Giáo trình Microsoft Powerpoint 2010 (Nghề Công nghệ thông tin)

GIỚI THIỆU MS POWER POINT

PowerPoint 2010 là một ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2010, tương tự như Word, Excel, Outlook và Access, giúp người dùng tạo ra các bài thuyết trình sinh động và hấp dẫn.

Khi thuyết trình, chúng ta có thể sử dụng nhiều loại dụng cụ hỗ trợ như slide 35mm, phim chiếu cho máy overhead, slide trên máy tính, bản thuyết trình in giấy, và các ghi chú của người thuyết trình PowerPoint là công cụ lý tưởng để tạo ra tất cả những dụng cụ này, đồng thời cung cấp các hiệu ứng hấp dẫn nhằm thu hút sự chú ý của người nghe.

PowerPoint 2010 được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin Chẳng hạn, bạn có thể tạo biểu đồ trong Excel và chèn trực tiếp vào slide PowerPoint, hoặc sao chép văn bản từ Word để đưa vào bài thuyết trình.

KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT

Đường dẫn truy cập đến chương trình PowerPoint có thể khác nhau tùy theo phiên bản Windows mà bạn sử dụng Đối với Windows XP, Windows Vista và Windows 7, đường dẫn khởi động chương trình là giống nhau Các bước để khởi động PowerPoint sẽ được thực hiện theo cách tương tự.

- Bước 1: Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start

- Bước 4: Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010

Cách 2 : Chọn biểu tượng trên màn hình Desktop

Thoát chương trình PowerPoint rất đơn giản, bạn làm theo các cách sau :

- Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ PowerPoint

- Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit

- Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt ALT+F4.

MỘT SỐ THAO TÁC CẦN THIẾT

1.3.1 Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ

Giao diện PowerPoint 2010 có sự tương đồng với PowerPoint 2007, nhưng lại hoàn toàn khác biệt so với các phiên bản trước đó như PowerPoint 2003 Các thành phần trên màn hình giao diện được thể hiện rõ ràng trong hình 1.1.

Thanh tiêu đề (Title bar

Khu vực soạn thảo hay gọi là Slide

Nút thu nhỏ, phóng lớn, tắt màn hình

Thanh Ribbon (thanh công cụ

Hình 1.1: Màn hình giao diện của Powerpoint 2010

Thanh tiêu đề hiển thị tên chương trình PowerPoint cùng với tên bài trình diễn hiện tại Nếu cửa sổ chưa ở chế độ toàn màn hình, người dùng có thể sử dụng chuột để kéo thanh tiêu đề và di chuyển cửa sổ.

Ribbon là một giao diện người dùng kết hợp giữa thanh thực đơn và các thanh công cụ, được tổ chức thành các tab chứa nút và danh sách lệnh, giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng các chức năng.

Quick Access Toolbar: Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng

Nút Minimize giúp thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows, cho phép bạn dễ dàng phóng to lại cửa sổ bằng cách nhấp vào nút trên thanh tác vụ Trong khi đó, nút Maximize/Restore cho phép bạn chuyển đổi giữa chế độ toàn màn hình và kích thước nhỏ hơn; khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, nhấn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ, và nếu cửa sổ chưa ở chế độ toàn màn hình, nhấn nút sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình.

Nút Close: Đóng ứng dụng lại Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn

Khu vực soạn thảo bài trình diễn:Hiển thị slide hiện hành

Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình

Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình

Thanh trạng thái cung cấp thông tin quan trọng về bài trình diễn và cho phép người dùng điều chỉnh chế độ hiển thị cũng như phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo.

Ribbon được cấu trúc thành nhiều ngăn chức năng trong quá trình tạo bài thuyết trình, với mỗi ngăn lệnh được chia thành các nhóm lệnh nhỏ Cách tổ chức này giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng các tính năng của chương trình một cách hiệu quả.

Hình 1.2: Ngăn Home trên Ribbon

Các ngăn chứa lệnh (Tabs)

Ngăn lệnh theo ngữ cảnh

Menu File: Mở thực đơn Filetừ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình

Menu Home là nơi tập hợp các lệnh thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình, bao gồm các chức năng như sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh tìm kiếm, thay thế.

Menu Insert trong PowerPoint cho phép người dùng thực hiện các lệnh chèn và thêm các đối tượng hỗ trợ như bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim và âm thanh.

Thiết kế menu bao gồm việc thực hiện các lệnh để định dạng kích cỡ và chiều hướng của các slide và tài liệu handout Ngoài ra, cần áp dụng các mẫu định dạng và kiểu hình nền cho slide để tạo sự hấp dẫn và chuyên nghiệp.

PowerPoint 2010 đã tổ chức phần Transitions thành một ngăn mới trên Ribbon, giúp người dùng dễ dàng áp dụng và điều chỉnh các thông số cho hiệu ứng chuyển slide một cách nhanh chóng Bên cạnh đó, tính năng xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo cũng mang lại sự thuận tiện cho người sử dụng.

Menu Animations cung cấp danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tượng trên slide, cho phép sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng và thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng một cách dễ dàng.

Chuẩn bị các thiết lập cho bài thuyết trình là rất quan trọng, bao gồm việc tùy biến nội dung phù hợp với từng tình huống báo cáo Ngoài ra, việc phát sóng bài thuyết trình cho khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho màn hình hiển thị cũng cần được thực hiện để đảm bảo hiệu quả trong quá trình trình diễn.

Đánh giá menu: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và kết hợp nội dung giữa các bài thuyết trình, cùng với công cụ kiểm tra lỗi chính tả, giúp nâng cao chất lượng và tính chính xác của nội dung.

Menu View cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị, bao gồm việc hiển thị hoặc ẩn thanh thước và các đường lưới Ngoài ra, người dùng có thể điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị và sắp xếp các cửa sổ một cách linh hoạt.

Ngăn Developer trong Excel được ẩn mặc định, vì nó chủ yếu phục vụ cho lập trình viên có kiến thức về VBA Để kích hoạt ngăn này, người dùng cần vào File, chọn Options, sau đó Customize Ribbon và tích chọn Developer.

Menu Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint

Hình 1.11: Ngăn Add-Ins 1.3.2 Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình

TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH CƠ BẢN

TẠO SLIDE

Khi khởi động PowerPoint, một bài trình diễn trống sẽ được tạo ra theo mặc định, cho phép bạn dễ dàng bắt đầu soạn thảo nội dung cho các slide của mình.

Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoint và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trình rỗng nữa, bạn làm 1 trong các cách sau:

- Bước 1: Vào ngăn File > New Hộp thoại Available Templates and Themes xuất hiện

- Bước 2: Click chọn Blank presentation

- Bước 3: Click nút Create để tạo mới

Cách 2: Chọn biểu tượng trên Quick Access Toolbar

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

Hình 2.1: Hộp thoại New Presentation 2.1.2 Tạo Presentation từ mẫu có sẵn

Mẫu PowerPoint (PowerPoint Template) là các định dạng đã được thiết kế sẵn, có sẵn trong bộ Office hoặc tải từ Internet, bao gồm layout, màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và nền slide PowerPoint cung cấp nhiều mẫu với các chủ đề đa dạng như Kinh doanh, Giáo dục, Tài chính, Kỳ nghỉ, Cảm hứng, Tôn giáo, Xã hội, Thể thao, Khoa học và Công nghệ, phù hợp cho nhiều tình huống báo cáo Người dùng có thể tự thiết kế và lưu trữ mẫu để sử dụng lại hoặc chia sẻ với người khác Ngoài ra, có nhiều trang web cung cấp mẫu PowerPoint đẹp và được cập nhật thường xuyên như office.com, powerbacks.com và templateswise.com.

