1 Thực trạng trước khi áp dụng ERP
Trước khi Vinamilk áp dụng hệ thống ERP vào quy trình sản xuất và quản lý kinh doanh, việc chỉ dựa vào các công cụ thủ công như Excel và phần mềm cũ như Foxpro đã gây ra nhiều khó khăn, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra hoàn toàn thủ công đã khiến Vinamilk gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng, như tồn kho lớn trong khi tốc độ tiêu thụ sản phẩm đầu ra chậm Điều này không chỉ dẫn đến việc không tối ưu hóa công suất làm việc của máy móc, thiết bị và công nhân, mà còn gây tốn kém cho toàn bộ quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của tổ chức.
Hạch toán thủ công gặp nhiều khó khăn do khối lượng giấy tờ lưu trữ lớn, dễ dẫn đến sai sót và gây ra những mất mát, hư hại không mong muốn.
Việc thiếu sự đồng bộ trong kiểm soát giữa các giai đoạn sản xuất, xử lý đơn hàng và hạch toán đã dẫn đến sự gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho và hàng tồn kho.
Việc sử dụng phần mềm quản lý khác nhau giữa các phòng ban dẫn đến khó khăn trong việc bàn giao thông tin và dữ liệu công việc Người sử dụng phải thực hiện thao tác thủ công, gây tốn thời gian và công sức, trong khi năng suất đạt được lại thấp Điều này cũng khiến dữ liệu không được đồng bộ và dễ bị thất thoát.
2.2.2 Quá trình triển khai ERP
2.2.2.1 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực
Phòng CNTT của Vinamilk, với 26 nhân viên chia thành các nhóm hỗ trợ máy tính, mạng, máy chủ-cơ sở dữ liệu, lập trình và hỗ trợ Solomon, đã hợp tác với IBM để xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại Hệ thống máy chủ IBM Bladecenter System X sử dụng bộ vi xử lý Intel và hệ thống lưu trữ SAN IBM DS8100 có dung lượng 10TB, nặng 1 tấn, được điều khiển bởi 2 máy chủ IBM System P Vinamilk là khách hàng đầu tiên của IBM áp dụng hệ thống này, với chi phí lên tới 2,5 triệu USD, bao gồm cả hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng.
Quá trình triển khai hệ thống ERP tại Vinamilk đã trải qua ba giai đoạn chính, bắt đầu từ ngày 15/3/2005 với giải pháp Oracle E Business Suite do Pythis thực hiện Hệ thống bao gồm các phân hệ quan trọng như tài chính - kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Việc chuyển giao công nghệ được thực hiện trên toàn công ty với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM và các nhà máy, chi nhánh trên toàn quốc Phân chia quá trình triển khai thành các giai đoạn nhỏ giúp Vinamilk dễ dàng tiếp cận hệ thống, đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh, từ đó mở rộng quy mô và áp dụng công nghệ mới, giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng thành công.
Vinamilk đang áp dụng ba giải pháp ERP quốc tế từ Oracle, SAP và Microsoft, lựa chọn từng hệ thống dựa trên các yêu cầu cụ thể và chức năng riêng biệt Việc tích hợp cả ba giải pháp này giúp Vinamilk tối ưu hóa quy trình kinh doanh và đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất để giải quyết các thách thức trong hoạt động kinh doanh.
2.3 Sau khi áp dụng ERP
Sau 8 tháng triển khai hệ thống ERP tại Vinamilk, công ty đã ghi nhận nhiều thay đổi tích cực Hệ thống này giúp kiểm soát và thực hiện các hoạt động một cách chặt chẽ, từ đó giảm thiểu rủi ro trong công tác kế toán.
Công tác tài chính – kế toán đã được cải thiện đáng kể nhờ vào việc phân quyền và phân cấp rõ ràng Các hoạt động sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng, điều hành sản xuất, quản lý phân phối và kho hàng đã được thực hiện hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro một cách đáng kể.
Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa sự phối hợp giữa bán hàng và phân phối, nâng cao hiệu quả kinh doanh Với khả năng cập nhật và thực hiện các chức năng theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ quá trình kiểm tra, đánh giá và xử lý vấn đề, từ đó định hướng kế hoạch phát triển hiệu quả hơn.
Trình độ nhân viên công nghệ thông tin tại Vinamilk đã được cải thiện đáng kể, cùng với việc củng cố và chuẩn hóa hạ tầng công nghệ thông tin Sự đồng bộ và kiện toàn này đã giúp Vinamilk có khả năng tiếp thu và triển khai các giải pháp công nghệ lớn một cách hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của công ty không chỉ nâng cao kiến thức cho nhân viên mà còn đáp ứng hiệu quả nhu cầu của người sử dụng, từ đó giúp quản lý hoạt động một cách xuyên suốt, tập trung và kịp thời.
Vinamilk đã đạt được thành công lớn trong hệ thống kênh phân phối nhờ vào việc sử dụng phần mềm Microsoft Solomon và chương trình SAP qua internet Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống quản lý, trong khi các đại lý sử dụng phần mềm do FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Điều này cho phép nhân viên bán hàng cập nhật thông tin ngay lập tức từ hệ thống của nhà phân phối thông qua thiết bị PDA.
