TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL
Khái niệm
Microsoft Excel là một ứng dụng phần mềm mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo ra bảng tính để thực hiện các tác vụ tính toán và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
- Vẽ đồ thị và các sơ đồ
- Tự động hóa các công việc bằng các macro
- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau
Trong Excel, workbook là tập tin nơi bạn thực hiện các tác vụ như tính toán và vẽ đồ thị, đồng thời lưu trữ dữ liệu Mỗi workbook có khả năng chứa nhiều sheet (bảng tính), cho phép bạn tổ chức và lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan trong một file duy nhất Số lượng worksheet hoặc chart sheet trong một workbook phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính bạn.
Worksheet, hay còn gọi là bảng tính, là nơi lưu trữ và thao tác với dữ liệu Nó bao gồm nhiều ô (cell) được sắp xếp thành các cột và hàng, cho phép người dùng quản lý thông tin một cách hiệu quả.
3 các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)
Chart sheet là một loại sheet trong workbook, chỉ chứa một đồ thị duy nhất Nó rất hữu ích khi bạn cần xem xét từng đồ thị một cách riêng lẻ.
Các tab sheet hiển thị tên của từng sheet ở góc trái dưới của cửa sổ workbook Để chuyển đổi giữa các sheet, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên sheet mong muốn trên thanh tab.
Hình 1.1: Các thành phần của Workbook
Excel 2010 sử dụng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX”, dựa trên chuẩn XML, giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng trở nên dễ dàng hơn, thay thế cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.
Nút lệnh Office bao gồm các chức năng thường dùng như tạo, mở và lưu tập tin, cùng với danh sách các tập tin đã mở trước đó Nó tương tự như thực đơn File trong các phiên bản Office trước đây.
Chúng ta có thể tùy chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh bằng cách thêm các lệnh thường sử dụng Để làm điều này, hãy nhấn vào danh mục lệnh và chọn các lệnh cần thiết để hiển thị trên thanh Nếu số lượng lệnh còn ít, bạn có thể chọn "More Commands…" để mở cửa sổ tùy chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh.
Hình 1.3: Các lệnh trong thực đơn Office 1.1.2 Ribbon là gì
Trong Excel 2010, giao diện người dùng đã được cải tiến với việc thay thế các thanh thực đơn truyền thống bằng Ribbon, giúp người dùng dễ dàng truy cập các cụm lệnh ngay trên màn hình Ribbon bao gồm các nhóm chính như: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer và Add-Ins.
Hình 1.4: Thanh công cụ Ribbon:
Trang chủ là khu vực tập trung các nút lệnh quan trọng được sử dụng thường xuyên trong công việc, bao gồm các chức năng như cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, sử dụng các kiểu mẫu có sẵn, cũng như các thao tác chèn hoặc xóa dòng, cột, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu.
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
Tab này được ẩn mặc định vì chỉ dành cho lập trình viên có kiến thức về VBA Để hiển thị nhóm này, bạn cần nhấn vào nút Tùy chọn Excel trong Office.
Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
Khởi động và thoát, phóng to, thu nhỏ
- Bước 1: Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái
To access Microsoft Office Excel 2010, move your mouse to "All Programs," then navigate to "Microsoft Office," and finally hover over "Microsoft Office Excel 2010" to stop.
- Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel
1.2.2 Thu nhỏ cửa sổ Excel
Để thực hiện thao tác này, bạn cần mở cửa sổ Excel ở chế độ toàn màn hình Sau đó, hãy nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải, lúc này cửa sổ Excel sẽ được thu gọn thành một biểu tượng trên thanh Taskbar bên cạnh nút Start của Windows.
1.2.3 Phóng to cửa sổ Excel
Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình
Hình 1.5: Các nút điều khiển cửa sổ Excel 1.2.4 Thoát khỏi Excel
Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel (xem hình 1.5) Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel.
Thao tác với ô và vùng
Để chọn vùng dữ liệu bằng chuột, bạn cần di chuyển con trỏ đến ô góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ nút chuột trái và kéo xuống dưới bên phải đến ô cuối cùng của vùng, rồi thả chuột.
Để chọn một vùng ô bằng phím, bạn cần nhấn giữ phím Shift sau khi chọn ô đầu tiên, rồi sử dụng phím mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng của vùng Bạn cũng có thể bắt đầu từ ô cuối và kéo chọn về ô đầu tiên.
Để chọn toàn bộ sheet hiện hành trong Excel, bạn chỉ cần nhấn Ctrl+A Nếu bạn muốn chọn tất cả các sheet trong workbook, hãy nhấp chuột phải lên thanh sheet tab và chọn "Select All Sheets".
1.3.2 Sao chép và di chuyển vùng
Sao chép trong bảng tính cho phép bạn nhân bản một vùng dữ liệu đến vị trí khác mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, trong khi di chuyển sẽ di dời dữ liệu gốc đến vị trí mới Để thực hiện sao chép hoặc di chuyển, trước tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu cần thao tác, sau đó có thể sử dụng nút lệnh, phím tắt hoặc chuột để hoàn thành.
- Bước 2: Click vào menu Home
- Bước 3: Nhấn nút hay (Copy hay Cut)
- Bước 4: Đặt con trỏ đến nơi đích và click menu Home chọn (Paste)
Lưu ý: Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột
- Bước 2: Giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím
Ctrl sẽ là lệnh di chuyển)
- Bước 3: Kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột
1.3.3 Chèn, xóa ô, dòng và cột
Trong worksheet, chúng ta có thể dễ dàng chèn thêm ô bên trái hoặc bên trên ô hiện tại, cũng như dịch chuyển các ô đã chọn sang phải hoặc xuống dưới Ngoài ra, chúng ta còn có thể chèn thêm dòng bên trên và cột bên trái, đồng thời xóa các ô, dòng và cột không cần thiết.
- Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô)
- Bước 2: Chọn Home Insert Insert Cells…
- Bước 3: Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại
- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này
- Bước 2: Chọn Home Insert Insert Sheet Rows
Hình 1.6: chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn
- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này
- Bước 2: Chọn Home Insert Insert Sheet Columns
Xóa các ô, dòng và cột:
- Bước 1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa
- Bước 2: Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình 1.7 )
Xóa ô Xóa dòng Xóa cột
Hình 1.7: Xóa các ô, dòng, cột 1.3.4 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
Trong worksheet, người dùng có thể điều chỉnh độ rộng cột từ 0 đến 255 ký tự, với độ rộng mặc định là 8.43 ký tự; nếu độ rộng là 0, cột sẽ bị ẩn Tương tự, chiều cao của dòng được quy định từ 0 đến 409 điểm, với chiều cao mặc định là 12.75 điểm; khi chiều cao là 0, dòng cũng sẽ bị ẩn Các bước để điều chỉnh dòng và cột có thể được thực hiện dễ dàng.
- Bước 1: Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
- Bước 2: Chọn Home Format Chọn lệnh phù hợp (xem hình 1.8)
Hình 1.8: Danh sách Format tùy chỉnh độ cao của dòng, độ rộng của cột
Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng
AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung
Thay đổi chiều cao của
Thay đổi độ rộng của
Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung
Lệnh "Default Width" cho phép bạn thiết lập lại độ rộng mặc định cho worksheet hoặc toàn bộ workbook Để quy định chiều cao dòng và độ rộng cột, bạn có thể chọn toàn bộ worksheet hoặc workbook trước khi thực hiện lệnh Ngoài việc thay đổi kích thước thông qua lệnh, bạn cũng có thể sử dụng chuột để thao tác nhanh hơn: chỉ cần rê chuột đến bên phải tiêu đề cột để xuất hiện ký hiệu và kéo chuột để điều chỉnh độ rộng cột, hoặc rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng để thay đổi chiều cao dòng.
Bạn có thể điều chỉnh chiều cao dòng và độ rộng cột cho toàn bộ worksheet hoặc workbook bằng cách chọn worksheet hoặc workbook trước khi thực hiện lệnh.
Để thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng chuột Để điều chỉnh độ rộng cột, hãy di chuyển chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho đến khi xuất hiện ký hiệu, sau đó kéo chuột sang phải để tăng hoặc sang trái để giảm độ rộng Tương tự, để thay đổi chiều cao dòng, bạn chỉ cần di chuyển chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho đến khi thấy ký hiệu, rồi kéo chuột lên để giảm chiều cao hoặc kéo xuống để tăng chiều cao dòng.
Hình 1.9: Kéo dãn dòng, cột bằng cách dùng chuột
Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt
Bạn có thể sử dụng chuột, các phím mũi tên, thanh cuộn dọc và ngang, cũng như các tổ hợp phím tắt để di chuyển giữa các sheet và đến bất kỳ vị trí nào trong bảng tính.
1.4.1 Sheet tab Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab Ngoài ra chúng ta có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Page Up để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và Ctrl+Page Down để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì bạn nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến
Hình 1.10: Hướng dẫn sử dụng thanh sheet tab 1.4.2 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
Sử dụng tổ hợp phím End + ← hoặc Ctrl + ← để di chuyển đến ô bên trái đầu tiên có ô trống trước hoặc sau Tổ hợp phím End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ giúp bạn lên ô phía trên đầu tiên mà có ô trống ở trên hoặc dưới Tương tự, End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ cho phép bạn xuống ô phía dưới đầu tiên có ô trống ở trên hoặc dưới Cuối cùng, Ctrl + Page Up giúp bạn di chuyển đến sheet trước sheet hiện tại.
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để di chuyển nhanh đến bảng tính tiếp theo trong Excel Ngoài việc cuộn bằng chuột và sử dụng các phím mũi tên, việc nhớ các phím tắt sẽ giúp bạn thao tác hiệu quả hơn trong bảng tính.
Thao tác với workbook
Để tạo một workbook mới, bạn chọn menu File và nhấp vào New Một hộp thoại sẽ hiện ra, cho phép bạn lựa chọn giữa nhiều tùy chọn như workbook trống, workbook theo mẫu có sẵn hoặc workbook dựa trên một workbook đã có Để tạo workbook trống, hãy chọn Blank workbook và nhấn nút Create.
Hình 1.11 : Màn hình khởi tạo Workbox mới
- Chọn biểu tượng trên Ribon
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
1.5.2 Mở workbook có sẵn trên đĩa
To open a recent file, navigate to the File menu, select Recent, and choose the desired file from the list, which can display up to 50 recently used documents To adjust the number of recent documents shown, go to File, select Options, then Advanced, and under the Display section, modify the setting for "Show this number of Recent Documents."
- Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin
- Bước 1: Chọn nút File Open
- Bước 2: Tm ổ đĩa nơi chứa tập tin chọn tập tin cần mở
- Bước 3: Click Open Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open:
+ Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi)
+ Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra)
+ Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định)
+ Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi)
Hình 1.12: Màn hình hướng dẫn mở Workbox có sẵn 1.5.3 Lưu workbook
Khi làm việc trên máy tính, bạn cần thường xuyên lưu lại công việc để tránh mất dữ liệu do sự cố như máy hỏng hoặc mất điện Việc lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng có thể cứu vãn hàng giờ làm việc quý giá Để bảo vệ dữ liệu hiệu quả, hãy bật tính năng Auto Recover trong Excel, cho phép phần mềm tự động lưu theo khoảng thời gian quy định (mặc định là 10 phút một lần).
Auto Recover bạn mở menu File chọn Options chọn Save chọn Save AutoRecover information every minutes chọn lại thời gian sẽ tự động lưu
+ Cách 1: Mở menu File chọn Save
+ Cách 2: Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar)
+ Cách 3: Dùng tổ hợp phím Ctrl+S hoặc Shift+F12
Khi bạn lưu một tệp trong Excel, nếu tệp đã được lưu trước đó, Excel sẽ chỉ lưu các cập nhật mới Ngược lại, nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu tệp, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện để bạn chọn vị trí và tên tệp.