Sử dụng các mẫu có sẵn trong phần mềm Microsoft PowerPoint giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng bài thuyết trình Mặc dù số lượng mẫu có sẵn trong PowerPoint không nhiều, nhưng bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và chọn lựa từ nhiều nguồn khác, đặc biệt là trên Internet Các bước thực hiện rất đơn giản và thuận tiện cho người dùng.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn New Hộp thoại Available Templates and Themes xuất hiện

- Bước 2: Click chọn Sample templates

- Bước 3: Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới (xem hình mình họa 2.2)

- Bước 4: Nhấn nút Create để khởi tạo

Hình 2.2: Một số mẫu Sample templates

Dùng các mẫu từ trang web office.com:

Trang web office.com thường xuyên cập nhật các mẫu thiết kế mới và đẹp, giúp bạn dễ dàng tạo bài thuyết trình ấn tượng Để sử dụng mẫu từ nguồn này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn trên trang.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn New, hộp thoại Available Templates and Themes xuất hiện (xem hình 2.3)

- Bước 3: Di chuyển đến Office.com templates Tại đây, các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng

- Bước 4: Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ Internet

- Bước 5: Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ

- Bước 6: Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này

Lưu ý : Khi dùng các mẫu từ trang web office.com thì máy tính của bạn phải kết nối

Internet mới tải về được các mẫu hình

Hình 2.3: Chọn mẫu từ trang office.com

Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa:

Khi bạn tải một mẫu thiết kế mới từ Internet vào PowerPoint, mẫu đó sẽ được tự động lưu vào danh mục My Templates để sử dụng sau này Để sử dụng một mẫu đã lưu trên đĩa, hãy làm theo các bước hướng dẫn sau.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn New, hộp thoại Available Templates and Themes xuất hiện bên phải

- Bước 2: Click chọn My templates

- Bước 3: Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới (xem hình minh họa 2.4)

- Bước 4: Click OK để tạo Slide mới theo mẫu này

Hình 2.4: Các mẫu đang lưu trên đĩa 2.1.3 Tạo Presentation từ 1 bài có sẵn

Nếu bạn đã có một bài thuyết trình có nội dung tương tự với bài mới mà bạn muốn tạo, hãy tận dụng bài thuyết trình sẵn có để tiết kiệm thời gian Bạn có thể thực hiện các bước sau để tạo ra một bài thuyết trình mới hiệu quả hơn.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện

- Bước 2: Chọn New from Existing

- Bước 3: Từ Look in, tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó

- Bước 4: Click vào nút CreateNew để tạo mới bài trình diễn

Hình 2.5: Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn 2.1.4 Tạo nhanh các Presentation từ tập tin dàn bài

PowerPoint cho phép người dùng tạo bài thuyết trình từ các tập tin của các ứng dụng khác như Word, WordPad hay NotePad Bạn có thể biên soạn dàn bài trong các trình soạn thảo này, sau đó PowerPoint sẽ nhập dàn bài vào các slide Chỉ cần bổ sung thêm hình ảnh, video và âm thanh, bạn sẽ có một bài thuyết trình hoàn chỉnh.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn Open, hộp thoại Open xuất hiện (xem hình 2.6)

- Bước 2: Tại Files of type chọn kiểu tập tin là All Outlines

- Bước 3: Chọn tập tin Outline mong muốn và chọn Open để mở

Lưu ý rằng Outline chỉ là một tập tin văn bản, với các slide được phân cách bằng ký hiệu xuống dòng (Enter) Tựa đề của mỗi slide nên được viết bình thường, trong khi nội dung trên mỗi slide cần được thụt đầu dòng bằng cách sử dụng phím Tab.

Hình 2.6: Tạo nhanh bài thuyết trình từ tập tin outline

LƯU

Trong quá trình biên soạn bài thuyết trình, việc thường xuyên lưu tập tin là rất quan trọng để tránh mất mát các slide do sự cố bất ngờ Tùy vào thời điểm thực hiện lệnh lưu, PowerPoint sẽ có những hoạt động khác nhau để đảm bảo an toàn cho nội dung của bạn.

Khi lần đầu lưu bài thuyết trình trong PowerPoint, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện Tại đây, bạn cần đặt tên cho tập tin, chọn định dạng và xác định vị trí lưu trữ trên ổ đĩa Các bước thực hiện rất đơn giản và dễ hiểu.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn Save, hộp thoại Save As xuất hiện (xem hình 2

Bước 2: Nhập tên tập tin Slide vào ô "File name", ví dụ như "PowerPoint 2010" Tập tin này sẽ được sử dụng cho các ví dụ thực hành trong tài liệu sau này.

- Bước 3: Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx)

PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010

Chúng ta có thể lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 97-2003 (*.ppt) để đảm bảo rằng các phiên bản PowerPoint từ 2003 trở về trước có thể mở và xem được.

PowerPoint 2010 Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint

- Bước 4: Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin

- Bước 5: Nhấn nút Save để lưu

Hình 2.7 : Hộp thoại Save As 2.2.2 Lưu với 1 tập tin khác

Để lưu tài liệu lần đầu tiên, bạn cần thực hiện các bước tương tự, nhưng lần này hãy chọn một vị trí khác hoặc đặt tên tập tin mới.

- Bước 1: Vào ngăn File > chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện

- Bước 2: Nhập tên tập tin Silde tại hộp File name (bạn có thể giữ lại tên tập tin cũ)

- Bước 3: Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx)

- Bước 4: Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin

- Bước 5: Nhấn nút Save để lưu

2.2.3 Lưu ở các định dạng khác

Khi lưu bài thuyết trình trong PowerPoint, bạn có thể chọn từ nhiều định dạng tập tin khác nhau thông qua hộp thoại "Save As" Các định dạng này bao gồm JPEG (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp) và nhiều lựa chọn khác, giúp bạn dễ dàng chia sẻ và lưu trữ bài thuyết trình theo nhu cầu của mình.

Chọn loại định dạng tập tin Đặt tên tập tin tại đây sang định dạng phim,

Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác:

- Bước 1: Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác

- Bước 2: Vào ngăn File > chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện

- Bước 3: Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác

- Bước 4: Nhấn nút Save để thực hiện lệnh

Hình 2.8: Lưu tập tin dưới định dạng khác

Các kiểu định dạng của tập tin mà PowerPoint 2010 hỗ trợ Định dạng Phần mở rộng Ghi chú

Định dạng tệp pptx chỉ có thể mở bằng PowerPoint 2007 và 2010, hoặc cần cài thêm phần bổ sung cho các phiên bản cũ hơn Tệp này tuân theo chuẩn XML.

