LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm, bản chất và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1 Khái niệm và bản chất về tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hóa, và do đó, tiền lương chính là giá cả của sức lao động.
Tiền lương không chỉ phản ánh quan hệ kinh tế giữa người sử dụng lao động và người lao động, mà còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc Đó là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để mua sức lao động, thể hiện mối quan hệ kinh tế Tuy nhiên, do tính chất đặc biệt của hàng hóa sức lao động, tiền lương còn liên quan đến đời sống và trật tự xã hội, cho thấy tầm quan trọng của nó trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
Trong hoạt động kinh doanh, tiền lương là một phần quan trọng trong chi phí sản xuất, do đó, các chủ doanh nghiệp luôn quản lý và tính toán tiền lương một cách chặt chẽ Đối với người lao động, tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của họ Việc nâng cao tiền lương trở thành mục tiêu hàng đầu của người lao động, tạo động lực cho họ phát triển kỹ năng và năng lực làm việc.
Trong bối cảnh nền kinh tế hàng hóa đa dạng ở Việt Nam hiện nay, tiền lương được thể hiện rõ ràng trong từng lĩnh vực kinh tế.
Trong kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp, tiền lương là khoản tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh và tổ chức nhà nước chi trả cho người lao động Khoản tiền này được xác định theo cơ chế chính sách của nhà nước và được quy định trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước ban hành.
Trong khu vực kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ thị trường và thị trường lao động Trên bình diện xã hội, tiền lương được phân tích trong mối quan hệ phân phối thu nhập, sản xuất tiêu dùng và trao đổi hàng hóa.
Do vậy chính sách tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia.
1.1.1.2.Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
A) Vai trò của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người lao động, vì đây là nguồn thu nhập chính giúp họ đảm bảo cuộc sống Người lao động làm việc chủ yếu để nhận được tiền công từ doanh nghiệp, trong khi đó, tiền lương cũng là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho công sức mà người lao động đã bỏ ra để tạo ra sản phẩm.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và tái sản xuất sức lao động, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần chú trọng đến chế độ lương hợp lý để thu hút nhân lực chất lượng cao Mỗi doanh nghiệp cần xác định lực lượng lao động phù hợp dựa trên quy mô và yêu cầu sản xuất cụ thể của mình.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, bên cạnh đó, họ còn nhận thêm các khoản thu nhập khác như trợ cấp BHXH, tiền thưởng và tiền ăn ca Chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong cấu thành giá trị sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất.
Sử dụng hợp lý nguồn lao động không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lương mà còn hạ thấp giá thành sản phẩm, từ đó tăng doanh lợi cho doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp.
1.1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp có nhiều loại lao động với vai trò và tính chất khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với đặc điểm công nghệ và trình độ quản lý của mình Việc chọn lựa hình thức trả lương đúng đắn không chỉ đảm bảo công bằng cho người lao động mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất.
Trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay chủ yếu áp dụng hình thức trả lương sau:
- Hình thức trả lương theo thời gian.
- Hình thức trả lương theo sản phẩm.
- Hình thức trả lương khoán.
1.1.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng để tính lương cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế, đồng thời xem xét đến ngành nghề và trình độ kỹ thuật chuyên môn của họ.
Tùy thuộc vào tính chất lao động của từng ngành nghề, mỗi lĩnh vực sẽ có một mức lương riêng Mỗi tháng lương cũng sẽ được phân chia theo trình độ và kỹ năng chuyên môn, dẫn đến việc có nhiều bậc lương khác nhau, với mỗi bậc tương ứng với một mức tiền lương nhất định.
Tiền lương trả theo thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng:
Trả lương theo thời gian giản đơn bao gồm:
Trả lương theo thời gian giản đơn Phụ cấp theo chế độ khi Lương cơ bản + hoàn thành công việc và đạt yêu cầu
Tiền lương tháng là khoản tiền lương cố định được quy định cho từng bậc trong thang lương, tính toán và trả hàng tháng theo hợp đồng lao động Đây là hình thức lương phổ biến nhất, đặc biệt đối với công nhân viên chức, vì tính ổn định của nó Lương cơ bản và đơn giá lương cũng là những yếu tố quan trọng trong cấu trúc tiền lương.
Số ngày làm việc trong tháng quy định
Lương cơ bản = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương và phụ cấp
Tiền lương tuần là khoản tiền được trả cho một tuần làm việc, thường áp dụng cho những lao động có thời gian làm việc không ổn định và mang tính chất thời vụ.
Lương cấp bậc công việc (mức lương theo thang bảng lương Nhà nước)
+ Các khoản phụ cấp nếu có Đơn giá lương = Lương lương ngày
Số giờ làm việc theo quy định
Các khoản trích theo lương
1.2.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
A) Khái niệm về bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một chính sách an sinh xã hội quan trọng, được nhà nước đảm bảo cho người dân và người lao động Chính sách này cung cấp sự hỗ trợ tài chính cho người lao động nhằm ổn định cuộc sống cho họ và gia đình trong những trường hợp như ốm đau, tai nạn lao động, nghỉ hưu hoặc thai sản BHXH hoạt động dựa trên sự đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, cùng với sự quản lý của Nhà nước Mức chi trả từ quỹ bảo hiểm xã hội được xác định dựa trên số tiền đã đóng góp.