Trong bước 2, bạn cần mở hộp thoại "Save As", chọn vị trí lưu trữ tập tin tại mục "Look In", đặt tên cho tập tin trong ô "File name", chọn định dạng tập tin trong mục "Save as type", và cuối cùng nhấn nút "Save" để hoàn tất việc lưu trữ.
Hình 1.13: Minh họa lưu tập tin
Khi đặt tên tập tin Excel, bạn nên tuân thủ quy tắc đặt tên của Windows Tên tập tin có thể dài tối đa 255 ký tự, bao gồm cả khoảng trắng, nhưng cần lưu ý không sử dụng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |.
1.5.3.2 Lưu tập tin đã tồn tại dưới một tên mới (vị trí lưu trữ mới)
- Bước 1: Mở menu File chọn Save as
Trong bước 2, hãy mở hộp thoại "Save As" để chọn vị trí lưu trữ tập tin trong mục "Look In" Tiếp theo, đặt tên cho tập tin trong ô "File name", chọn định dạng tập tin trong mục "Save as type" và cuối cùng nhấn nút "Save" để hoàn tất việc lưu trữ.
- Cách 1: Mở menu File chọn Close
- Cách 2: Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề)
- Cách 3: Dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc Ctrl+W Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó
Khi mở nhiều workbook cùng lúc, để thuận tiện trong việc tham khảo qua lại, bạn nên sắp xếp chúng một cách hợp lý Để làm điều này, hãy rê chuột vào nhóm lệnh View, sau đó chọn nút Arrange All và chọn kiểu bố trí phù hợp.
Hình 1.14: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
- Tiled: Sắp xếp theo tiêu đề
- Horizontal: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng nằm ngang
- Vertical: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng nằm dọc
- Casscade: Sắp xếp các cửa sổ dữ liệu đang mở dạng xếp tầng.
Thao tác với worksheet
1.6.1 Chèn thêm WorkSheet mới vào Workbook
- Cách 1 Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
- Cách 2 Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành
- Cách 3 Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells chọn Insert chọn Insert Sheet
Để chèn một sheet mới trong Excel, bạn chỉ cần nhấp chuột phải lên thanh tab của các sheet hiện có, sau đó chọn "Insert…" Khi hộp thoại Insert xuất hiện, hãy chọn "Worksheet" và nhấn nút OK Sheet mới sẽ được chèn vào trước sheet hiện tại.
Hình 1.15: Minh họa chèn sheet mới 1.6.2 Đổi tên
Excel cho phép người dùng đổi tên sheet ngay cả khi Worksheet đã được lưu Tên sheet có thể dài tối đa 31 ký tự và có thể bao gồm khoảng trắng, nhưng không được sử dụng các ký hiệu như: : / \ ? * Để đổi tên sheet, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách.
- Cách 1: Nhấp chuột phải lên thanh sheet tab chọn Rename nhập tên mới vào
- Cách 2: Nhấp chuột trái hai lần lên Sheet tab nhập tên mới nhấn Enter
Muốn xóa sheet, bạn thực hiện một trong các cách sau:
- Cách 1 Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home di chuyển đến nhóm Cells
nhấp chuột mở nút chọn Delete chọn Delete Sheet
- Cách 2 Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa
Khi làm việc với Excel, Workbook của bạn thường chứa nhiều sheet Để sắp xếp lại thứ tự các sheet theo mục đích sử dụng, bạn có thể áp dụng một trong những phương pháp sắp xếp sau đây.
- Cách 1: Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột
Khi bạn có quá nhiều sheet trong Excel, hãy nhấp chuột phải vào tên sheet cần sắp xếp và chọn "Move or Copy…" Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó Sau đó, chỉ cần nhấn OK để hoàn tất.
Hình 1.16: Di chuyển Sheet 1.6.5 Sao chép
- Cách 1: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy chọn OK
Để sao chép nhanh một sheet trong Excel, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và dùng chuột để chọn tên sheet cần sao chép Sau đó, giữ chuột trái và rê đến vị trí bạn muốn đặt bản sao trên thanh sheet tab, rồi thả chuột để hoàn tất.
Để sao chép nhiều sheet cùng lúc, bạn cần chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh Để chọn nhiều sheet, hãy giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào các sheet mà bạn muốn sao chép.
Để sao chép một hoặc nhiều sheet sang một workbook khác, hãy mở workbook đích trước, sau đó thực hiện lệnh "Move or Copy…" và đảm bảo chọn tên workbook đích trong mục "To book".
( nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới)
Khi bạn muốn giữ bí mật cho một hoặc nhiều sheet trong workbook, bạn có thể ẩn chúng đi Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ít nhất một sheet phải luôn được hiển thị, vì không thể ẩn toàn bộ các sheet trong workbook.
- Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ẩn chọn Hide thế là sheet đã được ẩn
- Khi muốn cho hiện trở lại một sheet: nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab chọn
Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK (xem hình 1.18)
Hình 1.17: Ẩn/Hiện các Sheet
Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác
Trong quá trình làm việc với bảng tính, việc phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ là cần thiết để có cái nhìn rõ ràng hơn Điều này giúp người dùng xem nội dung của cùng một worksheet từ nhiều góc độ khác nhau Ngoài ra, việc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab cũng hỗ trợ trong việc tham chiếu dễ dàng hơn Bên cạnh đó, giữ cố định tiêu đề trong danh sách dài trong khi cuộn trang là một kỹ thuật hữu ích để cải thiện trải nghiệm làm việc với dữ liệu.
Trong Excel 2010, thanh công cụ Zoom nằm ở góc dưới bên phải màn hình, cho phép người dùng phóng to hoặc thu nhỏ khung làm việc của bảng tính từ 10% đến 400% Để phóng to, hãy nhấn vào nút dấu cộng, trong khi để thu nhỏ, nhấn vào nút dấu trừ.
1.7.2 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn xem nhiều worksheet trong cùng một workbook từ các góc độ khác nhau Mỗi bản sao sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin để dễ dàng phân biệt.
- Bước 1: Chọn menu View chọn Window chọn New Window
- Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm
Bước 2: Chọn Wew Slide by Slide để sử dụng tính năng cuốn đồng thời Khi bạn cuộn thanh cuốn ở một cửa sổ, cửa sổ còn lại cũng sẽ cuốn theo Để tắt tính năng này, hãy vào View, chọn Window và tắt Synchronous Scrolling nếu nó đang bật (xem hình 1.19).
Hình 1.19: Chọn Synchronous Scrolling để tắt tính năng cuốn đồng thời NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP
TT Hiện tượng Nguyên nhân Biện pháp khắc phục
1 - Vô tình tắt đi thanh công cụ đang dùng
- Mới làm với quen với giao diện nên xử lý còn hạn chế
- Thanh công cụ hỗ trợ khi làm việc nằm ở góc phải trên cùng bên cạnh dấu chấm hỏi Hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1
- Dữ liệu có liên quan với nhau nằm ở các tập tin riêng rẽ, mất thời gian tìm kiếm
- Mỗi khi thực hiện thao tác trên bảng tính đều mở tập tin mới
Dữ liệu liên quan nên được tổ chức trong cùng một tập tin, với mỗi bảng được đặt trên một Sheet riêng biệt Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và mở tất cả các dữ liệu liên quan khi mở tập tin.
- Thực hành thật nhiều để hình thành kỹ năng
- Chưa hình thành được kỹ năng
- Lắng nghe giáo viên gảng bài.
Tiêu chí đánh giá mô đun
TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh giá
1 Khởi động và thoát trên phần mềm Excel 05
2 Mở và đóng được thanh công cụ 05
3 Phóng to, thu nhỏ được màn hình đang làm việc 05
4 Chia màn hình thành các khung ứng với các
5 Mở được tập tin mới 05
6 Mở được tập tin đã tồn tại 05
8 Lưu tập tin tập tin đã tồn tại với tên mới 10
1 Sao chép được vùng dữ liệu 08
2 Di chuyển được vùng dữ liệu 08
3 Xóa được vùng dữ liệu 05
5 Sắp xếp được vị trí các Sheet 10
2 Xong trước thời gian định mức cứ 1 phút thì được cộng thêm:
02 Điểm cộng tối đa là 10 điểm
LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Nhập và hiệu chỉnh
Bảng tính có khả năng chứa nhiều loại dữ liệu, bao gồm số, chuỗi văn bản và biểu thức toán học Bên cạnh đó, nó cũng cho phép thêm các đối tượng như biểu đồ, sơ đồ và hình ảnh, những đối tượng này không nằm trong ô mà hiển thị nổi trên bề mặt bảng tính.
Khi nhập dữ liệu dạng số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm; bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1 Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
- Bước 2 Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần
- Bước 3 Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc
- Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn phải điều chỉnh độ rộng cột
- Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân
Khi nhập các con số không cần tính toán vào bảng tính, bạn nên định dạng ô thành Text trước để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ chính xác Để thực hiện điều này, hãy vào tab Home, chọn nhóm Number và chọn Text từ danh sách.
- Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control
Panel Regional and Language Options
- Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007
Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ Ctrl + ; Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ Ctrl + Shift + #
Khi nhập thời gian theo định dạng 12 giờ trong Excel, bạn cần thêm A hoặc P sau thời gian, ví dụ như 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel sẽ tự động hiểu là AM Để nhập thời gian hiện tại vào ô, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + ; Để áp dụng định dạng thời gian mặc định cho ô, chọn ô và nhấn Ctrl + Shift + @ Nếu bạn muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, hãy chọn các ô đó, nhập liệu và nhấn Ctrl + Enter Bạn cũng có thể sử dụng chức năng AutoFill Để nhập cùng nội dung trên nhiều sheet, chọn các sheet cần thiết, sau đó chọn ô trên sheet hiện hành và nhập liệu (lưu ý có thể mất dữ liệu do nhập đè lên ô đã có dữ liệu) Để bỏ chọn các sheet, nhấp chuột phải vào thanh tab sheet và chọn Ungroup Sheets.
Hình 2.1: Ví dụ nhập các loại dữ liệu 2.1.2 Nhập các ký tự đặc biệt
- Muốn nhập ký tự đặc biệt vào ô, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn ô cần chèn ký tự đặc biệt
- Bước 2: Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol
- Bước 3: Chọn ký tự cần chèn trong hộp thoại Symbol
- Bước 4: Nhấn nút Insert để chèn (xem hình 2.2)
Hình 2.2: Ví dụ chèn ký tự đặc biệt vào ô
Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng:
- Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím
- Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC
- Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím
- Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn
- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa
Để xóa nội dung trong ô mà vẫn giữ nguyên định dạng, bạn chỉ cần nhấn phím Delete trên bàn phím Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa nội dung bằng cách vào tab Home, chọn nhóm Editing, và sau đó chọn Clear.
+ Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
+ Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
+ Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng
+ Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có
Lưu ý: các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng.)
2.1.3.2 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung
Để nhập nội dung mới vào ô đã có sẵn dữ liệu, bạn cần chọn ô đó và nhập nội dung mới Khi thực hiện thao tác này, nội dung cũ trong ô sẽ bị xóa và thay thế bằng nội dung mới mà bạn vừa nhập.
Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn chọn 1 trong 3 cách sau:
Để hiệu chỉnh nội dung trong ô, bạn chỉ cần nhấp chuột hai lần vào ô cần chỉnh sửa, sau đó sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên để di chuyển đến vị trí cần thay đổi Tiếp theo, bạn có thể dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung không cần thiết và thực hiện chỉnh sửa theo ý muốn.
- Cách 2: Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh thực hiện hiệu chỉnh nội dung của ô
- Cách 3: Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức thực hiện hiệu chỉnh nội dung của ô
2.1.4 Sử dụng chức năng Fill và AutoFill
2.1.4.1 Sử dụng chức năng AutoFill có thứ tự
Sử dụng công cụ Excel, bạn có thể tự động điền dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn và tạo thêm các mẫu tùy chỉnh để phục vụ cho công việc của mình.
Danh sách 1 số AutoFill có sẵn
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,
Text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
Nếu muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:
- Bước 1 Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
- Bước 2 Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp)
- Bước 3 Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen
- Bước 4 Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại
Ví dụ về việc điền các số lẻ theo thứ tự được minh họa trong Hình 2.3 Lưu ý rằng phương pháp này cũng áp dụng cho các trường hợp khác như điền số chẵn theo thứ tự hoặc điền số có thứ tự.
2.1.4.2 Sử dụng chức năng Fill
Khi bạn cần tự động điền dữ liệu hoặc công thức từ ô hiện tại sang các ô bên trái, bên phải, phía trên hoặc phía dưới, hãy thực hiện theo các phương pháp sau:
Để sao chép dữ liệu hoặc công thức trong ô hiện hành, bạn chỉ cần chọn ô đó, sau đó di chuyển chuột đến dấu vuông nhỏ màu đen ở góc và kéo theo hướng mong muốn (lên, xuống, trái hoặc phải) Dữ liệu hoặc biểu thức sẽ được sao chép tự động.
Để sao chép dữ liệu hoặc công thức, bạn cần chọn ô chứa dữ liệu cùng với tất cả các ô mà bạn muốn sao chép đến Sau đó, vào tab Home, tìm nhóm Editing, chọn Fill và chọn hướng sao chép phù hợp như Xuống, Sang Phải, Lên hoặc Sang Trái.
To create a custom AutoFill list in Excel, navigate to the Office button, select Excel Options, then go to the Popular section In the Top options for working with Excel, click on Edit Custom Lists A Custom Lists dialog will appear where you can enter your list in the List entries box After entering your items, click the Add button to save your custom list You can now use the AutoFill feature with your newly created list.
Để xóa một danh sách, bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Xóa Nếu bạn muốn chỉnh sửa danh sách, hãy chọn danh sách cần chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi trong ô Nhập danh sách Sau khi hoàn tất, hãy nhấn nút Thêm để lưu lại.
Định dạng
Các nút định dạng phổ biến trong Excel được sắp xếp dễ dàng truy cập trong nhóm Home trên thanh Ribbon Khi soạn thảo và tính toán, bạn chỉ cần nhấn chuột vào nút lệnh tương ứng để thực hiện định dạng.
Hình 2.4: Định dạng văn bản và số
Khi bạn cần sử dụng các định dạng phức tạp mà không có sẵn trên thanh Ribbon, hãy truy cập hộp thoại Format Cells bằng cách chọn Home, sau đó vào nhóm Cells và chọn Format, tiếp theo là Format Cells Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào vùng chọn và chọn Format Cells để thực hiện.
Hình 2.5: Hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả
Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị
The sample displays the formatting of the current cell's value according to your selected formats You can have up to 30 decimal places, applicable only to Number, Currency, Accounting, Percentage, and Scientific formats.
Sử dụng dấu phân cách hàng nghìn (,) bằng cách chọn ô này nếu bạn muốn hiển thị dấu phân cách giữa các đơn vị hàng nghìn, triệu, tỷ, chỉ áp dụng cho định dạng Số Đối với số âm, hãy chọn loại định dạng phù hợp để thể hiện các giá trị âm, cũng chỉ áp dụng cho định dạng Số.
Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và
Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom
Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special
Trong Excel, người dùng có thể điều chỉnh nội dung ô theo chiều ngang với nhiều lựa chọn khác nhau Mặc định, văn bản sẽ được canh lề trái, trong khi giá trị số được canh lề phải Đối với các giá trị luận lý và lỗi, Excel sẽ canh giữa chúng.
Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc
Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô
Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô
Để xoay văn bản, bạn có thể đặt giá trị độ từ -90 đến 90 độ Tính năng Wrap text cho phép nội dung trong ô xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung Nếu muốn giảm kích cỡ chữ để vừa vặn với độ rộng cột, bạn có thể sử dụng chức năng Shrink to fit Ngoài ra, Merge cells cho phép bạn nối các ô đã chọn thành một ô duy nhất.
Right-to-left Text direction
Xác định trình tự đọc và canh lề
Font Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
Font style Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là Regular
Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ
Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None
Khi chọn màu cho văn bản trong Excel, mặc định sẽ là "Automatic", tức là Excel sẽ tự động chọn màu Nếu bạn chọn "Normal font", tất cả các định dạng font khác sẽ bị loại bỏ và văn bản sẽ trở về dạng bình thường Ngoài ra, hiệu ứng "Strikethrough" sẽ thêm một đường gạch ngang qua văn bản.
Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới
Preview Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn
Chọn kiểu và kích thước cho các đường kẻ khung, sau đó sử dụng các nút trong hộp Border để thực hiện việc kẻ Bạn có thể chọn Presets để không kẻ khung, kẻ đường bao hoặc tạo các đường phân cách giữa các ô Ngoài ra, hãy chọn màu sắc cho các đường kẻ trong phần Color.
Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao các ô
Background Color Chọn màu nền cho các ô Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dưới)
More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu
Pattern Color Các mẫu màu nền
Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô Xem trước kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample
Khi sheet được bảo vệ, chức năng "Khóa" cho phép ngăn chặn việc thay đổi, di chuyển hoặc xóa các ô, trong khi tính năng "Ẩn" giúp giấu công thức trong ô.
(xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific
Số được sử dụng để định dạng các giá trị, cho phép bạn chọn dấu phân cách thập phân và quy định số chữ số sau dấu thập phân Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn kiểu hiển thị cho các số âm.
Currency cho phép định dạng các đơn vị tiền tệ, bao gồm việc chọn dấu phân cách thập phân và số chữ số sau dấu thập phân Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh kiểu hiển thị cho các số âm.
Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau
Ngày được sử dụng để định dạng các giá trị về ngày và thời gian, dựa trên lựa chọn ở phần Type và Locale (vị trí) Các Type có dấu (*) là các định dạng được lấy từ hệ thống (Control Panel).
Thời gian được sử dụng để định dạng các giá trị ngày và giờ dựa trên lựa chọn tại phần Type và Locale (vị trí) Những loại định dạng có dấu (*) là các định dạng được lấy từ hệ thống (Control Panel).
Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu
% vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân
Fraction Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo
Scientific Hiển thị con số dưới dạng khoa học Ví dụ, số
12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010 Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân
Text Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số
Định dạng đặc biệt cho các con số như mã bưu chính (ZIP Code), số điện thoại và số bảo hiểm rất quan trọng Tính năng tùy chỉnh cho phép người dùng hiệu chỉnh các mã định dạng hiện có hoặc tạo mới các định dạng theo nhu cầu riêng Người dùng có thể thêm từ 200 đến 250 định dạng tùy chỉnh, tùy thuộc vào ngôn ngữ và phiên bản Excel đang sử dụng.
Khi bạn cần tạo đoạn văn bản dài trong ô nhiều dòng, hãy sử dụng chức năng "wrap text" hoặc nhấn Alt + Enter để xuống dòng tại vị trí bạn muốn.
- Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
Tìm kiếm và thay thế
2.3.1 Tìm kiếm Để tìm kiếm dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau
- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
- Bước 3: Click chọn Find xuất hiện hộp thoại Find and Replace
- Bước 4: Nhập từ muốn tìm trong mục Find What Click nút Options để tìm thêm các tùy chọn
- Bước 5: Click chọn Find All
- Bước 6: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm
Hình 2.14: Hình minh họa hộp thoại tìm kiếm 2.3.2 Thay thế Để thay thế dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau:
- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
- Bước 3: Click chọn Replace xuất hiện hộp thoại Find and Replace (xem hình
- Bước 4: Nhập từ sẽ thay thế tại Find What
- Bước 5: Nhập từ mới thay thế cho từ tại Find What
- Bước 6: Hộp thông báo MS.Excel đã thay thế thành công Click OK
- Bước 7: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm
Hình 2.15: Hình minh họa hộp thoại thay thế NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP
TT Hiện tượng Nguyên nhân Biện pháp khắc phục
- Ban hành công thức tính toán đơn giản như +, -, *, / bị lỗi
- Đánh máy cả chữ và số trong cùng một ô
Để định dạng ô chứa cả chữ và số, bạn cần nhập phần số trước, sau đó vào phần chữ trong Format Cells Chọn Custom và nhập phần chữ vào trong dấu nháy đôi tại Type.
- Rèn luyện nhiều để hình thành kỹ năng xử lý
D TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ MÔ ĐUN
TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh giá
1 Nhập dữ liệu đúng mẫu 10
2 Định dạng font, size, canh lề đúng mẫu 10
3 Dùng Fill và AutoFill để phủ đầy 05
1 Kẻ khung, màu đường viền cho bảng đúng mẫu 10
2 Tô màu nền cho ô, hàng, cột 05
3 Định dạng xoay chữ cho ô đúng mẫu 10
4 Định dạng chữ trong ô có dạng số để thực hiện phép tính
5 Định dạng được ngày tháng trong Control Panel và bảng tính
6 Định dạng phân cách đơn vị trong ô có dữ liệu dạng số
7 Tìm kiếm được chữ/đoạn văn bản 05
8 Thay thế được chữ/đoạn văn bản 05
2 Xong trước thời gian định mức cứ 1 phút thì được cộng thêm:
02 Điểm cộng tối đa là 10 điểm
HÀM TRÊN EXCEL
Giới thiệu công thức và hàm
3.1.1 Giới thiệu công thức (Formula)
Công thức là yếu tố quan trọng giúp bảng tính trở nên hữu ích hơn, vì nếu không có chúng, bảng tính chỉ giống như một trình soạn thảo văn bản Chúng ta sử dụng công thức để thực hiện các phép tính dựa trên dữ liệu đã lưu trữ, và khi dữ liệu thay đổi, các công thức sẽ tự động cập nhật kết quả mới, giúp tiết kiệm thời gian và công sức tính toán Vậy công thức bao gồm những thành phần gì?
Công thức trong Excel được xác định bắt đầu bằng dấu "=" và bao gồm sự kết hợp của các toán tử, giá trị, địa chỉ tham chiếu và các hàm.
Hình 3.1: Ví dụ về công thức
Các toán tử trong công thức:
Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả
^ Lũy thừa =2 ^ 4 = 16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
& Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh”
= Bằng Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
> Lớn hơn >B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
< Nhỏ hơn Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
< Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
Khác B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
, Dấu cách các tham chiếu
=Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
=Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9 khoảng trắng
Trả về các ô giao giữa 2 vùng
:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô
Thứ tự ưu tiên của các toán tử:
Toán tử Mô tả Ưu tiên
: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy)
Hàm trong Excel là công cụ lập trình sẵn giúp thực hiện các phép tính và chức năng cụ thể, tiết kiệm thời gian so với tính toán thủ công Sự đa dạng của các hàm trong Excel bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, với một số hàm không yêu cầu đối số, trong khi những hàm khác cần một hoặc nhiều đối số, có thể là bắt buộc hoặc tùy chọn.
=Rand(): hàm không có đối số
=If(A1>=5, ”Đạt”, ”Rớt”): hàm 3 đối số
=PMT(10%, 4, 1000, 1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn
Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau:
- Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…
- Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
- Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
- Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date, Month, Year, Day…
- Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
- Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
- Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…
- Hàm luận lý: If, And, Or,…
- Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Hlookup, Vlookup, Index, Macth, OffSet,…
- Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…
- Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf, SumIf
- Hàm văn bản: Asc, Find, Text, Upper,…
3.1.3 Nhập công thức và hàm
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản; chỉ cần bắt đầu bằng dấu "=" và kết hợp các toán tử, trị số, địa chỉ tham chiếu và hàm Bạn có thể theo dõi công thức đầy đủ trên thanh Formula Lưu ý rằng khi làm việc trên bảng tính, bạn nên tránh nhập trực tiếp các con số vào công thức và thay vào đó sử dụng tham chiếu để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt.
Ví dụ 1: Nhập công thức tính tổng giá trị ô A1 và ô B1
Hình 3.2: Ví dụ nhập công thức tính tổng
Ví dụ 2: Nhập công thức tính điểm tổng kết môn học
Hình 3.3: Ví dụ nhập công thức hàm tính điểm tổng kết
Trong hàm NPV, thay vì nhập trực tiếp lãi suất chiết khấu 10%, bạn nên tham chiếu đến ô chứa lãi suất, chẳng hạn như I2 Điều này cho phép bạn dễ dàng cập nhật lãi suất mà không cần chỉnh sửa công thức, chỉ cần thay đổi giá trị trong ô I2 để nhận được kết quả NPV mới.
3.1.4 Các địa chỉ trong Excel Địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời
C3:D5 (có nghĩa là: gồm các ô từ C3 đến D5) Địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức
$C$3:$D$5: (có nghĩa là: gồm các ô từ C3 đến D5) Địa chỉ hỗn hợp : Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối
- $Cộthàng: có nghĩa tuyệt đối theo cột, tương đối theo hàng
- Cột$hàng: có nghĩa tương đối theo cột, tuyệt đối theo hàng
Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng
Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột
Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột
3.1.5 Các lỗi thường gặp (Formula errors)
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy
#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa
#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
Các hàm trong excel
3.2.1 Các hàm xử lý văn bản
Công dụng: đổi từ chữ hoa sang chữ thường
Cú pháp: =Lower(Địa chỉ đổi chữ)
Tại địa chỉ ô A2 có chữ: HOA HỒNG Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công thức: =Lower(A2) kết quả là “hoa hồng”
Công dụng: Đổi từ chữ thường sang dạng chữ hoa
Ví dụ: tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng
Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công thức: =Upper(A2) kết quả là “HOA HỒNG”
Cú pháp: =Upper(Địa chỉ đổi chữ)
Công dụng: Đổi sang dạng tên riêng (viết hoa ký tự đầu)
Cú pháp: =Proper (Địa chỉ đổi chữ)
Tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng Vậy để đổi sang chữ viết hoa các ký tự đầu ta nhập công thức: =Proper(A2) kết quả là “Hoa Hồng”
Cú pháp: =Left(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số)
Công dụng: Lấy bên trái “bt chuỗi” ra “số” ký tự
Cú pháp: =Right(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số)
Công dụng: Lấy bên phải “bt chuỗi” ra “số” ký tự
Cú pháp: =Mid(bt chuỗi, vị trí trích kí tự, số lượng kí tự trích ra)
Công dụng: Lấy bên trong “biểu thức chuỗi” từ vị trí “số” ra “vị trí số 2” ký tự
3.2.2 Các hàm về số và thống kê
Công dụng: tính tổng các ô số trong dãy
Ví dụ: Tính tổng số của cột D4 (như mô tả hình 3.4)
Hình 3.4: Ví dụ mô tả dùng hàm SUM
Công dụng: Tìm giá trị lớn nhất trong dãy
Ví dụ: Tính giá trị lớn nhất trong dãy E
Cách tính: =MAX(D4:D14) 340 (xem minh họa hình 3.5)
Hình 3.5: Ví dụ mô tả dùng hàm MAX
Công dụng: Tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy
Ví dụ: Tính giá trị nhỏ nhất trong dãy E
Cách tính: =MIN(D4:D14) 20 (xem minh họa hình 3.6)
Hình 3.6: Ví dụ mô tả dùng hàm MIN
Công dụng: Tính trung bình cộng số trong dãy
Ví dụ: Tính trung bình cộng số trong dãy E
Cách tính: =AVERAGE(D4:D14) 116,4 (xem minh họa hình 3.7)
Hình 3.7: Ví dụ mô tả dùng hàm AVERAGE
Công dụng: Làm tròn “ biểu thức số “ với “số “ chữ số thập phân
Công dụng: Lấy phần nguyên của biểu thức số
Ví dụ: Ở cột D13 có giá trị = 12.255 thì -> INT(D13) = 12
Cú pháp: =MOD (số 1, số 2)
Công dụng là lấy số dư của phép chia “số 1” chia cho “số 2”
Ví dụ: Ô A3 nhập số 340, ô B3 nhập số 240
Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy
Ví dụ: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy từ A3:B14
Cách tính: =count(A3:B14) 11 (xem minh họa hình 3.8)
Hình 3.8: Ví dụ mô tả dùng hàm COUNT
Khi bạn nhập dữ liệu trong ô chứa cả chữ và số, máy tính sẽ nhận diện dữ liệu đó là dạng Text Để trích xuất giá trị số từ ô này, bạn cần sử dụng hàm Value để chuyển đổi từ dạng Text sang dạng số, từ đó có thể thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân, chia.
Cú pháp: =VALUE(biểu thức chuỗi dạng số)
Công dụng: Đổi “biểu thức chuỗi dạng số” thành số
Ví dụ: ô G14 nhập A001 -> Ta tính như sau:
Nếu ta nhập công thức: =VALUE(Left(G14,3)) Value (Sai)
Cú pháp: =SUMIF(dãy, ”điều kiện”)
Công dụng 1 : Tính tổng giá trị các ô trong “dãy” thỏa “điều kiện”
Ví dụ 1: Tính tổng số giờ thực hành của chương trình học “Xử Lý Dữ Liệu Văn
Phòng” điều kiện: “>40” (Xem hình minh họa 3.9)
Hình 3.9: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf
Công dụng 2 : Tính tổng giá trị các ô trong “dãy tính tổng“ có giá trị ô trong “dãy so sánh điều kiện” tương ứng thỏa “điều kiện”
Ví dụ 2: Tính lương của những người có chức vụ là nhân viên (NV) (xem hình minh họa 3.10)
Hình 3.10: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf
Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu trong dãy
Ví dụ: =COUNTA(A3:B14) 24 (xem hình minh họa 3.11)
Hình 3.11: Ví dụ mô tả dùng hàm Counta
Công dụng: Đếm tổng số các ô có dữ liệu thỏa điều kiện
Cú pháp: =Countif(vùng cần đếm, “điều kiện”)
Ví dụ : Đếm cột Tổng số giờ xem có bao nhiêu ô có số giờ là “70”
Hình 3.12: Ví dụ mô tả dùng hàm CountIf 3.2.3 Các hàm về ngày giờ
Công dụng: Cho ra ngày giờ hiện hành
Cú pháp: (biểu thức ngày)
Công dụng: Cho ra ngày của biểu thức ngày “biểu thức ngày tháng”
Ví dụ: Nhập tại ô A1: 20/11/2011 (ngày/tháng/năm)
Cú pháp: =MONTH(biểu thức ngày tháng)
Công dụng: Cho ra tháng của “biểu thức ngày tháng”
Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm)
Cú pháp: =YEAR(biểu thức ngày tháng)
Công dụng: Cho ra năm của “biểu thức ngày tháng”
Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm)
Cú pháp: =If(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
+ Lấy giá trị 1 khi “điều kiện” là đúng
+ Lấy giá trị 2 khi “điều kiện” là sai
Cú pháp: =And (điều kiện1, điều kiện 2,…., biểu thức luận lý 3 ) Công dụng:
- Trả về giá trị đúng khi tất cả các “điều kiện” đều đúng
- Trả về giá trị sai khi 1 “điều kiện” sai
Hình 3.13: Ví dụ mô tả dùng hàm And
Cú pháp: =OR(điều kiện1, điều kiện 2, …… , điều kiện 3)
+ Trả về giá trị sai khi tất cả các “điều kiện” đều sai
+ Trả về giá trị đúng khi 1 “điều kiện” đúng
Ví dụ: Ô B4 nhập 30, ô C4 nhập 10 (xem hình 3.14)
Note: Hàm And và Hàm OR thường kết hợp sử dụng với hàm if
Hình 3.14: Ví dụ mô tả dùng hàm Or 3.2.5 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Cú pháp: =Vlookup(trị dò, bảng dò, cột lấy giá trị, cách dò)
Công dụng: Lấy “trị dò” dò trong cột đầu tiên của “bảng dò” khi gặp dời đến “cột lấy giá trị” để nhận kết quả
+ Cột đầu tiên trong bảng dò là cột 1
+ Cách dò là 0 hoặc 1: Nếu chọn cách dò 0 là dò tuyệt đối, chọn cách dò 1 là dò tương đối
Ví dụ: Sử dụng hàm Vlookup để điền TênVT, Đơn Giá vào ô D16 và F16 (xem hình
Hình 3.15: Ví dụ mô tả dùng hàm Vlookup
Cú pháp: =hlookup(trị dò, bảng dò, hàng lấy giá trị, cách dò)
Công dụng: Lấy “trị dò” dò trong cột đầu tiên của “hàng dò” khi gặp dời đến “hàng lấy giá trị” để nhận kết quả
+ Hàng đầu tiên trong bảng dò là hàng 1
+ Cách dò là 0 hoặc 1: Nếu chọn cách dò 0 là dò tuyệt đối, chọn cách dò 1 là dò tương đối
Ví dụ: Sử dụng hàm Hlookup để điền TênVT, Đơn Giá vào ô D13 và F13 (xem hình
Hình 3.16: Ví dụ mô tả dùng hàm Hlookup NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP
TT Hiện tượng Nguyên nhân Biện pháp khắc phục
1 Ban hành công thức báo lỗi không xử lý được
Có thể một hoặc nhiều trong các nguyên nhân sau:
- Địa chỉ dữ liệu lấy từ xa chưa truyền trị tuyệt đối…
- Kiểm tra lại cú pháp của các hàm trên công thức sửa cho đúng cú pháp
- Kiểm tra lại tên các hàm có trên công thức sửa cho đúng tên hàm
- Nhấn F4 ngay sau khi lấy địa chỉ từ xa
2 Ô có dạng ngày tháng không thực hiện +, -, *, / được
- Chưa thống nhất định dạng ngày tháng trong Control Panel và trong Format Cells
- Trước khi nhập dữ liệu ô có dạng ngày tháng phải kiểm tra định dạng Date trong Control Panel Date và trong Format Cells Date
- Nếu nhập dữ liệu trước khi định dạng thì phải xóa dữ liệu
định dạng rồi mới nhập lại dữ liệu
D TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ MÔ ĐUN
TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh giá
1 Thực hiện ban hành được công thức 05
2 Thực hiện truyền giá trị tương đối và tuyệt đối cho ô dữ liệu dạng số
1 Thực hiện ban hành công thức đúng cú pháp của các hàm xử lý văn bản khi giải bài toán cho ra kết quả đúng
2 Thực hiện ban hành công thức đúng cú pháp của các hàm về số và thống kê khi giải bài toán toán
cho ra kết quả đúng
3 Thực hiện ban hành công thức đúng cú pháp của các hàm về ngày giờ khi giải bài toán toán cho ra kết quả đúng
4 Thực hiện ban hành công thức đúng cú pháp của các hàm logic khi giải bài toán toán cho ra kết quả đúng
5 Thực hiện ban hành công thức đúng cú pháp của các hàm tìm kiếm và tham chiếu khi giải bài toán toán cho ra kết quả đúng
6 Kế hợp tất cả các hàm đã học để giải bài toán phức tạp cho từng trường hợp cụ thể theo đúng yêu cầu
7 Khắc phục được khi có lỗi xảy ra 10
2 Xong trước thời gian định mức cứ 1 phút thì được cộng thêm:
02 Điểm cộng tối đa là 10 điểm