.pptm Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và

.ppt Định dạng tương thích ngược với các phiên bản

PDF pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm

PDF and XPS từ trang web Office Online

.xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của

Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS

PowerPoint Template potx Tập tin mẫu định dạng (template) của

.potm Như trên nhưng có thể lưu mã Macro và VBA

.pot Tập tin mẫu định dạng (template) của các phiên bản PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc

.thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa các thiết lập định dạng (theme) như (fonts, màu sắc, và các hiệu ứng)

.pps, ppsx Giống như một tập tin PowerPoint bình thường nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show; rất hữu ích khi phân phối cho người xem

.ppsm Giống như trên nhưng có thể lưu mã Macro và

.ppt Định dạng có thể mở trong các phiên bản

PowerPoint Add-In ppam Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA

.ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA và có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003

Lưu trữ tất cả các thành phần của tệp trình diễn vào một tệp duy nhất, có thể mở bằng trình duyệt web, rất hữu ích cho việc đăng tải lên trang web hoặc gửi qua email.

Lưu trữ tập tin dưới định dạng HTML (.htm, html) cho phép các hình ảnh được lưu thành các tập tin riêng biệt, rất phù hợp cho việc đăng tải lên trang web.

.xml Lưu tập tin dưới định dạng XML

Video wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video

PowerPoint 2010 cho phép người dùng lưu bài thuyết trình dưới dạng phim với ba mức chất lượng khác nhau: Chất lượng cao (1024x768, 30fps), chất lượng trung bình (640x480, 24fps) và chất lượng thấp (320x240, 15fps) Các video được xuất ra có định dạng WMV, có thể phát trên Windows Media Player và nhiều phần mềm phổ biến khác.

.gif Hình động, giới hạn trong 256 màu

.jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web

.png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm các ưu điểm của hình GIF và JPG

.tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao

.bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows

Hình ảnh wmf là định dạng vector, cho phép điều chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình Tuy nhiên, định dạng này không tương thích với các máy chạy hệ điều hành Mac.

.emf Phiên bản cải tiến của WMF

Định dạng RTF chỉ chứa văn bản chính trên slide, loại bỏ tất cả các thành phần khác Chỉ những đoạn văn bản nằm trong các placeholder mới được chuyển đổi thành outline, trong khi nội dung trong phần ghi chú sẽ không được lưu lại.

.pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 hoặc

2007 sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất

.odp Lưu tập tin PowerPoint 2010 sang định dạng

ODP cho phép mở tập tin bằng các trình biên soạn bài thuyết trình như Google Docs và OpenOffice.org Impress Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng PowerPoint 2010 để mở các tập tin odp, nhưng cần lưu ý rằng một số thông tin có thể bị mất khi lưu lại.

2.2.4 Chuyển Presentation sang dạng video

Trong phần này, chúng ta sẽ chuyển đổi bài thuyết trình PowerPoint sang định dạng video để dễ dàng giới thiệu và chia sẻ tài liệu với khán giả PowerPoint hỗ trợ xuất bài thuyết trình dưới định dạng video phổ biến như Windows Media Video (.wmv), và bạn có thể sử dụng các công cụ xử lý video để chuyển đổi sang các định dạng khác như avi, mov, v.v.

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video mang lại lợi ích lớn khi tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh và phim nhúng đều được tự động chuyển đổi Điều này bao gồm cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser, giúp tăng cường trải nghiệm người xem.

Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video

- Bước 2: Vào ngăn File  chọn lệnh Save & Send

- Bước 3: Tại nhóm Tại nhóm File Types, chọn Create a Video

- Bước 4: Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share Có 3 lựa chọn cho bạn:

CÁC THAO TÁC VỚI SLIDE

Khi bắt đầu một bài thuyết trình mới trong PowerPoint, phần mềm sẽ tự động chèn một slide tiêu đề với hai hộp văn bản trống, được gọi là placeholder, để bạn nhập nội dung Ngoài các placeholder cho văn bản, PowerPoint còn cung cấp nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, và đồ thị, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các slide phong phú và đa dạng.

Hình 2.12: Slide tựa đề bài thuyết trình với hai placeholder

PowerPoint cung cấp nhiều kiểu bố trí placeholder được gọi là layout, cho phép người dùng chọn lựa phù hợp với nội dung cần trình bày trên slide Việc lựa chọn layout thích hợp giúp tăng tính thẩm mỹ và hiệu quả truyền đạt thông tin.

Hình 2.13: Các kiểu layout của slide

Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác như chèn slide mới, sao chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, sắp xếp các slide và phân chia chúng thành các nhóm (section).

Thực hiện theo các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình:

Để chèn slide mới vào bài thuyết trình PowerPoint, bạn hãy chọn ngăn Slides trong chế độ Normal View và nhấp chuột vào vị trí dưới slide đầu tiên mà PowerPoint đã tạo Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy, cho biết vị trí chính xác để thêm slide mới.

- Bước 2: Vào ngăn Home > Click vào nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện

- Bước 3: Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào theo kiểu layout vừa chọn

Hình 2.14: Chèn slide 2.3.2 Sao chép Slide Để sao chép Slide, bạn hực hiện một trong những cách sau:

- Bước 1: Mở tập tin có chứa Slide sẽ sao chép

- Bước 2: Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép

- Bước 3: Click Right lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh

- Bước 4: Chọn Duplicate Slide/Copy từ danh sách lệnh

Chọn nhiều slide cùng một lúc:

- Nếu các slide chọn là liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên rồi giữ phím Shift và nhấp chuột vào slide cuối cùng

- Nếu các slide chọn là không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột chọn các slide

2.3.3 Thay đổi Layout cho Slide Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép

- Bước 2: Chọn slide cần thay đổi layout

- Bước 3: Vào ngăn Home > chọn nhóm Slides > click vào Layout

- Bước 4: Chọn kiểu layout mới cho slide

Hình 2.16: Thay dổi layout cho slide

2.3.4 Thay đổi vị trí các slide

Thực hiện các bước sau sắp xếp hoặc thay đổi vị trí các slide trong bài thuyết trình:

- Bước 1: Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn sắp xếp

- Bước 2: Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong ngăn Slides và thả chuột

- Bước 3: Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới

Hình 2.17: Sắp xếp slide 2.3.5 Xóa slide

Thực hiện các bước sau để xóa các slide:

- Bước 1: Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa

- Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide

MỞ VÀ ĐÓNG

2.4.1 Mở tập tin đang lưu trên ổ đĩa

PowerPoint lưu lại đường dẫn đến nơi lưu các tập tin mà bạn làm việc gần đây trong mục Recent Presentations

Hình 2.19: Danh mục các bài thuyết trình gần đây trong Recent Presentations

Bạn có thể tìm thấy danh mục các bài thuyết trình mới mở gần đây theo hướng dẫn sau:

- Bước 1: Vào ngăn File  Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất hiện bên phải

- Bước 2: Chọn tên bài thuyết trình cần mở từ danh sách

Nếu bài thuyết trình muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Vào ngăn File  Chọn lệnh Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O), hộp thoại Open xuất hiện

- Bước 2: Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ bài thuyết trình

- Bước 3: Chọn tên tập tin muốn mở và nhấn nút Open

Open Chế độ mở bài thuyết trình mặc định

Open Read-Only Mở bài thuyết trình dưới dạng chỉ đọc, các thay đổi và hiệu chỉnh trong bài muốn lưu thì phải lưu thành một tập tin khác

Open Copy Mở bài thuyết trình dưới dạng một bản sao

Open in Browser Chỉ có tác dụng khi chọn một bài thuyết trình lưu dưới dạng trang web

Mở bài thuyết trình trong chế độ bảo vệ không cho hiệu chỉnh

Open and Repair Mở bài thuyết trình và kiểm các tra lỗi và sẽ sửa lỗi nếu có

Khi đóng chương trình PowerPoint, tất cả các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo

- Nếu bạn chỉ muốn đóng một bài thuyết trình cụ thể nào đó thì bạn hãy chọn bài thuyết trình đó, sau đó vào ngăn File và chọn Close.

- Nếu tập tin chưa được lưu thì PowerPoint sẽ thông báo nhắc nhở bạn.

NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP

TT Hiện tượng Nguyên nhân Biện pháp khắc phục

1 Vị trí các Slide nằm không đúng theo mục đích

- Chưa sắp xếp vị trí các Slide

- Nhấp chuột vào slide cần sắp xếp

 nhấn giữ chuột trên Slide và kéo đến vị trí cần sắp xếp

- Rèn luyện thật nhiều để tạo thành kỹ năng

2 Văn bản trên layout khi chọn

Numering/Bullet nằm lộn xộn không thẳng hàng và sát lề của Slide

- Chọn Layout Title and Content hoặc Two Content  chọn đoạn văn bản cần đánh số/dấu tự động  chọn Numering/Bullet

D TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ MÔ ĐUN

TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh giá

2 Tạo được Presentation từ mẫu có sẵn 10

3 Tạo được các tập tin dàn bài 10

5 Lưu tập tin tập tin đã tồn tại với tên mới 05

6 Lưu tập tin tập tin ở các định dáng khác 10

3 Thay đổi được Layout cho Slide 05

4 Thay đổi được vị trí các Slide 10

2 Xong trước thời gian định mức cứ 1 phút thì được cộng thêm:

02 Điểm cộng tối đa là 10 điểm

XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

TẠO SLIDE

Khi tạo một bài thuyết trình mới, slide tựa đề sẽ tự động xuất hiện như slide đầu tiên, chứa thông tin về tiêu đề, tác giả và ngày tháng Bạn có thể thêm logo công ty và hình ảnh, nhưng cần tránh đưa quá nhiều nội dung vào slide này.

- Bước 1: Nhấn chuột vào placeholder Click to add title để nhập tựa đề “PowerPoint 2010” cho slide (xem hình 3.1)

- Bước 2: Dấu nhắc sẽ nhấp nháy như hình 3.2 và bạn hãy nhập tựa đề cho slide này là “PowerPoint 2010” (xem hình 3.2)

Hình 3.1: Nhập tựa đề cho bài thuyết trình

Hình 3.2: Nhập tựa đề cho bài thuyết trình

Để thêm tiêu đề phụ cho bài thuyết trình, hãy nhấp vào placeholder "Click to add subtitle" Tiêu đề phụ này thường cung cấp các diễn giải chi tiết cho tiêu đề chính Bạn nên nhập cụm từ "Giới thiệu các tính năng của chương trình".

Nhập tiêu đề chính và tiêu đề phụ, sau đó điền văn bản cần thiết Khi hoàn tất các bước này, bạn sẽ nhận được kết quả hiển thị như hình 3.3.

Hình 3.4: Màn hình kết quả tạo slide tựa đế 3.1.2 Tạo slide chứa văn bản

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các tính năng mới trong phiên bản PowerPoint 2010 Để tạo slide, bạn chỉ cần sử dụng hai placeholder cho tựa đề và danh sách các tính năng mới Hãy chèn một slide mới với kiểu layout "Title and Content" để thực hiện.

- Bước 1: Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide

- Bước 2: Chọn kiểu layout là Title and Content

Hình 3.5: Chọn layout Title and Content

- Bước 3: Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những điểm mới của PowerPoint 2010”

Hình 3.6: Nhập nội dung cho slide mới

- Bước 4: Nhấp chuột vào placeholder Click to add text và nhập vào nội dung cho slide như slide sau:

Hình 3.7: Nhập nội dung cho slide

- Bước 5: Nhấn phím ENTER xuống dòng, khi đó slide giống như hình sau Sau đó nhập tiếp các nội dung còn lại cho slide như hình bên dưới

Hình 3.8: Xuống dòng và nhập tiếp nội dung cho slide

3.1.3 Tạo slide có 2 cột nội dung

Quy trình thực hiện như sau:

- Bước 1: Click chuột vào ngăn Home, tại nhóm Slides > chọn New Slide

- Bước 2: Chọn kiểu layout là Two Content hoặc Comparison

Hình 3.9: Slide có hai cột nội dung

- Bước 3: Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những kiểu hiển thị”

Hình 3.10: Slide có hai cột nội dung

Như đã trình bày ở chương trước, trong PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị cửa sổ màn hình chính đó là nhóm Presentation Views và nhóm Master Views

- Nhấp chuột vào placeholder bên trái và nhập dữ liệu vào Presentation Views

- Nhấn phím Enter xuống dòng

- Nhấp chuột vào Home | nhóm Paragraph | nhấn nút Increase List Level để thụt đầu dòng để chuẩn bị nhập danh sách các kiểu thị trong nhóm Presentation Views

Hình 3.11: Nhập nội dung cho cột bên trái của slide

Nhập vào danh sách các kiểu hiển thị trong nhóm Presentation Views là Normal, Slide Sorter, Notes Page và Reading View như hình sau:

Hình 3.12: Nhập các kiểu hiển thị của nhóm Presentation Views

Tương tự, nhập Master Views vào cột bên phải của slide và các kiểu hiển thị Slide Master, Handout Master và NotesMaster vào slide như hình sau:

Hình 3.13: Nhập nội dung cho cột bên phải của slide

CHÈN HÌNH ẢNH VÀO SLIDE

3.2.1 Chèn hình ảnh từ From File Ở phần trước chúng ta đã học cách chèn slide mới và nhập văn bản vào các placeholder trên slide Phần này, chúng ta sẽ thực hiện chèn hình hai hình đang lưu trên máy vào slide

- Bước 2: Chọn kiểu layout là Two Content

Hình 3.14: Chọn kiểu layout hỗ trợ chèn hình

- Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượngInsert Picture from File bên cột bên trái Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Insert Picture from File

Hình 3.15: Lệnh Insert Picture from File

Để chèn hình vào Slide, bạn cần mở cửa sổ Insert Picture, tìm đến thư mục lưu trữ hình trên máy tính, chọn hình ảnh mong muốn và nhấn nút Insert.

Hình 3.16: Chọn hình chèn vào slide

Khi bạn chèn hình vào slide, hãy chọn hình để hiển thị 8 ô vuông nhỏ xung quanh Để phóng to hình, di chuyển chuột đến một góc và kéo ra ngoài Bạn cũng có thể sử dụng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide.

Hình 3.17: Thay đổi kích thước và di chuyển hình 3.2.2 Chèn hình ảnh từ thư viện Clip Art

Hình 3.18: Chọn kiểu layout hỗ trợ chèn hình

- Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture Clip Art Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Insert Picture Clip Art

Hình 3.19: Nhập tựa đề slide và thực hiện lệnh chèn Clip Art

Bước 4: Một ngăn Clip Art sẽ xuất hiện ở bên phải của cửa sổ chế độ Normal View Tại ô "Search for", bạn nhập từ khóa hình ảnh (ví dụ: golf) và nhấn nút "Go" để tìm hình ảnh trong thư viện Clip Art.

Hình 3.20: Tìm hình trong Clip Art và chèn vào Slide

- Bước 5: Click chuột chọn hình trong khung Clip Art để chèn vào slide Sắp xếp hình và chỉnh độ lớn nhỏ của hình nếu cần

Hình 3.21: Kết quả chèn hình từ Clip Art và điều chỉnh kích thước hình

- Bước 6: Nhấp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải hộp Clip Art để đóng hộp Clip Art

Hình 3.22: Đóng hộp Clip Art

CHỤP MÀN HÌNH ĐƯA VÀO SLIDE

PowerPoint 2010 cung cấp tính năng chụp màn hình từ các ứng dụng đang mở, cho phép người dùng dễ dàng chèn hình ảnh vào slide Để thực hiện việc chụp hình cửa sổ ứng dụng và thêm vào slide, bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn đơn giản.

- Bước 1: Vào ngăn Insert, nhóm Images, click chuột vào mũi tên bên phải Screenshot (xem hình 3.23)

- Bước 2: Chọn một của sổ ứng dụng muốn chụp

Hình 3.23: Danh sách các cửa sổ ứng dụng đang mở

Nếu bạn chỉ muốn chụp một phần của cửa sổ ứng dụng nào đó, ví dụ như chụp một phần cửa sổ ứng dụng Excel 2010 thì làm như sau:

- Bước 1: Mở ứng dụng Excel và mở tập tin cần chụp hình nội dung để đưa vào PowerPoint

- Bước 2: Trở về slide “Chụp hình màn hình đưa vào slide” và vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot, chọn Screen Clipping

- Bước 3: Dùng chuột quét chọn vùng màn hình Excel cần chụp rồi nhả chuột, kết quả như hình 3.24

Hình 3.24 : Chụp từ màn hình Excel dán vào Slide trong Powerpoint

CHÈN SHAPE, WORART VÀ TEXTBOX VÀO SLIDE

Đôi khi, việc thêm các hộp văn bản vào slide là cần thiết để cung cấp thông tin bổ sung hoặc tạo ra các biểu tượng, giúp cho slide trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.

- Bước 1: Vào ngăn Insert > Shapes

- Bước 2: Chọn một shape cần vẽ

- Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và vẽ trên slide

Hình 3.25: Một Right Arrow trong Shapes được chèn vào Slide

- Bước 1: Vào ngăn Insert, tại nhóm Text chọn Textbox

- Bước 1: Vào ngăn Insert, tại nhóm Text chọn WordArt

- Bước 2: Chọn màu sắc cho WordArt

Hình 3.26: WordArt đã được chèn vào Silde 3.4.2 Hiệu chỉnh

Sau khi chèn Shapes, Textbox hoặc WordArt vào slide, bạn cần hiệu chỉnh chúng để phù hợp với ý tưởng của mình, đồng thời làm cho slide trở nên sinh động hơn Dưới đây là các bước thực hiện.

- Bước 1: Chọn và Double Click vào Shapes/Textbox/WordArt cần hiệu chỉnh

- Bước 2: Click chuột vào More của Shape Style trên thanh Ribbon > chọn kiểu Style cần thay đổi (xem hình 3.27)

- Bước 3: Click chuột vào Shape Fill > chọn màu để thay đổi màu nền (bạn có thể khai thác hộp màu giống như MS Word)

- Bước 4: Click chuột vào Shape Outline > chọn màu để thay đổi màu cho đường nét

+ More outline colors: Màu của đường nét

+ Weight: Độ dày mỏng của đường nét

+ Dashes: Chọn kiểu đường nét

+ Arrows: Chọn hướng cho mũi tên

Hình 3.27: Các mẫu Style PowerPoint 2010

NHÚNG ÂM THANH VÀO SLIDE

Microsoft PowerPoint cho phép chèn nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, trong đó định dạng mp3 và wma thường được ưa chuộng nhờ chất lượng âm thanh tốt và kích thước tập tin nhỏ.

3.5.1 Định dạng tập tin âm thanh dùng cho PowerPoint 2010

PowerPoint đã nâng cao khả năng hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh hơn trước Người dùng có thể sử dụng các công cụ như Windows Media Encoder để chuyển đổi các định dạng âm thanh không quen thuộc sang định dạng tương thích với PowerPoint Tham khảo thêm thông tin tại trang web của Microsoft.

PowerPoint supports various audio formats, including aiff (Audio Interchange File Format), au (UNIX Audio), mid and midi (Musical Instrument Digital Interface), mp3 (MPEG Audio Layer 3), wav (Wave Form), and wma (Windows Media Audio).

- Bước 1: Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio

- Bước 2: Chọn Audio from File , hộp thoại Insert Audio xuất hiện

Hình 3.28: Chèn Audio vào slide

Để chèn âm thanh vào slide, bước 3 là chọn tập tin âm thanh từ máy tính và nhấn nút Insert Sau khi chèn, một biểu tượng loa sẽ xuất hiện trên slide, và bạn có thể dễ dàng di chuyển nó đến góc của slide.

- Bước 4: Click vào nút Play để nghe thử

Hình 3.29: Chọn tập tin âm thanh chèn vào slide

NHÚNG ĐOẠN PHIM VÀO SLIDE

PowerPoint 2010 hỗ trợ nhiều định dạng video phổ biến, trong đó hai định dạng flv và wma là lựa chọn tốt nhất nhờ chất lượng hình ảnh chấp nhận được, ít lỗi khi chèn và kích thước tập tin nhỏ.

PowerPoint supports various audio formats, including flv (Flash Video), which is the best option for embedding videos in PowerPoint 2010 Other compatible formats include asf (Advanced Streaming Format), avi (Audio Video Interleave), mpg or mpeg (Moving Picture Experts Group), and wmv (Windows Media Video).

Đôi khi, mặc dù phần mở rộng của tập tin video có thể giống như danh sách đã đề cập, nhưng việc chèn vào PowerPoint có thể không thành công do codec không tương thích Để đảm bảo tính tương thích tốt nhất, bạn nên sử dụng codec của Microsoft khi chuyển đổi các định dạng video.