Quỹ BHXH được hình thành từ 25,5% tổng quỹ lương thực tế của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ cán bộ công nhân viên về mặt vật chất và tinh thần trong các trường hợp ốm đau, nghỉ thai sản, tai nạn, và các tình huống khẩn cấp khác.
B) Phân loại bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội tự nguyện
Bảo hiểm xã hội tự nguyện là lựa chọn không bắt buộc cho người lao động, cho phép họ tham gia dựa trên khả năng tài chính cá nhân và gia đình Quyền lợi từ bảo hiểm này sẽ được xác định dựa trên số tiền mà bạn đã đóng góp, ảnh hưởng đến chế độ lương hưu khi đến tuổi nghỉ hưu.
Ngoài ra bạn sẽ được chi trả một phần tài chính khi bạn ốm đau, thất nghiệp, nghỉ thai sản, tai nạn nghề nghiệp,….
Bảo hiểm xã hội bắt buộc
BHXH bắt buộc là bảo hiểm dành cho người lao động và người sử dụng lao động, theo quy định của pháp luật Khi ký hợp đồng lao động, thường có các điều khoản liên quan đến quyền lợi BHXH của người lao động Cả người sử dụng lao động và người lao động đều có trách nhiệm chung trong việc đóng góp cho khoản BHXH này.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) được áp dụng cho người lao động khi họ ký hợp đồng lao động có thời gian trên 3 tháng và không có điều khoản xác định thời hạn nghỉ trong hợp đồng.
C) Các chế độ của bảo hiểm xã hội
BHXH Việt Nam được chia thành 5 chế độ chính:
- Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Chế độ bảo hiểm thất nghiệp
Mỗi chế độ của BHXH mang đến cho người lao động những quyền lợi hữu ích trong việc chăm sóc và bảo vệ con người trong cuộc sống.
Chế độ ốm đau là quyền lợi dành cho người lao động tham gia bảo hiểm xã hội khi gặp phải tình trạng ốm đau hoặc tai nạn lao động, buộc phải nghỉ việc và có giấy xác nhận từ cơ sở khám bệnh được Bộ Y tế công nhận Mức hưởng chế độ này sẽ khác nhau tùy thuộc vào thời gian nghỉ ốm và loại công việc mà người lao động đang thực hiện.
Thời gian nghỉ ốm đau cho người lao động tham gia BHXH tối đa là 30 ngày Nếu sức khỏe chưa hồi phục trong thời gian này, người lao động có quyền nghỉ dưỡng sức và phục hồi sức khỏe theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp người lao động bị ốm đau hoặc gặp tai nạn và phải nghỉ việc do tự hủy hoại sức khỏe, sử dụng rượu bia hoặc chất ma túy, thì sẽ không được hưởng chế độ ốm đau theo quy định của Chính phủ.
Chế độ thai sản là một phần của bảo hiểm xã hội dành cho lao động nữ đủ điều kiện nhận trợ cấp Theo quy định của pháp luật, lao động nữ sẽ được hưởng các quyền lợi như khám thai, nghỉ ốm liên quan đến thai sản, nghỉ chế độ sau khi sẩy thai, phá thai, thai chết, hoặc nghỉ để sinh con và áp dụng các biện pháp tránh thai Đặc biệt, chế độ này cũng áp dụng cho trường hợp lao động nữ sinh con hoặc nhận nuôi con dưới 6 tháng tuổi.
Khi lao động nữ đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản, họ sẽ nhận được hỗ trợ một lần từ BHXH, tương đương với 2 lần tháng lương cơ sở trong thời gian nghỉ Nếu lao động nữ sinh con mà không đóng BHXH, nhưng chồng có tham gia, thì chồng sẽ nhận hỗ trợ một lần từ BHXH, cũng bằng 2 lần tháng lương cơ sở trong thời gian vợ nghỉ sinh.
Người lao động tham gia BHXH có quyền hưởng chế độ bảo hiểm thai sản khi mang thai hộ hoặc nhận nuôi con dưới 6 tuổi.
Chế độ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp là quyền lợi dành cho người lao động tham gia BHXH, nhằm hỗ trợ khi gặp tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp Người lao động đủ điều kiện sẽ nhận trợ cấp một lần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng đến sức khỏe Để được hưởng chế độ này, người lao động cần đáp ứng các điều kiện theo quy định của luật BHXH.
- Bị tai nạn tại nơi làm việc và trong giờ làm việc;
- Bị tai nạn ngoài nơi làm việc hoặc ngoài giờ làm việc khi thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động;
- Bị tai nạn trên tuyến đường đi và về từ nơi ở đến nơi làm việc trong khoảng thời gian và tuyến đường hợp lý.
