NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Những vấn đề chung về NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NVL, CCDC
Nguyên vật liệu (NVL) của doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến trong quá trình sản xuất sản phẩm Giá trị của NVL thường chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm, do đó, việc quản lý và sử dụng hiệu quả NVL là rất quan trọng để giảm giá thành và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới Khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị của NVL sẽ được chuyển dịch hoàn toàn vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
CCDC, hay còn gọi là công cụ, dụng cụ, là những tư liệu lao động không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định Chúng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình sản xuất, CCDC có nhiều đặc điểm tương tự như nguyên vật liệu và thường xuyên được sử dụng Giá trị của CCDC sẽ bị hao mòn dần, chuyển một phần vào giá trị của sản phẩm mới và từng phần được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.1.2 Vị trí, vai trò của NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiếm 75%-85% tổng giá trị sản phẩm, do đó, việc cung cấp nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) kịp thời là rất quan trọng cho kế hoạch sản xuất Chất lượng sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng vật liệu, điều này là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và giữ uy tín trên thị trường Ngoài ra, trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu cũng cần đảm bảo giá cả hợp lý để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thiếu hụt NVL và CCDC sẽ cản trở các hoạt động sản xuất vật chất, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất.
1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL và CCDC trong doanh nghiệp sản xuất
Sản phẩm của quá trình sản xuất thường là những mặt hàng thiết yếu trong cuộc sống và hoạt động sản xuất Quản lý nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) là yếu tố quan trọng trong mọi nền sản xuất xã hội Để thực hiện tốt công tác hạch toán NVL và CCDC, cần có sự quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản đến lưu trữ và sử dụng.
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), doanh nghiệp cần thực hiện phân tích thường xuyên về tình hình thu mua Việc tìm hiểu nguồn cung cấp là rất quan trọng để lựa chọn nguồn mua phù hợp, đảm bảo số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa với giá cả và chi phí mua thấp nhất.
Trong khâu bảo quản, việc tổ chức kho hàng và bến bãi cần thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) nhằm ngăn ngừa hư hỏng, mất mát và hao hụt, đồng thời đảm bảo an toàn Bên cạnh đó, trong khâu dự trữ, doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, tránh tình trạng ngưng trệ do cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn.
Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí là yếu tố quan trọng giúp hạ thấp chi phí sản xuất Quản lý NVL và CCDC từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là nội dung thiết yếu trong công tác quản lý doanh nghiệp, luôn được các nhà quản lý chú trọng, tạo nền tảng cho các quyết định đúng đắn của lãnh đạo.
1.1.4.1 Phân loại NVL. a) Căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò của từng loại NVL trong quá trình SXKD, có thể chia NVL thành:
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 13
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ là loại vật liệu không tạo thành thực thể sản phẩm nhưng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm Chúng cũng hỗ trợ cho công tác quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra suôn sẻ.
Nhiên liệu là các vật liệu cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất, tồn tại ở dạng khí, lỏng hoặc rắn, bao gồm xăng, dầu, than củi và hơi đốt Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công nghệ sản xuất và giúp các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động hiệu quả.
Phụ tùng thay thế là vật liệu cần thiết để sửa chữa và thay thế các tài sản cố định, máy móc thiết bị và phương tiện vận tải, giúp duy trì hiệu suất hoạt động và kéo dài tuổi thọ của chúng.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những yếu tố quan trọng trong quá trình thi công Chúng bao gồm các loại vật liệu và thiết bị cần thiết cho công việc xây dựng, từ thiết bị lắp đặt đến công cụ và khí cụ Các thiết bị này có thể được chia thành hai loại: thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, cùng với các kết cấu hỗ trợ cho việc lắp đặt vào công trình cơ bản.
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu không thuộc các danh mục đã được phân loại, thường xuất phát từ quá trình sản xuất như phế liệu hoặc vật liệu thu hồi từ việc thanh lý Dựa vào nguồn cung cấp, vật liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: là nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua bên ngoài từ các nhà cung cấp.
+ Vật liệu tự chế biến: là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như nguyên liệu để sản xuất sản phẩm.
Vật liệu thuê ngoài gia công là loại vật liệu được cung cấp bởi các cơ sở gia công, trong khi nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là nguyên vật liệu do các bên tham gia liên doanh đóng góp theo thỏa thuận trong hợp đồng liên doanh.
Nguyên vật liệu được cung cấp bởi đơn vị cấp trên theo quy định, và dựa vào mục đích sử dụng cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, nguyên vật liệu được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau.
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ, quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác.
Tổ chức kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết NVL và CCDC trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1.1 Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất.
Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, nhằm tạo ra những dữ liệu kinh tế thực sự hữu ích cho việc quản lý và ra quyết định Công việc này bao gồm việc theo dõi và báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 17
Ghi chép và phản ánh kịp thời số lượng hiện có cũng như tình hình luân chuyển vật liệu và công cụ dụng cụ, bao gồm cả giá trị và hiện vật, là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hoặc giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất kho sẽ cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cùng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là rất quan trọng để đảm bảo chế độ hạch toán ban đầu được thực hiện đầy đủ Đồng thời, cần kiểm tra việc bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC nhằm phát hiện và ngăn ngừa tình trạng thừa, thiếu hoặc ứ đọng Việc tổ chức kế toán theo phương pháp hàng tồn kho sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh Cuối cùng, cần ghi chép và tổng hợp số liệu về thu mua, vận chuyển, bảo quản cũng như đánh giá tình hình nhập xuất NVL và CCDC một cách chính xác.
1.2.1.2.Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán chi tiết. a) Chứng từ sử dụng.
Kế toán tình hình nhập xuất vật tư yêu cầu sử dụng nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Mặc dù có sự linh hoạt trong việc áp dụng chứng từ, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản và tuân thủ trình tự lập, phê duyệt, cũng như luân chuyển chứng từ Điều này nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận liên quan và đáp ứng yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT); Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm (Mẫu số 03 - VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm (Mẫu số 05 - VT)
Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu số 07 - VT) b) Tài khoản sử dụng.
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này thể hiện giá trị của các vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán cho người bán, nhưng vẫn chưa được nhập kho Hiện tại, hàng hóa đang trên đường vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kết cấu: TK 152 có số dư Nợ cuối kỳ.
+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ (do mua ngoài tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh).
+ Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đáng giá lại.
+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ.
+ Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua.
+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại.
+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho.
Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của CCDC trong kỳ theo giá gốc.
Kết cấu: TK 153 có số dư Nợ cuối kỳ như TK 152.
+ Trị giá thực tế của CCDC cho thuê nhập lại kho.
+ Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế ….
+ Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê.
+ Trị giá thực tế CCDC xuất kho cho sản xuất, cho thuê…
+ Chiết khấu thương mại khi mua CCDC được hưởng.
+ Trị giá CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê.
+ Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá.
S ố dư Nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho.
Các tài kho ản khác có liên quan: TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK
141, TK 621, TK 622, TK627, TK 641, TK642, ………. c) Sổ kế toán chi tiết.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ S10 - DN)
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 19
Bảng tổng hợp tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ S11 - DN)
Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu sổ S12 - DN)
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Bảng kê nhập, xuất; Bảng lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
1.2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC. Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, CCDC; tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: a) Phương pháp thẻ song song. Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu,
Trong phòng kế toán, thẻ kho được mở cho từng loại vật tư hàng hóa, giúp theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu và CCDC để ghi chép các chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho Để đảm bảo tính chính xác, số liệu cũng được tổng hợp vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm và loại vật liệu, CCDC.
Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại NVL và CCDC; khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên.