Các bước thực hiện chèn video vào slide như sau:

- Bước 1: Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide  chọn kiểu layout là Two Content

Hình 3.30: Chèn slide mới kiểu Two Content

- Bước 2: Nhấp chuột vào Insert Media Clip trong placeholder bên trái (hoặc nhấp chuột vào Insert  chọn  Video From File) Hộp thoại Insert Video xuất hiện

Hình 3.31: Hộp thoại Insert Video

Bước 3: Nhấn vào mục "Look in" để tìm đến thư mục chứa video, sau đó chọn video mong muốn và nhấn nút để liên kết video mà không nhúng vào bài thuyết trình Ví dụ, bạn có thể chọn video có tên "Office 2010 – The Movie.wmv" và thực hiện lệnh Insert để thêm vào slide.

Hình 3.32: Chèn đoạn video vào slide

Khi chèn video vào slide PowerPoint, hãy đảm bảo video có định dạng và codec được hỗ trợ để quá trình diễn ra nhanh chóng Nếu gặp tình trạng treo máy hoặc chèn video mất quá nhiều thời gian, bạn nên sử dụng phần mềm chuyển mã video chuyên dụng để chuyển đổi video sang định dạng tương thích với PowerPoint.

CHÈN BẢNG BIỂU VÀO SLIDE

- Bước 1: Vào ngăn Insert > chọn Table > chọn Insert Table

Hình 3.33: Khai báo số lượng dòng và cột

- Bước 2: Hộp thoại Insert Table xuất hiện

+ Nhập số cột vào Number of columns

+ Nhập số dòng vào Number of rows

- Bước 3: Nhấn OK để chèn bảng vào slide như hình sau

Hình 3.34: Bảng trống trong slide

- Bước 4: Nhập nội dung cho các cột, các dòng

Để điều chỉnh chiều rộng cột trong bảng, hãy di chuyển chuột đến đường lưới dọc Khi con trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai chiều, giữ nút trái chuột và kéo sang trái để thu nhỏ cột hoặc kéo sang phải để mở rộng cột.

Khi thực hiện báo cáo thuyết trình, chúng ta thường sử dụng các bảng biểu có sẵn trong Word hoặc Excel Việc sao chép và dán các bảng này vào PowerPoint giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính tiện lợi trong quá trình chuẩn bị nội dung thuyết trình.

CHÈN BIỂU ĐỒ

- Bước 1: Vào ngăn Insert  chọn trên thanh Ribbon (hoặc click vào Insert char trong placeholder), hộp thoại Insert Chart xuất hiện

- Bước 2: Chọn nhóm đồ thị từ khung bên trái hộp thoại

+ Column: biểu đồ dạng hình cột

+ Line: biểu đồ dạng đường kẻ so sánh

+ Pie: biểu đồ dạng bánh tròn

- Bước 3: Chọn một đồ thị bên cửa sổ hiển thị (xem hình 3.35)

Hình 3.35: Chọn kiểu đồ thị

- Bước 4: Nhấn nút OK và cửa sổ Microsoft Excel xuất hiện chứa các số liệu mẫu của đồ thị như hình sau

Hình 3.36: Cửa sổ Microsoft Excel dùng để nhập số liệu cho đồ thị

- Bước 5: Bạn hãy nhập số liệu thống kê vào cửa sổ Excel

- Bước 6: Đóng cửa sổ Excel lại sau khi nhập xong

Hình 3.37: Một biểu đồ dạng Pie được vẽ trên Slide

Lưu ý : Nếu muốn xóa đồ thị thì chọn đồ thị trên slide, chọn tựa đề đồ thị và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa

NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP

1 Vị trí các Slide nằm không đúng theo mục đích

- Chưa sắp xếp vị trí các Slide

- Nhấp chuột vào slide cần sắp xếp

 nhấn giữ chuột trên Slide và kéo đến vị trí cần sắp xếp

2 Văn bản trên layout khi chọn

Numering/Bullet nằm lộn xộn không thẳng hàng và sát lề của Slide

- Chọn Layout Title and Content hoặc Two Content  chọn đoạn văn bản cần đánh số/dấu tự động  chọn Numering/Bullet

1 Tạo được Slide gồm chứa tựa đề, nội dung văn bản và Slide có hai cột nội dung

2 Chèn được hình ảnh vào Slide 05

3 Chụp được màn hình làm việc vào Slide 05

4 Chèn được Shape, WordArt, Textbox vào Slide 05

5 Chèn được bảng vào Slide 05

6 Chèn được biểu đồ vào Slide 05

7 Nhúng âm thanh vào Slide 05

1 Định dạng hình ảnh trong Slide phù hợp với vị trí trong Slide

2 Hiệu chỉnh lại Shape, WordArt, Textbox trên

3 Định dạng bảng biểu trên Slide 15

4 Định dạng biểu đồ trên Slide 15

HIỆU CHỈNH BÀI THUYẾT TRÌNH

SỬ DỤNG CÁC MẪU ĐỊNH DẠNG

PowerPoint cung cấp nhiều mẫu định dạng với màu sắc, font chữ và hiệu ứng đa dạng, giúp bài thuyết trình trở nên chuyên nghiệp hơn Người dùng cũng có thể tự tạo các mẫu định dạng riêng để phù hợp với nhu cầu của mình.

4.1.1 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình

Khi bạn tạo một bài thuyết trình mới từ mẫu Blank trong PowerPoint, chương trình sẽ tự động áp dụng theme mặc định của Office Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi theme cho bài thuyết trình của mình bất kỳ lúc nào Dưới đây là các bước thực hiện để thay đổi theme.

- Bước 1: Mở bài thuyết trình

- Bước 2: Vào ngăn Design, nhóm Themes, click chuột chọn kiểu Theme mà bạn muốn Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Paper

Để thay đổi bộ màu cho bài thuyết trình sử dụng theme Paper, bạn chỉ cần vào tab Design, tìm nhóm Themes, nhấp vào Theme Colors và chọn bộ màu mong muốn, chẳng hạn như bộ màu Clarity.

To change the font set for your presentation, navigate to the Design tab, locate the Themes group, click on Theme Fonts, and select a different font set.

For instance, if you select the Office Classic font set, it utilizes Arial for slide titles and Times New Roman for the slide content.

Để thay đổi bộ hiệu ứng cho bài thuyết trình, bạn vào mục Design, chọn nhóm Themes, sau đó nhấp vào Theme Effects để lựa chọn kiểu hiệu ứng khác Theme Effects bao gồm các hiệu ứng cho đường vẽ và tô nền của các đối tượng trên slide Lưu ý rằng chúng ta không thể tạo thêm các hiệu ứng định dạng mới mà chỉ có thể sử dụng những hiệu ứng có sẵn trong danh sách.

Theme Colors bao gồm ba nhóm màu cơ bản: bốn màu dành cho văn bản và màu nền, sáu màu cho các đối tượng như Shape, WordArt, Smart Art, Table, Chart trên slide, và màu cho các siêu liên kết (hyperlink) Để áp dụng, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

- Bước 1: Vào ngăn Design, tại nhóm Themes  chọn nút Theme Colors

- Bước 2 : Nhấp chuột vào Create New Theme Colors, hộp thoại Create New Theme Colors xuất hiện

Bước 3: Trong phần màu của chủ đề, hãy thiết lập màu sắc cho 12 ô màu thuộc 3 nhóm đã nêu Nếu bạn muốn khôi phục lại bộ màu mặc định của Theme Colors, chỉ cần nhấn nút Reset.