- Bị tai nạn và suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên. Điều kiện hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp như sau:
Bệnh nghề nghiệp được xác định bởi Bộ Y tế và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, bao gồm những căn bệnh phát sinh khi làm việc trong môi trường hoặc nghề có yếu tố độc hại.
- Suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên do bị bệnh quy định tại khoản 1 Điều này.
Ngoài các trợ cấp bảo hiểm thu nhập hàng tháng, người lao động còn nhận được hỗ trợ về phương tiện đi lại, gậy chống và các công cụ sinh hoạt, nhằm giúp họ nhanh chóng hồi phục sức khỏe.
Chế độ hưu trí là quyền lợi dành cho người lao động khi đến tuổi suy giảm sức khỏe và không còn khả năng lao động theo quy định của tổ chức BHXH Để được hưởng chế độ này, người lao động cần đóng đủ 20 năm BHXH Mức tiền hưu trí hàng tháng sẽ phụ thuộc vào mức tham gia và số tiền đã đóng vào quỹ BHXH, theo quy định tại điều 54 và điều 55 của Luật BHXH năm 2014.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp thương mại - dịch vụ
1.3.1 Các nguyên tắc kế toán cơ bản chi phối đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1 Nguyên tắc kế toán của tài khoản 334
Tài khoản này ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác.
2 Nguyên tắc kế toán của tài khoản 338
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán liên quan đến các khoản phải trả và phải nộp, bổ sung cho thông tin đã được phản ánh trong các tài khoản khác thuộc nhóm.
3 Nội dung và phạm vi phản ánh
Bài viết phản ánh số tiền trích và thanh toán liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Đồng thời, nó cũng đề cập đến các khoản khấu trừ từ tiền lương của công nhân viên theo quyết định của tòa án.
Các khoản phải trả và phải nộp khác bao gồm các chi phí liên quan đến bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ và các khoản hỗ trợ bổ sung cho người lao động ngoài mức lương cơ bản.
1.3.2 Các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động tiền lương được lập để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng, công tác phí, và tiền làm thêm giờ Ngoài ra, các chứng từ này cũng ghi nhận các khoản thanh toán cho bên ngoài và các tổ chức khác, như thanh toán tiền thuê ngoài và các khoản phải trích nộp theo lương, cùng với một số nội dung khác liên quan đến lao động tiền lương.
- Bảng chấm công số 01-LĐ-TL
- Bảng thanh toán tiền lương số 02-LĐ-TL
- Phiếu chi BHXH số 03-LĐ-TL
- Bảng thanh toán BHXH số 04-LĐ-TL
- Bảng thanh toán tiền thưởng số 05-LĐ-TL
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành số 06-LĐ-TL là một tài liệu quan trọng Ngoài các chứng từ theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng các chứng từ bổ sung theo hướng dẫn dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quy trình xác nhận.
- Phiếu làm thêm giờ số 076-LĐ-TL
- Hợp đồng giao khoán số 08-LĐ-TL
- Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09-LĐ-TL
Tài khoản TK 334, có tên gọi “Phải trả công nhân viên”, được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải trả cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhân viên, đảm bảo quyền lợi của người lao động được thực hiện đầy đủ.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản như sau:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác mà người lao động đã nhận, bao gồm cả bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả, đều thuộc về thu nhập của họ đã được chi trả hoặc ứng trước.
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể ghi nhận số dư bên Nợ, phản ánh tình trạng số tiền đã chi trả cho người lao động vượt quá số tiền phải trả Số dư này liên quan đến các khoản như lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản nợ khác đối với người lao động.
Tài khoản 334 cần được hạch toán chi tiết theo hai nội dung chính: thanh toán lương cho người lao động và thanh toán các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của họ Việc quản lý tài khoản này một cách chính xác sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán.
Tài khoản 334 – “ Phải trả người lao động” có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán liên quan đến tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của người lao động trong doanh nghiệp.
Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác ghi nhận các khoản nợ và tình hình thanh toán cho những người lao động không phải là công nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm tiền công, tiền thưởng (nếu có) và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
B) Kế toán các khoản trích theo lương Đối với công nhân viên trong danh sách của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thực hiện trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) Việc tính toán chính xác, đúng, đủ các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động và cũng khuyến khích, động viên người lao động tích cực nâng cao năng suất lao động, tạo thêm sự gắn bó lâu dài và lòng trung thành của người lao động với công ty Chính vì vậy, kế toán các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng.
Kế toán các khoản trích theo lương liên quan đến việc ghi chép và tổng hợp các thông tin như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách công nhân viên nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách nhân viên tham gia BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, cùng với quyết định nhận việc và nghỉ việc của cán bộ công nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội.
Tài khoản 338, với tên gọi “Phải trả, phải nộp khác”, được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Quỹ phát triển đoàn thể (KPCĐ) tại doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản như sau:
Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã trả cho công nhân viên.
Các khoản chi về KPCĐ.
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào thu nhập của người lao động.
Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù.
Số BHXH đã chi trả cho công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán.
Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể