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập - Xuất - Tồn
Trong quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) theo phương pháp thẻ song song, thủ kho thực hiện việc ghi chép trên thẻ kho tương tự Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu và CCDC trong suốt năm, nhưng chỉ ghi chép một lần vào cuối mỗi tháng Để có số liệu cho sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán cần lập bảng kê nhập và bảng kê xuất dựa trên các chứng từ mà thủ kho gửi định kỳ Cuối kỳ, việc kiểm tra số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp được thực hiện để đảm bảo tính chính xác.
Phạm vi áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có ít nghiệp vụ nhập - xuất và không có nhân viên kế toán vật tư riêng Do đó, những doanh nghiệp này gặp khó khăn trong việc ghi chép và theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa hàng ngày.
Phiếu nhập Bảng kê nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu xuất Bảng kê xuất
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển c) Phương pháp sổ số dư.
Theo phương pháp này, thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 21 Ở kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp thẻ song song
Cuối tháng, thủ kho cần ghi chuyển sổ tồn kho vào sổ số dư ở cột số lượng Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng bảng lũy kế nhập và lũy kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp nhập.
Khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán cần tính toán và ghi số tiền vào cột tương ứng trên sổ số dư Vào cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để đảm bảo tính chính xác.
Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp (DN) có đa dạng vật tư và hàng hóa, với hoạt động nhập - xuất diễn ra liên tục DN đã thiết lập hệ thống giá hạch toán hiệu quả và danh mục vật tư hàng hóa hợp lý Đội ngũ kế toán có chuyên môn vững vàng, đảm bảo công tác quản lý tài chính được thực hiện chính xác và hiệu quả.
Thẻ kho Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Nhập - Xuất - Tồn
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL và CCDC theo phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, vì vậy việc nghiên cứu và lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng Do đó, cần nắm vững nội dung, cũng như ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của từng phương pháp để đạt hiệu quả tối ưu.
1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo TT 200/2014/TT-BTC
Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên, cũng như quy định hiện hành, kế toán viên có thể lựa chọn giữa phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là một phương pháp kế toán quan trọng, giúp theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, hàng hóa Phương pháp này đảm bảo việc ghi chép được thực hiện một cách hệ thống, cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nhập kho NVL, CCDC mua ngoài
TK 133 Thuế GTGT (nếu có)
Thuế NK, thuế TTĐB NVL, CCDC nhập khẩu phải nộp (nếu có)
Nhập kho NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến.
Nhận cấp phát, nhận vốn góp cổ phần Nhận vốn góp liên doanh
Thu hồi vốn góp vào công ty liên doanh, liên kết
NVL, CCDC xuất dùng cho SXKD hoặc
XDCB không sử dụng hết nhập lại kho
Xuất kho NVL, CCDC dùng cho SXKD, XDCB
Giảm giá NVL, CCDC mua vào, trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại.
TK 154 NVL, CCDC xuất kho thuê ngoài gia công
TK 221, 222 NVL, CCDC xuất kho để đầu tư vào công ty liên doanh hoặc góp vốn vào công ty liên kết
TK 242 Xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần
NVL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
NVL, CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại
Sơ đồ 1.4: Phương pháp kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 23
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Tổ chức sổ kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.3.1 Hình thức sổ nhật ký chung
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép này phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ.
Sinh viên Nguyễn Thị Lan Anh, lớp QT 1602K 26, thực hiện định khoản kế toán cho các nghiệp vụ phát sinh Sau đó, cô sử dụng số liệu từ các sổ Nhật ký để ghi chép vào Sổ Cái tương ứng với từng nghiệp vụ.
+ Sổ Nhật ký chung; Sổ nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vu kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất)
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 27
1.3.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Nhật Ký - Sổ Cái là hình thức kế toán đặc trưng, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Việc ghi chép vào sổ này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán như sau:
+ Nhật Ký - Sổ Cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để vào sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho nhứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, … ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối thàng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) củ từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền phát sinh nợ và phát sinh có của tất cả các tài khoản được ghi chép trong phần Nhật ký.