- Bước 4: Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Colors vừa tạo

- Bước 5: Nhấn nút Save hoàn tất

Lưu ý: Muốn xóa Theme Colors vừa tạo thì vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn

Theme Colors Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Colors cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo

Thêm Theme Fonts: Theme Fonts bao gồm font cho tựa đề (heading font) và font cho nội dung của slide

- Bước 1: Vào ngăn Design, nhóm Themes > chọn nút Theme Fonts

- Bước 2: Click chuột chọn Create New Theme Fonts, hộp thoại Create New Theme Fonts xuất hiện (xem hình 4.6)

- Bước 3: Lựa chọn các font chữ tại hộp Heading font và Body font

- Bước 4: Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Fonts

- Bước 5: Nhấn nút Save hoàn tất

Lưu ý : Muốn xóa Theme Fonts vừa tạo thì vào Design, nhóm Themes, chọn Theme

Fonts Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Fonts cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo

Bạn có thể lưu lại các thay đổi về bộ màu, bộ font và hiệu ứng thành một Theme mới, giúp áp dụng cho các bài thuyết trình khác Để thực hiện điều này, hãy làm theo các bước sau:

- Bước 1: Vào ngăn Design, nhóm Themes  Chọn nút More

- Bước 2: Click chọn Save Current Theme, hộp thoại Save Current Theme xuất hiện

Hình 4.8: Chọn lệnh lưu theme

- Bước 3: Tại hộp File name, bạn đặt tên theme và chọn phần mở rộng là thmx

- Bước 4: Nhấn nút Save để lưu theme

SỬ DỤNG HÌNH VÀ MÀU NỀN CHO SLIDE

Việc sử dụng màu nền và hình ảnh làm nền cho các slide trong bài thuyết trình ngày càng phổ biến Những màu sắc và hiệu ứng tô nền được lựa chọn kỹ lưỡng sẽ tạo ra phong cách độc đáo và sáng tạo cho bài thuyết trình Chúng ta sẽ cùng khám phá hai phương pháp này.

4.2.1 Dùng hình làm nền cho slide

- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều slide muốn chèn hình nền Ví dụ, bạn chọn slide thứ

- Bước 2: Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background Hộp thoại Format Background xuất hiện

Hình 4.10: Chọn slide cần thêm hình nền

- Bước 3: Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Picture or texture fill

Hình 4.11: Hộp thoại Format Background và thư viện Clip Art

- Bước 4: Thực hiện một trong các cách sau:

+ Cách 1: Nhấp nút File để chèn hình từ tập tin hình Bạn tìm đến thư mục chứa hình rồi nhấp chuột hai lần vào hình muốn chèn vào

+ Cách 2: Nhấp nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide

Để chèn hình ảnh từ thư viện ClipArt, bạn hãy nhấp vào nút Clip Art và nhập từ khóa tìm kiếm vào hộp Search text Sau khi chọn hình ảnh mong muốn, nhấn nút OK để chèn vào slide Nếu bạn chọn thêm tùy chọn Include content from Office.com, kết quả tìm kiếm sẽ bao gồm cả hình ảnh từ trang Office.com.

Ví dụ, bạn chọn cách 1, và chọn hình nền Background07.jpg

Để áp dụng hình nền cho các slide đã chọn, bạn chỉ cần nhấn nút Close Nếu bạn muốn hình nền này được áp dụng cho tất cả các slide, hãy chọn nút Apply to All.

Hình 4.13: Hai slide đã được áp dụng hình nền 4.2.2 Dùng màu làm nền cho slide

- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền Ví dụ, bạn chọn slide 4 và

- Bước 3: Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill

Hình 4.14: Chọn màu và chỉnh độ trong suốt

Bước 4: Chọn màu nền bằng cách nhấn nút Color và nếu muốn, bạn có thể nhấn nút More Colors để lựa chọn từ bảng màu cơ bản Bạn cũng có thể điều chỉnh độ trong suốt của màu qua thanh trượt Transparency hoặc nhập giá trị trực tiếp vào ô bên cạnh thanh trượt.

Để áp dụng màu nền cho các slide đã chọn, hãy nhấn nút Close Nếu bạn muốn màu nền được áp dụng cho tất cả các slide, hãy chọn nút Apply to All.

Hình 4.15: Hai slide đã được áp dụng màu nền 4.2.3 Tô nền slide kiểu Gradient

Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng màu đẹp mắt

- Bước 3: Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill

In Step 4, select a color style from the Preset colors box, such as the Daybreak option Set the Type to Linear, choose the Direction as Top Left to Bottom Right, and adjust the Angle to 45 degrees.

Bước 5: Trong phần Gradient stops, hãy chọn màu sắc phù hợp với bộ màu đã chọn ở bước trước, đồng thời điều chỉnh các thông số như Vị trí, Độ sáng và Độ trong suốt Bạn nên thực hiện các điều chỉnh này trong khi quan sát các slide đang được chọn để đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả.

Hình 4.17: Tùy chọn cho màu phối hợp

Để áp dụng hiệu ứng Gradient cho các slide đã chọn, hãy nhấn nút Close Nếu bạn muốn áp dụng hiệu ứng này cho toàn bộ bài thuyết trình, hãy chọn nút Apply to All.

Để xóa bỏ hình nền, màu nền và hiệu ứng màu nền Gradient trên các slide, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể sau đây.

- Bước 1: Chọn các slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng màu nền Gradient

- Bước 2: Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Reset Slide Background

Hình 4.19: Trả nền slide về kiểu mặc định

LÀM VIỆC VỚI SLIDE MASTER

4.3.1 Khái niệm theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide

Mỗi bài thuyết trình đều có ít nhất một slide master, cho phép người dùng thay đổi nhanh chóng kiểu dáng và thiết kế toàn bộ bài thuyết trình Để tiết kiệm thời gian và tránh nhập thông tin trùng lặp, nên thêm hình ảnh hoặc thông tin cần thiết vào slide master để chúng tự động xuất hiện trên tất cả các slide.

Các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình, vì vậy chúng ta chỉ nên thực hiện các điều chỉnh này trong chế độ màn hình Slide Master.

4.3.2 Thực hiện chèn Slide master

- Bước 1: Chọn tab View  chọn Slide master tại ngăn Master Views (xem hình 4.20)

Hình 4.20: Chọn Slide master từ Ribbon

Màn hình xuất hiện như hình 4.21

Để tiếp tục công việc với Slide Master trong PowerPoint, bạn cần thực hiện việc tạo tiêu đề cho Slide Master Hình 4.21 minh họa màn hình PowerPoint sau khi đã chọn Slide Master.

- Bước 2: Di chuyển Footer và ngày tháng năm trên cùng của slide xuống dưới cùng của slide (xem hình 4.22)

Hình 4.22: Màn hình Slide sau khi di chuyển Footer và ngày tháng năm

- Bước 3: Chọn khung “CLICK TO ADD TITLE” và nhấn phím Delete để xóa

- Bước 4: Chọn tab Insert > Shapes > Chọn Textbox

- Bước 5: Nhấn giữ chuột trái và vẽ Textbox lên phía trên cùng của slide

- Bước 6: Nhập nội dung tiêu đề của Slide master

- Bước 7: Chọn và chỉnh Font, size, màu cho nội dung chữ vừa nhập

Khi xây dựng bài thuyết trình, để chèn biểu tượng hoặc logo công ty vào slide với vị trí cố định, bạn cần thực hiện thao tác này trong phần slide master Điều này đảm bảo rằng biểu tượng hoặc logo sẽ xuất hiện trên tất cả các slide một cách nhất quán Các bước thực hiện tương tự như khi chèn hình ảnh vào bài thuyết trình.

Xóa khung CLICK TO ADD TITLE

4.3.4 Chèn ngày tháng vào slide

Việc thêm ngày tháng năm vào các slide thuyết trình sẽ làm tăng sức hấp dẫn cho người xem nhờ vào tính tin học hóa Để thực hiện điều này, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau đây.

- Bước 1: Đặt con trỏ tại ô ngày tháng năm

- Bước 2: Chọn tab Insert > Date and Time, màn hình xuất hiện như hình 4.23

- Bước 4: Chọn kiểu ngày tháng bạn muốn chèn vào từ danh sách Available formats

- Bước 5: Chọn ngôn ngữ từ Language

- Bước 6: Nhấp chọn ô check để tự động cập nhật ngày tháng năm

- Bước 7: Chọn OK để hòa tất

+ Chọn Default để mặc định các lựa chọn trong hộp thoại

+ Chọn Cancel để hủy các công việc đang làm trong hộp thoại

Hình 4.23: Hộp thoại Date and Time 4.3.5 Chèn slide Number vào slide

Số trang trong các slide tương tự như số trang trong MS Word hoặc MS Excel, giúp người trình bày và người xem biết vị trí của slide hiện tại Để chèn số trang vào slide master, bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo số trang xuất hiện trên tất cả các slide một cách đồng nhất.

- Bước 1: Đặt con trỏ vào ô ở cuối slide và xóa kí tự “#” đi

Chọn kiểu ngày tháng năm

Cập nhật ngày tháng tự động

- Bước 2: Chọn tab Insert > Slide Number

Lưu ý: Bạn có thể thực hiện chèn ngày tháng và slide number cùng một lần và nhanh chóng hơn, các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Nhấp chuột ra ngoài vùng trống trên slide

- Bước 2: Chọn tab Insert > Slide Number, xuất hiện hộp thoại như hình.24

- Bước 3: Thiết lập các tùy chọn Ý nghĩa của các tùy chọn như sau:

+ Date and time: Hiển thị ngày tháng năm

+ Update automatically: Cập nhật ngày tháng năm tự động

+ Fixed: Cố định ngày tháng năm thực hiện

+ Slide number: Hiển thị slide Number (có thứ tự như số trang trên bản)

+ Footer: Hiển thị nội dung tiêu đề cuối slide (bạn phải nhập nội dung tiêu đề) + Preview: Xem hiển thị trước khi áp dụng

+ Apply: Áp dụng tùy chọn cho slide đang thực thi

Áp dụng cho tất cả: Bạn có thể thiết lập tùy chọn cho toàn bộ các slide trong một tập tin đang mở Nếu bạn muốn hủy bỏ các thiết lập này, hãy nhấn vào nút hủy.

Hình 4.24: Hộp thoại Header and Footer

Nhập nội dung tiêu đề cuối slide

Hiển thị ngày tháng năm

Cập nhật ngày tháng năm tự động

Cố định ngày tháng năm thực hiện

Xem hiển thị trước Áp dụng tùy chọn cho slide đang thực thi Áp dụng tùy chọn cho tất cả các slide trên 1 tập tin đang mở

Nhập nội dung tiêu đề cuối Slide

TỔ CHỨC CÁC SLIDE TRONG BÀI THUYẾT TRÌNH

Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại thứ tự các slide trong bài thuyết trình của mình bất kỳ lúc nào PowerPoint cung cấp chế độ Slide Sorter, giúp bạn tổ chức và sắp xếp các slide một cách tiện lợi Dưới đây là các bước thực hiện.

- Bước 1: Mở bài thuyết trình cần tổ chức lại

- Bước 2: Vào ngăn View chọn Slide Sorter Màn hình PowerPoint chuyển sang chế độ hiển thị Slide Sorter

Để thay đổi vị trí của một hoặc nhiều slide trong bài thuyết trình, bạn cần sử dụng chuột để chọn các slide cần thay đổi Để chọn nhiều slide cùng lúc, hãy giữ phím Alt nếu các slide nằm liền nhau hoặc phím Ctrl nếu các slide nằm cách xa nhau, sau đó nhấp chọn các slide mong muốn.

Để di chuyển các slide đến vị trí mới, bạn chỉ cần giữ nút trái chuột và kéo chúng đến nơi bạn muốn Khi thấy đường kẽ đứng xuất hiện tại vị trí mới, hãy thả nút trái chuột để hoàn tất việc di chuyển các slide đã chọn.

Hình 4.25: Sắp xếp trình tự các slide NHỮNG SAI HỎNG THƯỜNG GẶP

1 Nền của Slide màu sắc, hình ảnh pha trộn không đúng mục đích

- Trên cùng Slide vừa có hình nền vừa có màu nền

- Chưa có kỹ năng xử lý

- Gỡ bỏ màu nền hoặc hình nền

Master hiển thị không đúng vị trí

- Vị trí đánh máy tiêu đề cho Slide Master không đúng

- Mở Slide Master  gỡ bỏ đoạn nội dung đánh máy tựa đề của Slide Master không đúng và thực hiện lại đúng theo quy trình theo hình 4.21 và hình 4.22

Định dạng
Số trang	135
Dung lượng	3,73 MB

Giáo trình Microsoft Powerpoint 2010 (Nghề Công nghệ thông tin)

GIỚI THIỆU MS POWER POINT

KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT

MỘT SỐ THAO TÁC CẦN THIẾT

TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH CƠ BẢN

TẠO SLIDE

LƯU

CÁC THAO TÁC VỚI SLIDE

MỞ VÀ ĐÓNG

XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

TẠO SLIDE

CHÈN HÌNH ẢNH VÀO SLIDE

CHỤP MÀN HÌNH ĐƯA VÀO SLIDE

CHÈN SHAPE, WORART VÀ TEXTBOX VÀO SLIDE

NHÚNG ÂM THANH VÀO SLIDE

NHÚNG ĐOẠN PHIM VÀO SLIDE

CHÈN BẢNG BIỂU VÀO SLIDE

CHÈN BIỂU ĐỒ

HIỆU CHỈNH BÀI THUYẾT TRÌNH

SỬ DỤNG CÁC MẪU ĐỊNH DẠNG

SỬ DỤNG HÌNH VÀ MÀU NỀN CHO SLIDE

LÀM VIỆC VỚI SLIDE MASTER

TỔ CHỨC CÁC SLIDE TRONG BÀI THUYẾT TRÌNH

TẠO HIỆU ỨNG CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

LIÊN KẾT

IN ẤN