Tổng số dư nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản
4) Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh
Để quản lý nợ và số phát sinh Có, cần tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu khóa sổ, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trong bảng này cần được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu từ Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết cần được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính (BCTC).
Chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất)
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết các
Bảng tổng hợp kế toán TK 152, 153, … Chứng từ cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
NHẬT KÝ SỔ CÁI TK 152, 153, ….
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 29
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương tự.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và phải có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi thực hiện ghi sổ kế toán, chứng từ này cần được kế toán trưởng duyệt Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Số Cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ dể ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Số Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Tính ra tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC TẠI
Đặc điểm tình hình chung về chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy.
Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quảng Bình chính thức hoạt động từ ngày 25 tháng 5 năm 2013, theo giấy phép kinh doanh số 0200730878 - 004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quảng Bình có chi nhánh tại Nhà máy sản xuất NPK, tọa lạc tại Xóm 6 Cống Chanh, xã Đông Sơn, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng.
Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, chế biến;
Sau năm năm phát triển, chi nhánh đã không ngừng mở rộng và nâng cao lĩnh vực kinh doanh truyền thống, đồng thời đa dạng hóa các mảng sản xuất khác Điều này đã tạo ra những bước đột phá, khẳng định vị thế của doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất phân bón, hóa chất, nông sản và dịch vụ xuất nhập khẩu.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của nhà máy.
Chức năng của nhà máy:
Công ty chúng tôi tự hào là nhà xuất khẩu hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực phân bón DAP, chiếm khoảng 60% thị phần xuất khẩu DAP và 20% thị phần xuất khẩu các loại phân bón khác trên toàn quốc.
- Nhà máy sản xuất phân NPK và phân lân mang thương hiệu Đình Vũ với công suất 80.000 tấn/năm.
Nhiệm vụ của nhà máy:
- Cung cấp các sản phẩm dịch vụ chất lượng cao phục vụ phát triển ngành nông nghiệp bền vững ở Việt Nam.
- Trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong việc sản xuất và cung cấp phân bón, hóa chất và vật tư nông nghiệp ở Việt Nam.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 35
Để tối ưu hóa nguồn vốn tự có, doanh nghiệp cần sử dụng và quản lý một cách hiệu quả và đúng mục đích Đồng thời, việc áp dụng chính xác sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành là rất quan trọng Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về các chuẩn mực kế toán để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong các hoạt động tài chính.
Nhà máy công bố báo cáo tài chính hàng năm và thông báo thông tin hoạt động theo quy định của chính phủ Đồng thời, nhà máy cũng chịu trách nhiệm nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của nhà nước.
Nhà máy, với tiềm lực sẵn có và khả năng sáng tạo không ngừng, quyết tâm trở thành đối tác tin cậy cho các tập đoàn trong và ngoài nước Tuy nhiên, trong quá trình phát triển, công ty cũng đối mặt với nhiều thuận lợi và khó khăn.
+ Có đội ngũ nhân viên nắm vững chế độ và sự biến động của thị trường.
Khi Việt Nam gia nhập TPP, đây là một cơ hội lớn cho sự phát triển bền vững của các nhà máy Các nhà máy sở hữu đội ngũ lao động lành nghề, trung thành và tận tụy, cùng với trang thiết bị máy móc tiên tiến, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự tăng trưởng và cạnh tranh trong thị trường toàn cầu.
+ Việc sản xuất còn tốn nhiều chi phí nên giá thành còn cao.
+ Mẫu mã, bao bì sản phẩm chưa bắt mắt dễ nhầm lẫn với bao bì sản phẩm khác.
+ Số lượng công nhân vận hành còn ít nên gặp khó khăn trong khi nhà máy có nhiều đơn hàng nhưng lại không giao kịp.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của nhà máy
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy.
Công ty chuyên sản xuất phân bón, hóa chất và nông sản để đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong trồng trọt và chăn nuôi Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp phải đối mặt với cả cơ hội và thách thức Sản phẩm của công ty bao gồm URE HẠT TRONG, DAP NÂU (VÀNG), LƯU HUỲNH và NGÔ Quy trình sản xuất phân bón NPK tại nhà máy được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Urê KCL Supe lân SA Phụ gia
Tạo hạt Sấy Sàng lần 1 Nghiền đập
Làm nguội Bọc áo Đóng bao Sản phẩm
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình sản xuất phân bón NPK.
2.1.2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy.
Bộ máy quản lý của công ty được cấu trúc theo hình thức trực tuyến chức năng, với 55% công nhân trực tiếp tham gia sản xuất và phần còn lại làm việc tại các phòng ban gián tiếp Sơ đồ 2.2 minh họa rõ ràng cách tổ chức này.
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có quyền đại diện công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban giám đốc: do hội đồng quản trị bầu ra, gồm:
+ Giám đốc: đại diện pháp nhân cho công ty, điều hành sản xuất kinh doanh, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức của công ty.
+ Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, được giám đốc ủy quyền quản lý quá trình sản xuất kỹ thuật.
Ban kiểm soát được bầu ra bởi Đại hội đồng cổ đông, bao gồm 3 thành viên có trách nhiệm giải trình trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 37
Phòng tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm quản lý nhân sự và cung cấp nguồn nhân lực cho sản xuất Đồng thời, phòng này còn theo dõi các chế độ của người lao động, bảo vệ tài sản và đảm bảo an toàn cho con người.
- Phòng kỹ thuật: Quản lý công tác kỹ thuật công nghệ sản xuất của công ty, ban hành các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật, ….
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất, kiểm soát việc thực hiện và phê duyệt tài liệu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, cũng như tổ chức và quản lý kho vật tư và thành phẩm hiệu quả.
Phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước, kiểm tra các hoạt động chính trong công ty, báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc và tư vấn cho lãnh đạo về quy chế tài chính trong công ty.
- Phòng bán hàng: Bán hàng, mở rộng thị trường.
- Các phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của công ty. Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Phòng Kế hoạch vật tư
Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại nhà máy.
2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại nhà máy sản xuất NPK
2.1.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán.
Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.2.1 Đặc điểm công tác quản lý và phân loại NVL, CCDC tại chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình – Nhà máy sản xuất NPK
2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại nhà máy:
Nguyên vật liệu là yếu tố lao động được biểu hiện dưới dạng vật chất, tham gia vào một chu kỳ sản xuất cụ thể, với toàn bộ giá trị được chuyển giao trong kỳ kinh doanh Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao hoặc biến đổi hình thái, góp phần hình thành sản phẩm mới Đây là cơ sở quan trọng để tạo ra các sản phẩm trong ngành sản xuất.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
2.2.1.2 Đặc điểm CCDC tại nhà máy:
Công cụ dụng cụ (CCDC) được định nghĩa là những tư liệu lao động không đạt tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được phân loại là tài sản cố định Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000.000 đồng sẽ được xếp vào danh mục công cụ dụng cụ.
CCDC (Công cụ, dụng cụ) có các đặc điểm giống như tài sản cố định, bao gồm việc tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn theo thời gian sử dụng, và duy trì hình thái vật chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng Trong nhà máy, CCDC được sử dụng chủ yếu để phục vụ cho sản xuất, hoạt động bán hàng và quản lý.
2.2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu:
Chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Quảng Bình - nhà máy sản xuất NPK cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu (NVL) đa dạng, với mỗi loại có vai trò và tính năng lý hóa riêng biệt Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp phải phân loại NVL và theo dõi từng kho, chia thành 5 loại khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính: Đây là những nguyên vật liệu quan trọng nhất cấu thành nên thực thể của thành phẩm như: URE, Supe lân, KCL, ……
Nguyên vật liệu phụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm nhiều loại vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh và đảm bảo máy móc hoạt động ổn định Một số ví dụ về vật liệu phụ này là cacbonnat canxi, magie, silian, và nhiều loại khác.
Nhà máy được trang bị một phân xưởng cơ động chuyên cung cấp nhiên liệu cho toàn bộ hoạt động Hiện tại, công ty đang sử dụng đa dạng các loại nhiên liệu bao gồm khí gas hóa lỏng, gas, than, xăng và dầu, nhằm đảm bảo hiệu suất và tính ổn định trong sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Những phụ tùng quan trọng là: Băng tải, băng chuyền, dây coroa, cầu dao,……
- Phế liệu thu hồi: Những phế liệu này chủ yếu thu được từ sản xuất như: KCL, phụ gia, SA,…
Dựa vào mục đích sử dụng thì toàn bộ CCDC trong doanh nghiệp được chia thành ba loại:
+ Công cụ dụng cụ: bao gồm tất cả các CCDC sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm như: máy bơm dầu, máy khoan, máy đầm, ….
Bao bì luân chuyển là loại bao bì được sử dụng nhiều lần để chứa đựng vật tư, sản phẩm và hàng hóa, bao gồm bao bì cứng, bao bì mềm và bao polime Ngoài ra, đồ dùng cho thuê cũng bao gồm các thiết bị như máy nâng, máy đập và bao bì luân chuyển, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
2.2.1.5 Đặc điểm công tác quản lý NVL, CCDC:
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, bao gồm các yếu tố về số lượng, chất lượng và giá trị Để tính giá trị của vật liệu xuất kho, cần áp dụng phương pháp phù hợp và nhất quán, đảm bảo tuân thủ trong suốt ít nhất một niên độ kế toán.
Kế toán tính và phân bổ giá trị của vật tư sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định.
Kế toán cần áp dụng chính xác các phương pháp hạch toán vật tư và hướng dẫn kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc, thủ tục nhập – xuất kho vật liệu Việc kiểm tra và hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ của thủ kho là cần thiết để xác định số tồn kho Đồng thời, kế toán cũng phải thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho nhằm xác định số tồn kho thực tế của từng loại vật liệu.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua và tình hình dự trữ vật tư là rất quan trọng để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề như thừa, thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất Điều này giúp ngăn ngừa lãng phí trong việc sử dụng vật tư, đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài nguyên.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm kê và đánh giá lại vật tư theo quy định của nhà nước Họ cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo về vật tư, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành, đồng thời hỗ trợ phân tích kinh tế hiệu quả.
Simh viên: Nguyễn Thị Lan Anh - lớp QT 1602K 42
Nguồn cung cấp NVL, CCDC : Tập đoàn hóa chất VN (Vinachem); Công ty DAP Đình Vũ; Công ty Đạm Ninh Bình; CTCP Hóa Chất Phúc Lâm…
2.2.2 Phương pháp tính giá NVL, CCDC tại nhà máy sản xuất NPK
2.2.2.1 Giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ bên ngoài, bao gồm cả nguồn trong nước và nhập khẩu, chủ yếu qua hình thức ủy thác nhập khẩu Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để hạch toán thuế GTGT, vì vậy trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
* Đối với NVL, CCDC mua trong nước nhập kho:
Trị giá thực tế Giá ghi trên Các chi Chi phí vận
NVL, CCDC = + phí thu+ nhập kho hóa đơn mua chuyển, bốc dỡ
Khi công ty mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) mà chi phí vận chuyển và bốc dỡ đã được tính vào giá mua, thì giá thực tế của NVL và CCDC khi nhập kho sẽ tương ứng với giá bán ghi trên hóa đơn.
Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ công ty chịu thì trị giá của NVL, CCDC nhập kho bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Cuối tháng, các chi phí vận chuyển và bốc dỡ sẽ được tổng hợp và cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) nhập kho cho từng loại nguyên vật liệu.
